Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu

Hiện nay, khi Việt Nam đã trở thành thành viên chính thức của Tổ Chức Thương Mại Thế giới (WTO) cũng như tham gia vào nhiều tổ chức khác trên thế giới và trong khu vực ở tất cả các lĩnh vực, nhiều cơ hội lớn mở ra cho nền kinh tế Việt Nam hòa mình vào dòng chảy của hệ thống kinh tế thế giới. Tuy nhiên, để nắm bắt được những cơ hội đó, đòi hỏi sự nỗ lực không ngừng của mọi thành phần kinh tế trong nước đặc biệt là lĩnh vực thương mại quốc tế, trong đó sự phát triển của hoạt động xuất nhập khẩu đóng vai trò rất quan trọng. Có thể nói sự tăng trưởng mỗi ngày của lĩnh vực thương mại quốc tế gắn liền với sự phát triển kinh tế của cả đất nước. Nhắc đến xuất nhập khẩu thì không thể không kể đến hoạt động giao nhận hàng hóa. Nó đóng vai trò cốt yếu trong cả quá trình, mà trong đó,vận tải biển là phương thức vận tải quốc tế lâu đời nhất và quan trọng nhất trong thương mại quốc tế. Tại Việt Nam, ngành vận tải biển đang từng bước phát triển, góp phần đưa Việt Nam hội nhập vào nền kinh tế thế giới cùng với nó là sự phát triển của ngành dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển.

Nhận yêu cầu từ khách hàngTiếp nhận và Kiểm tra bộ chứng từ

Làm thủ tục nhận hàng

Truyền mạng hải quan

Làm thủ tục thông quan Lấy lệnh giao hàng(D/O)

Chở hàng và giao khách hàng

Dự trù chi phí và tạm ứng

Quyết toán và bàn giao hồ sơ

Chương 2: NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU LCL ĐƯỜNG BIỂN TẠI

CÔNG TY TIẾP VẬN NGÔI SAO MỚI

2.1 Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu LCL đường biển tại công ty

Tiếp Vận Ngôi Sao Mới 2.1.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa chất LCL nhập khẩu bằng

đường biển tại công ty TNHH Tiếp Vận Ngôi Sao Mới

Hình 2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng vải chính LCL nhập khẩu bằng

đường biển tại công ty TNHH Tiếp Vận Ngôi Sao Mới

2.1.2 Quy trình thực hiện giao nhận hàng vải LCL nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Tiếp Vận Ngôi Sao Mới

Nhân viên kinh doanh tiếp nhận yêu cầu của khách hàng,với nhiệm vụ là thay mặt khách hàng (ở đây là người nhận hàng) làm thủ tục thông quan nhập khẩu,nhận hàng tại cảng biển, tổ chức vận chuyển hàng hóa an toàn và giao hàng cho khách hàng đến địa điểm mà khách hàng

đã chỉ rõ trong hợp đồng.Sau đó, tiến hành xem xét và báo giá, hai bên thỏa thuận và kí hợp đồng giao nhận.Tuy nhiên,đối với khách hàng quen

thuộc,đã hợp tác nhiều lần như công ty TNHH Sản xuất –Thương mại Công Tô thì sau khi thỏa thuận, công ty sẽ tiến hành việc giao nhận lô

hàng hóa chất nhập khẩu trên tinh thần tin cậy lẫn nhau mà không cần phải kí kết bất kì hợp đồng giao nhận nào

2.1.2.2 Tiếp nhận và Kiểm tra bộ chứng từ

Sau đó,khách hàng (ở đây là công ty Công Tô) sẽ cung cấp cho công ty Ngôi Sao Mới một bộ hồ sơ gồm các chứng từ như : Sales contract, Commercial Invoice,

Packing List, Bill of Lading Đối với thông báo hàng đến (Arrival Notice) thì nhận từ hãng tàu KMG(Công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh )qua mail

