Áp dụng phương pháp 5s vào hoạt động lưu trữ tại các cơ quan của UBND huyện thường tín

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - DƢƠNG THỊ QUỲNH CHÂU ÁP DỤNG PHƢƠNG PHÁP 5S VÀO HOẠT ĐỘNG LƢU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN CỦA UBND HUYỆN THƢỜNG TÍN LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH CHƢƠNG TRÌNH ĐỊNH HƢỚNG ỨNG DỤNG Hà Nội - 2017 i ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ DƢƠNG THỊ QUỲNH CHÂU ÁP DỤNG PHƢƠNG PHÁP 5S VÀO HOẠT ĐỘNG LƢU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN CỦA UBND HUYỆN THƢỜNG TÍN Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Mã số: 60 34 01 02 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH CHƢƠNG TRÌNH ĐỊNH HƢỚNG THỰC HÀNH NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN ĐĂNG MINH XÁC NHẬN CỦA XÁC NHẬN CỦA CHỦ TỊCH HĐ CÁN BỘ HƢỚNG DẪN CHẤM LUẬN VĂN Nguyễn Đăng Minh Hoàng Văn Hải Hà Nội - 2017 ii LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn công trình nghiên cứu khoa học cá nhân Số liệu kết nghiên cứu luận văn trung thực chƣa đƣợc sử dụng công bố công trình khác Mọi giúp đỡ cho việc thực luận văn đƣợc tác giả cảm ơn thông tin trích dẫn luận văn đƣợc ghi rõ nguồn gốc Hà Nội, ngày 14 tháng năm 2017 Học viên Dƣơng Thị Quỳnh Châu iii LỜI CẢM ƠN Trong suốt trình học tập, nghiên cứu thực luận văn, nỗ lực thân nhận đƣợc nhiều quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình nhiều cá nhân, tập thể nhà trƣờng Trƣớc hết xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới T.S Nguyễn Đăng Minh ngƣời hƣớng dẫn, bảo tận tình suốt trình nghiên cứu luận văn Tôi xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể giảng viên Viện Quản trị kinh doanh - Trƣờng Đại học Kinh Tế - Đại học Quốc gia Hà Nội tận tình truyền đạt cho kiến thức quý báu hƣớng dẫn suốt thời gian học tập rèn luyện trƣờng Tôi xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo, tập thể cán công chức UBND huyện Thƣờng Tín tạo điều kiện thuận lợi, hỗ trợ thực trình nghiên cứu khảo sát quan Đặc biệt cán bộ, công chức phòng Nội vụ, phòng Kinh tế quan, đơn vị nhiệt tình giúp đỡ, cung cấp thông tin cần thiết cho nghiên cứu Cuối cùng, xin bày tỏ lòng biết ơn tới gia đình, bạn bè ngƣời thân yêu bên cạnh động viên giúp đỡ suốt trình nghiên cứu Do điều kiện thời gian trình độ chuyên môn nhiều hạn chế, nên luận văn khó tránh khỏi thiếu sót, mong nhận đƣợc giúp đỡ, đóng góp ý kiến thầy giáo, cô giáo bạn bè để luận văn đƣợc hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 14 tháng năm 2017 Học viên Dƣơng Thị Quỳnh Châu iv TÓM TẮT NGHIÊN CỨU 5S phƣơng pháp quản lý môi trƣờng làm việc theo hƣớng làm thay đổi tƣ duy, tạo thói quen thực thƣờng xuyên công tác sàng lọc, xếp, cho toàn thành viên tổ chức Tại số quan nhà nƣớc bắt đầu tiếp cận áp dụng phƣơng pháp quản lý đại, có phƣơng pháp 5S, nhằm