Đặc điểm quản lý hệ thống tài khoản: Quản lý phân quyền truy cậpĐặc điểm theo dõi chi tiết các đối tượng: theo dõi theo các đối tượng riêng khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, nhóm khách hàng nhà cung cấpĐặc điểm khai báo số dư ban đầu cho tài khoản và các đối tượng theo dõi chi tiết: khai báo cho từng số dư của từng tài khoản, các đối tượng theo dõi chi tiết theo khu vựcĐặc điểm nhập liệu: nhập liệu trên máy vi tínhĐặc điểm của hệ thống báo cáo: hệ thống báo cáo bao gồm báo cáo tài chính, quỹ, ngân hàng, bán hàng, mua hàng, kho, công cụ dụng cu, tiền lương, thuế, giá thành, tổng hợp, hợp đồng, thủ quỹ, thủ kho, ngân sách, báo cáo đối chiếu.
TRƯỜNG ĐH KINH TẾ HUẾ KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN - BÁO CÁO NHĨM MƠN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TOÁN Giảng viên hướng dẫn Thạc sĩ NGUYỄN QUỐC TÚ Huế, ngày 18 tháng 11 năm 2018 Báo cáo tổ chức cơng tác kế tốn cơng ty NHÓM Đặc điểm doanh nghiệp 1.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất Loại hình kinh doanh: Thương mại, dịch vụ Đặc điểm kinh doanh: Hoạt động kinh doanh kinh doanh hàng hóa hình thức bán buôn, bán qua đại lý bán lẻ Công ty nhà phân phối độc quyền toàn quốc cho số nhà cung cấp lớn thị trường Cơ cấu tổ chức công ty: GIÁM ĐỐC PGĐ PGĐ BỘ PHẬN MUA HÀNG BỘ PHẬN BÁN HÀNG BỘ PHẬN MARKE TING NHÂN SỰ HÀNH CHÍNH KẾ TỐN TÀI CHÍNH ĐIỀU PHỐI KHO VẬN BAN KIỂM SỐT 1.2 Đặc điểm hệ thống kế tốn *Hình thức tổ chức máy kế tốn bao gồm: kế tốn trưởng, kế tốn mua hàng- bán hàng-cơng nợ, kế tốn lương, thủ quỷ, thủ kho *Kì kế tốn: năm *Tóm tắt sách kế tốn doanh nghiệp Niên độ kế toán, đơn vị tiền tệ sử dụng kế toán Niên độ kế toán: từ 01/01 đến 31/12 Đơn vị tiền tệ sử dụng kế toán: Đồng Việt Nam VNĐ Tỷ giá hạch toán ngày 31/12/2017 22.246VND/USD Chế độ kế toán áp dụng: - Cơng ty áp dụng Luật kế tốn, Chuẩn mực kế tốn chế độ kế tốn theo Thơng tư 200/2014/TT-BTC - Phương pháp xác định HTK cuối kỳ: theo phương pháp đích danh - Nguyên tắc đánh giá HTK: Theo nguyên tắc giá gốc - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên - Lập dự phòng phải thu khó đòi: vào thời điểm khố sổ Cơng ty tổ chức đánh giá lại HTK trích lập sở chênh lệch lớn giá gốc giá trị thực HTK - Phương pháp khấu hao TSCĐ hữu hình, TSCĐ vơ hình: theo phương pháp đường thẳng đề trừ dần nguyên giá TSCĐ theo thời gian hữu dụng ước tình theo Thơng tư số 147/2016/TT-BTC ngày 13 tháng 10 năm 2016 BTC Thời gian hữu dụng ước tính nhóm TSCĐ: Nhà cửa, vật kiến trúc (10-35 năm), máy móc thiết bị (4-7 năm), phương tiện vận tải (10 năm) - Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ 1.3 Đặc điểm phần mềm kế toán hỗ trợ Đặc điểm quản lý hệ thống tài khoản: Quản lý phân quyền truy cập Đặc điểm theo dõi chi tiết