Phân loại, phân tích Sự chậm trễ trong quản lý dự án xây dựng

Phân loại, phân tích Sự chậm trễ trong quản lý dự án xây dựng giúp người đọc các kiến thức, thông lệ được sử dụng trong việc quản lý sự chậm trễ vốn là vấn đề nhức nhối với các bên liên trong trong việc thực hiện dự án xây dựng nói riêng và các lĩnh vực khác nói chung.

How To: Categorize, Analyze and Report Project Construction Delays Làm để: Phân loại, phân tích dự báo chậm trễ tiến độ xây dựng Construction Delays are unplanned events that happen during both work planning and execution that result in a cost and/or schedule variance to the original project plan Delays can impact your project cost and extend your project delivery schedule Sự chậm trễ xây dựng kiện không dự định trước xảy trình lập kế hoạch thực mà kết thay đổi chi phí hay tiến độ so với kế hoạch dự án ban đầu Sự chậm trễ tác động đến chi phí dự án bạn kéo dài thời gian giao dự án Delays may also result in litigation if there is a dispute over who was responsible for the project delay – so it is critical to capture, analyze and resolve project delays quickly, and know who is responsible for each delay Capturing, assessing and reporting on delays is a standard project management process to manage the unplanned events that happen during the planning and execution of any major project Sự chậm trễ dẫn đến kiện tụng có tranh chấp việc chịu trách nhiệm chậm trễ dự án - nắm bắt, phân tích giải chậm trễ dự án cách nhanh chóng, biết chịu trách nhiệm cho chậm trễ quan trọng Nắm bắt, đánh giá báo cáo chậm trễ quy trình quản lý dự án chuẩn để quản lý kiện không dự định trước xảy trình lập kế hoạch thực dự án lớn This 1-Page summary in our Project Controls series gives you a downloadable quick Reference Guide on the fundamentals of construction delays and a cheat sheet of the widely accepted categories for delays, and methods to assess delays Bản tóm tắt trang loạt Project Control cung cấp cho bạn Cảm nang tham khảo vấn đề chậm trễ xây dựng, cheat sheet cách phân loại chậm trễ chấp nhận rộng rãi, phương pháp để đánh giá chậm trễ This article will cover: • What you need to get started capturing construction delays • How to categorize delays when they are found • The different methods used to assess the delay’s impact on project schedule • Example delay report Bài viết bao gồm: Những bạn cần để bắt đầu ghi nhận chậm trễ xây dựng • Làm để phân loại chậm trễ phát • Các phương pháp khác sử dụng để đánh giá tác động chậm trễ tới tiến độ dự án • Ví dụ Báo cáo chậm trễ • What You Need to Manage Construction Delays: Những bạn cần để quản lý chậm trễ xây dựng: A Project Plan with your Critical Path Your project plan will include your project’s scope, schedule, and costs Project plans may also include resource loading and a quality plan Project Managers use tools like Oracle Primavera P6 or Microsoft Project to create their resource-loaded project schedule (or they simply use an Excel spreadsheet to organize their project – though managing projects in Excel can quickly become a headache) Project Managers will also integrate these tools with other software packages during work execution for daily progress tracking, delay tracking and timesheets Kế hoạch dự án với đường gantt Kế hoạch dự án bạn bao gồm phạm vi, tiến độ chi phí Kế hoạch dự án bao gồm kế hoạch huy động nguồn lực kế hoạch chất lượng Các giám đốc Dự án thường sử dụng công cụ Oracle Primavera P6 Microsoft Project để tạo tiến độ kết hợp với kế hoạch huy động tài nguyên dự án (hoặc họ đơn giản sử dụng bảng tính Excel để tổ chức dự án - quản lý dự án Excel nhanh chóng trở thành vấn đề đau đầu) Giám đốc dự án tích hợp cơng cụ với gói phần mềm khác q trình thực cơng việc để theo dõi tiến trình hàng ngày, theo dõi chậm trễ bảng chấm công A Delay Capture Form You are not planning for a delay to happen on your project, but when it does you need a form at the ready to capture the details of the delay Capturing delays in a standardized way at the point where the delay actually occurs (especially for field delays during execution) is important when it comes to assessing the delay, in particular who was