Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty CP XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim.DOC

Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty CP XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim

Lời nói đầu

Trải qua 20 năm Đổi mới, nền kinh tế thị trờng theo định hớng XHCN ởnớc ta đã hình thành và ngày càng hoàn thiện Trong kinh tế thị trờng, cạnh tranhlà quy luật tất yếu với mục đích là lợi nhuận Để dành đợc thắng lợi trong mộtmôi trờng mà sự cạnh tranh diễn ra ngày càng khốc liệt đòi hỏi các chủ thể kinhtế, các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao tính tự chủ, sáng tạo trong kinhdoanh

Nếu nh trớc đây, các doanh nghiệp chỉ cần chăm lo vào sản xuất màkhông cần quan tâm đến khâu tiêu thụ sản phẩm bởi đã có Nhà nớc bao cấp thìgiờ đây, các doanh nghiệp phải tự tìm đầu ra cho sản phẩm hàng hoá của mình.Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần đánh giá đúng đắn vai trò quan trọng của quátrình tiêu thụ, bán sản phẩm hàng hoá trong chu kỳ kinh doanh Quá trình tiêuthụ có ý nghĩa giúp cho doanh nghiệp chuyển hoá vốn từ hình thái hiện vật sanghình thái giá trị, khoản doanh thu mang lại sẽ bù đắp đợc các khoản chi phí đãbỏ ra, đồng thời doanh nghiệp cũng xác định đợc khoản lợi nhuận thu về trongmột thời kỳ nhất định để đầu t, mở rộng sản xuất kinh doanh Và đối với tổng thểnền kinh tế, quá trình tiêu thụ chính là con đờng nối liền các chủ thể trong nềnkinh tế, giúp cho cơ chế thị trờng vận hành nhịp nhàng và ổn định, tạo ra thunhập cho toàn bộ nền kinh tế quốc dân.

Nh vậy, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ có ý nghĩa vô cùng quantrọng đối với doanh nghiệp và nền kinh tế quốc dân Để quản trị việc tiêu thụ vàxác định kết quả tiêu thụ thì kế toán là một công cụ hiệu quả, phản ánh và cungcấp thông tin kịp thời và chính xác phục vụ cho việc ra quyết định.

Nhận thức đợc vai trò của kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụhàng hoá, kết hợp với việc vận dụng lý luận đã đợc học tập, nghiên cứu với thựctế tìm hiểu công tác kế toán tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim,

em đã lựa chọn đề tài: “Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hànghoá tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim” để nghiên cứu tìm

hiểu hoàn thiện kiến thức đã đợc trang bị trên ghế nhà trờng, đồng thời vận dụngkiến thức để giải quyết một số vấn thực tiễn phát sinh nhằm hoàn thiện công táckế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty.

Vilexim là một công ty đa ngành, đa lĩnh vực, tuy nhiên trong giới hạn vềthời gian thực tập và khuôn khổ của một báo cáo, chuyên đề này xin đợc tậptrung trình bày trong phạm vi kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tạiVilexim gồm có kết cấu gồm 2 phần sau đây:

1

- Phần 1: Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụhàng hoá tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim.

- Phần 2: Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụhàng hoá tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim.

Do còn có những khiếm khuyết trong lý luận cũng nh thực tiễn mà chuyênđề này sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Với tinh thần đợc bổ sung kiến thức,nghiệp vụ và vận dụng lý luận vào thực tiễn, em mong đợi và xin chân thành cảmơn những đóng góp thẳng thắn của các thầy cô trong trờng Đại học Kinh tế quốcdân , đặc biệt là sự hớng dẫn, chỉ bảo tận tình của Thầy giáo Trần Văn Thuận vàcác cán bộ phòng Tài chính Kế toán tại Công ty Vilexim.

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Vilexim

Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim là một doanh nghiệp đangành, đa chức năng trực thuộc Bộ Thơng mại, đợc thành lập năm 1967 với tênban đầu là Tổng Công ty XNK Biên giới do Bộ Ngoại thơng lúc đó quản lý.

Trong 9 năm đầu (1967-1976), Công ty đợc giao nhiệm vụ tiếp nhận hàng

2

hoá viện trợ của các nớc XHCN, vận chuyển quá cảnh một phần hàng hoá đósang Lào và Campuchia.

Năm 1976, Tổng công ty XNK Biên giới chuyển thành Tổng công tyXNK Việt nam trực thuộc Bộ Ngoại thơng có nhiệm vụ tiếp nhận hàng hoá việntrợ từ các nớc XHCN, đồng thời thực hiện các hoạt động XNK theo chỉ tiêu kếhoạch của Nhà nớc

Tháng 2 năm 1987, Công ty chính thức mang tên Công ty XNK với Lào.Năm 1993, thực hiện Nghị định 388/HĐBT của Hội đồng Bộ trởng (nay làChính phủ) về việc sắp xếp lại DNNN, Bộ Thơng mại đã ra Quyết định 332 TM/TCCB ngày 31/03/1993 thành lập DNNN- Công ty XNK với Lào.

Năm 2003, Bộ Thơng mại ban hành Quyết định số 0999/2003 QĐ-BTMngày 08/08/2003 đổi tên Công ty XNK với Lào thành Công ty XNK và Hợp tácđầu t Vilexim

Năm 2005, theo quyết định 1188/QĐ-BTM ngày 23/08/2004 của Bộ Thơng mại, Công ty XNK và Hợp tác đầu t Vilexim đã chính thức đi vào Cổ phần hoá

từ ngày 01/01/2005 và lấy tên là Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim.

- Tên công ty: Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t VILEXIM

+ Tên giao dịch (tiếng Anh): VILEXIM Import Export and operation Investment Joint Stock Company

- Mô hình tổ chức của doanh nghiệp: Quy mô vừa

- Vốn điều lệ: 18.000.000.000đ Trong đó, cơ cấu vốn phân theo sở hữu:

+ Vốn của các Cổ đông khác: 2.160.000.000đ 12%Vốn hiện có trên Báo cáo tài chính: 18.449.017.671đ, tăng vốn điều lệ củaCông ty lên 449.017.671đ tơng ứng với mức tăng khoảng 2,5%.

3

Cổ phần hóa doanh nghiệp đã tạo điều kiện thuận lợi cho Vilexim huyđộng vốn của xã hội, nâng cao hiệu quả, sức cạnh tranh của doanh nghiệp trongtiến trình hội nhập với sự phát triển kinh tế của đất nớc và thế giới.

Trải qua quá trình hình thành và phát triển lâu dài, với bao thăng trầm, từmột công ty với kim ngạch XNK chỉ đạt một vài triệu USD, đến năm 2005, kimngạch XNK của Vilexim vào khoảng gần 60 triệu USD với những mặt hàngXNK đa dạng và phong phú nh nông - lâm - thủy sản, vật t, nguyên liệu, thiết bịmáy móc đồng bộ phục vụ sản xuất và tiêu dùng; Không chỉ XNK hàng hóa,Vilexim còn hoạt động trên lĩnh vực đầu t liên doanh và xuất khẩu lao động

Thực trạng hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim những năm gần đây:

Năm 2000, Tổng kim ngạch XNK là 25.294.000 USD - Trong đó, XK là 11.889.000USD và NK là 13.405.000 USD.