đối tượng: theo dõi theo đối tượng riêng khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, nhóm khách hàng nhà cung cấp Đặc điểm khai báo số dư ban đầu cho tài khoản đối tượng theo dõi chi tiết: khai báo cho số dư tài khoản, đối tượng theo dõi chi tiết theo khu vực Đặc điểm nhập liệu: nhập liệu máy vi tính Đặc điểm hệ thống báo cáo: hệ thống báo cáo bao gồm báo cáo tài chính, quỹ, ngân hàng, bán hàng, mua hàng, kho, công cụ dụng cu, tiền lương, thuế, giá thành, tổng hợp, hợp đồng, thủ quỹ, thủ kho, ngân sách, báo cáo đối chiếu Đặc điểm kiểm soát phần mềm Kiểm sốt chung (Sao lưu dự phòng, phân quyền sử dụng, tài liệu hướng dẫn) Kiểm soát ứng dụng (kiểm soát nhập liệu, xử lý, kết xuất) 1.4 Các đối tượng theo dõi chi tiết Bảng Đối tượng chi tiết Các nội dung mô tả Các nội dung quản lý Mã hóa Chu trình doanh thu Khách hang Tên HH, Mã HH, ĐVT khu vực, phân KH_KPP_KV_STT vùng, kênh Quy ước: phân phối, dư KPP: nợ KH (hạn mức tín dụng) ST siêu thị: STMA, STCO, STSA ĐL đại lý: ĐLML,ĐL CA (Mai Lan, Châu Á) KV: MB, MT, MN, HC STT:0001, 0002… VD: KH_CM_HC_0001 Khách hàng 0001 siêu thị Chase Mahattan , khu vực Hồ Chí Nhân viên TeenNV,mã,đchỉ,phone Phòng ban Minh NV_PB_STT Quy ước: PGD: ban giám đốc PKT: phòng kế tốn PMH: phòng mua hàng PBH: phòng bán hàng PKV: phận kho vận STT: 001, 002, 003… Ví dụ: NV_PGD_001: nhân viên 001 Hàng hóa Tên HH, Mã HH, ĐVT Chủng thuộc ban giám đốc loại, HH_CL_NH_STT nhãn Hiệu, sl Quy ước: tồn, giá kho hàng bán, Chủng loại (mặt hàng) MI: máy in DB: máy tính để bàn XT: máy tính xách tay Nhãn hiệu XE: xerorx HP: BM: IBM CO: compaq TO: toshiba NE: net STT: 0001, 0002, 0003… Ví dụ: HH_MI_XE_0001: máy in xeror Kho hang mã, tên mã số 0001 loại kho, khu KHO_LK_KV vực, nhân viên Quy ước: Loại kho: CT: công ty, DL: đại lý Khu vực: KV HCM: Khu vực Hồ Chí Minh ĐN: Đà Nẵng CT: Cần Thơ HN: Hà Nội VD: KHO_CT_HN: Kho công ty khu vực Hà Nội Chu trình chi phí Nhà cung cấp tên, mã, mst,đc loại ncc, kênh CC_Loại_STT (khu vực phải trước phân phối, khu phân vùng) vực, phân vùng, Quy ước: khoản giảm trừ, Loại: TN: nước, NN: nước nhân viên bán hàng STT:001, 002… VD: CC_NN_001 Nhà cung cấp 001 tập đoàn nước IBM 1.5 Tài khoản sử dụng: Bảng Tài khoản tổng hợp Các nội dung quản lý tài khoản Nội dung theo dõi theo đối tượng chi tiết TK Nội dung theo dõi TK Kết cấu tài khoản Chu trình doanh thu Doanh thu mặt hàng, nhóm Theo dõi chi tiết theo nhiều đối hàng (nhãn hiệu), tượng: dòng sản phẩm - hàng hóatheo khách hàng, khu dõi ln chủng loại (máy in hay mtxt) vực, kênh phân gián tiếp thông qua mã hh phối, - khách hàngtheo nvbh, dõi kênh phân loại hoạt động phối, khu vực gián tiếp qua mã kinh doanh (bán khách hàng hàng hay cho thuê - nhân viên kho bãi…) Mặt hàng, nhãn Hàng hóa: gián tiếp cho chủng