Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá ở Công ty cổ phần Gas Petrolimex.DOC

Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá ở Công ty cổ phần Gas Petrolimex

LỜI MỞ ĐẦU

Vấn đề hội nhập đã và đang là vấn đề rất nóng hiện nay, đó không còn là vấn đề của riêng một quốc gia nào mà nó đã trở thành điểm nóng của hầu hết các quốc gia trên thế giới Đến giữa năm 2007, nước ta đã thiết lập quan hệ ngoại giao được với 167 nước trên thế giới, quan hệ thương mại với 224 nước và vùng lãnh thổ, kí kết 87 hiệp định hợp tác phát triển và gần 100 hiệp định khuyến khích và bảo hộ đầu tư, hiệp định tránh đánh thuế hai lần cùng với nhiều hiệp định song phương khác Việt nam đã gia nhập các điều ước quốc tế, trở thành thành viên của các tổ chức chính thức WB, IMF, ADB, ASEAN, tham gia AFTA, CEPT, APEC Từ năm 2007 trở thành thành viên thứ 150 của WTO Là thành viên chính thức của liên đoàn kế toán thế giới (IFAC), liên đoàn kế toán các nước ASEAN (AFA) Cam kết việc minh bạch hoá về cung cấp dịch vụ kế toán, kiểm toán, tuân thủ chuẩn mực quốc tế Nước ta cũng đang tiến tới hoàn thiện dần hệ thống kế toán, kiểm toán để vừa phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của Việt nam, vừa có thể đáp ứng được các tiêu chuẩn quốc tế hoá Những điều này đã phần nào khẳng định vai trò, vị trí quan trọng của kế toán trong mỗi doanh nghiệp Kế toán dường như đã trở thành một công cụ rất đắc lực của các doanh nghiệp trong thời đại ngày nay Đặc biệt trong xu hướng mà nền kinh tế đang có những biến chuyển mạnh mẽ, doanh nghiệp nào không đủ sức cạnh tranh sẽ không thể đứng vững được trong nền kinh tế thị trường đầy biến động

Tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả chính là khâu cuối cùng của mỗi doanh nghiệp Nó cũng là khâu có tính chất quyết định trong quy trình hạch toán kế toán ở các đơn vị đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại, bởi kết quả của khâu này phản ánh toàn bộ nỗ lực của cả một kỳ kế toán Kết quả kinh doanh của mỗi doanh nghiệp cũng đồng thời được phản ánh từ khâu cuối này.

Trong quá trình thực tập ở Công ty cổ phần Gas Petrolimex, em càng nhận thấy rõ hơn tầm quan trọng của kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ Có rất nhiều vấn đề được đặt ra từ mọi góc độ của kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty cổ phần Gas Petrolimex Nghiên cứu vấn đề này sẽ giúp em có cái nhìn tỷ mỷ, cặn kẽ hơn về từng

khía cạnh Chính vì thế đề tài mà em lựa chọn để viết chuyên đề là “ Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá ở Công ty cổ phần Gas Petrolimex”

Chuyên đề của em được chia làm 3 phần như sau :

Chương I : Tổng quan về Công ty cổ phần Gas Petrolimex

Chương II : Thực tế tổ chức kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá ở Công ty cổ phần Gas Petrolimex

Chương III : Phương hướng hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá ở Công ty cổ phần Gas Petrolimex

Em xin chân thành cảm ơn !

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÍ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TRONG CÁC

ĐƠN VỊ KINH DOANH THƯƠNG MẠI

1.1 Đặc điểm, yêu cầu quản lý về công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa trong các đơn vị kinh doanh thương mại

1.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại

Khi thế giới bước vào xu thế toàn cầu hóa, khi nền kinh tế phát triển mạnh mẽ hay khi số lượng sản phẩm làm ra ngày một đa dạng, phong phú … thì việc lưu thông, phân phối hàng hóa lại càng trở nên cần thiết Không thể chỉ có sản xuất mà không có tiêu dùng, lại với trình độ chuyên môn hóa như ngày nay khi giai đoạn sản xuất và giai đoạn phân phối gần như đều đã được thực hiện độc lập thì vai trò của các đơn vị kinh doanh thương mại càng không thể thiếu Những đơn vị này chính là những mắt xích vô cùng quan trọng để nền kinh tế thị trường có thể vận hành được ở mức cân bằng cần thiết

Các đơn vị kinh doanh thương mại được định nghĩa là : Các đơn vị thực hiện chức năng lưu thông và phân phối hàng hóa trên thị trường, có thể trong từng quốc gia riêng biệt hoặc giữa các quốc gia với nhau Thông qua những đơn vị này, hàng hóa sẽ được lưu chuyển từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng

Việc kinh doanh, buôn bán diễn ra trong phạm vi một quốc gia còn được gọi là

Nội thương Khi nó liên quan đến nhiều quốc gia còn gọi là Ngoại thương

Với mỗi một đơn vị kinh doanh thương mại ta sẽ thấy có những nét riêng biệt nhất định, tuy vậy chúng vẫn có những đặc trưng cơ bản, chủ yếu Cụ thể :

- Việc lưu thông hàng hóa trong đơn vị kinh doanh thương mại được chia làm 2 giai đoạn :

Giai đoạn mua hàng : Đây là giai đoạn đầu của quá trình lưu chuyển hàng hóa Giai đoạn này sẽ cho chúng ta thấy về quan hệ trao đổi và quan hệ thanh toán giữa người mua và người bán về giá trị hàng hóa được thực hiện Vốn của doanh nghiệp

lúc này được chuyển đổi từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa, đồng thời với đó quyền sở hữu của doanh nghiệp cũng được chuyển đổi từ tiền tệ sang hàng hóa Những hàng hóa này mua về sẽ không qua giai đoạn chế biến (tức không hề làm thay đổi hình thái vật chất), chỉ dự trữ và sau đó sẽ được tiêu thụ luôn

Giai đoạn bán hàng : Đây là giai đoạn thứ 2 hay cũng là giai đoạn cuối cùng trong khâu lưu thông hàng hóa của đơn vị kinh doanh thương mại Với giai đoạn này, giá trị hàng hóa và giá trị sử dụng của hàng hóa sẽ được thực hiện Vốn của doanh nghiệp lại được chuyển từ hình thái hàng hóa sang hình thái tiền tệ và quyền sở hữu của doanh nghiệp cũng chuyển từ hàng hóa sang tiền tệ

Các giai đoạn này sẽ được lặp đi lặp lại trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp nhưng với quy mô hầu như ngày một lớn hơn.

- Đối tượng kinh doanh chủ yếu của các đơn vị kinh doanh thương mại gồm 3 ngành hàng chính là :

Hàng vật tư, thiết bị

Hàng công nghệ thực phẩm tiêu dùng Hàng lương thực, thực phẩm

- Phương thức bán hàng mà các đơn vị này áp dụng có thể là theo phương thức bán buôn hoặc bán lẻ, tùy theo từng trường hợp.

- Các đơn vị có thể thực hiện việc tiêu thụ hàng hóa của mình thông qua các gian hàng, cửa hàng, các trạm hay các chi nhánh …

1.1.2 Đặc điểm tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa trong đơn vị kinh doanh thương mại

1.1.2.1 Khái niệm, ý nghĩa của tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa trong đơn vị kinh doanh thương mại

Quá trình tuần hoàn của các đơn vị kinh doanh thương mại là …T-H-T’ … (Tiền – Hàng – Tiền, T ≠T’), do vậy thay đổi hình thái vật chất hàng hóa không phải là mục đích của các đơn vị này, mà làm thế nào để thu đựơc lợi ích kinh tế lớn nhất, để T’> T và qua đó doanh nghiệp có thể trang trải hết những chi phí đã bỏ ra và vẫn có lợi nhuận, đó mới chính là mục đích của các đơn vị kinh doanh thương mại Điều này chỉ xảy ra khi hàng hóa mua về đã được tiêu thụ.