cắt giảm lãng phí, tạo môi trƣờng làm việc khoa học, tinh gọn cải thiện hiệu hoạt động tổ chức Với đặc thù quan quản lý hành nhà nƣớc nên số lƣợng văn bản, giấy tờ phát sinh hàng ngày UBND huyện Thƣờng Tín cần đƣa vào lƣu trữ lớn Trong đó, hoạt động lƣu trữ quan, đơn vị trực thuộc UBND huyện nhƣ kho lƣu trữ chung huyện tồn nhiều hạn chế Điều tạo áp lực lớn lãnh đạo huyện thủ trƣởng quan, đơn vị Do đó, nhiệm vụ đặt cần phải áp dụng phƣơng pháp quản lý vào hoạt động lƣu trữ để bảo quản, cất giữ tài liệu khoa học, ngăn nắp, tiết kiệm diện tích Trƣớc thực trạng nhận thức lợi ích đem lại áp dụng phƣơng pháp 5S vào hoạt động lƣu trữ UBND huyện Thƣờng Tín, tác giả thực nghiên cứu đề tài“Áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ quan UBND huyện Thường Tín Trong trình thực hiện, tác giả khảo cứu công trình nghiên cứu nƣớc liên quan đến phƣơng pháp 5S, phân tích lợi ích yếu tố đem lại thành công áp dụng 5S doanh nghiệp, tổ chức nói chung UBND huyện Thƣờng Tín nói riêng Trên sở phân tích này, luận văn áp dụng khung lý thuyết chữ S phƣơng pháp 5S để khảo sát thực trạng hoạt động lƣu trữ quan UBND huyện Thƣờng Tín Phân tích mặt thành tựu, mặt hạn chế, đặc biệt rào gặp phải áp dụng, từ sở cho việc xây dựng kế hoạch, mô hình giải pháp khắc phục nhƣ trì hiệu phƣơng pháp 5S vào hoạt động lƣu trữ UBND huyện Thƣờng Tín v MỤC LỤC DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT viii DANH MỤC CÁC BẢNG ix DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ x MỞ ĐẦU .1 1.1 Tính cấp thiết đề tài 1.2 Câu hỏi nghiên cứu .3 1.3 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu .3 1.3.1 Mục đích nghiên cứu 1.3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu .3 1.4 Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu 1.4.1 Đối tƣợng nghiên cứu .4 1.4.2 Phạm vi nghiên cứu 1.5 Những đóng góp luận văn 1.6 Kết cấu luận văn .4 Chƣơng 1.TỔNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu 1.1.1 Các nghiên cứu nƣớc 1.1.2 Các nghiên cứu nƣớc 1.2 Cơ sở lý luận chung Quản trị tinh gọn 11 1.2.1 Khái niệm Quản trị tinh gọn 11 1.2.2 Các công cụ Quản trị tinh gọn 12 1.3 Cơ sở lý luận chung phƣơng pháp 5S 14 1.3.1 Khái niệm phƣơng pháp 5S .14 1.3.2 Đối tƣợng áp dụng 5S 18 1.3.3 Quy trình áp dụng phƣơng pháp 5S .18 1.3.4 Lợi ích việc áp dụng phƣơng pháp 5S .24 1.3.5 Các nhân tố ảnh hƣởng đến việc áp dụng 5S 25 1.4 Cơ sở lý luận việc áp dụng phƣơng pháp 5S quan hành nhà nƣớc 26 1.4.1 Khái niệm quan hành nhà nƣớc 26 1.4.2 Đặc điểm quan hành nhà nƣớc 26 1.4.3 Lý nên áp dụng 5S vào quan hành nhà nƣớc 28 1.4.4 Tính chất khác biệt áp dụng 5S quan hành nhà nƣớc 28 vi Chƣơng PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU 30 2.1 Quy trình nghiên cứu 30 2.2 Phƣơng pháp thu thập liệu 32 2.2.1 Dữ liệu sơ cấp 32 2.2.2 Dữ liệu thứ cấp .35 2.3 Phƣơng pháp xử lý số liệu 36 Chƣơng THỰC TRẠNG LƢU