Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nguyên vật liệu

Công ty cổ phần đầu tư xây dựng số 9 Hà Nội được chuyển đổi từ một doanh nghiệp nhà nước hạng I (một) trực thuộc Tổng công ty Đầu tư và Phát triển nhà Hà Nội, thành lập từ tháng 3 năm 1976. Với trên 30 năm kinh nghiệm hoạt động trên các lĩnh vực đầu tư và xây dựng, công ty đã và đang xây dựng nhiều loại công trình và dự án đóng góp đáng kể vào sự phát triển của thủ đô Hà Nội và các địa phương khác. Công ty đã từng bước tạo dựng cho mình truyền thống vẻ vang đảm bảo uy tín chất lượng với bạn hàng trong và ngoài nước.

QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU Chương I:KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG SỐ HÀ NỘI I.1.Giới thiệu sơ lược công ty Cổ phần đầu tư Xây dựng số Hà Nội Mua Công ty cổ Nhập số Xuất phần đầu tư xây dựng Hà Nội chuyển đổi từ doanh nguyên vật nguyên vật nguyên vật thống kê báo nghiệp nhà nước hạng I (một) trực thuộc Tổng công ty Đầu tư Phát triển nhà Hà liệu liệu liệu cáo Nội, thành lập từ tháng năm 1976 Với 30 năm kinh nghiệm hoạt động lĩnh vực đầu tư xây dựng, công ty xây dựng nhiều loại cơng trình dự án đóng góp đáng kể vào phát triển thủ đô Hà Nội địa phương khác Công ty bước tạo dựng cho truyền thống vẻ vang đảm bảo uy tín chất lượng với bạn hàng ngồi nước Một vài mốc lịch sử hình thành phát triển công ty:  Công ty xây dựng Đông Anh thành lập theo định số174/QD_UB ngày tháng năm 1976 Uỷ ban hành thành phố Hà Nội  Công ty xây dựng Đông Anh đổi tên thành công ty xây dựng số Hà Nội theo định số 3265/ QD_UB ngày 17 tháng 12 năm 1992 UBND thành phố Hà Nội  Công ty xây dựng số thành lập lại theo định số 677/ QD_UB ngày 13 tháng 02 năm 1993 UBND thành phố Hà Nội giấy phép đăng ký kinh doanh số 105713 cấp ngày 11 tháng năm 1993 trọng tài kinh tế thành phố  Công ty Xây dựng số Hà Nội xếp hạng doanh nghiệp loại I theo định số 3095/QD_UB ngày 13 tháng 12 năm 1994 UBND thành phố Hà Nội  Công ty xây dựng số Hà Nội bổ sung nhiệm vụ theo định số 7644/ QD_UB ngày 17 tháng 12 năm 2003 UBND thành phố Hà Nội  Chuyển doanh nghiệp nhà nước Công ty xây dựng số thành công ty cổ phần Đầu tư xây dựng số Hà Nội theo định số 5009/QD_UB ngày 22 tháng năm 2005 UBND thành phố Hà Nội  Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng số Hà Nội đăng ký theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103008801 ngày tháng năm 2005 Sở kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp Tổ chức cơng ty: Hình Mơ hình tổ chức cơng ty cổ phần Xây dựng số Hà Nội  Bộ máy quản lý văn phịng cơng ty gồm: Chủ tịch hội đồng quản trị, Giám đốc điều hành, Phó giám đốc  Các phòng ban: Phòng vật tư, phòng kế hoạch đầu tư, phòng kỹ thuật chất lượng, phòng tài kế tốn, phịng tổ chức hành chính, ban quản lý dự án  Hệ thống xí nghiệp đội trực thuộc vừa nhỏ Các hoạt động nghiệp vụ quản lý nguyên vật liệu