Hướng dẫn công tác kiểm soát tài liệu tại cơ quan

QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU MỤC ĐÍCH Mục đích quy trình kiểm sốt tài liệu nhằm: - Qui định hướng dẫn cụ thể thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành tài liệu Cơ quan ĐHQGHN nhằm đảm bảo tài liệu ban hành theo trình tự thống nhất, phù hợp với qui định pháp luật, qui định quan chức Nhà nước Việt Nam qui định Cơ quan ĐHQGHN; - Phân biệt tránh sử dụng tài liệu lỗi thời - Phân loại chuyển tài liệu có ảnh hưởng đến chất lượng tới nơi sử dụng cách xác, đầy đủ kịp thời - Nhằm đảm bảo tài liệu người thẩm quyền xem xét phê duyệt trước ban hành - Các tài liệu hành phải có sẵn nơi tiến hành công việc mấu chốt để hệ thống chất lượng ln hoạt động có hiệu - Các tài liệu sai hay lỗi thời loại bỏ khỏi nơi phát hành nơi sử dụng đảm bảo tránh việc sử dụng sai mục đích ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG - Áp dụng cho toàn loại tài liệu lưu hành Cơ quan ĐHQGHN, bao gồm: o tài liệu thuộc hệ thống chất lượng Cơ quan ĐHQGHN o tài liệu có nguồn gốc từ bên ngồi văn luật, luật, tiêu chuẩn, nghị định, thông tư hướng dẫn, - Áp dụng cho đơn vị liên quan đến hệ thống chất lượng Cơ quan ĐHQGHN CÁC TÀI LIỆU CÓ LIÊN QUAN - Nghị định Số 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Quyết định số 72/2002/QĐ-TTg ngày 10/6/2002 Thủ tướng Chính phủ việc thống dùng mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 Thông tư 55/2005/TTLB - BNV- P.TCHCCP ngày 06/05/2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Các văn pháp quy hành Nhà nước quan chức Tiêu chuẩn ISO9001 Sổ tay chất lượng Cơ quan ĐHQGHN 03/QT-HCVP: Quy trình quản lý cơng văn, giấy tờ giao dịch 02/QT-HCVP: QT quản lý hồ sơ công việc THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA 4.1 Các loại tài liệu Cơ quan ĐHQGHN ban hành - Các tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng Cơ quan ĐHQGHN: tài liệu sổ tay chất lượng, qui chế, qui định, qui trình hướng dẫn thiết lập theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO9001 theo yêu cầu quản lý khác Cơ quan ĐHQGHN, có mục đích sử dụng lâu dài có tính chất bắt buộc áp dụng - Sổ tay chất lượng: tài liệu giới thiệu khái quát Cơ quan ĐHQGHN, sách chất lượng, cấu tổ chức, trách nhiệm quyền hạn, chức nhiệm vụ đơn vị, giới thiệu trình/hoạt động Hệ thống Quản lý Chất lượng mối tương tác chúng Để thực hoạt động giới thiệu, sổ tay chất lượng dẫn chiếu đến tài liệu tầng qui chế, qui định, qui trình hệ thống quản lý chất lượng giới thiệu cấu trúc hệ thống văn - Qui chế (qui định chế độ): tài liệu khơng trình tự bước cơng việc mà mang ý nghĩa pháp lý cao hơn, có tính khái quát qui trình Tài liệu đưa yêu cầu cần đạt và/hoặc qui định khung mang tính nguyên tắc, thường đề cập đến vấn đề liên quan đến nhân sự, tài và/hoặc tổ chức - Qui định: giống với qui chế, tài liệu không manh tính qui định trình tự bước cơng việc mà mang ý nghĩa pháp lý cao qui trình có tính khái qt Tài liệu đưa yêu cầu cần đạt và/hoặc qui định khung mang tính nguyên 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 tắc Khác với qui chế, tài liệu tập trung vào vấn đề không liên quan đến nhân sự, tài tổ chức Qui định qui chế đơi