Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 36

Trước hết, từ lần đầu tổ chức năm 2003, Heineken Countdown Party luôn là bữa đại tiệc được mong chờ nhất trước thềm năm mới với những hoạt động “đỉnh của đỉnh”, những bất ngờ không thể đ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

-

*** -BÀI TẬP GIỮA KÌ Môn: Tổ chức sự kiện

Đề tài lựa chọn: Phân tích sự kiện Heineken Countdown

2019

Sinh viên thực hiên : Trần Minh Phương

Giảng viên hướng dẫn : ThS Nguyễn Minh Hiền

Sự kiện Heineken Countdown

1 Phân tích sự kiện Heineken Countdown Party 2019 theo khung lý thuyết 5W2H

Why: Tại sao Heineken lại tổ chức

Heineken Countdown?

Trước hết, từ lần đầu tổ chức năm 2003, Heineken Countdown Party luôn là bữa đại tiệc được mong chờ nhất trước thềm năm mới với những hoạt động “đỉnh của đỉnh”, những bất ngờ không thể đoán trước, những màn trình diễn vượt mọi sự tưởng tượng và luôn được nâng tầm qua mỗi năm Để đón năm mới 2019, Heineken công bố đại tiệc countdown năm nay sẽ là màn trình diễn được đầu tư nhất từ trước tới nay, với những bất ngờ “chưa từng có”, tại một địa điểm hoàn toàn mới, hứa hẹn một trải nghiệm

ở tầm cao mới

➢ Tri ân khách hàng

➢ Tạo một sân chơi hấp dẫn

cho người dân thủ đô

➢ Biến đây trở thành một hoạt

động văn hóa không thể

thiếu mỗi dịp tết đến, xuân

về.

➢ Tạo thương hiệu, quảng cáo

cho sản phẩm

Sau, Heineken Countdown Party 2019 chính là một công

cụ marketing cho sản phẩm và PR cho thương hiệu, nhằm mang lại ấn tượng đẹp và khó phai trong tâm trí khách hàng Việt Heineken là một hãng bia, do đó bị hạn chế trong việc marketing, quảng cáo cho sản phẩm của mình, cách hiệu quả nhất chính là tài trợ hay tổ chức các

sự kiện thu hút ánh nhìn của người tiêu dùng Heineken Countdown chính là một ý tưởng sáng tạo trong cách thức khiến người tiêu dùng có thể tương tác với sản phẩm và với thương hiệu của mình khi lấy tên của mình

để đặt tên cho chính sự kiện, như vậy khi mà sự kiện thu hút được sự quan tâm thì mọi người không thể không biết đến thương hiệu Heineken

Heineken được biết đến như một hãng bia toàn cầu với lịch sử hình thành và phát triển khoảng 150 năm và là một hãng bia luôn đi đầu trong các chiến dịch truyền thông, PR cho sản phẩm và thương hiệu Heineken luôn không ngần ngại đầu tư cho lĩnh vực quảng cáo, cũng nhờ đó mang lại nguồn lợi rất lớn cho hãng Heineken Countdown Party 2019 cũng là một trong các công cụ truyền thông hiệu quả

Who/whom : Những ai tham gia tổ chức sự kiện này?

Heineken Countdown Party 2019 là đêm nhạc hội đếm ngược chào đón năm mới do tập đoàn bia Heineken tại Việt Nam tổ chức hướng tới tất cả mọi người nhưng phần lớn là dành cho các bạn trẻ và những người ở độ tuổi thanh – trung niên Cụ thể:

Đơn vị chủ trì: tập đoàn bia Heineken

Cộng đồng chủ nhà: Toàn bộ người dân xung quanh khu vực sân Hàng Đẫy và rộng

hơn tất cả mọi người trên địa bàn thành phố Hà Nội

Nhà tài trợ: Tập đoàn bia Heineken

Truyền thông: được đăng tải trên rất nhiều phương tiện truyền thông, chủ yếu là

mạng internet – phương tiện tương tác nhanh nhất đối với đối tượng mục tiêu

Đơn vị thực hiện: Công ty quảng cáo và dịch vụ truyền thông VEBA

Khách mời, khán giả, người tham dự:

Khách mời: Ngoài việc được tổ chức tại một địa điểm nhiều hứa hẹn, đại nhạc hội năm nay còn mang đến nhiều điều bất ngờ chưa từng có trong lịch sử: Heineken mang đến màn trình diễn của một ca sĩ quốc tế, thủ lĩnh của nhóm nhạc huyền thoại Westlife - Shane Filan Các bạn trẻ Hà Nội đã truyền nhau thông tin này từ cách đây vài tháng và sẵn sàng cháy hết mình cùng dàn line-up nổi tiếng showbiz Việt: Tuấn Hưng, Noo Phước Thịnh, Tiên Tiên và Min

Khán giả: tất cả mọi người, đặc biệt hướng tới giới trẻ

When: Chương trình Heineken Countdown diễn ra khi

nào?

Thời gian: 31/12/2018

Là chương trình ca nhạc chào đón năm mới nên Heineken Countdown tổ chức vào khoảng thời gian giao thừa giữa năm 2018 và 2019 Chương trình bắt đầu từ 20:30,

và kéo dài khoảng 3 tiếng rưỡi, đến 0:30 ngày 1/1/ 2019, đây là khoảng thời gian đủ

để khán giả, đặc biệt là các bạn trẻ Hà thành hoà mình vào sự cuồng nhiệt, sôi động, nhiệt tình để quên đi những căng thẳng, khó khăn, hay những chuyện không vui tronh năm qua để sẵn sàng chào đốn một năm mới với cảm xúc mãnh liệt nhất, sảng khoái nhất, hào hứng nhất và cuối cùng là cùng cả thế giới chào đón năm mới

Là chương trình ngoài trời nên rất coi trọng yếu tố thời tiết, tuy nhiên vì quy mô khá lớn và số lượng người tham gia là không giới hạn nên rất khó để có thể khắc phục yếu tố thời tiết, chỉ có thể khắc phục bằng việc bố trí thêm các quầy phát áo mưa dự bị cho người đến xem nếu như trời mưa

Where : Chương trình diễn ra ở đâu?

Địa điểm tổ chức rộng hơn, an toàn hơn

Heineken Countdown Party 2019 sẽ diễn ra tại sân vận động Hàng Đẫy có sức

chứa lên tới 22.500 người thay vì quảng trường Đông Kinh Nghĩa Thục như mọi năm Địa điểm mới này giúp khán giả tham gia vào đại tiệc đều có thể thưởng thức chương trình trong không gian rộng, thoáng, lại an toàn hơn so với việc chen chúc như các năm trước Đây sẽ là không gian trải nghiệm cực kỳ mới mẻ dành cho người hâm mộ Heineken để đón khoảnh khắc đầu tiên của năm 2019 thật trọn vẹn

Heineken Countdown Party 2019 sẽ diễn ra tại sân vận động Hàng Đẫy

What : Chương trình về cái gì?

Heineken Countdown Party 2019 là một bữa tiệc âm nhạc chào đón năm mới – năm 2019

Heineken tin rằng trước áp lực, khát khao vươn đến đỉnh vinh quang, người trẻ đôi khi lạc mất mình và quên mất việc tận hưởng những trải nghiệm đáng giá Năm mới là thời điểm mỗi người nhìn lại những nỗ lực của bản thân trong suốt năm qua, tự thưởng cho mình cơ hội tận hưởng giây phút cuối năm bùng nổ Thắp sáng những khát vọng, bùng cháy để vượt qua thách thức, rồi tỏa sáng và vỡ òa trên đỉnh vinh quang là cách khởi đầu năm mới 2019 ngoạn mục

Theo đúng tinh thần “Trải nghiệm đếm ngược chưa từng thấy tại nơi chưa từng có, hãy

để ngôi sao dẫn lối”, Heineken Countdown Party 2019 sẽ là bữa đại tiệc đem đến những trải nghiệm độc đáo

How: Chương trình diễn ra như thế nào?

