Kinh nghiệm xử lý một số tình huống bị lỗi và các tiện ích sử dụng phím tắt khi soạn giáo án bằng phần mềm microsoft word 2003, 2010

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HĨA PHỊNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGA SƠN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM KINH NGHIỆM XỬ LÍ MỘT SỐ TÌNH HUỐNG BỊ LỖI VÀ CÁC TIỆN ÍCH SỬ DỤNG PHÍM TẮT KHI SOẠN GIÁO ÁN BẰNG PHẦN MỀM MICROSOFT WORD 2003, 2010 Người thực hiện: Nguyễn Thị Dung Chức vụ: Giáo viên Đơn vị: Trường THCS Nga Thắng SKKN thuộc lĩnh vực: Tin học THANH HÓA NĂM 2019 MỤC LỤC Mục Nội dung Trang MỞ ĐẦU 1.1 Lí chọn đề tài 1.2 Mục đích nghiên cứu 1.3 Đối tượng nghiên cứu 1.4 Phương pháp nghiên cứu NỘI DUNG 2.1 Cơ sở lí luận sáng kiến kinh nghiệm 2.2 Thực trạng vấn đề cần nghiên cứu 2.3 Các giải pháp sử dụng để giải vấn đề 2.4 Hiệu sáng kiến kinh nghiệm 21 KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ 21 3.1 Kết luận 21 3.2 Kiến nghị 22 Tài liệu tham khảo 23 Danh mục SKKN xếp loại 24 1- MỞ ĐẦU 1.1 Lí chọn đề tài: Từ năm học trước nay, Bộ GD-ĐT có chủ trương đẩy mạnh ứng dụng cơng nghệ thông tin (CNTT) vào trường học nhằm bước nâng cao chất lượng giáo dục Đây hướng phấn đấu nhằm vượt qua ranh giới lạc hậu giáo dục nước ta so với khu vực giới Hướng phấn đấu địi hỏi phải trải qua q trình gặp khơng khó khăn Để thực tốt việc dạy học CNTT, điều kiện cần thiết giáo viên phải sử dụng thành thạo máy vi tính phần mềm cần thiết để soạn thiết kế dạy Trong có phần mềm Microsoft Word sử dụng phổ biến từ trước đến dùng để soạn thảo văn soạn giáo án Word phần mềm soạn thảo mạnh mẽ, với word soạn thảo văn bản, kẻ bảng biểu, chèn hình ảnh, chèn cơng thức tốn học, hóa học, tạo chữ nghệ thuật, vẽ nhiều hình khác nhau, … Chính giáo viên sử dụng phần mềm để soạn giáo án cho mơn học miễn giáo viên có kiến thức kỹ cần thiết để sử dụng phần mềm Đối với trường THCS Nga Thắng, từ năm gần số giáo viên có máy tính bắt đầu sử dụng phần mềm để soạn giáo án Việc soạn giáo án máy tính nhà trường khuyến khích nhiều giáo viên quan tâm Vì vậy, nhiều đồng chí đầu tư mua sắm máy vi tính để soạn giáo án máy Đây tiền đề để giáo viên nhà trường tiếp cận phát triển ứng dụng CNTT vào dạy học Cho đến nay, 100% giáo viên nhà trường có máy tính riêng, có tới 80% giáo viên sử dụng laptop Điều chứng tỏ quan tâm hưởng ứng mạnh mẽ chủ trương đổi phương pháp dạy học: Ứng dụng công nghệ thông tin vào dạy học tập thể giáo viên nhà trường Tuy nhiên, trình thực hành sử dụng phần mềm để soạn giáo án giảng điện tử giáo viên gặp khơng khó khăn nhiều nguyên nhân như: + Một số giáo viên chưa đào tạo tin học văn phòng + Một số giáo viên học tin học văn phịng trường chun nghiệp lâu khơng sử dụng nên quên thiếu kỹ xử lí vấn đề gặp phải + Đa số giáo viên đào tạo sử dụng hệ điều hành soạn thảo bản, thiếu kỹ vẽ hình lập bảng biểu, xử lí hình ảnh, + Các phần mềm chủ yếu tiếng Anh nên trình độ tiếng Anh giáo viên hạn chế + Một số lỗi khơng tương thích phần mềm soạn thảo phần mềm gõ tiếng Việt + Một số giáo viên có thói quen ngại tìm hiểu, ngại học hỏi lên mạng để tìm kiếm thơng tin tài liệu học tập Là người đầu việc soạn giáo án máy sử dụng giáo án điện tử nhà trường, đến thân đồng nghiệp đúc rút số kinh nghiệm hữu ích việc soạn giáo án phần mềm Microsoft Word soạn giáo án điện tử phần mềm PowerPoint Trong năm học nhóm chúng tơi tổ chức nghiên cứu tổng hợp kinh nghiệm xử lí tình bị lỗi tiện ích sử dụng phím tắt soạn giáo án phần mềm Microsoft Word Vì chúng tơi chọn đề tài: “Kinh nghiệm xử lí số tình bị lỗi tiện ích sử dụng phím tắt soạn giáo án phần mềm Microsoft Word 2003, 2010 ” 1.2 Mục đích nghiên cứu: - Tơi nghiên cứu đề tài với mục đích đúc rút số kinh nghiệm việc xử lí số tình khơng mong muốn soạn giáo án phần mềm Microsoft Word số thủ thuật dùng phím tắt giúp cho việc soạn thảo nhanh 1.3 Đối tượng nghiên cứu: - Phần mềm Microsoft Word 2003, 2010 - Một số lỗi tình khơng mong muốn, số thủ thuật dùng phím tắt soạn giáo án phần mềm soạn thảo Microsoft Word - Các cách xử lí lỗi tình không mong muốn nêu Trong đề tài chúng tơi nghiên cứu xử lí số lỗi tình mà giáo viên thường gặp thủ thuật sử dụng phím nóng soạn thảo văn soạn giáo