thay cho Để thực qui định và/hoặc qui chế, Cơ quan ĐHQGHN ban hành qui trình và/hoặc hướng dẫn chi tiết để đơn vị phối hợp thực - Qui trình (qui định trình tự): tài liệu đề cập đến trình tự bước công việc, nguồn lực sử dụng (nếu cần), trách nhiệm đơn vị trực thuộc việc phối hợp để quản lý thực hoạt động hay công việc cụ thể Tùy truờng hợp, phạm vi đối tượng áp dụng Qui trình bao gồm phòng Cơ quan ĐHQGHN bao gồm đơn vị trực thuộc - Hướng dẫn: tài liệu cách thức cho nhiều đơn vị tổ chức phòng, đơn vị Cơ quan ĐHQGHN hay đơn vị trực thuộc để thực chung công việc cụ thể Nội dung phạm vi áp dụng hướng dẫn bị chi phối giới hạn qui chế, qui định hay qui trình có liên quan Đơn vị (ĐV) Là phòng thuộc Cơ quan ĐHQGHN phòng ban, chi nhánh, phòng giao dịch, Cơ quan ĐHQGHN trực thuộc, văn phòng đại diện đơn vị đầu mối Là đơn vị Người có thẩm quyền phân cơng chủ trì soạn thảo tài liệu, có trách nhiệm việc dự thảo, hồn chỉnh tài liệu dự thảo trình Người có thẩm quyền phê duyệt đơn vị phối hợp Là đơn vị Người có thẩm quyền phân cơng phối hợp goáp ý với đơn vị đầu mối soạn thảo tài liệu/góp ý tài liệu Người có thẩm quyền Các thành viên Ban Giám hiệu (viết tắt BGH), Chánh Văn phòng Cơ quan ĐHQGHN, Lãnh đạo chi nhánh, Cơ quan ĐHQGHN trực thuộc; Trưởng Văn phòng đại diện Người phân cấp uỷ quyền PC: chữ viết tắt từ Phân Công P.HCTC: chữ viết tắt P Hành Chính Tổ chức Tài liệu nội tài liệu Cơ quan ĐHQGHN ban hành Tài liệu bên tài liệu Cơ quan ĐHQGHN ban hành sử dụng nội Cơ quan ĐHQGHN văn luật, văn luật Nghị định, Thông tư hướng dẫn, Quy chế quan chức Văn Qui phạm pháp luật tài liệu bên ngồi có mục đích sử dụng lâu dài luật, văn luật (Nghị định, thông tư hướng dẫn, qui định, qui chế quan chức năng, tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn ngành, văn Cơ quan chủ quản điều chỉnh hoạt động Cơ quan ĐHQGHN UQ: chữ viết tắt ủy quyền TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN Tài liệu thuộc thẩm quyền ban hành BGH Ban Giám hiệu ban hành tài liệu sau: a) Các qui chế, qui định liên quan đến hoạt động BGH b) Ban hành qui chế liên quan đến nhân tài Qui chế trả lương; Qui chế tài chính; Qui chế tổ chức cán bộ; Qui chế khen thưởng, kỷ luật áp dụng Cơ quan ĐHQGHN Ban hành Điều lệ nội dung sửa đổi, bổ sung Điều lệ Trung Tâm trực thuộc c) Ban hành quy định tổ chức hoạt động máy kiểm tra, kiểm toán nội theo quy định pháp luật d) Phê chuẩn sửa đổi tài liệu Tài liệu thuộc thẩm quyền ban hành Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng ban hành tài liệu sau:  Xem xét phê duyệt Chính sách chất lượng, phê duyệt uỷ quyền phê duyệt mục tiêu chất lượng, Sổ tay chất lượng, Quy trình điều hành hoạt động tài liệu BGH ban hành, hướng dẫn cơng việc áp dụng tồn Cơ quan ĐHQGHN           Phê chuẩn sửa đổi tài liệu Kế hoạch chiến lược phát triển, kế hoạch phát triển dài hạn, trung hạn năm Cơ quan ĐHQGHN Phân công công việc Ban Giám hiệu Phân cấp quản lý đơn vị thuộc Cơ quan ĐHQGHN Thành lập giải thể Khoa, môn trực thuộc Cơ quan ĐHQGHN Bổ nhiệm, miễn nhiệm bãi miễn Phó Chánh Văn phòng Bổ nhiệm, miễn nhiệm lãnh đạo đơn vị thuộc tổ chức Cơ quan ĐHQGHN Thành lập giải thể đơn vị Cơ quan ĐHQGHN (trừ Khoa Bộ môn trực thuộc Cơ quan ĐHQGHN) Tuyển