Thông thường,những BCT gửi đến Công ty Ngôi Sao Mới đều đã được công ty

khách hàng kiểm tra tính hợp lệ, hay đã được tu chỉnh khi xảy ra bất kỳ sai sót

nào.Tuy nhiên, để thể hiện tính chuyên nghiệp,cẩn trọng trong quá trình làm việc,cũngnhư để việc giao nhận về sau được tiến hành một cách nhanh chóng và thuận lợi,nhân viên giao nhận phụ trách lô hàng này sẽ kiểm tra lại những nội dung quan trọng của BCT

Nếu trong quá trình kiểm tra nhân viên giao nhận thấy có sự sai sót, nhầm lẫn, không thống nhất giữa các BCT thì phải báo ngay cho phía khách hàng để có thể kịp thời chỉnh sửa.Vì nếu sai sót trong bộ chứng từ, có thể khiến việc khai báo hải quan dễrơi vào luồng vàng hoặc luồng đỏ

2.1.2.2.1 Hợp đồng thương mại (Sales Contract)

Thể hiện đầy đủ các điều khoản và điều kiện ràng buộc quyền và nghĩa vụ của 2 bên tham gia Các nội dung : tên người bán,tên người mua,tên hàng hóa, số lượng hànghóa (số kiện,số kí ), xuất xứ, tổng giá trị của lô hàng, cảng bốc, cảng dỡ, phương thức thanh toán đều là cơ sở để kiểm tra tính thống nhất về nội dung của BCT

2.1.2.2.2 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Vì là nhập kinh doanh tiêu dùng nên hàng hóa nhập khẩu phải nộp thuế, do đó hóa đơn thương mại là cơ sở để xác định tiền thuế nộp vào ngân sách nhà nước Do đó,nhân viên giao nhận cần kiểm tra các nội dung trong hóa đơn thương mại gồm:

• Tên người xuất khẩu, người nhập khẩu.

• Số, thời gian lập hóa đơn thương mại

• Cảng bốc, cảng dở

• Tên con tàu chuyên chở, số hiệu, số chuyến

• Tên hàng, trọng lượng, số lượng, số kiện hàng

• Đơn vị tính tiền, đồng tiền thanh toán

2.1.2.2.3 Phiếu đóng gói (Packing List)

Phiếu đóng gói là bảng liệt kê hàng hóa Nhân viên cần kiểm tra các nội dung như: Tên hàng, trọng lượng, số kiện hàng…

Đối với lô hàng hóa chất này thì chỉ có một loại mặt hàng duy nhất là Fabric100% Polyester với số lượng là 286 cuộn (Roll) gồm nhiều màu khác nhau, do vậy việckiểm tra cần chú ý số lượng cuộn (Roll) của từng màu để tránh sự sai sót

2.1.2.2.4 Vận đơn đường biển (Bill of Lading)

Phía đối tác(công ty Công Tô) sau khi nhận được vận đơn từ hãng tàu sẽ fax hoặcgửi email đến công ty, nhân viên kiểm tra các nội dung như sau:

o Tên người xuất khẩu, người nhập khẩu: người khai kiểm tra nội dung và lỗi chính tả

o Nơi đến, nơi giao hàng, tên con tàu, số hiệu, số chuyến Mỗi một con tàu sẽ có một

số hiệu riêng, cần kiểm tra tên và số hiệu con tàu để đảm bảo hàng hóa được chuyên chở đúng tàu, đồng thời vận đơn đường biển là chứng từ cần thiết để người giao nhận lấy D/O (Delivery Order/ Lệnh giao hàng) và làm thủ tục hải quan

o Số container, số seal, tổng số tiền, tên hàng cũng như số lượng và khối lượng hàng:

là những chi tiết quan trọng, việc sai sót trong nhìn sai số cont ví dụ như:

ZCSU847907 với ZUSU847907 sẽ khiến việc nhận hàng không được Hải quan chấpnhận Đồng thời cần chú ý đến trọng lượng, số lượng hàng hóa được ghi trong vận đơn để đảm bảo tính thống nhất giữa các chứng từ với nhau

