QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG

LỜI CÁM ƠN Tiểu luận coi cơng cụ nho nhỏ, để hồn tất đề tài tiểu luận công việc dễ sinh viên bước chân vào giảng đường đại học Chúng tơi phải có tổ chức học nhóm tìm tài liệu nhiều phương tiện như: giáo trình, internet,… để nghiên cứu Vì sau hồn tất tiểu luận mơn Quản trị kinh doanh quốc tế, xin chân thành:  Cám ơn nhà trường tạo điều kiện tốt cho chung nghiên cứu học tập  Cám ơn khoa Thương mại Du lịch - môn Giao nhận vận tải bảo hiểm hướng dẫn chúng tơi cách thức tìm hiểu nghiên cứu tiểu luận  Cám ơn giảng viên môn Giao nhận vận tải bảo hiểm, với tập thể lớp tận tâm hướng dẫn qua buổi học lớp buổi chơi ngắn ngủi  Đồng thời nhóm tơi xin gửi lời cám ơn chân thành đến sở khảo sát nghiên cứu cung cấp cho thông tin, kiến thức bổ ích để hồn thiện tiểu luận thời gian ngắn tốt NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN NHÓM STT 10 Họ tên Trần Vân Anh Nguyễn Thị Kim Cúc Phan Nhất Liêm Trương Hoài Phương Nguyễn Thị Mộng Quyền Nguyễn Đức Thành Nguyễn Thị Phương Thảo Tô Thị Lệ Thu Nguyễn Thị Huyền Trang Đỗ Thành Triệu MSSV 15093121 15093601 15095931 15063611 15081111 15056401 15086541 15092811 15054721 15079381 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Do không bị giới hạn khoảng cách so với hình thức vận chuyển khác nên việc trao đổi hàng hóa nhờ vận tải hàng không diễn thuận lợi nhanh chóng Có thể nói vận tải hàng khơng phát triển nhân tố làm cho quan hệ hợp tác quốc tế ngày mở rộng Hàng hóa trao đổi khơng từ địa phương qua địa phương khác, từ quốc gia tới quốc gia khác mà trao đổi châu lục với Một quốc gia có vận tải hàng khơng phát triển quốc gia chiếm nhiều ưu Không chủ động quan hệ kinh tế đối ngoại mà tăng nguồn thu ngoại tệ Bên cạnh đó, vận tải hàng khơng đẩy mạnh q trình xuất nhập khẩu, tạo động lực thúc đẩy quan hệ sản xuất phát triển Cùng với phát triển vũ bão kinh tế giới, đời sống người dân ngày nâng cao kéo theo gia tăng nhu cầu vận chuyển lại Trước tình hình đóđòi hỏi ngành vận tải hàng khơng phải khơng ngừng phát triển, hoàn thiện mặt Trong thời gian kiến tập nghiệp vụ công ty TNHH Thương mại Dịch Vụ Cơng Nghệ Tin Học Lê Nguyễn Nhóm tơi có hội tìm hiểu rõ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ, lĩnh vực hoạt động tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Trong báo cáo này, chúng tơi xin trình bày quy trình giao nhận hàng hóa xuất đường hàng khơng Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu quy trình xuất hàng hóa đường hàng khơng cơng ty thực tập Đối tượng nghiên cứu Xuất lơ hàng lẻ quần áo từ Hồ Chí Minh sang Canada Kết cấu đề tài Gồm chương: + Chương 1: Tổng quan công ty TNHH Thương mại dịch vụ Công Nghệ Tin Học Lê Nguyễn + Chương 2: Quy trình xuất hàng hóa đường hàng khơng CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ CÔNG NGHỆ TIN HỌC LÊ NGUYỄN 1.1 Giới thiệu đơn vị thực tập Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Công nghệ Tin học Lê Nguyễn giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0312 42 40 43 Sở Kế Hoạch Đầu Tư Thành Phố Hồ Chí Minh cấp lần đầu ngày 20/08/2013 Tên cơng ty : CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ CÔNG NGHỆ TIN HỌC LÊ NGUYỄN Tên viết tắt : LE NGUYEN TST CO., LTD Địa : 131/6 Đường 8, phường Linh Xuân, Quận Thủ Đức, TP.HCM Điện thoại : 08 66757460 Fax : 08 37246687 Vốn điều lệ : 1.000.000.000 (một tỉ đồng chẵn) Mã số thuế : 0312424043 Tài khoản VNĐ Website Email : 0600.7252.5739 - Ngân hàng Sacombank, Chi Nhánh Gò Vấp : www.lenguyentst.com.vn : thuytrinh@lenguyentst.com.vn Được thành lập từ năm 2013 cơng ty Lê Nguyễn, có trụ sở làm việc đặt 131/6 Đường số 8, phường Linh Xuân, Quận Thủ Đức Qua trình hình thành hoạt động từ năm 2013 đến nay, Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Công nghệ Tin học Lê Nguyễn liên tục mở rộng phát triển Công ty cung cấp cho khách hàng ngày nhiều sản phẩm dịch vụ, đồng thời không ngừng đổi hình thức, nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ, đáp ứng tốt nhu cầu ngày cao đa dạng khách hàng 1.2 Giới thiệu phòng giao nhận Nhân viên giao nhận Trưởng phòng Giao nhận sân bay Giao nhận cảng xuất nhập Nhân viên chứng từ  Trưởng phòng nhập + Quản lý phòng giao nhận + Chịu đạo trực tiếp ban giám đốc lô hàng giao nhận, theo dõi thông báo hàng đến + Lên kế hoạch nhận hàng cho nhân viên giao nhận + Chỉ đạo giải công việc phát sinh q trình giao nhận hàng hóa, đảm bảo giao hàng hẹn  Nhân viên chứng từ + Quản lý lưu trữ chứng từ, soạn thảo hồ sơ hải quan, công văn cần thiết + Theo dõi quy trình làm hàng, liên lạc với khách hàng để thông báo thông tin cần thiết cho lô hàng, theo dõi booking, chịu trách nhiệm phát hành vận đơn + Có nhiệm vụ làm việc với quan chức liên quan (Hải quan, Bộ công thương, Trung tâm kiểm định chất lượng hàng hóa…) + Khai báo Hải quan phần mềm ECUS5-VNACCS  Nhân viên giao nhận + Nhận chứng từ từ khách hàng + Kiểm tra chứng từ gồm: hợp đồng, vận đơn đường biển đường hàng không, invoice, packing list, giấy phép giấy chứng nhận (nếu có) + Lấy lệnh giao hàng + Làm thủ tục hải quan 1.3 Yêu cầu hoạt động giao nhận cho lô hàng xuất A Nhà xuất khẩu: CÔNG TY TNHH JC INT’L VINA Địa chỉ: Ap Hoa Lan, Thuan An, Thuan Giao, Binh Duong B Nhà nhập khẩu: HANSOLL TEXTILE LTD Địa chỉ: Hansoll Textile Bldg, 98-4, Garak Dong, Songpa-gu Seoul Korea C Công ty dịch vụ: VIET NAM SHIPPING SERVICES CORPORATION Địa chỉ: 396 Truong Sa, Phuong 2, Quan Phu Nhan, HCM city, Vietnam Commodity: Garment Số lượng: 366 cartoons Trọng lượng: 4900 kgs Địa điểm xếp hàng: Hồ Chí Minh Địa điểm dỡ hàng: Toronto – Canada Phương thức toán: TTR Điều kiện toán: FCA  Giải thích hợp đồng Đầu tiên, shipper CƠNG TY TNHH JC INT’L VINA có lơ hàng Garment, muốn xuất qua Canada, nên tìm đến cơng ty dịch vụ VIET NAM SHIPPING SERVICES CORPORATION để đặt chỗ làm thủ tục xuất lô hàng đường hàng khơng theo u cầu shipper Sau đó, công ty dịch vụ VIET NAM SHIPPING SERVICES CORPORATION tiến hành ký hợp đồng chịu trách nhiệm xuất lô hàng Garment này, tiến hành booking note đến hãng hàng không, cụ thể hãng hàng không AirFrance Sau khi booking xong, hãng hàng không xác nhận hãng đặt chỗ cho công ty dịch vụ, công ty dịch vụ booking confirmation lại cho shipper Và công ty dịch vụ tiến hành làm thủ tục thông quan xuất lô hàng cho shipper yêu cầu CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHƠNG CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ CÔNG NGHỆ TIN HỌC LÊ NGUYỄN 2.1 Sơ đồ xuất hàng hóa đường hàng khơng Soi chiếu an Chuẩn bị hàng Vận chuyển ninh đưa hàng hóa chứng từ, hàng hóa sân vào khu vực chờ khai hải quan bay TCS để làm xuất TTHQ Soi