dụng, hưu trí, điều động, thuyên chuyển, cho việc cán viên chức thuộc quyền quản lý khen thưởng, kỷ luật cán bộ, viên chức sinh viên, học viên, NCS Cơ quan ĐHQGHN theo quy định Nhà nước ĐHQGHN Duyệt định mức khoản chi theo quy định Nhà nước, ĐHQGHN Cơ quan ĐHQGHN Phê duyệt kế hoạch phát triển dài hạn, trung hạn, năm đề án, dự án đầu tư phát triển Cơ quan ĐHQGHN Có quyền phê duyệt tất tài liệu khác (dù ủy quyền cho Phó Chánh Văn phòng) Tài liệu thuộc thẩm quyền ban hành Phó Chánh Văn phòng Phê duyệt tài liệu liên quan đến:  Tổ chức đạo, kiểm tra, giám sát thực kế hoạch thuộc mảng công việc phụ trách  Ký thay Chánh Văn phòng văn thuộc mảng cơng tác Chánh Văn phòng ủy quyền (khi văn ghi rõ KT Chánh Văn phòng)  Duyệt khoản chi theo quy định Nhà nước, ĐHQGHN Cơ quan ĐHQGHN Chủ nhiệm Khoa  Phê duyệt tài liệu nội Khoa nhằm lãnh đạo, quản lý toàn diện điều hành hoạt động Khoa  Ký giấy tờ xác nhận sinh viên thuộc Khoa quản lý phạm vi Chánh Văn phòng ủy quyền phân cấp Trưởng Phòng, Ban chức trưởng đơn vị tương đương  Trưởng đơn vị trực thuộc Cơ quan ĐHQGHN có quyền ban hành tài liệu sau: a) Các qui trình, hướng dẫn công việc để thực văn Cơ quan ĐHQGHN cấp ban hành tài liệu phải có phạm vi áp dụng giới hạn đơn vị không trái với qui định Cơ quan ĐHQGHN b) Qui định nội qui hoạt động đơn vị, không trái với qui định Cơ quan ĐHQGHN c) Ký Thừa lệnh Chánh Văn phòng văn Chánh Văn phòng ủy quyền phân cấp thuộc lĩnh vực công tác đơn vị phụ trách (khi văn phải ghi rõ TL Chánh Văn phòng)  Chịu trách nhiệm đạo văn thư đơn vị đảm bảo kiểm soát việc phân phối tài liệu P HC phân phối cho đơn vị Đảm bảo việc sử dụng tài liệu có lần ban hành phạm vi phụ trách Các tài liệu lỗi thời phải thu hồi có dấu hiệu nhận biết thích hợp, tránh sử dụng nhầm lẫn;  Đề xuất lãnh đạo nhu cầu sửa đổi, bổ sung tài liệu Cơ quan ĐHQGHN ban hành Trưởng P.HCTC  Chỉ đạo văn thư P HC thực việc nhân bản, đóng dấu tài liệu, phân phối tài liệu hành đến đơn vị Cơ quan ĐHQGHN; thu hồi tất tài liệu lỗi thời từ đơn vị áp dụng biện pháp nhận biết tài liệu lỗi thời khác qui định qui trình nhằm tránh sử dụng vơ tình tài liệu lỗi lời  Trình Chánh Văn phòng Cơ quan ĐHQGHN phê duyệt tài liệu, sửa đổi, bổ sung tài liệu theo quy định trách nhiệm có liên quan Cấp phó Phòng, Ban, Bộ phận đơn vị tương đương  Phó Phòng, Ban thừa lệnh Chánh Văn phòng ký thay Trưởng Phòng, Ban văn thuộc lĩnh vực công tác đơn vị phụ trách Trưởng phòng, ban uỷ quyền (khi văn phải ghi rõ TL Chánh Văn phòng, KT Trưởng phòng/ban) Văn th đơn vị - Cập nhật, kiểm sốt tồn tài liệu thuộc phạm vi đơn vị, đảm bảo tài liệu hành ln có sẵn nơi thực cơng việc có liên quan để tiện cho việc sử dụng, tham chiếu tra cứu - Đề xuất sửa đổi tài liệu có liên quan lên người phụ trách trực tiếp hay lên người người phụ trách trực tiếp uỷ quyền TIÊU CHUẨN SẢN PHẨM/DỊCH VỤ - KẾ HOẠCH CHẤT LƯỢNG Không áp dụng NỘI DUNG CHÍNH Lưu đồ kiểm sốt tài liệu Trách nhiệm Nội dung công việc Tài liệu biểu mẫu Người phục trách Các cá nhân Các đơn vị 01/QT-HCVP/BM01 Người PC Phụ lục 8.1 Trưởng đơn vị Trưởng đơn vị Các đơn vị Người PC Các đơn vị Văn thư đơn vị Tổng Chánh Văn phòng Cácđơn vị Văn thư P.HCTC Văn thư đơn vị Văn thư P.HCTC Dấu TCT Dấu TL