2.1.2.2.5 Thông báo hàng đến (Arrival Notice)

Nhân viên cần kiểm tra các nội dung sau: số B/L,tên và số hiệu tàu,số chuyến, số lượng hàng hóa (số kiện, số kí), tên hàng hóa, cảng đến, người gửi hàng, người nhận hàng và thời gian dự tính tàu tới (ETA),kiểm tra ngay lúc nhận được e-mail từ hãng tàu, và gọi lên hãng tàu điều chỉnh ngay nếu có sai sót hoặc có vấn đề vướng mắc.Ngoài ra,cần chú ý đến các chứng từ cần thiết để xuất trình cũng như các loại phícần phải thanh toán khi khi lấy D/O từ hãng tàu

2.1.2.2 Truyền mạng hải quan điện tử

Căn cứ vào những chứng từ của đối tác cung cấp, nhân viên giao nhận Công TyTNHH Ngôi Sao Mới sẽ tiến hành lên tờ khai hải quan điện tử như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm khai Hải quan điện tử

Các doanh nghiệp có thể tải phần mềm ECUS5-VNACCS để cài đặt và thực hiện khai báo hải quan bằng địa chỉ

http://thaison.vn/webs/users/ECUS5VNACCS.aspx

Hình2.2 Giao diện đăng nhập hệ thống khai điện tử ECUS5-VNACCS

Bước 2: Sau khi đăng nhập,từ giao diện chính của chương trình vào menu chọn: “Tờ khai xuất nhập khẩu” và chọn mục “đăng ký mới tờ khai nhập khẩu(IDA)” Khi

đó,màn hình tờ khai nhập khẩu hiện ra như sau :

Hình 2.3: Giao diện tờ khai hải quan điện tử nhập khẩu.

Bước 3 : Nhập thông tin trên chứng từ vào các ô trống màu trắng tương ứng ( không

bắt buộc phải điền đầy đủ tất cả các tiêu chí )

Lưu ý :Các tiêu chí có dấu “ * ” màu đỏ là những tiêu chí bắt buộc phải nhập.Các ô màu xám là chỉ tiêu thong tin do hệ thống tự động trả về,người khai không cần nhập các chỉ tiêu này

 Ở mục thông tin chung:

 Nhóm loại hình : Do đây là lô hang nhập gia công nên click vào mục loại hình Gia công

 Mã loại hình : Do mục đích của lô hàng này là nhập nguyên phụ liệu để sản xuất

xuất khẩu nên chọn mã E31

 Cơ quan hải quan : Loại hình gia công nên ta sẽ chọn Mã Hải Quan là 02PJ-Chi cục

HQ Quản lý hàng gia công thành phố Hồ Chí Minh.

 Ngày khai báo dự kiến : Là ngày truyền mạng hải quan,ghi rõ ngày tháng năm

 Phân loại cá nhân/tổ chức : Theo tính chất giao dịch nên chọn mã “4”- Hàng hóa từ

tổ chức đến tổ chức

 Đơn vị xuất nhập khẩu :

Người nhập khẩu: Lấy thông tin từ hợp đồng mà đối tác đã gửi cho Công ty Ngôi Sao

Mới ta xác định được thông tin của người nhập khẩu bao gồm: Mã số thuế, tên công ty,

mã bưu chính, địa chỉ, điện thoại của người nhập khẩu.Nhưng các thông tin này đều được thiết lập đi kèm với nhau nên khi lên tờ khai điện tử cần chuyển đổi khai báo cho

doanh nghiệp này, ta vào menu “Hệ thống” chọn mục 2-“Doanh nghiệp xuất nhập khẩu” để cập nhật lại thông tin khai báo của đơn vị xuất khẩu Cụ thể :

Hình 2.4 : Thiết lập thông tin doanh nghiệp khai báo

 Người ủy thác nhập khẩu : Lô hàng này không có người ủy thác nhập khẩu nên ở ô này không điền

Hình 2.5 Chi tiết nội dung tờ khai hàng nhập

 Người xuất khẩu : Các thông tin người xuất khẩu ta có thể lấy từ Hợp đồng mà đối

tác gửi cho công ty Bao gồm:

 Tên công ty xuất khẩu : WUJIANG SUDA IMP AND EXP.CO.,LTD

 Địa chỉ : WUJIANG SUDA IMP AND EXP.CO.,LTD EAST MARKET

SHENGEZE TOWN,WUJIANG, JIANGSU,CHINA

 Vận đơn : Từ B/L mà đối tác đã gửi cho Ngôi Sao Mới ta có các thông tin điền

vào như sau:

 Số vận đơn : GXSAG15044152

 Số lượng kiện : 286 ROLL

 Tổng trọng lượng hàng(Gross) : 8.000,00 KGM

 Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến : 02RCIRCI- CCHQCK

CANG SG KV I (do hàng hóa về cảng Cát Lái ).

 Ký hiệu và số hiệu bao bì: CONGTO

 Phương tiện vận chuyển : Do thông tin cơ bản của tàu chưa được đăng kí vào hệ

thống nên nhập “9999”.Tên và số hiệu tàu : OLYMPIA V.735S

 Ngày hàng đến: Lấy thông tin từ “Thông báo hàng đến” -19/04/2015

 Địa điểm dỡ hàng: Trong B/L ghi cảng dỡ là HCM,VIETNAM nên ta khai: CANG CAT LAI (HCM).

VNCLI- Địa điểm xếp hàng : Trong B/L ghi cảng bốc là SHANGHAI nên ta khai : SHANGHA.

CNSHA- Số lượng container : Do hàng LCL nên không cần khai

Hình 2.6 :Chi tiết nội dung vận đơn

 Thông tin chung 2:

 Mã văn bản pháp quy khác và giấy phép nhập khẩu : Do đây là lô hàng vải chính- gia công sản xuất xuất khẩu nên không cần khai

 Hóa đơn thương mại:Dựa vào các thông tin từ “Hóa đơn thương mại” mà ta khai

như sau:

 Phân loại hình thức hóa đơn : A-Hóa đơn

 Số hóa đơn : RH15-0328

 Ngày phát hành: 10/04/2015

 Mã phân loại hóa đơn :A-Giá hóa đơn cho hàng hóa phải trả tiền

 Tổng trị giá hóa đơn :15.716,25

 Phương thức thanh toán :TTR

 Điều kiện giá hóa đơn : CIF (dựa vào “Hợp đồng thương mại ” )

 Mã đồng tiền của hóa đơn : USD

 -Thông tin Hợp Đồng : Dựa vào hợp đồng mà đối tác đã gửi ta khai như sau :

 Số hợp đồng: JX15-0328

 Ngày hợp đồng : 15/03/2015

o Tiếp theo ta qua mục “Danh sách hàng”

o Ta lần lượt nhập thông tin theo thứ tự từ trái qua phải:

 Cột STT: 1 (Do chỉ có một mặt hàng là vải Fabric 100% Polyester )

 Cột mã hàng: NPL.

 Cột Tên hàng: Vải chính Fabric 100% Polyester.( Dựa vào Packing

list mà đối tác đã gửi cho công ty)

 Cột Mã HS: Căn cứ vào biểu thuế xuất nhập khẩu 2014 ta khai có mã

HS là 60012100 Đây là ô quan trọng nhất Khi lập tờ khai phải kiểm

tra kĩ lưỡng và tìm chính xác mã số hàng hóa vì khi làm tờ khai hảiquan chú ý nhất vào mục này, nếu có sai sót sẽ gây khó khăn trongquá trình làm thủ tục hải quan.Cũng như ưu đãi thuế quan đối với lôhàng

Dựa vào Packing List,các thông tin được khai như sau :

 Cột Xuất sứ: CHINA (Dựa vào Packing List )

 Cột Lượng hàng: 286

 Đơn vị tính: ROL (cuộn)

 Đơn giá hóa đơn : 54.95192 (Trong Packing list không có nên sẽ tự động hiển thị

khi nhập tổng giá trị hóa đơn)

 Trị giá hóa đơn :15.716,25

 Mã biểu thuế nhập khẩu : chọn B01 (ưu đãi thuế nhập khẩu )