phận đảm nhiệm chính:  Bộ phận vật tư:  Lập kế hoạch cung ứng vật tư  Tìm đánh giá nhà cung cấp, khách hàng  Thực mua, bán hàng  Bộ phận kho:  Quản lý số lượng vật tư  Tình hình nhập, xuất vật tư  Báo cáo tồn kho vật tư  Kế toán nguyên vật liệu: Quản lý theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu với hình thức tốn khác toán tiền mặt, chuyển khoản, trả chậm quản lý hàng tồn kho Từ in báo cáo nhập, xuất chi tiết tổng hợp, in báo cáo tồn kho hàng hóa( số lượng tồn vốn hàng tồn), in thẻ kho… I.2.Khảo sát trạng 2.1Các hoạt động nghiệpvụ 1.1 Mua nguyên vật liệu nhập kho Bộ phận vật tư đóng vai trị quản lý ngun vật liệu cơng ty Bên cạnh có phận kho kế toán nguyên vật liệu tham gia đồng quản lý Việc quản lý nguyên vật liệu thực sau: Bộ phận vật tư tìm nhà cung cấp, lựa chọn nhà cung cấp theo tiêu chí đặt tiến hành lập phiếu đánh giá nhà cung cấp Các tiêu chí để đánh giá nhà cung cấp như: loại hình doanh nghiệp, thời gian thành lập, lực sản xuất, lực nhà xưởng, qui mô… Sau đánh giá nhà cung cấp lựa chọn nhà cung cấp theo yêu cầu phận vật tư làm hợp đồng với nhà cung cấp( hợp đồng phải có chữ ký thủ trưởng đơn vị hợp lệ) Sau phận vật tư lập đơn mua nguyên vật liệu ( đơn mua có xác nhận thủ trưởng đơn vị) với nhà cung cấp Sau có đủ giấy tờ hợp lệ nhà cung cấp cấp hàng cho phận vật tư Khi có nguyên vật liệu phận vật tư thông báo cho kho để nhận nguyên vật liệu Tại kho thủ kho kiểm tra số lượng, phận vật tư kiểm tra chất lượng xem có với đơn đặt hàng hay không Sau kiểm tra xong thủ kho viết phiếu nhập kho viết vào thẻ kho theo số danh điểm vật tư Sau lần nhập kho thủ kho chuyển toàn phiếu nhập kho cho kế toán Khi nhận phiếu nhập kho thủ kho chuyển ( phiếu nhập kho có đủ điều kiện xác nhận: thủ kho ký xác nhận số lượng, phận vật tư ký xác định chất lượng) hóa đơn phận vật tư chuyển Kế tốn vào để tốn với nhà cung cấp Có trường hợp xảy ra:  Mua ngun vật liệu tốn ln cho nhà cung cấp: Có hình thức tốn sau: kế toán trực tiếp toán với nhà cung cấp tiền mặt thông qua phiếu chi kế toán cấp tiền cho phận vật tư, phận vật tư toán với nhà cung cấp toán chuyển khoản qua ngân hàng  Mua nguyên vật liệu nhập kho cịn nợ tiền nhà cung cấp Khi kế toán theo dõi nợ với nhà cung cấp Trong trường hợp nhà cung cấp chưa xuất hóa đơn cho kế toán Kế toán vào giá tạm tính để hạch tốn( hạch tốn việc phản ánh vào tài khoản kế tốn có liên quan biến động tài sản nguồn vốn đơn vị) Giá tạm tính giá lần mua gần theo báo giá nhà cung cấp theo giá thị trường 1.2 Xuất nguyên vật liệu  Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất: Khi phận sản xuất cần nguyên vật liệu báo cho phận vật tư Bộ phận vật tư báo kho Tại đây, thủ kho xuất nguyên vật liệu theo số lượng mà bên vật tư yêu cầu viết phiếu xuất kho sau chuyển cho kế tốn  Xuất bán: Khi khách hàng có nhu cầu mua nguyên vật liệu, phận vật tư lập đơn đề nghị xuất bán thông