Giao tiếp trong kinh doanh

1.1 Định nghĩa Giao tiếp trong kinh doanh là mối quan hệ hay sự tiếp xúc giữa con người với nhau trong hoạt động kinh doanh 1.2 Vai trò Giúp cho nền kinh tế phát triển và mở rộng tái sả

Giao tiếp trong kinh doanh

Nhóm 3 :

Vũ Viết Thanh

Lưu Khánh An

1.1 Định nghĩa

Giao tiếp trong kinh doanh là mối quan hệ hay sự tiếp xúc giữa con người với nhau trong hoạt động kinh doanh

1.2 Vai trò

Giúp cho nền kinh tế phát triển và mở rộng tái sản xuất

Truyền bá văn hóa của đất nước và tiếp thu văn hóa khác

Thúc đẩy xã hội phát triển và hòa đồng

1.3 Mục đích

Ký kết hợp đồng

Thu thập thông tin

Trao đổi tâm tư tình cảm

I. KHÁI NIỆM , VAI TRÒ VÀ MỤC ĐÍCH

Hoạt động kinh doanh

Người mua

Mối quan hệ tiếp xúc

Người bán

1.Chủ thể giao tiếp trong kinh doanh

2 Khách thể trong kinh doanh

3 Hàng hóa , dịch vụ trong giao tiếp

II CẤU TRÚC GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

1 Ngôn ngữ nói

Giao tiếp nói : là dùng lời nói để chuyển tải thông tin loại hình giao tiếp này có lợi thế là biểu đạt các sắc thái tình cảm khác nhau của giọng nói , đồng thời có thể nhận ngay được thông tin phản hồi

.Ngôn ngữ thể hiện : tâm lý , ý thức , tính cách

III CÁC CÔNG CỤ HAY PHƯƠNG TIỆN GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

Lưu ý

-Chú ý giọng điệu ngữ khí nói

-Cần biết lên giọng , xuống giọng , lúc nhặt ,lúc khoan , lúc nhẹ , lúc tạm ngừng để lắng nghe

a.Tính chất ngôn ngữ

Cách diễn đạt khác nhau thông

qua nhịp điệu mang cho người

nghe ấn tượng khác nhau

Do sự ảnh hưởng về phân chia vùng miền nên giọng nói địa phương sẽ khiến cho người nghe không hiểu và nắm bắt thông tin sai

Người nói không nên dùng tiếng địa phương trong giao tiếp kinh doanh đặc biệt là đối với người không cùng địa phương

2 Phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ ( điệu bộ nói & biểu

cảm )

-Khái niệm

Điệu bộ được hiểu là vẻ mặt , ánh mắt cũng như cử chỉ chân tay , tư thế

của cơ thể , hay nói cách khác là ngôn ngữ cơ thể (body language)

Ngôn ngữ biểu cảm là sự biểu lộ tình cảm của con người qua nét mặt nụ cười ,cái bắt tay , dáng đứng cách ngồi

-Nét mặt : Vui mừng , buồn , ngạc nhiên –sợ -tức giận khoảng 2000 nét mặt

-Nụ cười : Có bao nhiêu nụ cười có bấy nhiêu cá tính Cười mỉm , cười thoải mái , cười nhếch mép

-Ánh mắt : thể hiện tính cách của con người

Các nhà nghiên cứu chỉ ra rằng , trong giao tiếp tác động của từ ngữ chỉ chiếm 30% - 40%, phần còn lại là

do cách diễn đạt bằng cơ thể hoặc là giao tiếp thông qua vẻ mặt , động tác , dáng điệu và các tín hiệu khác

NHỮNG BIỂU HIỆN CỦA GIAO TIẾP PHI NGÔN NGỮ

Nhận diện các khuôn mặt

Cử chỉ : Cử động của đầu , tay chân

Tư thế : đi đứng ngồi

Không gian giao tiếp

Những hành vi giao tiếp đặc biệt : bắt tay , ôm hôn , vỗ vai , xoa đầu …

+Nét mặt:

.Nét mặt căng thẳng thường là người trực tính ,

có nét mặt mềm mại thường là người hòa nhã

dễ gần

Quan sát nụ cười của đối tượng để có thể hiểu được tâm tư của họ ( tươi tắn , hồn nhiên , đôn hậu , chua chát )

+Nụ cười

+ Ánh mắt

- Ánh mắt trong giao tiếp cũng phụ thuộc vào vị trí xã hội của mỗi bên Người

có địa vị xã hội cao hơn thường nhìn vào mắt của người đối diện nhiều hơn

- Ánh mắt phản ánh tính cách cũng như biểu đạt của họ :