Năm 2001, Tổng kim ngạch XNK là 25.093.000 USD so với kế hoạch đợcgiao đạt 109%, so với năm 2000 bằng 99,2% - Trong đó, XK là 11.819.000 USDđạt 96,5% kế hoạch đợc giao và so với cùng kì năm trớc bằng 99,4%; NK là13.274.000 USD đạt 120,9% kế hoạch giao và so với cùng kì năm trớc bằng99%

Năm 2002, Tổng kim ngạch XNK là 26.255.000 USD so với kế hoạch đợcgiao đạt 104,9%, so với năm 2001 bằng 104,5% - Trong đó, XK là 10.363.000USD đạt 82,9% kế hoạch đợc giao và so với cùng kì năm 2001 bằng 87,7%; NKlà 15.892.000 USD đạt 126,9% kế hoạch giao và so với cùng kì năm 2001 bằng119,7%

Năm 2003, Tổng kim ngạch XNK là 40.128.000 USD, so với kế hoạch ợc giao đạt 154% , so với năm 2002 bằng 153% - Trong đó, XK năm 2003 đạtthành tích đáng kể là hơn 15.003.000 USD, đạt 120% so với kế hoạch đợc giao,so với cùng kì năm 2002 bằng 145%; NK đạt 25.125.000 USD đạt 186% kếhoạch đợc giao và so với năm 2002 bằng 158%.

Năm 2004, Tổng kim ngạch XNK là 49,45 triệu USD bằng 172% so vớikế hoạch đợc giao và bằng 123% so với năm 2003 - Trong đó, XK là 12,11 triệuUSD và NK là 37,34 triệu USD.

Năm 2005, Tổng kim ngạch XNK 58,75 triệu USD bằng 118% so với năm2004 – Trong đó, XK là 16,23 triệu USD tăng 34% so với năm 2004 và NK là42,52 triệu USD tăng 13,8% so với năm 2004.

4

Kim ngạch xuất nhập khẩu của Công ty tăng, đặc biệt là kim ngạch xuấtkhẩu Vì thế, lợi nhuận của Công ty tăng cao, đời sống của ngời lao động đợccảIithiện Cụ thể nh sau:

Biểu 1.1. Bảng so sánh kết quả kinh doanh các năm 2004, 2005

Năm Chỉ tiêu

Tỷ lệ %so vớinăm 2004

Tỷ lệ %so với kếhoạch BộTM giao

1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Vilexim.

Chế độ quản lý của công ty Vilexim là chế độ quản lý tập trung Đứng đầucông ty là Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Giám đốc Công ty Hội đồng quản trịra các quyết định liên quan đến mọi hoạt động của công ty theo chế độ, chínhsách của nhà nớc Giám đốc là ngời thay mặt cho Hội đồng Quản trị và toàn thểcán bộ công nhân viên trong công ty giao dịch với các đơn vị bên ngoài, đại diệncho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trớc pháp luật, trớc cơ quan quản lýcấp trên.

Trợ giúp cho Giám đốc là 3 Phó giám đốc Một Phó giám đốc điều hành kinhdoanh, một Phó giám đốc điều hành Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh vàmột Phó giám đốc điều hành Trung tâm XK Lao động Phó giám đốc phải chịutrách nhiệm trớc Giám đốc và Hội đồng Quản trị Công ty về công việc đợc giao.

5

Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty đợc thể hiện qua sơ đồ sau: ( Xem trang bên)

6

Biểu 1.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty

3) Ban kiểm soát

- Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý và điều hành hoạt động kinhdoanh, trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính của Công ty.

Chi nhánh TP HCM

Trung tâm XKLĐChi nhánh

Hải Phòng

Chi nhánh Hà Tây

VP đại diện tại Lào

Kế toán

P.Tổ chức hành chính

Đội xeKho Tứ KìKho Cổ Loa

- Thờng xuyên thông báo với HĐQT về kết quả hoạt động Báo cáo Đại hội Cổđông về tính chính xác, trung thực, hợp pháp của việc ghi chép, lu giữ chứng từvà lập sổ kế toán, báo cáo tài chính và các báo cáo khác.

- Không tiết lộ bí mật Công ty, không gây cản trở hoạt động sản xuất kinh doanhcủa Công ty.

- Tích cực tìm kiếm các cơ hội kinh doanh, tham gia hợp tác kinh doanh với cácdoanh nghiệp ở trong nớc và nớc ngoài.

5) Phòng Tài chính Kế toán

- Ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quátrình sản xuất, kinh doanh của công ty theo đúng nguyên tắc, chuẩn mực, phơngpháp kế toán quy định

- Thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp số liệu, thông tin về các hoạt động sản xuấtkinh doanh của công ty Lập hệ thống báo cáo tài chính và cung cấp thông tin kếtoán cho các đối tợng sử dụng có liên quan.

- Kiểm tra, giám sát và chấp hành các chính sách chế độ về quản lý tài chính.- Tham gia phân tích các thông tin kế toán giúp lãnh đạo công ty đa ra các giảipháp hữu hiệu trong việc điều hành, quản lý hoạt động kinh doanh của công ty.

- Lập dự án, phơng án khả thi về nhu cầu đất đai cần cho sự mở rộng và pháttriển của Công ty.

- Khảo sát, tìm kiếm, liên hệ với các tỉnh, thành phố, địa phơng, khu công nghiệpđể làm thủ tục và các giấy tờ xin cấp hoặc thuê đất; nhận và quản lý đất đai đợcgiao, triển khai xây dựng.

- Tổ chức công tác văn th lu trữ, quản lý con dấu, tiếp khách đến giao dịch, làmviệc với công ty, tổ chức bảo vệ hàng ngày

9) Các đơn vị trực thuộc (Các chi nhánh, văn phòng đại diện, kho hàng,

đội xe )

- Tìm kiếm bạn hàng, thu gom hàng hoá, thực hiện các thơng vụ xuất nhập khẩudo công ty giao Ngoài ra còn đại diện cho công ty giải quyết các vấn đề nhthanh toán nợ, nghiên cứu thị trờng

- Có trách nhiệm quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản, tiền vốn, cơ sở vậtchất đợc giao.

1.1.3 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Vilexim.

1.1.3.1 Phơng thức hoạt động kinh doanh.

Hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần XNK & Hợp tác đầu t Vileximdo các Phòng kinh doanh phụ trách Các phòng kinh doanh trớc hết làm nhiệmvụ tiến hành tìm đầu ra cho hàng hoá thông qua nghiên cứu thị trờng, xem thị tr-ờng có nhu cầu về loại hàng hóa nào, xem xét khả năng tiêu thụ hàng hoá nh thếnào, kết quả thu đợc ra sao Sau khi có đợc đầu ra cho hàng hoá, các phòngkinh doanh sẽ liên hệ với các nhà cung cấp để thoả thuận mua hàng, đồng thời,lên kế hoạch lập phơng án kinh doanh Sau đó, phơng án kinh doanh đợc trìnhlên Phòng Tài chính Kế toán để thẩm định khả năng tài chính của Công ty hiệnthời có đáp ứng đợc yêu cầu của phơng án đó hay không? Nếu khả năng tàichính cho phép, phơng án kinh doanh đợc cho là khả thi thì sẽ trình lên Giámđốc công ty phê duyệt.