loại hiệu, dòng sản loại hoạt động: theo dõi tài khoản, tương ứng với cấp tk 5111: doanh thu hàng hóa (chi tiết cho hàng hóa, khách hàng, nhân viên) 5113: doanh thu hoạt động dịch vụ thuê kho (chi tiết…) loại hoạt động 5111: doanh thu hàng hóa (chi tiết cho hàng hóa) 5113: doanh thu hoạt động dịch vụ (chi tiết hàng hóa) Số dư khách hàng 131 chi tiết theo khách hàng 635: chi phí tài 6351: chi phí (chiết khấu tốn) 1111 tiền mặt 1112 tiền mặt (chi tiết cho loại ngoại tệ) 1121: vnđ (chi tiết theo ngân hàng) 1122: ngoại tệ (chi tiết theo tk ngân hàng) phẩm (khách hàng, khu vực, kênh phân Khách hàng, khu phối, vực, kênh phân nvbh, tổ chức phối, hình nhập liệu) NVBH Loại Nợ phải thu hoạt động kinh doanh Từng khách hàng, Theo Khách hàng Khu vực: gián tiếp khu vực, qua khách hàng chứng từ lại chứng từ C khấu ttoan Từng khách hàng, Chi tiết cho Khách hàng chứng từ Loại chi phí Tiền mặt Theo ngoại tệ Loại ngoại tệ Tiền gửi Theo tài Theo loại ngoại tệ khoản Chi tiết tài khoản ngân hàng ngân hàng, ngoại Có thể gián tiếp tệ, theo dõi ngoại tệ (do tk ngân hàng có phân biệt loại ngoại tệ nào) Loại tài khoản ngân hàng GVHB gvhb mặt Chi tiết theo mặt hàng hàng, hoạt động Loại hàng hóa 6321: giá vốn hàng bán 6322: giá vốn dịch vụ Loại hàng hóa 1561: giá mua hàng hóa 1562: chi phí thu mua hàng hóa 157: hàng gửi bán 521: chiết khấu thương mại bán buôn hay bán lẻ Chủng loại, nhãn Chi tiết cho mặt hàng Hiệu, sl tồn, giá Hàng hóa bán, kho Chiết khấu thương mại khách hàng, chứng Chi tiết cho khách hàng từ Số chi tiết khách hàng Khoản giảm Khách doanh thu chứng từ Đối tượng khách hàng VAT Chứng từ 531: hàng bán bị trả lại 532: giảm giá hàng bán (do phẩm chất) 33311: thuế giá trị gia tăng đầu cấp, Chi tiết cho nhà cung cấp Số dư nhà cung cấp 331: phải trả người bán cấp, Nhà cung cấp Chi tiết theo nhà cung cấp 515: doanh thu tài (chiết khấu tốn hưởng mua hàng hóa, dịch vụ) 141: tạm ứng hàng, Chi tiết cho khách hàng Chu trình chi phí Nợ phải trả Nhà cung chứng từ Chiết khấu Nhà toán chứng cung từ (ngày hóa đơn) Tạm ứng Nhân viên, chứng Chi tiết theo nhân viên từ (mua hàng Số tiền tạm ứng) 1.6 Tổ chức chứng từ kế toán Bảng Số hiệu Chứng từ Mã chứng từ Mục đích nghiệp vụ CP1 Phiếu nhập kho NK00001 Kiểm tra số lượng, chất lượng CP2 Phiếu chi PC00001 Kiểm tra nghiệp vụ chi tiền có thực CP3 Phiếu nhập kho NK00002 Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng nhập kho CP4 Chứng từ chuyển kho CK00001 Kiểm tra số lượng hàng thực chuyển kho CP6 Chứng từ mua dịch vụ MDV00001 Kiểm tra số tiền thực chi Phiếu nhập kho NK00003 Kiểm tra số lượng chất lượng hàng hóa Chứng từ nghiệp vụ khác NVK00002 Kiểm tra số tiền cơng tác phí thực chi Phiếu thu PT00001 Kiểm tra số tiền tạm ứng hoàn lại CP7 Phiếu nhập kho NK00004 Kiểm tra