TÊN đề tài HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC tại UBND HUYỆN CAM lâm – TỈNH KHÁNH hòa THỰC TRẠNG và GIẢI PHÁP

Nghị định đã thực hiện việc phân cấp đặc biệt là phân cấp về thẩm quyền chứng thực bản sao cho UBND cấp huyện đã mở rộng hơntrong việc chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bả

BỘ TƯ PHÁP

TRƯỜNG TRUNG CẤP LUẬT ĐỒNG HỚI

TIỂU LUẬN THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Lời cảm ơn!

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ,giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trong suốt thời gian từkhi bắt đầu học tập ở giảng đường trung cấp đến nay, em đã nhận được rất nhiều sự quantâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xingửi đến quý Thầy Cô trong khoa Luật- Trường Trung cấp Luật Đồng Hới đã cùng với trithức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốtthời gian học tập tại trường Và đặc biệt, trong kỳ này, Khoa đã tổ chức cho chúng emđược thực tập cọ sát, áp dụng kiến thức chúng em đã được học vào thực tế mà theo em làrất hữu ích đối với sinh viên ngành Luật Em xin chân thành cảm ơn Cô giáo: Phan ThịPhương Huyền đã tận tâm hướng dẫn em trong quá trình nghiên cứu hoàn thành báo cáothực tập tốt nghiệp này Báo cáo thực tập được thực hiện trong khoảng thời gian gần 7tuần Bước đầu đi vào thực tế, tìm hiểu về lĩnh vực hoạt động chứng thực tại UBNDhuyện Cam Lâm, kiến thức của em còn hạn chế và còn nhiều bỡ ngỡ Do vậy, khôngtránh khỏi những thiếu sót là điều chắc chắn, em rất mong nhận được những ý kiến đónggóp quý báu của quý Thầy Cô và các bạn học cùng lớp để kiến thức của em trong lĩnhvực này được hoàn thiện hơn

Một lần nữa, em xin kính chúc quý Thầy Cô trong Khoa Luật- Trường Trung cấpLuật Đồng Hới thật dồi dào sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp củamình là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau

Em cũng xin cảm ơn HĐND, UBND và Trưởng phòng Tư pháp – Lê Thanh Hùngcủa UBND huyện Cam Lâm, tỉnh Khánh Hòa đã giúp đỡ em trong suốt quá trình thu thậpthông tin để hoàn thiện báo cáo này

Cam Lâm, ngày 28 tháng 7 năm 2017

Học viên

Nguyễn Trần Minh Nhật

MỤC LỤC

Trang

LỜI CẢM ƠN 2

PHẦN MỞ ĐẦU 6

1.Lý do chọn đề tài 6

2.Thời gian và địa điểm thu thập thông tin và sử lý dữ liệu 7

3.Phương pháp thu thập thông tin 7

3.1: Phương pháp tổng hợp thống kê 7

3.2 Phương pháp so sánh 7

3.3 Phương pháp phân tích… 7

3.4.Phương pháp điều tra kháo sát 7

3.5 Phương pháp khác 8

4 Kết cấu đề tài 8

B: Nội dung CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận của hoạt động chứng thực 1.1.Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực 9

1.1.1 Khái niệm chung 9

1.1.2.Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực 9

1.2 Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực , q uyền, nghĩa vụ của người yêu cầu và của người thực hiện chứng thực của uỷ ban nhân dân cấp huyện 10

1.2.1 Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực 10

1.2.2 Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao 10

1.2.3 Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực 10

1.2.4 Nghĩa vụ, quyền của người thực hiện chứng thực 11

1.3 Địa điểm và thời hạn chứng thực 11

1.3.1 Địa điểm chứng thực 11

1.3.2 Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực 11

1.4 Thủ tục chứng thực 12

1.4.1.Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính 12

1.4.1.1 Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính………12

1.4.1.2 Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực bản sao và người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính 14

1.4.1.3 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính 14

1.4.1.4 Gia hạn thời gian chứng thực bản sao từ bản chính 15

1.4.1.5 Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao 15

1.4.2 Thủ tục chứng thực chữ ký 15

1.4.2.1 Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực chữ ký và người thực hiện chứng thực chữ ký 15

