Liên hệ thực tiễn về công tác phân tích công việc của công ty Vinamilk. Ngày nay vai trò, tầm quan trọng của con người trong tổ chức đã được mọi người, mọi tổ chức thừa nhận.Điều này được khẳng định qua công tác quản lý nhân sự đang ngày càng được đặc biệt quan tâm, coi trọng. Con người là yếu tố mang tính quyết định, có tính sáng tạo, có thể nói: “con người là nguồn lực của mọi nguồn lực”. Tổ chức hình thành nên bởi con người, vận hành bởi con người, nguồn nhân lực quản lý mọi nguồn lực khác trong tổ chức, con người là yếu tố quyết định sự tồn tại và đi lên, sự thành bại của tổ chức. Tổ chức muốn đạt các mục tiêu đề ra thì phải gây dựng cho mình một đội ngũ người lao động phù hợp về số lượng, chất lượng và phải tổ chức quản lý người lao động một cách hợp lý, hiệu quả; công tác quản lý nhân sự phải được thực hiện sao cho có thể khai thác, phát huy tối đa tiềm năng, lợi thế của nguồn nhân lực. Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết và cần phải thực hiện cho tốt của mọi nhà quản trị nhân sự, nó là hoạt động mang tính nền tảng của quản lý nhân sự. Phân tích công việc là công cụ để làm tốt những công tác khác của quản lý nhân sự như: thiết kế công việc, kế hoạch hoá nguồn nhân lực,tuyển dụng lao động, bố trí lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, an toàn lao động. Vì vậy phân tích công việc được coi là công cụ của quản trị nhân sự. Đối với các nước phát triển trên thế giới, quản lý nhân sự là hoạt động đã được biết đến từ lâu và đóng vai trò quan trọng trong mỗi tổ chức, họ đã ý thức được tác dụng to lớn của phân tích công việc và áp dụng phổ biến gần trăm năm qua. Tuy nhiên đối với các nước đang phát triển, như Việt Nam hiên nay, phân tích công việc là khái niệm khá mới mẻ và xa lạ. Phần lớn các tổ chức tại Việt Nam chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa đầy đủ công tác phân tích công việc. Nguyên nhân là hoạt động quản lý nhân sự ở Việt Nam vẫn chưa được nhận thức và đánh giá đúng đắn, các tổ chức chưa hiểu rõ bản chất của phân tích công việc, vai trò của phân tích công việc đối với quản lý nhân sự, do đó chưa có sự đầu tư đúng mức cho công tác này. Chính vì lẽ đó mà nhóm chúng tôi đã nghiên cứu về đề tài:” Liên hệ thực tiễn về công tác phân tích công việc của công ty Vinamilk”. Chương 1: Cơ sở lí thuyết 1.1 Các khái niệm cơ bản 1.1.1 Khái niệm công việc Công việc là kết quả của sự phân công lao động trong nội bộ của tổ chứcdoanh nghiệp. Công việc có thể xem như một đơn vị căn bản của cơ cấu tổ chứcdoanh nghiệp và nó có ý nghĩa quan trọng đối với cơ cấu tổ chức và người lao động. 1.1.2 Khái niệm về phân tích công việc: Phân tích công việc được hiểu là quá trình thu thập thông tin về công việc để xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ khi thực hiện công việc, mức độ phức tạp của công việc, các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành và các năng lực tối thiểu người thực hiện công việc cần để thực hiện công việc được giao. 1.2 Vai trò và mục đích của phân tích công việc 1.2.1 Vai trò của phân tích công việc Phân tích công việc có vai trò qian trọng trong quá trình xây dựng, phát triển và thực hiện các chính sách và quy trình quản trị nhân lực của tổ chứcdoanh nghiệp. Phân tích công việc giúp tổ chứcdoanh nghiệp dự báo số lượng và chất lượng nhân lực cần thiết để hoàn thành công việc nhằm đạt được mục tiêu sản xuất kinh doanh. Phân tích công việc giúp cho tổ chứcdoanh nghiệp có thể tuyển dụng và lựa chọn người phù hợp với công việc. Giúp người tuyển dụng biết rõ mình cần nhân viên như thế nào, người nhận việc biết chính xác mình phải làm gì và người quản lí mong đợi gì từ họ. Phân tích công việc giúp tổ chức doanh nghiệp phân công công việc rõ ràng, bố trí và sử dụng nhân lực chính xác hơn, tránh sự chồng chéo công việc giữa các bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp. Phân tích công việc giúp doanh nghiệp xây dựng được các chương trình đào tạo và phát triển nhân lực thiết thực hơn. Phân tích công việc giúp đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên tốt hơn. Phân tích công việc giúp doanh nghiệp xây dựng một chế độ lương, thưởng công bằng hơn. 1.2.2 Ý nghĩa của phân tích công việc Qua việc phân tích công việc: Người quản lí có thể xác định được các kỳ vọng của mình đối với người lao động và làm cho họ hiểu được các kỳ vọng đó; Đánh giá được chính xác các yêu cầu của các các công việc; Đánh giá được