số lượng, chất lượng CP8 Ủy nhiệm chi UNC00001 Kiểm tra số tiền thực chi CP9 Chứng từ mua dịch vụ MDV00003 Kiểm tra so sánh số tiền hóa đơn chứng từ CP10 Phiếu chi PC00003 Kiểm tra số tiền thực chi mua dịch vụ điện thoại CP11 Phiếu chi PC00004 Kiểm tra số tiền chi quảng cáo DT1 Chứng từ thu tiền từ khách NTTK00001 Kiểm tra số tiền nhận từ khách hàng hàng DT2 Ủy nhiệm chi UNC00002 Kiểm tra số tiền rút ngân hàng thực nhận quỹ DT3 Hóa đơn GTGT BH00001 Kiểm tra tính xác thực nghiệp vụ bán hàng DT4 Chứng từ chuyển kho CK00002 Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng Chứng từ mua dịch vụ MDV00004 chuyển Kiểm tra so sánh số tiền hóa đơn chứng từ DT5 Chứng từ trả lại hàng bán BTL00001 Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng bán bị trả lại DT6 Chứng từ thu tiền từ khách NTTK00002 Kiểm tra số tiền nhận từ khách hàng hàng DT7 Chứng từ bán hàng BH00002 Kiểm tra tính xác thực nghiệp vụ bán Chứng từ nghiệp vụ khác NVK00003 hàng Chứng từ thu tiền khách NTTK00003 Kiểm tra tiền chi hoa hồng cho đại lý hàng DT8 Kiểm tra số tiền nhận từ khách hàng Chứng từ bán hàng BH00003 Kiểm tra tính xác thực nghiệp vụ bán Chứng từ nghiệp vụ khác NVK00004 hàng Chứng từ thu tiền khách NTTK00004 Kiểm tra tiền chi hoa hồng cho đại lý hàng DT9 Kiểm tra số tiền nhận từ khách hàng Ủy nhiệm chi UNC00003 Kiểm tra số tiền rút ngân hàng thực nhận quỹ DT10 Chứng từ nghiệp vụ khác NVK00005 Kiểm tra thưởng doanh số cho đại lý 1.7 Tổ chức máy kế toán Bảng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên (Kế toán (Kế toán bán (Kế toán (Thủ kho) trưởng) hàng – mua lương) hàng, công nợ) A Quản trị hệ thống Khai báo tài khoản Khai báo đối tượng B Nhập chứng từ Chu trình doanh thu Xuất kho Xuất kho bán Xuất kho gửi đại lý Gvhb Giam gvhb Ghi sổ Ghi nhận DT Điều chỉnh dt Ghi nhận np thu Đc giam np thu Nhân viên (Thủ quỹ) X, S, T X X X X X, S, T X X X X X X X, S, T X, S, T X X X, S, T X X, S, T X, S, T X, S, T X, S, T X, S, T Thuế đầu Chiết khấu toán Phiếu thu Ghi nhận tiền Thu tiền Chu trình CP Nhập hàng – hóa đơn mua hang Nợ phải trả Thuế đầu vào Điều chỉnh hàng hóa Điều chỉnh nợ phải trả Điều chỉnh thuế đầu vào Chiết khấu toán Phiếu chi Ghi nhận tiền Tính lương Trả lương Bút tốn Tổng hợp Nhập chứng từ X, S, T X X, S X X X X X, S X,S X X, S, T X, S X, S, T X, S X, S X, S X, S X, S, T X X, S, T X X, S, T X, S, T X X, S, T X X X X X Mô tả nhiệm vụ chi tiết nhân viên Bảng Tên nhânviên 1.Phan Nguyễn Khánh Hân Nhiệm vụ chi tiết Tổ chức, kiểm tra cơng tác kế tốn đơn vị phụ trách Với chức này, kế toán trưởng người giúp việc cho giám đốc lĩnh vực chuyên môn kế tốn, tài cho giám đốc điều hành “Theo Luật kế toán hành, kế toán trưởng doanh nghiệp Nhà nước bổ nhiệm giữ chức giám sát viên kế tốn – tài Nhà nước đặt doanh