 Mã biểu thuế tiêu thụ đặc biệt(TTĐB) chọn T

 Mã biểu thuế môi trường : M

 Mã biểu thuế VAT : V

Sau khi đã nhập xong thông tin cho tờ khai, bạn ghi lại và chọn nghiệp vụ “2 Khai trước thông tin tờ khai (IDA)” để gửi thông tin.Chương trình sẽ yêu cầu bạn xác

nhận chữ ký số khi khai báo, chọn chữ ký số từ danh sách:

Hình :2.7 Danh sách chữ ký số

Và nhập vào mã PIN của Chữ ký số:

Hình 2.8 :Nhập mã chữ ký sốThành công hệ thống sẽ trả về số tờ khai và bản copy tờ khai bao gồm các thông tincòn thiếu va quan trọng nhất là thông tin về thuế được hệ thống tự động tính và trả vềcho doanh nghiệp.

Màn hình bản copy trả về bao gồm các thông tin đã khai báo của tờ khai, phần tổnghợp tính thuế trả về thể hiện ngay góc trái màn hình

Tiếp đó,nên kiểm tra thông tin trên tờ khai đã phù hợp chưa,để có nếu sai sót thì phảikịp thời sửa chữa

Sau đó,tiếp tục nghiệp vụ 3.Khai chính thức tờ khai ( IDC ).Sau khi thực hiện xong

bước này thì tờ khai sẽ được khai chính thức và được hệ thống hải quan đưa vào xử lý

Tiếp tục nghiệp vụ 4 Lấy kết quả phân luồng, thông quan 4,để nhận được kết quả

phân luồng, lệ phí hải quan, thông báo tiền thuế và chấp nhận thông quan của tờ khai

Hình 2.9 :Lấy thông thông tin phản hồi từ Hải quanTrong trường hợp này, tờ khai được trả lại có mã phân loại kiểm tra là (luồng vàng): Nhân viên giao nhận in ra 2 bản tờ khai điện tử, ký tên, đóng dấu doanh nghiệp, kèm với toàn bộ chứng từ XNK cần thiết đem ra cơ quan Hải Quan làm thủ tục

2.1.2.4 Dự trù chi phí và tạm ứng

Nhân viên giao nhận sẽ phải dự trù chi phí để đi lấy lệnh giao hàng (D/O), tiền gia hạn lệnh (nếu hết hạn lệnh), tiền thuế, phí làm thủ tục hải quan, phí làm hàng tại cảng,

phí vận chuyển hàng hóa giao cho khách hàng do lô hàng này khối lượng lớn nên công

ty thuê xe ngoài

Sau đó đánh máy, in ra một bản tạm ứng chi phí có ký tên nhân viên giao nhận.Nhân viên giao nhận cầm bản tạm ứng này gửi cho phòng kế toán để xin tạm ứng,sau khi làm hàng xong sẽ quyết toán tạm ứng

2.1.2.5 Lấy lệnh giao hàng(D/O)

Sau khi nhận được “Giấy báo hàng đến” (Arrival Notice) của hãng tàu qua mail, nhân viên giao nhận kiểm tra số vận đơn, số container, số seal, xem đây có phải

e-là lô hàng nhập mà cần phải tiến hành e-làm thủ tục thông quan hay không

Có được “Giấy báo hàng đến” nhân viên giao nhận đến đại lý hãng tàu để lấyD/O.Khi nhân viên giao nhận đi lấy lệnh giao hàng thì phải mang theo các chứng từsau:

• Giấy giới thiệu của công ty, giấy ủy quyền(nếu có)

• Giấy thông báo hàng đến

• Vận đơn đường biển gốc (nếu có)

Cùng với tiền đóng các loại phí được ghi trong Giấy báo hàng đến là đã có thể đi lấy D/O ở đại lý hãng tàu