bên Sổ phân phối 01/QT-HCVP/BM05 Văn thư đơn vị Dấu lỗi thời Văn thư P.HCTC Văn thư P.HCTC Văn thư P.HCTC Văn thư P.HCTC Văn thư đơn vị Văn thư đơn vị Diễn giải lưu đồ 7.2.1 Đề nghị xây dựng văn 01/QT-HCVP/BM02 01/QT-HCVP/BM03 01/QT-HCVP/BM04 - Toàn thể CBVC Cơ quan ĐHQGHN nhận thấy có nhu cầu xây dựng sửa đổi tài liệu phục vụ cơng tác Cơ quan ĐHQGHN lập phiếu yêu cầu theo 01/QT-HCVP/BM02 trình lãnh đạo đơn vị xem xét Sau xem xét, thấy phù hợp cần thiết, lãnh đạo đơn vị báo cáo lãnh đạo Cơ quan ĐHQGHN xem xét, phê duyệt Cơ quan ĐHQGHN hợp nhận thấy không cần thiết, lãnh đạo Đơn vị giải thích rõ lý cho người đề nghị 7.2.2 Phê duyệt - Lãnh đạo Cơ quan ĐHQGHN xem xét nhu cầu tình hình hoạt động thực tế: - Nếu đồng ý xây dựng sửa đổi tài liệu, lãnh đạo Cơ quan ĐHQGHN phê duyệt vào biểu mẫu 01/QT-HCVP/BM02 chuyển Đơn vị chức phận liên quan tổ chức thực theo bước 7.2.3 - Trong Cơ quan ĐHQGHN hợp xây dựng tài liệu mới, Thư ký ISO điền Mã tài liệu trước chuyển lại cho đơn vị phân công viết - Cơ quan ĐHQGHN hợp văn không lãnh đạo Cơ quan ĐHQGHN phê duyệt xây dựng sửa đổi, LĐ Đơn vị đề nghị giải thích cho người đề nghị lý không thực 7.2.3 Dự thảo tài liệu - Tùy theo loại tài liệu, người có thẩm quyền phân cơng cho đơn vị đầu mối chịu trách nhiệm dự thảo tài liệu phối hợp với đơn vị khác; Các đơn vị thuộc Cơ quan ĐHQGHN xây dựng tài liệu sở chức nhiệm vụ mình, trình người có thẩm quyền định; đơn vị đầu mối có trách nhiệm: o Nghiên cứu qui định pháp luật; đường lối, chiến lược phát triển Cơ quan ĐHQGHN liên quan đến nội dung tài liệu cần dự thảo; o Xác định mục đích, đối tượng - phạm vi áp dụng nội dung cần qui định; o Thu thập, nghiên cứu tài liệu, thơng tin có liên quan Tổ chức khảo sát thực tế sau Chánh Văn phòng chấp thuận (nếu cần); o Xác định tên, xây dựng đề cương, bố cục, xác định tiến độ hoàn thành tài liệu; o Tiến hành dự thảo tài liệu đảm bảo nội dung tiến độ thực hiện, kỹ thuật thể thức trình bày tài liệu thực theo qui định qui trình này; o Chuẩn bị tờ trình tài liệu có liên quan 7.2.4 Tổ chức lấy ý kiến - Sau hoàn thành dự thảo tài liệu, đơn vị đầu mối có trách nhiệm gửi tài liệu cần lấy ý kiến văn kèm theo cho người có thẩm quyền phê duyệt tài liệu; đơn vị có trách nhiệm áp dụng tài liệu đơn vị trực thuộc Cơ quan ĐHQGHN (nếu người có thẩm quyền phê duyệt tài liệu xét thấy cần) để lấy ý kiến; Tài liệu văn kèm theo gửi lấy ý kiến gồm: o Văn gửi lấy ý kiến: nêu rõ mục đích, lý cần thiết ban hành tài liệu; thuyết trình nội dung dự thảo; nêu rõ vấn đề cần lấy ý kiến o Đối với tài liệu cần chỉnh sửa phải nêu rõ yêu cầu thực tiễn, sở pháp lý, nội dung cần chỉnh sửa, bổ sung, thay thế, hết hiệu lực thi hành ; o Bản dự thảo tài liệu cần lấy ý kiến, văn cấp liên quan, có; o Các tài liệu liên quan khác đến việc lấy ý kiến (nếu có); - Các đơn vị, cá nhân có liên quan tham gia ý kiến phải gửi ý kiến tham gia cho đơn vị đầu mối Thời gian tham gia ý kiến theo yêu cầu đơn vị đầu mối Hết thời hạn tham gia lấy ý kiến mà đơn vị đề nghị tham giá góp ý khơng có ý kiến, nội dung tài liệu coi chấp thuật Nội dung góp ý - Sự cần thiết ban hành tài liệu; - Đối tượng áp dụng, phạm vi điều chỉnh tài liệu; - Sự phù hợp, tuân thủ nội dung tài