chiếu an Đóng phí, Xuống hàng ninh đưa hàng lý hải quan cân hàng vào khu vực chờ Gửi chi tiết cho hãng hàng không làm MAWB 2.2 Các bước thực 2.2.1 Đặt chỗ nhận booking confirmation Sau ký hợp đồng ngoại thương, thu thập thông tin chi tiết lô hàng (khối lượng, trọng lượng, tên mặt hàng, ngày đi, nơi đến,…) hợp đồng, người xuất tiến hành chọn hãng hàng không phù hợp, sau gửi chi tiết thơng tin lơ hàng (khối lượng, trọng lượng, tên mặt hàng, ngày đi, nơi đến…) cho hãng hàng không để đặt chỗ booking cho lơ hàng Và lơ hàng nhóm tiếp cận trực tiếp thơng qua cơng ty dịch vụ khác VIET NAM SHIPPING SERVICES CORPORATION để hồn thành q trình booking cho lơ hàng Sau hãng hàng không đặt chỗ gửi lại thông báo xác nhận cho người xuất (booking confirmation) Trên booking có đầy đủ thơng tin chuyến bay, số Master airway bill, ngày bay, chuyến bay, tên hàng hóa, trọng lượng, khối lượng,… Và trước hàng đến kho TCS, liên lạc với bên giao nhận để thông báo thời gian cụ thể để nhân viên giao nhận xếp làm thủ tục thơng quan 10 2.2.2 Chuẩn bị hàng hóa, chứng từ khai hải quan 2.2.2.1 Chuẩn bị hàng hóa chúng từ Ngay sau ký kết hợp đồng ngoại thương, doanh nghiệp tiến hành chuẩn bị hàng hóa theo quy cách ký kết Hàng hóa sẵn sàng vận chuyển đưa sân bay Đồng thời doanh nghiệp phải chuẩn bị chứng từ cần thiết sau: + Tờ khai hải quan xuất + Hóa đơn thương mại (Commercial invoice) + Phiếu đóng gói (Packing list) 2.2.2.2 Khai hải quan điện tử Sau chuẩn bị loại chứng từ cần thiết người khai tiến hành khai tờ khai hải quan điện tử Ecuss theo tiêu chí khn dạng chuẩn, gửi tới hệ thống quan hải quan Tại chi cục hải quan có cán tiếp nhận thơng tin trên, tiến hành kiểm tra, thông tin đầy đủ áp mã số thuế xác chấp nhận khai báo hệ thống tự động cho doanh nghiệp số tờ khai, kết phân luồng: Lô hàng mà nhóm tơi tiếp cận sau khai hải quan xong phân luồng xanh Chức luồng xanh miễn kiểm tra hồ sơ giấy miễn kiểm tra thực tế hàng hóa Lơ hàng quan hải quan chấp nhận thông quan Doanh nghiệp tiến hành in tờ khai thông quan mã vạch để làm thủ tục xuất hàng 2.2.3 Vận chuyển hàng hóa sân bay, đưa hàng vào bãi TCS để làm thủ tục hải quan Hàng hóa chuẩn bị xong cơng ty báo cho nhân viên giao nhận để giao hàng sân bay trước Closing time, nhân viên giao nhận xin phép an ninh cổng cho xe chở hàng vào kho để chất xếp hàng 11 2.2.4 Xuống hàng cân hàng Xe chở hàng hóa đến kho TCS phải seal ngun vẹn Nếu seal khơng ngun vẹn phải báo cơng ty Chuẩn bị talon house talon master (của hãng bay) book ban đầu Điền thông tin số bill, số kiện, mã cảng mã cảng đến vào talon (đã điền sẵn trước đó) Tiến hành dán talon master talon house vào kiện hàng tìm mâm hàng để chất hàng xuống 12 Đo kích thước kiện hàng gồm chiều dài, chiều rồng, chiều cao để tính trọng lượng lô hàng Tùy lô hàng đường hàng khơng hay đường biển mà tính cho phù hợp + Hàng nặng, thể tích nhỏ tính theo trọng lượng thực tế bao bì (Gross Weight) + Hàng nhẹ, thể tích lớn, tính theo trọng lượng thể tích (volume weight) (a.b.h).