án phần mềm Microsoft Word 2003, 2010 Giao diện Microsoft Word 2003 Giao diện Microsoft Word 2010 Không nghiên cứu vấn đề chuyên sâu, nâng cao xử lí lỗi tạo chạy Macro Word, lỗi cài đặt phần mềm, lỗi virus,… 1.4 Phương pháp nghiên cứu: Thực đề tài sử dụng phương pháp sau: 1) Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Các tài liệu chủ yếu tìm mạng Internet (các báo, viết chia sẻ kinh nghiệm Blog, diễn đàn, ) 2) Phương pháp thực nghiệm: Tìm hiểu xử lí lỗi tình mà đồng nghiệp gặp phải, ghi chép lại cách xử lí 3) Phương pháp thảo luận: Thảo luận với bạn bè đồng nghiệp lỗi tình mà đồng nghiệp gặp phải sử dụng phần mềm Microsoft Word NỘI DUNG 2.1/ Cơ sở lí luận sáng kiến kinh nghiệm: Triển khai ứng dụng CNTT theo tinh thần Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 Chính phủ ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động giáo dục nâng cao lực ứng dụng CNTT đáp ứng chuẩn kỹ sử dụng CNTT quy định Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày 11/3/2014 Bộ Thông tin Truyền thông; kỹ đảm bảo an tồn, an ninh thơng tin; kỹ khai thác sử dụng có hiệu phần mềm quản lý nhà trường Đẩy mạnh ứng dụng CNTT hỗ trợ đổi nội dung, phương pháp dạy học, kiểm tra đánh giá tất môn học Ứng dụng CNTT đổi phương pháp dạy học theo hướng giáo viên chủ động tích hợp CNTT vào môn học để nâng cao hiệu giảng, sử dụng phần mềm trình chiếu, kết hợp phần mềm mơ phỏng, thí nghiệm ảo phần mềm dạy học Công nghệ thông tin (sau viết tắt CNTT) công cụ đắc lực hỗ trợ đổi phương pháp giảng dạy, học tập hỗ trợ đổi quản lý giáo dục, góp phần nhằm nâng cao hiệu chất lượng giáo dục Phát triển nguồn nhân lực CNTT ứng dụng CNTT giáo dục nhiệm vụ quan trọng có ý nghĩa định phát triển CNTT đất nước Để đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin giáo dục đào tạo, tăng cường giảng dạy đào tạo yêu cầu việc đổi phương pháp dạy học nên GV cần vận dụng phương pháp soạn giảng cho phù hợp sử dụng phần mềm word Word phần mềm soạn thảo mạnh mẽ, có nhiều tính mà hầu hết người dùng khơng thể biết hết được, nhiên lại phần mềm sử dụng tiếng Anh Vì vậy, người khơng thơng thạo tiếng Anh lại khó khăn sử dụng, gặp tình khơng mong muốn q trình sử dụng Mặt khác, nhiều tính Word kích hoạt tổ hợp phím mặc định Do đó, q trình sử dụng phần mềm word để soạn thảo văn soạn giáo án đơi vơ tình bấm phải tổ hợp phím trùng với tổ hợp phím chức Word, việc làm dẫn đến việc kích hoạt tính tương ứng Word mà khơng hay biết, dẫn đến tình khơng mong muốn khơng biết cách xử lí soạn thảo Ngoài ra, thiết lập mặc định Word lại thiết lập mà người dùng muốn thiết đặt, người dùng lại không thông thạo tiếng Anh khơng nắm hết tính Word nên điều chỉnh Trong khơng có tài liệu hướng dẫn cụ thể việc sử dụng hết tính Word người dùng chủ yếu tự học, tự tìm hiểu trao đổi kinh nghiệm với trình sử dụng Phần mềm Word có nhiều phiên bản: Word 2000, 2003, 2007, 2010, 2013 Nhưng phiên Word 2003 nhiều giáo viên sử dụng tính đơn giản mà đầy đủ tính cần thiết để soạn giáo án cho môn học Từ phiên Word 2007 trở lên có thay đổi lớn giao diện người dùng bổ sung thêm nhiều tính nên khó sử dụng Những phiên phù hợp cho người thích khám phá cần có thời gian dài để người dùng tìm hiểu sử dụng thành thạo Và có đến 90% giáo viên cán nhà trường sử dụng phần mềm Word 2003 Chính vậy, đề tài chúng tơi tập trung nghiên cứu xử lí tình soạn thảo văn giáo án phần mềm Word 2003, 2010 chủ yếu 2.2 – Thực trạng vấn đề cần nghiên cứu: Mặc dù 100% giáo viên nhà trường sử dụng giáo án đánh máy 100% giáo viên có máy tính riêng để sử dụng Tuy nhiên, trình sử dụng phần mềm Word để soạn giáo án văn đồng nghiệp gặp khơng tình khó xử lí Ví dụ số lỗi thường gặp như: lỗi kẻ bảng chia cột, lỗi font chữ, lỗi đánh số trang Do thân đào tạo tin học cộng với niềm đam mê cơng nghệ thơng tin nên đúc rút cho nhiều kinh nghiệm hữu ích việc sử dụng phần mềm Microsft Word Vì vậy, có vấn đề vướng mắc tin học giáo viên thường tìm hỏi tơi Khi tơi thường cố gắng tìm hiểu để xử lí tình a Thuận lợi: + Đối với học sinh: Nội dung học mang tính hấp dẫn soạn giáo án điện tử thu hút học sinh, học có hình ảnh phong phú giúp em say mê làm tăng khả tự giác, chủ động học tập, giúp em tìm