VD: lườm , trừng mắt , láo lưa , lờ đờ

+Các cử chỉ khác

Liếm môi mỗi khi chúng ta căng thẳng hoặc đứng trước những điều kích động

Lấy tay xờ cổ hay cằm khi nói dối

Hếch cằm biểu hiện sự khiêu kích

Tư thế để mở tay và chân như tạo điều kiện để tiếp cận , gần gũi cho người đối thoại , phản ánh thái độ cởi mởi

+Tư thế

-Bộc lộ cương vị xã hội mà

cá nhân đang đảm nhiệm

Một số quy tắc gây thiện cảm trong giao tiếp

-Hãy thực sự chú ý , tỏ lòng kính mến và ngưỡng mộ người mình đang giao tiếp -Biết nở nụ cười để tỏ lòng mến mộ

-Biết nhớ và khôn khéo nhắc lại tên người mình có quan hệ

-Biết lắng nghe người đang tiếp xúc với mình

-Hãy nhập cuộc với sở thích và hoài bão người mình quan hệ

-Hãy khôn khéo ca ngợi những điểm mạnh của người mình quan hệ

3.NGÔN NGỮ VIẾT

Là giao tiếp thông qua thư từ , công văn , chỉ thị Tức là dùng văn bản để chuyển tải thông tin Đòi hỏi tính pháp lý cao

MỘT SỐ QUY TẮC PHẢI TUÂN THEO KHI VIẾT MỘT LÁ THƯ

- Thư phải viết đúng , chính xác các thông tin

- Phải viết đầy đủ các điều kiện cần thiết

- Các ý trong thư phải nhất quán với nhau

- Thư viết phải lịch sự nhã nhặn

- Xác định cho được những nội dung cần viết và sắp xếp trong đầu các điểm cần viết theo 1 mối liên hệ tốt nhất

- Viết một cách tự nhiên với giọng văn phù hợp vào từng hoàn cảnh

So với ngôn ngữ nói ngôn ngữ viết đòi hỏi cao hơn phải đúng văn phạn , viết rõ ràng ,

trong sáng mạch lạc , cân nhắc từng câu từng chữ

Tùy theo văn bản mà nhà quản trị KD sẽ lựa chọn lối viết khác nhau

Phong cách giao tiếp là cách thức con người tiếp xúc , quan hệ với nhau Nó bao gồm hành vi , cử chỉ lời nói được sử dụng trong quá trình giao tiếp

Mang những nét đặc trưng sau

Con người

Phần cứng

Hình thành trong cuộc sống thành thói quen

khó bỏ

Phần mềm

Là kinh nghiệm cá nhân được vận dụng 1 cách thông minh , sáng

tạo

4.2 CẤU TRÚC CỦA PHONG CÁCH GIAO TIẾP

A Phong cách giao tiếp độc quyền hay độc đoán gia

trưởng

Chỉ thích hợp trong thời đại phong kiến cổ xưa , hoặc trong

hoàn cảnh đất nước , gia cảnh loạn ly , những người dưới

quyền kém thông minh , chưa trưởng thành về ý thức và trí

tuệ

4.3 PHÂN LOẠI PHONG CÁCH GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

Trong kinh doanh thì phong cách này là chủ yếu , văn minh lịch sự pha chút tự do tức là vừa quản lý vừa lãnh đạo vì :

- Kinh doanh chỉ phát triển , nếu mỗi nhà kinh doanh được tự do , dân chủ trong ngành hoạt động

- Kinh doanh là trao đổi ngang giá theo nguyên tắc thuân mua vừa bán trong quan hệ hai bên đều có lợi , bình đẳng ngang giá

- Kinh doanh là nghề rất linh hoạt biến động hàng ngày hàng giờ Vì vậy phải mềm dẻo linh hoạt đảm bảo mục tiêu

B Phong cách giao tiếp dân chủ

Đặc trưng của phong cách này là mọi người đối xử vs nhau dựa trên cơ sở pháp lý , pháp luật Dân chủ với nhau , luôn luôn tôn trọng nhân cách và quyền lợi của nhau

C Phong cách giao tiếp tự do

Chỉ nên áp dụng trong các cơ quan quản lý cao cấp cho những người lãnh đạo có trình độ , ý thức tự giác cao Đây là giao tiếp hết sức mềm dẻo linh động Người nói chỉ cần vạch ý người nghe sẽ tự hiểu và thực hiện 1 cách tự do sáng tạo theo ý riêng nhưng không đi lệch hướng của DN

-Hãy tôn trọng khách hàng , bạn hàng

Nêu cao khẩu hiệu “ Khách hàng là thượng đế “

Luôn tôn trọng phẩm giá của tất cả khách hàng

Không phân biệt đối xử với khách hàng

5 MỘT SỐ NGUYÊN TẮC GIAO TIẾP DÂN CHỦ TRONG KINH DOANH

Nghe và nói là hai hành động đòi hỏi phải đi liền với nhau , đòi hỏi con người phải học tập