đúng năng lực thực hiện công việc của nhân viên; Tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp; Người lao động có thể nắm bắt và hiểu được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong công việc... 1.3 Sản phẩm của phân tích công việc Bản mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến công tác cụ thể, các nhiệm vu và trách nhiệm của công việc. Hiểu một cách ngắn gọn bản mô tả công việc là mô tả các nhiệm vụ cấu thành nên công việc đó. Bản mô tả công việc là một tài liệu giải thích trả lời các câu hỏi sau: Người thực hiện công việc? Vị trí của họ trong hệ thống của tổ chức? Tại sao công việc đó phải được thực hiện? Mục tiêu công việc đó là gì? Công việc phải làm gì? hay các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành? Công việc được thực hiện ở đâu? Khi nào công việc được coi là hoàn tất? Phương tiện, trang bị thực hiện công việc? Điều kiện làm việc và rủi ro có thể? Như vậy bản mô tả công việc là một bản liệt kê chính xác và xúc tích những điều mà nhân viên phải thực hiện. Nó cho biết nhân viên làm cái gì? Làm như thế nào? Và các điều kiện mà nhân viên đó được thực thi. Nói chung bản mô tả công việc nhằm trả lời các câu hỏi cơ bản: Ai? Tại sao? Cái gì? Khi nào? Ở đâu? Bằng cách nào? Một cách cụ thể bản mô tả công việc thường bao gồm các nội dung sau đây: Nhận diện công việc. Tóm tắt công việc. Các mối quan hệ. Chức năng, trách nhiệm công việc. Quyền hạn. Tiêu chuẩn mẫu.
Lời mở đầu Ngày vai trò, tầm quan trọng người tổ chức người, tổ chức thừa nhận.Điều khẳng định qua công tác quản lý nhân ngày đặc biệt quan tâm, coi trọng Con người yếu tố mang tính định, có tính sáng tạo, nói: “con người nguồn lực nguồn lực” Tổ chức hình thành nên người, vận hành người, nguồn nhân lực quản lý nguồn lực khác tổ chức, người yếu tố định tồn lên, thành bại tổ chức Tổ chức muốn đạt mục tiêu đề phải gây dựng cho đội ngũ người lao động phù hợp số lượng, chất lượng phải tổ chức quản lý người lao động cách hợp lý, hiệu quả; công tác quản lý nhân phải thực cho khai thác, phát huy tối đa tiềm năng, lợi nguồn nhân lực Phân tích cơng việc công việc cần phải biết cần phải thực cho tốt nhà quản trị nhân sự, hoạt động mang tính tảng quản lý nhân Phân tích cơng việc công cụ để làm tốt công tác khác quản lý nhân như: thiết kế công việc, kế hoạch hố nguồn nhân lực,tuyển dụng lao động, bố trí lao động, đánh giá thực công việc, thù lao lao động, đào tạo phát triển nguồn nhân lực, an tồn lao động Vì phân tích cơng việc coi công cụ quản trị nhân Đối với nước phát triển giới, quản lý nhân hoạt động biết đến từ lâu đóng vai trò quan trọng tổ chức, họ ý thức tác dụng to lớn phân tích cơng việc áp dụng phổ biến gần trăm năm qua Tuy nhiên nước phát triển, Việt Nam hiên nay, phân tích cơng việc khái niệm mẻ xa lạ Phần lớn tổ chức Việt Nam chưa thực thực chưa đầy đủ công tác phân tích cơng việc Ngun nhân hoạt động quản lý nhân Việt Nam chưa nhận thức đánh giá đắn, tổ chức chưa hiểu rõ chất phân tích cơng việc, vai trò phân tích cơng việc quản lý nhân sự, chưa có đầu tư mức cho cơng tác Chính lẽ mà nhóm chúng tơi nghiên cứu đề tài:” Liên hệ thực tiễn cơng tác phân tích cơng việc công ty Vinamilk” Chương 1: 1.1 Các 1.1.1 Khái niệm cơng việc Cơ khái sở niệm lí thuyết Công việc kết phân công lao động nội tổ chức/doanh nghiệp Cơng việc xem đơn vị cấu tổ chức/doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng cấu tổ chức người lao động 1.1.2 Khái niệm phân tích cơng việc: Phân tích cơng việc hiểu q trình thu thập thơng tin cơng việc để xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, mối quan hệ thực công việc, mức độ phức tạp cơng việc, tiêu chuẩn đánh giá mức độ hồn thành lực tối thiểu người thực công việc cần để thực công việc giao 1.2 Vai trò mục đích phân tích cơng việc 1.2.1 Vai trò phân tích cơng việc Phân tích cơng việc có vai trò qian trọng q trình xây dựng, phát triển thực sách quy trình quản trị nhân lực tổ chức/doanh nghiệp Phân tích cơng việc giúp tổ chức/doanh nghiệp dự báo số lượng chất lượng nhân lực cần thiết để hồn thành cơng việc nhằm đạt mục tiêu sản xuất kinh doanh Phân tích cơng việc giúp cho tổ chức/doanh nghiệp tuyển dụng lựa chọn người phù hợp với công việc Giúp người tuyển dụng biết rõ cần nhân viên nào, người nhận việc biết xác phải làm người quản lí mong đợi từ họ Phân tích cơng việc giúp tổ chức/ doanh nghiệp phân cơng cơng việc rõ ràng, bố trí sử dụng nhân lực xác