Chương trình bao gồm:

❖ Thắp sáng khát vọng

❖ Vượt qua mọi áp lực

❖ Tận hưởng khoảng khắc năm mới định cao

❖ Đếm ngược và đón chào năm mới cùng thế giới

Ấn tượng đầu tiên với khán giả là tòa tháp ngôi sao ánh sáng khổng lồ cao 30 m được đặt ngay trung tâm sân vận động Bao quanh tòa tháp là sân khấu 360 độ, khán giả từ mọi khán đài đều có thể dễ dàng theo dõi và cảm nhận được không khí một cách chân thực nhất Nét độc đáo của Heineken Countdown Party 2019 còn bởi là chủ đề đầy mới lạ “Trải nghiệm chưa từng thấy - tại nơi chưa từng có Hãy để ngôi sao dẫn lối”

Tầng đầu tiên của tòa tháp với chủ đề “Thắp sáng khát vọng” được kích hoạt khi

chiếc khinh khí cầu xuất hiện bật sáng giữa màn đêm

Ca sĩ Min hâm nóng sân khấu với loạt ca khúc: “Có em chờ”, “Yêu”, “Hôn anh”,

“Em mới là người yêu anh”và giao lưu với khán giả trên sân khấu

Tiếp đến là phần trình diễn của nhóm nhạc Kickoff với màn hòa tấu nhạc kết hợp violon

du dương nhưng cũng không kém phần sôi động Trong lúc đó, MC Đức Bảo tương tác

với khán giả trực tuyến thông qua mini game đầu tiên: “Đếm số chai Heineken xuất

hiện trên màn hình”

Mini game 1

Ca sĩ Noo Phước Thịnh tiếp nối không khí sôi động bằng những bản nhạc remix sôi động, đốt cháy không gian đêm tiệc như Hold me tonight, Tôi là một ngôi sao, Mãi mãi bên nhau

Tiếp đó, tầng tháp thứ 2 - “Vượt qua mọi áp lực” - được bật sáng Tầng tháp thể

hiện mong muốn tiếp thêm sức mạnh để cùng vượt qua mọi áp lực, hướng tới tương lai

Mở đầu phần hai là mini game: “Cùng nạp năng lượng cho tòa tháp” Khán giả theo

dõi qua màn hình tham gia mini game này bằng cách comment trên trang Facebook của Heineken câu: “Năm mới trọn vẹn không thể thiếu Heineken” và tag 2 người bạn

Mini game 2

Phần hai tiếp nối không khí cuồng nhiệt nhữngca khúc tràn đầy nhựa sống của Tiên Tiên, giọng ca đầy nội lực của Tuấn Hưng và sự trở lại của ban nhạc Kickoff tạo nên một sự kết hợp hoàn hảo với các tiết mục dàn dựng công phu làm khuấy động không khí, bùng nổ sự cuồng nhiệt, sôi động

MC Đức Bảo tiếp tục giao lưu khán giả trực tuyến qua mini game thứ 3: “Comment

tên ca sĩ xuất hiện tiếp theo và bài hát anh ấy sẽ trình diễn”

Mini game 3

Khi tầng tháp thứ 3 - “Tận hưởng khoảnh khắc năm mới đỉnh cao” - được bật

sáng, nam ca sĩ Shane Filan xuất hiện một cách ấn tượng Chiếc trực thăng laser bay vòng quanh khắp 4 khán đài của Sân vận động Hàng Đẫy và đáp xuống sân khấu 360

độ, đưa Shane Filan đến với những khán giả đang mong chờ giọng ca ấm áp của anh cất lên

Với lần đến Việt Nam này, giọng ca được yêu mến đã đưa khán giả qua nhiều cung

bậc cảm xúc, từ da diết với When you're looking like that, What about now, My

love, If I let you go, You raise me up” cho đến cao trào với Beautiful in white

Vào thời khắc chuyển giao giữa năm 2018 và 2019 , pháo sáng rực rỡ nở bung cùng những tràng pháo tay giòn vang không dứt trong không khí sôi động tưng bừng Đến thời khắc chuyển giao, tất cả những người có mặt cùng các nghệ sĩ đếm ngược thời gian chào đón năm 2019

Heineken Countdown Party 2019 đã mang đến một khởi đầu tuyệt vời cho năm mới đầy khát vọng, vươn đến nhiều thành công mới cho mỗi người tham dự

Một số hình ảnh của đêm đại nhạc hội:

How much : Heineken đã chi bao nhiêu để tổ chức chương

trình này?