Nhân viên hãng tàu sẽ tiếp nhận và sẽ đưa ra mức phí phải đóng Tùy theo

phương hướng kinh doanh của mỗi hãng tàu mà các khoản phí đóng sẽ khác nhau Nhân viên giao nhận đóng phí theo yêu cầu, ký tên vào biên lai thu tiền, hóa đơn giá trịgia tăng và ký tên ghi lại số điện thoại vào D/O giống D/O gốc để xác nhận đã nhận đủ D/O Nhân viên giao nhận sẽ nhận được 4 bản D/O từ hãng tàu, và hóa đơn giá trị gia tăng

Khi nhận hóa đơn cần kiểm tra có đúng tên doanh nghiệp,địa chỉ và mã số thuế đểxuất hóa đơn hay không Nếu sai sót,nhầm lẫn thì phải đề nghị hãng tàu chỉnh sửa ngay, vì làm giao nhận chứng từ, nên chi phí thể hiện trên hóa đơn cần phải chính xác.Khi nhận D/O, nhân viên giao nhận phải chú ý đến việc kiểm tra thật kỹ các chi tiết về hàng hóa,số cont, số seal ghi trên lệnh giao hàng xem nó có thống nhất với nội dung trên vận đơn hay không Trên thực tế đối với hàng được gửi bằng đường biển, cácchứng từ thường được gửi sớm hơn ngày hàng đến cảng

Đặc biệt nhân viên giao nhận phải chú ý thời hạn hiệu lực của D/O trong vấn đề lưu kho, lưu bãi, lưu container (hãng tàu miễn phí trong một số ngày nhất định và hãng tàu tính phí sau khi D/O hết hiệu lực) để mà sắp xếp thời gian hợp lý, tiến hành làm thủtục nhận hàng tránh tình trạng phát sinh thêm các chi phí này, do D/O quá hiệu lực lấy hàng

2.1.2.6 Làm thủ tục thông quan.

Trả tờkhai

NộpBCT

Xem danh sáchphân công

ĐóngthuếChuẩn bị

BCT

Hình 2.10 Sơ đồ làm thủ tục Hải quan tại Chi cục Hải quan quản lý

hàng gia công TPHCM

Bước 1: Chuẩn bị BCT

Nhân viên giao nhận chuẩn bị bộ chứng từ khai hàng nhập đến Chi cục Hải quan quản

lý hàng gia công TPHCM để làm thủ tục thông quan Bộ chứng từ bao gồm:

• 2 Tờ khai Hải quan điện tử (bản chính)

• 1 Giấy giới thiệu của người nhập khẩu

• 1 Hợp đồng thương mại

• 1 Hóa đơn thương mại (Invoice)

• 1 Phiếu đóng gói (Packing list)

• 1 Bill of loading

Bước 2 :Đóng thuế

Đối với lô hàng vải chính có hàm lượng 100% Polyester này thì sau khi khai điện tử thìcho kết quả là doanh nghiệp chịu thuế nhập khẩu với thuế suất 10% (40.689.371VND).Nhân viên giao nhận sẽ đóng thuế tại kho bạc thành phố

Sau khi đóng thuế xong ngân hàng sẽ đưa lại cho nhân viên giao nhận 1 giấy xác nhậnnộp tiền vào ngân sách nhà nước

Tiếp đó,nhân viên giao nhận đem BCT đã chuẩn bị và giấy xác nhận nộp tiền này đếnChi Cục Hải Quan Quản Lý Hàng Gia Công thành phố(địa chỉ: số 02 đường HàmNghi, quận 1, TP Hồ Chí Minh) để tiếp tục làm các bước tiếp theo

Bước 3: Xem danh sách phân công của Hải quan.

Trước khi chuyển bộ chứng từ cho Hải quan, nhân viên giao nhận sẽ xem danhsách phân công của Hải quan tại Chi cục Hải quan quản lý hàng gia công Thành phố

Hồ Chí Minh Xem danh sách phân công của Hải quan để biết hôm nay cán bộ Hảiquan nào sẽ tiếp nhận hồ sơ của Công ty Công Tô để chuyển BCT cho cán bộ Hải quanđó

Bước 4: Nộp bộ chứng từ.