1.4.2.2 Thủ tục chứng thực chữ ký 15

1.4.2.3 Trường hợp không được chứng thực chữ ký 15

1.4.2.4 Áp dụng trong trường hợp đặc biệt 15

1.4.3 Thủ tục người dịch, chứng thực chữ ký người dịch 15

1.4.3.1 Tiêu chuẩn, điều kiện của người dịch 15

1.4.3.2 Cộng tác viên dịch thuật 15

1.4.3.3 Đăng ký chữ ký mẫu 15

1.4.3.4 Trách nhiệm của người dịch và người thực hiện chứng thực chữ ký người dịch 15

1.4.3.5 Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch 16

1.4.3.6 Giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch 16

1.4.3.7 Thời hạn chứng thực chữ ký người dịch 17

1.4.4 Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch 17

1.4.4.1 Phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch 17

1.4.4.2 Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch và người thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch 17

1.4.4.3 Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch 17

1.4.4.4 Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch 18

1.4.4.5 Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch… 18

1.4.4.6 Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực… 18

1.4.4.7 Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực 18

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND HUYỆN CAM LÂM, TỈNH KHÁNH HÒA 2.1 Khái quát về huyện Cam Lâm 19

2.1.1 Đặc điểm về địa lý 19

2.1.2 Nhiệm vụ của UBND huyện Cam Lâm 21

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Cam Lâm 22

2.2 Thực trạng về công tác chứng thực tại UBND huyện Cam Lâm……… 22

2.2.1 Thực trạng về cấp bản sao từ bản gốc 23

2.2.2 Thực trạng về chứng thực bản sao từ bản chính……… 23

2.2.3 Thực trạng chứng thực chữ ký 24

2.2.4 Kết quả đạt được 24

2.3 Đánh giá chung 26

2.3.1 Ưu điểm 26

2.3.2 Hạn chế 26

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC

3.1 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy định cả pháp luật liên quan đến hoạt động chứng thực 28 3.2 Một số giải pháp đối với thực trạng chứng thực tại UBND huyện Cam Lâm 29 KẾT LUẬN 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO 31

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong những năm trở lại đây, nhu cầu về bản sao, kể cả bản sao được chứng thực

là rất lớn Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấpbản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký đã có những đónggóp to lớn trong việc đáp ứng yêu cầu chứng thực của nhân dân Tuy nhiên, trong quátrình thực hiện Nghị định 79 còn bộc lộ những hạn chế như tình trạng ùn tắc, quá tảitrong hoạt động công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký tại các phòng côngchứng, UBND cấp huyện và UBND cấp xã Nhận thấy sự cần thiết phải ban hành ra mộtvăn bản mới để thay thế cho văn bản cũ, ngày 16/02/2015 Chính phủ đã ban hành Nghịđịnh 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứngthực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (sau đây gọi là NĐ 23/2015/NĐ-CP).Nghị định này ra đời cùng với Luật Công chứng 2014 đã đáp ứng kịp thời những yêu cầucủa nhân dân về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ

ký thể hiện tinh thần cải cách hành chính theo cơ chế một cửa, một dấu, đáp ứng đượcmong mỏi của nhân dân về vấn đề bản sao Nghị định đã thực hiện việc phân cấp đặc biệt

là phân cấp về thẩm quyền chứng thực bản sao cho UBND cấp huyện đã mở rộng hơntrong việc chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức cóthẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổchức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nướcngoài cấp hoặc chứng nhận, tạo thuận lợi cho nhân dân và mở ra hệ thống rộng rãi chocác UBND cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền

Sau hơn 02 năm thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, ngoài những kết quả đãđạt được thì cũng bộc lộ những hạn chế, bất cập về thẩm quyền và trách nhiệm chứngthực bản sao từ bản chính, nghị định đã phân định rõ ràng về thẩm quyền chứng thựcgiữa phòng tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã Đối với chứng thực chữ ký trong giấy

tờ, văn bản, hợp đồng giao dịch, phòng tư pháp và UBND cấp xã có thẩm quyền nhưnhau, không phân biệt về ngôn ngữ của giấy tờ, văn bản, không phụ thuộc vào giá trị củatài sản Đối với trường hợp quy định nộp bản sao, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếpnhận bản sao, không được yêu cầu nộp bản sao có chứng thực, nhưng có quyền yêu cầuxuất trình bản chính để đối chiếu; người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xáccủa bản sao so với bản chính

Việc chứng thực bản sao theo Nghị định số 79/2007/NĐ-CP tuy đã thực hiện đượchơn 02 năm nhưng vẫn còn thiếu những hướng dẫn cụ thể Chứng thực được giao chochuyên viên phòng Tư pháp cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh đây cũng làmột thách thức bởi đội ngũ cán bộ Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnhkhông được trang bị các công cụ hỗ trợ để nhận biết được những văn bằng giả mạo trongkhi các văn bản giấy tờ giả mạo ngày càng tinh vi, rất khó phát hiện