báo cho kho Tại thủ kho xuất nguyên vật liệu theo số lượng mà bên vật tư yêu cầu viết phiếu xuất kho, viết vào thẻ kho sau chuyển phiếu xuất kho cho kế tốn Sau kế tốn viết hóa đơn cho khách hàng Khách hàng vào để toán  Nếu khách hàng toán trực tiếp tiền mặt kế toán viết phiếu thu cho khách  Nếu khách hàng toán chuyển khoản qua ngân hàng Có thể tốn tiền Việt Nam ngoại tệ, khách hàng trả ngoại tệ phải quy đổi sang tiền Việt Nam theo tỷ giá thực tế  Nếu khách hàng mua nguyên vật liệu cịn nợ tiền đơn vị Khi kế toán thực việc theo dõi nợ khách Giá bán loại vật tư chênh lệch so với giá nhập (đơn giá) loại vật tư đó, mức chênh lệch thể cơng thức sau: Giá bán = đơn giá + 5% chi phí quản lý Cuối kỳ phận vật tư với kế toán, thủ kho kiểm kê lại nguyên vật liệu Thủ kho kiểm kê số lượng Bộ phận vật tư kiểm tra chất lượng Sau kế toán đánh giá lại giá trị vật tư Tại thời điểm nào, yêu cầu người lãnh đạo phải báo cáo tình hình hàng hố loại, kho, tình hình cơng nợ 2.2Biểu đồ hoạt động hệ thống Mua vật tư nhập vào kho Hình biểu đồ hoạt động mua nguyên vật liệu nhập vào kho Xuất bán Hình Biểu đồ hoạt động xuất bán nguyên vật liệu Xuất cho phận sản xuất Hình biểu đồ hoạt động xuất cho sản xuất Lập báo cáo Hình Biểu đồ hoạt động báo cáo I.3.Các hồ sơ liệu thu thập Phiếu đánh giá nhà cung cấp Hợp đồng kinh tế Đơn đặt hàng Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Phiếu thu Phiếu chi 10 11 Đơn đề nghị xuất bán Hóa đơn tốn( dùng cho nhà cung cấp khách hàng) Báo cáo Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nguyên vật liệu Chương II:PHÂN TÍCH HỆ THỐNG II.1.Mơ hình nghiệp vụ tổ chức 1.1Sơ đồ ngữ cảnh a) Sơ đồ Hình Sơ đồ ngữ cảnh b) Mô tả tương tác  Nhà cung cấp: Sau lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu lãnh đạo đơn vị cho phép mua nguyên vật liệu từ nhà cung cấp Và làm thủ tục tốn với nhà cung cấp Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nguyên vật liệu  Khách hàng: Nếu khách hàng có nhu cầu mua hàng Bộ phận vật tư bán hàng cho khách theo yêu cầu khách Khách hàng toán với đơn vị kế toán theo dõi nợ khách trường hợp khách nợ lại  Bộ phận sản xuất: Khi phận sản xuất có yêu cầu cung cấp nguyên vật liệu phận vật tư đáp ứng yêu cầu phận sản xuất  Ngân hàng: nơi giao dịch toán chuyển khoản  Lãnh đạo đơn vị: người định cho việc mua, bán, cung cấp hàng cho đơn vị cấp Cuối kỳ hệ thống báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu 1.2 1.3Sơ đồ phân rã chức gộpQUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU Mua nguyên vật liệu Nhập nguyên vật liệu Xuất nguyên vật liệu Hình Sơ đồ phân rã chức gộp 1.4Sơ đồ phân rã chức chi tiết a) Mua nguyên vật liệu thống kê báo cáo Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nguyên vật liệu  Sơ đồ Mua nguyên vật liệu 1.1 lập phiếu đánh giá nhà cung cấp 1.2 làm hợp đồng với nhà cung cấp 1.3 lập đơn đặt hàng 1.4 nhận hóa