9

Khi phơng án kinh doanh đợc chấp thuận, Phòng kinh doanh sẽ tiến hànhcác nghiệp vụ kinh doanh bao gồm: Ký kết hợp đồng với doanh nghiệp trong n-ớc, hợp đồng ngoại thơng với phía nớc ngoài, tổ chức thực hiện hợp đồng, làmcác thủ tục liên quan đến mua bán hàng hoá Chẳng hạn, với hoạt động nhậpkhẩu hàng hoá, hoạt động thờng xuyên của Công ty, Phòng kinh doanh sẽ mở L\C nhập khẩu; theo dõi việc giao hàng của phía nớc ngoài; Khi bộ chứng từ hànghóa về tới Ngân hàng, Phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận bộ chứng từ hàng hoá đểlàm căn cứ đi nhận hàng, tiến hành các thủ tục Hải quan Sau khi có hàng, sẽ tiếnhành giao hàng cho khách hàng trong nớc theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.

Với đặc điểm kinh doanh cơ bản nh trên, quá trình kế toán bán hàng tạiCông ty đợc tổ chức xử lý, theo dõi các số liệu kế toán phát sinh theo từng lôhàng mỗi lần xuất khẩu hoặc nhập khẩu.

1.1.3.2 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh.

- Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa trực tiếp, xuất nhập khẩu ủy tháccác mặt hàng nông lâm sản, hóa chất, dợc liệu, bông vải sợi, điện máy, vật liệuxây dựng, thủ công mỹ nghệ.

- Xuất khẩu lao động đi nớc ngoài, đào tạo ngoại ngữ, giáo dục định hớngvà nghề nghiệp cho lao động đi làm việc tại nớc ngoài.

- Kinh doanh vật t nguyên liệu phục vụ sản xuất (kim loại màu, sắt thép cácloại), phơng tiện vận tải và hàng tiêu dùng.

- Kinh doanh hải sản, thực phẩm, hàng tiêu dùng.

- Kinh doanh vật t, nguyên liệu, thiết bị phục vụ ngành hàng khí hóa lỏng,mặt hàng giấy.

- Liên doanh liên kết với các đơn vị khác để sản xuất hàng xuất khẩu- Cho thuê nhà văn phòng, nhà xởng, kho bãi.

Trong đó, hoạt động chủ yếu chiếm phần lớn doanh thu của Công ty là hoạt độngxuất nhập

1.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Vilexim.

1.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán.

Công ty Vilexim là một đơn vị thực hiện hạch toán độc lập, bộ máy kế toáncủa công ty đợc tổ chức theo mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán Đây làhình thức tổ chức công tác kế toán kết hợp hình thức tập trung với hình thứcphân tán: Các đơn vị trực thuộc đợc tổ chức bộ phận kế toán riêng nh Chi nhánhThành phố Hồ Chí Minh, Chi nhánh Hải phòng làm nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ

10

công tác tài chính kế toán, định kỳ lập Báo cáo kế toán gửi về Phòng kế toán tạiVăn phòng Công ty.

ở các đơn vị trực thuộc với đặc điểm cha đủ trình độ quản lý, cha đợc phâncấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ ở mức độ cao nh Trung tâm Xuất khẩu Laođộng, Chi nhánh Hà Tây, Văn phòng đại diện tại Lào thì không tổ chức kế toánriêng, mà bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hớng dẫn, kiểm tra hạchtoán ban đầu; định kỳ thu nhận chứng từ ban đầu, xử lý và kiểm tra sơ bộ cácchứng từ đó để chuyển về Phòng kế toán tại Văn phòng Công ty.

Phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm thực hiện công việc kế toán phátsinh tại Trụ sở Công ty và ở các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toánriêng; Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán ở các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng gửi đến và lập Báo cáo tài chính hợp nhất toàn công ty.

Mô hình kế toán áp dụng nh trên tại Công ty có nhiều u điểm hơn so với cácmô hình kế toán khác và tơng đối phù hợp với Công ty do đây là mô hình kế toántơng đối linh hoạt khi áp dụng; Mặt khác, Công ty Vilexim có quy mô vừa nhnghoạt động phân tán, áp dụng mô hình này sẽ không bị phụ thuộc vào địa bànhoạt động; Công ty Vilexim đợc trang bị và sử dụng các phơng tiện kỹ thuật hiệnđại, thuận lợi cho việc nối mạng nội bộ tại Văn phòng Công ty, cũng nh thôngtin viễn thông với các đơn vị trực thuộc Do đó, thông tin kế toán đợc cung cấpkhá kịp thời.

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty:( Xem trang bên)

11

Chú thích:

- Kế toán tiền mặt theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt của công ty.

- Kế toán ngân hàng và thuế tiến hành các nghiệp vụ giao dịch với ngân hàngvà thực hiện nghĩa vụ về thuế đối với Nhà nớc.

- Kế toán hàng tồn kho theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá - Kế toán công nợ theo dõi tình hình thanh toán của công ty với khách hàngvà các nhà cung cấp từ đó xác định đợc số nợ còn phải thu cũng nh số nợ cònphải trả của từng đối tợng.

Biểu 1.3 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

KT Tiền

Kế toán tr ởnG

KT Ngân hàng và Thuế

KT Hàng

tồn kho

Kế toán Công

Kế toán Tổng

P.Kế toán tại CN Tp HCM, CN Hải Phòng

Nhân viên kế toán tại các CN

KT Tiền l

Quan hệ chỉ đạo

Quan hệ cung cấp thông tin

- Kế toán Tiền lơng tính toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng của cánbộ công nhân viên toàn công ty.

Xuất phát từ đòi hỏi của tình hình kinh doanh ngày một lớn mạnh, số liệuphát sinh ngày càng nhiều và phức tạp, Phòng kế toán đã đa phần mềm kế toánFast Accounting vào sử dụng với phiên bản hiện tại là Fast 2003.f Phần mềm đ-ợc thiết kế theo đặt hàng của Công ty Vilexim, thích ứng với hình thức tổ chứcbộ máy kế toán, hoạt động kinh doanh riêng của Công ty Cổ phần XNK và hợptác đầu t Vilexim

Giao diện của Fast Accounting tại Công ty Vilexim nh sau:( Xem trang bên)

Biểu 1.4 Giao diện của Fast Accounting tại Công ty Vilexim

13

Trớc khi đa phần mềm kế toán Fast Accounting vào sử dụng, Phòng kế toánVilexim đã phải làm các công việc chuẩn bị phục vụ cho việc áp dụng phầnmềm Các công việc đã thực hiện bao gồm:

- Xác định các yêu cầu về quản lý.

- Nghiên cứu cách thức tổ chức và xử lý thông tin của phần mềm kế toán;- Tổ chức hệ thống thông tin và quy trình xử lý thông tin.

- Xây dựng danh mục các từ điển trong phần mềm kế toán (danh mục đơn vịcơ sở, danh mục tài khoản, tiểu khoản, danh mục khách hàng…).

- Xác định và khai báo các tham số hệ thống, các tham số tuỳ chọn.- Khai báo về ngày bắt đầu của năm tài chính.

- Khai báo thông tin về ngày tính số d đầu kỳ.- Xác định số d đầu kỳ; các số phát sinh luỹ kế.