lại niềm hứng thú + Đối với giáo viên: Giáo viên có am hiểu kiến thức học để soạn giảng công nghệ thông tin làm cho giảng trở nên sinh động hấp dẫn giúp người học dễ ghi nhớ b Khó khăn: Thoạt đầu, bước cần chuẩn bị để soạn giảng công nghệ thông tin cịn gặp nhiều khó khăn soạn giáo án giáo viên gặp nhiều lỗi (lỗi kẻ bảng biểu, lỗi font chữ, chèn số trang, lề ) mà cách sửa lỗi 2.3 Các giải pháp sử dụng để giải vấn đề: Sau tơi xin trình bày số tình thường gặp soạn giáo án soạn thảo văn phần mềm word 2003, 2010 cách xử lí, khắc phục tình đó: 2.3.1 Khi soạn giáo án hay gặp phải tạo bảng (Table) dịng, cột bị chia sang trang khơng hợp lí: - Khi soạn giáo án người giáo viên phải tạo bảng chia thành cột dòng, nhiên số trường hợp bảng khơng vừa trang dịng bảng bị nhảy sang trang khác để lại khoảng trống dài khơng hợp lí trang thứ Đáng lẽ phải này: Nhưng lại hiển thị: trang thứ có dịng thứ table khoảng trống phía dưới, dịng cịn lại nhảy sang trang Phần lại nhảy sang trang hình Cách khắc phục: - Chọn tồn Table (bơi đen tồn bộ), nhấn phải chuột chọn Table Properties Chọn thẻ Row -> đánh dấu vào mục Specify height, ô bên cạnh chỉnh cm, đánh dấu vào mục Allow row to break … -> OK 2.3.2 Các lỗi font chữ Lỗi Không hiển thị tiếng việt máy tính thiếu font chữ: Trước người dùng thường sử dụng phần mềm Vietkey 2000 để soạn thảo văn tiếng Việt Khi cài đặt phần mềm vào máy tính chương trình cài thêm font tiếng Việt vào máy font ABC font VNI Ưu điểm font chữ có nhiều kiểu chữ đẹp, người dùng dễ dàng chuyển đổi kiểu chữ khác font Tuy nhiên nhược điểm đem văn soạn thảo font sang máy tính khơng có font chữ văn bị lỗi font khơng thể hiển thị nội dung tiếng việt Hoặc đưa tài liệu lên mạng văn thị tiếng việt web Nhưng xu hướng nay, người chuyển sang sử dụng font chữ Unicode dựng sẵn sử dụng gõ Vietkey (không cài thêm font kia) gõ Unikey (cũng không hỗ trợ cài thêm font kia) nên có máy cài đặt thêm font chữ Do đó, nhiều giáo viên gặp phải tình huống: tải tài liệu mạng dùng mở lại khơng thể xem tiếng việt (do tài liệu soạn thảo font ABC VNI máy khơng cài font chữ đó) Hay có người đem giáo án in nhờ máy người khác, mở thấy chữ bị lỗi đem máy xem lại khơng việc (do máy tính người bạn khơng cài loại font chữ này) * Cách khắc phục: Cách 1: Tìm font thích hợp để cài đặt thêm vào máy Cách giúp máy tính có thêm font chữ mà văn gốc tạo Nhờ đó, người dùng đọc văn gốc với font gốc, bảng mã để gõ văn vừa mở tương ứng tạo máy tính khác Chẳng hạn, người dùng tạo văn với font VnTime, sau thực cách để mở máy tính khác mở văn đọc dựa font VnTime với mã TCVN3 (ABC) Để thực việc này, phải mở văn để xem (dù đọc xác nội dung) Trên cửa sổ chương trình Word, ý nhìn tên font Font Dù máy tính khơng có font Word cho biết tên font tạo nên văn Font ABC thường bắt đầu Vn …., font VNI bắt đầu VNI… Tiếp theo, ta truy cập vào địa : www.fontchu.com , Chọn: Font tiếng Việt, lựa chọn font chữ cần download máy Sau tìm tải về, thực đưa font vào hệ thống copy tồn font chữ đó, vào Start -> Control Panel -> font , nhấn phải chuột -> chọn Paste Như bạn cài xong font vào máy, mở lại tài liệu bạn thấy văn hiển thị tiếng việt Nếu dùng Win7 Win8 cần nhấn chuột phải vào tệp tin font -> chọn Install Cách 2: Dùng công cụ trung gian để ép văn loại font mà máy tính có sẵn Chương trình trung gian mà dùng Unikey phiên Unikey Vista 2.0 trở lên (dùng phiên được, giao diện có chút khác biệt) Hiện hầu hết người dùng sử dụng gõ tiếng Việt Unikey Nếu máy tính chưa có bạn tải mạng, tiến hành cài đặt nhanh chóng ngơn ngữ tiếng Việt Với cách này, người dùng cần mở văn lên để xem font hiển thị Hiện nay, có nhiều loại font khác nhau, nhiên cần quan tâm loại font hay dùng Unicode (ứng với font chữ hiển thị tên đầy đủ, khơng có dấu chấm, như: Arial, Times New Roman, Tohoma,…), VNI Windows (ứng với font có chữ VNI- đứng trước) TCVN3 - ABC (ứng với tên font bắt đầu Vn) Nhìn xem font chữ hiển thị giao diện Word thuộc nhóm nhóm Tiếp theo ta copy (hoặc Cut) tồn nội dung văn gốc, sau nhấn chuột phải vào biểu tượng chương trình Unikey cài đặt (biểu tượng góc phải hình) -> chọn Cơng cụ… chương trình bảng sau: Tiếp theo, ơ: “Nguồn” chọn nhóm font font văn gốc, chọn