Tiêu thụ hàng hóa là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa, đồng thời chuyển hóa vốn doanh nghiệp từ hình thái hiện vật (hàng hóa) sang hình thái giá trị (tiền tệ) và kết thúc một vòng luân chuyển vốn.

Để giúp cho các doanh nghiệp nói chung và các đơn vị kinh doanh thương mại nói riêng có thể xác định được chính xác khi nào thì hàng hóa được tiêu thụ, chuẩn mực kế toán Việt nam số 14 “Doanh thu và thu nhập khác” và các chuẩn mực kế toán khác có liên quan (Ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính) đã đưa ra 5 điều kiện để một khoản doanh thu bán hàng được ghi nhận :

- Doanh nghiệp đã trao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa

- Doanh thu đã được xác định tương đối chắc chắn

- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng

- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

Tiêu thụ hàng hóa là khâu có ý nghĩa quyết định đối với các đơn vị thương mại, chỉ khi khâu này được hoàn tất, mục đích của doanh nghiệp mới được thực hiện Nỗ lực cả một kỳ kinh doanh của doanh nghiệp đều được phản ánh qua giai đoạn này Khi hàng hóa được tiêu thụ cũng là lúc T ban đầu đã thành T’, và doanh nghiệp có thể dùng chính số tiền thu lại được này để bù đắp số chi phí đã bỏ ra, tiếp tục đầu tư và mở rộng kinh doanh, duy trì các hoạt động kinh doanh cũng như các hoạt động trong doanh nghiệp, và cứ như thế chu kỳ tuần hoàn lại tiếp diễn

Nếu tiêu thụ hàng hóa được doanh nghiệp tổ chức một cách chặt chẽ và khoa học, hiệu quả sử dụng vốn cũng như tài sản sẽ được nâng cao, thời gian cho một vòng luân chuyển vốn sẽ ngắn lại, đẩy nhanh hiệu quả kinh doanh, đem lại nhiều lợi ích kinh tế hơn cho các doanh nghiệp Điều này cũng sẽ đồng nghĩa với việc đẩy nhanh tốc độ phát triển của cả nền kinh tế.

Tất cả những điều này đòi hỏi các doanh nghiệp cần có những chính sách rất cụ thể từ cơ chế giá, các phương thức thanh toán, phương thức bán hàng hay cả những

chính sách quảng cáo, tiếp thị sản phẩm … để khâu tiêu thụ hàng hóa phát huy được hết hiệu quả của nó.

1.1.2.2 Các phương thức tiêu thụ hàng hóa trong đơn vị kinh doanh thương mại

Khi nền kinh tế thị trường càng phát triển, sự cạnh tranh càng diễn ra gay gắt Để tồn tại và phát triển tất yếu các doanh nghiệp nói chung và các đơn vị kinh doanh thương mại nói riêng buộc phải có những chính sách rất cụ thể trong việc tiêu thụ hàng hóa để thu hút khách hàng Có thể lựa chọn chính xác những phương thức bán hàng phù hợp với điều kiện, lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh trong rất nhiều những phương thức bán hàng phổ biến tại Việt nam cũng là một cách để doanh nghiệp đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ của doanh nghiệp mình và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Các phương thức bao gồm :

Phương thức bán buôn hàng hóa : Trong trường hợp này hầu như hàng hóa

chưa được đến tay người dùng, nó mới chỉ đang ở giai đoạn lưu thông Số hàng hóa này được mua về có thể được làm đầu vào cho một quá trình sản xuất hoặc lại có thể tiếp tục đem bán luôn Bán buôn hàng hóa thường được thực hiện với số lượng lớn, giá bán khá biến động phụ thuộc rất nhiều vào số lượng và phương thức thanh toán Bán buôn hàng hóa được chia làm 2 khâu :

Bán buôn hàng hóa qua kho : Trong trường hợp các đơn vị kinh doanh thương

mại mua hàng hóa dự trữ tại kho của đơn vị, khi có khách hàng cần mua, đơn vị sẽ xuất hàng cho khách hàng từ số hàng đó Bán buôn qua kho được thực hiện với 2 hình thức :

Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp : Theo hình thức này bên

mua sẽ đến tận kho của doanh nghiệp để nhận hàng Sau khi khách hàng đã nhận đủ số hàng và thanh toán luôn hoặc chấp nhận thanh toán, hàng hóa của doanh nghiệp được coi là tiêu thụ

Bán buôn qua kho theo hình thức gửi bán hàng hóa : Lúc này căn cứ vào các

hợp đồng đã ký kết giữa 2 bên hoặc theo các đơn đặt hàng, hàng hóa của doanh nghiệp sẽ được chở đến tận địa điểm giao nhận hoặc đến kho của người mua Hàng hóa khi đó vẫn chưa được coi là tiêu thụ, quyền sở hữu vẫn thuộc về doanh nghiệp,

đã ký kết, chấp nhận thanh toán hoặc xin nợ lại, doanh thu của doanh nghiệp mới được ghi nhận.

Bán buôn vận chuyển thẳng : Hàng hóa không được đưa qua kho của doanh

nghiệp, mà được chuyển bán thẳng cho bên cần mua Bán buôn vận chuyển thẳng có thể chia làm 2 hình thức :

Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán : Theo hình thức này, doanh

nghiệp sẽ mua hàng hóa và thanh toán với nhà cung cấp, sau đó đem chính số hàng ấy bán luôn cho khách hàng của mình mà không đưa về kho của doanh nghiệp Khi khách hàng chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán thì doanh thu của doanh nghiệp đã chính thức được ghi nhận.

Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán : Các đơn vị kinh doanh

thương mại khi ấy không tham gia vào quá trình mua hàng và bán hàng mà chỉ làm trung gian cho bên bán và bên mua để hưởng hoa hông từ việc môi giới.

Phương thức bán lẻ hàng hóa : Là phương thức mà hàng hóa được bán ra là

để phục vụ mục đích tiêu dùng, có thể là tiêu dùng của những người tiêu dùng hoặc tiêu dùng nội bộ trong các doanh nghiệp, các đơn vị …Hàng hóa lúc này không còn ở giai đoạn lưu thông nữa, mà đã sang giai đoạn tiêu dùng Hàng hóa được bán ra với số lượng ít, giá bán thường ổn định Phương thức này được thực hiện dưới các hình thức :

Bán lẻ thu tiền tập trung : Tại điểm bán hàng, nhân viên bán hàng sẽ không làm

nhiệm vụ thu tiền, mà có những nhân viên khác đứng ra thu tiền của khách và viết hóa đơn cho khách hàng về số hàng mà họ đã nhận được từ nhân viên bán hàng Trong trường hợp này, chức năng bán hàng và chức năng thu tiền được thực hiện một cách độc lập, không kiêm nhiệm Cuối mỗi ca, hàng hóa trong quầy sẽ được kiểm tra đối chiếu lại với số tiền thu được và các hóa đơn Kế toán bán hàng sẽ nhận lại các chứng từ này để làm căn cứ ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng đã phát sinh hoặc đối chiếu lại với những số liệu được gửi về từ quầy hàng thông qua mạng máy tính.

Bán lẻ thu tiền trực tiếp : Với hình thức này nhân viên bán hàng cũng đồng thời

kiêm nhiệm luôn việc thu tiền sau khi đã giao hàng cho khách Cuối mỗi ca, nhân viên này sẽ có nhiệm vụ kiểm kê lại số hàng hóa, số tiền thu được và lập báo cáo bán hàng, báo cáo tiền hàng và gửi cho kế toán để ghi sổ kế toán.