- Xác định danh sách ngời dùng phần mềm, công việc và quyền truy nhập.Các công việc chuẩn bị trớc khi sử dụng phần mềm kế toán đã đợc các cánbộ nhân viên phòng Tài chính kế toán chuẩn bị cẩn thận và kỹ lỡng bởi mọi ngờiđã xác định đây là công việc vô cùng quan trọng, ảnh hởng sâu sắc tới việc khaithác thông tin sau này có thuận lợi và hiệu quả hay không, tránh phải sửa chữa,làm đi làm lại nhiều lần.

1.1.4.2 Quản trị ngời sử dụng.

Phần mềm kế toán Fast Accounting cho phép kế toán trởng có thể quản trịngời dùng, phân công chức năng, nhiệm vụ cho từng nhân viên kế toán thôngqua chức năng phân quyền Chức năng này để khai báo những ngời sử dụng ch-ơng trình và phân quyền sử dụng chơng trình cho từng ngời sử dụng Mỗi nhânviên kế toán đợc cung cấp một tên và mật khẩu đăng nhập riêng để sử dụng ch-ơng trình.

Ví dụ, để phân công nhân viên Nguyễn Thị Nh Trang phụ trách kế toán hàngtồn kho, cách làm nh sau:

- Chọn menu “Hệ thống” bằng cách kích chuột trái hoặc ấn phím Enter sauđó chọn tiếp menu “Quản lý ngời sử dụng” rồi vào menu “Khai báo ngờisử dụng và phân quyền”

Biểu 1.5 Khai báo ngời sử dụng và phân quyền truy nhập

14

- Trên màn hình khai báo kích chuột vào nút “Thêm NSD” rồi tiến hành nhậpdữ liệu tuần tự nh sau:

+ Tên đầy đủ: Nguyễn Thị Nh Trang

+ Mật khẩu: Nhập mật khẩu bất kỳ giả sử là 123, mật khẩu này chỉ cho phép ngời đợc phân quyền và kế toán trởng truy cập vào phần kế toán hàng tồn kho

+ Sửa / xoá chứng từ : Đánh số 1 nếu kế toán trởng cho phép nhân viên này đợc sửa và xoá chứng từ, nếu không cho phép đánh số 0.

+ Cuối cùng kích chuột vào nút “Nhận” để kết thúc khai báo

- Tiếp theo sẽ tiến hành phân quyền cho ngời sử dụng bằng cách di chuyển con trỏ màu xanh đến vị trí tên nhân viên Nguyễn Thị Nh Trang rồi kích chuột vào nút “Phân quyền”, chọn cột “Chức năng không đợc sử dụng”, kích chuột để đánh dấu phần “Kế toán hàng tồn kho” Sau đó, kích vào nút “Thêm quyền” cuối cùng là nút “Nhận”.

Chức năng phân quyền trong phần mềm Fast giúp kế toán trởng có thể kiểm tra công việc của từng nhân viên và xác định đợc cụ thể trách nhiệm thuộc về ng-ời nào khi xảy ra sai sót Việc phân quyền rất đa dạng nh:

- Phân quyền cho từng ngời sử dụng đến từng chức năng (menu) của chơng trình Ví dụ: Đối với kế toán bán hàng và xác định kết quả, nhân viên Trang chỉ đợc truy cập đầy đủ các menu “Kế toán hàng tồn kho”, “Kế toán bán hàng và xác định kết quả”, Kế toán chi phí và lãi lỗ lô hàng” và một số chức năng thuộc

15

các menu “Hệ thống”, “Kế toán tổng hợp”, “Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay”.

- Đối với phần nhập liệu, kế toán bán hàng đợc quyền tạo mới, sửa, xoá, xemcác chứng từ.

- Đối với các giao dịch, danh mục từ điển chơng trình luôn lu lại ngày, giờ vàmã của ngời tạo giao dịch hoặc danh mục từ điển cũng nh ngày, giờ và mã của ngời thực hiện sửa chữa lần cuối cùng Nhờ đó có thể xác định trách nhiệm cụ thể thuộc về nhân viên nào khi xảy ra sai sót.

Các phần hành kế toán trong chơng trình Fast Accounting có mối liên hệ chặt chẽ với nhau (Xem sơ đồ), bao gồm:

- Phân hệ Kế toán tổng hợp: Chức năng để cập nhật các chứng từ chung, liên kết số liệu với các phân hệ khác để lên báo cáo tài chính và sổ sách kế toán - Phân hệ Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay: Theo dõi thu chi và thanh toán liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay.

- Phân hệ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu để quản lý bán hàng và côngnợ phải thu.

- Phân hệ Kế toán mua hàng và công nợ phải trả để quản lý bán hàng và côngnợ phải trả.

- Phân hệ Kế toán hàng tồn kho để quản lý nhập xuất tồn kho hàng hoá, tính giá hàng tồn kho.

- Phân hệ Kế toán chi phí và lỗ lãi lô hàng : Tập hợp chi phí và phân bổ chi phí, xác định kết quả lãi lỗ theo từng lô hàng.

- Phân hệ Kế toán tài sản cố định : Quản lý TSCĐ về nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị khấu hao, bộ phận sử dụng…

- Báo cáo thuế : Phục vụ lên các báo cáo thuế dựa trên các số liệu đợc cập nhật ở các phân hệ khác.

- Báo cáo tài chính : Cung cấp các báo cáo tài chính theo mẫu quy định của Bộ Tài chính, tạo các mẫu Báo cáo Tài chính riêng để phục vụ kế toán quản trị nội bộ doanh nghiệp.

Các phần hành kế toán đợc giao cho từng bộ phận kế toán tơng ứng trong Phòng kế toán:

- Phân hệ kế toán Tiền mặt, tiền gửi và tiền vay do bộ phận Kế toán tiền mặt và bộ phận Kế toán thanh toán với Ngân hàng đảm nhiệm.

- Các phân hệ Kế toán Hàng tồn kho, Kế toán mua hàng và công nợ phải trả; Kế toán bán hàng và công nợ phải thu do bộ phận Kế toán hàng hoá và bộ phận Kế toán Công nợ phải trả.

16

- Bộ phận Kế toán tổng hợp đảm nhiệm phân hệ Kế toán tổng hợp; Chi phí vàlãi lỗ lô hàng, Kế toán TSCĐ, Báo cáo Tài chính…

Giữa các bộ phận trong phòng kế toán thờng xuyên có sự trao đổi, kiểm tra đối chiếu lẫn nhau trong quá trình xử lý hạch toán chứng từ ban đầu.

Mối liên hệ giữa các phân hệ trong Fast Accounting đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

( Xem sơ đồ trang bên)

17

Ghi chú:

1.1.5.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty Vilexim 1.1.5.1 Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty.

Công ty Vilexim thờng xuyên cập nhật, nắm bắt kịp thời và có hệ thống những Kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp Kê thay đổi trong chế độ kế toán- tài chính doanh nghiệp và vận dụng các chuẩn mực kế toán mới vào các phần hành kế toán của đơn vị mình Công ty Vilexim hiện đang thực hiện theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trởng Bộ Tài chính.

18Số liệu cập nhật đ ợc l u ở phân hệ của mình

Số liệu cập nhật đ ợc chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp

Số liệu cập nhật đ ợc chuyển sang phân hệ khác tùy theo từng tr ờng hợp cụ thể.

