D T, GVHB ,L N: oanh thu, Giá vốn hàng bán, Lợi nhuận
2.3. Kế toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty cổ phần Gas Petrolimex
2.3.1. Kế toán doanh thu và giá vốn hàng bán
* Các phương thức xuất bán và cách xác định giá vốn, giá bán hàng hóa tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex.
Các phương thức xuất bán
Mong muốn đáp ứng được cao nhất yêu cầu của mọi khách hàng và ngày càng mở rộng thị trường tiêu thụ nên các phương thức bán hàng mà công ty đưa ra hiện nay là rất đa dạng và linh hoạt, phù hợp cho hầu khắp các đòi hỏi của mọi khách hàng. Các phương thức ở đây bao gồm:
* Phương thức bán buôn hàng hoá
Do có quy mô lớn nên công ty sử dụng phương thức này để tiêu thụ hàng hoá là chủ yếu. Hàng hoá của công ty sẽ đựơc bán ra với số lượng lớn cho các khách hàng Công nghiệp, Tổng đại lý. Việc bán buôn hàng hoá có thể được công ty thực hiện qua hệ thống kho của công ty hoặc vận chuyển thẳng (không qua kho công ty).
- Phương thức bán buôn qua kho : Theo phương thức này 2 bên sẽ tiến hành ký kết các hợp đồng mua bán hàng hoá quy định rõ hình thức vận chuyển và bên nào phải chịu chi phí vận chuyển. Bán buôn qua kho được chia làm 2 loại:
+ Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp : Việc vận chuyển hàng hoá sẽ do khách hàng đảm nhiệm. Phương thức này được áp dụng cho 2 đối tượng
Bán buôn cho tổng đại lý ngoài ngành (mã 5B) Bán buôn cho hãng khác (mã 6B)
+ Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng : Việc vận chuyển hàng hoá do công ty đảm nhiệm. Tùy trường hợp mà công ty có thể dùng xe chuyên dụng hoặc thuê ngoài để chở hàng đến kho của khách hàng. Phương thức này được áp dụng với 2 đối tượng :
Bán buôn chuyển hàng cho khách hàng công nghiệp (mã 50) Bán buôn chuyển hàng cho Tổng đại lý trong ngành (mã 5A)
- Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng (mã 6A) : Đây chính là phương thức bán hàng theo hình thức giao hàng trực tiếp (giao tay ba). Hình thức này chủ yếu được áp dụng đối với các công ty thành viên, các chi nhánh. Các chi nhánh này khi có nhu cầu mua hàng có thể nhập trực tiếp tại các bến cảng mà không cần qua kho của công ty mẹ tại Hà Nội. Sau khi hoàn tất thủ tục nhập hàng, các chi nhánh báo về văn phòng công ty số hàng chi nhánh đã nhận để công ty ghi nhận khoản doanh thu nội bộ đã được thực hiện và chi nhánh có nghĩa vụ thanh toán với công ty. Theo phương thức này các công ty con sẽ chủ động hơn trong nguồn hàng và sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí vận chuyển.
*Phương thức bán lẻ hàng hoá (Mã 54): Phương thức này chú trọng đến nhu câu tiêu dùng Gas của người dân. Đây cũng là phương thức mang lại doanh số lớn cho công ty vì số lượng khách hàng mua lẻ là rất nhiều tất yếu dẫn đến khối lượng tiêu thụ ra ngoài lớn. Theo phương thức này hàng hoá của công ty sẽ được tiêu thụ qua các cửa hàng trung gian rồi mới đến tay khách hàng. Số liệu ở các cửa hàng sẽ được cập nhật trên máy tính và được truyền về công ty qua mạng Internet. Bán lè hàng hoá chỉ áp dụng đối với các mặt hàng là Gas bình, bếp và phụ kiện đi kèm.
