Áp dụng phương pháp 5s

MỤC LỤC Mục lục NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẨN Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 LÝ THUYẾT 5S 1.1.1 Khái niệm: 1.1.2 Nội dung 5S 1.1.3 Lịch sử 5S 1.1.4 Tại phải thực 1.1.5 Tác dụng 5S 1.1.6 Lý ngày có nhiều Doanh nghiệp tham gia ứng dụng 5S 1.2 CÁC YẾU TỐ THỰC HIỆN THÀNH CÔNG 5S 1.3 QUY TRÌNH TRIỂN KHAI THỰC HIỆN 5S 10 Chương 14 ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S .14 TẠI NGÂN HÀNG TMCP QUỐC DÂN CHI NHÁNH CẦN THƠ .14 2.1 GIỚI THIỆU NGÂN HÀNG TMCP QUỐC DÂN (NCB) CẦN THƠ 14 2.1.1Thông tin khái quát 14 2.1.2 Sứ mệnh, tầm nhìn triết lý kinh doanh NCB: 15 2.2 ÁP DỤNG 5S TẠI NCB CẦN THƠ 17 2.3 ĐÁNH GIÁ VÀ CHẤM ĐIỂM THỰC HÀNH 5S 21 2.3.1 Mục đích đánh giá: 21 2.3.2 Thời điểm đánh giá 21 2.3.3 Tần suất đánh giá .21 2.3.4 Nguyên tắc đánh giá chấm điểm thực hành 5S .22 2.3.5 Quy định việc đánh giá giám sát 5S (chụp ảnh) 22 2.3.6 Quy định cách thức tính điểm thực hành 5S nhân viên .22 Chương 23 ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM .23 3.1 ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ 23 3.1.1 Thuận lợi 23 3.1.2 Khó khăn 23 3.1.3 Giải pháp 23 3.2 BÀI HỌC KINH NGHIỆM .24 Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 LÝ THUYẾT 5S 1.1.1 Khái niệm: 5S chương trình áp dụng tổ chức nhằm xây dựng nề nếp, tác phong cho người lao động; cải thiện điều kiện lao động khơng khí làm việc tập thể, hồn thiện môi trường làm việc 5S phương pháp quản lý nhà nhằm mục đích cải tiến mơi trường làm việc, chương trình hoạt động thường trực doanh nghiệp đơn vị hành 5S phương pháp cải tiến đơn giản lại hiệu thực tế Từ văn phòng, nhà kho công trường xây dựng, hay nhà xưởng cơng nghiệp nơng nghiệp Nơi có hoạt động nơi cần xếp, cần phân loại, cần Khơng có hoạt động 5S khơng thể bàn đến việc quản lý cải tiến 5S ngăn chặn xuống cấp nhà xưởng, tạo thơng thống cho nơi làm việc, đỡ thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ tránh nhầm lẫn Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có suất cao tránh sai sót Các thiết bị sản xuất hoạt động môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn 1.1.2 Nội dung 5S SERI (Sàng lọc): Là xem xét, phân loại, chọn lựa loại bỏ thứ không cần thiết nơi làm việc Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng …) không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động khu vực phải tách biệt khỏi thứ cần thiết sau loại bỏ hay đem khỏi nơi sản xuất Chỉ có đồ vật cần thiết để nơi làm việc S1 thường tiến hành theo tần suất định kì SEITON (Sắp xếp): Sắp xếp hoạt động bố trí vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa … vị trí hợp lý cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại Nguyên tắc chung S2 vật dụng cần thiết có vị trí quy định riêng kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng S2 hoạt động cần tuân thủ triệt để SEISO (Sạch sẽ): Là giữ gìn vệ sinh nơi làm việc, máy móc, thiết bị, dụng cụ làm việc hay khu vực xung quanh nơi làm việc để đảm bảo môi trường, mỹ quan nơi làm việc S3 hoạt động cần tiến hành định kì SEIKETSU (Săn sóc): Săn sóc hiểu việc