Bán lẻ tự phục vụ : Đây là hình thức rất được ưa chuộng ở các nước phát triển

và nó cũng đang được phổ biến rộng rãi tại Việt nam Hình thức này tạo cho khách hàng cảm giác thoải mái và cũng rất thuận tiện Khách hàng có thể tự do lựa chọn những mặt hàng cần thiết, các đơn vị chỉ bố trí những giám sát viên hay những nhân viên để giám sát, tư vấn và giải đáp các thắc mắc của khách hàng Sau đó họ sẽ thanh toán tiền tại các điểm thu tiền Nhân viên thu tiền căn cứ vào số hàng hóa khách hàng mua để viết hóa đơn và thu tiền.

Bán hàng tự động : Hình thức này còn khá mới lạ tại Việt nam vì khách hàng

vẫn quen với những phương thức mua hàng truyền thống, mặt khác Bán hàng tự động cũng đòi hỏi việc trang bị và quản lý các thiết bị tự động, điều này gây ra những trở ngại nhất định đối với các đơn vị thương mại khi muốn áp dụng hình thức này cho quá trình kinh doanh của mình Với bán hàng tự động khách hàng chỉ cần bỏ tiền vào máy và họ sẽ nhận được những hàng hóa cần mua từ thiết bị tự động.

Bán hàng trả góp : Khách hàng sẽ thanh toán tiền cho những hàng hóa mà họ đã

mua trong nhiều lần Khi đó, ngoài doanh thu được ghi nhận, doanh nghiệp còn được ghi nhận thêm một khoản lãi do khách hàng thanh toán chậm.

Hình thức gửi hàng đại lý : Hàng hóa của đơn vị kinh doanh thương mại đem

giao cho các cơ sở đại lý, để các cơ sở này trực tiếp bán hàng hóa Hàng hóa lúc này vẫn thuộc quyền sở hữu của các doanh nghiệp, đến khi số hàng này được khách hàng thanh toán hay chấp nhận thanh toán thì các đơn vị mới được phép ghi nhận doanh thu Sau đó công ty sẽ trích một phần hoa hồng từ số tiền thu được cho các cơ sỏ đại lý.

Một số hình thức khác, ngoài những hình thức trên vẫn được coi là tiêu thụ::

- Hàng đổi hàng : Đem hàng hóa của đơn vị mình để đổi lấy hàng hóa từ các đơn vị khác Hàng đem đổi và hàng nhận về có thể là tương tự hoặc không tương tự

- Xuất dùng trong nội bộ đơn vị kinh doanh thương mại để phục vụ cho hoạt động kinh doanh, khuyến mại, biếu, tặng, quảng cáo, chào hàng … hay để thanh toán lương, thưởng … cho các cán bộ, công nhân viên trong đơn vị

1.1.2.3 Xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa trong đơn vị kinh doanh thương mại

Kết quả tiêu thụ hàng hóa chính là kết quả của khâu tiêu thụ hàng hóa Đối với các đơn vị kinh doanh thương mại kết quả tiêu thụ hàng hóa là chỉ tiêu phản ánh hiệu quả hoạt động lưu chuyển hàng hóa của đơn vị và là chỉ tiêu kinh tế tổng hợp phản ánh kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp và phần mà doanh nghiệp sẽ nhận được sau kỳ kinh doanh

Kết quả tiêu thụ hàng hóa được đo bằng số chênh lệch giữa doanh thu thuần với giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Có thể khái quát mối quan hệ đó bằng sơ đồ sau :

LN sau thuế Thuế TNDN

1.1.3 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán về tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa trong các đơn vị kinh doanh thương mại

Tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa có vai trò vô cùng quan trọng trong các đơn vị kinh doanh thương mại Do đó những chính sách hay yêu cầu quản lý đối với khâu này cần phải được thực hiện một cách khoa học, chặt chẽ, cụ thể và phải thật sự có hiệu quả Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải đảm bảo được các

yêu cầu quản lý :

- Thường xuyên đánh giá được tình hình tiêu thụ cả về số lượng, chất lượng chủng loại, mặt hàng kinh doanh hay khả năng cạnh tranh với các đối thủ cạnh tranh từ đó đơn vị có thể đưa ra các kế hoạch tiêu thụ cụ thể để quản lý

- Xây dựng các chính sách rõ ràng để kiểm soát các hoạt động liên quan đến tiêu thụ như các phương thức bán hàng, phương thức thanh toán …

- Thường xuyên đánh giá tình hình và phân tích các chỉ tiêu liên quan đến tình hình tiêu thụ, so sánh kế hoạch đã đề ra với thực tế đã đạt được, so sánh giữa các kỳ với nhau hay so sánh các những chỉ tiêu của doanh nghiệp với chỉ tiêu chung của ngành hàng …nếu có những chỉ tiêu thay đổi bất thường, dù theo hướng tiêu cực hay tích cực đều cần xác định nguyên nhân và đề ra hướng giải quyết.

- Các biện pháp liên quan đến việc đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ như quảng cáo, khuyến mại, tiếp thị hay những ưu đãi liên quan đến các khoản giảm giá cho khách hàng , chiết khấu thanh toán … phải luôn được chú trọng và cũng phải đặt trong những quy định cụ thể để chúng có thể phát huy được những tác dụng cần thiết.

Ngoài những yêu cầu quản lý chung về tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ

hàng hóa ở trên, bộ phận kế toán của khâu này cũng có những nhiệm vụ riêng cần

thực hiện để đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết phục vụ cho yêu cầu quản lý và yêu cầu cung cấp thông tin cho cả trong và ngoài công ty :

- Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ mọi khoản doanh thu được ghi nhận về : giá bán, doanh thu, số lượng bán ra, thuế giá trị gia tăng đầu ra, tổng giá thanh toán…Việc ghi chép này có thể được chi tiết theo từng đối tượng quản lý, tùy thuộc yêu cầu quản lý của công ty như cho từng khách hàng, từng mặt hàng …

- Xác định chính xác được giá vốn của lô hàng đã bán ra dựa vào giá mua thực tế và việc phân bổ các chi phí thu mua cho lượng hàng ấy

- Thường xuyên, kiểm tra tình hình công nợ để quản lý tiền hàng, kết hợp với kế toán công nợ để đôn đốc tình hình thu hồi nợ, đặc biệt đối với những khách hàng đã quá thời hạn thanh toán ghi trong hợp đồng nhưng vẫn chưa thanh toán …

- Tập hợp đầy đủ các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp để làm căn cứ xác định kết quả kinh doanh

- Cung cấp những thông tin cần thiết và tham mưu cho ban lãnh đạo để đưa ra được những chính sách hữu ích cho toàn doanh nghiệp

1.2 Tổ chức kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa trong đơn vị kinh doanh thương mại

1.2.1 Tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hóa trong đơn vị kinh doanh thương mại

1.2.1.1 Kế toán doanh thu tiêu thụ

* Chứng từ sử dụng

Chứng từ là một căn cứ rất quan trọng đối với quá trình ghi nhận doanh thu của các đơn vị kinh doanh thương mại Toàn bộ các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng, đơn giá, số tiền hàng thu được … đều được phản ánh trên đó, điều này đòi hỏi các đơn vị kinh doanh thương mại cần có những biện pháp quản lý khoa học và hợp lý để việc ghi chép, phản ánh là đầy đủ, chính xác.