liệu với pháp luật; đường lối, chiến lược phát triển Cơ quan ĐHQGHN; - Tính khả thi tài liệu phù hợp với thực tế; - Thể thức các nội dung khác tuân thủ qui định qui trình này; Hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản, tên, ngôn ngữ, bố cục tài liệu Trong trình góp ý đơn vị góp ý có quyền yêu cầu đơn vị đầu mối thuyết trình vấn đề thuộc nội dung dự thảo tài liệu, cung cấp thông tin tài liệu phục vụ cho việc gốp ý dự thảo tài liệu 7.2.5 Tổng hợp, tiếp thu ý kiến tham gia - Sau nhận ý kiến tham gia đơn vị đầu mối có trách nhiệm tổng hợp nghiên cứu ý kiến để tu chỉnh dự thảo Đối với nội dung chưa thống nhất, đơn vị đầu mối báo cáo người có thẩm quyền phê duyệt tài liệu định; - Tuỳ theo tính chất, nội dung dự thảo, đơn vị đầu mối tổ chức lấy ý kiến lần để hoàn thiện dự thảo theo thủ tục qui định qui định này; - Cơ quan ĐHQGHN hợp giải công việc phức tạp cần thuê tư vấn, đơn vị đầu mối trình người có thẩm quyền phê duyệt tài liệu định; - Cơ quan ĐHQGHN hợp cần thiết trình Chánh Văn phòng để tổ chức hội thảo 7.2.6 Trình ký ban hành tài liệu - Sau hoàn chỉnh tài liệu dự thảo có ý kiến tham gia, đơn vị đầu mối lập hồ sơ trình người có thẩm quyền phê duyệt tài liệu ký ban hành, hồ sơ gồm: Tờ trình người có thẩm quyền phê duyệt tài liệu, nêu nội dung dự thảo, tổng hợp ý kiến tham gia giải trình; Văn đạo người có thẩm quyền phê duyệt tài liệu, có; Dự thảo cuối tài liệu; đơn vị đầu mối phải ký tài liệu trước Người có thẩm quyền ký ban hành tài liệu; Văn thẩm định, có; Các tài liệu liên quan; Điều kiện phê duyệt tài liệu Các tài liệu coi đủ điều kiện để phê duyệt khi: - người có thẩm quyền phê duyệt tài liệu nhận đủ hồ sơ đơn vị đầu mối trình; - dự thảo cuối có đầy đủ ký trang đầu đơn vị tham gia góp ý thẩm định, tài liệu cần phải thẩm định theo yêu cầu người có thẩm quyền phê duyệt tài liệu Người có thẩm quyền phê duyệt tài liệu tiến hành xem xét, định ký trình ký ban hành theo thẩm quyền 7.2.7 Ghi ngày sửa đổi, đóng dấu, lấy số, gửi, lữu trữ tài liệu - - Ngay sau dự thảo tài liệu cấp có thẩm quyền ký ban hành, đơn vị đầu mối chuyển tài liệu cho P.HCTC Văn thư P HC có trách nhiệm ghi thời điểm ban hành/sửa đổi tài liệu; lấy số định ban hành, có; lưu giữ gốc tài liệu chưa đóng dấu; chụp; đóng dấu lên tài liệu chụp để phân phát cho đơn vị có liên quan Cơ quan ĐHQGHN; Văn thư có trách nhiệm nghiên cứu mục "trách nhiệm quyền hạn" (Mục 5) tài liệu để xác định đơn có liên quan để phân phối tài liệu Tài liệu ban hành lưu giữ Văn phòng, đơn vị đầu mối 7.2.8 Sửa đổi bổ sung, thay bãi bỏ đình việc thi hành tài liệu - - Tài liệu người có thẩm quyền ban hành sửa đổi bổ sung, thay thế, bãi bỏ tài liệu khác thẩm quyền, hình thức với tài liệu bị bãi bỏ tài liệu có hiệu lực cao hay định đình việc thi hành quan nhà nước có thẩm quyền; Tài liệu sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ, đình việc thi hành tài liệu cũ phải xác định rõ tên tài liệu, điều khoản tài liệu bị sửa đổi, bổ sung thay bãi bỏ đình Khi sửa đổi tài liệu qui trình, hướng dẫn tiêu chuẩn, đơn vị đầu mối có trách nhiệm tóm tắt nội dung sửa đổi vào bảng tóm tắt sửa đổi trang đầu tài liệu Đối với tài liệu có hiệu lực cao qui chế qui định, đơn vị đầu mối