Mọi người phải chân thành với nhau

-Trong kinh doanh nói 1 cách chân thành mộc mạc , giản dị

văn minh lịch sự

-Trong kinh doanh phải biết cách lắng nghe , nghe nhiều sẽ thu được thông tin hữu ích

Bàn luận để tìm những quan điểm chung , lợi

ích chung

Nguyên tắc dân chủ bàn bạc

Bàn luận giúp nhà quản trị tiếp thu được ý kiến của đối tác

cũng như của công nhân viên

Từ đó nhà quản lý sẽ điều chỉnh đường lối chính sách kinh doanh cho hợp lý

Các bên tham gia giao tiếp phải thông cảm với nhau về hoàn cảnh cũng

như khả năng

Nguyên tắc thông cảm

Muốn vậy mỗi bên giao tiếp tự đặt mình vào vị trí của đối phương Để có thể đi đến một quyết định phù hợp với 2 bên

Trong khi bàn bạc cần có thời gian để hai bên

suy nghĩ mới đưa đến thống nhất ý kiến

Nguyên tắc chờ đợi

Hai bên phải có thái độ thân thiên thông cảm cho nhau trong lúc chờ đợi

Chấp hành đúng với luật pháp nhà nước

Không bán hàng giả cho khách hàng

Không trốn lậu thuế của Nhà Nước để lấy lãi một cách phi nhân đạoNguyên tắc sống phải trung thực

6.1.Họp hành

Là hình thức giao tiếp quan trọng bao gồm : họp ban , họp bàn kế hoạch , họp hội đồng quản trị

Họp hành chiếm từ 7% đến 15% quỹ lương

6 MỘT SỐ HÌNH THỨC GIAO TIẾP CHỦ YẾU TRONG KINH DOANH

Vì vậy nhà quản lý phải điều khiển buổi họp sao cho hợp lý nhất và có hiệu quả cao

Buổi họp cần nhanh gọn , dân chủ …

Giao tiếp bán và mua hàng là loại hình quan trọng bậc hai trong hoạt động kinh doanh Toàn bộ nghệ thuật bán và mua hàng là nghệ thuật giao tiếp nói và nghệ thuật giao tiếp viết

6.2 Giao tiếp bán và mua hàng

Nhà kinh doanh tọa đàm với cấp dưới

để giao việc và nắm tình hình là hình

thức quan trong thứ 3 Nó chiếm

nhiều t/gian vs mục đích như sau :

6.3 Nhà kinh doanh tọa đàm với cấp dưới để giao việc và nắm tình hình

- Kiểm tra sự thực hiện mệnh lệnh , nghị quyết

-Ra lệnh hay truyền đạt mệnh lệnh trao quyền và nhiệm vụ

-Đánh giá năng lực , đạo đức

-Nắm bắt tâm tư tình cảm người dưới quyền

Là loại hình giao tiếp trong kinh doanh rất thường xuyên chiếm 10 đến 15% thời gian làm việc của lãnh đạo

6.4 Tiếp khách

Nhà doanh nghiệp tiếp rất nhiều khách khác nhau có

nghi thức truyền thống khác nhau nhất là những

người nước ngoài dân tộc

Vậy nên nhà doanh nghiệp phải tiếp khách sao cho phù hợp với văn hóa của đối tượng Tiếp khách phải chọn nơi khang trang , thời gian tiếp phải vừa phải

Là hình thức phổ biến và quan trọng trong kinh doanh Mục đích của đàm phán là để ký kết hợp đồng liên kết doanh nghiệp Để tránh những sai lầm doanh nghiệp cần chú ý :

6.5 Đàm phán ký kết hợp đồng

- Cử những người am hiểu và có chuyên môn về lĩnh vực mà ta đàm phán

-Người đàm phán phải chuẩn bị kỹ trước và chịu trách nhiệm về sự ký kết

-Người ký kết hợp đồng không được nhận hối lộ của đối tác

-Cần bí mật số liệu , những điểm yếu của mình để tránh sự bắt chẹt của đối tác

-Không dể tình cảm chi phối

-Lấy lợi ích chung của đôi bên làm nền tảng và dựa trên nền tảng pháp luật của đất nước và quốc tế

Là một hình thức giao tiếp tân tiến , rút gọn

không gian và thời gian

Hỗ trợ cho nhà kinh doanh vừa có mối

quan hệ , tiếp xúc vs nhau rất dễ dàng

không rườm ra thủ tục .

Giao tiếp gián tiếp qua điện thoại và Fax

Vì vậy các nhà kinh doanh cần phải học hỏi cách giao tiếp này sao cho khoa học và hợp lý nhất