trì định kì chuẩn hóa 3S (Seri, Seiton Seiso) cách có hệ thống Để đảm bảo 3S trì, người ta lập nên quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S cá nhân, cách thức tần suất triển khai 3S vị trí S4 q trình ý thức tn thủ CBCNV tổ chức rèn rũa phát triển SHITSUKE (Sẵn sàng): Là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt qui định nơi làm việc Sẵn sàng thể ý thức tự giác người lao động hoạt động 5S Các thành viên nhận thức rõ tầm quan trọng 5S, tự giác chủ động kết hợp nhuần nhuyễn chuẩn mực 5S với công việc để đem lại suất công việc cá nhân suất chung Công ty cao 1.1.3 Lịch sử 5S - Tại Nhật Bản: 5S áp dụng công ty Toyota thực hành nhiều năm với ý nghĩa Seiri & Seiton để hỗ trợ cho hoạt động an tồn, chất lượng, hiệu suất mơi trường Năm 1986, sách 5S xuất bản, từ 5S phổ biến nhanh chóng Tại công ty phát triển, 5S thực hành thường xuyên trì mức độ cao - Tại Singapore quốc gia khác 5S bắt đầu thực công ty mẫu Singapore dự án suất JICA vào năm 1986 sau trở thành hoạt động Quốc Gia đặt Ủy ban 5S Hiện 5S đạt tới cấp độ cao nhiều tổ chức nhiều quốc gia giới - Tại Việt Nam: 5S áp dụng lần công ty Vyniko (Nhật) nhiều công ty Việt Nam áp dụng đạt hiệu cao 1.1.4 Tại phải thực Một đặc điểm người Việt Nam (có lẽ tình trạng chung nước nghèo), nói bệnh, là: Giữ lại tất thứ cần thiết không cần thiết Kết có tay kho thứ không sử dụng Tại không sử dụng được? Thứ khơng ngăn nắp: Vì q nhiều vật dụng cất giữ lộn xộn, khơng biết có gì, cần tìm khơng mà tìm, phải mua dù có sẵn Như vậy, vừa tốn phí bảo quản, vừa khơng có tác dụng Thứ hai không chọn lọc, chuẩn bị: Giữ lại vật sử dụng không sử dụng được, vật sử dụng khơng sẵn sàng sử dụng, cất giữ lộn xộn làm thời gian tìm kiếm - Môi trường làm việc bề bộn, không vệ sinh tạo thành thói quen, khơng quan tâm, làm có đồn kiểm tra - Có tổ chức tốt sản xuất sản phẩm tốt ổn định, với tình hình nay, muốn tồn phải thực Một số lý khác: - Đối với công ty xây dựng hệ thống QTCL theo tiêu chuẩn ISO 9000, 5S bước xây dựng sở ban đầu để thực - Mặt đa số công ty nhỏ so với yêu cầu sản lượng, vấn đề tiết kiệm mặt vấn đề hàng đầu - Cần nâng cao hiệu thời gian làm việc (không thời gian tìm), tăng cường vệ sinh cá nhân, an tồn lao động, tiết kiệm vốn Lợi ích sau thực hiện: 5S trình liên tục, lâu dài nên khơng thể nói “thực xong” qua trình thực hiện, doanh nghiệp thu số kết sau: - Tạo vệ sinh, ngăn nắp nơi làm việc, tiết kiệm thời gian trước phải tìm kiếm, chất lượng cơng việc tăng - Tâm lý công nhân thoải mái môi trường làm việc thuận lợi, - Những vật dụng thừa loại bỏ - Mặt kho bãi hợp lý hoá, giải nhu cầu xuất nhập - Cơng nhân có ý thức thực công việc 1.1.5 Tác dụng 5S - Phần cứng: Môi trường làm việc Nơi làm việc sẽ, ngăn nắp Các hoạt động dễ dàng hơn, an toàn - Phần mềm: Nề nếp, tác phong, tính cách Mọi người có ý thức hơn, có kỷ luật Thúc đẩy phát huy nhiều sáng kiến Cán bộ, công nhân viên, người lao động tự hào nơi làm việc 1.1.6 Lý ngày có nhiều Doanh nghiệp tham gia ứng dụng 5S 5S áp dụng loại hình tổ qui mơ doanh nghiệp 5S áp dụng doanh nghiệp lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ Triết lý 5S đơn giản, khơng đòi hỏi phải biết thuật ngữ khó Bản chất người thích sẽ, thoải mái ngăn nắp nơi làm việc Trong công ty thường gặp vấn đề sau: Có nhiều thứ khơng cần thiết chúng không xếp gọn gàng Di chuyển đồ vật nhiều thời gian ảnh hưởng đến hạot động khác, khơng có dấu hiệu nhận biết rõ ràng khu vực làm việc Lãng phí thời gian, cơng sức phần lớn cơng việc Tồn nhiều sai sót cơng việc Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng chậm trễ phải làm nhiều Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm nhiều nhiều thời gian xếp dỡ Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn, diện tích bỏ khơng, tỷ lệ máy móc không hoạt động cao Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn, bám bụi ảnh hưởng sức khoẻ người lao động Nơi làm việc khơng an tồn dẫn đến nhiều tai nạn, cố xảy Những nơi cơng cộng (phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh ) không Tinh thần làm việc công nhân Người lao động không tự hào công ty cơng việc 1.2 CÁC YẾU TỐ THỰC HIỆN THÀNH CƠNG 5S Lãnh đạo ln cam kết hỗ trợ: Điều kiện tiên cho thành công thực 5S hiểu biết ủng hộ lãnh đạo việc hình thành nhóm cơng tác đạo thực Bắt đầu đào tạo: Đào tạo cho người nhận thức ý nghĩa 5S, cung cấp cho họ phương pháp thực khởi nguồn chương trình Khi có nhận thức có phương tiện người tự giác tham gia chủ động hoạt động 5S Mọi người tự nguyện tham gia: Bí thành cơng thực 5S tạo mơi trường khuyến khích tham gia người Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực chương trình 5S lặp lại không ngừng hoạt động nhằm trì cải tiến cơng tác quản lý Sàng lọc Săn sóc Sẵn sàng Sắp xếp Sạch Hình 1: Mối quan hệ 5S 1.3 QUY TRÌNH TRIỂN KHAI THỰC HIỆN 5S Bước 1: Trước tiên, tổ chức cần xác định rõ mục tiêu việc triển khai 5S Sau tiến hành thành lập Ban 5S Nên chọn phận có người để cử vào Ban 5S để người nghỉ cơng việc thực Thành viên lựa chọn vào Ban 5S phải người có tính kỷ luật cao, sát cơng việc, có tầm ảnh hưởng đến người khác, khuyến khích nữ Đơn vị nên cử số cán quản lý chủ chốt Ban 5S tham gia khóa đào tạo thực hành 5S tổ chức có uy tín Đồng thời tham khảo tổ chức tương tự triển khai 5S để học hỏi trước triển khai đơn vị Bước 2: Quy định chức năng, nhiệm vụ Ban 5S Chức Ban 5S tuyên truyền 5S, đào tạo 5S đánh giá 5S Quyết định Trưởng ban, Phó ban, Thư ký, Phụ trách ảnh: Một yếu tố để thực hành 5S tham gia tất người đặc biệt lãnh đạo phải gương mẫu đầu, vi phạm xử lý công thành viên khác Vì thế, Trưởng ban người nghiêm minh, đầu hoạt động thực 5S Nhiệm kỳ năm tùy theo kết cơng việc Phó ban người giúp việc cho Trưởng ban việc thực thi giám sát hoạt động triển khai Thư ký có trách nhiệm tổng kết tình hình thực 5S đơn vị tổng hợp ý kiến nhận xét, đóng góp cách trung thực, khách quan Phụ trách ảnh có vai trò lớn ảnh minh chứng rõ người nhận lỗi Người phụ trách ảnh phải thường xuyên quan sát, phát nơi có vấn đề, sai sót chụp lại làm chứng lưu hồ sơ triển khai 5S Sau thời gian, xem lại hồ sơ thấy khác biệt trước sau cải tiến Nên dán ảnh 5S lên bảng tin để tất người biết hỗ trợ cải tiến Còn lại ủy viên có trách nhiệm tun truyền, đơn đốc