TRỮ THEO PHƢƠNG PHÁP 5S TẠI CÁC CƠ QUAN CỦA UBND HUYỆN THƢỜNG TÍN .37 3.1 Giới thiệu tổng quan UBND huyện Thƣờng Tín 37 3.1.1 Chức cấu tổ chức UBND huyện Thƣờng Tín .37 3.1.2 Thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức 39 3.2 Kết điều tra khảo sát 43 3.2.1 Thông tin chung đối tƣợng tham gia khảo sát 43 3.2.2 Thực trạng hoạt động lƣu trữ UBND huyện Thƣờng Tín phân tích dựa thành tố phƣơng pháp 5S 45 3.3 Đánh giá chung thực trạng hoạt động lƣu trữ quan UBND huyện Thƣờng Tín .63 3.3.1 Những kết đạt đƣợc 63 3.3.2 Những tồn tại, hạn chế 64 3.3.3 Phân tích nguyên nhân tồn triển khai áp dụng phƣơng pháp 5S quan UBND huyện Thƣờng Tín 67 Chƣơng ĐỀ XUẤT MÔ HÌNH, QUY TRÌNH VÀ GIẢI PHÁP NHẰM TRIỀN KHAI ÁP DỤNG HIỆU QUẢ 5S VÀO HOẠT ĐỘNG LƢU TRỮ .73 TẠI UBND HUYỆN THƢỜNG TÍN .73 4.1 Đề xuất mô hình áp dụng 5S UBND huyện Thƣờng Tín 73 4.2 Quy trình áp dụng phƣơng pháp 5S quan UBND huyện Thƣờng Tín 76 4.3 Đề xuất giải pháp .79 4.3.1 Giải pháp nhằm khắc phục rào cản để đƣa 5S vào áp dụng .79 4.3.2 Giải pháp nhằm trì phát triển hoạt động 5S UBND huyện Thƣờng Tín 84 KẾT LUẬN .91 TÀI LIỆU THAM KHẢO 93 PHỤ LỤC 97 vii DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT STT Ký hiệu Nguyên nghĩa CB Cán CC Công chức HĐND Hội đồng nhân dân MSMEs Các doanh nghiệp sản xuất nhỏ vừa UBND Ủy ban nhân dân VC Viên chức viii DANH MỤC CÁC BẢNG STT Bảng Nội dung Bảng 2.1 Quy trình thực nghiên cứu 28 Bảng 2.2 Phân bổ số lƣợng câu theo dạng câu hỏi 30 Bảng 3.1 Danh sách quan, đơn vị trực thuộc UBND huyện Thƣờng Tín Trang 35 Thống kê số lƣợng, chất lƣợng cán bộ, công Bảng 3.2 chức công tác phòng chuyên môn 37 thuộc UBND huyện Thƣờng Tín Thống kê số lƣợng, chất lƣợng công chức, viên Bảng 3.3 chức công tác đơn vị nghiệp 38 thuộc UBND huyện Thƣờng Tín Bảng 3.4 Bảng 3.5 Bảng 3.6 Bảng 3.7 10 Bảng 3.8 11 Bảng 3.9 12 Bảng 4.1 Thông tin đối tƣợng tham gia phát vấn Thực trạng kho lƣu trữ quan, đơn vị UBND huyện Thƣờng Tín Đánh giá thực trạng thực công tác xếp quan Đánh giá thực trạng thực công tác vệ sinh quan Đánh giá thực trạng trì hoạt động sàng lọc, xếp, quan Đánh giá thực trạng hoạt động Sẵn sàng quan Quy định thực Seiso ix 41 48 50 55 58 59 84 DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ STT Hình Hình 1.1 Hình 1.2 Hình 1.3 Hoạt động Seiri 14 Hình 1.4 Hoạt động Seiton 15 Hình 1.5 Hoạt động Seiso 16 Hình 1.6 Hoạt động Seiketsu 17 Hình 1.7 Các bƣớc thực phƣơng pháp 5S 19 Hình 1.8 Phƣơng thức xử lý sau thực Seiri 21 Hình 3.1 Một số hình ảnh UBND huyện Thƣờng Tín 34 Nội dung Mô hình đề xuất áp dụng 5S cho SMEs T.S Nguyễn Đăng Minh cộng Sơ đồ nhà chất lƣợng - Hệ thống sản xuất Toyota Trang 13 Phân tích nguyên nhân/ rào cản khiến 5S chƣa 10 Hình 3.2 đƣợc áp dụng vào hoạt động lƣu trữ UBND 64 huyện Thƣờng Tín 11 Hình 4.1 Mô hình áp dụng phƣơng pháp 5S vào hoạt động lƣu trữ UBND huyện Thƣờng Tín x 70 PHỤ LỤC 