Mẫu PHÂN NHĨM CƠNG VIỆC CỦA VĂN PHỊNG ĐHQGHN Số TT I Nhóm cơng việc Cơng việc Nhóm cơng việc lãnh đạo, quản lý, điều hành Nhóm cơng việc lãnh đạo đơn vị (Trưởng, Phó Trưởng đơn vị) – N1 CV1-N1: Chỉ đạo chung hoạt động Văn phòng ĐHQGHN CV2-N1: Chủ tài khoản Cơ quan ĐHQGHN CV3-N1: Phụ trách cơng tác tài phục vụ hoạt động Cơ quan ĐHQGHN CV4-N1: Chủ trì công tác đối ngoại, hợp tác với quan Bộ, ngành Trung ương CV5-N1: Phối hợp với đơn vị ngồi ĐHQGHN thực cơng tác khai thác sở vật chất ĐHQGHN khu vực ngoại thành Hà Nội CV6-N1: Phối hợp với Ban TCCB ban chức có liên quan thực chế độ, sách, đảm bảo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, công chức, viên chức Cơ quan ĐHQGHN CV7-N1: Phụ trách Phòng Kế hoạch – Tài CV8-N1: Giúp Chánh Văn phòng đạo cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ; thay mặt CVP ký văn thông báo, hướng dẫn cơng tác văn phòng lĩnh vực phân cơng CV9-N1: Phụ trách công tác hậu cần, sở vật chất phục vụ hoạt động Cơ quan CV10-N1: Phối hợp với Ban Thanh tra làm đầu mối tổ chức tiếp công dân Giám đốc ĐHQGHN CV11-N1: Phụ trách Phòng Hành CV12-N1: Phụ trách Đội xe CV13-N1: Giúp Chánh Văn phòng đạo cơng tác thư ký, tổng hợp thống kê; xây dựng, đôn đốc, theo dõi chương trình cơng tác ĐHQGHN Ban Giám đốc CV14-N1: Thay mặt Chánh Văn phòng ký văn báo cáo, thông báo kết luận Ban Giám đốc họp, hội nghị công tác ĐHQGHN phân công; đôn đốc đơn vị trực thuộc, Ban chức thực kết luận, đạo Giám đốc CV15-N1: Chủ trì tổng hợp báo cáo tình hình, kết thực nhiệm vụ theo đạo Ban Giám đốc, tư vấn Chánh Văn phòng đề xuất, kiến nghị với Ban Giám đốc đạo điều hành CV16-N1: Đầu mối thực công tác báo cáo, thống kê Văn phòng CV17-N1: Phụ trách Phòng Thư ký Tổng hợp CV18-N1: Giúp Chánh Văn phòng đạo cơng tác tun truyền, quảng bá hình ảnh thương hiệu ĐHQGHN nội xã hội CV19-N1: Quản lý xuất thông tin điện tử tiếng Việt cổng thông tin điện tử ĐHQGHN CV20-N1: Phụ trách công tác nghi lễ tổ chức kiện ĐHQGHN CV21-N1: Phụ trách Phòng Thơng tin Quản trị thương hiệu - Phụ trách xây dựng, phát triển quản lý hệ thống tài liệu, thông tin, vật truyền thống ĐHQGHN: tổ chức hoạt động quản trị phòng trưng bày, phòng truyền thống ĐHQGHN CV22-N1: Thực công tác khác Chánh Văn phòng phân cơng Nhóm cơng việc lãnh đạo tổ chức trực thuộc đơn vị (đối với Văn phòng ĐHQGHN) – N2 CV1-N2: Phụ trách chung theo chức năng, nhiệm vụ phòng CV2-N2: Tổ chức, phân cơng, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc thực – sau gọi tắt tổ chức thực mảng công tác Quản trị Cơ sở vật chất, thiết bị làm việc phục vụ quản lý, điều hành Cơ quan ĐHQGHN CV3-N2: Tổ chức thực mảng công tác cải cách hành cơng nghệ thơng tin phục vụ quản lý, điều hành Cơ quan ĐHQGHN CV4-N2: Tổ chức thực mảng cơng tác hành văn phòng, văn thư lưu trữ Cơ quan ĐHQGHN CV5-N2: Tổ chức thực mảng cơng tác hành văn phòng, văn thư lưu trữ Văn phòng ĐHQGHN CV6-N2: Tổ chức thực mảng công tác hậu