Word là phần mềm soạn thảo mạnh mẽ, với word chúng ta có thể soạn thảovăn bản, kẻ bảng biểu, chèn hình ảnh, chèn công thức toán học, hóa học, tạo chữnghệ thuật, vẽ được nhiều hình khác n
Trang 1SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HÓA
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGA SƠN
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
KINH NGHIỆM XỬ LÍ MỘT SỐ TÌNH HUỐNG BỊ LỖI
THANH HÓA NĂM 2019
Trang 22.1 Cơ sở lí luận của sáng kiến kinh nghiệm 42.2 Thực trạng vấn đề cần nghiên cứu 52.3 Các giải pháp đã sử dụng để giải quyết vấn đề 52.4 Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm 21
Danh mục SKKN được xếp loại 24
Trang 31- MỞ ĐẦU 1.1 Lí do chọn đề tài:
Từ những năm học trước cho đến nay, Bộ GD-ĐT có chủ trương đẩy mạnhứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào trường học nhằm từng bước nângcao chất lượng giáo dục Đây cũng là hướng phấn đấu nhằm vượt qua ranh giớilạc hậu về giáo dục của nước ta so với khu vực và thế giới Hướng phấn đấu đóđòi hỏi phải trải qua quá trình và gặp không ít khó khăn Để thực hiện tốt việcdạy học bằng CNTT, điều kiện cần thiết đối với mỗi giáo viên là phải sử dụngthành thạo máy vi tính cũng như các phần mềm cần thiết để soạn và thiết kế bàidạy của mình Trong đó có phần mềm Microsoft Word được sử dụng phổ biếnnhất từ trước đến nay dùng để soạn thảo văn bản và soạn giáo án
Word là phần mềm soạn thảo mạnh mẽ, với word chúng ta có thể soạn thảovăn bản, kẻ bảng biểu, chèn hình ảnh, chèn công thức toán học, hóa học, tạo chữnghệ thuật, vẽ được nhiều hình khác nhau, … Chính vì vậy giáo viên chúng ta
có thể sử dụng phần mềm này để soạn giáo án cho bất kì môn học nào miễn làgiáo viên có những kiến thức và kỹ năng cần thiết để sử dụng phần mềm này Đối với trường THCS Nga Thắng, từ những năm gần đây một số giáo viên
có máy tính đã bắt đầu sử dụng phần mềm này để soạn giáo án Việc soạn giáo
án trên máy tính được nhà trường khuyến khích và được nhiều giáo viên quantâm Vì vậy, nhiều đồng chí đã đầu tư mua sắm máy vi tính để soạn giáo án trênmáy Đây chính là tiền đề để các giáo viên trong nhà trường tiếp cận và pháttriển ứng dụng CNTT vào dạy học
Cho đến nay, 100% các giáo viên trong nhà trường đã có máy tính riêng,trong đó có tới 80% các giáo viên sử dụng laptop Điều này chứng tỏ sự quantâm và sự hưởng ứng mạnh mẽ chủ trương đổi mới phương pháp dạy học: Ứngdụng công nghệ thông tin vào dạy học của tập thể giáo viên trong nhà trường.Tuy nhiên, trong quá trình thực hành sử dụng các phần mềm để soạn giáo
án và bài giảng điện tử các giáo viên đã gặp không ít khó khăn do nhiều nguyênnhân như:
+ Một số giáo viên chưa được đào tạo cơ bản về tin học văn phòng