Trong thời gian về thực tập tại địa phương, nhận thấy hoạt động chứng thực, nhất làchứng thực bản sao được người dân quan tâm, đặc biệt là nơi em thực tập – UBND huyệnCam Lâm, tỉnh Khánh Hòa thì nhu cầu chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký là rất lớn.Với mong muốn phản ánh chính xác và thực tế nhất quá trình thực hiện hoạt động này tại

UBND huyện nơi em thực tập nên em đã chọn đề tài: "Hoạt động chứng thực tại UBND huyện Cam Lâm, tỉnh Khánh Hòa thực trạng và giải pháp " để làm chuyên đề thực tập

của mình để làm rõ hơn những mặt làm được, chưa làm được tại UBND huyện CamLâm khi thực hiện NĐ 23/2015/NĐ-CP và từ hoạt động thực tế tại huyện Cam Lâm, bản

thân tôi có thể rút ra bài học kinh nghiệm và có những kiến nghị khắc phục, đặc biệt làtrong điều kiện đẩy mạnh cải cách hành chính, cải cách tư pháp và hội nhập kinh tế quốc

tế của đất nước ta hiện nay

2 Thời gian và địa điểm thu thập thông tin và xử lý số liệu

Được sự phối hợp của Ban cán sự lớp K4I khoa Luật với trường Trung cấp LuậtĐồng Hới, theo nguyện vọng em được về UBND huyện Cam Lâm thực tập Trải qua mộttháng thực tập tại UBND huyện từ ngày 06/6/2017 đến ngày 28/7/2017, được sự giúp đỡcủa chuyên viên Phòng Tư pháp huyện em đã tiến hành thu thập được các thông tin cầnthiết phục vụ cho chuyên đề

3 Phương pháp thu thập thông tin

Nhận thức rõ tầm quan trọng của các thông tin phục vụ cho việc viết chuyên đề,trong suốt quá trình thực tập em đã xác định rõ định hướng và mục tiêu cụ thể để có thể

có những thông tin có độ chính xác cao nhất

Được sự giúp đỡ tận tình của chuyên viên Phòng Tư pháp nơi thực tập, mặc dùđiều kiện đi lại chưa phải thuận tiện nhất, tuy nhiên với những cố gắng hết mình em cũng

đã có những kiến thức để viết bài

Những tài liệu phục vụ cho việc viết chuyên đề nằm rải rác ở nhiều nguồn tài liệukhác nhau, đó là trong sách vở, trong các tài liệu, giấy tờ, cũng như trong thực tiễn côngviệc Nó đòi hỏi người làm chuyên đề phải sử dụng kết hợp nhiều phương pháp thu thậpkhác nhau Các phương pháp chủ yếu được em sử dụng, đó là: phương pháp điều tra,phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, phương pháp so sánh

3.1 Phương pháp tổng hợp thống kê

Phương pháp này dựa trên những số liệu từ các báo cáo, tờ trình, các đề tài nghiêncứu khoa học, sau đó tổng hợp những số liệu liên quan đến chuyên đề, từ đó phân loạicác số liệu cho mỗi mục nhỏ để làm dẫn chứng Phương pháp này giúp người nghiên cứuhiểu được khái quát hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Cam Lâm Đây là mộtphương pháp quan trọng không thể thiếu trong quá trình tìm hiểu nghiên cứu chuyên đềnày

3.2 Phương pháp so sánh

Từ số liệu dã được thống kê, tổng hợp đem so sánh qua từng thời kỳ, từng năm

Để thấy được nhu cầu thực tế cũng như tốc độ gia tăng của nhu cầu chứng thực Ngoài rachúng ta so sánh quy định các văn bản pháp luật qua từng thời kỳ để tìm ra điểm mới,điểm tiến bộ của pháp luật đồng thời thấy được tồn tại chưa thể khắc phục Trên cơ sở đóđưa ra đánh giá khách quan chính xác về thực tiễn cũng như những ý kiến đề xuất hợp lýnhằm khắc phục những hạn chế, ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân

3.3 Phương pháp phân tích

Đi sâu vào phân tích hoạt động chứng thực để thấy những tác động tích cực, ảnhhưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân, nguyên nhân chủ quan, nguyên nhân khách quan