hơn, tránh chồng chéo cơng việc phận cá nhân doanh nghiệp Phân tích cơng việc giúp doanh nghiệp xây dựng chương trình đào tạo phát triển nhân lực thiết thực Phân tích cơng việc giúp đánh giá hiệu làm việc nhân viên tốt Phân tích cơng việc giúp doanh nghiệp xây dựng chế độ lương, thưởng công 1.2.2 Ý nghĩa phân tích cơng việc Qua việc phân tích cơng việc: Người quản lí xác định kỳ vọng người lao động làm cho họ hiểu kỳ vọng đó; Đánh giá xác u cầu các cơng việc; Đánh giá lực thực công việc nhân viên; Tạo phối hợp đồng phận cấu doanh nghiệp; Người lao động nắm bắt hiểu nhiệm vụ, nghĩa vụ trách nhiệm cơng việc 1.3 Sản phẩm phân tích công việc Bản mô tả công việc tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến công tác cụ thể, nhiệm vu trách nhiệm công việc Hiểu cách ngắn gọn mô tả công việc mô tả nhiệm vụ cấu thành nên cơng việc Bản mơ tả cơng việc tài liệu giải thích trả lời câu hỏi sau: Người thực cơng việc? Vị trí họ hệ thống tổ chức? Tại cơng việc phải thực hiện? Mục tiêu cơng việc gì? Cơng việc phải làm gì? hay nhiệm vụ chủ yếu phải hồn thành? Cơng việc thực đâu? Khi cơng việc coi hồn tất? Phương tiện, trang bị thực công việc? Điều kiện làm việc rủi ro có thể? Như mô tả công việc liệt kê xác xúc tích điều mà nhân viên phải thực Nó cho biết nhân viên làm gì? Làm nào? Và điều kiện mà nhân viên thực thi Nói chung mơ tả công việc nhằm trả lời câu hỏi bản: Ai? Tại sao? Cái gì? Khi nào? Ở đâu? Bằng cách nào? Một cách cụ thể mô tả công việc thường bao gồm nội dung sau đây: Nhận diện cơng việc Tóm tắt cơng việc Các mối quan hệ Chức năng, trách nhiệm công việc Quyền hạn Tiêu chuẩn mẫu Điều kiện thực công việc CÁC HƯỚNG DẪN VIẾT BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC: Liệt kê nhiệm vụ trách nhiệm theo trình tự hợp lý Viết rõ, đơn giản súc tích nhiệm vụ trách nhiệm riêng biệt Bắt đầu câu động từ hành động Sử dụng từ định lượng Sử dụng từ cụ thể hạn chế tối đa từ mơ hồ Sử dụng thuật ngữ chuẩn hóa Trả lời câu hỏi: How, What, Where, When, Why, Who Xác định rõ kết tiêu chuẩn cuối sử dụng để đánh giá Ví dụ mơ tả cơng việc: Ví dụ: Bản mơ tả công việc – Thư ký phận sản xuất CHỨC DANH CÔNG VIỆC:Thư ký cho kỹ sư trưởng khí BÁO CÁO CHO:Kỹ sư trưởng khí XÁC ĐỊNH CƠNG VIỆC: Cung cấp dịch vụ tồn diện cho Kỹ sư trưởng cách tổ chức xếp phần công việc thường lệ kỹ sư trưởng CÁC NHIỆM VỤ CHÍNH: 1.Tiếp nhận thư từ , phân loại theo thứ tự ưu tiên, đính kèm thư từ trao đổi từ trước có đánh máy thư từ Ghi lại lời đọc kỹ sư trưởng khí xử lý thư từ khẩn Sắp xếp cơng tác cho phòng, chuẩn bị họp Soạn thảo văn bản, trả lời thư từ theo lệnh kỹ sư trưởng Giúp kỹ sư trưởng giải công việc hành chánh thông thường, giải thắc mắc thường lệ Gọi trả lời điện thoại cách khơn khéo Tiếp khách có hiệu CÁC NHIỆM VỤ PHỤ: Chuẩn bị tóm tắt chi tiêu phận theo yêu cầu phận kế tốn Thu thập báo cáo tóm tắt , đánh máy báo cáo tiến độ dự án Chuyển hồ sơ cũ xuống tầng hầm Đánh máy báo cáo kế toán CÁC MỐI QUAN HỆ: BÁO CÁO CHO: Kỹ sư trưởng khí GIÁM SÁT NHỮNG NGƯỜI SAU ĐÂY: Không CÁC YÊU CẦU VỀ ĐIỀU KIỆN VẬT CHẤT: ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC: Làm việc văn phòng THỜI GIAN LÀM VIỆC: Thời gian làm việc hành chánh RỦI RO: Không Bản tiêu chuẩn công việc Khái niệm: Bản tiêu chuẩn công việc văn liệt kê tất yêu cầu chủ yếu nhân viên thực cơng việc Hay nói khác trình bày điều kiện tiêu chuẩn tối thiểu chấp nhận mà người cần phải có để hồn thành cơng việc riêng biệt Cơng việc đa dạng, nên yêu cầu công việc đa dạng Nhưng nhìn chung yếu tố chung thường đề cập tiêu chuẩn cơng việc là: -Trình độ học vấn -Trình độ chun mơn -Các kỹ cần thiết cho cơng việc -Kinh nghiệm cần có để thực cơng việc: thâm niên nghề, thành tích kỷ lục đạt -Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ mức độ -Các phẩm chất cá nhân: tuổi đời, sức khỏe, ngoại hình, tham vọng cầu tiến, hồn cảnh gia đình, nghị lực, mức độ thích nghi với hồn cảnh, khả làm việc độc lập, khả chịu căng thẳng hay áp lực công việc … -Một số yêu cầu đặc biệt khác cần thiết cho hồn thành cơng việc Ví dụ tiêu chuẩn cơng việc: Bản tiêu chuẩn công việc – Thư ký phận sản xuất TÊN CƠNG VIỆC :Thư ký Kỹ sư trưởng khí TÍNH CHẤT CƠNG VIỆC :Dài hạn Trình độ học vấn: Trình độ học vấn cần thiết: Phổ thơng trung học (Kiểm tra văn hóa cơng ty tổ chức) Ngành học :Chun mơn hóa rộng Chức danh nghề nghiệp : Khơng đòi hỏi Đào tạo cấp chun mơn : Ưu tiên người đào tạo thư ký không bắt buộc Kinh nghiệm