∑ PCS Volume weight = Trong đó: Air ( Sea ) a chiều dài b chiều rộng h chiều cao Air = 6000 Sea = 5000 PCS số kiện Số kg làm tròn thành số nguyên kho TCS 13 Nếu Gross weight > Volume weight: Chargeable weight xác định Gross weight Nếu Gross weight < Volume weight: Chargeable weight tính theo Volume weight Lưu ý: Gross weight thường để khai hải quan hải quan quan tâm đến Gross weight, Chargeable weight để hãng hàng khơng tính cước hàng air Sau đó, kéo hàng xe kéo đến bàn cân, đọc số Bill để cân hàng, kiểm tra xem có giống trọng lượng mà tính ban đầu hay khơng Nếu lệch khơng sao, lệch q nhiều phải báo công ty Sau đọc số bill để nhân viên kho tiến hành cân hàng xong, cấp cho phiếu cân nặng sau: 14  Lập phiếu cân hàng Phiếu cân hàng gồm có liên có ý nghĩa nội dung thơng tin sau: + Liên màu trắng: Giành cho việc phát hành Master Airway Bill hãng hàng không + Liên màu hồng vàng: Giành cho việc toán tiền dịch vụ công ty TCS kho TCS + Liên màu xanh: Giành cho việc làm lý hải quan giải vấn đề phát sinh hàng hóa xảy cho cố Khi lập phiếu cân hàng nhân viên giao nhận khai báo đầy đủ thông tin như: địa người gửi, người nhận, loại hàng, số kiện, trọng lượng, khối lượng, số hiệu chuyến bay, ngày bay, số bill,… Lưu ý: Thông thường, lập phiếu cân hàng nên điền trước thông tin cơng ty để tránh sai sót thơng tin sử dụng để làm Bill Sau cân đo xong, lấy phiếu cân nặng bấm vào phiếu cân hàng liên trắng liên hồng Tùy lô hàng thuộc hàng tìm nhân viên TCS để ký tờ cân Đây danh sách tổ ký tờ cân hình: 15 2.2.5 Đóng phí, lý hải quan Sau nhân viên kho TCS ký vào tờ cân, người giao nhận đến phòng thương vụ để đóng phí Hồ sơ đóng phí thương vụ gồm: + Phiếu cân hàng liên hồng + Phiếu cân hàng liên vàng + Booking confirmation + Phiếu khai bổ sung lô hàng gom Sau đóng phí cho lơ hàng xong, nhân viên quầy đưa cho liên, tiến hành ký tên xong lấy liên đỏ, liên lại trả cho nhân viên Người giao nhận lấy phiếu cân hàng liên xanh hồ sơ mà nhân viên chứng từ khai báo hải quan để lý hải quan Hồ sơ bao gồm: + Tờ khai hàng hóa xuất (thông quan) + Mã vạch + Phiếu cân hàng liên xanh Lưu ý: Ghi tên hàng hóa, tên số điện thoại người giao nhận Khi qua lý nhân viên giao nhận dùng tờ khai hải quan phiếu cân hàng liên xanh cho hải quan đối chiếu lại thơng tin Sau hải quan lý cách đóng dấu vào phiếu cân hàng liên xanh, tờ khai, mã vạch 16 2.2.6 Soi chiếu an ninh đưa hàng vào khu vực chờ xuất Dùng phiếu cân hàng liên xanh có dấu hải quan giám sát tiến hành đưa cho nhân viên kho, thông thường nhân viên ký xác nhận vào tờ cân ban đầu để hàng hóa ta soi an ninh Lưu ý: Nên chờ hàng soi an ninh xong về, trường hợp soi phát vật khả nghi kho phận an ninh gọi bạn tới mở hàng kiểm tra 2.2.7 Gửi chi tiết cho hãng hàng không làm Master Airway Bill Tiếp đó, nhân viên giao nhận cầm phiếu cân hàng liên trắng booking confirmation lên hãng hàng không lầu phòng A111 để hãng hàng khơng đánh Master Airway Bill cấp Master Airway Bill cho người xuất Khi đó, người xuất khẩu/đại lý gửi Master Airway Bill chứng từ kèm theo chuyến bay người nhập nhận hàng chứng từ kịp thời Bộ chứng từ gồm: + Master airway Bill/House Bill + Commercial Invoice + Packing list + Manifest 2.3 So sánh khác quy trình lý thuyết thực tế 2.3.1 Giống + Trên lý thuyết thực tế quy trình tảng chung chung để dựa vào để thực công việc cách hiệu + Về giao nhận tập hợp nghiệp vụ thủ tục có liên quan đến trình vận tải nhằm thực việc di chuyển hàng hóa từ người xuất  người nhập 17 2.3.2 Khác LÝ THUYẾT Là tảng cho thực tiễn thực tiễn kết việc áp dụng nhuần nhuyễn lý thuyết Lý thuyết cho tranh tổng quan rõ ràng lý thuyết luôn khác xa so với thực tế Những