phận đơn vị thực tốt hoạt động 5S Tất thành viên Ban 5S cần nắm rõ vai trò trách nhiệm mình, hiểu rõ ngun tắc 5S để truyền đạt cho cán nhân viên đơn vị Bước 3: Thông báo tuyên truyền, đào tạo 5S đơn vị Chính sách mục tiêu áp dụng 5S cần thơng báo thức đến tất cán nhân viên tổ chức Sau tiến hành hoạt động tuyên truyền quảng bá 5S toàn cơng ty thơng qua biểu ngữ, hình ảnh khắp nơi Ban 5S phối hợp với chuyên gia bên mở lớp đào tạo 5S để tất người nhận thức đúng, nắm rõ quy trình cách thức triển khai Lưu ý 100% cán nhân viên phải tham gia Bước 4: Phát lệnh tổng vệ sinh toàn đơn vị Lập sơ đồ mặt tồn cơng ty, kể phần bao quanh bên ngoài, quy định khu vực phân công Nên chia thành tổ để dễ theo dõi quản lý Mỗi người phụ trách nơi làm việc kiểm tra chéo lẫn Các khu vực chung nhà xe, cầu thang, hành lang, nhà ăn, nhà vệ sinh… phải phân tổ cho công Ban 5S đề xuất mua dụng cụ cần thiết để thực 5S máy ảnh, bảng tin, tủ đồ, giá, chổi lau… phát cho tổ Ban 5S cần hướng dẫn cặn kẽ, khuyến khích tất tổ hăng hái thi đua, đề hiệu thực hành 5S Các tổ nên treo hiệu tổ để chuẩn bị cho ngày tổng vệ sinh Có thể đưa gương 5S Bác Hồ sẽ, gọn gàng, ngăn nắp Phát lệnh tổng vệ sinh toàn đơn vị Đây bước quan trọng đánh dấu bước đầu việc thực 5S Ngày tổng vệ sinh phải tổ chức rầm rộ, khí thế, sơi nổi, tạo phấn khởi thi đua cho người Yêu cầu tất cán công nhân viên kể lãnh đạo cấp cao phải tham gia Cố gắng để người tham gia với tinh thần tự giác, trách nhiệm kỷ luật cao Người phụ trách ảnh cần ghi lại hình ảnh người làm việc ngày để kịp thời rút kinh nghiệm - Thực bước “Sàng lọc” Để thực bước “Sàng lọc”, phận cần đưa tiêu chí để xác định loại vật dụng/tài liệu/hồ sơ cần loại bỏ Sau bước sàng lọc sơ bộ, phân loại vật dụng thành loại sau: Những vật dụng/tài liệu sử dụng thường xuyên cần để thuận tiện cho việc sử dụng dễ dàng Những vật dụng không thường xun lưu giữ nơi thích hợp, có dẫn nhận biết thích hợp để lấy cần sử dụng Những vật dụng không cần thiết cần để riêng phân loại để xử lý - Thực bước “Sắp xếp” Dựa nguyên tắc này, phận cần thống nội hình thức xếp đồ vật, máy móc, tài liệu cho thứ dễ dàng sử dụng Các đồ vật nên xếp theo thứ tự ưu tiên có dán nhãn đánh số cần thiết để dễ dàng nhận biết Lưu ý cần làm vcho biết, riêng người phụ trách biết - Thực bước “Sạch sẽ” Việc thực vệ sinh thực qua ngày tổng vệ sinh lịch làm vệ sinh hàng ngày nơi làm việc Ln kiểm tra để bàn làm việc, máy móc, sàn nhà sẽ, không bị bụi bẩn Tốt dành thời gian từ đến 10 phút để làm vệ sinh trước sau làm việc, tạo thói quen ngăn nắp Làm để trì đẹp làm việc Tuyệt đối khơng có suy nghĩ dọn lại sau, xong cơng việc, có kiểm tra sẽ… theo đuổi đẹp hình thức, phong trào Sạch khơng làm mà tìm ngun nhân gây bẩn tìm cấu phòng ngừa bụi bẩn - Thực bước “Săn sóc” Yêu cầu bước thực theo qui định hoạt động Serri – Seiton – Seiso Nơi làm việc nhờ trở nên ngăn nắp Để trì nâng cao 5S, nên sử dụng phương pháp hiệu sau: Tiêu chuẩn hoá việc thực 5S tổ chức để trì kỷ luật Tiến hành hoạt động đánh giá 5S Tạo thi đua phận/phòng ban - Thực bước “Sẵn sàng” Việc thực bước cách tự giác hỗ trợ, cải tiến quy định, quy