cần lễ tân, khánh tiết, vệ sinh Cơ quan ĐHQGHN CV7-N2: Kế toán trưởng Cơ quan ĐHQGHN CV8-N2: Tổ chức thực cơng tác quản lý tài Cơ quan ĐHQGHN CV9-N2: Tổ chức thực công tác quản lý tài Văn phòng ĐHQGHN CV10-N2: Tổ chức thực mảng cơng tác kế hoạch Văn phòng ĐHQGHN CV11-N2: Tham mưu cho CVP thực chức Chủ đầu tư chương trình, dự án CV12-N2: Tổ chức thực mảng công tác thư ký Ban Giám đốc ĐHQGHN (giám sát, đôn đốc báo cáo Ban Giám đốc, Chánh Văn phòng tình hình thực nghị kỳ họp Hội đồng ĐHQGHN, đạo, thông báo kết luận Ban Giám đốc) CV13-N2: Tổ chức thực mảng công tác thống kê, tổng hợp ĐHQGHN (thống kê tổng hợp thông tin, CSDL mảng công tác ĐHQGHN; đầu mối báo cáo thống kê ĐHQGHN) CV14-N2: Tổ chức thực mảng cơng tác thống kê, tổng hợp Văn phòng ĐHQGHN CV15-N2: Tổ chức thực công tác xây dựng lịch công tác Ban Giám đốc CV16-N2: Tổ chức thực mảng công tác Truyền thông - Quản trị thông tin Ban Giám đốc, Cơ quan ĐHQGHN ĐHQGHN CV17-N2: Tổ chức thực mảng công tác tuyên truyền quảng bá hình ảnh, thương hiệu ĐHQGHN CV18-N2: Đầu mối tổ chức kiện cấp ĐHQGHN; thực công tác lễ tân, khánh tiết ĐHQGHN - Đầu mối tổ chức quản lý hoạt động phòng Truyền thống ĐHQGHN - Tổ chức biên tập, biên tập tổ chức xuất nội dung tin, bài, hình ảnh đăng website ĐHQGHN CV19-N2: Tổ chức thực mảng công tác hậu cần phương tiện lại phục vụ hoạt động quản lý, điều hành Cơ quan ĐHQGHN CV20-N2: Tổ chức thực bảo quản, quản lý xe công vụ theo quy định CV21-N2: Thực nhiệm vụ khác Phó Chánh Văn phòng phụ trách, Chánh Văn phòng Giám đốc giao CV22-N2: Giúp việc cho Trưởng phòng theo mảng cơng tác phân cơng, gồm: II Nhóm cơng việc hỗ trợ, phục vụ Nhóm cơng việc văn thư lưu trữ - N3 CV1-N3: Tiếp nhận kiểm tra thông tin, lập kế hoạch, đề xuất phương án, triển khai xử lý, báo cáo kết quả, đóng lưu trữ hồ sơ theo quy định (sau gọi chung thực hiện) công tác văn thư Cơ quan ĐHQGHN (Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng văn bản; Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật -nếu có-; Đăng ký văn đi; Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; Lưu văn đi) CV2-N3: Quản lý dấu quan ĐHQGHN Văn phòng CV3-N3: Số hóa văn Hệ thống quản lý Hồ sơ văn Cơ quan ĐHQGHN, Văn phòng ĐHQGHN CV4-N3: Thực cơng tác văn thư đến Cơ quan ĐHQGHN, Văn phòng ĐHQGHN (Tiếp nhận, đăng ký văn đến; Trình, chuyển giao văn đến theo quy định) CV5-N3: Cấp y văn CV6-N3: Số hóa văn Hệ thống quản lý Hồ sơ văn Cơ quan ĐHQGHN, Văn phòng ĐHQGHN CV7-N3: Thực cơng tác lưu trữ Cơ quan ĐHQGHN, Văn phòng ĐHQGHN (Mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ; Kết thúc biên mục hồ sơ) CV8-N3: Kiêm nhiệm thực Công tác in ấn; quản lý, cấp phát văn phòng phẩm; CV9-N3: Kiêm nhiệm thực Mua sắm nhỏ; theo dõi hợp đồng dịch vụ VP CV10-N3: Kiêm nhiệm thực Cơng tác hiếu - hỷ Nhóm cơng việc sở vật chất, thiết bị Công nghệ thông tin- N4 CV1-N4: Thực dự án đầu tư CSVC Văn phòng làm chủ đầu tư phối hợp thực