Báo cáo bán hàng, SCT công nợ

Báo cáo mua hàng, SCT công nợ

Thẻ kho, NXT…

Thẻ TSCĐ, Bảng tính khấu hao…

Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi NH…

ng

HợpVốn bằng tiền

Phiếu thu, phiếu chi Báo nợ, báo có

Bán hàng&Phải thuHóa đơn, ctừ phải thu

Nghiệp vụ khácBảng kê, Bảng phân bổ, Phiếu kế toánTài sản cố địnhHàng tồn kho

PN,PX, Cuyển khoMua hàng&Phải trảHóa đơn, ctừ phải trả

SCT tài khoản, Sổ cái TK,

Báo cáo Quản trịBáo cáo thuếBáo cáo chi phí

và giá thànhBáo cáo Tài

Biểu 1.6 Sơ đồ mối liên hệ giữa các phân hệ trong Fast

Accounting

- Niên độ kế toán: tính theo năm dơng lịch, bắt đầu từ ngày 01/01đến ngày31/12 hàng năm.

- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Kế toán hàng tồn kho theo phơngpháp kê khai thờng xuyên.

- Phơng pháp tính thuế GTGT: Tính Thuế GTGT theo phơng pháp khấutrừ.

- Phơng pháp tính giá hàng tồn kho cuối kỳ: Căn cứ vào kêt quả kiểm kêđịnh kỳ.

- Phơng pháp tính khấu hao TSCĐ: Căn cứ vào thời gian sử dụng hữu íchhoặc tỷ lệ Khấu hao TSCĐHH, TSCĐVH theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTCngày 12/12/2003.

1.1.5.2 Hệ thống chứng từ kế toán.

Trong phạm vi quy định của Bộ trởng Bộ Tài chính ban hành “ Chế độ Kếtoán doanh nghiệp” và các văn bản hớng dẫn của cơ quan quản lý cấp trên, Côngty Vilexim áp dụng hệ thống chứng từ kế toán hớng dẫn nhằm phù hợp với đặcđiểm kinh doanh và vân dụng phần mềm kế toán của Công ty.

Phần mềm kế toán Fast đang áp dụng tại Công ty Vilexim, các chứng từ đợc Fasttự động mã hoá cho từng loại chứng từ, quy định cho từng màn hình cập nhậtchứng từ và không đợc sửa Mã chứng từ có tác dụng giúp chơng trình nhận biếtđợc dữ liệu, thông tin trên các báo cáo đợc cập nhật từ giao diện màn hình nào,từ phân hệ nào.

Tên của chứng từ đợc chơng trình khai báo tự động Tuy nhiên, ngời sửdụng có thế sửa lại cho phù hợp bằng cách vào menu “Hệ thống” => “Danh mụctừ điển và tham số tuỳ chọn” => “Khai báo các màn hình nhập chứng từ” Muốnsửa chứng từ nào chọn chứng từ đó rồi ấn phím F3 để sửa trên màn hình, nh dớiđây:

Biểu 1.7 Sửa các thông số của mã chứng từ

19

Mã chứng từ mẹ để khai báo cho việc đánh số tự động các chứng từ Mỗikhi thêm một chứng từ mới thì chơng trình tự động đánh số tăng thêm 1 Trongtrờng hợp các màn hình cập nhật chứng từ khác nhau nhng lại có cùng một hệthống đánh số chứng từ thì phải khai báo các màn hình này có cùng một mãchứng từ mẹ cho chơng trình nhận biết để đánh số tự động Mã chứng từ mẹ làmã một chứng từ nào đó trong danh mục chứng từ Trong trờng hợp màn hình cóhệ thống đánh số thứ tự riêng thì mã chứng từ mẹ trùng với mã chứng từ trongdanh mục chứng từ

PT1Phiếu thu tiền mặt

PTAPhiếu thu tiền mặt ngoại tệ (tỷ giá hạch toán) PC1Phiếu chi tiền mặt

PCAPhiếu chi tiền mặt ngoại tệ (tỷ giá hạch toán) BC1Giấy báo có của ngân hàng (thu) BCAGiấy báo có ngoại tệ (tỷ giá hạch toán)

BN1Giấy báo nợ của ngân hàng (chi)

20

BNAGiấy báo nợ ngoại tệ (tỷ giá hạch toán)

PNA Phiếu nhập kho (nhập mua)

PNBPhiếu nhập mua nhập khẩu

PNC Phiếu nhập tiền chi phí

PNDPhiếu nhập kho (nội bộ)

PNEPhiếu nhập điều chuyển

PNFPhiếu nhập hàng bán bị trả lại

HADHoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

PXDPhiếu xuất kho

PXEPhiếu xuất điều chuyển

PXFPhiếu xuất trả lại nhà cung cấp

PXHPX chênh lệch (tự động) giá hàng tồn kho

HD1Hoá đơn dịch vụ

HD9Ctừ phải thu khác, ctừ bù trừ công nợ

PN1Hoá đơn mua dịch vụ

PN2Phiếu thanh toán tạm ứng

PN9Ctừ phải trả khác, ctừ bù trừ công nợ

PK1Phiếu kế toán tổng hợp

PK3Bút toán kết chuyển tự động

PK4Bút toán phân bổ tự động

PK5Bút toán phân bổ khấu hao

PK8Bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ

HD0Hoá đơn phải thu đầu kỳ

PN0Hoá đơn phải trả đầu kỳ

T02Hoá đơn giá trị gia tăng đầu ra

T03Hoá đơn giá trị gia tăng đầu vào

Một số mã chứng từ do Fast Accounting tại Vilexim tự động khai báo 1.1.5.3 Hệ thống tài khoản kế toán.Hệ thống tài khoản là xơng sống của toàn bộ hệ thống kế toán Mọi thôngtin kế toán đều đợc phản ánh trên các tài khoản Vì vây, việc xây dựng hệ thốngtài khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý và khai thác thông tin về sau,đặc biệt là trong điều kiện tổ chức kế toán máy.Dựa theo Quyết định 1141- TC/CĐKT ngày 01.11.1995 của Bộ trởng BộTài chính_Đã sửa, đổi bổ sung theo các văn bản mới nhất của Bộ Tài chính:Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim đã xây dựng hệ thống tài khoảnkế toán theo nguyên tắc phân cấp tài khoản: Một tài khoản mẹ (TK bậc 1) sẽ baogồm các tài khoản con (bậc 2,3,4…) Chẳng hạn, tài khoản 131 – Phải thu củakhách hàng (TK mẹ) tại công ty Vilexim đợc phân cấp nh sau:Tài khoảnTên tài khoảnTk mẹBậc131Phải thu của khách hàng 11311Phải thu của khách hàng trong nớc 1312

21

131101Phải thu của khách hàng trong nớc KD1 13113131102Phải thu của khách hàng trong nớc KD2 13113131103Phải thu của khách hàng trong nớc KD3 13113131104Phải thu của khách hàng trong nớc Phòng TCMN 13113131105Phải thu của khách hàng trong nớc VP Cty 131131312Phải thu của khách hàng nớc ngoài 1312131201Phải thu của khách hàng nớc ngoài KD1 13123131202Phải thu của khách hàng nớc ngoài KD2 13123131203Phải thu của khách hàng nớc ngoài KD3 13123131204Phải thu của khách hàng nớc ngoài Phòng TCMN 13123131205Phải thu của khách hàng nớc ngoài VP Cty 13123