responsible for the delay Having a standard way to capture every construction delay and report on those delays when found to project stakeholders can save Contractors a lot of time and money, avoid major headaches with the Owner and potentially avoid the risk of expensive litigation And if you end up in litigation, you want to have clear objective evidence of the details of every delay Mẫu form ghi nhận chậm trễ Bạn khơng có kế hoạch cho việc chậm trễ xảy dự án bạn, xảy ra, bạn phải sẵn sàng để nắm bắt chi tiết chậm trễ Ghi nhận chậm trễ theo cách đượctiêu chuẩn hóa vào thời điểm mà chậm trễ thực xảy (đặc biệt cho chậm trễ cơng trường q trình thực hiện) quan trọng cho việc việc đánh giá chậm trễ, đặc biệt việc xác định người chịu trách nhiệm chậm trễ Có cách tiêu chuẩn để ghi nhận chậm trễ xây dựng báo cáo chậm trễ phát cho bên liên quan dự án tiết kiệm cho nhà thầu nhiều thời gian tiền bạc, tránh nhiều vấn đề đau đầu với chủ đầu tư có khả tránh nguy kiện tụng tốn Và bạn kết thúc dự án với tình kiện tụng, tranh chấp, bạn hẳn muốn có chứng khách quan, rõ ràng chi tiết chậm trễ Delay Categorization There are generally accepted categorizations for delays: Phân loại chậm trễ Có Phân Loại cho chậm trễ thường chấp nhận rộng rãi: Critical vs Non-Critical Delays: You want to identify if the delay is on the critical path – because if it is, the delay is going to extend your project’s completion date and will require you to update your project plan Critical delays need to be resolved immediately Being alerted through an email notification or some other method when these delays happen and formulating a plan to resolve the delay as quickly as possible is very important for successful project execution Depending on the type of delay you encountered and the criticality of the delay you may want to record a non-conformance around the delay and plan corrective & preventative actions to avoid another occurrence of that delay You may additionally need to update your risk profile for the project if there’s potential a similar delay may happen as the project progresses Non-critical delays still need to be captured, but they not necessarily impact the project delivery date They may still have a cost impact so they also need to be reported on and resolved Nghiêm trọng vs chậm trễ không nghiêm trọng: Bạn muốn xác định liệu công tác bị trễ có nằm đường găng hay khơng - điều xảy ra, chậm trễ kéo dài thời gian hoàn thành dự án yêu cầu bạn phải cập nhật kế hoạch dự án bạn Sự chậm trễ nghiêm trọng cần phải giải Cần phải báo động cách nhanh chóng qua thơng báo email số phương pháp khác chậm trễ xảy xây dựng kế hoạch để giải chậm trễ nhanh tốt quan trọng Tùy thuộc vào loại chậm trễ bạn gặp phải mức độ nghiêm trọng chậm trễ bạn muốn ghi nhận lại mộtsự không phù hợp liên quan tới chậm trễ kế hoạch hành động khắc phục phòng ngừa để tránh chậm trễ xảy lần Bạn cần phải cập nhật danh mục rủi ro dự án có khả chậm trễ tương tự xảy dự án tiếp tục triển khai Sự chậm trễ không nghiêm trọng cần phải nắm bắt, chậm trễ không thiết phải tác động đến thời điểm bàn giao dự án Hơn nữa, chúng có tác động tới chi phí dự án cần phải báo cáo giải Excusable vs Non-Excusable Delays Whether or not it’s a critical delay you need to determine if it’s an excusable delay (it was out of the Contractor’s control to prevent the delay from occurring) or if it’s a non-excusable delay (it was a direct result of the Contractor’s actions, or they could have foreseeably taken action to avoid the delay from happening in the first place) The contract between the Contractor and the Owner will typically specify what delays are excusable and which ones are not – so it is important that you are familiar with the language of the contract! Some examples of excusable delays: • Acts of God • Floods / Fire • Own-Directed Change (which would typically be captured as part of a formal change management system) • Errors / Omissions (if the Owner left out critical detail which impacted the scope of the project) Excusable delays may be compensable – the Owner may give the Contractor more time to complete the project given the delay or the