có - trách nhiệm tóm tắt nội dung sửa đổi tài liệu vào phụ lục đính kèm qui chế, qui định dự thảo Ban kiểm soát BGH, Trưởng phòng, Chánh Văn phòng đơn vị trực thuộc có trách nhiệm đề xuất, kiến nghị người có thẩm quyền phê duyệt tài liệu việc sửa đổi bổ sung, thay thế, bãi bỏ, đình việc thi hành tài liệu Cơ quan ĐHQGHN Các Cơ quan ĐHQGHN hợp sửa đổi bổ sung, thay thế, đình việc thi hành tài liệu Cơ quan ĐHQGHN: o Có nội dung trái, mâu thuẫn với văn pháp luật Nhà nước văn có hiệu lực cao hơn; o Nội dung tài liệu lạc hậu không đáp ứng nhu cầu phát triển Cơ quan ĐHQGHN; o Ban hành không thẩm quyền; o Có vi phạm qui trình kiểm sốt tài liệu, hình thức tài liệu như: thiếu số, ngày, tháng, năm ban hành Các tài liệu Cơ quan ĐHQGHN xem xét, cập nhât để đảm bảo ln phù hợp có tình sau: o Thay đổi vản qui phạm pháp luật; o Thay đổi cấu tổ chức, trách nhiệm quyền hạn; o Thay đổi loại hình dịch vụ đặc tính dịch vụ/sản phẩm; o Thay đổi công nghệ, kỹ thuật mới; o Các yêu cầu cải tiến, khắc phục, phòng ngừa 7.2.9 Dấu hiệu tài liệu kiểm soát o o o o o Các tài liệu kiểm soát tài liệu có dấu pháp nhân màu đỏ Cơ quan ĐHQGHN đóng trang tài liệu Các đơn vị phép sử dụng tài liệu có dấu pháp nhân màu đỏ Cơ quan ĐHQGHN để thực cơng việc, tài liệu khơng có dấu pháp nhân màu đỏ Cơ quan ĐHQGHN coi tài liệu tham khảo, khơng thức sử dụng để thực công việc Trưởng P HC đạo văn thư P HC để đảm bảo tài liệu phân phối cho phận có liên quan tài liệu phê duyệt đóng dấu pháp nhân màu đỏ Cơ quan ĐHQGHN trang tài liệu Khi P HC phân phối tài liệu phải sử dụng biểu mẫu 01/QT-HCVP/BM05 Khi phân phối tài liệu, Văn thư có trách nhiệm đồng thời thu hồi tài liệu lỗi thời đơn vị sử dụng, huỷ tài liệu lỗi thời thu hồi từ đơn vị áp dụng dấu hiệu nhận biết tài liệu lỗi thời qui định Văn thư đơn vị có trách nhiệm đảm bảo copy danh sách tài liệu phân phối phải có sẵn phận phân phối nơi sử dụng để tra cứu, đối chiếu Các tài liệu phân phối phải đăng ký vào Danh mục tài liệu phân phối theo 01/QT-HCVP/BM03 Các biểu mẫu kèm theo qui chế, qui định, quy trình, hướng dẫn công việc chụp để sử dụng không cần đóng dấu treo Việc kiểm sốt mẫu biểu vào số biểu mẫu lần sửa đổi biểu mẫu Các Quy trình, Hướng dẫn cơng việc biểu mẫu có liên quan phải đánh số thống Việc đánh số tài liệu thực theo Phụ lục - “Hệ thống mã số tài liệu” đính kèm theo Dấu hiệu tài liệu lỗi thời Các tài liệu lỗi thời muốn lưu lại mục đích cần phải gạch chéo trang đầu tài liệu sử dụng dấu “Lỗi thời” màu đỏ để nhận biết tài liệu lỗi thời 7.2.10 Cập nhật danh mục tài liệu Văn thư P HC có trách nhiệm cập nhât danh mục tài liệu sử dụng Cơ quan ĐHQGHN theo Danh mục tài liệu Cơ quan ĐHQGHN (01/QT-HCVP/BM02), danh mục tài liệu bên (01/QT-HCVP/BM04) Văn thư đơn vị có trách nhiệm cập nhật danh mục tài liệu phân phối theo Danh mục tài liệu phân phối (01/QT-HCVP/BM03), Danh mục tài liệu bên (01/QT-HCVP/BM04) đơn vị 7.2.11 Kiểm soát tài liệu bên Những qui định mục áp dụng văn qui phạm pháp luật (xem định nghĩa văn qui phạm pháp luật), không áp dụng công văn giấy tờ giao dịch để đạo hay giải một vụ việc cụ thể Tham khảo thêm Qui trình quản lý Cơng văn giấy tờ giao dịch (03/QT-HCVP) điều chỉnh việc nhận chuyển phòng chun mơn