TK 131 đợc khai báo sử dụng tại Vilexim

Để quản lý danh mục tài khoản ta tìm đến menu theo đờng dẫn “Kế toántổng hợp” => “Danh mục từ điển” =>”Danh mục tài khoản” Cửa sổ danh mụctài khoản cho phép thực hiện một số thao tác nh: Xem thông tin tài khoản (bấmphím F2); Sửa nội dung tài khoản (F3), Thêm tài khoản (F4); Đổi tài khoản (F6)hoặc xoá các tài khoản không sử dụng (F8)…

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tai Công ty Vilexim (Xem phần phụlục kèm theo)

1.1.5.4 Hệ thống sổ kế toán.

Hệ thống sổ kế toán tổng hợp và trình tự hệ thống hóa thông tin kế toánxác định hình thức kế toán; mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ kế toán và trìnhtự hệ thống hóa thông tin kế toán khác nhau

Biểu 1.8 Trình tự ghi sổ kế toán trong kế toán máy

Sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting cho phép cung cấp hệ thốngsổ kế toán theo các hình thức Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ và Nhật ký chứngtừ Đặc điểm này rất phù hợp với hình thức sổ kế toán mà Công ty Vilexim đangáp dụng là Chứng từ ghi sổ.

Để lựa chọn Sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ, bấm chuột tráihoặc gõ phím Enter vào menu “Kế toán tổng hợp” rồi chọn menu “Sổ kế toántheo hình thức CTGS” Khi đó, chơng trình sẽ cho phép truy cập vào:

Chứng từ gốc

Tệp dữ liệu trên máy

- Sổ kế toán tổng hợp- Sổ kế toán chi tiết- Báo cáo kế toán- Báo cáo khácNhập dữ liệu

vào máy tính (mã

Xử lý tự động bằng phần mềm kế toán trên máy

vi tính

1) Đăng ký chứng từ ghi sổ2) Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

3) Bảng tổng hợp chứng từ/ Sổ chi tiết4) Chứng từ ghi sổ

5) Sổ cái của một tài khoản

6) Sổ cái tài khoản (lên cho tất cả các tài khoản)7) Sổ chi tiết của một tài khoản

8) Sổ chi tiết của một tài khoản (in dọc)

9) Sổ chi tiết tài khoản (lên cho tất cả các tài khoản) 10) Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản

11) Sổ tổng hợp chữ T (lên cho tất cả các tài khoản) 12) Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản 13) Bảng số d cuối kỳ của các tài khoản

14) Bảng số d đầu kỳ của các tài khoản1.1.5.5 Hệ thống báo cáo kế toán.

- Kỳ lập báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính đợc lập theo Quý.

- Cơ sở lập báo cáo tài chính: Kế toán tổng hợp sẽ thu thập các chứng từchung, tổng hợp số liệu của các phân hệ kế toán để lên báo cáo tài chính.

- Hệ thống báo cáo tài chính, gồm:

1) Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản.2) Bảng cân đối kế toán.

3) Báo cáo kết quả kinh doanh( Phần I, II, III, IV).4) Báo cáo lu chuyển tiền tệ.

5) Thuyết minh báo cáo tài chính.- Nơi nộp báo cáo tài chính, gồm:

1) Cục Tài chính Doanh nghiệp_ Quận Hoàn Kiếm.2) Cục Thuế Hà Nội_ Quận Đống Đa.

3) Cục Thống kê_ Quận Hoàn Kiếm.4) Bộ Tài chính_ Quận Hoàn Kiếm.

1.2 Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoátại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim.

1.2.1 Đặc điểm hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Vilexim.1.2.1.1 Đặc điểm hàng hoá.

Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Vilexim, đó là: Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá trực tiếp, xuất nhập khẩu uỷ thác các mặt hàng nông lâm sản, hoá

23

chất, dợc liệu, bông vải sợi, đồ điện gia dụng, vật liệu xây dựng, thủ công mỹ nghệ,… Trong điều kiện sản phẩm hàng hoá mà Công ty Vilexim kinh doanh rất phong phú, đa dạng về chủng loại Vì thế Công ty Vilexim đã tổ chức mã hoácác đối tợng liên quan cần quản lý nh sau:

1) Danh mục sản phẩm hàng hoá.

Để quản lý chặt chẽ và hạch toán chính xác thì cần phải tiến hành phânloại hàng hóa, mã hóa hàng hóa Mã hoá hàng hoá là cách thức để thực hiện việcphân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các loại sản phẩm hàng hoá Từ đó, cho phépnhận diện, tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn giữa cácloại mặt hàng Đồng thời giảm đợc thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ củamáy tính.

Phần mềm kế toán Fast Accounting mà Công ty Vilexim đang sử dụngcho phép tạo dựng danh mục vật t hàng hoá một cách khoa học và nhanh chóngnh sau: Truy cập vào menu Danh mục hàng hoá vật t theo đờng dẫn “Kế toánhàng tồn kho” => “Danh mục từ điển” => “Danh mục vật t hàng hoá”.

Tại Công ty Vilexim, để quản lý hàng hoá trong phần mềm kế toán, việcmã hoá vật t đợc thực hiện bắt đầu từ việc theo dõi vật t, hàng hóa là của phòngkinh doanh nào, nếu là hàng nhập khẩu thì theo dõi cả số hiệu L\C nhập khẩucủa lô hàng đó, đối với hàng xuất khẩu do số lợng ít hơn nên thờng theo dõi theotrị giá của lô hàng

Ví dụ, thêm vào danh mục hàng hoá Tấm nhôm màu hợp kim là hàng củaphòng Kinh doanh 1, ta truy cập tới menu “Danh mục vật t, hàng hoá”, tại cửa sổhiện lên, bấm phím F4 để hiện lên màn hình nh sau:

24

Tại màn hình trên ta tiến hành nhập các thông tin vào các trờng “Mã vật t”là “KD1TAMNHOMMAU”; Tên vật t là “KD1 – Tấm nhôm màu hợp kim”;Đơn vị tính là “Tấm”; TK vật t là 156101 – Hàng của phòng KD1; TK giá vốnlà 632101 – Giá vốn hàng bán phòng KD1; TK doanh thu là 511101 – Doanhthu hàng hoá nhập khẩu phòng KD1… Kết thúc bấm chuột vào nút “Nhận” hoặcsử dụng tổ hợp phím {Alt, N}.

Biểu 2.1 Danh mục hàng hoá

SttMã vật tTên vật tĐvt TK vật t TK giá vốn TK doanh thu1 KD1CUASONGNHUA Cửa sổ ống nhựa chiếc 156101632101511101

2 KD1ONGNHUA ống nhựa chiếc 1561016321015111013 KD1PHUKIENBINHLC Phụ Kiện bình lọc LC 049 chiếc 1561016321015111014 KD1PHUKIENONGNHU Phụ Kiện ống nhựa chiếc 1561016321015111015 KD1SATLA KD1-Sắt lá tráng thiếc tấn 1561016321015111016 KD1TAMNHOMMAU KD1- Tấm nhôm màu hợp kim tấm 1561016321015111017 KD1THIETBIDHMLOPThiết bị dậy học-Móc lốp bộ 1561016321015111018 KD2KEMOXIT Kẽm oxít tấn 156102632102511102

Trích Danh mục hàng hoá tạo lập tại Công ty Vilexim“ ”2) Danh mục khách hàng.