trình, thay đổi cấu trúc kinh doanh, củng cố nâng cao lực cán nhân viên, tăng cường quản trị rủi ro… Quyết định NHNN Chi nhánh Cần Thơ số 373/CTH-TTGSNH việc chấp thuận thay đổi tên gọi Chi nhánh Cần Thơ, ngày 30/05/2014 với tên gọi Ngân Hàng TMCP Quốc Dân Chi nhánh Cần Thơ - Ngành nghề kinh doanh: Huy động vốn, tiếp nhận vốn, ủy thác, vay vốn, cho vay, chiết khấu thương phiếu, hùn vốn liên doanh, dịch vụ tốn - Tình hình hoạt động: Sau 22 năm hoạt động, phát triển Ngân hàng với nhịp độ tăng trưởng ổn định, an tồn giúp NCB có niềm tin nhà đầu tư, khách hàng đối tác 2.1.2 Sứ mệnh, tầm nhìn triết lý kinh doanh NCB: Tầm nhìn NCB cam kết trở thành đối tác chiến lược dài hạn với start-up khởi nghiệp, gia đình trẻ doanh nghiệp đường tài thành cơng, đồng thời tạo môi trường làm việc tốt cho CBNV theo tôn NCB - Ngân hàng Của Bạn Sứ mệnh NCB trở thành Nhà tư vấn tài thơng minh, thân thiện, cam kết cung cấp dịch vụ tài nhanh chóng, thân thiện đáp ứng mong đợi ho khách hàng Cam kết trách nhiệm ♣ Với khách hàng NCB cam kết phát triển bền vững nhằm đem lại an toàn tuyệt đối cho người gửi tiền đối tác có liên quan NCB cam kết mang lại cho khách hàng sản phẩm dịch vụ hòan hảo, tiện ích đa dạng, đối tác tin cậy người bạn đồng hành khách hàng – “Ngân hàng bạn” ♣ Với nhà đầu tư NCB cam kết không ngừng nỗ lực tối ưu hóa lợi nhuận cho cổ đông sở hoạt động kinh doanh ổn định, bền vững, trở thành ngân hàng dẫn đầu hiệu ♣ Với cán nhân viên NCB cam kết mang lại cho bạn môi trường làm việc đại, thân thiện, học hỏi, hội thăng tiến sách đãi ngộ hợp lý, ngơi nhà chung thân thiết, gắn bó ♣ Với cộng đồng NCB cam kết tuân thủ quy định Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Chính phủ quy định khác có liên quan NCB cam kết thực trách nhiệm xã hội, tham gia hoạt động mang tính xã hội, chương trình từ thiện nhằm xây dựng cộng đồng văn minh, tiến Giá trị cốt lõi: Tốc độ - Chuyên nghiệp - Sáng tạo - Phục vụ - Liêm Văn hóa: Chất lượng - Dịch vụ - Kiểm soát - Đổi Đội ngũ đồng lòng – Mục tiêu đồng hướng - Kế hoạch đồng (One Team – One Goal – One Plan) Định hướng chiến lược đến năm 2020 Chiến lược tảng NCB sản phẩm cốt lõi nhằm nâng cao giá trị thương hiệu NCB, Kiến tạo trải nghiệm khác biệt cho Khách hàng, Đồng hành với khách hàng lĩnh vực từ sống đến kinh doanh: ■ Sản phẩm cho vay Ô tô - Đội ngũ kinh doanh thấu hiểu khách hàng, cộng đồng - Xây dựng mối quan hệ bền vững với Đại lý khu vực - Hợp mơ hình kinh doanh tạo khác biệt với ngân hàng khác ■ Sản phẩm cho vay nhà - Cam kết bền vững, dài lâu Doanh nghiệp BĐS Khách hàng mua nhà - Thủ tục, quy trình đơn giản, nhanh chóng - Tập trung vào nhu cầu Khách hàng phân khúc chiến lược ■ Dịch vụ tư vấn Tài - Phân tích, tư vấn, cung cấp thơng tin tài cho khách hàng Cá nhân/doanh nghiệp - Đóng gói sản phẩm may đo riêng với nhu cầu tài khách hàng - Xây dựng tảng cho vay nhanh Doanh nghiệp SME Chiến lược kinh doanh ► CHUẨN HÓA: Tái cấu trúc thành cơng: - Hồn thiện mơ hình kinh doanh - Tăng cường Quản trị rủi ro - Phát triển hệ thống sản phẩm dịch vụ đa dạng - Phát triển đội ngũ nhân nâng cao văn hóa doanh nghiệp - Tích cực