Tùy vào phương pháp tính thuế của từng đơn vị sẽ có những mẫu hóa đơn khác nhau được áp dụng :

- Đối với đơn vị kinh doanh thương mại tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, 2 mẫu hóa đơn được sử dụng là:

+ Hóa đơn giá trị gia tăng mẫu 01 – GTKT/3LL : Hóa đơn này được các đơn vị kinh doanh thương mại sử dụng khi lượng hàng bán ra lớn (bán buôn)

+ Hóa đơn giá trị gia tăng mẫu 01 – GTKT/3LL : Hóa đơn này được các đơn vị kinh doanh thương mại sử dụng khi bán hàng với khối lượng nhỏ (bán lẻ)

- Đối với các đơn vị kinh doanh thương mại tính và nộp thuế theo phương pháp trực tiếp, các mẫu hóa đơn được sử dụng là :

+ Hóa đơn bán hàng mẫu 02 – GTTT/3LL : Áp dụng khi lượng hàng của đơn vị bán ra với khối lượng lớn

+ Hóa đơn bán hàng mẫu 02 – GTTT/3LL : Áp dụng khi lượng hàng của đơn vị bán ra với khối lượng nhỏ

Ngoài các hóa đơn giá trị gia tăng thường xuyên được sử dụng như trên, trong quá trình hạch toán kế toán của mình kế tóan còn sử dụng thêm một số chứng từ để bổ trợ và có thể được dùng trong một số trường hợp như : Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Bảng kê mua hàng, các chứng từ liên quan đến thuế, phí, lệ phí và các Giấy báo có, Giấy báo nợ …

* Quá trình luân chuyển chứng từ

Từ những căn cứ đã có như các hợp đồng kinh tế được ký kết giữa 2 bên, các đơn đặt hàng của khách hàng … Phòng kinh doanh sẽ tiến hành lập hóa đơn bán hàng (hóa đơn giá trị gia tăng) Hóa đơn được lập làm 3 liên (đặt giấy than viết một lần): Liên 1 : lưu, liên 2 : giao cho khách hàng, liên 3 : dùng cho nội bộ làm căn cứ để ghi sổ kế toán và thu tiền khách hàng.

Sau đó số hóa đơn này sẽ được chuyển lên cho thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng ký duyệt Thủ kho sẽ căn cứ vào các hóa đơn đã được ký duyệt tiến hành xuất hàng, lập phiếu xuất kho và ghi thẻ kho cho số hàng xuất.Tiếp đó, những chứng từ này được chuyển lên cho kế toán bán hàng để ghi nhận doanh thu và giá vốn Cuối mỗi kỳ toàn bộ số chứng từ này sẽ được đưa vào lưu trữ theo quy định

* Tài khoản sử dụng

Tài khoản 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Tài khoản này dùng để phản ánh toàn bộ doanh thu bán sản phẩm hàng hóa, bất động sản đầu tư, dịch vụ, tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia, các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại

Kết cấu và nội dung phản ánh :

Bên Nợ : - Số thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu phải nộp tính trên

doanh thu bán hàng thực tế của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng và được xác định là đã bán trong kỳ

- Số thuế giá trị gia tăng phải nộp của doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp

- Doanh thu hàng bán bị trả lại, Chiết khấu thương mại, Giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ

- Kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”

Bên Có : Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư và cung cấp

dịch vụ trong kỳ kế toán

Tài khoản 511 không có số dư cuối kỳ

Tài khoản 511 được chi tiết thành 5 tài khoản cấp 2 :

+ Tài khoản 5111 : Doanh thu bán hàng hóa

+ Tài khoản 5112 : Doanh thu bán các thành phẩm+ Tài khoản 5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ + Tài khoản 5114 : Doanh thu trợ cấp, trợ giá

+ Tài khoản 5117 : Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư

Tài khoản 512 : Doanh thu bán hàng nội bộ

Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ doanh nghiệp

Kết cấu và nội dung phản ánh

Bên Nợ : - Trị giá hàng bán bị trả lại, khoản giảm giá hàng bán đã chấp nhận

trên khối lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán nội bộ kết chuyển cuối kỳ kế toán

- Số thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp của sản phẩm, HH, dịch vụ đã bán nội bộ

- Số thuế giá trị gia tăng phải nộp theo phương pháp trực tiếp của sô sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ tiêu thụ nội bộ

- Kết chuyển doanh thu bán hàng nội bộ thuần vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”

Bên Có : Tổng số doanh thu bán hàng nội bộ của đơn vị thực hiện trong kỳ kế

Tài khoản 512 không có số dư cuối kỳ

Tài khoản 512 có 3 tài khoản cấp 2 :

+ Tài khoản 5121 : Doanh thu bán hàng hóa + Tài khoản 5122 : Doanh thu bán các thành phẩm+ Tài khoản 5123 : Doanh thu cung cấp dịch vụ

Tài khoản 3387 : Doanh thu chưa thực hiện

Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu chưa thực hiện trong kỳ kế toán Kết cấu và nội dung phản ánh :

TK 511

TK 3331

TK 111,112,331, TK 641 (1a)

(2) : Chi phí môi giới bán hàng

+ Đối với các phương thức bán buôn là : Bán buôn qua kho theo hình thức hàng gửi bán; bán buôn qua kho theo hình thức trực tiếp; bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán có các nghiệp vụ là (1a), (1b)

+ Đối với phương thức bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán, có các nghiệp vụ là (1a), (1b), (2).

- Đối với các phương thức bán lẻ hàng hóa

+ Bán lẻ tại các cửa hàng : Có các nghiệp vụ (1a), (1b) giống như trường hợp bán buôn hàng hóa ở trên

+ Bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp

SƠ ĐỒ 1.3

+ Bán hàng theo hình thức đại lý, ký gửi

 Hạch toán ở đơn vị giao đại lý (chủ hàng) : Hàng xuất giao đại lý là hàng gửi bán Khi hàng giao đại lý bán được thì đơn vị chủ hàng phải trả cho đơn vị nhận đại lý một tỷ lệ hoa hồng nhất định tính trên giá của lô hàng đã bán Trường hợp này các nghiệp vụ hạch toán bao gồm (1a), (1b) giống phương thức bán buôn hàng hóa ở trên Hạch toán ở đơn vị nhận đại lý (nhận hàng để bán) : Đơn vị nhận đại lý phải có trách nhiệm kê khai, nộp thuế cho lô hàng bán được và thuế GTGT phải nộp của tiền hoa hồng nhận được Sơ đồ hach toán doanh thu trường hợp này cụ thể như sau :

Lãi trả góp hoặc lãi trả chậm phải thu

Tổng số tiền còn phải thu khách hàng

TK 131

TK 111, 112Doanh thu bán hàng

(ghi theo giá bán thu tiền ngay) TK 511

Số tiền đãthu của khách Thuế GTGT đầu ra

TK 3331

Khi xuất hàng để bán Khi nhận hàng để bán TK 003

TK 111,112,131,…TK 003

TK 3331

TK 331(1)

(4)(3)

- Kế toán các trường hợp khác được coi là tiêu thụ + Trường hợp hàng đổi hàng

SƠ ĐỒ 1.5

+ Trường hợp xuất để tiêu thụ nội bộ hoặc tiêu dùng nội bộ : thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho cán bộ, công nhân viên trong đơn vị, xuất hàng để biếu tặng, quảng cáo, chào hàng, khuyến mại, phục vụ cho hoạt động kinh doanh …

SƠ ĐỒ 1.6

1.2.1.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

* Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm : Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại.

Thuế GTGT đầu ra

Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Số tiền thừa khi đổi hàng Số tiền thiếu

khi đổi hàng Doanh thu HH đem đi trao đổi

TK 131 TK 511

Sử dụng SP trả lương công nhân viên

SP sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh (Giá thành thực tế )

SP để khuyến mại, chào hàng, quảng cáo, tặng cho khách hàng trong hội nghị khách hàng …(Giá thành thực tế )

TK 334,431TK 641

TK 641

TK 621,627,641,642,…

TK 3331TK 512

Tài khoản này dùng để phản ánh chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc người mua đã mua hàng với khối lượng lớn Khoản này được ghi trên hợp đồng kinh tế hoặc các cam kết mua, bán hàng

Kết cấu và nội dung phản ánh :

Bên Nợ : Số chiết khấu thương mại (CKTM) đã chấp nhận thanh toán cho

khách hàng

Bên Có : Cuối kỳ kế toán kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mại sang tài

khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để xác đinh doanh thu thuần của kỳ báo cáo

Tài khoản 521 không có số dư cuối kỳ* Phương pháp hạch toán

SƠ ĐỒ 1.7

(1) : Số tiền CKTM cho người mua

(2) : Doanh thu không có thuế giá trị gia tăng (3) : Thuế giá trị gia tăng đầu ra (nếu có)