+ Một số giáo viên đã được học tin học văn phòng trong trường chuyênnghiệp nhưng do lâu không sử dụng nên quên và thiếu kỹ năng xử lí các vấn đềgặp phải
+ Đa số các giáo viên chỉ mới được đào tạo cơ bản về sử dụng hệ điều hành
và soạn thảo cơ bản, thiếu các kỹ năng về vẽ hình và lập các bảng biểu, xử líhình ảnh,
+ Các phần mềm chủ yếu bằng tiếng Anh nên trong khi trình độ tiếng Anhcủa các giáo viên rất hạn chế
+ Một số lỗi không tương thích giữa phần mềm soạn thảo và phần mềm gõtiếng Việt
+ Một số giáo viên có thói quen ngại tìm hiểu, ngại học hỏi và ít lên mạng
để tìm kiếm thông tin cũng như tài liệu học tập
Trang 4Là một trong những người đi đầu trong việc soạn giáo án trên máy và sửdụng giáo án điện tử trong nhà trường, đến nay bản thân tôi và đồng nghiệp đãđúc rút được một số kinh nghiệm hữu ích trong việc soạn giáo án bằng phầnmềm Microsoft Word và soạn giáo án điện tử bằng phần mềm PowerPoint.Trong năm học này nhóm chúng tôi tổ chức nghiên cứu và tổng hợp nhữngkinh nghiệm về xử lí các tình huống khi bị lỗi và các tiện ích sử dụng phím tắtkhi soạn giáo án bằng phần mềm Microsoft Word Vì vậy chúng tôi chọn đề tài:
“Kinh nghiệm xử lí một số tình huống khi bị lỗi và các tiện ích sử dụng phím tắt khi soạn giáo án bằng phần mềm Microsoft Word 2003, 2010 ” 1.2 Mục đích nghiên cứu:
- Tôi nghiên cứu đề tài này với mục đích đúc rút một số kinh nghiệm trongviệc xử lí một số tình huống không mong muốn khi soạn giáo án bằng phầnmềm Microsoft Word cũng như một số thủ thuật khi dùng phím tắt giúp choviệc soạn thảo được nhanh hơn
1.3 Đối tượng nghiên cứu:
- Phần mềm Microsoft Word 2003, 2010
- Một số lỗi và tình huống không mong muốn, một số thủ thuật khi dùngphím tắt khi soạn giáo án bằng phần mềm soạn thảo Microsoft Word
- Các cách xử lí lỗi và tình huống không mong muốn nêu trên
Trong đề tài này chúng tôi chỉ nghiên cứu xử lí một số lỗi và tình huống màcác giáo viên thường gặp và thủ thuật khi sử dụng phím nóng khi soạn thảo vănbản và soạn giáo án bằng phần mềm Microsoft Word 2003, 2010
Giao diện Microsoft Word 2003 Giao diện Microsoft Word 2010
Không nghiên cứu các vấn đề chuyên sâu, nâng cao như xử lí các lỗi về tạo
và chạy Macro trong Word, lỗi về cài đặt phần mềm, lỗi do virus,…
1.4 Phương pháp nghiên cứu:
Thực hiện đề tài này chúng tôi sử dụng các phương pháp sau:
1) Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Các tài liệu chủ yếu là tìm trên mạngInternet (các bài báo, các bài viết chia sẻ kinh nghiệm trên các Blog, các diễnđàn, )
Trang 52) Phương pháp thực nghiệm: Tìm hiểu và xử lí các lỗi và tình huống màđồng nghiệp gặp phải, ghi chép lại cách xử lí.