xử lý nợ xấu tồn đọng trước ► DẪN ĐẦU: - Trở thành Ngân hàng TOP Bán lẻ Hoạt động hiệu - Chuyển đổi thành cơng mơ hình Ngân hàng số - Áp dụng ứng dụng công nghệ cho vay tốc độ dối với KH Bán lẻ/SME - Đạt mục tiêu triệu khách hàng, nâng cao lợi nhuận từ dịch vụ bán chéo sản phẩm ► TĂNG TỐC: - Tăng cường mối quan hệ với Khách hàng, Hệ sinh thái khách hàng - Phát triển sáng tạo tảng số hóa - Đẩy mạnh hợp tác với đối tác chiến lược - Nâng cao lực vốn, tài khả cho vay 2.2 ÁP DỤNG 5S TẠI NCB CẦN THƠ Các bước triển khai bao gồm:  Bước 1: Chuẩn bị đào tạo - Hướng dẫn phận chuẩn bị thực hiện: o Lãnh đạo đơn vị thấu hiểu lợi ích chương trình 5S truyền đạt lợi ích đến thành viên đơn vị o Thành lập ban triển khai 5S phận trực thuộc o Xây dựng lộ trình, kế hoạch triển khai chi tiết cho phận - Tổ chức phát động chương trình thực hiện: tuyền truyền, quảng bá 5S với biểu ngữ, áp phích, tin nội - Tổ chức đào tạo 5S cho thành viên tham gia triển khai 5S - Hướng dẫn thực tổng vệ sinh (thưc 3S) - Hướng dẫn chụp hình, lưu trữ tư liệu thực chương trình 5S  Bước 2: Triển khai thực 5S phận  Sàng lọc (S1) Yêu cầu/ Mục đích tiêu chuẩn: Khu vực làm việc nhân viên sàng lọc để sạch, gọn - Phân loại thứ cần thiết không cần thiết - Loại bỏ thứ không cần thiết - Xác định “đúng số lượng” thứ cần thiết Kết cần đạt được: Khu vực làm việc nhân viên làm việc khơng có thùng carton, máy móc, thiết bị, vật dụng/vật trang trí hư hỏng Tài liệu, hồ sơ khu vực làm việc nhân viên phải phân loại cụ thể: xử lý, xử lý, chưa xử lý, tham khảo Sách báo, giấy nháp không để lẫn lộn khu vực làm việc nhân viên  Sắp xếp (S2) Yêu cầu/Mục đích tiêu chuẩn: Khu vực làm việc nhân viên xếp gọn gàng - Phân cho vật dụng địa cất giữ dành sẳn - Mọi vật dụng cần có địa đánh số ký hiệu, dán nhãn theo hệ thống - Đặt vật dụng vị trí dễ thấy, dễ lấy để giảm thiểu thời gian tìm kiếm - Các vật dụng sử dụng đặc biệt cần để tách riêng với vật dụng thông thường khác - Vật dụng thường xuyên sử dụng cần xếp bên cạnh người sử dụng Kết cần đạt được: Dụng cụ, thiết bị, ấn phẩm xếp gọn gàng dán nhãn Hàng chờ hủy/loại bỏ để nơi quy định Vật liệu nguy hiểm (cháy nổ, hóa chất ) bảo quản hợp lý dán nhãn Các tủ dụng cụ, tủ cá nhân xếp gọn gàng, dán nhãn Lối phân chia sàn nhà rõ ràng, khơng có vật cản lối  Sạch (S3) Yêu cầu/Mục đích tiêu chuẩn: Khu vực làm việc nhân viên - Dọn dẹp, lau chùi thường xuyên nơi làm việc, đặc biệt quầy giao dịch nơi thường xuyên tiếp khách hàng - Hạn chế, phòng ngừa nguồn gây dơ bẩn - Ngoài cần thường xuyên làm khu vực: tủ hồ sơ tài liệu, thiết bị văn phòng, lối đi, cửa sổ, phòng họp, nhà vệ sinh, … Kết cần đạt được: Dụng cụ vệ sinh có sẵn, dùng tốt đặt nơi quy định Sàn nhà, lối sẽ, khơng có nước, dầu Trang thiết bị, dụng cụ sẽ, khơng có bụi Máy móc sẽ, khơng có để lên Dây điện, khí, ống dẫn xếp gọn gàng Các tờ tiêu chuẩn, hướng dẫn ngắn, không rách, dễ đọc Khu vực nghỉ ngơi, thay đồ, uống nước sẽ, gọn gàng Dễ dàng nhận biết vật thừa thiếu, vật bị thất lạc Mọi vật dễ dàng lấy sử dụng, tất người cần dùng biết nơi để vật  Săn sóc (S4): u cầu/Mục đích tiêu chuẩn: Chuẩn hóa quy trình thực 