kiến thức sách cho nhìn tổng thể, cách để ta định hình nguyên lý áp dụng thực tế muốn đạt điều bắt tay vào công việc cụ thể thực tế ta phải nghiên cứu thêm Lý thuyết sách trường nhìn tổng quan cho ta để tạo vững cho việc làm thực tế THỰC TẾ Là cầm tay chứng từ thực tế, phải tận nơi làm việc kho Tân sơn nhất, phải tự nộp giấy tờ liên quan cho hải quan xuất lô hàng đường hàng không Ở trường, giấy tờ học qua, cần hiểu chức loại giấy tờ, loại chứng từ ta dễ dàng nắm bắt với giấy tờ làm Lý thuyết tiền đề, thực tế giúp ta cọ xát quy trình bước, bước một, giúp ta có nhiều kỹ năng, linh hoạt với vấn đề mà hải quan làm khó, giải nhanh chóng đạt hiệu cao 2.4 Những kinh nghiệm rút học Cảm thấy tự tin chủ động Đi thực tập bạn nên chủ động làm quen làm với người phòng ban, chủ động tìm hiểu công việc nơi thực tập, chủ động để xuất làm việc với người  Giúp cho bạn hòa nhập nhanh vào trường mơi trường tạo ấn tượng với tất bạn hay anh chị cơng ty Lúc đầu bạn bở ngỡ ngại ngùng làm khác xa với học sách vở, đối mặt với công việc, đối mặt với người lớn hơn, đối mặt với tất thứ với làm Bởi bạn rút rè, bở ngỡ lớp thầy đứng lớp giảng dạy thực hành làm giấy tờ, Ví dụ: B/L, Packing list, invoice,… Chúng ta biết làm theo khuôn mẫu định Cho nên thực tập hội để bạn hiểu rõ cơng việc mà sau làm tương lai Học sách bước đệm hành trang giúp cho công việc bạn trôi chảy Chứ thực tế lý thuyết tương tự khơng khác xa Và chất thực tế, quy trình đơn giản 18 học lớp với thứ quy trình coi dài ngoằn nghèo, phức tạp, nên bước thực tập giúp ta mở mang thêm tầm mắt, trường thành hơn, xem xét giải vấn đề cách thực tế Khi thực tập bạn cần trau dồi thêm ngơn ngữ chun ngành, để đối đáp cách lưu loát với hải quan chuyên nghiệp…Và làm việc bì hải quan hành chạy vòng vòng điều khó tránh khỏi với mớ hỗn độn chứng từ Nắm quy trình xuất nhập hàng hóa để theo dõi lơ hàng quản lý hàng hóa Nắm vững thủ tục, chứng từ hải quan cần thiết liên quan đến hoạt động kinh doanh xuất nhập như: hợp đồng mua bán, chứng từ vận chuyển, chứng từ xuất nhập khẩu, thủ tục toán, thủ tục giao nhận hàng hóa Nâng cao kỹ đàm phán, soạn thảo, ký kết hợp đồng ngoại thương xử lý số tình phát sinh bất hợp lệ hoạt động xuất nhập Tiếp thu đầy đẩy đủ kinh nghiệm thực tế xuất nhập cách xếp chứng từ cho lô hàng xuất khẩu, nhập phi mậu dịch Biết cách khai hải quan phần mềm VNACSS Tóm lại, kinh nghiệm thực tập khiến bạn thành ứng viên tốt hơn, giúp bạn định công việc bạn muốn theo đuổi, làm tăng hội kiếm việc làm với mức lương “ổn định” Hãy thu thập kinh nghiệm thực tập nhiều bạn 19 KẾT LUẬN Thực tập doanh nghiệp hội để sinh viên tơi làm quen với môi trường thực tế, va chạm bên ngồi xã hội, giúp tơi thích ứng cạm bẫy, sống không tươi màu người nghĩ Thực tập nơi để sinh viên rèn luyện yêu cầu mà doanh nghiệp đề ra, kinh nghiệm quý báu xương máu để vững chãi công việc, để mài dũa kinh nghiệm thực tế, để xây dựng hình ảnh cho riêng ghế nhà trường Nhờ giảng viên hướng dẫn tạo điều kiện để thực tập, tiếp xúc với doanh nghiệp, mà khơng nhóm tơi hiểu rõ quy trình xuất hàng hóa đường hàng khơng, mà hiểu rõ thêm quy trình xuất hàng lẻ đường biển, quy trình nhập hàng hóa ngun container đường biển, giúp nhóm tơi nắm bắt kiến thức thực tế, bổ sung cho việc làm sau này, đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp đề