font ép cho văn thành phẩm ơ: “Đích” Đặc biệt, Unikey cho phép thực đồng thời thao tác Loại bỏ dấu, Sang chữ hoa, Sang chữ thường,… Tiếp theo bạn việc nhấn nút “Chuyển mã” để thực chuyển sang mã font mới, dán nội dung nhớ đệm vào chương trình soạn thảo lưu lại xong Hoàn tất chuyển đổi font chữ Unikey Nếu copy toàn nội dung văn gốc, bạn việc nhấn nút Chuyển mã để thực chuyển sang mã font mới, dán nội dung nhớ đệm vào chương trình soạn thảo lưu lại xong Đây cách để chuyển mã font với Lời khuyên: - Hãy soạn giáo án tài liệu khác font Unicode, bạn đọc tất máy tính chạy hệ điều hành Windows, kể máy tính khơng cài word bạn tải lên Gmail xem tiện ích Google Docs Gmail, đồng thời in tài liệu từ tiện ích mà khơng cần thơng qua Word Lỗi Không hiển thị chữ gõ tiếng việt: - Nhiều đồng chí mắc lỗi này, ví dụ muốn gõ từ “Tiếng Việt” lại “TiÕng ViÖt” * Nguyên nhân: Do lỗi khơng tương thích font chữ bảng mã font gõ tiếng việt + Nếu font Unicode phải chọn bảng mã Unicode dựng sẵn + Nếu font ABC phải chọn bảng mã TCVN3 (ABC) + Nếu font VNI phải chọn bảng mã VNI window Lời khuyên: Trong văn giáo án nên soạn font (tốt font Unicode) Tuy nhiên, thực tế giáo viên hay rơi vào tình tài liệu tồn nhiều font chữ khác trình chỉnh sửa, copy từ tài liệu khác Cách khắc phục: Trước paste nội dung copy vào tài liệu chuyển font chữ mà soạn thảo Bộ gõ Unikey có hỗ trợ tính chuyển mã font chữ nhanh chóng trình bày - Khắc phục: Vào menu Tools -> Options -> Chọn thẻ View hủy dấu kiểm ô Picture Placeholders -> nhấn OK Lỗi Khi lề hai bên : Khi hai bên lề phải trái, dịng chữ (khơng đủ dịng) thường gặp cố sau: - Có dịng xếp trái (đúng) - Có dịng giãn đến hết bên phải, dịng có vài chữ (xấu) Cách chỉnh lại: Ví dụ: dịng thứ bị giãn Khắc phục: - Để chuột (dấu nháy) đầu dòng (dòng dưới), bấm phím BackSpace (để nối dịng lại) bấm Enter (để đưa dòng trở vị trí cũ) Khi dịng lề Lỗi Nhảy số thứ tự tự động Nhảy số thứ tự tự động Enter xuống dòng: - Trong soạn thảo văn giáo án nhiều giáo viên bực xuống hết dịng nhấn Enter xuống dịng xuất số thứ tự đầu dịng, phải chọn Undo xóa số thứ tự thời gian * Khắc phục: Vào menu File -> Page setup -> chọn thẻ Layout nhấn nút LineNumbers… -> bỏ dấu kiểm ô Add line numbering -> nhấn OK Số thứ tự tự nhảy phần tiếp theo: - Ví dụ phần 1, người dùng cho nhảy số thứ tự tự động từ đến (hoặc từ a đến e) Ở phần cho nhảy tự động từ đến (hoặc từ a đến e) Nhưng phần lại nhảy tiếp số thứ tự phần (tức từ đến 11) Cách khắc phục: - Bấm chuột vào số phần 2, nhấn phải chuột chọn: Numbering -> Start new list Lỗi Khi nhấn phím Tab xuất dấu mũi tên: - Khắc phục: Vào menu Tools -> Options -> Chọn thẻ View hủy dấu kiểm ô Tab Characters -> nhấn OK Lỗi Khi kẻ hình vẽ hay Text box xuất đường viền bao quanh: - Mỗi vẽ hình cơng cụ Drawing chọn Text box lại xuất dường viền bao quanh khiến ta khó thao tác: - Khắc phục: + Để loại bỏ tạm thời ta chọn Undo Ctrl + Z, + Để khắc phục hẳn ta Vào menu Tools -> Options -> Chọn thẻ Genaral hủy dấu kiểm ô Automatic Create… -> nhấn OK Lỗi Khi nhấn phím Home hay End khơng có tác dụng: - Phím Home dùng để đưa trỏ đầu dịng, phím End dùng để đưa trỏ cuối dịng, đơi bạn lại gặp phải tình hai phím khơng có tác dụng - Khắc phục: Vào menu Tools -> Options -> Chọn thẻ Genaral hủy dấu kiểm ô Navigation keys for Wordperfect users -> nhấn OK Lỗi Trên văn có màu màu xanh chữ màu trắng: 11 - Khắc phục: Vào menu Tools -> Options -> Chọn thẻ Genaral hủy dấu kiểm ô Blue background, white text -> nhấn OK Lỗi Khi in giáo án bị in từ trang cuối lên trang đầu: - Khắc phục: Vào menu Tools -> Options -> Chọn thẻ Print hủy dấu kiểm ô Reverse Print order -> nhấn OK Lỗi Chữ “i” biến thành “I” soạn thảo với font TCVN3-ABC: - Rất nhiều người gặp phải tình này: gõ từ kết thúc có chữ “i” lại hóa “i hoa” ví dụ câu “tơi thi” thành “tôI đI thI” Thủ phạm gây tượng tùy chọn sửa tự động AutoCorrect MS Word hiểu nhầm từ ngữ ta với Tây, chữ biểu thị thứ Anh văn viết hoa “I” Khắc phục nó, cần truy cập trình đơn Tool MS Word, lựa chọn AutoCorrect Option, bỏ dấu tick Replace text as you type để tắt chức Hoặc khơng muốn tắt chức ô Replace ta gõ vào chữ “i” ô with ta gõ chữ “i” bấm nút Replace -> OK Hoặc Đánh chữ “i” ô