Phân loại, phân tích Sự chậm trễ trong quản lý dự án xây dựng

Phân loại, phân tích Sự chậm trễ trong quản lý dự án xây dựng giúp người đọc các kiến thức, thông lệ được sử dụng trong việc quản lý sự chậm trễ vốn là vấn đề nhức nhối với các bên liên trong trong việc thực hiện dự án xây dựng nói riêng và các lĩnh vực khác nói chung.

How To: Categorize, Analyze and Report Project Construction Delays Làm th ế nào để: Phân loại, phân tích và dự báo chậm trễ tiến độ trong xây dựng Construction Delays are unplanned events that happen during both work planning

and execution that result in a cost and/or schedule variance to the original project plan Delays can impact your project cost and extend your project delivery schedule

S ự chậm trễ xây dựng là sự kiện không dự định trước xảy ra trong cả quá trình lập

kế hoạch và thực hiện mà kết quả là sự thay đổi chi phí hay tiến độ so với kế hoạch

dự án ban đầu Sự chậm trễ có thể tác động đến chi phí dự án của bạn và kéo dài thời gian giao dự án

Delays may also result in litigation if there is a dispute over who was responsible for the project delay – so it is critical to capture, analyze and resolve project delays quickly, and know who is responsible for each delay

Capturing, assessing and reporting on delays is a standard project management process to manage the unplanned events that happen during the planning and execution of any major project

Sự chậm trễ này cũng có thể dẫn đến kiện tụng nếu có tranh chấp về việc ai chịu trách nhiệm về sự chậm trễ của dự án - vì vậy nắm bắt, phân tích và giải quyết chậm

trễ dự án một cách nhanh chóng, biết ai chịu trách nhiệm cho mỗi sự chậm trễ là hết

sức quan trọng

Nắm bắt, đánh giá và báo cáo về sự chậm trễ là một quy trình quản lý dự án chuẩn

để quản lý các sự kiện không dự định trước xảy ra trong quá trình lập kế hoạch và

thực hiện bất kỳ dự án lớn nào

This 1-Page summary in our Project Controls series gives you a downloadable quick Reference Guide on the fundamentals of construction delays and a cheat sheet of the widely accepted categories for delays, and methods to assess delays

Bản tóm tắt trong 1 trang trong loạt bài về Project Control này của chúng tôi sẽ cung

cấp cho bạn một Cảm nang tham khảo về những vấn đề cơ bản của chậm trễ trong xây dựng, một bản cheat sheet về cách phân loại chậm trễ đang được chấp nhận rộng rãi, cũng như các phương pháp để đánh giá sự chậm trễ

This article will cover:

• What you need to get started capturing construction delays

• How to categorize delays when they are found

• The different methods used to assess the delay’s impact on project schedule

• Example delay report

Bài viết này sẽ bao gồm:

• Những gì bạn cần để bắt đầu ghi nhận chậm trễ trong xây dựng

• Làm thế nào để phân loại sự chậm trễ khi phát hiện ra

• Các phương pháp khác nhau được sử dụng để đánh giá tác độngsự chậm trễtới tiến độ dự án

• Ví dụ về Báo cáo sự chậm trễ

What You Need to Manage Construction Delays:

Nh ững gì bạn cần để quản lý chậm trễ trong xây dựng:

1 A Project Plan with your Critical Path

Your project plan will include your project’s scope, schedule, and costs Project plans may also include resource loading and a quality plan

Project Managers use tools like Oracle Primavera P6 or Microsoft Project to create their resource-loaded project schedule (or they simply use an Excel spreadsheet to organize their project – though managing projects in Excel can quickly become a headache) Project Managers will also integrate these tools with other software packages during work execution for daily progress tracking, delay tracking and timesheets

1 Kế hoạch dự án với đường gantt

Kế hoạch dự án của bạn sẽ bao gồm phạm vi, tiến độ và chi phí Kế hoạch dự án cũng có thể bao gồm kế hoạch huy động nguồn lực và kế hoạch chất lượng