CV2-N4: Lập kế hoạch, hồ sơ thực tu, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản Văn phòng quản lý CV3-N4: Thực cơng tác Quản lý tài sản theo quy định (theo dõi, điều chuyển, kiểm kê, lý…); CV4-N4: Kiêm nhiệm theo dõi, giám sát cơng tác an ninh tòa nhà D2 CV5-N4: Thực sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng cơng trình xây dựng: điện, nước, xây dựng… cơng trình thuộc quản lý VP CV6-N4: Theo dõi bảo trì bảo dưỡng hệ thống thiết bị (trừ thiết bị tin học) toàn Cơ quan ĐHQGHN CV7-N4: Thực Quản trị hệ thống mạng, máy chủ, tổng đài điện thoại, máy chấm công quan ĐHQGHN CV8-N4: Thực Quản trị phần mềm dùng chung: phần mềm eoffice, phần mềm chấm cơng, quan ĐHQGHN CV9-N4: Thực bảo trì bảo dưỡng hệ thống thiết bị tin học toàn Cơ quan ĐHQGHN CV10-N4: Thực Hỗ trợ người sử dụng hệ thống CNTT Nhóm cơng việc tổng hợp – N5 CV1-N5: Thực cơng tác đánh giá hồn thành nhiệm vụ tập thể, cá nhân thuộc Văn phòng ĐHQGHN CV2-N5 Thực nhiệm vụ tổng hợp, xây dựng báo cáo giao ban tháng, quý, năm Văn phòng CV3-N5: Thực xây dựng lịch công tác LĐ Văn phòng (đăng tải eoffice site Văn phòng) CV4-N5: Thực nhiệm vụ thuộc mảng công tác TCCB Văn phòng CV5-N5: Giúp việc cho Chánh Văn phòng việc theo dõi, giám sát, đôn đốc thực nhiệm vụ tháng, nhiệm vụ quý, tình hình thực đạo Phòng, cá nhân thuộc Văn phòng, báo cáo CVP CV6-N5: Giúp Chánh Văn phòng theo ủy quyền Nhóm cơng tác Lễ tân – N6 CV1-N6: Thực Cơng tác lễ tân phòng làm việc Ban Giám đốc CV2-N6: Thực Công tác lễ tân phòng họp Cơ quan ĐHQGHN CV3-N6: Thực Cơng tác lễ tân đón tiếp khách cửa vào tòa nhà D2 Trực điện thoại tổng đài Cơ quan ĐHQGHN CV4-N6: Thực Công tác lễ tân kiện Cơ quan ĐHQGHN Nhóm phục vụ nhà ăn quan – N7 CV1-N7: Thực Phục vụ suất ăn trưa hàng ngày cho cán quan ĐHQGHN CV2-N7: Thực Phục vụ suất ăn cho kiện (nếu có) Nhóm cơng tác thư ký Ban Lãnh đạo – N8 CV1-N8: Thông báo, đôn đốc cho đơn vị, cá nhân thực đạo Ban Giám đốc, lập báo cáo định hình thực văn bản, thị Ban Giám đốc thông qua kết luận CV2-N8: Phối hợp với phòng/ban phận chức đơn vị quan để chuẩn bị chương trình, nội dung điều kiện cần thiết khác cho làm việc, chuyến công tác Ban Giám đốc CV3-N8: Tiếp nhận thơng tin, văn để báo cáo, trình Phó Giám đốc ký CV4-N8: Sắp xếp lịch làm việc Ban Giám đốc với đơn vị, cá nhân ĐHQGHN; tham dự buổi họp Ban Giám đốc (khi có u cầu) Nhóm cơng tác thông tin tổng hợp, thống kê – N9 CV1-N9: Thực Thu thập, thống kê, xử lý, cập nhật CSDL số liệu phục vụ công tác quản lý điều hành Ban Giám đốc, Cơ quan ĐHQGHN, ĐHQGHN CV2-N9: Đầu mối thực báo cáo thống kê ĐHQGHN , báo cáo Bộ/ban/ngành Trung ương CV3-N9: Thực Lưu trữ quản lý hồ sơ thống kê CV4-N9: Thực rà sốt tình hình thực KHNV xây dựng báo cáo giao ban Cơ quan ĐHQGHN, giao ban ĐHQGHN 10 Nhóm cơng tác kế toán – N10 CV1-N10: Thực nhiệm vụ kế toán tổng hợp CV2-N10: Thực nhiệm vụ kế toán cơng nợ CV3-N10: Thực nhiệm vụ kế tốn lương CV4-N10: Thực