làm việc cần thiết: Có năm làm cơng việc tương tự Kiến thức / Kỹ cần thiết: Tốc độ đánh máy vi tính 60 từ / phút nhanh hơn, Các kỹ máy tính Yêu cầu thể chất: YÊU CẦU SỨC KHỎE : Có thể ngồi làm việc lâu Đôi thực tế người ta trình bày mơ tả cơng việc tiêu chuẩn công việc 1.4 QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC: -Quy trình phân tích công việc phản ánh công việc cần làm thực dự án phân tích cơng việc tổ chức/doanh nghiệp gồm khâu: Xác định phù hợp cấu tổ chức chức nhiệm vụ phận với chiến lược kinh doanh Lập danh sách chức danh cần phân tích cơng việc Xác định đối tượng tham gia phân tích cơng việc Thu thập thơng tin phân tích cơng việc Xây dựng sản phẩm phân tích cơng việc Ban hành sử dụng kết phân tích cơng việc Điều chỉnh phân tích công việc 1.4.1 Xác định phù hợp cấu tổ chức chức nhiệm vụ phận với chiến lược kinh doanh: Trong trình phân tích cơng việc bước cơng việc cần thực Trước tiến hành phân tích cơng việc, cần phải tìm hiểu cấu tổ chức Đồng thời với cấu tổ chức phù hợp cần rà soát lại chức nhiệm vụ phận đảm bảo không trùng lặp, không chồng chéo, đủ hợp lý để thực chiến lược kinh doanh xác định Khi phân tích cơng việc, người phân tích phải có nhìn tổng thể tổ chức cơng việc Để hồn chỉnh cấu trúc quan hệ tổ chức/doanh nghiệp sử dụng hai loại biểu đồ sau: +Sơ đồ cấu tổ chức +Sơ đồ tiến trình *Mối quan hệ chiến lược kinh doanh với cấu tổ chức phân tích cơng việc: 1.4.2 Lập danh sách chức cần phân tích cơng việc: Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ phận, tổ chức/doanh nghiệp xác định công việc phận Cần lưu ý, công việc tương đương chức danh, tương đương vị trí; hai người thực công việc giống cần gọi với chức danh nhau, chức danh khác nghĩa thực công việc khác Kết thúc bước doanh nghiệp có danh sách cơng việc cần phân tích 1.4.3 Xác định đối tượng tham gia phân tích cơng việc: Đối tượng tham gia phân tích công việc thường bao gồm: người thực công việc; quản lý trực tiếp; nhân viên nhân tư vấn bên ngồi 1.4.4 Thu thập thơng tin phân tích công việc: *Xác định thông tin công việc cần thu thập: -Một số thông tin công việc cần thu thập kể đến bao gồm: +Thông tin tình hình thực cơng việc +Thơng tin yêu cầu đặc điểm, tính tác dụng, số lượng, chủng loại máy móc, tranh bị dụng cụ sử dụng q trình sử dụng cơng việc +Các thông tin điều kiện thực công việc +Thông tin yêu cầu người thực công việc *Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin: -Phương pháp hỏi: Một hỏi thương có cấu trúc bao gồm câu hỏi cụ thể công việc, yêu cầu công việc, điều kiện làm việc phương tiện +Nội dung hỏi thường gồm: •Thơng tin chung: Liên quan đến tên cơng việc, mã cơng việc, … •Quan hệ báo cáo •Các nhiệm vụ cụ thể thực cơng việc •Quyền hạn giao thực cơng việc •Giao tiếp: Mối quan hệ với người khác •Ra định: Qúa trình tư duy, suy luận để đưa định; Hoạch định tổ chức … -Phương pháp quan sát trực tiếp: Phương pháp sử dụng cho cơng việc lao động chân tay, đòi hỏi tiêu chuẩn hóa, cơng việc có chu kỳ ngắn, công việc liên quan trực tiếp đến việc vận hành cơng cụ, máy móc, thiết bị Khơng thích hợp cho cơng việc liên quan đến trí óc công việc nhà nghiên cứu khoa học, kỹ sư lập trình, … -Phương pháp vấn: + Có ba loại vấn để thu thập thơng tin phân tích cơng việc: •Phỏng vấn cá nhân (Là vấn riêng biệt người) •Phỏng vấn nhóm nhân viên có cơng việc giống •Phỏng vấn người giám sát người có kiến thức vững vàng công việc Mặc dù vấn mang lại thơng tin phân tích cơng việc hữu ích, người phân tích cần ý đến hạn chế tiềm ẩn Vì nên sử dụng ngôn ngữ đơn giản dễ hiểu, tránh làm cho đơi bên phải hạ tránh biểu quan tâm cá nhân người vấn -Phương pháp nhật ký cơng việc: Kỹ thuật đòi hỏi người thực công việc phải ghi lại nhật ký Phương pháp khó triển khai hầu hết cá nhân không quen không rèn luyện đủ để lưu trữ thông tin nhật kí ngày làm việc Chúng ta sử dụng bốn phương pháp nêu cách riêng biệt kết hợp chúng Lựa chọn phương pháp tùy thuộc vào tình huống, hồn cảnh cụ thể, mục đích phân tích ràng buộc thời gian tiền bạc để tiến hàng phân tích công việc *Kiểm tra thông tin thu thập: Việc kiểm tra lại thơng tin giúp: -Khẳng định tính xác đầy đủ thơng tin cơng việc -Bổ sung thơng tin thiếu điền chỉnh thông tin sai lệch -Nhận trí người thực thơng tin kết luận phân tích cơng việc 1.4.5 Xây dựng sản phẩm phân tích cơng việc: *Xây dựng mơ tả công việc Bản mô tả công việc bao gồm số nội dung chính: Mục đích cơng việc, nhiệm vụ chính, quyền hạn, mối quan hệ thực cơng việc, tính phức tạp, định -Kỹ thuật xây dựng mục đích cơng việc nhiệm vụ chính: +Xác định mục đích cơng việc: diễn tả ngắn gọn kết cần đạt công việc, phản ánh lý tồn công việc +Xác định nhiệm vụ/trách nhiệm: cụ thể hóa mục đích cơng việc, phản ánh hoạt động cần làm để đạt mục đích cơng việc +Xác định quyền hạn: phần mô tả quyền sử dụng nguồn lực tổ chức để thực nhiệm vụ giao Quyền hạn bao gồm: Quyền lien quan đến quản lý người; Quyền lien quan đến định tài chính; Quyền lien quan đến sử dụng sở vật chất kỹ thuật doanh nghiệp; Quyền khác -Mối quan hệ tiến hành công việc: Bao gồm mối quan hệ bên bên * Xây dựng tiêu chuẩn công việc: Khi mô tả tiêu chuẩn công việc người phân tích mơ tả kiến thức, kỹ thái độ phẩm chất nghề nghiệp tối thiểu cần có để thực cơng việc -Xác định nhóm tiêu chuẩn kiến thức: Bằng cấp; Kiến thức chuyên môn; Kiến thức bổ trợ; Kinh nghiệm -Xác định nhóm tiêu chuẩn kỹ năng: Kỹ chuyên mơn; Kỹ bổ trợ Ngồi cần lưu ý có hai lực ngoại ngữ tin học -Xác định nhóm tiêu chuẩn thái độ, phẩm chất nghề nghiệp 1.4.6 Ban hành sử dụng kết phân tích cơng việc Sau xây dựng xong mơ tả công việc va tiêu chuẩn công việc, hai sản phẩm cần có phê duyệt thơng qua cấp có thẩm quyền Sau mơ tả công việc tiêu chuẩn công việc cần đưa vào sử dụng thực tế, văn hướng dẫn người thực cơng việc q trình thực công việc giao 1.4.7 Điều chỉnh phân tích cơng việc Kết thúc q trình phân tích cơng việc, cần phải thẩm định thông tin thu thập với người thực khác người quản lý(hay giám sát) cơng việc tính xác hợp lý mô tả công việc tiêu chuẩn cơng việc -Một số dấu hiệu: + Khơng có chứng việc hoạt động phân tích cơng việc thực +Một khoảng thời gian dài kể từ lần gần thực hoạt động phân tích cơng việc +Sự bất bình nhân viên liên quan đến nội dung công việc và/hoặc điều kiện làm việc tăng lên +Sự bất đồng người giám sát/đánh giá với người thực công biệc công việc đánh giá +Tổ chức lại tổ chức/doanh nghiệp, tái cấu trúc hay thu hẹp quy mô dẫn đến thay đổi công việc hay tạo công việc +Sự thay đổi công nghệ việc áp dụng quy trình mới, hệ thơng máy móc thiết bị +Sự thay nhân viên làm việc thời gian dài người mà có thay đổi cơng việc cho phù hợp với nhu cầu khả cá nhân +Sử dụng nguồn tuyển dụng dẫn đến nhân viên có kỳ vọng khác so với người tuyển dụng q khứ Chương 2: Thực trạng phân tích cơng việc doanh nghiệp Vinamilk 2.1 Giới thiệu doanh nghiệp Vinamilk 2.1.1 Khái quát doanh nghiệp Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam thành lập sở định số 155/2003QĐ-BCN ngày 01 tháng 10 năm 2003 Bộ Công nghiệp việc chuyển Doanh nghiệp Nhà nước Công ty Sữa Việt Nam thành Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty số 4103001932 Sở Kế hoạch Đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày 20/11/2003 Trước ngày tháng 12 năm 2003, Công ty doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Công nghiệp - Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam - Tên viết tắt: VINAMILK - Logo: - Trụ sở: 36 - 38 Ngô Đức Kế, Quận 1, Tp Hồ Chí Minh - Văn phòng giao dịch: 184–186–188 Nguyễn Đình Chiểu, Quận 3, Tp Hồ Chí Minh - Điện thoại: (08) 9300 358 Fax: (08) 9305 206 - Website: - Email: www.vinamilk.com.vn vinamilk@vinamilk.com.vn 2.1.1.1 Tổng quan Vinamilk hình thành từ năm 1976, Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam(Vinamilk) lớn mạnh trở thành doanh nghiệp đứng đầu ngành cơng nghiệp chế biến sữa Ngồi việc phân phối mạnh nước với mạng lưới 183 nhà phân phối gần 94.000 điểm bán hàng phủ tồn quốc, sản phầm Vinamilk xuất sang nhiều nước Mỹ, Pháp, Canada, Ba Lan, Đức, … Vinamilk mang đến cho bạn sản phẩm chất lượng, bổ dưỡng ngon miệng cho sức khỏe bạn Bạn lo lắng dùng sản phẩm Vinamilk Mọi lứa tuổi, đối tượng phù hợp với Vinamilk Trang thiết bị hàng đầu, phòng thí nghiệm đại bậc nhất, Vinamilk tự hào chuyên gia danh tiếng nước đồng tâm hợp lực làm hết sứa để mang lại sản phẩm dinh dưỡng tốt nhất, hoàn hảo Biết bao người làm việc ngày đêm Biết bao tâm huyết kinh nghiệp chắt chiu, gửi gắm sản phẩm Tất ước nguyện chăm sóc sức khỏe cộng đồng, cho tương lai hệ mai sau, tất lòng Đó cam kết Vinamilk Sau 40 năm mắt người tiêu dùng, đến Vinamilk xây dựng nhà máy, xí nghiệp xây dựng them nhà máy mới, với đa dạng sản phẩm, Vinamilk có 200 mặt hàng sữa sản phẩm từ sữa 2.1.1.2 Tóm tắt q trình hình thành phát triển Năm 1976, lúc thành lập, Cơng ty Sữa Việt Nam (VINAMILK) có tên Cơng