* Một số phương thức tiêu thụ hàng hoá khác :
-Phương thức hàng đổi hàng (8A): Hoạt động đổi hàng phát sinh trong trường hợp một hãng kinh doanh Gas thiếu hàng để cung cấp cho khách hàng của mình, khi đó hãng này có thể thoả thuận với một hãng kinh doanh Gas khác để vay hàng sau đó sẽ tiến hành trả lại khi đã có hàng. Hình thức này cũng được coi là một phương thức tiêu thụ nhưng hàng đem bán (cho vay) và hàng nhận lại là cùng loại và cùng giá. Hình thức này đựơc công ty sử dụng rất nhiều nhằm hỗ trợ các công ty khác và cũng để nhận được sự hỗ trợ trong trường hợp công ty khan hiếm nguồn hàng.
- Phương thức xuất hàng để tiêu dùng nội bộ : Hình thức này được áp dụng trong trường hợp công ty dùng sản phẩm, hàng hoá của mình để khuyến mại (mã 95) cho khách hàng trong những đợt khuyến mại hoặc phục vụ cho công ty trong quá trình kinh doanh.
Các phương pháp xác định giá vốn và giá bán hàng hoá * Phương thức xác định giá vốn hàng hoá:
Do các nghiệp vụ nhập-xuất hàng của công ty diễn ra thường xuyên trong khi đó giá cả hàng hoá mà công ty kinh doanh lại không ổn định, luôn biến động liên tục vì thế để giảm thiểu sự phức tạp trong quá trình tính giá, tạo ra sự ổn định, công ty đã sử dụng phương pháp hạch toán để tính giá. Mức giá trước khi đựơc đưa ra sẽ được cân nhắc kĩ dựa vào giá mua thực tế kì trước cùng với giá mua dự kiến trong tương lai và được thống nhất sử dụng trong cả kỳ hạch toán. Cuối mỗi tháng công ty sẽ tiến hành điều chỉnh lại giá hạch toán cho phù hợp với giá cả thị trường.
Các bước để xác định giá vốn hàng bán :
Bứơc 1 : Khi nhập kho hàng hoá, kế toán theo dõi cả 2 loại giá là giá thực tế và giá hạch toán trên 2 tài khoản là TK15651 (giá hạch toán) và TK15652 (chênh lệch giá vốn và giá hạch toán)
Bước 2 : Khi xuất hàng hoá, ghi theo giá hạch toán theo TK15651 Bước 3 : Cuối kì, điều chỉnh giá hạch toán về giá thực tế.
Chênh lệch giữa giá vốn thực tế và giá vốn hạch toán được xác định như sau :
Chênh lệch giá phân bổ
trong kì
=
Chênh lệch giá ĐK+ phát sinh trong kì Trị giá hàng + Trị giá hạch toán hàng
hoá tồn CK hoá xuất trong kì
x hoá xuất trong Trị giá hàng kì
* Phương pháp xác định giá bán
Giá bán hàng hóa ở đây chính là giá thoả thuận giữa công ty với khách hàng và được ghi nhận cụ thể trên Hoá đơn giá trị gia tăng.
Căn cứ và tình hình nhập mua hàng hoá, chiến lược kinh doanh từng kì và phương thức tiêu thụ, công ty sẽ xây dựng cho mình những mức giá khác nhau.