3) Phương pháp thảo luận: Thảo luận với bạn bè và đồng nghiệp về các lỗi
và tình huống mà đồng nghiệp gặp phải khi sử dụng phần mềm Microsoft Word
2 NỘI DUNG 2.1/ Cơ sở lí luận của sáng kiến kinh nghiệm:
Triển khai ứng dụng CNTT theo tinh thần Nghị định số 64/2007/NĐ-CPngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạtđộng giáo dục và nâng cao năng lực ứng dụng CNTT đáp ứng chuẩn kỹ năng sửdụng CNTT quy định tại Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày 11/3/2014 của
Bộ Thông tin và Truyền thông; kỹ năng đảm bảo an toàn, an ninh thông tin; kỹnăng khai thác sử dụng có hiệu quả các phần mềm quản lý trong nhà trường.Đẩy mạnh ứng dụng CNTT hỗ trợ đổi mới nội dung, phương pháp dạy và học,kiểm tra đánh giá trong tất cả các môn học Ứng dụng CNTT đổi mới phươngpháp dạy và học theo hướng giáo viên chủ động tích hợp CNTT vào từng mônhọc để nâng cao hiệu quả bài giảng, sử dụng phần mềm trình chiếu, kết hợp cácphần mềm mô phỏng, thí nghiệm ảo và phần mềm dạy học Công nghệ thông tin(sau đây viết tắt là CNTT) là công cụ đắc lực hỗ trợ đổi mới phương pháp giảngdạy, học tập và hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục, góp phần nhằm nâng cao hiệuquả và chất lượng giáo dục Phát triển nguồn nhân lực CNTT và ứng dụngCNTT trong giáo dục là một nhiệm vụ quan trọng có ý nghĩa quyết định sự pháttriển CNTT của đất nước Để đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin tronggiáo dục và đào tạo, tăng cường giảng dạy và đào tạo thì yêu cầu của việc đổimới phương pháp dạy học nên GV cần vận dụng các phương pháp soạn giảngcho phù hợp khi sử dụng phần mềm word
Word là một phần mềm soạn thảo mạnh mẽ, có rất nhiều các tính năng màhầu hết người dùng không thể biết hết được, tuy nhiên nó lại là một phần mềm
sử dụng bằng tiếng Anh Vì vậy, đối với những người không thông thạo tiếngAnh thì lại càng khó khăn khi sử dụng, nhất là khi gặp các tình huống khôngmong muốn trong quá trình sử dụng Mặt khác, nhiều tính năng trong Word cóthể được kích hoạt bởi một tổ hợp phím mặc định nào đó Do đó, trong quá trình
sử dụng phần mềm word để soạn thảo văn bản và soạn giáo án đôi khi chúng ta
vô tình bấm phải một tổ hợp phím trùng với tổ hợp phím chức năng trong Word,việc làm đó dẫn đến việc kích hoạt tính năng tương ứng trong Word mà chúng
ta không hề hay biết, dẫn đến những tình huống không mong muốn và khôngbiết cách xử lí khi soạn thảo
Ngoài ra, các thiết lập mặc định trong Word đôi khi lại không phải nhữngthiết lập mà người dùng muốn thiết đặt, nhưng người dùng lại không thông thạotiếng Anh và cũng không nắm hết các tính năng trong Word nên không thể điềuchỉnh được Trong khi không có tài liệu hướng dẫn cụ thể về việc sử dụng hếtcác tính năng trong Word thì người dùng chủ yếu là tự học, tự tìm hiểu và traođổi kinh nghiệm với nhau trong quá trình sử dụng
Trang 6Phần mềm Word hiện có nhiều phiên bản: Word 2000, 2003, 2007, 2010,
2013 Nhưng phiên bản Word 2003 vẫn được rất nhiều giáo viên sử dụng vìtính đơn giản mà vẫn đầy đủ tính năng cần thiết để soạn giáo án cho bất kỳ mônhọc nào Từ phiên bản Word 2007 trở lên đã có sự thay đổi lớn về giao diệnngười dùng và bổ sung thêm nhiều tính năng mới nên khó sử dụng hơn Nhữngphiên bản mới này chỉ phù hợp cho những người thích khám phá và cũng cần cómột thời gian dài để người dùng tìm hiểu và sử dụng thành thạo nó Và hiện tại
có đến hơn 90% giáo viên và cán bộ của nhà trường vẫn đang sử dụng phầnmềm Word 2003 Chính vì vậy, trong đề tài này chúng tôi chỉ tập trung nghiêncứu về xử lí các tình huống khi soạn thảo văn bản và giáo án trên phần mềmWord 2003, 2010 là chủ yếu
2.2 – Thực trạng của vấn đề cần nghiên cứu:
Mặc dù cho đến nay 100% giáo viên trong nhà trường đều đã sử dụng giáo
án đánh máy và 100% các giáo viên đã có máy tính riêng để sử dụng Tuynhiên, trong quá trình sử dụng phần mềm Word để soạn giáo án và văn bản tôi
và các đồng nghiệp đã gặp không ít tình huống khó xử lí Ví dụ một số lỗithường gặp như: lỗi khi kẻ bảng và chia cột, lỗi về font chữ, lỗi đánh số trang
Do bản thân tôi được đào tạo cơ bản về tin học cộng với niềm đam mêcông nghệ thông tin nên cũng đúc rút cho mình được nhiều kinh nghiệm hữu íchtrong việc sử dụng phần mềm Microsft Word Vì vậy, mỗi khi có vấn đề gìvướng mắc về tin học các giáo viên thường tìm hỏi tôi Khi đó tôi thường cốgắng tìm hiểu để xử lí bằng được các tình huống đó
a Thuận lợi:
+ Đối với học sinh: Nội dung bài học mang tính hấp dẫn bài soạn bằng giáo
án điện tử thu hút học sinh, bởi những bài học có hình ảnh phong phú giúp các
em say mê làm tăng khả năng tự giác, chủ động trong học tập, giúp các em tìmlại niềm hứng thú
+ Đối với giáo viên: Giáo viên đã có sự am hiểu những kiến thức bài học
để khi soạn giảng bằng công nghệ thông tin làm cho bài giảng trở nên sinh độnghấp dẫn giúp người học dễ ghi nhớ
2.3 Các giải pháp đã sử dụng để giải quyết vấn đề:
Sau đây tôi xin trình bày một số tình huống thường gặp khi soạn giáo án vàsoạn thảo văn bản trên phần mềm word 2003, 2010 và cách xử lí, khắc phục cáctình huống đó:
2.3.1 Khi soạn giáo án hay gặp phải khi tạo bảng (Table) thì các dòng, các cột bị chia sang 2 trang không hợp lí:
- Khi soạn giáo án người giáo viên phải tạo bảng và chia thành các cột vàcác dòng, tuy nhiên trong một số trường hợp nếu cả bảng không vừa một trang
Trang 7thì dòng tiếp theo của bảng sẽ bị nhảy sang trang khác để lại một khoảng trốngdài không hợp lí ở trang thứ nhất
Đáng lẽ phải như thế này:
Nhưng nó lại hiển thị: trang thứ nhất chỉ có dòng thứ nhất của table và mộtkhoảng trống phía dưới, dòng còn lại nhảy sang trang tiếp theo
Phần còn lại nhảy sang trang tiếp theo như hình
Cách khắc phục: - Chọn toàn bộ Table (bôi đen toàn bộ), nhấn phải chuột chọn Table Properties
Chọn thẻ Row -> đánh dấu vào mục Specify height, ô bên cạnh chỉnh về 0
cm, tiếp theo đánh dấu vào mục Allow row to break … -> OK.
Trang 82.3.2 Các lỗi về font chữ
Lỗi 1 Không hiển thị đúng tiếng việt do máy tính thiếu font chữ:
Trước đây người dùng thường sử dụng phần mềm Vietkey 2000 để soạnthảo văn bản tiếng Việt Khi cài đặt phần mềm này vào máy tính chương trình
sẽ cài thêm 2 bộ font tiếng Việt vào máy là bộ font ABC và bộ font VNI Ưuđiểm của 2 bộ font chữ này là có nhiều kiểu chữ đẹp, người dùng có thể dễ dàngchuyển đổi các kiểu chữ khác nhau trong cùng một bộ font Tuy nhiên nhượcđiểm của nó là nếu đem văn bản soạn thảo bằng 2 bộ font này sang máy tínhkhông có font chữ này thì văn bản sẽ bị lỗi font và không thể hiển thị đúng nộidung tiếng việt được Hoặc khi đưa tài liệu lên mạng văn bản cũng không thểhiện thị đúng tiếng việt trên nền web
Nhưng xu hướng hiện nay, mọi người đều chuyển sang sử dụng font chữUnicode dựng sẵn và sử dụng bộ gõ Vietkey mới (không cài thêm 2 bộ font kia)hoặc bộ gõ Unikey (cũng không hỗ trợ cài thêm 2 bộ font kia) nên có rất ít máyđược cài đặt thêm 2 bộ font chữ này
Do đó, nhiều giáo viên gặp phải tình huống: tải tài liệu trên mạng về dùngnhưng khi mở ra thì lại không thể xem được tiếng việt (do tài liệu được soạnthảo bằng font ABC hoặc VNI nhưng máy của mình không cài các font chữ đó).Hay có người đem giáo án của mình đi in nhờ ở máy người khác, khi mở ra thìthấy chữ bị lỗi nhưng khi đem về máy mình xem thì lại không việc gì (do máytính của người bạn kia không cài 2 loại font chữ này)
* Cách khắc phục:
Cách 1: Tìm font thích hợp để cài đặt thêm vào máy.