ty Sữa – Cà Phê Miền Nam, trực thuộc Tổng Cục thực phẩm, bao gồm nhà máy thuộc ngành chế biến thực phẩm: - Nhà máy Sữa Thống Nhất; - Nhà máy Sữa Trường Thọ; - Nhà máy Sữa Dielac; - Nhà máy Cà Phê Biên Hoà Năm 1982, Công ty Sữa – Cà phê Miền Nam chuyển giao Bộ Công nghiệp thực phẩm đổi tên thành Xí nghiệp Liên hiệp Sữa - Cà phê – Bánh kẹo I Năm 1989, Xí Nghiệp Liên Hiệp Sữa – Cà phê – Bánh kẹo I nhà máy trực thuộc: - Nhà máy Sữa Thống Nhất - Nhà máy Sữa Trường Thọ - Nhà máy Sữa Dielac Tháng 3/1992, Xí Nghiệp Liên Hiệp Sữa – Cà phê – Bánh kẹo I thức đổi tên thành Công ty Sữa Việt Nam (VINAMILK) - trực thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ, chuyên sản xuất, chế biến sữa sản phẩm từ sữa Năm 1994, Công ty Sữa Việt Nam (VINAMILK) xây dựng thêm nhà máy sữa Hà Nội để phát triển thị trường miền Bắc, nâng tổng số nhà máy trực thuộc lên nhà máy: - Nhà máy Sữa Thống Nhất; - Nhà máy Sữa Trường Thọ; - Nhà máy Sữa Dielac; - Nhà máy Sữa Hà Nội Năm 1996, Xí nghiệp Liên doanh Sữa Bình Định Quy Nhơn đời, góp phần thuận lợi đưa sản phẩm Vinamilk phục vụ rộng khắp đến người tiêu dùng khu vực miền Trung Năm 2000, Công ty tiến hành xây dựng thêm: - Nhà máy sữa Cần Thơ - Xí nghiệp Kho vận; Tháng 12/2003, Cơng ty chuyển sang hình thức Cơng ty cổ phần, thức đổi tên Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam Tháng 04/2004: Công ty sáp nhập nhà máy sữa Sài Gòn (SAIGONMILK), nâng tổng vốn điều lệ Công ty lên 1.590 tỷ đồng Tháng 06/2005: Cơng ty mua lại phần vốn góp đối tác Cơng ty Sữa Bình Định sáp nhập vào Vinamilk Ngày 30/06/2005: Công ty khánh thành nhà máy sữa Nghệ An 2.1.1.3 Những thành tích đạt được: Trải qua trình hoạt động phát triển gần 30 năm qua, Vinamilk trở thành doanh nghiệp dẫn đầu ngành công nghiệp chế biến sữa Việt Nam Những danh hiệu Vinamilk nhận là: - Danh hiệu Anh Hùng Lao Động - Huân chương Lao động hạng nhất, nhì, ba - Liên tiếp đứng đầu “Topten hàng Việt Nam chất lượng cao “từ 1995 – 2004 (do bạn đọc báo Sài Gòn Tiếp Thị bình chọn) - Giải thưởng sáng tạo khoa học cơng nghệ Tổ chức sở hữu trí tuệ giới (WIPO – World Intellectual Property Organization) năm 2000 năm 2004 - Tháng 9/2005: Huân chương Độc lập hạng ba chủ tịch nước Trần Đức Lương trao tặng có thành tích xuất sắc sản xuất kinh doanh năm liền từ năm 2000 – 2004 2.1.2 Ngành nghề kinh doanh - Sản xuất kinh doanh sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡng, bánh, sữa tươi, sữa đậu nành, nước giải khát sản phẩm từ sữa khác; - Kinh doanh thực phẩm công nghệ, thiết bị phụ tùng, vật tư, hoá chất nguyên liệu - Kinh doanh nhà, môi giới cho thuê bất động sản; Kinh doanh kho bãi, bến bãi; Kinh doanh vận tải hàng tơ; Bốc xếp hàng hố; - Sản xuất mua bán rượu, bia, đồ uống, thực phẩm chế biến, chè uống, café rang– xay– phin – hồ tan; - Sản xuất mua bán bao bì, in bao bì; - Sản xuất, mua bán sản phẩm nhựa - Phòng khám đa khoa Vinamilk nhóm 100 thương hiệu mạnh Bộ Cơng Thương bình chọn năm 2006 Vinamilk bình chọn nhóm “Top 10 Hàng Việt Nam chất lượng cao” từ năm 1995 đến năm 2007 Khái quát nhân doanh nghiệp 2.1.3 Sơ đồ cấu tổ chức Cơng ty: 2.1.3.1 Mơ hình tổ chức kinh doanh 2.1.3.2 Nhiệm vụ phòng nhân Điều hành quản lý hoạt động hành nhân tồn cơng ty Thiết lập đề kế hoạch, chiên lược để phát nguồn nhân lực Tư vấn cho ban giám đốc điều hành hoạt động hành nhân Làm việc chặt chẽ với phận hành nhân chi nhánh, nhà máy nhằm hỗ trợ họ vấn đề hành nhân cách tốt Xây dựng nội quy, sách hành nhân cho tồn cơng ty Tổ chức thực giám sát việc thực quy chế, sách hành chính, nhân phù hợp với thực tế Công ty với chế độ hành nhà nước Tư vấn cho nhân viên Công ty vấn đề lien quan đến quyền lợi nghĩa vụ nhân viên Công ty 2.2 Thực trạng phân tích cơng việc Vinamilk Quy trình phân tích cơng việc cơng ty Vinamilk Phân tích cơng việc vấn đề vơ quan trọng, giúp cho người quản lý đưa tiêu chuẩn mà bên tuyển dụng cần người lao động giúp cho người lao động hiểu tới làm doanh nghiệp Một doanh nghiệp lớn Vinamilk để vươn lên đứng đầu Việt Nam thị trường sữa trọng vào công tác tuyển dụng bồi dưỡng nhân tài Quy trình phân tích cơng việc công ty sữa Vinamilk tiến hành sau: Rà soát lại cấu tổ chức chức nhiệm vụ phận: Đầu tiên công ty Vinamilk tiến hành cơng tác phân tích lại máy tổ chức chức nhiệm vụ phận, tiến hành cơng việc thu thập thơng tin, phân tích đến phận để đảm báo cho chức nhiệm vụ phòng ban khơng bị trùng lặp với Nghiên cứu kỹ lại chiến lược