3.4 Phương pháp điều tra khảo sát

Qua thực tế tìm hiểu hoạt động chứng thực tại UBND huyện Cam Lâm lấy ý kiếncủa người dân đến chứng thực cũng như ý kiến của chuyên viên làm công tác chứng thựctại đây để đánh giá khách quan về hoạt động chứng thực cũng như hiểu được tâm tưnguyện vọng của nhân dân Đồng thời tham khảo thêm báo cáo từng năm của Phòng Tư

pháp huyện Cam Lâm để có thể đánh giá chính xác nhất thực trạng chứng thực trên toànhuyện Cam Lâm

3.5 Phương pháp khác

Lấy ý kiến của các chuyên gia có trình độ chuyên môn cao cũng như kinh nghiệmtrực tiếp làm việc trong lĩnh vực chứng thực để giúp người nghiên cứu hiểu sâu hơn vềtác động của chứng thực đến đời sống nhân dân

4 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, thì nội dung đềtài chia thành 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận của hoạt động chứng thực

Chương 2: Thực trạng hoạt động chứng thực tại UBND huyện Cam Lâm, tỉnh Khánh Hòa

Chương3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác chứng thực.

B NỘI DUNG CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC 1.1 Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực

1.1.1 Khái niệm chung

Theo quy định của pháp luật hiện hành trong lĩnh vực chứng thực có những thuậtngữ như sau:

“Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổgốc để cấp bản sao Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghitrong sổ gốc

“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quyđịnh tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bảnchính

“Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghịđịnh này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứngthực

“Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tạiNghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lựchành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợpđồng, giao dịch

“Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lầnđầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận vàđóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

“Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chínhxác như nội dung ghi trong sổ gốc

“Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bảnchính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính

1.1.2 Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực

từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực

Theo quy định của pháp luật thì bản chính là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổchức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do

cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền Bản saođược cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị

định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp phápluật có quy định khác.

Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minhngười yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người

ký về nội dung của giấy tờ, văn bản

Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trịchứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; nănglực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợpđồng, giao dịch

1.2 Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực, quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu và của người thực hiện chứng thực của uỷ ban nhân dân cấp huyện.

1.2.1 Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực

- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức cóthẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổchức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nướcngoài cấp hoặc chứng nhận

Ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người nước ngoài, trong

đó có ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài

Hộ chiếu của công dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Namliên kết với trường đại học của nước ngoài trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt vàtiếng nước ngoài

- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản

- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoàisang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản

- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà disản là động sản

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy địnhtại Khoản 23/2015/NĐ-CP, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp

1.2.2 Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao

Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếpnhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuấttrình bản chính để đối chiếu Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác củabản sao so với bản chính

Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thìkhông được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giảmạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh,nếu thấy cần thiết

1.2.3 Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực

Người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực tại bất kỳ cơ quan, tổ chức

có thẩm quyền nào thuận tiện nhất, trừ trường hợp quy định tại Khoản 6 Điều 5 của Nghị

định này Trong trường hợp bị từ chối chứng thực thì có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức

từ chối giải thích rõ lý do bằng văn bản hoặc khiếu nại theo quy định của pháp luật

Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp phápcủa giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực hoặc xuất trình khi làm thủ tục chứngthực theo quy định của Nghị định này

1.2.4 Nghĩa vụ, quyền của người thực hiện chứng thực

Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực

Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình

Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên quan đếntài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha

mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, condâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em một của vợ hoặc chồng; cháu là con củacon đẻ, con nuôi

Từ chối chứng thực trong các trường hợp quy định tại các Điều 22, 25 và Điều 32của Nghị định 23/2015/NĐ-CP

Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xácminh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực

Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy địnhcủa pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩm quyền, giảmạo hoặc có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng thực chưađầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơkhông đúng cơ quan có thẩm quyền

Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ

lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực

1.3 Địa điểm và thời hạn chứng thực

1.3.1 Địa điểm chứng thực

Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứngthực, trừ trường hợp chứng thực di chúc, chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thựcchữ ký mà người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bịtạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác

Khi thực hiện chứng thực phải ghi rõ địa điểm chứng thực; trường hợp chứng thựcngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian (giờ, phút) chứng thực

Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải bố trí người tiếp nhận yêu cầu chứngthực các ngày làm việc trong tuần; phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền,thủ tục, thời gian giải quyết và lệ phí, chi phí chứng thực tại trụ sở của cơ quan, tổ chức

1.3.2 Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực

Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơquan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầusau 15 giờ; trừ trường hợp quy định tại các Điều 21, 33 và Điều 37 của Nghị định23/2015/NĐ-CP