Replace, thấy hai chữ “i”, “I” xuất dịng bên bấm chọn vào dịng -> Delete ->OK Lỗi 10 Để sửa lại đơn vị định dạng trang từ Inches sang Centimeters: Mặc định đơn vị đo lường MS Word inch, VN dùng đơn vị đo lường cm, thể thức văn theo qui định nhà nước tính đơn vị đo cm Vì cần chuyển đổi đơn vị đo lường MS Word sang cm - Vào Tools -> Options -> Chọn Tab General ->Ở ô Measurement units chọn Centimeters OK - Lưu tài liệu soạn thảo khởi động lại MS Word để thiết lập có hiệu lực lần soạn thảo Lỗi 11 Để có đường bao quanh văn bản: - Vào Tools -> Options -> Chọn Tab View -> Đánh dấu chọn ô Text boundaries OK Lỗi 12 Để xóa triệt để đường zíc zắc đỏ gạch chân dịng chữ: - Điều gây khó chịu ta xem văn bản, tính kiểm tra lỗi ngữ pháp tiếng Anh khơng có tác dụng tiếng Việt Để khắc phục: + Vào Tools -> Options -> Chọn Tab Spelling and Grammar -> Xóa dấu chọn tồn mục “Check…” OK Lỗi 13 Căn lề in giáo án 13.1 Lỗi in giáo án khơng kích thước lề chỉnh: - Nhiều giáo viên thắc mắc lề giáo án quy định, in lại khơng - Ngun nhân: Do Word mặc định cỡ giấy Letter, cỡ giấy in cỡ giấy A4 (Cỡ giấy Letter rộng dài cỡ giấy A4) Rất nhiều người không để ý điều dẫn đến lỗi 12 - Cách khắc phục: Vào File -> Page setup -> Ở Tab Margin chọn thông số lề, trên, dưới; Tab Paper Size chọn cỡ giấy in (A4) OK Để đặt cỡ giấy mặc định ta thực bấm thêm nút Defaul… trước bấm OK 13.2 Lỗi lề không in hai mặt: Để tiết kiệm giấy in, đa số giáo viên in giáo án mặt nhiều đồng chí khơng biết làm để lề phần kẹp giáo án hai mặt có độ rộng Nếu để theo mặc định kẹp giáo án mặt thứ bị kẹp phần chữ lề bên phải thường để hẹp Cách khắc phục: Vào menu File -> Page setup -> thẻ Margins ta chọn hình vẽ bấm OK Lỗi 14 Đánh số trang mà không đánh được: Khi soạn giáo án ta sử dụng đánh số trang mà không hiển thị chữ Page\*Mergeformat Cách khắc phục: Mở văn cần sửa -> kích chọn File -> chọn Options-> chọn advanced mục show document content bỏ dấu tích Show field codes instead of their values Lỗi 15 Chữ hoa đầu câu nguyên âm có dấu tiếng Việt bị thụt xuống: Trước gõ từ có chữ hoa nguyên âm đầu câu, bạn vào Tools -> AutoCorrect Options -> AutoCorrect bỏ dấu kiểm dòng Correct Two Intial Capital OK Lỗi 16 Bảo mật thông tin Word: Đôi khi, bạn muốn lưu số thông tin riêng máy tính quan mà không muốn đọc File word bạn bảo mật cao khơng có truy cập vào bạn chọn công cụ sau Bạn vào mục Tools \ Options\ Security 13 Trong mục chọn mật để mở file “Password to Open” bạn nhập mật tuỳ chọn Bạn chọn kiểu chữ nhập vào ô “Password to Open” cách nhấn chuột vào nút “Advanced” tiến hành chọn kiểu chữ thích hợp Sau đó, bạn chuyển đến mục mật dùng để sửa đổi văn “Password to modify” bạn nhập mẩu vào Cuối bạn nhấn nút OK để kết thúc thao tác Lỗi 17 Chèn số thứ tự trang mà không được: Đây lỗi mà bạn copy file nhiều nơi, bạn chèn trang khơng bạn đánh máy bình thường được: Cho nên bạn làm theo cách sau đây: Bạn vào Insert -> pages Numbers -> format> continue from -> OK Là xong Lỗi 18 Hiện tượng lệch dấu ký tự chữ hoa: Khi sử dụng font chữ thuộc bảng mã TCVN3, VNI-Windows … lúc bỏ dấu thấy dấu bị lệch sang bên phải làm cho văn thiếu thẩm mỹ Nguyên nhân: - Do tiện ích AutoCorrect Word Khắc phục: - Vào menu Tools ->AutoCorrect Options Chọn thẻ AutoCorrect, bỏ đánh dấu mục Correct Two Initial Capitals Nhấn OK Lỗi 19 Nhảy hình vẽ ghép nối chỉnh sửa giáo án: Trong soạn giáo án, nhiều ta phải sử dụng công cụ Dawring > Shapes để vẽ hình từ nhiều hình ghép nối với A A Ví dụ: Hình vẽ bên gồm đoạn thẳng ghép nối lại với text box để đặt tên cho điểm H BB D D H H C C 14 Nhưng q trình đánh thêm chữ xuống dịng làm hình ghép nhảy sang vị trí khác khiến hình vẽ bị sai việc chỉnh lại cho khó khăn Cách khắc phục: Nhấn giữ phím Ctrl bấm chuột chọn tất đối tượng hình vẽ -> nhấn phải chuột chọn Grouping -> Group (như hình dưới) Làm ta đưa tất đối tượng hình vẽ vào nhóm, bị di chuyển tất đối tượng di chuyển nên hình vẽ giữ nguyên, đồng thời ta khơng thể sửa chữa hình vẽ Nếu muốn sữa chữa hình vẽ ta bấm chuột chọn hình vẽ -> nhấn phải chuột chọn Grouping -> Ungroup * Một trường hợp khác là: Khi ta muốn chỉnh đường kẻ hay vng (hoặc đối tượng Shapes công cụ Drawing nào) vào vị trí định bị lên xuống mà nằm vị trí mà ta muốn đặt Cách khắc phục: -Nhấn giữ phím Ctrl dùng phím mũi tên để di chuyển đối tượng, hình vẽ dịch chuyển đến vị trí mong muốn Lỗi 20 Khi cuộn ngang dọc biến mất: bạn mở menu Tools -> Options; thẻ View -> chọn Hozirontal scroll bar Vertical scroll bar để chúng xuất trở lại Lỗi 21 Giãn dịng khơng đúng: Nhiều trường hợp giáo viên chọn giãn dòng cho đoạn văn bản, ví dụ dịng đơn (Single) Nhưng có dịng dịng đơn có dịng lại cách xa (các dịng giãn khơng đều) Mặc dù bơi đen tồn văn chọn chọn lại dịng đơn mà khơng Nguyên nhân: Thường copy tài liệu khác nhau, dịng giãn khơng thường phần cách hai đoạn văn (khi Enter xuống dòng) 15 Khắc phục: Bơi đen tồn phần văn muốn giãn dòng -> nhấn phải chuột chọn Paragraph -> hộp thoại -> chỉnh thông số phần đóng khung hình đây, bấm OK: Lỗi 22 Khi chép đoạn văn bản: - Khi copy đoạn tài liệu mạng xuất màu văn đó, muốn xóa bỏ màu ta chọn phần văn nhấn lệnh clear formatting Lỗi 23 Hiện tượng cách chữ gõ tiếng Việt có dấu: Trong số trường hợp sử dụng gõ Vietkey gõ tiếng Việt có dấu MS Word làm chữ có dấu tự động bị tách phần nguyên âm phụ âm có dấu, trường hợp chế độ cắt dán thông minh MS Word Để khắc phục trường hợp cần tắt chế độ cắt dán thông minh, việc tắt chế độ khơng ảnh hưởng đến q trình soạn thảo văn Vào menu Tools -> Options Chọn thẻ Edit Bỏ đánh dấu mục Smart cut and paste Nhấn OK Sau lưu tài liệu soạn thảo lại khởi động lại MS Word Lỗi 24 Muốn dán ảnh từ chụp hội thoại vào văn bản: 16 - Chọn hình ảnh muốn chụp -> nhấn phím PrtScr(PrintSreen)trên bàn phím -> đưa đến văn muốn dán nhấn Ctrl+V Lỗi 25 Khi sử dụng tên file 25.1 Lỗi đặt tên giáo án lưu: - Có đồng chí sau soạn giáo án tài liệu xong bấm Save để lưu lại, phần mềm yêu cầu đặt tên cho tài liệu đặt tên xong, bấm Save chương trình thơng báo tiếng Anh khơng cho lưu Lỗi người dùng đặt tên tài liệu có sử dụng kí tự đặc biệt thường dấu gạch chéo “/” Thơng báo có nội dung “tên file bạn đặt không hợp lệ” Nếu người biết tiếng Anh biết điều Vì đặt tên tài liệu không dùng kí tự đặc biệt 25.2 Lỗi khơng sửa tên file: - Có đồng chí thắc mắc có nhiều file sửa tên bình thường có lúc lại không sửa Thực nguyên nhân file mở, có chương trình sử dụng file Trong trường hợp ta khơng thể đổi tên file, củng khơng thể xóa file Vì đóng file lại đổi tên 25.3 Lỗi downloads văn máy mà văn có màu nền: -Để bỏ màu văn ta kích chọn Format-> Background-> chọn Nofill (hoặc chọn màu trắng) 17 Lỗi 26.Chuyển đổi file Word sang file ảnh: Trong trình soạn giáo án muốn có giữ liệu file ảnh word ta làm sau: B1: Chọn file word nhấn Ctrl +A Ctrl+ C -> Paste -> Paste Special B2: Xuất Paste Special -> Picture(Enhanced Metafile) -> Ok B3: Quay lại word -> chuột phải chọn Save as picture Trong ô Save as type: -> Interchanger Fomat(*.jpg) -> Save 2.3.4 Cách sử dụng phím tắt (phím nóng) word, , , Các phím tắt Microsoft Word tiện lợi trường hợp khơng dùng đến chuột tiết kiệm nhiều thời gian, giúp bạn soạn thảo giáo án thao tác với văn Word nhanh Các phím tắt khơng phân biệt phiên Office, phím tắt Word 2003, 2007, 2010 gọi hộp thoại phụ thực chức tương tự Sau phím tắt hữu dụng mà tơi học sử dụng soạn giáo án, xin chia sẻ để bạn tham khảo: 2.3.4.1 Tạo mới, chỉnh sửa, lưu văn bản: Ctrl + N tạo tài liệu Ctrl + O mở tài liệu Ctrl + S Lưu tài liệu Ctrl + C chép văn Ctrl + X cắt nội dung chọn Ctrl + V dán văn Ctrl + F bật hộp thoại tìm kiếm Ctrl + H bật hộp thoại thay Ctrl + P Bật hộp thoại in ấn Ctrl + Z hồn trả tình trạng văn trước thực lệnh cuối Ctrl + Y phục hội trạng văn trước thực lệnh Ctrl + Z Ctrl + F4 , Ctrl + W, Alt + F4 đóng văn bản, đóng cửa sổ Ms Word 2.3.4.2 Định dạng: Ctrl + B Định dạng in đậm 18 Ctrl + D Mở hộp thoại định dạng font chữ Ctrl + I Định dạng in nghiêng Ctrl + U Định dạng gạch chân 2.3.4.3 Căn lề đoạn văn bản: Ctrl + E Canh đoạn văn chọn Ctrl + J Canh đoạn văn chọn Ctrl + L Canh trái đoạnvăn chọn Ctrl + R Canh phải đoạn văn chọn Ctrl + M Định dạng thụt đầu dòng đoạn văn Ctrl + Shift + M Xóa định dạng thụt đầu dòng Ctrl + T Thụt dòng thứ trở đoạn văn Ctrl + Shift + T Xóa định dạng thụt dịng thứ trở đoạn văn Ctrl + Q Xóa định dạng canh lề đoạn văn 2.3.4.4 Tạo số trên, số dưới: Ctrl + Shift + = Tạo số Ví dụ m2 Ctrl + = Tạo số Ví dụ H2O 2.3.4.5 Chọn văn đối tượng: Shift + > chọn ký tự phía sau Shift + < chọn ký tự phía trước Ctrl + Shift + > chọn từ phía sau Ctrl + Shift + < chọn từ phía trước Shift + * chọn hàng phía Shift + (mũi tên xuống) chọn hàng phía Ctrl + A chọn tất đối tượng, văn bản, slide tùy vị trí trỏ đứng 2.3.4.6 Di chuyển: Ctrl + Mũi tên Di chuyển qua ký tự Ctrl + Home Về đầu văn Ctrl + End Về vị trí cuối văn Ctrl + Shift + Home Chọn từ vị trí đến đầu văn Ctrl + Shift + End Chọn từ vị trí đến cuối văn 2.3.4.7 Sao chép định dạng: Ctrl + Shift + C Sao chép định dạng vùng liệu cần chép Ctrl + Shift + V Dán định dạng chép vào vùng liệu chọn 2.3.4.8 Menu & Toolbars: Tab di chuyển đến mục chọn, nhóm chọn Shift + Tab di chuyển đến mục chọn, nhóm chọn phía trước Ctrl + Tab di chuyển qua thẻ hộp thoại Shift + Tab di chuyển tới thẻ phía trước hộp thoại 19 Alt + Ký tự gạch chân chọn bỏ chọn mục chọn 2.3.4.9 Làm việc với bảng biểu: Tab di chuyển tới chọn nội dung ô Hoặc tạo dòng đứng ô cuối bảng Shift + Tab di chuyển tới chọn nội dung ô liền kế trước Nhấn giữ phím Shift + phím mũi tên để chọn nội dung ô Ctrl + Shift + F8 + Các phím mũi tên mở rộng vùng chọn theo khối Shift + F8 giảm kích thước vùng chọn theo khối Ctrl + (khi đèn Num Lock tắt) chọn nội dung cho toàn bảng Alt + Home dịng Alt + End cuối dịng Alt + Page up ô cột Alt + Page down ô cuối cột Mũi tên lên - Lên dòng Mũi tên xuống xuống dịng 2.3.4.10 Các phím F: F1 trợ giúp F2 di chuyển văn hình ảnh (Chọn hình ảnh, nhấn F2, kích chuột vào nơi đến, nhấn Enter F3 chèn chữ tự động (tương ứng với menu Insert - AutoText) F4 lặp lại hành động gần F5 thực lệnh Goto (tương ứng với menu Edit - Goto) F6 di chuyển đến panel frame F7 thực lệnh kiểm tra tả F8 mở rộng vùng chọn F9 cập nhật cho trường chọn F10 kích hoạt thực đơn lệnh F11 di chuyển đến trường F12 thực lệnh lưu với tên khác (tương ứng menu File Save As ) 2.3.4.11 Kết hợp Shift + phím F: Shift + F1 hiển thị trỏ trợ giúp trực tiếp đối tượng Shift + F2 chép nhanh văn Shift + F3 chuyển đổi kiểu ký tự hoa - thường Shift + F4 lặp lại hành động lệnh Find, Goto Shift + F5 di chuyển đến vị trí có thay đổi 20 văn Shift + F6 di chuyển đến panel frame liền kề phía trước Shift + F7 thực lệnh tìm từ đồng nghĩa (tương ứng menu Tools -Thesaurus) Shift + F8 rút gọn vùng chọn Shift + F9 chuyển đổi qua lại kết trường văn Shift + F10 hiển thị thực đơn ngữ cảnh (tương ứng với kích phải đối tượng văn bản) Shift + F11 di chuyển đến trường liền kề phía trước Shift + F12 thực lệnh lưu tài liệu (tương ứng với File Save tổ hợp Ctrl + S) 2.3.4.12 Kết hợp Ctrl + phím F: Ctrl + F2 thực lệnh xem trước in (tương ứng File Print Preview) Ctrl + F3 cắt Spike Ctrl + F4 đóng cửa sổ văn (khơng làm đóng cửa sổ Ms Word) Ctrl + F5 phục hồi kích cỡ cửa sổ văn Ctrl + F6 di chuyển đến cửa sổ văn Ctrl + F7 thực lệnh di chuyển menu hệ thống Ctrl + F8 thực lệnh thay đổi kích thước cửa sổ menu hệ thống Ctrl + F9 chèn thêm trường trống Ctrl + F10 phóng to cửa sổ văn Ctrl + F11 khóa trường Ctrl + F12 lệnh mở văn (tương ứng File - Open Ctrl + O) 2.3.4.13 Kết hợp Ctrl + Shift + phím F: Ctrl + Shift +F3 chèn nội dung cho Spike Ctrl + Shift + F5 chỉnh sửa đánh dấu (bookmark) Ctrl + Shift + F6 di chuyển đến cửa sổ văn phía trước Ctrl + Shift + F7 cập nhật văn từ tài liệu nguồn liên kết Ctrl + Shift + F8 mở rộng vùng chọn khối Ctrl + Shift + F9 ngắt liên kết đến trường Ctrl + Shift + F10 kích hoạt thước kẻ Ctrl + Shift + F11 mở khóa trường Ctrl + Shift + F12 thực lệnh in (tương ứng File –> Print Ctrl + P) 2.4 Hiệu sáng kiến kinh nghiệm: 21 Sau áp dụng phương pháp sửa lỗi vào công việc soạn giảng phần mềm Microsoft Word làm phiếu khảo sát mức độ hiểu biết vận dụng công nghệ thông tin cho giáo viên trường THCS Nga Thắng kết sau: + Đối tượng : Giáo viên trường THCS Nga Thắng Được trí cho phép BGH nhà trường nhóm chúng tơi khảo sát 16 đồng chí Thời gian khảo sát vào tháng 01 năm 2019 với hình thức vấn đáp đạt kết sau: Tốt (8-10 điểm) Số lượng 12 Khá tốt ( 5- 7điểm) % Số lượng 75 Chưa tốt ( Dưới điểm) % Số lượng 25 % Với đề tài “Kinh nghiệm xử lí số tình bị lỗi tiện ích sử dụng phím tắt