5: BÁO CÁO THỐNG KÊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ NĂM 2016 Nội dung báo cáo Đơn vị tính Tổng số quan, tổ chức thuộc diện báo cáo Cơ quan, tổ chức Cơ quan, tổ Tổng số quan, tổ chức báo cáo chức Số lƣợng 137 137 I Văn đạo hƣớng dẫn nghiệp vụ công tác văn thƣ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số quy chế, quy trình văn thƣ Văn - Tổng số danh mục hồ sơ Văn II Tổ chức, nhân làm công tác văn thƣ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) Tổ chức văn thư a) Tổ chức văn thư độc lập - Tổng số phòng văn thƣ - Tổng số tổ văn thƣ - Tổng số phận văn thƣ Phòng Tổ Bộ phận b) Tổ chức văn thư kiêm nhiệm - Tổng số phòng văn thƣ - lƣu trữ Phòng Tổ - Tổng số phận văn thƣ - lƣu trữ Bộ phận - Tổng số tổ chức văn thƣ kiêm nhiệm khác Tổ chức - Tổng số: Ngƣời 144 Trong đó: Nữ Ngƣời 113 - Kiêm nhiệm công tác khác Ngƣời 132 - Tổng số tổ văn thƣ - lƣu trữ Nhân làm công tác văn thư a) Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ 144 - Trên đại học chuyên ngành văn thƣ, lƣu trữ 113 Ngƣời - Trên đại học chuyên ngành khác Ngƣời - Đại học chuyên ngành văn thƣ, lƣu trữ Ngƣời - Đại học chuyên ngành khác Ngƣời 63 - Cao đẳng chuyên ngành văn thƣ, lƣu trữ Ngƣời - Cao đẳng chuyên ngành khác Ngƣời 16 - Trung cấp chuyên ngành văn thƣ, lƣu trữ Ngƣời 31 - Trung cấp chuyên ngành khác Ngƣời 18 - Sơ cấp (tập huấn ngắn hạn) Ngƣời - Chuyên viên cao cấp văn thƣ Ngƣời - Chuyên viên văn thƣ Ngƣời - Chuyên viên văn thƣ Ngƣời - Cán văn thƣ Ngƣời 31 - Nhân viên văn thƣ Ngƣời 22 - Khác Ngƣời 91 b) Ngạch công chức, viên chức, chức danh nghề nghiệp văn thư c) Độ tuổi 144 - Từ 30 trở xuống Ngƣời 58 - Từ 31 đến 40 Ngƣời 64 - Từ 41 đến 50 Ngƣời 10 - Từ 51 đến 60 Ngƣời 12 III Văn đi, văn đến (tính từ ngày 01/01 đến 31/12 năm báo cáo) - Tổng số văn Văn 26020 Trong đó: + Văn quy phạm pháp luật Văn 991 Văn 11022 - Tổng số văn đến Văn 37849 Trong đó: Văn điện tử Văn 25104 + Văn điện tử 114 IV Hồ sơ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số hồ sơ phải lập năm Hồ sơ 999 Trong đó: Hồ sơ tài liệu điện tử Hồ sơ 102 - Tổng số hồ sơ lập năm Hồ sơ 703 Trong đó: Hồ sơ tài liệu điện tử Hồ sơ 338 V Trang thiết bị dùng cho văn thƣ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Máy vi tính Chiếc 143 - Máy in Chiếc 124 - Máy quét (scanner) Chiếc 21 - Máy chụp (photocopy) Chiếc 31 - Máy FAX Chiếc - Máy huỷ tài liệu Chiếc 115 PHỤ LỤC 6: BÁO CÁO THỐNG KÊ VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƢU TRỮ NĂM 2016 Nội dung báo cáo Đơn vị tính Số lƣợng Tổng số quan, tổ chức thuộc diện báo cáo Cơ quan, tổ chức 137 Tổng số quan, tổ chức báo cáo Cơ quan, tổ chức 137 I Văn đạo hƣớng dẫn nghiệp vụ công tác lƣu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số quy chế, quy trình nghiệp vụ lƣu trữ - Tổng số quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ Văn Văn - Tổng số nội