Contractor may be given more money to complete the project as delays can extend the time the work crews need to be kept on Not all delays are excusable – some examples of non-excusable delays: • Late performance of sub-contractors impacting project schedule / milestones • Poor work quality (may result in re-work) • Inadequate equipment – is usually the Contractor’s responsibility to ensure the crews have the right tools and equipment to execute their work activities Disputes over whether or not a delay is excusable or not can cause major headaches on a project, so it is important the contract language is clear and delays are discussed with the Owner as soon as they are encountered on the project Having a detailed, documented record of every delay and agreement between the Owner and Contractor as to who is responsible is crucial if there is ever a dispute potentially leading to litigation – document your delays! Chậm trễ Có thể tha thứ vs chậm trễ khơng thể tha thứ Cho dù chậm trễ nghiêm trọng hay khơng bạn cần phải xác định xem chậm trễ tha thứ (nó nằm ngồi tầm kiểm sốt Nhà thầu để ngăn chặn chậm trễ xảy ra) chậm trễ khơng thể tha thứ (đó kết trực tiếp hành động nhà thầu, họ có hành động ngăn ngừa trước để tránh chậm trễ từ lần đầu tiên) Hợp đồng nhà thầu chủ đầu tư thường xác định rõ chậm trễ tha thứ chậm trễ khơng thể tha thứ Vì điều quan trọng bạn phải quen thuộc với ngôn ngữ hợp đồng! Một số ví dụ chậm trễ tha thứ: Do trời • Lũ lụt / Cháy • Thay đổi theo yêu cầu Chủ đầu tư (mà thường ghi nhận phần hệ thống quản lý thay đổi cách thức ) • Lỗi / thiếu sót (nếu chủ đầu tư bỏ qua chi tiết quan trọng mà sau việc tác động đến phạm vi dự án) • Sự chậm trễ tha thứ đền bù - Chủ đầu tư cho phép nhà thầu có thêm thời gian để hoàn thành dự án cho chậm trễ nhà thầu tốn thêm tiền để hoàn thành dự án trường hợp chậm trễ kéo dài thời gian làm việc nhân nhà thầu Không phải tất chậm trễ tha thứ - số ví dụ chậm trễ khơng thể tha thứ: Năng suất thầu phụ ảnh hưởng đến tiến độ dự án / mốc thời gian dự án • Chất lượng thi cơng (có thể dẫn đến việc làm lại ) • Thiết bị khơng phù hợp – Thường nhà thầu phải có trách nhiệm đảm bảo cơng nhân có đủ công cụ thiết bị để triển khai thi công • Tranh chấp việc chậm trễ tha thứ hay khơng thể tha thứ vấn đề gây đau đầu dự án, điều quan trọng ngơn ngữ hợp đồng phải rõ ràng chậm trễ thảo luận với Chủ đầu tư gặp phải chậm trễ dự án Có tài liệu hồ sơ chi tiết chậm trễ đồng thuận Chủ đầu tư Nhà thầu việc người có trách nhiệm quan trọng tranh chấp có khả dẫn đến kiện tụng – nên ghi nhận chậm trễ bạn văn bản! Compensable vs Non-Compensable Delays Non-excusable delays are not compensable; the Contractor is expected to absorb any penalties related to non-excusable delays as it speaks to performance of the work scope Excusable delays may be compensable and again this would typically be specified in the contract between the Owner and the Contractor Some examples of compensable delays: • • Owner-directed change Errors / omissions The important point is that these types of delays are within the Owner’s control, so they shoulder the responsibility for the delay occurrence Some examples of noncompensable delays: • Acts of God • Flood / Fire • Strikes These types of delays are not within the control of the Owner or the Contractor; how they are handled then typically comes down to the specific case and how that is described in the contract language Chậm trễ Đền bù vs chậm trễ không đền bù Sự chậm trễ khơng thể tha thứ khơng phải đền bù; Nhà thầu phải chịu hình phạt liên quan đến chậm trễ khơng thể tha thứ nói đến hiệu suất nhà thầu với cơng việc phạm vi Sự chậm trễ tha thứ đền bù lần điều thường quy định hợp đồng Chủ đầu tư nhà thầu Một số ví dụ chậm trễ sđền bù: • • Các u cầu thay đổi từ chủ đầu tư Lỗi / thiếu sót Chủ đầu tư Điểm quan trọng chậm trễ loại nằm kiểm soát chủ đầu tư , họ phải chịu trách nhiệm để xảy chậm trễ Một số ví dụ chậm trễ khơng đền bù: Do trời • Lũ / Cháy • đình cơng Những chậm trễ loại khơng nằm khả kiểm sốt Chủ đầu tư Nhà thầu; cách thức chúng xử lý sau vào trường hợp cụ thể mơ tả ngơn ngữ hợp đồng • Concurrent Delays Concurrent