Các giám đốc Dự án thường sử dụng các công cụ như Oracle Primavera P6 hoặc Microsoft Project để tạo ra tiến độ kết hợp với kế hoạch huy động tài nguyên của dự án (hoặc họ chỉ đơn giản là sử dụng một bảng tính Excel để tổ chức các dự

án của - mặc dù quản lý dự án trong Excel có thể nhanh chóng trở thành một vấn đề khá đau đầu).Giám đốc dự án cũng sẽ tích hợp các công cụ với các gói phần mềm khác trong quá trình thực hiện công việc để theo dõi tiến trình hàng ngày, theo dõi

sự chậm trễ và bảng chấm công

2 A Delay Capture Form

You are not planning for a delay to happen on your project, but when it does you need a form at the ready to capture the details of the delay Capturing delays in a standardized way at the point where the delay actually occurs (especially for field delays during execution) is important when it comes to assessing the delay, in particular who was responsible for the delay

Having a standard way to capture every construction delay and report on those delays when found to project stakeholders can save Contractors a lot of time and money, avoid major headaches with the Owner and potentially avoid the risk of expensive litigation And if you do end up in litigation, you want to have clear objective evidence of the details of every delay

2 Mẫu form ghi nhận sự chậm trễ

Bạn không có kế hoạch cho việc chậm trễ xảy ra đối với dự án của bạn, nhưng khi

nó xảy ra, bạn phải sẵn sàng để nắm bắt các chi tiết của sự chậm trễ Ghi nhận sự chậm trễ theo một cách đượctiêu chuẩn hóa vào ngay thời điểm mà sự chậm trễ thực

sự xảy ra (đặc biệt là cho sự chậm trễ trên công trường trong quá trình thực hiện) là rất quan trọng cho việc việc đánh giá sự chậm trễ, đặc biệt là việc xác định những người chịu trách nhiệm về sự chậm trễ

Có mộtcách tiêu chuẩn để ghi nhận mọi chậm trễ xây dựng và báo cáo về những sự chậm trễ ngay khi phát hiện ra cho các bên liên quan của dự án có thể tiết kiệm cho nhà thầu rất nhiều thời gian và tiền bạc, tránh nhiều vấn đề đau đầu với các chủ đầu

tư và có khả năng tránh nguy cơ kiện tụng tốn kém Và ngay cả khi bạn kết thúc dự

án với các tình huống kiện tụng, tranh chấp, bạn chắc hẳn cũng muốn có những bằng chứng khách quan, rõ ràng về các chi tiết của mỗi sự chậm trễ

3 Delay Categorization

There are 4 generally accepted categorizations for delays:

3 Phân loại chậm trễ

Có 4 Phân Loại cho sự chậm trễ thường được chấp nhận rộng rãi:

Critical vs Non-Critical Delays:

You want to identify if the delay is on the critical path – because if it is, the delay is going to extend your project’s completion date and will require you to update your

project plan Critical delays need to be resolved immediately Being alerted through

an email notification or some other method when these delays happen and formulating a plan to resolve the delay as quickly as possible is very important for successful project execution

Depending on the type of delay you encountered and the criticality of the delay you may want to record a non-conformance around the delay and plan corrective & preventative actions to avoid another occurrence of that delay You may additionally need to update your risk profile for the project if there’s potential a similar delay may happen as the project progresses

Non-critical delays still need to be captured, but they do not necessarily impact the project delivery date They may still have a cost impact so they also need to be reported on and resolved

Nghiêm trọng vs chậm trễ không nghiêm trọng:

Bạn muốn xác định nếu liệu công tác bị trễ có nằm trên đường găng hay không - bởi

vì nếu điều đó xảy ra, sự chậm trễ sẽ kéo dài thời gian hoàn thành của dự án và sẽ yêu cầu bạn phải cập nhật kế hoạch dự án của bạn.Sự chậm trễ nghiêm trọng cần phải được giải quyết ngay lập tức.Cần phải được báo động một cách nhanh chóng qua một thông báo email hoặc một số phương pháp khác ngay khi những sự chậm trễ xảy ra và xây dựng một kế hoạch để giải quyết sự chậm trễ càng nhanh càng tốt

là cực kì quan trọng

Tùy thuộc vào loại chậm trễ bạn gặp phải và mức độ nghiêm trọng của các sự chậm trễ có thể bạn muốn ghi nhận lại mộtsự không phù hợp liên quan tới sự chậm trễ và

kế hoạchhành động khắc phục và phòng ngừađể tránh sự chậm trễ đó xảy ra một lần nữa.Bạn cũng có thể cần phải cập nhật danh mục các rủi ro của dự án nếu có khả năng một sự chậm trễ tương tự có thể xảy ra khi dự án tiếp tục triển khai

Sự chậm trễ không nghiêm trọng vẫn cần phải được nắm bắt, nhưng những chậm trễ này không nhất thiết phải tác động đến thời điểm bàn giao dự án Hơn nữa, chúng vẫn có thể có một tác động tới chi phí của dự án vì vậy cũng cần phải được báo cáo

và giải quyết

Excusable vs Non-Excusable Delays

Whether or not it’s a critical delay you need to determine if it’s an excusable delay (it was out of the Contractor’s control to prevent the delay from occurring) or if it’s

a non-excusable delay (it was a direct result of the Contractor’s actions, or they could have foreseeably taken action to avoid the delay from happening in the first place) The contract between the Contractor and the Owner will typically specify what delays are excusable and which ones are not – so it is important that you are familiar with the language of the contract!

Some examples of excusable delays:

• Acts of God

• Floods / Fire

• Own-Directed Change (which would typically be captured as part of a formal change management system)

• Errors / Omissions (if the Owner left out critical detail which impacted the scope of the project)

Excusable delays may be compensable – the Owner may give the Contractor more time to complete the project given the delay or the Contractor may be given more money to complete the project as delays can extend the time the work crews need to

be kept on

Not all delays are excusable – some examples of non-excusable delays:

• Late performance of sub-contractors impacting project schedule / milestones

• Poor work quality (may result in re-work)

• Inadequate equipment – is usually the Contractor’s responsibility to ensure the crews have the right tools and equipment to execute their work activities Disputes over whether or not a delay is excusable or not can cause major headaches

on a project, so it is important the contract language is clear and delays are discussed with the Owner as soon as they are encountered on the project Having a detailed, documented record of every delay and agreement between the Owner and Contractor

as to who is responsible is crucial if there is ever a dispute potentially leading to litigation – document your delays!

Chậm trễ Có thể tha thứ vs chậm trễ không thể tha thứ

Cho dù đó là một sự chậm trễ nghiêm trọng hay không thì bạn vẫn cần phải xác định xem đó là một sự chậm trễ có thể tha thứ (nó nằm ngoài tầm kiểm soát của Nhà thầu

để ngăn chặn sự chậm trễ xảy ra) nó là một sự chậm trễ không thể tha thứ (đó là một

kết quả trực tiếp của hành động của nhà thầu, hoặc họ có thể có hành động ngăn ngừa trước để tránh sự chậm trễ ngay từ lần đầu tiên)

Hợp đồng giữa nhà thầu và chủ đầu tư thường sẽ xác định rõ những gì là chậm trễ

có thể tha thứ và chậm trễ nào không thể tha thứ Vì vậy điều quan trọng là bạn phải quen thuộc với ngôn ngữ của hợp đồng!

Một số ví dụ về sự chậm trễ có thể tha thứ:

• Do trời

• Lũ lụt / Cháy

• Thay đổi theo yêu cầu của Chủ đầu tư (mà thường sẽ được ghi nhận như một phần của một hệ thống quản lý thay đổimột cách chính thức )

• Lỗi / thiếu sót (nếu chủ đầu tư đã bỏ qua các chi tiết quan trọng mà sau

đó việc này tác động đến phạm vi của dự án)