nhân mà công ty vinamilk hướng tới xem cách làm có phù hợp khơng Lập danh sách cơng việc cần phân tích: Giám đốc điều hành hành nhân kết hợp với giám đốc phòng ban khác thực cơng tác phân tích cơng việc phận Lập danh sách công việc/ vị trí mà phận đòi hỏi Thu thập thơng tin phân tích cơng việc: Vinamilk, q trình phân tích cơng việc, thơng tin thu thập chủ yếu hai phương pháp là: phương pháp quan sát trực tiếp phương pháp vấn Ở đơn vị có cơng đồn, thông tin mà nhân viên muốn chia sẻ, khiếu nại hay đóng góp giải thơng qua nhiều hình thức kênh tương tác, điều làm tăng khả tương tác doanh nghiệp người lao động, từ thu thập nhiều thơng tin q trình phân tích cơng việc Lựa chọn đối tượng tham gia phân tích cơng việc doanh nghiệp sữa Vinamilk: Phòng điều hành hành nhân kết hợp với giám đốc, thành viên chủ chốt phòng ban để tìm hiểu công việc mà họ phải làm, thành viên phận họ cần phẩm chất đạo đức, kiến thức xã hội hay kỹ nghề nghiệp Lắng nghe ý kiến từ thành viên phòng, từ giám đốc phòng ban xin thêm ý kiến từ chuyên gia HR bên ngồi doanh nghiệp để hiểu u cần có phòng ban Xây dựng mơ tả cơng việc tiêu chuẩn công việc: Sau thu thập đủ thơng tin phòng hành nhân tập đồn Vinamilk cho mơ tả công việc tiêu chuẩn công việc vị trí phòng ban Xin ý kiến: sau hồn thiện mơ tả cơng việc tiêu chuẩn cơng việc phòng điều hành hành nhân thống lại với phòng ban lần gửi lên xin ý kiến lãnh đạo công ty Sau nhận phê duyệt lãnh đạo gửi phòng ban lấy làm qui chuẩn công tác tuyển dụng thực công việc tập đồn vinamilk Sản phẩm quy trình phân tích cơng việc cơng ty Vinamilk: Vị Mơ * * * * * * trí: TRƯỞNG BÁN HÀNG VÙNG (ASM) tả: Mã việc làm: TBHV Ngành nghề việc làm: Quản lý điều hành Bán hàng Hóa chất/ Sinh hóa/ Thực phẩm Cấp bậc: Điều hành Nơi làm việc: Quảng Trị Thừa Thiên Huế Loại cơng việc: Tồn thời gian cố định Lương: Thương lượng Tuổi: Dưới 40 Giới tính: Nam/Nữ Mơ tả chi tiết cơng việc: * TĨM TẮT CÔNG VIỆC: - Chịu trách nhiệm quản lý, phát triển khách hàng điểm lẻ địa bàn phụ trách nhằm đạt mục tiêu bao phủ lẻ, doanh số thị phần giao - Huấn luyện, phát triển Giám Sát NPP (GS NPP), đội ngũ bán hàng (khu vực phụ trách) Phát triển quản lý Nhà Phân Phối * NHIỆM VỤ CHÍNH: Lập kế hoạch triển khai thực mục tiêu doanh số, bao phủ: - Căn mục tiêu hàng năm, hàng tháng Giám Đốc Miền/GĐ Chi Nhánh (GĐCN) giao, xây dựng mục tiêu cụ thể doanh số, bao phủ tùng nhóm ngành hàng, cho địa bàn, NPP, GS NPP, quý - Lập kế hoạch chi tiết để triển khai cho cấp thực nhằm đạt mục tiêu - Đảm bảo GS NPP phân chia mục tiêu cụ thể cho Nhân viên bán hàng (NVBH) - Định kỳ xem xét, đánh giá, phân tích kết thực mục tiêu NPP, GS NPP, nhóm ngành hàng so với mục tiêu đặt để đưa biện pháp cải tiến thường xuyên nhằm đạt vượt mục tiêu đề Xây dựng trì hệ thống phân phối - Triển khai thực kế hoạch, chương trình qui hoạch hệ thống phân phối Công ty/ Chi nhánh đảm bảo hệ thống trì - Có sáng kiến, đề xuất để cải thiện hiệu hệ thống phân phối, cải thiện suất NVBH Quản lý phát triển đội ngũ Quản Lý Phát Triển NPP Tìm kiếm, đánh giá, để xuất mở NPP - Quản lý NPP để đảm báo họ tuân thủ hợp đồng phân phối thỏa thuận nói chung, tiêu chí hoạt động cơng ty nói riêng - Định kỳ họp với NPP GS NPP để đánh giá tình hình thực tiêu đưa biện pháp để cải thiện Quản lý tài sản, thiết bị bán hàng Các công việc khác phân công Giám Đốc Miền * Quản lý thị trường Kinh nghiệm/Kỹ chi tiết: * Kiến thức chuyên môn : Tốt nghiệp Đại học quy - Chuyên ngành Quản Trị Kinh Doanh, Kinh Tế, Marketing… - Lập kế hoạch triển khai hoạt động kinh doanh - Quản lý, điều hành kiểm tra hoạt động kinh doanh, Xây dựng quản lý hệ thống phân phối Có kiến thức tài chánh * Kinh nghiệm: - Có năm kinh nghiệm làm vị trí tương đương cơng ty có qui mơ lớn ngành hàng tiêu dùng nhanh/ngành hàng sữa, thực phẩm * Kỹ tổng quát: Kỹ giao tiếp Kỹ giải vấn đề Kỹ trình bày đàm phán Kỹ phân tích - Kỹ huấn luyện/ đào tạo/ động viên đội ngũ Quản lý dự án Quản lý thay đổi - Khả lãnh đạo Chương : Đánh giá số đề xuất 3.1 Những thành tựu hạn chế công tác phân tích cơng việc Vinamilk 3.1.1 Thành tựu đạt từ q trình phân tích cơng việc: Q trình phân tích cơng việc giúp cho Vinamilk phân cơng xây dựng môi trường làm việc tốt cho nhân viên giúp tăng thêm động lực để nhân viên hồn thiện phát triển, từ nâng tầm vị công ty người lao động: Năm 2016, Vinamilk bình chọn Nhà tuyển dụng ưa thích tiếp tục giữ vững vị trí thứ Top 100 Nơi làm việc tốt Việt Nam