quy vào kho lƣu trữ Văn - Tổng số Bảng thời hạn bảo quản, hồ sơ tài liệu Văn II Tổ chức, nhân làm công tác lƣu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) Tổ chức lưu trữ - Tổng số trung tâm lƣu trữ, kho lƣu trữ tƣơng đƣơng - Tổng số phòng lƣu trữ Trung tâm Phòng - Tổng số tổ lƣu trữ Tổ - Tổng số phận lƣu trữ Bộ phận Nhân làm công tác lưu trữ - Tổng số: Ngƣời Trong đó: Nữ Ngƣời - Kiêm nhiệm công tác khác Ngƣời a) Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ - Trên đại học chuyên ngành văn thƣ, lƣu trữ Ngƣời - Trên đại học chuyên ngành khác Ngƣời 116 - Đại học chuyên ngành văn thƣ, lƣu trữ Ngƣời - Đại học chuyên ngành khác Ngƣời - Cao đẳng chuyên ngành văn thƣ, lƣu trữ Ngƣời - Cao đẳng chuyên ngành khác Ngƣời - Trung cấp chuyên ngành văn thƣ, lƣu trữ Ngƣời - Trung cấp chuyên ngành khác Ngƣời - Sơ cấp (tập huấn ngắn hạn) Ngƣời 1 b) Ngạch công chức, viên chức, chức danh nghề nghiệp lưu trữ - Lƣu trữ viên cao cấp Ngƣời - Lƣu trữ viên Ngƣời - Lƣu trữ viên Ngƣời - Lƣu trữ viên trung cấp Ngƣời - Kỹ thuật viên lƣu trữ Ngƣời c) Độ tuổi - Từ 30 trở xuống Ngƣời - Từ 31 đến 40 Ngƣời - Từ 41 đến 50 Ngƣời - Từ 51 đến 60 Ngƣời III Tài liệu lƣu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) Tài liệu giấy - Tổng số phông/sƣu tập lƣu trữ Phông/sƣu tập Trong đó: Phông/sƣu tập chỉnh lý hoàn chỉnh Phông/sƣu tập Mét 1606.99 - Tổng số mét giá tài liệu Hồ sơ/đơn vị bảo Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh quản + Quy mét giá tài liệu Mét 117 8499 653.15 Tài liệu khoa học, kỹ thuật - Tổng số công trình/đề tài Trong đó: Công trình/đề tàiđã chỉnh lý hoàn chỉnh - Tổng số mét giá tài liệu Công trình/đề tài 22 Công trình/đề tài 16 Mét 417.3 Hồ sơ/đơn vị bảo Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh quản + Quy mét giá 6310 Mét 380.1 Mét 273.9 Tài liệu chuyên môn - Tổng số mét giá tài liệu Hồ sơ/đơn vị bảo Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh quản + Quy mét giá Mét Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ 544 93.4 104 - Tổng số phông /sƣu tập tài liệu lƣu trữ Phông/sƣu tập Trong đó: Phông/sƣu tập chỉnh lý hoàn chỉnh Phông/sƣu tập - Tổng số mét giá tài liệu Mét Hồ sơ/đơn vị bảo Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh quản + Quy mét giá Mét Tài liệu nghe nhìn a) Tổng số tài liệu ghi hình - Bộ phim /đoạn phim Bộ/đoạn - Cuộn phim Cuộn 20 - Cuộn băng Video Cuộn 10 - Đĩa Đĩa 170 - Quy chiếu Giờ 30 Trong đó: Đã thống kê biên mục Giờ 30 118 b) Tổng số tài liệu ghi âm - Cuộn băng (gốc thay gốc) Cuộn - Đĩa Đĩa - Quy nghe Giờ Trong đó: Đã thống kê biên mục Giờ c) Tổng số tài liệu ảnh - Phim âm (gốc thay gốc) Chiếc Trong đó: Đã thống kê biên mục Chiếc - Ảnh (gốc thay gốc) Chiếc Trong đó: Đã thống kê biên mục Chiếc 80 d) Tổng số tài liệu đồ - Bản đồ Bản đồ 121 Trong đó: Đã thống kê biên mục Bản đồ 61 - Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử Hồ sơ/MB 9181 Trong đó: Đã tạo lập sở liệu Hồ sơ/MB 9059 Mét 217.78 Mét 132.2 Mét 2.5 Tài liệu điện tử IV Thu thập loại huỷ tài liệu Tài liệu giấy - Tổng số mét giá tài liệu lƣu trữ thu thập (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số mét giá tài liệu lƣu trữ đến thời hạn thu thập nhƣng chƣa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số mét giá tài liệu huỷ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) Tài liệu nghe, nhìn a) Tổng số tài liệu nghe nhìn thu thập (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) 119 - Cuộn phim Cuộn - Cuộn băng Video Cuộn - Cuộn băng ghi âm Cuộn 45 - Đĩa ghi hình Đĩa 59 - Đĩa ghi âm Đĩa 48 - Phim âm Chiếc 47 - Ảnh Chiếc 73 - Bản đồ Bản đồ 10 b) Tổng số tài liệu nghe nhìn đến thời hạn thu thập chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Cuộn phim Cuộn - Cuộn băng Video Cuộn - Cuộn băng ghi âm Cuộn - Đĩa ghi hình Đĩa - Đĩa ghi âm Đĩa - Phim âm Chiếc - Ảnh Chiếc - Bản đồ Bản đồ c) Tổng số tài liệu nghe nhìn huỷ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Cuộn phim Cuộn - Cuộn băng Video Cuộn - Cuộn băng ghi âm Cuộn - Đĩa ghi hình Đĩa - Đĩa ghi âm Đĩa - Phim âm Chiếc - Ảnh Chiếc 120 30 - Bản đồ Bản đồ 3.Tài liệu điện tử - Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử thu thập (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) Trong đó: Đã tạo lập sở liệu Hồ sơ/MB 9183.7 Hồ sơ/MB 9080 - Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đến thời hạn thu thập nhƣng chƣa thu thập (tính đến ngày Hồ sơ/MB 31/12 năm báo cáo) Trong đó: Đã tạo lập sở liệu Hồ sơ/MB - Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử huỷ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) Trong đó: Đã tạo lập sở liệu Hồ sơ/MB Hồ sơ/MB V Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số lƣợt ngƣời khai thác sử dụng tài liệu Lƣợt ngƣời a) Tổng số tài liệu đưa phục vụ khai thác sử 100 dụng - Hồ sơ/đơn vị bảo quản 114 Hồ sơ/đv bảo quản 115 Tài liệu 85 - Ảnh Ảnh 50 - Ghi âm, ghi hình Giờ - Tài liệu a) Tổng số tài liệu chụp, cấp chứng thực lưu trữ - Tổng số tài liệu đƣợc chụp Tài liệu/ Trang - Tổng số tài liệu đƣợc cấp chứng thực lƣu trữ Tài liệu/ trang - Tổng số yêu cầu độc giả Yêu cầu 121 242 Trong đó: Yêu cầu độc giả đƣợc trả lời Yêu cầu Công bố, trưng bày, triển lãm, xuất phẩm tài liệu lưu trữ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số công bố, giới thiệu Bài viết - Tổng số lần trƣng bày, triển lãm Lần - Tổng số ấn phẩm xuất Ấn phẩm Công cụ tra cứu (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số phông/sƣu tập lƣu trữ có mục lục hồ sơ - Tổng số công trình/đề tài có mục lục hồ sơ - Tổng số tài liệu nghe nhìn có thống kê biên mục Phông/sƣu tập Công trình/đề tài Giờ - Tổng số phim âm có thống kê biên mục Chiếc - Tổng số ảnh có thống kê biên mục Chiếc - Tổng số mục lục