Cách này sẽ giúp máy tính có thêm font chữ mà văn bản gốc đã tạo Nhờ
đó, người dùng sẽ đọc được văn bản gốc với đúng font gốc, bảng mã để gõ trênvăn bản vừa mở cũng tương ứng như khi tạo ra nó trên máy tính khác Chẳnghạn, khi người dùng tạo văn bản với font VnTime, thì sau khi thực hiện cáchnày để mở trên máy tính khác vẫn có thể mở văn bản và đọc dựa trên fontVnTime với bộ mã TCVN3 (ABC) Để thực hiện việc này, đầu tiên phải mởvăn bản để xem (dù không thể đọc được chính xác nội dung) Trên cửa sổchương trình Word, chú ý nhìn tên font ở ô Font Dù máy tính không có font đónhưng Word sẽ vẫn cho biết tên font đã tạo nên văn bản
Font ABC thường bắt đầu bằng Vn ….,
font VNI bắt đầu bằng VNI….
Tiếp theo, ta truy cập vào địa chỉ : www.fontchu.com , Chọn: Font tiếngViệt, lựa chọn font chữ mình cần rồi download về máy
Sau khi tìm được và tải về, thực hiện đưa font đó vào hệ thống copy toàn
bộ font chữ đó, tiếp theo vào Start -> Control Panel -> font , nhấn phải chuột -> chọn Paste Như vậy là bạn đã cài xong bộ font đó vào máy, bây giờ mở lại
tài liệu bạn sẽ thấy văn bản hiển thị đúng tiếng việt
Nếu dùng Win7 hoặc Win8 thì chỉ cần nhấn chuột phải vào tệp tin font ->
chọn Install
Trang 9Cách 2: Dùng công cụ trung gian để ép văn bản về một loại font mà máy
tính có sẵn
Chương trình trung gian mà chúng ta sẽ dùng là Unikey phiên bản UnikeyVista 2.0 trở lên (dùng phiên bản nào cũng được, nhưng giao diện có chút khácbiệt) Hiện nay hầu hết người dùng đều sử dụng bộ gõ tiếng Việt Unikey Nếumáy tính chưa có thì bạn tải về trên mạng, rồi tiến hành cài đặt nhanh chóng trênngôn ngữ tiếng Việt
Với cách này, người dùng cũng cần mở văn bản lên để xem font hiển thị là
gì Hiện nay, có rất nhiều loại font khác nhau, tuy nhiên chỉ cần quan tâm 3 loạifont cơ bản hay dùng là Unicode (ứng với các font chữ hiển thị tên đầy đủ,
không có dấu chấm, như: Arial, Times New Roman, Tohoma,…), VNI
Windows (ứng với các font có chữ VNI- đứng trước) và TCVN3 - ABC
(ứng với các tên font bắt đầu bằng Vn) Nhìn xem font chữ hiển thị trên giao
diện Word thuộc nhóm nào trong các nhóm trên
Tiếp theo ta copy (hoặc Cut) toàn bộ nội dung văn bản gốc, sau đó nhấnchuột phải vào biểu tượng chương trình Unikey đã cài đặt (biểu tượng dưới gócphải màn hình) -> chọn Công cụ… chương trình sẽ hiện ra bảng sau:
Tiếp theo, tại ô: “Nguồn” chọn nhóm font là font hiện tại của văn bản gốc, chọn font sẽ được ép cho văn bản thành phẩm tại ô: “Đích” Đặc biệt, Unikey còn cho phép thực hiện đồng thời thao tác Loại bỏ dấu, Sang chữ hoa,
Trang 10Sang chữ thường,… Tiếp theo bạn chỉ việc nhấn nút “Chuyển mã” để thực
hiện chuyển sang mã font mới, rồi dán nội dung trong bộ nhớ đệm vào chươngtrình soạn thảo và lưu lại là xong
Hoàn tất chuyển đổi font chữ trên Unikey.