nghiệp" Kế toán trưởng người chịu lãnh đạo trực tiếp mặt hành giám đốc doanh nghiệp đồng thời chịu đạo nghiệp vụ kế toán trưởng cấp Phổ biến chủ trương đạo thực chủ trương chun mơn cho kế tốn viên - Ký duyệt tài liệu kế tốn, có quyền từ chối không ký duyệt vấn đề liên quan đến tài doanh nghiệp khơng phù hợp với chế độ quy định - Yêu cầu phận chức khác máy quản lý đơn vị phối hợp thực công 10 việc chuyên môn có liên quan tới phận chức - Được tham gia vào công tác tuyển dụng, khen thưởng, kỷ luật, đề bạt vị trí cho kế toán viên, thủ kho, thủ quỹ doanh nghiệp theo quy định doanh nghiệp Thực bút toán tổng hợp 2.Nguyễn Thị Như Ngọc 3.Trần Thị Bích Ngọc 4.Cao Thị Thu Vân 5.Nguyễn Trần Bảo Trân Bán hàng: Căn hóa đơn bán hàng chứng từ có liên quan tiến hành ghi nhận doanh thu, giá vốn, nợ phải thu khách hàng Theo dõi sổ công nợ Mua hàng: Theo dõi ghi nhận nghiệp vụ mua hàng doanh nghiệp Theo dõi nợ phải trả, khoản đến hạn trả khoản chưa, tránh doanh nghiệp không hưởng chiết khấu, bị phạt lãi nộp châm Kiểm tra chứng từ ( phận sử dụng lao động chuyển sang, chứng từ liên quant hay đổi lao động phận nhân chuyển sang) Kiểm tra xét duyệt trưởng phận chuyển chứng từ sang Căn vào chứng từ tập hợp tiến hành tính lương khoản khấu trừ có liên quan Lập bảng toán lương Khi tiến hành trả lương lập ủy nhiệm chi có xét duyệt kế toán trưởng quản lý cấp chuyển cho ngân hàng tiến hành chi trả lương cho nhân viên Theo dõi hàng tồn kho Ghi nhận nghiệp vụ nhập xuất hàng xảy doanh nghiệp Thường xuyên kiểm kê, theo dõi hàng hóa xem có xảy hư hỏng giảm chất lượng hay không, mặt hàng bị mát, tìm hiểu nguyên nhân Kịp thời báo cho doanh nghiệp mặt hàng hết cần mua bổ sung Kiểm tra hoạt động thu chi quỹ công ty Theo dõi, tập hợp phiếu thu chi nghiệp vụ xảy kì Căn vài chứng từ thu chi tiến hành thu chi tiền 1.8 Tổ chức hệ thống báo cáo Bảng Báo cáo Nội dung Cách thức lập Thời gian lập Hình thức Người lập BP sử dụng Chu trình doanh thu a Báo cáo hoạt động Báo cáo nợ Theo dõi Chi tiết Mỗi tháng Bằng văn Kế toán Bộ phận 11 phải thu chi tiết nợ phải thu khách hàng, khách hàng tốn khơng hạn hay số dư nợ phải thu vượt hạn mức tín dụng theo lần khách hàng khu vực định Báo cáo doanh thu bán hàng khoản giảm giá chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại Theo dõi theo mặt hàng, nhóm hàng, khách hàng, khu vực bán hàng/kênh phân phối theo dõi doanh số bán hàng cho nhân viên để tính thưởng Chi tiết Mỗi tháng Bằng theo theo lần khách hàng, mặt hàng, khu vực, kênh phân phối, doanh số nhân viên bán hàng bán hàng Kế tốn – tài phòng ban liên quan doanh nghiệp văn Kế tốn Bộ phận kế bán hàng tốn _ tài b Báo cáo tình trạng Báo hàng kho cáo Quản lý Chi tiết Một tuần Bằng tồn số lượng, theo lần chất lượng, kho hàng chủng loại mặt