Vì Heineken Countdown 2019 được tổ chức rất công phu, mời nhiều ca sĩ nổi tiếng, mang tính độc đáo cao nên kinh phí tổ chức khá cao, Heineken đã phải bỏ ra vài tỷ đồng để tổ chức ra đêm nhạc hội đầy hấp dẫn và độc đáo này

Đây là chương trình của Heineken nên toàn bộ kinh phí do Heineken chi trả mà không có các nhà tài trợ khác

Đêm đại nhạc hội là một chương trình free dành cho tất cả mọi người nên khán giả tới xem không mất phí mua vé

2 Các bên liên quan trong tổ chức sự kiện Heineken Countdown 2019

• Dưới đây là sơ đồ về các bên liên quan:

Đơn vị chủ trì: Tập đoàn bia Heineken

Cộng đồng chủ nhà: những người dân xung quanh

sân vận động Hàng Đẫy và rộng hơn là người dân

thủ đô Hà Nội

Nhà tài trợ: Tập đoàn bia Heineken

Truyền thông: báo chí, mạng xã hội

Đơn vị thực hiện: Công ty quảng cáo và dịch vụ

truyền thông VEBA

Khách mời: các ca sĩ, nghệ sĩ trong và ngoài nước,

đông đảo khán giả (chủ yếu là người dân HN)

Heineken countdown

2019

• Phân tích từng bên liên quan trong tổ chức sự kiện Heineken Countdown

a) Đơn vị chủ trì: Công ty Heineken

Trước khi đi vào mối liên hệ giữa Heineken cũng như là lí do mà Heineken tổ chức sự kiện chúng ta hãy cùng tìm hiểu sơ lược về tập đoàn Heineken

Bia Heineken ra đời từ năm 1863 tại Hà Lan và tới năm 1992 thì chính thức xâm nhập vào thì trường Việt Nam Trong thị trường bia VN hiện nay, các loại bia là dành cho giới bình dân và trung lưu chiếm đa số trên thị trường Điều đó làm cho các nhà sản xuất Heineken hướng đến việc tìm kiếm một thị trường mới, một thị trường ít đối thủ cạnh tranh hơn, có thể đem lại doanh số lớn hơn,và thị trường cao cấp đã được Heineken lựa chọn Heineken luôn hướng tới thị trường thành thị, nơi mà họ sẵn sàng chi trả để có thể tận hưởng vị ngon của loại bia đặc biệt này

Chiến lược: “ Hớt phần ngọn” của Heineken

(tham khảo thêm tại kế hoạch maketing của Heineken)

Từ thị trường mục tiêu, khách hàng mục tiêu của mình Heineken đã thực hiện hàng loạt các hoạt động, sự kiện để nhằm quảng bá tên tuổi và Heineken Countdown là một trong những sự kiện như vậy Bây giờ chúng ta sẽ cùng tìm hiểu rõ hơn mục tiêu tổ chức đem nhạc hội này

- Mục tiêu tổ chức sự kiện:

+ Mục tiêu về văn hóa: Heineken tổ chức sự kiện “ Heineken Countdown”

nhằm tạo ra một sân chơi, một địa điểm, điểm đến hấp dẫn cho người dân thủ

đô và dịp tết, cụ thể là trong khoảnh khắc chuyển giao từ năm cũ sang năm mới, khoảnh khắc đón giao thừa Nói về chương trình, đại diện công ty Heineken cho biết: “ Chúng tôi nhận ra rằng Heineken Countdown đã trở thành một hoạt động văn hóa quen thuộc trong đời sống người dân thủ đô