3S: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch Duy trì thành đạt từ việc thực 3S lúc, nơi Đảm bảo nguyên tắc 03 khơng: o Khơng có vật vơ dụng o Không bừa bãi o Không dơ bẩn S4 = S1 + S2 +S3 vận hành cách liên tục trở thành tiêu chuẩn (thói quen) Các tiêu chuẩn, thói quen liên tục cải tiến nâng cao mức độ thông qua việc thực hiện: - Vẽ sơ đồ toàn mặt phạm vi 5S, phân công trách nhiệm quản lý cho thành viên đơn vị theo khu vực Thiết lập tiêu chuẩn bàn làm việc cho tất bàn làm việc nhân viên Dán nhãn mác, gáy file, biển dẫn thích hợp, hướng dẫn sử dụng cho máy móc, thiết bị phức tạp,… Đồng hóa file tài liệu, khay tài liệu,các vật phẩm văn phòng Tạo góc thơng tin 5S (mỗi phận thiết lập chung góc 5S nhằm cập nhật tin tức thường xuyên đơn vị) Kết cần đạt được: Mọi nhân viên nắm rõ, hiểu ý thức tự giác thực 3S Trả lời xác nội dung phân cơng thực hành 5S đơn vị nhân viên phụ trách  Sẵn sàng (S5) Yêu cầu/Mục đích tiêu chuẩn: Mọi thứ phải sẵn sàng để phục vụ khách hàng, tinh thần tự nguyện, tự giác thực trì 3S liên tục hàng ngày để trở thành thói quen - Liên tục tổ chức thực phong trào thi đua 5S (thi đau cá nhân, thi đua phận, phòng giao dịch, cửa hàng) - Thường xuyên đánh giá kiểm tra việc thực 5S nội bộ, kiểm tra chéo phận, phòng giao dịch, cửa hàng - Lãnh đạo gương việc thực hành 5S - Niêm yết kết đánh giá thực 5S thường xuyên Kết cần đạt được: Mọi nhân viên coi nơi làm việc nhà thứ hai Ý thức tự giác tuân thủ qui định thực hành 5S 2.3 ĐÁNH GIÁ VÀ CHẤM ĐIỂM THỰC HÀNH 5S 2.3.1 Mục đích đánh giá: Duy trì mơi trường khơng gian làm việc tầm nhìn khách hàng sạch, gọn sẵn sàng phục vụ khách hàng nội bên 2.3.2 Thời điểm đánh giá Việc đánh giá chấm điểm thực hành 5S thực làm việc Đơn vị đánh giá không thông báo trước thời gian đánh giá, đánh giá có phối hợp với nhân viên bảo vệ đơn vị 2.3.3 Tần suất đánh giá Đối với đánh giá rà soát: tối thiểu 01 lần/tháng/nhân viên Đối với đánh giá giám sát: Tối thiểu 01 lần/quý/đơn vị Đơn vị có 20 nhân viên: ĐGV GS đánh giá tối thiểu nhân viên/lần Đơn vị có 50 nhân viên: ĐGV GS đánh giá tối thiểu nhân viên/lần Đơn vị có từ 50 nhân viên trở lên: ĐGV GS đánh giá tối thiểu 10 nhân viên/lần 2.3.4 Nguyên tắc đánh giá chấm điểm thực hành 5S Đánh giá xác, khách quan trung thực việc thực hành 5S đơn vị/nhân viên, vấn đề “không 5S” phải ghi nhận hình ảnh văn để làm chứng tính điểm kết đánh giá Không làm ảnh hưởng đến khách hàng Điểm 5S đơn vị/nhân viên chấm nội dung yêu cầu thang điểm tiêu chí ban hành: 2.3.5 Quy định việc đánh giá giám sát 5S (chụp ảnh) Ghi nhận ảnh “đạt 5S” ảnh “khơng 5S” Trong ảnh “đạt 5S” ảnh đạt yêu cầu tiêu chí 5S hành, ảnh “không 5S” ảnh chụp thể nội dung khơng đạt u cầu tiêu chí 5S Chất lượng ảnh: ảnh chụp phải thể rõ nội dung “đạt 5S”, “khơng 5S”, ảnh chụp khơng nhòe có ngày/giờ đánh giá Khơng hướng máy ảnh phía khách hành bên ngồi góc độ có khách hàng Không chụp ảnh nhân viên tiếp xúc với khách hàng Không chụp ảnh tài liệu, hồ sơ bàn làm việc nhân viên làm việc 2.3.6 Quy định cách thức tính điểm thực hành 5S nhân viên Điểm thực hành 5S nhân viên đơn vị tối đa 100 điểm tương đương