(4) : Cuối kỳ kết chuyển CKTM sang tài khoản “Doanh thu bán hàng”

Tài khoản 531 : Hàng bán bị trả lại

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của của số SP, HH bị khách hàng trả lại Chỉ phản ánh vào TK này giá trị của số hàng đã bán bị trả lại (tính theo đơn giá bán

111,112,131 TK 111,112,131,…

TK333(33311)

TK511

(2) (1)

ghi trên hóa đơn) và số lượng hàng bán bị trả lại Các chi phí khác phát sinh liên quan đến việc hàng bán bị trả lại đều được hạch toán vào TK 641 – Chi phí bán hàng

Kết cấu và nội dung phản ánh :

Bên Nợ : Doanh thu của hàng bán bị trả lại, đã trả lại tiền cho người mua hoặc

tính vào khoản phải thu của khách hàng về số sản phẩm, hàng hóa đã bán

Bên Có : Kết chuyển doanh thu của hàng bán bị trả lại vào bên nợ tài khoản

511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để xác định doanh thu thuần trong báo cáo

Tài khoản 531 không có số dư cuối kỳ * Phương pháp hạch toán

(5) : Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu của hàng bán bị trả lại phát sinh trong kỳ(6) : Chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại

Tài khoản 532 : Giảm giá hàng bán

Tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh và việc xử lý khoản giảm giá hàng bán trong kỳ kế toán Chỉ phản ánh vào tài khoản này

TK111,112 TK641

(6)

TK333(33311) (2)

(1)

(3)

(5)

(4)

hóa đơn (giảm giá ngoài hóa đơn) do hàng kem, mất phẩm chất, hay không đúng theo hợp đồng kinh tế đã ký kết với khách hàng …

Kết cấu và nội dung phản ánh :

Bên Nợ : Các khoản giảm giá hàng bán đã chấp nhận cho người mua hàng do

hàng bán kém, mất phẩm chất, sai quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế

Bên Có : Kết chuyển toàn bộ số tiền giảm giá hàng bán sang tài khoản 511 “

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”

Tài khoản 532 không có số dư cuối kỳ * Phương pháp kế toán

(4) : Thuế giá trị gia tăng

(5) : Cuối kỳ, kết chuyển tổng số giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ(6) : Chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại

1.2.1.3 Kế toán giá vốn hàng bán

* Phương pháp xác định giá vốn hàng bán

Mỗi đơn vị kinh doanh thương mại có thể lựa chọn nhiều phương pháp khác nhau để tính giá xuất kho cho hàng bán của mình nhưng lựa chọn phương pháp nào cũng phải đảm bảo tính nhất quán trong cả niên độ kế toán (năm tài chính)

(4)

TK333(33311) (2)

(1)

(3)

(5)

Ta có :

Giá vốn của HH tiêu thụ trong kỳ=

Giá mua thực tế của

Chi phí thu mua của HHtồn ĐK và PS trong kỳTổng tiêu thức phân bổ của HH

tiêu thụ trong kỳ và tồn CK

Tổng tiêu thức phân bổ của HH tiêu thụ trong kỳ

Giá thực tế HH tồn kho ĐK + giá thực tế HH nhập kho trong kỳ

Số lượng HH tồn kho ĐK + số lượng HH nhập kho trong kỳ

Giá đơn vị bìnhquân CK trước

(ĐK này)

Giá thực tế HH tồn kho CK trước (ĐK này)

Số lượng HH tồn kho CK trước (ĐK này)Giá đơn vị bình

quân sau mỗilần nhập

Giá thực tế HH tồn kho sau mỗi lần nhập

Số lượng HH tồn kho sau mỗi lần nhập

Ưu điểm : Có thể ghi chép kịp thời đơn giá của HH xuất kho

Nhược điểm : Không chính xác vì không đáp ứng được sự biến động của giá cả Ứng dụng : Phương pháp này thường được áp dụng trong trường hợp giá cả ít

biến động

- 2- Phương pháp giá thực tế đích danh

Phương pháp này phải theo dõi giá nhập của từng lô hàng, khi xuất lô hàng nào sẽ lấy giá nhập của lô hàng đó để tính Ưu điểm của phương pháp này là việc tính giá hàng hóa được kịp thời, tuy nhiên để làm theo được phương pháp đòi hỏi hệ thống kho bãi của doanh nghiệp phải cho phép bảo quản từng lô hàng

- 3- Phương pháp giá thực tế nhập trước, xuất trước (FIFO)

Phương pháp này giả định rằng lô hàng nào nhập vào kho trước sẽ đem xuất bán trước, do đó khi tính giá của hàng hóa xuất kho tính giá của lô hàng nhập trước rồi mới đến lô hàng nhập sau

Với phương pháp này kế toán có thể xác định giá vốn hàng xuất kho một cách kịp thời Nhưng nếu làm theo phương pháp này, việc hạch toán sẽ tốn khá nhiều công sức vì cần phải hạch toán chi tiết hàng hóa tồn kho theo từng loại, mặt khác phương pháp này còn khiến đơn vị không đáp ứng được với những thay đổi về giá cả trên thị trường.

- 4 – Phương pháp giá nhập sau, xuất trước (LIFO)

Phương pháp này giả định rằng lô hàng nào nhập vào kho sau sẽ được đem tính trước, do đó khi tính giá hàng hóa xuất kho sẽ tính hết giá của lô hàng nhập sau rồi mới đến giá của lô hàng nhập trước Cách tính giá của phương pháp này ngược với cách tính giá của phương pháp FIFO do vậy nó khắc phục được nhược điểm về tính phản ứng kịp thời trong phương pháp FIFO Tuy vậy đối với những đơn vị kinh doanh thương mại mà hàng hóa không thể dự trữ được lâu thì áp dụng phương pháp này sẽ gây ra những khó khăn nhất định

- 5- Phương pháp trị giá hàng tồn kho cuối kỳ

Khi các đơn vị kinh doanh thương mại, kinh doanh nhiều chủng loại hàng hóa giá trị nhỏ, lại được xuất thường xuyên, việc kiểm kê tính giá cho từng lần nhập, xuất sẽ mất rất nhiều công sức và gây tốn kém, đơn vị có thể áp dụng phương pháp này

Cách tính là :

Giá mua thực tế HH xuất bán trong kỳ=

Giá thực tế HH

Giá thực tế hàng hóa nhập kho trong kỳ-

Giá thực tế HH tồn kho CK

Trong đó :

Giá thực tế HH

Số lượng HH tồn kho CKx

Đơn giá nhập thực tế lần cuối

- 6- Phương pháp giá hạch toán (phương pháp hệ số giá)

Giá hạch toán là giá tạm định nhưng được giữ ổn định trong cả kỳ kế toán Phương pháp này thường được áp dụng đối với các doanh nghiệp kinh doanh nhiều loại hàng hóa, giá cả thị trường của các loại hàng hóa thường xuyên biến động, các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên

Theo phương pháp giá hạch toán, tất cả các nghiệp vụ xuất hàng hóa đều được kế toán ghi theo giá hạch toán :

Giá hạch toán của HH xuất kho trong kỳ=

Số lượng HH

Đơn giá hạch toán

Cuối tháng, tính hệ số giá của HH và tiến hành điều chỉnh giá hach toán về giá thực tế :

Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hóa, vật tư mua ngoài, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận, nhập kho

Tài khoản 156 – Hàng hóa

Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại hàng hóa của doanh nghiệp bao gồm hàng hóa tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hóa bất động sản.

Tài khoản 156 có 3 tài khoản cấp 2 :

Tài khoản 1561 : Giá mua hàng hóa

Tài khoản 1562 : Chi phí thu mua hàng hóa Tài khoản 1567 : Hàng hóa bất động sản

Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán

Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư, giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp (đối với doanh nghiệp xây lắp) bán trong kỳ.