Nếu đã copy toàn bộ nội dung văn bản gốc, bạn chỉ việc nhấn nút Chuyển
mã để thực hiện chuyển sang mã font mới, rồi dán nội dung trong bộ nhớ đệmvào chương trình soạn thảo và lưu lại là xong Đây cũng chính là cách để chuyển
mã giữa các font với nhau
Lời khuyên: - Hãy soạn giáo án và các tài liệu khác bằng font Unicode,
bạn sẽ đọc được trên tất cả các máy tính chạy hệ điều hành Windows, kể cả khimáy tính không cài word bạn cũng có thể tải lên Gmail và xem bằng tiện íchGoogle Docs của Gmail, đồng thời cũng có thể in tài liệu từ tiện ích này màkhông cần thông qua Word
Lỗi 2 Không hiển thị đúng chữ khi gõ tiếng việt:
- Nhiều đồng chí mắc lỗi rất cơ bản này, ví dụ muốn gõ từ “Tiếng Việt”nhưng nó lại hiện ra “TiÕng ViÖt”
* Nguyên nhân: Do lỗi không tương thích giữa font chữ và bảng mã fonttrong bộ gõ tiếng việt
+ Nếu là font Unicode thì phải chọn bảng mã Unicode dựng sẵn
+ Nếu là font ABC thì phải chọn bảng mã TCVN3 (ABC)
+ Nếu là font VNI thì phải chọn bảng mã VNI window
Lời khuyên: Trong một văn bản hoặc giáo án chỉ nên soạn bằng một bộfont nào đó (tốt nhất là font Unicode)
Tuy nhiên, trong thực tế giáo viên vẫn hay rơi vào tình huống là trong mộttài liệu tồn tại nhiều bộ font chữ khác nhau do quá trình chỉnh sửa, copy từnhững tài liệu khác
Cách khắc phục: Trước khi paste nội dung copy vào tài liệu của mình hãychuyển về font chữ mà mình đang soạn thảo
Bộ gõ Unikey có hỗ trợ tính năng chuyển mã font chữ rất nhanh chóngnhư đã trình bày ở trên
Trang 11Lỗi 3 Nhảy cách chữ khi gõ tiếng Việt:
Khi soạn thảo các văn bản tiếng Việt với bộ gõ Vietkey hay Unikey, chúng
ta thường hay gặp lỗi các chữ có dấu bị nhảy cách, chẳng hạn gõ “tiếng Việt” lạithành “ti ếng Vi ệt”
Nguyên nhân: Do chế độ cắt và dán thông minh của MS Word Để khắcphục trường hợp này chỉ cần tắt chế độ cắt và dán thông minh, việc tắt chế độnày cũng không ảnh hưởng gì đến quá trình soạn thảo và văn bản
Vào menu Tools -> Options Chọn thẻ Edit Bỏ đánh dấu mục Smart cut
and paste Nhấn OK Sau đó lưu tài liệu đang soạn thảo lại và khởi động lại MS
Word
Lỗi 4 Mất chữ phía sau khi viết chèn:
Word bị lỗi "gõ chữ trước, chữ phía sau lại bị mất" Khi bạn muốn xóa một
ký tự hay một đối tượng nào đó, thay vì bạn ấn phím Delete để xóa mà bạn ấn nhầm phím Insert thì sẽ gây ra hiện tượng "gõ chữ trước, chữ phía sau lại bị mất" (Nếu chú ý, xem thanh trạng thái có chữ OVR nổi lên).