chuyên đề Mục lục - Tổng số sách dẫn phông lƣu trữ Sách - Thẻ tra tìm Phiếu VI Nghiên cứu khoa học công tác văn thƣ, lƣu trữ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số chƣơng trình, đề tài nghiên cứu khoa học nghiệm thu Trong đó: + Cấp Nhà nƣớc Chƣơng trình/đề tài Chƣơng trình/đề tài +Cấp Bộ/ngành Chƣơng trình/đề tài + Cấp sở Chƣơng trình/đề tài - Tổng số chƣơng trình, đề tài nghiên cứu khoa học đƣa vào ứng dụng Trong đó: + Cấp Nhà nƣớc Chƣơng trình/đề tài Chƣơng trình/đề tài 122 + Cấp Bộ/ngành Chƣơng trình/đề tài + Cấp sở Chƣơng trình/đề tài VII Kho lƣu trữ, trang thiết bị dùng cho lƣu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) Kho lưu trữ m2 95 m2 70 m2 25 - Diện tích kho lƣu trữ không chuyên dụng m2 627.5 - Diện tích kho tạm m2 1640.5 - Chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu Mét 1246.36 Trong đó: + Giá cố định Mét 327.5 + Giá di động Mét - Diện tích kho lƣu trữ chuyên dụng Trong đó: + Diện tích kho lƣu trữ chuyên dụng sử dụng để bảo quản tài liệu + Diện tích kho lƣu trữ chuyên dụng chƣa sử dụng để bảo quản tài liệu Trang thiết bị dùng cho lưu trữ - Camera quan sát Chiếc - Hệ thống chống đột nhập Hệ thống - Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động Hệ thống 24 Chiếc 31 Hệ thống - Máy điều hoà nhiệt độ Chiếc 12 - Máy hút ẩm Chiếc - Dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm Chiếc - Thiết bị thông gió Chiếc - Bình chữa cháy khí, bọt,… - Hệ thống điều hoà nhiệt độ trung tâm - Máy khử trùng tài liệu phƣơng pháp đông lạnh hút chân không,… - Máy khử axit Chiếc Chiếc 123 - Hệ thống thiết bị tu bổ, phục chế tài liệu - Hệ thống thiết bị lập bảo hiểm Hệ thống Hệ thống microfilm - Mạng diện rộng Hệ thống - Mạng nội Hệ thống 15 - Máy chủ Chiếc - Máy tính cá nhân Chiếc 31 - Máy quét (scanner) Chiếc - Máy chụp Chiếc Chú thích: Nếu kiêm nhiệm công tác văn thƣ lƣu trữ điền số lƣợng vào mục nhân biểu thống kê công tác văn thƣ Các quan thuộc diện báo cáo bao gồm: Các phòng chuyên môn, đơn vị nghiệp cấp huyện, trƣờng Mầm non, Tiểu học, Trung học sở, UBND xã, thị trấn địa bàn huyện 124 PHỤ LỤC 7: MỘT SỐ HÌNH ẢNH HIỆN TRẠNG LƢU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN CỦA UBND HUYỆN THƢỜNG TÍN 125 126 127 ... ích đem lại áp dụng phƣơng pháp 5S vào hoạt động lƣu trữ UBND huyện Thƣờng Tín, tác giả thực nghiên cứu đề tài Áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ quan UBND huyện Thường Tín Trong trình... ÁP DỤNG HIỆU QUẢ 5S VÀO HOẠT ĐỘNG LƢU TRỮ .73 TẠI UBND HUYỆN THƢỜNG TÍN .73 4.1 Đề xuất mô hình áp dụng 5S UBND huyện Thƣờng Tín 73 4.2 Quy trình áp dụng phƣơng pháp 5S quan UBND huyện. .. phƣơng pháp 5S vào hoạt động lƣu trữ quan UBND huyện Thƣờng Tín 1.3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu - Hệ thống hóa sở lý luận phƣơng pháp 5S để phân tích tính hiệu áp dụng phƣơng pháp vào hoạt động lƣu trữ quan