delays are when two delays happen at the same time, each independently affecting the project completion date – and the question becomes which delay is responsible for any delay in the project delivery Concurrent delays are a complicated topic and it’s often said they are both sword and shield when claiming costs due to delay, project delivery time extension, or both Owners will often argue concurrent delays by the Contractor as a reason for awarding a time extension on the project without awarding costs Contractors will often argue concurrent delays by the Owner as a reason why costs should not be assessed for the delays Again it is important to read the contract language and understand who is responsible Sự chậm trễ đồng thời Sự chậm trễ đồng thời hai chậm trễ xảy lúc, chậm trễ ảnh hưởng cách độc lập đến ngày hoàn thành dự án - câu hỏi đặt chậm trễ dẫn tới việc chậm bàn giao dự án Sự chậm trễ đồng thời chủ đề phức tạp người ta thường xem vừa kiếm vừa chắn khiếu nại đòi gia tăng chi phí chậm trễ, gia hạn thời gian giao dự án, hai Chủ đầu tư thường tranh cãi lấy cớ chậm trễ đồng thời nhà thầu lý phép gia hạn thời gian dự án mà không gia tăng chi phí Nhà thầu thường tranh luận chậm trễ đồng thời chủ đầu tư lý chi phí khơng nên đánh giá cho chậm trễ Một lần nữa, nắm rõ ngôn ngữ hợp đồng xác định rõ người chịu trách nhiệm quan trọng Here’s a flow diagram summary of the different delay categories: Dưới lưu đồ tóm tắt việc phân loại loại chậm trễ khác nhau: Delay Assessment and Analysis Depending on the scope and complexity of the project you may use a different analysis method for evaluating the impact of the delay on the project: Đánh giá phân tích chậm trễ Tuỳ theo quy mô độ phức tạp dự án, bạn sử dụng phương pháp phân tích khác để đánh giá tác động chậm trễ dự án: Foresight (forward-looking): This method looks ahead at the plan for completion before the work is actually done and is often referred to as the Impacted As Planned Method In this method delays are added into the as-planned / project baseline schedule and the forward looking project completion date is re-calculated based on those new items added in Views of delay activities added in may focus only Owner or Contractor delays This method is simple however it ignores the as-built history of the project and assumes the as-planned schedule doesn’t change moving forward Foresight (nhìn tới): Phương pháp xem xét trước vào kế hoạch hoàn thành trước công việc thực thực thường gọi phương pháp Impacted As Planned Trong phương pháp chậm trễ thêm tiến độ gốc/ dự kiến dự án ngày hoàn thành dự án tương lai tính lại dựa mục thêm vào Các công tác chậm trễ thêm vào tập trung vào chậm trễ Chủ đầu tư hay nhà thầu Phương pháp đơn giản nhiên bỏ qua giai đoạn từ đầu dự án tới thời điểm xét dự án giả định tiến độ theo kế hoạch không thay đổi mà tịnh tiến phía trước Hindsight (backward-looking): The basis of this method is that delays are best analyzed from the end of the project looking back at what happened This analysis method is often referred to as the Collapsed As-Built Method In this method an as-built schedule is built at the end of the project, and delays are assessed against that schedule A delay is removed from the schedule to produce the collapsed as-built schedule If the project delivery date of the collapsed schedule is earlier than the actual as-built scheduled then it is assessed that the delay was responsible for the schedule variance Hindsight (nhìn lui): Các sở phương pháp quan điểm cho chậm trễ phân tích tốt từ thời điểm kết thúc dự án nhìn lại xảy Phương pháp phân tích thường gọi Collapsed As-Built Method Trong phương pháp tiến độ thực tế (as built Schedule) xây dựng vào thời điểm cuối dự án , chậm trễ đánh giá theo tiến độ Một chậm trễ lấy từ tiến độ để tạo gọi tiến độ thực tế thu gọn (collapsed as-built schedule) Nếu ngày giao dự án tiến độ thu gọn sớm so với tiến độ thực tế khẳng định chậm trễ tương ứng với collapsed as-buit schedule nguyên nhân thay đổi tiến độ Contemporaneous: The contemporaneous schedule is the combination of the project baseline schedule and schedule updates made along the way to