Vậy để khắc phục tình trạng trên bạn hãy ấn lại phím Insert 1 lần nữa Lúc
ấy, chữ OVR sẽ mờ lại, bây giờ word trở lại như bình thường.
Lỗi 5 Cách một chữ thì có một dấu chấm, cuối dòng có
kí tự ¶ hoặc:
Hiện tượng xuất hiện khi bạn vô tình bấm phải tổ hợp phím: Ctrt + Shift + 8 Hoặc vô tình bấm phải biểu tượng ¶ trên thanh công cụ, khi nhìn vào văn bản rất
khó chịu
Văn bản bị như hình ở dưới đây:
Đây là lỗi về hiển thị, khi in sẽ không có các kí tự thừa trên Để khắc phục
bạn hãy bấm lại tổ hợp phím trên: Ctrt + Shift + 8
2.3.3 Một số lỗi thường gặp khi soạn giáo án
Lỗi 1 Chèn hình vào giáo án nhưng không thấy hình ảnh hiện lên:
Trang 12- Khắc phục: Vào menu Tools -> Options -> Chọn thẻ View rồi hủy dấu kiểm trong ô Picture Placeholders -> nhấn OK.
Lỗi 2 Khi căn đều lề hai bên :
Khi căn đều cả hai bên lề phải và trái, ở những dòng ít chữ (không đủ mộtdòng) thường gặp sự cố sau:
- Có dòng thì xếp như căn trái (đúng)
- Có dòng thì giãn ra đến hết bên phải, mặc dù dòng đó chỉ có vài chữ (xấu)Cách chỉnh lại:
Ví dụ: dòng thứ 5 bị giãn ra như thế này
Nhảy số thứ tự tự động khi Enter xuống dòng:
- Trong khi soạn thảo văn bản hoặc giáo án nhiều giáo viên rất bực mình vìmỗi khi xuống hết dòng hoặc nhấn Enter xuống dòng thì xuất hiện các số thứ tự
ở đầu dòng, khi đó phải chọn Undo hoặc xóa số thứ tự đó đi rất mất thời gian
* Khắc phục: Vào menu File -> Page setup -> chọn thẻ Layout rồi nhấn nútLineNumbers… -> bỏ dấu kiểm trong ô Add line numbering -> nhấn OK
Số thứ tự tự nhảy tiếp theo ở các phần tiếp theo:
- Ví dụ ở phần 1, người dùng cho nhảy số thứ tự tự động từ 1 đến 5 (hoặc
từ a đến e) Ở phần 2 cũng cho nhảy tự động từ 1 đến 5 (hoặc từ a đến e) Nhưng
ở phần 2 lại nhảy tiếp số thứ tự ở phần 1 (tức là từ 6 đến 11)
Cách khắc phục: - Bấm chuột vào số đầu tiên ở phần 2, nhấn phải chuột
chọn: Numbering -> Start new list
Lỗi 4 Khi nhấn phím Tab thì xuất hiện dấu mũi tên:
- Khắc phục: Vào menu Tools -> Options -> Chọn thẻ View rồi hủy dấu kiểm trong ô Tab Characters -> nhấn OK.
Lỗi 5 Khi kẻ hình vẽ hay Text box thì xuất hiện đường viền bao quanh:
- Mỗi khi vẽ hình bằng công cụ Drawing hoặc chọn Text box thì lại xuấthiện dường viền bao quanh khiến ta rất khó thao tác:
- Khắc phục: + Để loại bỏ tạm thời ta chọn Undo hoặc Ctrl + Z,
+ Để khắc phục hẳn ta Vào menu Tools -> Options -> Chọn thẻ Genaral rồi hủy dấu kiểm trong ô Automatic Create… -> nhấn OK.