mức áp dụng, trì 100%, tính sau: Điểm thực hành 5S nhân viên theo checklist cá nhân lần đánh giá Điểm thực hành 5S nhân viên = Điểm thực hành đạt chuẩn (A) + Điểm thực hành vượt trội (B) Điểm thực hành 5S nhân viên tháng đánh giá: bao gồm trung bình điểm đánh giá rà sốt ĐGV CS trung bình điểm đánh giá giám sát ĐGV GS tháng Chương ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM 3.1 ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ 3.1.1 Thuận lợi Hiệu mà 5S mang lại tạo phương thức làm việc mới, đưa có lên tầm: khoa học, hệ thống hồn thiện Mơi trường sống làm việc trở nên gọn gàng, sẽ, ngăn nắp Tài liệu, hồ sơ, vật dụng, trang thiết bị phục vụ cho công việc xếp dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm Điều kiện hỗ trợ ln thuận tiện sẵn sàng Giúp tiết kiệm nhiều thời gian cơng sức 3.1.2 Khó khăn Thời gian đầu áp dụng 5S trọng đến Sàng lọc - Sắp xếp - Sạch mà bỏ quên 2S lại Săn sóc Sẵn sàng nên thời gian thứ lại hoàn cũ Nhiều nhân viên lơ là, khó khăn thay đổi thói quen làm việc cũ áp dụng 3.1.3 Giải pháp Để trì thói quen thực 5S, Trung tâm kinh doanh VNPT Cần Thơ áp dụng chấm điểm hàng tháng để nâng cao ý thức thực 5S nhân viên Việc kiểm tra thực 5S tiến hành hàng tháng đột xuất nhân viên 5S sở đơn vị nhân viên 5S phòng quản lý Căn vào điểm chấm 5S hàng tháng, hàng quý hàng năm nhân viên đơn vị, Trung tâm kinh doanh VNPT Cần Thơ có chế độ khen thưởng, kỷ luật nhân viên, đơn vị không thực tốt tiêu chí 5S Cụ thể là kết 5S ảnh hưởng trực tiếp đến BSC cá nhân, đơn vị kết xếp loại hoàn thành công việc, ảnh hưởng đến lương thưởng đề xuất bổ nhiệm thăng tiến công việc 3.2 BÀI HỌC KINH NGHIỆM 5S áp dụng sản xuất dịnh vụ nhằm tạo môi trường làm việc khoa học, thuận lợi, thoải mái Để thực 5S thành cơng cần có tham gia tất thành viên Trong lãnh đạo phải thực quan tâm đến 5S, hiểu rõ lợi ích mà mang lại tâm thực Từ đó, phát động, tuyên truyền đến nhân viên để họ hiểu hưởng ứng Cần có Ban Điều hành để triển khai thực 5S Những người phải có lực, nhiệt tình trao cho họ quyền hạn định tiến hành cơng việc Phải kiểm sốt tiến độ trình thực để điều chỉnh kịp thời vướng mắc hay cố phát sinh Hình 2: Đính kèm hình ảnh đạt 5S Bên cạnh đó, ngân hàng cần xây dựng Quy chế hoạt động chung, kèm theo chế khen thưởng kỷ luật rõ ràng, kịp thời, làm pháp lý áp dụng 5S Có vậy, việc áp dụng 5S vào nếp, tránh tình trạng làm theo phong trào làm qua loa, đại khái cuối thứ cũ Hình 3: Đính kèm hình ảnh khen thưởng 5S PHỤ LỤC ... thiện mơi trường làm việc 5S phương pháp quản lý nhà nhằm mục đích cải tiến mơi trường làm việc, chương trình hoạt động thường trực doanh nghiệp đơn vị hành 5S phương pháp cải tiến đơn giản lại... nhiều Doanh nghiệp tham gia ứng dụng 5S 5S áp dụng loại hình tổ qui mơ doanh nghiệp 5S áp dụng doanh nghiệp lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ Triết lý 5S đơn giản, khơng đòi hỏi phải... Cúp 5S nên luân lưu qua đơn vị xuất sắc để tạo thi đua đơn vị Kết thúc năm, khen thưởng đơn vị xuất sắc năm, tặng q ghi nhận cơng lao đóng góp cá nhân đơn vị Chương ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S TẠI