Ngoài ra, TK này còn dùng để phản ánh chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản đầu tư như : Chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa, chi phí nghiệp vụ cho thuê bất động sản đầu tư theo phương thức cho thuê hoạt động (trường hợp phát sinh không lớn), chi phí nhượng bán, thanh lý bất động sản đầu tư …

Kết cấu và nội dung phản ánh:

Bên Nợ : - Giá vốn hàng bán tiêu thụ trong kỳ

- Các khoản ghi tăng giá vốn theo quy định

Bên Có : - Trị giá thực tế thành phẩm tiêu thụ bị trả lại

- Các khoản ghi giảm giá vốn hàng bán theo quy định - Kết chuyển giá vốn thành phẩm tiêu thụ trong kỳ

TK 611 – Mua hàng

Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá nguyên vật liệu (NVL) , công cụ, dụng cụ (CCDC), hàng hóa (HH), mua vào nhập kho hoặc đưa vào sử dụng trong kỳ

Tài khoản này được dùng cho phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ không theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình biến động của thành phẩm trên các tài khoản hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị

hàng tồn kho ĐK, CK thông qua việc kiểm kê để có thể xác định lượng hàng tồn kho qua đó xác định lượng hàng đã xuất bán Phương pháp kiểm kê định kỳ thường áp dụng với các doanh nghiệp có nhiều loại SP, HH giá trị thấp với nhiều mẫu mã khác nhau và được xuất thường xuyên.

Kết cấu và nội dung phản ánh

Bên Nợ :- K/c giá gốc hàng hóa, NVL, CCDC tồn kho ĐK ( theo kết quả kiểm

kê)

- Giá gốc HH, NVL, CCDC mua vào trong kỳ, hàng bán bị trả lại …

Bên Có : - K/c giá gốc HH, NVL, CCDC tồn kho CK (theo kết quả kiểm kê)

- Giá gốc HH, NVL, CCDC xuất sử dụng trong kỳ hoặc giá gốc hàng hóa xuất bán (chưa được xác định là đã bán trong kỳ)

- Giá gốc NVL, CCDC, HH mua vào trả lại cho người mua hoặc được giảm giá

TK 611 không có số dư cuối kỳ

gửi) ))bánGiá mua HH của số hàng

gửi bán, bán đượcGiá mua HH - Phương thức bán hàng qua khoTK1561

TK111,122,331

(1), (6) : K/c trị giá HTK đầu kỳ, cuối kỳ sang TK 611

(2), (3) : HH mua vào trong kỳ, HH gia công, sơ chế nhập lại kho (4) : Giá vốn của hàng bán bị trả lại trong kỳ nhập lại kho

(5) : CKTM, giảm giá, hàng mua trả lại người bán

(7) : Giá vốn của hàng bán tiêu thụ trong kỳ (ghi 1 lần vào cuối kỳ)(8) : K/c giá vốn hàng bán cuối kỳ

TK133

(4)

1.2.2 Tổ chức kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa

Kết cấu và nội dung phản ánh :

Bên Nợ : Các chi phí liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung

cấp dịch vụ

Bên Có : Kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 “Xác định kết quả

kinh doanh” để tính kết quả kinh doanh trong kỳ

Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ

Tài khoản 641 có 7 tài khoản cấp 2 :

Tài khoản 6411 : Chi phí nhân viênTài khoản 6412 : Chi phí vật liệu, bao bìTài khoản 6413 : Chi phí dụng cụ, đồ dùng

Tài khoản 6414 : Chi phí khấu hao tài sản cố địnhTài khoản 6415 : Chi phí bảo hành

Tài khoản 6417 : Chi phí dịch vụ mua ngoàiTài khoản 6418 : Chi phí bằng tiền khác

Trình tự hạch toán của tài khoản này là :

TK111,112,152 TK111,112,152, …

TK334,338

TK641 TK133

TK111,112

TK 911(1)

(2)

SƠ ĐỒ 1.12

(1) : Chi phí vật liệu, dụng cụ

(2): Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương(3) : Chi phí khấu hao tài sản cố định

(4):Chi phí phân bổ dần, chi phí trích trước

(5) : Thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ (6) : Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác

(7) : Thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ ( nếu được tính vào CPBH)(8) :Các khoản thu giảm chi

(9): Kết chuyển chi phí bán hàng

(10) : Hoàn nhập dự phòng phải trả về chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa

1.2.2.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

* Tài khoản được sử dụng để hạch toán Chi phí quản lý doanh nghiệp là tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệpKết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản :

Bên Nợ : - Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ

TK133TK142,242,335

(10)(4)

- Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết)

- Dự phòng trợ cấp mất việc làm

Bên Có :

- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết)

- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh ”

Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ

Tài khoản 642 có 8 tài khoản cấp 2 :

Tài khoản 6421 : Chi phí nhân viên quản lýTài khoản 6422 : Chi phí vật liệu quản lýTài khoản 6423 : Chi phí đồ dùng văn phòng Tài khoản 6424 : Chi phí khấu hao tài sản cố địnhTài khoản 6425 : Thuế, phí và lệ phí

Tài khoản 6426 : Chi phí dự phòng

Tài khoản 6427 : Chi phí dịch vụ mua ngoàiTài khoản 6428 : Chi phí bằng tiền khác

Tài khoản này có trình tự hạch toán là :

TK111,112,152…

TK139 TK111,112,152,

(13) TK133

(5)

(7) TK133

SƠ ĐỒ 1.13

(1) : Chi phí vật liệu, dụng cụ

(2) : Chi phí lương, tiền công, phụ cấp, tiền ăn ca, các khoản trích theo lương(3) : Chi phí khấu hao tài sản cố định

(4) : Chi phí phân bổ dần, chi phí trích trước

(5) : Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ (nếu được tính vào CPQLDN)(6) : Chi phí cấp dưới phải nộp cấp trên theo quy định

(7) : Dự phòng phải thu khó đòi

(8) : Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác

(9) : Thuế môn bài, tiền thuê đất phải nộp ngân sách nhà nước(10) : Các khoản thu giảm chi

(11) : Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp

(12) : Hoàn nhập số chênh lệch giữa sô dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập năm trước chưa sử dụng hết lớn hơn số phải trích lập năm nay

(13) : Hoàn nhập dự phòng phải trả

1.2.2.3 Kế toán xác định kết quả tiêu thụ

* Xác định kết quả tiêu thụ là bước cuối trong hoạt động kinh doanh trong một kỳ kế toán của doanh nghiệp Nó thường được thực hiện vào cuối mỗi kỳ kế toán, thường là cuối mỗi năm

Kết quả đó sẽ được xác định theo công thức là :

Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ=

Doanh thu thuần về bán hàng

-Giá vốn hàng bán

(9)

TK352

Lợi nhuậnthuần từhoạt độngkinh doanh

Lợi nhuậngộp về bánvà cung cấpdịch vụ

Doanh thu hoạt động tài chính

-Chi phí họatđộng tài chính

-Chi phí quản lý doanh nghiệp

Các khoản giảm trừ doanh thu ở đây bao gồm :

- Các khoản giảm trừ doanh thu : Giảm giá hàng bán (TK532), Hàng bán bị trả lại (TK531), Chiết khấu thương mại (TK521).

- Các khoản thuế : Thuế tiêu thụ đặc biệt (với những mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt); thuế xuất nhập khẩu (thuế đánh vào hàng nhập khẩu); thuế giá trị gia tăng (áp dung cho các đơn vị tính thếu giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp)

* Tài khoản sử dụng xác định kết quả là TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Tài khoản này dùng để xác định và phản ánh kết quả họat động kinh doanh và hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán là năm Nó bao gồm cả kết quả họat động sản xuất kinh doanh, kết quả họat động tài chính và kết quả khác.