văn qui phạm pháp luật Sau nhận văn qui phạm pháp luật, đơn vị nhận văn có trách nhiệm nghiên cứu khác biệt văn điều chỉnh nội dung có liên quan mà đơn vị nhận trước so với văn nhận, sau đơn vị có trách nhiêm tiến hành nhận biết nội dung lỗi thời Phương pháp nhận biết nội dung lỗi thời Việc nhận biết nội dung lỗi thời tiến hành hình thức: o gạch chéo phần lỗi thời văn qui phạm pháp luật ban hành trước dẫn chiếu đến số văn lề bên cạch; o lập/cập nhật danh mục nội dung lỗi thời với dẫn chiếu số văn ứng với nội dung lỗi thời đính kèm (hoặc khơng đính kèm) văn qui phạm pháp luật lỗi thời Phương án 02 ưu tiên; o thơng báo bãi bỏ tồn văn qui phạm pháp luật, văn lỗi thời toàn Gửi trả P HC văn qui phạm pháp luật để chụp Phòng chức năng, sau tiến hành nhận biết phần lỗi thời văn qui phạm pháp luật, có trách nhiệm gửi cho P HC để chụp cho đơn vị có liên quan: a văn có nội dung lỗi thời sau gạch chéo nội dung lỗi thời dẫn chiếu đến số văn mới; b danh mục thay đổi với dẫn chiếu đến số văn ứng với nội dung lỗi thời đính kèm (hoặc khơng đính kèm) văn lỗi thời; c thơng báo việc bãi bỏ hồn toàn văn lỗi thời, văn lỗi thời toàn bộ; d văn nhận Phương pháp nhận biết văn qui phạm pháp luật hành Các tài liệu văn qui phạm pháp luật hành giá trị hiệu lực đóng dấu “Tài Liệu Bên Ngồi” màu đỏ Con dấu P HC giữ quản lý Gửi trả P HC văn qui phạm pháp luật lỗi thời để huỷ bỏ Những Cơ quan ĐHQGHN hợp sau sau đơn vị nhận văn qui phạm pháp luật P HC phân phát có trách nhiệm gửi lại P HC văn lỗi thời: a văn qui phạm pháp luật bãi bỏ hoàn toàn; b văn qui phạm pháp luật lỗi thời gạch chéo nội dung lối thời với dẫn chiếu đến số văn lề bên cạnh Lập danh mục văn qui phạm pháp luật Thủ trưởng đơn liên quan đạo văn thư đơn vị vị lập trì danh mục liệt kê tất qui pham pháp luật có nguồn gốc từ bên ngồi sử dụng để thực công việc đơn vị Danh mục lập theo biểu mẫu 01/QT-HCVP/BM04 kèm theo Các tài liệu khơng có lần xuất năm xuất trùng với lần xuất tài liệu tiêu đề có danh mục cần phải xem xét tính hành tài liệu đảm bảo sử dụng tài liệu HỒ SƠ LƯU TRỮ Văn Thư P.HCTC, văn thư đơn vị hay người phụ trách có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ sau: STT LOẠI HỒ SƠ TRÁCH NHIỆM THỜI HẠN LƯU Đề nghị ban hành/sửa đổi tài liệu Danh mục tài liệu Cơ quan ĐHQGHN Danh mục tài liệu phân phối Danh mục tài liệu bên Sổ phân phối tài liêu Bản tài liệu lỗi thời Văn thư P.HCTC Cập nhật, không huỷ Văn thư đơn vị Văn thư đơn vị Văn thư đơn vị Văn thư đơn vị Cập nhật, không huỷ Cập nhật, không huỷ năm sau Sau lần sửa đổi (nếu khơng có qui định khác quan chức năng) PHỤ LỤC ĐÍNH KÈM 9.1Hệ thống mã số tài liệu 9.2Các biểu mẫu STT TÊN BIỂU MÃU Đề nghị ban hành/sửa đổi tài liệu Danh mục tài liệu Cơ quan ĐHQGHN Danh mục tài liệu phân phối Danh mục tài liệu bên Sổ phân phối tài liệu MÃ SỐ 01/QT-HCVP/BM01 01/QT-HCVP/BM02 01/QT-HCVP/BM03 01/QT-HCVP/BM04 01/QT-HCVP/BM05 Phụ lục Quy trình 01/QT-HCVP HỆ THỐNG MÃ SỐ CÁC TÀI LIỆU SỐ CỦA QUY TRÌNH Mã tài liệu qui chế, qui định, qui trình, hướng dẫn, tiêu chuẩn áp sau: NN/AA-BBBB, đó: NN: số thứ tự tài liệu loại phận, số 01 AA:là ký tự thể loại tài liệu, với qui ước sau QĐ: hiểu chữ viết tắt chữ “Quy định” QC: hiểu chữ viết tắt chữ “Quy