1.4 Thủ tục chứng thực

1.4.1 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

Bản chính là là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lầnđầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận vàđóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền Tuy nhiên, trong thực tế có rất nhiềutrường hợp người dân được cấp lại bản chính do bản chính được cấp lần đầu bị mất, bị hưhỏng ví dụ: Giấy khai sinh được cấp lại, đăng ký lại Những bản chính cấp lại nàyđược thay cho bản chính cấp lần đầu Do vậy, bản chính được dùng để đối chiếu vàchứng thực bản sao bao gồm:

Bản chính cấp lần đầu;

Bản chính cấp lại; bản chính cấp khi đăng ký lại;

Bản sao là là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chínhxác như nội dung ghi trong sổ gốc

Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quyđịnh tại Điểm a Khoản 1 Điều 5 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm

2015 của Chính phủ về Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan,

tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài;

cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩmquyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận (sau đây gọi tắt là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

1.4.1.1 Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính

Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp

Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan,

Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đúngvới bản chính

- Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổchức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổchức không có phương tiện để chụp.

- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nộidung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợpquy định tại Điều 22 của Nghị định này thì thực hiện chứng thực như sau:

+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào

1.4.1.4 Gia hạn thời gian chứng thực bản sao từ bản chính

Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bảnchính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nộidung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiệnchứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định tại Điều 7 của Nghị định này thìthời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dàihơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực

1.4.1.5 Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao

Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ

Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung

Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấumật nhưng ghi rõ không được sao chụp

Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiếntranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam;xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặcchứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghịđịnh 23/2015/NĐ-CP

Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơquan, tổ chức có thẩm quyền

ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 và Khoản 4 Điều 25của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của ngườiyêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản

1.4.2.2 Thủ tục chứng thực chữ ký

- Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:+ Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếucòn giá trị sử dụng;

+ Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký

- Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy

tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứngthực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực khôngthuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị định này thì yêu cầu người yêu cầuchứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:

+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;

+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào

- Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều này cũng được ápdụng đối với các trường hợp sau đây:

+ Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;

+ Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;

+ Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định củapháp luật;

+ Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không cóthù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đếnviệc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản

1.4.2.3 Trường hợp không được chứng thực chữ ký

Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức vàlàm chủ được hành vi của mình

Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộchiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo

Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tạiKhoản 4 Điều 22 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP

Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tạiĐiểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP hoặc trường hợp pháp luật cóquy định khác.

1.4.2.4 Áp dụng trong trường hợp đặc biệt

Việc chứng thực chữ ký quy định tại các Điều 23, 24 và trường hợp không đượcchứng thực chữ ký tại Điều 25 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng trongtrường hợp chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực chữ ký không ký được vàtrường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, điểm chỉ được

Tùy theo từng trường hợp, nội dung lời chứng được ghi theo mẫu quy định tại Nghịđịnh 23/2015/NĐ-CP

1.4.3 Thủ tục người dịch, chứng thực chữ ký người dịch

1.4.3.1 Tiêu chuẩn, điều kiện của người dịch

Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật

Có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch hoặc có bằngtốt nghiệp đại học trở lên đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch

Đối với ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ,bằng tốt nghiệp đại học theo quy định tại Khoản này thì phải thông thạo ngôn ngữ cầndịch

1.4.3.2 Cộng tác viên dịch thuật

Người có đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định tại Điều 27 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP được làm cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp trong phạm vi cả nước.Phòng Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện của cộng tác viên dịch thuật

và lập danh sách cộng tác viên dịch thuật của phòng, báo cáo Sở Tư pháp phê duyệt.Trên cơ sở danh sách cộng tác viên dịch thuật đã được Sở Tư pháp phê duyệt,Phòng Tư pháp niêm yết công khai tại trụ sở của Phòng Tư pháp để tạo điều kiện thuậnlợi cho người yêu cầu chứng thực trong việc liên hệ với người dịch

Người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp phải ký hợp đồng cộng tác viêndịch thuật với Phòng Tư pháp, trong đó xác định rõ trách nhiệm của người dịch đối vớinội dung, chất lượng của bản dịch

1.4.3.3 Đăng ký chữ ký mẫu

Người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp phải đăng ký chữ ký mẫu tại Phòng

Tư pháp Khi đăng ký chữ ký mẫu, người dịch phải nộp Văn bản đề nghị đăng ký chữ kýmẫu và trực tiếp ký trước mặt Trưởng Phòng Tư pháp 03 (ba) chữ ký mẫu trong Văn bản