manage the execution of the project They are the most representative view of the status of the work throughout the duration of the project This method is often referred to as the Contemporaneous Period Analysis, orWindows Analysis In this method the as-planned schedule is analyzed through a ‘window’ into the schedule – between two periods Delays are analyzed on this snapshot of the schedule based on the project documents, and the schedule is calculated based on the delays The process is then repeated for the next window The objective of this method is to evaluate the delay against the currentcritical path for the project, to determine the impact of that delay on delivery (if any) or is it accounted for in the float of the ongoing activities at that point in time This method gives the most accurate analysis of the true impact of delays on project schedule and takes into account the dynamic nature of the critical path through project execution That said it’s a time consuming method to implement for a project, so consider the project needs Hiện tại: Tiến độ (tại thời điểm xem xét) kết hợp tiến độ baseline (cơ sở) cập nhật tiến độ dự án thực dọc trình quản lý thực dự án Đấy khung nhìn tiêu biểu tình trạng cơng việc suốt thời gian dự án Phương pháp thường gọi Phân tích thời kỳ đương thời, phân tích cửa sổ (Contemporaneous Period Analysis, Windows Analysis) Trong phương pháp này, tiến độ theo kế hoạch (as-planned shedule) phân tích thơng qua "cửa sổ" soi vào tiến độ này, nằm hai giai đoạn Sự chậm trễ phân tích phần trích Tiến độ dựa tài liệu dự án và tiến độ tính tốn dựa chậm trễ Sau q trình lặp lặp lại cho cửa sổ Mục tiêu phương pháp để đánh giá chậm trễ so với đường gantt thời điểm xét dự án, để xác định tác động chậm trễ tới việc bàn giao dự án (nếu có) ảnh hưởng tới thời gian dự trữ (float) hoạt động diễn thời điểm Phương pháp đưa phân tích xác tác động thực sự chậm trễ tới tiến độ dự án xét tới tính chất động (dynamic nature) đường gantt trình thực dự án Tuy nhiên phương pháp tốn nhiều thời gian để thực cần xem xét áp dụng dựa vào yêu cầu thực tế dự án Delay Reporting Stakeholders need a view of the delays that have occurred and this is done through a delay log, which captures the important points of every delay recorded Your delay capture method should tie back in to your delay log so that the assessment and analysis can happen Here’s an example of what a delay log may look like: Báo cáo chậm trễ Các bên liên quan cần nhìn chậm trễ xảy điều thực thông qua ghi nhận chậm trễ (delay log) Bản ghi ghi nhận diễn tiến quan trọng chậm trễ lưu lại Phương pháp ghi nhận chậm trễ cần liên kết chặt chẽ với ghi nhận chậm trễ (delay log) bạn để sau đánh giá phân tích Dưới ví dụ nỗi dung ghi nhận chậm trễ (delay log) Conclusion This covers the basic concepts of construction delays, including how to categorize delays, different methods to assess the impact of delays on schedule and the need to report on delays to keep stakeholders in the loop Good delay capture and documentation can save a lot of headache and difficult meetings between the Owner and Contractor – so make sure to well document your delays Kết luận Tài liệu bao gồm khái niệm chậm trễ xây dựng, bao gồm làm để phân loại chậm trễ, phương pháp khác để đánh giá tác động chậm trễ tiến độ cần thiết phải báo cáo chậm trễ để bên liên quan nắm bắt Việc ghi nhận chậm trễ cách đầy đủ lưu lại thành văn giảm thiểu nhiều vấn đề nhức đầu giảm họp khó khăn Chủ đầu tư Nhà thầu - chắn bạn ghi nhận văn cách đầy đủ, chi tiết chậm trễ dự án  ... cho chậm trễ phân tích tốt từ thời điểm kết thúc dự án nhìn lại xảy Phương pháp phân tích thường gọi Collapsed As-Built Method Trong phương pháp tiến độ thực tế (as built Schedule) xây dựng vào... pháp thường gọi Phân tích thời kỳ đương thời, phân tích ô cửa sổ (Contemporaneous Period Analysis, Windows Analysis) Trong phương pháp này, tiến độ theo kế hoạch (as-planned shedule) phân tích thơng... evaluating the impact of the delay on the project: Đánh giá phân tích chậm trễ Tuỳ theo quy mơ độ phức tạp dự án, bạn sử dụng phương pháp phân tích khác để đánh giá tác động chậm trễ dự án: Foresight