soạn giáo án phần mềm Microsoft Word 2003, 2010 ”bước đầu cho thấy: +Thúc đẩy giáo viên trường đầu tư nhiều công tác chuẩn bị, thiết kế giáo án điện tử cho phù hợp với tinh thần đổi phương pháp dạy học theo hướng “Dạy học tích cực lấy học sinh làm trung tâm” + Giáo viên chủ động, linh hoạt khâu tiếp cận công nghệ thông tin Trên kết nghiên cứu thực nghiệm bước đầu đề tài sáng kiến kinh nghiệm “Kinh nghiệm xử lí số tình bị lỗi tiện ích sử dụng phím tắt soạn giáo án phần mềm Microsoft Word 2003, 2010 ” Rất mong nhận ý kiến nhận xét, đánh giá đóng góp Hội đồng khoa học nhà trường đồng nghiệp để đề tài bước hồn chỉnh áp dụng có hiệu KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 Kết luận: Trên tình kinh nghiệm mà thân tơi đồng nghiệp tích lũy năm qua việc sử dụng phần mềm Word 2003, Word 2010 Với kinh nghiệm nhỏ giúp đỡ cho nhiều đồng nghiệp trường với việc xử lí tình lỗi sử dụng phần mềm để soạn giáo án soạn thảo tài liệu khác Do phần mềm có nhiều tính mà thân tơi đồng nghiệp chưa thể nắm hết Và tình tơi đồng nghiệp gặp phải trình sử dụng phần mềm nêu chưa phải tất nhiều cách khác để xử lí tình nêu Vì vậy, tơi mong chia sẻ, trao đổi kinh nghiệm bạn bè đồng nghiệp để làm giàu thêm vốn kinh nghiệm tin học Công nghệ thông tin thân 22 Các phiên Word có thay đổi lớn giao diện người dùng so với phiên Word 2003 nhiên phần lớn tính phiên Word 2003 giữ lại bổ sung thêm số tính Vì vậy, tài liệu tham khảo để bạn đồng nghiệp xử lí số tình phiên Word 3.2 Kiến nghị: - Về sở vật chất, mong nhà trường tìm nguồn hỗ trợ, tài trợ để trang bị thêm thiết bị phục vụ cho việc dạy học có ứng dụng Cơng nghệ thơng tin như: máy vi tính, máy chiếu Projector … giúp giáo viên có điều kiện sử dụng - Tạo điều kiện thuận lợi, khuyến khích giáo viên trường sử dụng giáo án máy, giáo án điện tử Tổ chức hội nghị chuyên môn để tập huấn triển khai mạnh mẽ việc ứng dụng Công nghệ thông tin dạy học - Các cấp lãnh đạo chuyên môn năm nên tổ chức thi soạn giáo án máy tính giáo án điện tử với nhiều phần mềm soạn giảng khác để phong trào ngày phát triển có chất lượng cao - Ngành Giáo dục nên cung cấp phần mềm dạy học, phần mềm soạn giáo án điện tử dễ sử dụng, miễn phí để phổ biến đến tay giáo viên, tiến tới sử dụng nhiều phần mềm soạn giảng XÁC NHẬN CỦA HIỆU TRƯỞNG Nga Sơn, ngày 08 tháng 04 năm 2019 Tôi xin cam đoan SKKN viết, khơng chép nội dung người khác Người thực Nguyễn Thị Dung 23 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Tin học (Nhà xuất Giáo dục Việt Nam) T8/2013 Học nhanh Tin học văn phòng tác giả Hà Thành – Trí Việt (Nhà xuất Thanh Niên) năm 2013 Giáo trình Thực hành Tin học Đại cương Tác giả Trường Đại học Bách khoa (Nhà xuất Thơng tin Truyền thơng) năm 2014 Giáo trình Thực hành Word Excel thuộc sản phẩm Tin học tác giả Phạm Quang Hiển – Phạm Phương Hoa (Nhà xuất Thanh Niên) T11/2016 Giáo trình Thực hành Word (Nhà xuất Đồng Nai) T5/2017 24 DANH MỤC SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ĐÃ ĐƯỢC HỘI ĐỒNG SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM NGÀNH GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HUYỆN, TỈNH VÀ CÁC CẤP CAO HƠN XẾP LOẠI TỪ C TRỞ LÊN Họ tên tác giả: Nguyễn Thị Dung Chức vụ đơn vị công tác: Giáo viên trường THCS Nga Thắng STT TÊN ĐỀ TÀI SKKN CẤP ĐÁNH GIÁ XẾP LOẠI KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ XẾP LOẠI Huyện C Huyện B NĂM HỌC ĐÁNH GIÁ XẾP LOẠI Sử dụng phần mềm Powerpoint soạn giảng điện trường 2012-2013 THCS GVCN phối hợp với công tác đội nhằm giáo dục ý thức bảo vệ môi trường cho HS trường 2016-2017 THCS Nga Thắng 25 ... hợp kinh nghiệm xử lí tình bị lỗi tiện ích sử dụng phím tắt soạn giáo án phần mềm Microsoft Word Vì chúng tơi chọn đề tài: ? ?Kinh nghiệm xử lí số tình bị lỗi tiện ích sử dụng phím tắt soạn giáo án. .. án phần mềm Microsoft Word 2003, 2010 ” 1.2 Mục ? ?ích nghiên cứu: - Tơi nghiên cứu đề tài với mục ? ?ích đúc rút số kinh nghiệm việc xử lí số tình khơng mong muốn soạn giáo án phần mềm Microsoft Word. .. số tình bị lỗi tiện ích sử dụng phím tắt soạn giáo án phần mềm Microsoft Word 2003, 2010 ”bước đầu cho thấy: +Thúc đẩy giáo viên trường đầu tư nhiều công tác chuẩn bị, thiết kế giáo án điện tử