- Đối với giá bán buôn :
Giá
bán = GVHB +
chi phí vận chuyển, chi
phí qua kho (nếu có) +
% lợi nhuận theo kế hoạch công ty
-Đối với giá bán lẻ
Khi tính giá bán lẻ cho các cửa hàng, với chính sách trợ giá, công ty sẽ không tính tỷ lệ % lợi nhuận giữ lại do vậy giá đựơc tính như sau :
Các cửa hàng căn cứ vào mức giá giao của công ty, các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng như chi phí điện nước, điện thoại, chi phí vận chuyển cho khách hàng, chi phí thuê nhân viên ... và khoản lợi nhuận dự kiến để tính ra giá bán lẻ :
Giá bán lẻ của cửa hàng = giá giao cửa hàng + chi phí cửa hàng + % lợi nhuận theo kế hoạch cửa hàng
* Phương thức tiêu thụ nội bộ :
Giá bán cho các công ty
thành viên = GVHB +
chi phí vận chuyển, chi phí qua kho (nếu có) +
chi phí quản lý chung phân bổ
*Chứng từ và luân chuyển chứng từ - Chứng từ
Chứng từ được công ty sử dụng chủ yếu trong trường hợp tiêu thụ hàng hoá ở đây chính là hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu số 01GTKT-3LL). Hoá đơn giá trị gia tăng là chứng từ rất quan trọng đối với nghiệp vụ bán hàng. Căn cứ vào đơn đặt hàng, hoá đơn thanh toán với khách hàng, Hoá đơn giá trị gia tăng sẽ được lập thành 3 liên - đặt giấy than viết 1 lần (Liên 1: lưu, liên 2: giao khách hàng, liên 3: thanh toán nội bộ).
- Trình tự luân chuyển chứng từ
Phương pháp mà công ty sử dụng để theo dõi và ghi chép sự biến động nhập- xuất-tồn là phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này trình tự luân chuyển chứng từ của các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá được cụ thể hoá theo các giai đoạn :
Giai đoạn 1 : Khi có các nghiệp vụ xuất hàng hoá, các phòng kinh doanh của công ty sẽ phát hành các chứng từ xuất trên máy tính.
Phòng Xuất nhập-khẩu tổng hợp sẽ có nhiệm vụ cập nhật các chứng từ này khi xuất, nhập liên quan đến công ty con. Còn 2 phòng còn lại sẽ có nhiệm vụ cập nhật các chứng từ nhập, xuất khi xuất bán ra thị trường (cho khách hàng ngoài). Tuỳ theo khách hàng là khách hàng công nghiệp, khách hàng mua lẻ hay hình thức mua là Gas rời hay Gas bình mà các hoá đơn của các khách hàng ngoài sẽ được giao cho phòng kinh doanh Dân dụng và thương mại (gas bình) hay phòng kinh doanh Công nghiệp (gas rời).
Tiếp theo thông qua chương trình kế toán máy, số liệu về hàng nhập, hàng bán được kết xuất ngay sang sổ chi tiết hàng hoá để kế toán chi tiết hàng hoá theo dõi.
Giai đoạn 2 : Các chứng từ này sẽ được chuyển cho thủ kho để thủ kho thực hiện các nghiệp vụ xuất, nhập và ghi thẻ kho.
Giai đoạn 3: Cuối tháng, kế toán chi tiết hàng hoá sẽ đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết hàng hoá với thẻ kho, tổng hợp số liệu, lập phiếu kế toán để tính giá thực tế hàng hoá, lập bảng tổng hợp các hàng hoá nhập, xuất, tính ra số tồn.
Quy trình này được cụ thể hoá theo sơ đồ sau :
SƠ ĐỒ 1.23 : LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ
- Phiếu xuất kho : được lập ra bởi các phòng kinh doanh. Tuỳ từng trường hợp các nghiệp vụ liên quan đến mỗi phòng ban cụ thể là Phòng xuất nhập khẩu tổng hợp, Phòng kinh doanh gas rời hay Phòng kinh doanh gas bình.
- Xuất và ghi thẻ kho là nhiệm vụ của các thủ kho
- Các sổ chi tiết, bảng tổng hợp xuất kho hàng hoá, hay các sổ tổng hợp về hàng hoá sẽ được lập ra từ phòng kế toán.
Tuy vậy, ở từng phương thức xuất bán, đối tượng xuất bán vẫn có những khác biệt nhất định trong thời điểm phát hành hoá đơn và nơi phát hành hoá đơn. Cụ thể :
Sổ kế toán chi tiết hàng hoá
Sổ kế toán tổng hợp về hàng hoá Thẻ kho
Bảng tổng hợp xuất kho hàng hoá Phiếu xuất kho
-- Đối với phương thức phát hành hoá đơn :
- Khi bán buôn cho các Đại lý, tổng đại lý (cả trong và ngoài ngành ), bán buôn cho các chi nhánh hay xuất hàng cho vay: Hoá đơn giá trị gia tăng được lập ngay sau khi các nghiệp vụ kinh tế về xuất bán phát sinh .