chế” QT: hiểu chữ viết tắt chữ “Quy trình” HD: hiểu chữ viết tắt chữ “Hướng dẫn” TC: hiểu chữ viết tắt chữ “Tiêu chuẩn” BBBB hiểu mã hiệu Bộ phận Mã hiệu phận thể sau: 10 11 12 13 14 15 HCVP: Hành Văn phòng TCCB: Tổ chức Cán CSVC: Cơ sở Vật chất ĐTĐH: Đào tạo Đại học ĐTTC: Đào tạo hệ Tại chức QLSV: Quản lý Sinh viên HSĐH: Đào tạo hệ Sau Đại học XDGT: Xây dựng Chương chình - Giáo trình QLTV: Quản lý Thư viện KHTC: Kế hoạch Tài TTNB: Thanh tra Nội NCKH: Nghiên cứu Khoa học HNHT: Hội nghị Hội thảo HTPT: Hợp tác Phát triển XBTC: Xuất Tạp chí KTĐBCL: Khảo thí Đảm bảo chất lượng SỐ CỦA MẪU BIỂU Số Mẫu biểu đánh số sau: NN/AA-BBBB/BM##/mm đó: BM - Chữ viết tắt chữ “Biểu mẫu” ## - Số thứ tự biểu mẫu đính kèm tài liệu, bắt đầu 01 /nn: - lần sửa đổi biểu mẫu, 00 NN/AA-BBBB tương tự mục nói Lưu ý: tham chiếu biểu mẫu tài liệu tầng chúng không cần tham chiếu đến lần sửa đổi biểu mẫu LẦN SỬA ĐỔI Lần sửa đổi Sổ tay chất lượng, Quy trình, Hướng dẫn cơng việc Mẫu biểu 00, 01, 02, 03, vv 00 hiểu lần sửa đổi Riêng biểu mẫu, số sửa đổi thể chuỗi ký tự mã số biểu mẫu TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ PHÒNG………… CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm Số: /TTr-…… TỜ TRÌNH Về việc đề nghị bổ sung (sửa đổi) văn Cơ quan ĐHQGHN Kính gửi: Ban Giám hiệu Cơ quan ĐHQGHN Đại học Kinh tế Phòng kính đề nghị Ban Giám hiệu Cơ quan ĐHQGHN Đại học Kinh tế xem xét đề xuất soạn thảo/sửa đổi tài liệu với nội dung sau: SOẠN THẢO TÀI LIỆU SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Tên tài liệu Mã số Mục đích Nội dung Đối tượng Phạm vi áp dụng Lý Hạn thực / / Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: ….; Người thực TRƯỞNG PHÒNG (Ký, ghi rõ họ tên) Ý KIẾN CỦA LÃNH ĐẠO TRƯỜNG Cần thẩm định 01/QT-HCVP/BM01/00 DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU CỦA TRƯỜNG TT Mã số Điều khoản ISO Tiêu đề tài liệu B / phận phát hành Lần sửa Tổng số Ngày lập: tháng năm NGƯỜI LẬP (Ký) 01/QT-HCVP/BM02/00 DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU ĐƯỢC PHÂN PHỐI Nơi phân phối: TT Mã số Tiêu đề tài liệu B / phận phát hành Lần sửa Tổng số Ngày lập: tháng năm NGƯỜI LẬP (Ký) 01/QT-HCVP/BM03/00 DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU BÊN NGOÀI đơn vị: TT Mã số Tiêu đề tài liệu Lần (năm) xuất Tổng số Ngày lập: tháng năm NGƯỜI LẬP (Ký) 01/QT-HCVP/BM04/00 SỔ Trang: PHÂN PHỐI TÀI LIỆU NO MÃ SỐ TIÊU ĐỀ LẦN SỬA KÝ NHẬN NO MÃ SỐ TIÊU ĐỀ KÝ NHẬN 01/QT-HCVP/BM05/00 LẦN SỬA Bộ phân WEB - Tạp chí Ban Thanh Tra P.NCKH-HTPT P.Kế họach – Tài P.Đào tạo CHI TIẾT VỀ TÀI LIỆU P.HCTC Ban Giám hiệu BỘ PHẬN ĐƯỢC PHÂN PHỐI / ... tắt từ Phân Công P.HCTC: chữ viết tắt P Hành Chính Tổ chức Tài liệu nội tài liệu Cơ quan ĐHQGHN ban hành Tài liệu bên ngồi tài liệu khơng phải Cơ quan ĐHQGHN ban hành sử dụng nội Cơ quan ĐHQGHN... thảo cuối tài liệu; đơn vị đầu mối phải ký tài liệu trước Người có thẩm quyền ký ban hành tài liệu; Văn thẩm định, có; Các tài liệu liên quan; Điều kiện phê duyệt tài liệu Các tài liệu coi đủ... ĐHQGHN đóng trang tài liệu Các đơn vị phép sử dụng tài liệu có dấu pháp nhân màu đỏ Cơ quan ĐHQGHN để thực cơng việc, tài liệu khơng có dấu pháp nhân màu đỏ Cơ quan ĐHQGHN coi tài liệu tham khảo,