nhiệm vụ kế toán toán (đối với VP, Ban KHTC, QHQT, XD, TCCB) CV5-N10: Thực nhiệm vụ kế tốn nguồn kinh phí, vốn, quỹ CV6-N10: Quản lý loại séc, ấn theo quy định CV7-N10: Thực nhiệm vụ kế toán vật tư, tài sản CV8-N10: Thực nhiệm vụ kế toán thuế, tài trợ, viện trợ CV9-N10: Kiêm nhiệm thực nhiệm vụ thủ quỹ 11 Nhóm cơng tác kế hoạch Văn phòng– N11 12 Nhóm cơng tác thơng tin, truyền thơng – N12 CV1-N11: Thực mảng công tác kế hoạch Văn phòng - Quản trị web (phần mỹ thuật, kỹ thuật, cấu trúc nội dung website) CV1-N12: Thực hoạt động truyền thông đối ngoại (xây dựng mạng lưới cộng tác viên, cung cấp thông tin, chế độ, theo dõi việc đưa tin phóng viên báo đài) ĐHQGHN - Thực hoạt động truyền thông đối nội (xây dựng mạng lưới cộng tác viên, cung cấp thông tin, chế độ, theo dõi việc đưa tin đơn vị thành viên trực thuộc ĐHQGHN) CV2-N12: Thực chụp ảnh, viết bài, biên tập, đưa tin kiện Ban Giám đốc, Cơ quan ĐHQGHN, ĐHQGHN website phương tiện thông tin đại chúng CV3-N12: Tổ chức biên tập tổ chức xuất tin, bài, hình ảnh, video hàng tháng ĐHQGHN; CV4-N12: Cập nhật thông tin ĐHQGHN đơn vị thành viên Website ĐHQGHN phần tiếng Việt; - Dịch thông tin, thông báo học bổng, kiện tới, hội thảo quốc tế… sang tiếng Việt để đăng tải website 13 Nhóm cơng tác quản trị thương hiệu - N13 14 Nhóm cơng tác kiện VNU – N14 15 Nhóm cơng việc lái xe quan – N15 16 Nhóm cơng việc photo – N16 CV1-N13: Thực Chiến lược phát triển thương hiệu kế hoạch hàng năm quản trị thương hiệu quảng bá hình ảnh ĐHQGHN; CV2-N13: Thực Xây dựng quy chuẩn, quy định thương hiệu, nhận diện thương hiệu, biên tập ấn phẩm truyền thông, website CV3-N13: Đầu mối xây dựng, phát triển quản lý hệ thống tài liệu, thông tin, vật truyền thống ĐHQGHN; Xây dựng, phát triển thực trưng bày, giới thiệu Phòng Truyền thống, Bảo tàng ĐHQGHN Chủ trì tổ chức xuất ấn phẩm, vật phẩm quảng bá thương hiệu ĐHQGHN; CV1-N14: Thực công tác tổ chức kiện ĐHQGHN CV2-N14: thực công tác lễ tân ngoại giao, khánh tiết ĐHQGHN CV1-N15: Trực tiếp vận hành xe công vụ số……………… theo quy định, pháp luật Nhà nước CV2-N15: Bảo quản xe theo quy định CV1-N16: Phô tô, nhân tài liệu phục vụ hoạt động Cơ quan ĐHQGHN BAN TỔ CHỨC CÁN BỘ (Ký ghi rõ họ tên) Ngày … tháng … năm 2014 TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký ghi rõ họ tên) ... CV4-N6: Thực Công tác lễ tân kiện Cơ quan ĐHQGHN Nhóm phục vụ nhà ăn quan – N7 CV1-N7: Thực Phục vụ suất ăn trưa hàng ngày cho cán quan ĐHQGHN CV2-N7: Thực Phục vụ suất ăn cho kiện (nếu có) Nhóm cơng... Chánh Văn phòng phụ trách, Chánh Văn phòng Giám đốc giao CV22-N2: Giúp việc cho Trưởng phòng theo mảng cơng tác phân cơng, gồm: II Nhóm cơng việc hỗ trợ, phục vụ Nhóm cơng việc văn thư lưu trữ - N3... thống CNTT Nhóm cơng việc tổng hợp – N5 CV1-N5: Thực cơng tác đánh giá hồn thành nhiệm vụ tập thể, cá nhân thuộc Văn phòng ĐHQGHN CV2-N5 Thực nhiệm vụ tổng hợp, xây dựng báo cáo giao ban tháng, quý,