Đối với trường hợp tiêu dùng nội bộ, hoá đơn Giá trị gia tăng cũng được lập ngay nhưng được bỏ dòng Thuế giá trị gia tăng.
- Khi bán cho các khách hàng công nghiệp : Thường đến cuối mỗi tháng, hoá đơn mới được viết một lần dựa vào các Biên bản giao nhận hàng hoá …
- Khi bán lẻ cho các cửa hàng trực thuộc, các nhân viên bán hàng sẽ lập hoá đơn Giá trị gia tăng luôn cho các khách hàng. Tất cả các số liệu từ các cửa hàng sẽ được truyền trực tiếp về văn phòng công ty thông qua hệ thống máy tính. Định kỳ 5-10 ngày toàn bộ số hoá đơn này sẽ được chuyển về văn phòng công ty, cho những phòng ban đảm nhiệm.
-- Đối với nơi phát hành hoá đơn :
Ở văn phòng công ty có 3 phòng chuyên xử lý các Hoá đơn Giá trị gia tăng là Phòng xuất nhập khẩu tổng hợp, Phòng kinh doanh Công nghiệp (gas rời ) và phòng kinh doanh Dân dụng và Thương mại (gas bình).
- Phòng xuất nhập khẩu tổng hợp luôn phát hành và nhận các hoá đơn liên quan đến xuất nhập khẩu. Chẳng hạn như nghiệp vụ giao hàng tay ba lô hàng ở Singapore cho luôn chi nhánh Sài Gòn không qua kho công ty.
- Phòng kinh doanh Công nghiệp : Liên quan đến các hoá đơn Giá trị gia tăng khi bán Gas rời như cho các khách hàng lớn …
- Phòng kinh doanh Dân dụng và Thương mại : Liên quan đến toàn bộ các Hoá đơn giá trị gia tăng khi bán hàng là Gas bình.
* Tài khoản sử dụng
Danh mục tài khoản
Tài khoản Tên tài khoản TK mẹ Bậc Loại
TK công nợ TK sổ cái 131 Phải thu khách hàng 1 0 1 0 1311 Phải thu khách hàng 131 2 0 1 0 13111 PTKH -TĐL thành viên 1311 3 0 1 0 13112 PTKH - TĐL, ĐL ngoài ngành 13111 4 1 1 0 13113 PTKH - khách hàng công nghiệp 13111 4 1 1 0 156 Hàng hoá 1 0 0 0
1565 Gas, bếp và phụ kiện tồn kho 156 2 0 0 0
15651 Gas hoá lỏng tồn kho 1565 3 0 0 0
156511 Giá HT Gas hoá lỏng tồn kho 15651 4 1 0 1
156512 Chênh lệch GV& giá HT Gas hoá lỏng 15651 4 1 0 1
15652 Bếp và phụ kiện tồn kho 1565 3 0 0 0
156521 Giá hạch toán bếp, phụ kiện tồn kho 15652 4 1 0 1
156522 Chênh lệch GV&giá HT bếp, phụ kiện 15652 4 1 0 1
33631 Thanh toán nội bộ với các C.ty thành viên 3363 3 1 1 1
3388 Phải trả, phải nộp khác 338 2 1 1 1
511 Doanh thu bán hàng 1 0 0 1
5111 Doanh thu bán hàng hoá 511 2 0 0 0
51115 Doanh thu bán gas, bếp và phụ kiện 5111 3 0 0 0
511151 Doanh thu bán gas trong nước 51115 4 1 0 1
511152 Doanh thu bán bếp,phụ kiện trong nứơc 51115 4 1 0 1
511153 Doanh thu bán hàng chuyển khẩu 51115 4 1 0 1