đơn tốn 1.5 tốn với nhà cung cấp 1.6 theo dõi nợ nhà cung cấp Hình Mơ hình phân rã chức mua nguyên vật liệu  Mô tả chi tiết chức 1.1 Lập phiếu đánh giá nhà cung cấp: Sau tìm nhà cung cấp phận vật tư lập phiếu đánh giá nhà cung cấp theo tiêu chí đánh giá đơn vị Tiêu chí đánh giá như: loại hình doanh nghiệp, thời gian thành lập, lực sản xuất, lực nhà xưởng, qui mô… 1.2 Làm hợp đồng với nhà cung cấp: Nếu lãnh đạo đơn vị cho phép lựa chọn nhà cung cấp phận vật tư làm hợp đồng với nhà cung cấp bên phải tuân thủ quyền hạn hợp đồng 1.3 Lập đơn đặt hàng Khi lựa chọn nhà cung cấp theo yêu cầu phận vật tư lập đơn đặt hàng với nhà cung cấp để mua hàng Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nguyên vật liệu 1.4 Nhận hóa đơn tốn Nhà cung cấp giao hàng cho phận vật tư đồng thời phận vật tư nhận hóa đơn tốn 1.5 Thanh toán với nhà cung cấp Sau mua nguyên vật liệu phận vật tư chuyển hóa đơn toán cho kế toán Hoặc kế toán trực tiếp tốn với nhà cung cấp thơng qua phận vật tư 1.6 Theo dõi nợ nhà cung cấp Trong trường hợp mua nguyên vật liệu nợ lại tiền nhà cung cấp kế toán thực theo dõi nợ với nhà cung cấp b) Nhập nguyên vật liệu  Sơ đồ Nhập nguyên vật liệu 2.1 Viết phiếu nhập kho 2.2 Viết thẻ kho Hình Mơ hình phân rã chức nhập ngun vật liệu  Mô tả chi tiết chức 2.1 Viết phiếu nhập kho Sau kiểm tra số nguyên lượng, chất Xuất vật lượng nguyên vật liệu thủ kho viết phiếu nhập kho đểliệu nhập nguyên vật liệu vào kho 2.2 Viết thẻ kho Sau thủ kho viết vào thẻ kho nguyên vật liệu vừa nhập để theo 3.1 Lập đơn đề nghị xuất bán dõi tình hình nguyên vật liệu c) Xuất nguyên vật liệu  Sơ đồ 3.2 Viết phiếu xuất kho 3.3 Viết hóa đơn tốn 3.4 Thanh tốn với khách hàng 3.5 Theo dõi nợ khách Phân tích thiết kế hệ thống quản lý ngun vật liệu Hình 10 Mơ hình phân rã chức xuất nguyên vật liệu  Mô tả chi tiết chức 3.1 Lập đơn đề nghị xuất bán: Trong trường hợp khách hàng có nhu cầu mua hàng Bộ phận vật tư lập đơn đề nghị xuất bán cho khách 3.2 Viết phiếu xuất kho Sau lập đơn đề nghị xuất bán trường hợp bán nguyên vật liệu Thủ kho viết phiếu xuất kho để xuất nguyên vật liệu cho khách hàng Hoặc thủ kho viết phiếu xuất kho trường hợp phận sản xuất yêu cầu 3.3 Viết hóa đơn toán Khi khách hàng mua nguyên vật liệu kế toán viết hóa đơn tốn cho khách hàng 3.4 Thanh toán với khách hàng Khách hàng vào hóa đơn tốn để tốn với đơn vị mua nguyên vật liệu 3.5 Theo dõi nợ khách hàng Nếu khách hàng mua nguyên vật liệu nợ tiền đơn vị Kế toán theo dõi nợ khách hàng 1.5Các hồ sơ liệu sử dụng a Đơn đặt hàng c Phiếu xuất kho e Phiếu chi b Phiếu nhập kho d Phiếu thu f Thẻ kho Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nguyên vật liệu g hóa đơn tốn i Hợp đồng kinh tể k Báo cáo h Phiếu đánh giá nhà cung cấp j Đơn đề nghị xuất bán Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nguyên vật liệu 1.6Ma trận thực thể chức Thực thể liệu a Đơn