Với tốc độ phát triển mạnh mẽ, các mối quan hệ kinh doanh của Công tyngày càng mở rộng, bên cạnh các khách hàng truyền thống, danh sách các kháchhàng mới của công ty ngày một dài ra Phần mềm kế toán Fast tại Công tyVilexim yêu cầu xây dựng một danh mục khách hàng để quản lý khách hàng,

25

nhà cung cấp và các đối tợng công nợ phải thu, phải trả (TK 131, 136, 1388,141, 331, 3388) với các thông tin: Mã khách; Tên khách; Địa chỉ; Mã số thuế;Tài khoản công nợ ngầm định…

Việc mã hoá khách hàng tại Công ty Vilexim đợc tiến hành trớc hết bằngviệc phân loại xem đó là khách của phòng nào? Tại mỗi phòng sẽ đánh số thứ tựcác khách hàng theo thời gian phát sinh quan hệ khách hàng Danh mục kháchhàng đợc thờng xuyên cập nhật khách hàng mới, bổ sung, sửa đổi thông tinkhách hàng cũ theo thông báo từ các phòng kinh doanh.

Ví dụ, để thêm vào danh mục khách hàng Công ty TNHH Chí Thành II làkhách mua hàng của phòng Kinh doanh 3, ta thực hiện các bớc sau: Truy cậptheo đờng dẫn menu “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu” => “Danh mục từđiển” => “Danh mục khách hàng” Tại màn hình “Danh mục khách hàng”, tabấm phím F4 để hiện màn hình “Thêm khách hàng”:

Nhập thông tin khách hàng vào các trờng thích hợp: Tại trờng mã khách,nhập “KD3001” (KD3 là phòng, 001 là số thứ tự khách hàng hiện tại củaphòng); tại trờng tên khách, nhập tên khách hàng “Công ty TNHH Chí ThànhII”…Khách nhập thêm vào danh mục là ngời mua, ta đánh dấu vào ô “Kháchhàng” Kết thúc bấm tổ hợp phím {Alt, N}để chơng trình cập nhật khách hàng.

Biểu 2.2 Danh mục khách hàng

26

KD1018 Cty TNHH Phú Mỹ An Số 21, ngõ 61/2 Lạc Trung,HN 101559450KD1019 Cty TNHH vật t thiết bị B3 TT XN Dợc phẩm TW1, ngõ Văn Hơng, HN 101277015KD1020 Công ty thiết bị phụ tùng Hoà Phát 243 Giải Phóng, Hà Nội 100365371KD1021 Công ty TNHH sản xuất -XNK và đầu t Ngõ 234, đờng Ngô Gia Tự, Long Biên, Hà Nội 0100600610-1 KD1025 Anh Trung-NA Đô Lơng- Nghệ An 2900264383KD1029 Doanh nghiệp t nhân SX Duy Lợi 1724 Phạm Thế Hiển- P6, Q8, TP Hồ Chí Minh 302570535

Trích Danh mục khách hàng của Công ty Vilexim“ ”

4) Danh mục tài khoản.

Tài khoản sử dụng trong kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hànghoá đợc xây dựng theo nguyên tắc chung trong tạo lập hệ thống tài khoản ápdụng tại Công ty Vilexim, tức là theo nguyên tắc phân cấp Chẳng hạn, từ tàikhoản mẹ 511, đợc phân cấp thành 5 tài khoản bậc 2 là : TK 5111 – DT bánhàng nhập khẩu; TK 5112 – DT bán hàng xuất khẩu; TK 5113 – DT xuất khẩulao động; TK 5114 – DT từ các dịch vụ khác; TK 5115 – DT dịch vụ xuấtnhập khẩu ủy thác.

Sau đó, từ các tài khoản bậc 2, căn cứ vào nơi phát sinh doanh thu để phâncấp tiếp thành các tài khoản bậc 3 (Ví dụ, TK 511101 – DT hàng hoá nhập khẩu Phòng kinh doanh 1) Quá trình mã hoá, tạo lập, khai báo tài khoản dùng trong kế toán bán hàng đợc tiến hành nh đã nói ở phần trên.

PT1Phiếu thu tiền mặt

PTAPhiếu thu tiền mặt ngoại tệ (tỷ giá hạch toán)

BC1Giấy báo có của ngân hàng (thu)

BCAGiấy báo có ngoại tệ (tỷ giá hạch toán)

PNFPhiếu nhập hàng bán bị trả lại

HADHoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

PXDPhiếu xuất kho

PK5Bút toán phân bổ khấu hao

PK8Bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ

HD0Hoá đơn phải thu đầu kỳ

T02Hoá đơn giá trị gia tăng đầu ra

Danh mục chứng từ sử dụng chủ yếu trong kế toán tiêu thụ và xác địnhkết quả tiêu thụ hàng hoá tại Vilexim do Fast tự động mã hoá

27

Biểu 2.4 Danh mục Tài khoản

511Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ15111Doanh thu bán hàng hóa nhập khẩu5112511101Doanh thu bán hàng hóa nhập khẩu KD151113511102Doanh thu bán hàng hóa nhập khẩu KD2511135112Doanh thu bán hàng xuất khẩu 5112511201Doanh thu bán hàng xuất khẩu KD151123511202Doanh thu bán hàng xuất khẩu KD2 51123511203Doanh thu bán hàng xuất khẩu KD3 51123

Trích TK 511 trong Danh mục tài khoản sử dụng tại Công ty Vilexim” ”

5) Hệ thống sổ và các báo cáo liên quan.

Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim áp dụng hệ thống sổ kếtoán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Và phần mềm kế toán Fatst Accountingluôn sẵn sàng cung cấp hệ thống sổ kế toán theo hình thức này Kế toán tiêu thụvà xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá sử dụng các sổ kế toán sau: Sổ đăng kýchứng từ ghi sổ, Sổ cái các TK liên quan (TK 156, TK511, TK131, TK 911…)

Các báo cáo bán hàng cũng đợc Fast Accounting cung cấp một cách đầyđủ, nhanh chóng chính xác phục vụ cho theo dõi công nợ và kế toán quản trị, đểxem các báo cáo bán hàng, ta truy cập vào menu “Kế toán bán hàng” => “Báocáo bán hàng”, sau đó lựa chọn một trong các báo nh hình dới đây:

28

Fast Accounting cũng cung cấp các báo cáo lãi lỗ lô hàng nh: Báo cáodoanh thu theo mặt hàng, tổng hợp số chi phí theo lô hàng… Đây là phân hệ đợcCông ty Phần mềm Tài chính Kế toán FAST thiết kế riêng thích ứng với điềukiện kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty Vilexim.

Để theo dõi chi phí, lãi lỗ từng lô hàng ta truy cập theo đờng dẫn menu“Kế toán chi phí và lãi lỗ lô hàng” => “Báo cáo theo vụ việc lô hàng”

Ngoài ra, kế toán bán hàng còn quan tâm đến Báo cáo thuế GTGT đầu ra, để xem báo cáo Thuế GTGT đầu ra, ta cần truy cập vào menu “Báo cáo thuế” => “Báo cáo thuế GTGT đầu ra” => “Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hoá bán ra (Mẫu 02/GTGT)”.

1.2.1.2 Đặc điểm tiêu thụ hàng hoá.