512 Doanh thu bán hàng nội bộ công ty 1 0 0 1
512215 Doanh thu bán nội bộ Gas,bếp&phụ kiện 51221 4 0 0 0
5122151 Doanh thu bán nội bộ Gas 512215 5 1 0 1
5122152 Doanh thu bán nội bộ bếp& phụ kiện 512215 5 1 0 1
632 Giá vốn hàng bán 1 0 0 1
632115 Giá vốn hàng hoá gas,bếp & phụ kiện 63211 3 0 0 0
6321151 Giá vốn hàng hoá gas 632115 4 1 0 1
6321152 Giá vốn hàng hoá bếp và phụ kiện 632115 4 1 0 1
*Sổ sách sử dụng
- Các bảng kê : Bảng kê chi tiết xuất hàng, bảng kê xuất hàng theo nhóm mặt hàng
- Nhật ký chứng từ số 8 - Bán hàng - Sổ cái các TK 511, 512, 156, 632 - Sổ chi tiết các TK 511, 512, 156, 632
*Trình tự kế toán
Chứng từ đầu vào + Hoá đơn GTGT
+ Phiếu xuất kho ...
Máy tính
Bảng kê số xuất hàng theo nhóm mặt
hàng Bảng kê chi tiết xuất hàng (TK 51115, TK512215, TK632115, TK15651)Sổ chi tiết
Nhật ký chứng từ số 8 – Bán hàng
Sổ tổng hợp tài khoản chữ T (TK 51115, TK 512215, TK632115)
Báo cáo kết quả kinh doanh
SƠ ĐỒ SỐ 1.24 : TRÌNH TỰ KẾ TOÁN DOANH THU VÀ GIÁ VỐN
Dưới đây là một số ví dụ minh hoạ về các nghiệp vụ bán hàng
Nghiệp vụ 1 :
Ngày 3/1/2008 căn cứ hợp đồng đã kí kết với Công ty TNHH Sứ INAX Việt Nam. Phòng kinh doanh công nghiệp của công ty đã tiến hành lập hoá đơn Giá trị gia tăng số 0011614 xuất bán gas rời cho công ty TNHH Sứ INAX Việt Nam (mã khách là 100571123). Giá vốn của lô hàng là 12300 (theo giá hạch toán).
Công ty cổ phần Gas Petrolimex Mẫu số : 01GTKT-3LL-02
ĐC: 775 Giải Phóng, Hoàng Mai, Hà Nội HOÁ ĐƠN GTGT Kí hiệu : AA/2004T Mã số thuế: 0101447725 Liên 2 : Giao cho khách hàng Số : 0011614
Mã số đơn vị : 11056000 Mã xuất : 50
Số điện thoại: 04.8641212 Mã nguồn : 22
STT : 22
Ngày lập hoá đơn : 30.01.2008 Có giá trị đến ngày :
Tên đơn vị mua hàng : Công ty TNHH Sứ INAX VN Mã số khách hàng : KHCN-SI
Địa chỉ : Dương Xá- Gia Lâm- Hà Nội Số tài khoản : 13001019
Hình thức thanh toán : Chuyển khoản Mã số thuế : 0100113381-1
Người nhận hoá đơn : Bà Lê Mai Lan Giấy giới thiệu số : Ngày: Số HĐ:
1. PHẦN HÀNG HOÁ
Hàng hoá, dịch vụ Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1. Gas hoá lỏng LPG không bao bì 120 101 Kg 6 585 15 733 103 601 805
Cộng tiền hàng : 103 601 805 Thuế suất : 10% Tiền thuế GTGT : 10 360 180 Tổng cộng tiền thanh toán (tạm tính) : 113 961 985
………..
Người lập Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Nghiệp vụ 2 : Ngày 12/01/2008 công ty đã xuất cho Công ty xăng dầu Vĩnh