Sự chậm trễ có thể tha thứ có thể được đền bù - Chủ đầu tư có thể cho phép các nhà thầu có thêm thời gian để hoàn thành dự án cho sự chậm trễ này hoặc các nhà thầu

có thể được thanh toán thêm tiền để hoàn thành dự án trong trường hợp sự chậm trễ

có thể kéo dài thời gian làm việc của nhân sự nhà thầu

Không phải tất cả sự chậm trễ là có thể tha thứ - một số ví dụ về sự chậm trễ không thể tha thứ:

• Năng suất kém của các thầu phụ ảnh hưởng đến tiến độ dự án / các mốc thời gian chính của dự án

• Chất lượng thi công kém (có thể dẫn đến việc làm lại )

• Thiết bị không phù hợp – Thường nhà thầu phải có trách nhiệm đảm bảo rằng công nhân có đúng và đủ công cụ và thiết bị để triển khai thi công Tranh chấp về việc một sự chậm trễ là có thể tha thứ hay không thể tha thứ có thể

là một vấn đề gây đau đầu của mỗi dự án, vì vậy điều quan trọng là ngôn ngữ hợp đồng phải rõ ràng và sự chậm trễ được thảo luận với Chủ đầu tư ngay khi gặp phải

sự chậm trễ đó trên dự án.Có một tài liệu hồ sơ chi tiết của mọi sự chậm trễ và sự đồng thuận giữa Chủ đầu tư và Nhà thầu về việc ai là người có trách nhiệm là rất quan trọng nhất là khi một tranh chấp có khả năng dẫn đến kiện tụng – vậy nên hãy ghi nhận mọi sự chậm trễ của bạn bằng văn bản!

Compensable vs Non-Compensable Delays

Non-excusable delays are not compensable; the Contractor is expected to absorb any penalties related to non-excusable delays as it speaks to performance of the work scope

Excusable delays may be compensable and again this would typically be specified

in the contract between the Owner and the Contractor Some examples of compensable delays:

• Owner-directed change

• Errors / omissions

The important point is that these types of delays are within the Owner’s control, so they shoulder the responsibility for the delay occurrence Some examples of non-compensable delays:

• Acts of God

• Flood / Fire

• Strikes

These types of delays are not within the control of the Owner or the Contractor; how

they are handled then typically comes down to the specific case and how that is described in the contract language

Chậm trễ được Đền bù vs chậm trễ không đền bù

Sự chậm trễ không thể tha thứ thì không phải đền bù;Nhà thầu sẽ phải chịu mọi hình phạt liên quan đến sự chậm trễ không thể tha thứ vì ở đây đang nói đến hiệu suất của nhà thầu với các công việc trong phạm vi của mình

Sự chậm trễ có thể tha thứ có thể được đền bù và một lần nữa điều này sẽ thường được quy định trong hợp đồng giữa Chủ đầu tư và nhà thầu.Một số ví dụ về sự chậm trễ có thể được sđền bù:

• Các yêu cầu thay đổi từ chủ đầu tư

• Lỗi / thiếu sót của Chủ đầu tư

Điểm quan trọng là các chậm trễ loại này đều nằm trong kiểm soát của chủ đầu tư ,

do đó họ phải chịu trách nhiệm khi để xảy ra chậm trễ

Một số ví dụ về sự chậm trễ không đền bù:

• Do trời

• Lũ / Cháy

• đình công

Những chậm trễ loại này là không nằm trong khả năng kiểm soát của Chủ đầu tư hoặc Nhà thầu;cách thức chúng được xử lý sau đi vào từng trường hợp cụ thể các

nó được mô tả trong ngôn ngữ hợp đồng

Concurrent Delays

Concurrent delays are when two delays happen at the same time, each independently affecting the project completion date – and the question becomes which delay is responsible for any delay in the project delivery

Concurrent delays are a complicated topic and it’s often said they are both sword and shield when claiming costs due to delay, project delivery time extension, or both Owners will often argue concurrent delays by the Contractor as a reason for awarding a time extension on the project without awarding costs Contractors will often argue concurrent delays by the Owner as a reason why costs should not be assessed for the delays

Again it is important to read the contract language and understand who is responsible