hàng theo kho khu vực, loại kho ( kho công ty, kho đại lý kh vực, ) văn Thủ kho Bộ phận kế tốn _ tài phòng ban liên quan 12 Chu trình chi phí Báo cáo nợ Theo dõi Chi tiết Mỗi tháng Bằng phải trả chi tiết theo lần theo nhà cung nhà cung cấp cấp văn Kế toán Kế toán _ mua hàng tài Tổ chức kiểm tra, kiểm soát Bảng Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ Xét duyệt Rủi ro kiểm soát Nhân viên tự ý mua hàng không nhu cầu công ty, mua thừa, mua thiếu hàng hóa, mua sai số lượng, chất lượng, quy chuẩn hàng hóa Bán hàng cho khách hàng vượt q hạn mức tín dụng, khơng đủ điều kiện bán chịu Bán hàng sai đối tượng khách hàng Chi tiền sai mục đích, chi tiền vào mục đích cá nhân Chi cao số tiền nghiệp vụ cần chi Chi tiền cho nghiệp vụ khơng có thật Các khoản nợ phải thu khó đòi khơng kiểm sốt chặt chẽ, nhân viên lợi dụng xóa sổ khoản nợ khó đòi cho người quen, cho khách hàng trả nợ để biển thủ Phân chia trách nhiệm Thủ kho vừa giữ hàng vừa kiêm ghi chép sổ sách ngụy tạo chứng xuất hàng để biển thủ hàng, nhận hàng khơng nhập kho, xóa sổ sửa sổ hàng tồn kho Kế tốn cơng nợ kiêm thủ quỹ kiêm thu nợ biển thủ tiền thu từ khách hàng tìm cách xóa sổ nợ Phòng kinh doanh kiêm bán hàng kiêm xét duyệt bán chịu xét duyệt cho đơn hàng không đáp ứng đủ nhu cầu bán chịu công ty, nhân viên bán chịu cho khách hàng quen, người thân mà khơng có người kiểm tra Kế tốn tiền lương kiêm trả lương ngụy tạo nhân viên ảo để hưởng phần chênh lệch Bộ phận nhân kiêm phận sử dụng lao động dẫn đến tuyển dụng sai đối tượng, sai vị trí, nhân viên khơng đủ trình độ, ngụy tạo nhân 13 viên ảo Xác minh Có chênh lệch số lượng, khơng quán chứng từ Số tiền hóa đơn phiếu chi không giống Phiếu chi cho nghiệp vụ khơng có thật Mua hàng khơng nhu cầu doanh nghiệp Kiểm soát vật chất Xảy mát, thiệt hại nhà xưởng, máy móc, thiết bị Xảy mát hàng hóa kho, hư hỏng hàng hóa kho khơng kiểm sốt Mất tiền két sắt Kiểm soát liệu thường trực Tập tin khơng đảm bảo tính xác, đầy đủ Dữ liệu khơng có thật, xảy sai sót Kiểm kê Hàng tồn kho mát, khơng đủ số lượng, chất lượng hàng hóa khơng đảm bảo Hàng tồn kho bị biển thủ, thay thùng hàng trống 14 15 ... Đồng Việt Nam VNĐ Tỷ giá hạch toán ngày 31/ 12/ 2017 22 .24 6VND/USD Chế độ kế toán áp dụng: - Cơng ty áp dụng Luật kế tốn, Chuẩn mực kế tốn chế độ kế tốn theo Thơng tư 20 0 /20 14/TT-BTC - Phương pháp... chức máy kế toán Bảng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên (Kế toán (Kế toán bán (Kế toán (Thủ kho) trưởng) hàng – mua lương) hàng, công nợ) A Quản trị hệ thống Khai báo tài khoản Khai báo đối... chức hệ thống báo cáo Bảng Báo cáo Nội dung Cách thức lập Thời gian lập Hình thức Người lập BP sử dụng Chu trình doanh thu a Báo cáo hoạt động Báo cáo nợ Theo dõi Chi tiết Mỗi tháng Bằng văn Kế toán