+ Mục tiêu về quảng cáo sản phẩm bia Heineken: Cùng với sự kiện “ Heineken

Countdown” thì hình ảnh bia Heineken trở nên gần gũi hơn với người dân thủ

đô Chúng ta biết rằng, bia là một trong số hàng hóa bị hạn chế trong việc quảng cáo nhưng khi Heineken tổ chức chương trình này, các hoạt động quảng cáo được diễn ra rầm rộ và công khai bởi đó là quảng cáo cho sự kiện

vô hình chung quảng cáo cho thương hiệu của nhà tổ chức Cùng với

“Heineken Countdown” thì hàng loạt các hình ảnh, băng rôn mang biểu tượng của Heineken tràn ngập khắp mọi nơi: trên báo, đài, các phương tiện thông tin đại chúng, mạng xã hội…

- Công tác quản trị sự kiện của đơn vị chủ trì:

+ Khi tổ chức ra sự kiện thì đơn vị chủ trì là người mong muốn hơn ai hết sự kiện thành công tốt đẹp và đạt được những mục tiêu mà mình đề ra Tuy nhiên

để đạt được mục tiêu đó thì đơn vị tổ chức sự kiện cần có những hoạt động quản trị nhằm đưa hoạt động của sự kiện đi với đúng mục đích, con đường, hướng tới mục tiêu mà mình mong muốn Đây là bên quan trọng nhất

+ Đơn vị chủ trì sẽ vạch ra những mục tiêu, mong muốn, yêu cầu cụ thể trong

sự kiện để đơn vị thực hiện tiến hành làm Trong suốt quá trình chuẩn bị cho tới khi diễn ra sự kiện thì luôn quan sát, đối chiếu kết quả, tiến độ công việc so với mục tiêu, thước đo đã đề ra và đưa ra những điều chỉnh hợp lý

+ Ở đây Heineken là người lựa chọn bên thực hiện sự kiện cho mình Cũng như các năm trước, Heineken lựa chọn VEBA là công ty đã tổ chức Heineken

sẽ giao cho VEBA toàn quyền trong việc lên ý tưởng, xây dựng sân khấu, kịch bản chương trình nhưng đặt trên những yêu cầu và mục tiêu như đã nêu ở trên, phù hợp với chiến lược maketing của Heineken

b) Cộng đồng chủ nhà

Cộng đồng chủ nhà là những người tạo ra bối cảnh cho sự kiện Trong một sự kiện cộng đồng thì bối cảnh là vô cùng quan trọng, nhiều khi nó còn có vai trò quyết định đến sự thành công của sự kiện hơn cả nội dung Cộng đồng chủ nhà cũng sẽ là những người đầu tiên để đánh giá sự thành công hay thất bại của một sự kiện

Sự kiện Heineken countdown 2019 được tổ chức tại Hà Nội, cụ thể là tại sân vận động Hàng Đẫy Thủ đô Hà Nội là trung tâm kinh tế cả cả nước, có cơ sở vật chất hạ tầng, công nghệ đáp ứng cho việc tổ chức sự kiện Hơn nữa, người dân Hà Nội cũng như các thành phố lớn thì có nhiều cơ hội tiếp xúc với các nền văn hóa bên ngoài, hội nhập với thế giới điều đó ảnh hưởng đế việc lựa chọn các tiết mục trong đêm nhạc hội Không chỉ có các ca sĩ, dòng nhạc trong nước mà còn cả nước ngoài

Heineken Countdown 2019 được tổ chức hoành tráng, mang không khí sôi động, cuồng nhiệt, trẻ trung phù hợp, thu hút và được các bạn trẻ Hà Thành ưa chuộng Cộng đồng chủ nhà, cư dân địa phương tạo nên bối cảnh diễn ra sự kiện nhưng sự kiện diễn ra cũng tác động trở lại

c) Nhà tài trợ:

Trong sự kiện Heiniken Countdown thì công ty Heineken là đơn vị chủ trì tổ chức chương trình, đồng thời cũng là nhà tài trợ duy nhất cho sự kiện Heineken chi hàng tỉ đồng để tổ chức sự kiện này Có thể nói đây là một khoản chi mạnh tay của Heineken Hơn nữa ngoài Heineken Countdown thì Heineken cũng tham gia tổ chức, tài trợ cho nhiều chương trình lớn khác từ các hoạt động thể thao, rồi các hoạt động âm nhạc tới điện ảnh… Tất cả các hoạt động đó đều rất phù hợp với kế hoạch, chiến lược maketing của Heineken