Sự chậm trễ đồng thời

Sự chậm trễ đồng thời là khi hai sự chậm trễ xảy ra cùng một lúc, mỗi sự chậm trễ thì ảnh hưởng một cách độc lập đến ngày hoàn thành dự án - và câu hỏi được đặt ra

là chậm trễ nào dẫn tới việc chậm bàn giao dự án

Sự chậm trễ đồng thời là một chủ đề phức tạp và người ta thường xem nó vừa thanh kiếm vừa là lá chắn khi khiếu nại đòi gia tăng chi phí do chậm trễ, gia hạn thời gian giao dự án, hoặc cả hai.Chủ đầu tư thường sẽ tranh cãi và lấy cớ về sự chậm trễ đồng thời bởi các nhà thầu như một lý do để cho phép gia hạn thời gian dự án mà không gia tăng chi phí.Nhà thầu thường sẽ tranh luận rằng sự chậm trễ đồng thời bởi các chủ đầu tư là một lý do tại sao chi phí không nên được đánh giá cho sự chậm trễ

Một lần nữa, nắm rõ ngôn ngữ hợp đồng và xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm

là hết sức quan trọng

Here’s a flow diagram summary of the different delay categories:

Dưới đây là một lưu đồ tóm tắt việc phân loại các loại chậm trễ khác nhau:

4 Delay Assessment and Analysis

Depending on the scope and complexity of the project you may use a different analysis method for evaluating the impact of the delay on the project:

4 Đánh giá và phân tích sự chậm trễ

Tuỳ theo quy mô và độ phức tạp của dự án, bạn có thể sử dụng một phương pháp phân tích khác nhau để đánh giá tác động của sự chậm trễ của dự án:

Foresight (forward-looking):

This method looks ahead at the plan for completion before the work is actually done and is often referred to as the Impacted As Planned Method

In this method delays are added into the as-planned / project baseline schedule and

the forward looking project completion date is re-calculated based on those new

items added in Views of delay activities added in may focus only Owner or Contractor delays

This method is simple however it ignores the as-built history of the project and assumes the as-planned schedule doesn’t change moving forward

Foresight ( nhìn tới):

Phương pháp này xem xét trước vào kế hoạch hoàn thành trước khi công việc được thực sự thực hiện và thường được gọi là phương pháp Impacted As Planned

Trong phương pháp này chậm trễ được thêm tiến độ gốc/ dự kiến của dự án và ngày hoàn thành dự án trong tương lai được tính lại dựa trên những mục mới được thêm vào Các công tác chậm trễ được thêm vào có thể chỉ tập trung vào các chậm trễ của Chủ đầu tư hay nhà thầu

Phương pháp này khá đơn giản tuy nhiên nó bỏ qua giai đoạn từ đầu dự án tới thời điểm đang xét của dự án và giả định tiến độ theo kế hoạch không thay đổi mà chỉ được tịnh tiến về phía trước

Hindsight (backward-looking):

The basis of this method is that delays are best analyzed from the end of the project looking back at what happened This analysis method is often referred to as the Collapsed As-Built Method

In this method an as-built schedule is built at the end of the project, and delays are assessed against that schedule A delay is removed from the schedule to produce the collapsed as-built schedule If the project delivery date of the collapsed schedule is earlier than the actual as-built scheduled then it is assessed that the delay was responsible for the schedule variance

Hindsight (nhìn lui):

Các cơ sở của phương pháp này là quan điểm cho rằng sự chậm trễ được phân tích tốt nhất từ thời điểm kết thúc dự án nhìn lại những gì đã xảy ra.Phương pháp phân tích này thường được gọi là Collapsed As-Built Method

Trong phương pháp này một tiến độ thực tế (as built Schedule) được xây dựng vào thời điểm cuối dự án , và sự chậm trễ được đánh giá theo tiến độ này Một sự chậm trễ được lấy ra từ tiến độ này để tạo ra cái gọi là tiến độ thực tế thu gọn (collapsed as-built schedule) Nếu ngày giao dự án của các tiến độ thu gọn là sớm hơn so với