Khi hạch toán tài khoản này cần chú ý một số điểm sau :

- Tài khoản này cần phải phản ánh đầy đủ, chính xác các kết quả họat động kinh doanh của kỳ kế toán theo đúng quy định của chính sách tài chính hiện hành.

- Việc hạch toán cần phải được tiến hành chi tiết cho từng loại họat động (hoạt động sản xuất, kinh doanh, thương mại ,dịch vụ, hoạt động tài chính…).

- Các khoản doanh thu và thu nhập được kết chuyển vào tài khoản này là doanh thu thuần và thu nhập thuần.

Kết cấu và nội dung phản ánh :

Bên Nợ : - Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư và dịch vụ

Bên Có : - Doanh thu thuần về số sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư và

(5) :Kết chuyển doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (6) : Kết chuyển doanh thu thuần của hoạt động tài chính trong kỳ(7a), (7b) : Lỗ, lãi từ hoạt động kinh doanh

1.2.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán về tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa ở các đơn vị kinh doanh thương mại

Mỗi doanh nghiệp tùy theo đặc điểm kinh doanh của mình mà có những cách ghi sổ khác nhau Dưới đây là nguyên tắc ghi sổ cùng ưu, nhược điểm của mỗi hình thức để các đơn kinh doanh thương mại có thể cân nhắc lựa chọn phương pháp nào

TK632 TK911 TK511, 512

632 TK635

là phù hợp nhất cho đơn vị mình Riêng hình thức Nhật ký chứng từ e sẽ trình bày thêm về cách hạch toán để tiện so sánh, đối chiếu với phần sau (Chương II)

1.2.3.1 Hình thức Nhật ký – Sổ cáiĐặc trưng cơ bản :

Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ cái Căn cứ để ghi vào sổ này là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Sổ sách sử dụng đối với hình thức này là : - Nhật ký – Sổ cái

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Ưu điểm : Mẫu sổ đơn giản, dễ dàng để ghi chép cũng như kiểm tra, đối chiếuHạn chế : Hình thức này thường chỉ áp dụng được đối với các doanh nghiệp có

quy mô nhỏ Đối với các doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn, hình thức này rất khó áp dụng vì sổ phải mở rộng, khó phân công lao động kế toán

1.2.3.2 Hình thức Chứng từ ghi sổĐặc trưng cơ bản :

Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm :

+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ+ Ghi theo nội dung kinh tế của sổ cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm và phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán

Sổ sách sử dụng :- Chứng từ ghi sổ

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Ưu điểm : Đơn giản, dễ sử dụng, rất thuận tiện cho việc chuyên môn hóa cao,

đảm bảo được quan hệ đối chiếu, kiểm tra, thích hợp khi làm trên kế toán máy

Hạn chế : Ghi chép dễ trùng lặp, nếu là kế toán thủ công thì rất dễ nhầm lẫn1.2.3.3 Hình thức Nhật ký chung

Đặc trưng cơ bản : Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải

được ghi vào sổ Nhật ký, trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kinh tế) của nghiệp vụ đó Sau đó sẽ lấy số liệu ở đó để tổng hợp vào Sổ cái theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Sổ sách sử dụng

- Sổ Nhật ký chung, Nhật ký đặc biệt - Sổ cái

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Ưu điểm : Hình thức này đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho kế toán máy Hạn chế : Việc phản ánh chưa đa dạng dưới nhiều góc độ

1.2.3.4 Hình thức Nhật ký – Chứng từĐặc trưng cơ bản :

Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các TK đối ứng Nợ

Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo TK)

Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép

Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý tài kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính

Hình thức sổ sử dụng : - Nhật ký chứng từ - Bảng kê

- Sổ cái

- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

Ưu điểm : Tránh được việc ghi chép trùng lặp, dễ phân công lao động kế toán

Hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều.

Hạn chế : Kết cấu sổ phức tạp, đòi hỏi trình độ chuyên môn cao

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Chứng từ (Đối với trường

hợp tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa ) :

Đối chiếu, kiểm tra

Chứng từ gốc

Bảng kê 5, 6Bảng

kê 8 Bảng kê 9 Bảng kê 10

NK – CT số 8Sổ cáiBáo cáo tài chính

Sổ chi tiết TK131

Bảng kê 11 SCT

tiêu thụ

Bảng tổng hợp

DT -GV

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng

làm rất cần thiết đối với hầu khắp các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp lớn

* Chuẩn mực kế toán quốc tế về doanh thu (IAS 18) Phạm vi áp dụng

IAS quy định việc hạch toán doanh thu có được từ :

- Doanh thu cần được tính theo giá trị hợp lý của khoản tiền nhận được

+ Chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán được giảm để xác định giá trị hợp lý Tuy nhiên chiết khấu thanh toán không được tính giảm vào doanh thu

+ Khi dòng tiền chưa thu được ngay (như cấp tín dụng phi lãi suất), lúc đó sẽ hình thành một giao dịch cấp vốn Lãi suất ngầm định phải được tính toán Số chênh lệch giữa giá trị hợp lý và giá trị danh nghĩa được ghi nhận riêng và công bố là lãi suất

+ Khi hàng hóa hoặc dịch vụ được trao đổi để lấy hàng hóa và dịch vụ khác có tính chất và giá trị tương tự thì không có khoản ghi nhận doanh thu nào cả

+ Khi hàng hóa, dịch vụ được cung cấp để đổi lấy những hàng hóa, dịch vụ không tương tự thì doanh thu được tính theo giá trị hợp lý của hàng hóa và dịch vụ nhận được

- Quy tắc nhận biết các giao dịch tạo doanh thu như sau :

+ Khi giá bán của một sản phẩm bao gồm một khoản dịch vụ kèm theo sau đó thì khoản này sẽ được tính vào kỳ thực hiện dịch vụ

+ Khi một doanh nghiệp bán hàng hóa và ký tiếp ngay một hợp đồng mua lại hàng hóa đó vào một ngày khác sau đó, ảnh hưởng trực tiếp của giao dịch bị loại trừ và hai giao dịch được thực hiện như một.

- Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi :

+ Những rủi ro và lợi ích quan trọng gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa đựơc chuyển sang cho người mua

+ Doanh nghiệp không tiếp tục tham gia quản lý quyền sở hữu cũng không kiểm soát hàng bán ra

+ Giá trị doanh thu có thể được tính toán một cách đáng tin cậy

+ Doanh nghiệp có khả năng là sẽ thu đựơc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng+ Chi phí liên quan đến giao dịch có thể được tính toán một cách đáng tin cậy

1.3.2 Kinh nghiệm của một số nước trên thế giới

Chuẩn mực kế toán quốc tế được xem như một quy ước có tính chất lý thuyết chung cho toàn thế giới, tuy vậy áp dụng như thế nào còn phụ thuộc nhiều vào đặc điểm riêng của mỗi quốc gia Các doanh nghiệp ngoài nghiên cứu kỹ các chuẩn mực quốc tế còn cần phải học tập những kinh nghiệm cụ thể của những quốc gia đã đi trước – những nước giàu kinh nghiệm như Mỹ , Pháp …

* Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa ở Pháp

- Đặc điểm kế toán tiêu thụ thành phẩm tại Pháp

+ Giá bán HH được xác định là giá bán thực tế (giá bán thực tế là giá bán trên hóa đơn trừ đicác khoản giảm giá, bớt giá, hồi khấu chấp nhận cho người mua)

+ Giá bán được xác định là thu nhập không bao gồm các khoản thuế GTGT thu hộ nhà nước Kế toán chỉ áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

+ Nếu có chiết khấu chấp nhận cho người mua thì chiết khấu được hạch toán vào chi phí tài chính

+ Chứng từ sử dụng là hóa đơn báo đòi

Thương phiếu là công cụ được sử dụng rất phổ biến ở Pháp và một số nước trên thế giới Nó là chứng chỉ có giá trị ghi nhận lệnh yêu cầu thanh toán hoặc cam kết thanh toán một số tiền xác định trong một khoảng thời gian đã được quy định