đặt hàng b Phiếu nhập kho c Phiếu xuất kho d Phiếu thu e Phiếu chi f thẻ kho g hóa đơn tốn h Phiếu đánh giá NCC i Hợp đồng kinh tế j Đơn đề nghị xuất bán k Báo cáo Chức Mua NVL Nhập NVL Xuất NVL Thống kê báo cáo a C b c d e C C R R C R C R R f U U R g R C R Hình 11 Ma trận thực thể chức h C i C j k C C Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nguyên vật liệu II.2.Mơ hình luồng liệu 2.1Biểu đồ luồng liệu mức Hình 12 Mơ hình luồng liệu mức Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nguyên vật liệu 2.2Biểu đồ luồng liệu mức a) Biểu đồ tiến trình "1.0 Mua NVL" Hình 13 Biểu đồ luồng liệu mức 1: Mua NVL Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nguyên vật liệu b) Biểu đồ tiến trình "2.0 Nhập NVL" g đơn Hóa b Phiếu nhập kho f kho 2.1 2.2 viết phiếu nhập kho viết thẻ kho Hình 14 Biểu đồ luồng liệu mức 1: Nhập NVL c) Biểu đồ tiến trình "3.0 Xuất NVL" Thẻ Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nguyên vật liệu Hình 15 Biểu đồ luồng liệu mức 1: Xuất NVL II.3.Mơ hình thực thể quan hệ 3.1Xác định thực thể thuộc tính a NHACUNGCAP: có thuộc tính  masoNCC: định danh  tenNCC: tên nhà cung cấp Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nguyên vật liệu b c d e f g h  diachiNCC: địa nhà cung cấp  loaihinhDN: loại hình doanh nghiệp  dienthoaiNCC: điện thoại nhà cung cấp  taikhoanNCC: tài khoản nhà cung cấp VẬT TƯ: có thuộc tính sau  mavattu: định danh  tenvattu: tên vật tư  donvitinh: đơn vị tính  quycach: quy cách vật tư  dongia: đơn giá KHO: có thuộc tính sau  makho: mã kho _ định danh  tenkho: tên kho BỘ PHẬN SẢN XT: có thuộc tính sau  masobpsx: mã số phận sản xuất – định danh  tenbpsx: tên phận sản xuất  diachibpsx: địa phận sản xuất KHÁCH HÀNG: có thuộc tính sau  maKH: mã khách hàng – định danh  tenKH: tên khách hàng  diachiKH: địa khách hàng  dienthoaiKH: điện thoại khách hàng  taikhoanKH: tài khoản khách hàng NGƯỜI THU CHI: có thuộc tính sau  mathuchi: mã người thu chi – định danh  hotenthuchi: họ tên người thu chi  diachithuchi: điạ người thu chi NHOMVATTU: có thuộc tính  manhom: mã nhóm vật tư_ định danh  tennhom: tên nhóm vật tư HTTT: có thuộc tính  masohttt: mã số hình thức tốn_ định danh  tenhttt: tên hình thức tốn ... kỳ hệ thống báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu 1.2 1.3Sơ đồ phân rã chức gộpQUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU Mua nguyên vật liệu Nhập nguyên vật liệu Xuất nguyên vật liệu Hình Sơ đồ phân. .. đồ phân rã chức gộp 1.4Sơ đồ phân rã chức chi tiết a) Mua nguyên vật liệu thống kê báo cáo Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nguyên vật liệu  Sơ đồ Mua nguyên vật liệu 1.1 lập phiếu đánh giá... nguyên vật liệu nhập kho Bộ phận vật tư đóng vai trị quản lý ngun vật liệu cơng ty Bên cạnh có phận kho kế tốn ngun vật liệu tham gia đồng quản lý Việc quản lý nguyên vật liệu thực sau: Bộ phận vật