Lỗi 6 Khi nhấn phím Home hay End thì không có tác dụng:
- Phím Home dùng để đưa con trỏ về đầu dòng, phím End dùng để đưa contrỏ về cuối dòng, nhưng đôi khi bạn lại gặp phải tình huống hai phím này không
có tác dụng
- Khắc phục: Vào menu Tools -> Options -> Chọn thẻ Genaral rồi hủy
dấu kiểm trong ô Navigation keys for Wordperfect users -> nhấn OK.
Lỗi 7 Trên văn bản có màu nền là màu xanh và chữ màu trắng:
Trang 13- Khắc phục: Vào menu Tools -> Options -> Chọn thẻ Genaral rồi hủy dấu kiểm trong ô Blue background, white text -> nhấn OK.
Lỗi 8 Khi in giáo án bị in từ trang cuối lên trang đầu:
- Khắc phục: Vào menu Tools -> Options -> Chọn thẻ Print rồi hủy dấu kiểm trong ô Reverse Print order -> nhấn OK.
Lỗi 9 Chữ “i” biến thành “I” khi soạn thảo với font TCVN3-ABC:
- Rất nhiều người đã gặp phải tình huống này: khi gõ từ kết thúc có chữ “i”
lại hóa “i hoa” ví dụ trong câu “tôi đi thi” sẽ thành “tôI đI thI” Thủ phạm gây
ra hiện tượng đó là do tùy chọn sửa tự động AutoCorrect của MS Word hiểunhầm từ ngữ của ta với của Tây, chữ cái biểu thị ngôi thứ nhất trong Anh vănluôn được viết hoa là “I”
Khắc phục nó, cần truy cập trình đơn Tool của MS Word, lựa chọn
AutoCorrect Option, bỏ dấu tick ở Replace text as you type để tắt chứcnăng này đi
Hoặc nếu không muốn tắt chức năng này thì tại ô Replace ta gõ vào chữ
“i” tại ô with ta gõ chữ “i” rồi bấm nút Replace -> OK
Hoặc Đánh chữ “i” ở ô Replace, nếu thấy hai chữ “i”, “I” xuất hiện ở dòng bên dưới thì bấm chọn vào dòng đó -> Delete ->OK
Lỗi 10 Để sửa lại đơn vị khi định dạng trang từ Inches
Mặc định đơn vị đo lường trong MS Word là inch, nhưng ở VN chúng ta dùngđơn vị đo lường là cm, trong thể thức văn bản theo qui định của nhà nước cũngtính bằng đơn vị đo là cm Vì vậy chúng ta cần chuyển đổi đơn vị đo lườngtrong MS Word sang cm
- Vào Tools -> Options -> Chọn Tab General ->Ở ô Measurement units chọn Centimeters OK
- Lưu tài liệu đang soạn thảo và khởi động lại MS Word để thiết lập có hiệulực ở lần soạn thảo tiếp theo
Lỗi 11 Để có đường bao quanh văn bản:
- Vào Tools -> Options -> Chọn Tab View -> Đánh dấu chọn ở ô Text
boundaries OK
Lỗi 12 Để xóa triệt để các đường zíc zắc đỏ gạch chân dưới dòng chữ:
- Điều này gây khó chịu khi ta xem văn bản, đây là tính năng kiểm tra lỗingữ pháp tiếng Anh nhưng không có tác dụng đối với tiếng Việt Để khắc phục:
+ Vào Tools -> Options -> Chọn Tab Spelling and Grammar -> Xóa dấu chọn ở toàn bộ các mục “Check…” OK
Lỗi 13 Căn lề khi in giáo án
13.1 Lỗi in giáo án không đúng kích thước lề đã căn chỉnh:
- Nhiều giáo viên thắc mắc rằng mình đã căn lề giáo án đúng quy định,nhưng khi in ra thì lại không đúng
- Nguyên nhân: Do trong Word mặc định cỡ giấy là Letter, trong khi cỡgiấy in là cỡ giấy A4 (Cỡ giấy Letter rộng và dài hơn cỡ giấy A4) Rất nhiềungười không để ý và không biết điều này dẫn đến lỗi trên