Các tài khoản kế toán của Pháp cũng được mã hóa bằng những chữ số Tuy nhiên về cơ bản việc hạch toán kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ được thể hiện như dưới 2 sơ đồ dưới đây :

TK “Tiền mặt, TGNH, khách hàng” (3)

TK “Bán SP, HH”

TK “Thuế GTGT thu hộ nhà nước”

TK “CK đã chấp thuận ” (1)

(4) (7)

TK “Giảm giá, bớt giá, hồi khấu chấp thuận”

(6) : Giảm giá, bớt giá, hồi khấu chấp thuận cho người mua

(7) : Kết chuyển giảm giá, bớt giá, hồi khấu chấp thuận cho người mua sang TK “Bán SP, HH”

SƠ ĐỒ 1.17

* Kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa ở Mỹ

K/c chi phí khấu hao,dự phòng thuộc hoạt động bán hàngK/c chi phí khấu hao,dự phòng

thuộc hoạt động bán hàng

TK “Giá vốn hàng bán” TK “XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ” TK “Bán SP, HH”

TK “Chi phí khấu hao, dự phòng” TK “Hoàn nhập khấu hao, dự phòng”

K/c giá vốn hàng bán

K/c Lãi về tiêu thụ

K/c doanh thu về tiêu thụ

K/c Lỗ về tiêu thụ

Về hệ thống kế toán, Mỹ và Việt Nam có rất nhiều điểm tương đồng, điều này tạo ra rất nhiều thuận lợi cho việc nghiên cứu cũng như giao lưu, hợp tác làm ăn giữa hai nước Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn có những điểm rất khác biệt giữa việc hạch toán kế toán ở hai nước Cụ thể :

- Mỹ không áp dụng thuế GTGT, việc phản ánh trên sổ sách khá đơn giản - Kế toán Mỹ không sử dụng mã hiệu cho các tài khoản của mình mà sử dụng ngay tên theo nhu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.

- Hình thức sổ mà kế toán Mỹ áp dụng chỉ có một hình thức duy nhất là hình thức Nhật ký chung

- Doanh thu tính gộp chỉ là doanh thu bằng tiền và doanh thu trả chậm trong vòng 1 năm Doanh thu tính gộp bao gồm doanh thu, giảm giá hàng bán và doanh thu bị chiết khấu Doanh thu bị chiết khấu là khoản tiền trả cho khách hàng khi họ thanh toán tiền nợ trả chậm sớm hơn so với kỳ hạn

Việc xác định kết quả tiêu thụ ở Mỹ được thực hiện theo sơ đồ sau :

Khóa sổ các TK chi phí

Khóa sổ các TK doanh thu

Chênh lệch Doanh thu > Chi phí

Chênh lệch Doanh thu < Chi phí

Những điểm khác nhau trong kế toán tiêu thụ chủ yếu là do trình độ phát triển và đặc thù riêng của mỗi nước Chuẩn mực kế toán ở Việt nam (VAS 14) nhìn chung về cơ bản đã thống nhất với chuẩn mực kế toán quốc tế (IAS 18),đảm bảo được yêu cầu cung cấp thông tin và yêu cầu quản lý tiêu thụ, tuy nhiên do còn đang trong quá trình hoàn thiện nên kế toán của nước ta vẫn không tránh khỏi những tồn tại, hạn chế cần khắc phục Chính thế, dựa vào hệ thống kế toán của các nước đã đi trước chúng ta có thể chắt lọc ra những mặt tích cực phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh để vận dụng.

Kế toán Mỹ chỉ sử dụng duy nhất một hình thức sổ là sổ Nhật ký chung, rất đơn giản, vẫn đảm bảo tính chặt chẽ, chính xác của số liệu, thông tin kế toán Hình thức này lại rất thuận tiện khi áp dụng kế toán máy Doanh nghiệp Việt nam có thể nghiên cứu và áp dụng theo?

Khi hệ thống ngân hàng phát triển như hiện nay, các doanh nghiệp của Việt nam cần sử dụng linh hoạt hơn nữa các công cụ thanh toán phổ biến trên thế giới để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho việc thanh toán như bằng thẻ tín dụng, thương phiếu …

CHƯƠNG II

KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX2.1 Tổng quan về Công ty Công ty cổ phần Gas Petrolimex

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Gas Petrolimex

Công ty Cổ phần Gas Petrolimex là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh Gas hoá lỏng tại Việt nam, được thành lập theo quyết định số 1653 -1998/QĐ/BTM ngày 25/12/1998 của Bộ Thương mại với tên gọi ban đầu là Công ty Gas Petrolimex thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt nam.

Đến năm 1999 công ty chính thức đi vào hoạt động với tư cách là một doanh nghiệp nhà nước với đầy đủ tư cách pháp nhân và với số vốn điều lệ ban đầu khoảng hơn 150 tỷ đồng Nhưng sau vài năm hoạt động, do không ngừng lớn mạnh mà công ty đã tạo ra cho mình một thế đứng vững chắc trong lĩnh vực kinh doanh Gas hoá

lỏng trên thị trường Việt nam Ngoài trụ sở chính của công ty đặt tại số 775 đường Giải phóng, công ty còn có thêm 4 chi nhánh lớn đặt tại TP Hồ Chí Minh, TP Hải phòng, TP Đà nẵng, TP Cần thơ, và cả một mạng lưới phân phối rộng khắp trên cả nước với rất nhiều các Đại lý, Tổng đại lý khác

Đến năm 2004 trên đà phát triển và cũng do yêu cầu của nền kinh tế thị trường, yêu cầu hội nhập, mở cửa của các nước trong khu vực và các nước trên toàn thế giới mà công ty đã quyết định tiến hành cổ phần hoá theo quyết định số 1669-2003/QĐ/BTM và đổi tên công ty thành Công ty Cổ phần Gas Petrolimex và chính thức đi vào hoạt động vào ngày 14/01/2004 Theo đó bộ máy tổ chức cũng đựơc chuyển đổi sang một mô hình mới là mô hình công ty mẹ - công ty con Việc chuyển đổi này đánh dấu một bước đi quan trọng của công ty, mở ra nhiều cơ hội nhưng cũng đồng thời là những thách thức mới của công ty trong quá trình phát triển và hội nhập với toàn thế giới.

Cho đến nay ngoài Văn phòng Công ty trực tiếp kinh doanh tại khu vực phía Bắc, Công ty còn có thêm 5 công ty con đặt tại các TP lớn là TP Hồ Chí Minh, Hải phòng, Đà nẵng, Cần Thơ và 1 công ty liên kết đặt tại TP Hồ Chí Minh Số vốn điều lệ của công ty cho đến 9 tháng đầu năm 2007 là 250 tỷ đồng, số vốn công ty góp cho các công ty thành viên là 142,3 tỷ đồng Tổng số lao động của công ty hiện nay khoảng 700 người, trong đó số lao động có trình độ Đại học và trên đại học chiểm đến hơn 40%

Riêng về chức năng và nhiệm vụ chính của công ty hiện nay : Do lĩnh vực

kinh doanh của công ty là Thương mại và Dịch vụ Mục đích chính của công ty trong quá trình hoạt động là đáp ứng nhu cầu về Gas hoá lỏng và các dịch vụ kèm theo cho cả việc sản xuất và tiêu dùng của nhân dân Cũng để phục vụ tốt nhất cho những khách hàng của mình đồng thời nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty nên các chức năng của công ty khá đầy đủ và đa dạng

Các chức năng đó là :

- Xuất, nhập khẩu và kinh doanh Gas hoá lỏng

- Kinh doanh kho bãi, vận tải, vật tư, thiết bị, phụ kiện

- Tư vấn đầu tư, chuyển giao công nghệ, sửa chữa lắp đặt, kiểm định vỏ bình Gas và các dịch vụ thương mại có liên quan đến kinh doanh Gas