Thành tựu công nhận nỗ lực hoạt động Vinamilk việc đem lại môi trường làm việc chất lượng, an tồn, với sách phúc lợi, khen thưởng hấp dẫn, cạnh tranh cao; đảm bảo tự do, cơng bằng, minh bạch hiệu quả; tạo bệ phóng vững để nhân tài phát triển tài Ngoài ra, q trình phân tích cơng việc giúp cho Vinamilk xây dựng chương trình đào tạo phát triển nhân lực cách thiết thực hơn: Trong năm 2016, Vinamilk tiếp tục đầu tư cho cơng tác đào tạo, 538 khóa đào tạo tổ chức, với chi phí đào tạo thực tế khoảng 8,7 tỷ đồng Một số chương trình đào tạo triển khai năm 2016: » Nâng cao lực đội ngũ quản lý: › Tiếp tục thực Chương trình Hoạch định nhân kế thừa Chương trình Quản trị viên tập › Chương trình Thạc sỹ quản trị kinh doanh (EMBA) trường nước mở Việt Nam dành cho số cán quản lý tiềm › Chương trình Mơ thức phong cách lãnh đạo/ quản lý - Định hướng văn hóa Vinamilk › Chương trình Những hành vi cần dừng lại – What to stop › Chương trình Kỹ huấn luyện › Triển khai Bộ lực chung Vinamilk phương pháp đánh giá › Khóa đào tạo Kỹ huấn luyện dành cho người huấn luyện (Coach) người đào tạo (Trainer) MT Ngồi ra, Vinamilk thường xuyên cử cán tham gia chương trình đào tạo chứng quốc tế nước ngoài: › Quản trị doanh nghiệp bền vững (Thụy Điển); › Quan hệ nhà đầu tư quốc tế (Singapore); › Các hội thảo chuyên đề quản trị doanh nghiệp, marketing, tổ chức nước » Đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ kỹ mềm cho cấp nhân viên: › Đào tạo kỹ mềm: kỹ giao tiếp, kỹ thuyết trình, kỹ chăm sóc khách hàng, kỹ đàm phán, › Đào tạo kiến thức kỹ quản lý bán hàng; phát triển hệ thống phân phối; động viên phát triển đội ngũ nhân viên bán hàng; hiểu biết hành vi người mua hàng; công cụ tư giải vấn đề, › Nâng cao kiến thức kỹ cho phận hỗ trợ: kế toán, tài chính, nhân sự, marketing, dự án, chuỗi cung ứng, ; Đào tạo cập nhật quy định pháp luật lao động, thuế, kế toán, › Đào tạo nội dung an toàn vệ sinh lao động, an toàn vệ sinh thực phẩm, an toàn điện, an tồn hóa chất, an tồn vận hành thiết bị yêu cầu nghiêm ngặt, phòng chống cháy nổ, sơ cấp cứu, › Đào tạo nhận thức tiêu chuẩn chất lượng (ISO 90001, ISO 14001, ISO 17025, ISO 50001, OSHAS 18001, ) đào tạo đánh giá viên nội › Đào tạo quy trình cơng nghệ sản xuất, quản lý chất lượng sản phẩm, vận hành, sửa chữa bảo trì máy móc thiết bị, 3.1.2 Những hạn chế tồn qua q trình phân tích cơng việc Năm 2016, 91% nhân viên tồn Cơng ty tham gia khảo sát, mức độ hài lòng bình qn nhân viên mơi trường làm việc, kết bình quân đạt mức 87,7% Qua khảo sát này, thấy cơng ty nhân viên chưa thực hài lòng mơi trường cơng việc mà làm Trong năm 2016, Cơng ty có 227 nhân viên thơi việc, có 21 trường hợp nghỉ hưu Tỷ lệ thơi việc Vinamilk khoảng 3,9% Mặc dù tỷ lệ cho thấy “sức khỏe nguồn nhân lực”của Vinamilk trì mức lành mạnh, biến động nhân không ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh, nhiên có nhân viên khơng thỏa mãn thơi việc Tại thời điểm 31/12/2016, tồn Cơng ty ghi nhận trường hợp mắc bệnh điếc nghề nghiệp Dù tất bố trí cơng việc vị trí phù hợp, hạn chế việc phân tích cơng việc để lại số hậu đáng tiếc 3.2 Đề xuất Mặc dù tại, cơng tác phân tích cơng việc Vinamilk thực cách hiệu Tuy nhiên, số điều mà cơng ty cần hồn thiện để nâng cao nguồn nhân lực công ty Tăng tương tác ban lãnh đạo người lao động để thu thập thơng tin xác khơng qua trưởng phòng ban hay tổ chức Cơng đồn Tăng cường phương pháp thu thập thơng tin, bên cạnh việc lấy ý kiến từ nguồn mà doanh nghiệp thường xuyên sử dụng, nên có vài khảo sát ý kiến bất ngờ để từ nắm bắt tình hình mơi trường làm việc công việc người lao động Bên cạnh đó, việc giúp kiểm tra thơng tin thu thập cách xác Phân tích cơng việc cách xác, đặc biệt vị trí cơng việc nhạy cảm dễ xảy rủi ro làm việc để bố trí cơng việc phù hợp, tránh trường hợp tai nạn lao động đáng tiếc xảy Kết luận ... người thực công việc cần để thực công việc giao 1.2 Vai trò mục đích phân tích cơng việc 1.2.1 Vai trò phân tích cơng việc Phân tích cơng việc có vai trò qian trọng q trình xây dựng, phát triển thực. .. quan đến quyền lợi nghĩa vụ nhân viên Công ty 2.2 Thực trạng phân tích cơng việc Vinamilk Quy trình phân tích cơng việc cơng ty Vinamilk Phân tích công việc vấn đề vô quan trọng, giúp cho người... danh cần phân tích cơng việc Xác định đối tượng tham gia phân tích cơng việc Thu thập thơng tin phân tích cơng việc Xây dựng sản phẩm phân tích cơng việc Ban hành sử dụng kết phân tích cơng việc