Quy trinh Bao hanh CNTT

HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC GỬI HÀNG Mã hiệu: 04-HD/BH/HDCV/FPT Lần ban hành/ sửa đổi: 3/4 Ngày hiệu lực: 30/05/2005 I MỤC ĐÍCH Gửi nhận thiết bị/phụ kiện II PHẠM VI ÁP DỤNG Dùng cho Trung tâm Bảo hành III TÀI LIỆU LIÊN QUAN Mã hiệu Tên tài liệu BH/STQT/FPT Sổ tay Quá trình Bảo hành HH/STQT/FPT Sổ tay Quá trình Hàng hố IV NỘI DUNG Các hình thức gửi/nhận hàng - Gửi/nhận phụ kiện thay với đối tác bảo hành - Gửi/nhận thiết bị với TTBH - Gửi/nhận phụ kiện thay với khách hàng qua Bưu điện Gửi/nhận phụ kiện thay với đối tác bảo hành (IBM HP – Compaq) - Tồn thơng tin phải ghi đủ theo yêu cầu đặt hàng IBM (chương trình IBM cung cấp) Phiếu đặt hàng bảo hành HP - Compaq (Xem 01HD/BH/HDCV/FPT) Một phụ kiện bảo hành đầy đủ thơng tin mẫu kèm phiếu bảo hành Trong số trường hợp bên hãng yêu cầu giấy tờ nguồn gốc phải có thêm Tax Invoice HP - Compaq Contract IBM - Trên sở số liệu vào, gửi thông tin E-mail để đặt hàng tới đối tác bảo hành Nếu trường hợp có số phụ kiện mức độ quan trọng cần nhận nhanh phải biết đầy đủ thơng tin xác thực phụ kiện để đặt hàng, không thiết phải có phụ kiện hỏng nằm kho mà đặt hàng bình thường Sau chờ trả lời chấp nhận đơn đặt hàng E-mail/fax hãng Thông thường hãng trả lời ngày gửi đơn, sau ngày khơng thấy trả lời phải hỏi lại để chắn đơn đặt hàng có chấp nhận hay khơng - Đối với hãng HP - Compaq IBM, phụ kiện cho hàng bảo hành nhận thông qua công ty dịch vụ vận chuyển trực tiếp đến lấy văn phòng đại diện Phụ kiện gửi trả lại phụ kiện hỏng tương ứng kèm theo giấy tờ liên quan Chú ý phải kiểm tra so sánh phụ kiện hỏng phụ kiện mới, phụ kiện hỏng trả lại phải đầy đủ linh kiện kèm đóng gói túi nhựa chống tĩnh điện để hộp xốp bảo vệ 04-HD/BH/HDCV/FPT 1/3 HDCV: Gửi hàng Lần ban hành/ sửa đổi: 3/4 - Một số phụ kiện hãng khơng có phải chờ giao nhận sau Những trường hợp phải theo dõi thường xuyên tình hình, ngày lần phải gọi điện cho nhân viên chịu trách nhiệm bảo hành đối tác bảo hành để hỏi thông tin Nếu ngày phải thông báo cho cán phụ trách Trung tâm biết để tìm cách giải - Một số phụ kiện hỏng tính khẩn cấp đặt hàng trước có hàng về, chờ kỹ thuật viên thực xong khách hàng có phụ kiện hỏng trả lại hãng sau - Phụ kiện sau nhận được, nhập vào kho, phải dán tem đánh dấu phụ kiện thuộc loại máy - Số liệu chi tiết phụ kiện bao gồm loại phụ kiện, mã phụ kiện ngày nhận hàng phải nhập vào máy tính tệp quản lý tương ứng - Những trường hợp đặc biệt phải báo trực tiếp cho kỹ thuật viên ý để thực báo cho khách hàng biết Gửi/nhận thiết bị với TTBH - Các thiết bị phải gửi bảo hành TTBH thiết bị nhà cung cấp có đặt TTBH Hà nội Thành phố Hồ Chí Minh (VD: Elead, Epson, ), thiết bị bảo hành công ty chi nhánh FPT thiết bị FPT mua Công ty khác - Khi nhận thiết bị thuộc loại này, nhân viên nhóm vật tư bổ xung thêm giấy tờ cần thiết (như phiếu bảo hành, biên bàn giao ) đưa trực tiếp (hoặc gửi qua bưu điện) thiết bị bảo hành - Nhân viên phân cơng có trách nhiệm theo dõi, đốc thúc, ngày lần phải gọi điện cho nhân viên chịu trách nhiệm bảo hành TTBH để hỏi thông tin Nếu ngày phải thông báo cho cán phụ trách Trung tâm biết để tìm cách giải Khi TTBH ngồi thơng báo thiết bị sửa xong, nhân viên phải nhận lại thiết bị mang Trung tâm, cập nhật thông tin vào chương trình quản lý bảo hành Gửi/nhận phụ kiện thay với khách hàng qua Bưu điện - Khi nhận yêu cầu bảo hành chỗ tỉnh ngồi, thư ký bảo hành đề nghị khách hàng gửi phụ kiện hỏng kèm Phiếu bảo hành qua đường Bưu điện Nếu khách hàng đồng ý, thư ký bảo hành cập nhật thông tin vào Chương trình quản lý bảo hành Thủ kho bảo hành phải kiểm tra lại thơng tin, sau kiểm tra lại hàng hố kho Nếu kho có hàng, thủ kho bảo hành gửi phụ kiện tốt cho khách hàng trước nhận phụ kiện hỏng sau Thủ kho bảo hành cập nhật thông tin vào Chương trình quản lý bảo hành 04-HD/BH/HDCV/FPT 2/3 HDCV: Gửi hàng - Lần ban hành/ sửa đổi: 3/4 Trong trường hợp khách hàng gửi phụ kiện hỏng đến mà không thông báo trước, người nhận bưu kiện chuyển phụ kiện hỏng cho thủ kho bảo hành Thủ kho bảo hành phải kiểm tra lại thơng tin, sau kiểm tra lại hàng hố kho Nếu kho có hàng, thủ kho bảo hành gửi phụ kiện tốt cho khách hàng cập nhật thơng tin vào Chương trình quản lý bảo hành Lập hồ sơ - Hàng tháng, thủ kho bảo hành phải tổng hợp thông tin gửi cho Trưởng nhóm vật tư để lập báo cáo gửi cho HP - Compaq Người duyệt Người kiểm tra Người lập Bùi Quang Ngọc Lê Mạnh Thắng Lê Thanh Hải 04-HD/BH/HDCV/FPT 3/3