Hoạt động tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tVilexim bao gồm hai lĩnh vực chủ yếu là xuất khẩu hàng hoá ra nớc ngoài vànhập khẩu hàng hoá về bán trong nớc Trong đó, hoạt động nhập khẩu hàng vềbán trong nớc là chủ yếu, chiếm khoảng 70% doanh số bán năm 2005 Hoạtđộng bán hàng xuất khẩu tuy chiếm tỷ trọng thấp hơn nhng luôn đợc Công tyVilexim chú trọng phát triển mở rộng thị trờng, tăng doanh số bán hàng xuấtkhẩu thu ngoại tệ.

Trong lĩnh vực xuất khẩu, thị trờng tiêu thụ hàng xuất khẩu mà Công tyVilexim đang tham gia xuất khẩu hàng nông sản là những thị trờng truyền thốngnh Singapore, Malaysia, Indonesia, Pakistan, India… Đồng thời, Công ty đangtích cực hớng tới các thị trờng mới, giàu tiềm năng nh Trung Quốc, Nam Phi,Châu Âu, Dubai, các nớc Asean… Với thị trờng thu mua nông sản trong nớc,

29

Công ty đã nhận đợc sự ủng hộ từ các cơ sở và doanh nghiệp cung cấp nguồnhàng nông sản, nhất là trong thời điểm mà giá hàng trong nớc có xu hớng tăng.

Đối với thị trờng tiêu thụ hàng nhập khẩu, thị trờng nội địa cũng là thị ờng đang đợc Công ty chú trọng xây dựng và phát triển do đây vừa là thị trờngđầu vào, vừa là thị trờng đầu ra của Công ty Vì thế, Công ty đã quan tâm mởrộng các mối quan hệ khách hàng và các kênh phân phối sản phẩm, trở thànhđầu mối cung cấp nguyên vật liệu, hàng hoá cho các công ty trong nớc nh Côngty Kim loại Việt (Hoàng Quốc Việt, Hà Nội), Công ty CP Thép Việt Nhật (LongBiên, Hà Nội), Công ty Thép Việt (Thạch Thất, Hà Tây) Công ty TNHH Kim khíHoàng Minh (Cầu Giấy, Hà Nội) với mặt hàng sắt thép các loại, Công ty Secoin(Gỗ ván dăm), Công ty Thùy Anh (Hạt nhựa, Xơ Acrylic), Công ty TNHH PhúThái (hàng tiêu dùng các loại), Công ty In và Văn hóa phẩm (Bộ văn hóa thôngtin – mặt hàng giấy)… và các mạng lới phân phối trên cả nớc Thực tế hiện nay,tình hình sản xuất công nghiệp trong nớc tiếp tục tăng trởng cao nên nhu cầu đầuvào các nguyên vật liêu nh sắt thép, hạt nhựa, hóa chất… tăng mạnh đang là yếutố thúc đẩy quá trình tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu của Công ty.

tr-Những bớc tiến nh trên có đợc là nhờ chính sách điều hành, quản lý củaCông ty đang đợc hoàn thiện tích cực sau khi cổ phần hóa, Công ty đã áp dụngcác chính sách khuyến khích, thúc đẩy hoạt động kinh doanh nh: chính sách th-ởng, chính sách bạn hàng Đồng thời, Công ty cũng thực hiện việc tiết kiệm chiphí quản lý, chi phí bán hàng, khuyến khích cán bộ áp dụng công nghệ thông tintrong hoạt động kinh doanh nhằm giảm chi phí giao dịch, nâng cao hiệu quảkinh doanh.

Những yếu tố chủ yếu ảnh hởng đến tổ chức kế toán bán hàng và kết quảkinh doanh tại Công ty Vilexim bao gồm:

- Thời gian lu chuyển hàng hóa xuất – nhập khẩu thờng dài hơn so vớithời gian lu chuyển hàng hóa trong kinh doanh thơng mại nội địa Do đó, để xácđịnh kết quả hoạt động kinh doanh xuất - nhập khẩu thì phải chờ đến khi tiềnhàng đã luân chuyển đợc một vòng hay khi đã thực hiện xong một thơng vụngoại thơng;

- Thời điểm giao nhận và thời điểm thanh toán hàng hóa xuất – nhậpkhẩu cũng không trùng nhau mà có khoảng cách dài;

- Phơng thức thanh toán trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu tạiVilexim chủ yếu sử dụng thanh toán bằng th tín dụng L\C (Letter of Credit),ngoài ra còn có phơng thức nhờ thu D\P (Documents agaist Payment), phơngthức chuyển tiền (Remitance).

30

- Phơng thức xuất nhập khẩu tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tVilexim là phơng thức xuất nhập khẩu trực tiếp Bằng khả năng tổ chức đàmphán, ký kết hợp đồng, am hiểu đối tác, am hiểu thị trờng cũng nh mặt hàng xuấtnhập khẩu, Công ty trực tiếp quan hệ, giao dịch, ký kết hợp đồng, thanh toán tiềnhàng…Do đó, hàng hóa xuất nhập khẩu của Công ty bao gồm hàng hóa do Côngty trực tiếp mua bán và hàng hóa do đơn vị khác ủy thác xuất nhập khẩu (Côngty hởng phí ủy thác).

1.2.2 Kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Vilexim.

1.2.2.1 Các phơng thức tiêu thụ hàng hóa và thủ tục chứng từ.

Phơng thức bán hàng đợc áp dụng chủ yếu tại Công ty Vilexim là bánhàng trực tiếp thu tiền ngay, bán hàng trả chậm có tính lãi Hoạt động bán hàngkhi thực hiện phải có Hợp đồng mua bán giữa khách hàng và Công ty Mọi điềukhoản về tên hàng, số lợng, quy cách, chủng loại; Thời gian và địa điểm giaonhận; Phơng thức thanh toán phải đợc thỏa thuận trong Hợp đồng mua bán trớckhi bán hàng Một Hợp đồng mua bán đợc ký kết phải có sự kết hợp chặt chẽgiữa phòng Kinh doanh XNK và phòng TCKT Trong đó, phòng TCKT cần thựchiện các bớc nh viết Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, theo dõi thu tiềnbán hàng, hạch toán vào các lô hàng vào chơng trình Fast Hợp đồng mua bán đ-ợc lập thành 04 bản có giá trị pháp lý nh nhau, mỗi bên giữ 02 bản.

Nhập khẩu hàng vê bán trong nớc là hoạt động bán hàng chủ yếu ởVilexim Thông thờng, khách hàng phải đặt cọc 10% trị giá Hợp đồng mua bánhàng nhập khẩu ngay sau khi hợp đồng đợc ký kết để Công ty ký quỹ mở L\C tạingân hàng Số còn lại (90%) bên mua thanh toán trong khoảng thời gian thỏathuận giữa 2 bên tùy từng lô hàng (thờng là 03 tháng) và Công ty có thu lãi trảchậm Quá thời hạn thanh toán, Công ty có quyền thu tiền đặt cọc và phát mạihàng hóa để thu hồi vốn Khách hàng phải chịu mọi chi phí nh: Phí Ngân hàng,cớc vận chuyển từ cảng về kho, phí bốc xếp, hải quan, giám định, công tác phí,thuê xe… và nộp thuế nhập khẩu, thuế VAT đúng thời hạn.

Đối với bán hàng xuất khẩu, Công ty cũng tổ chức đàm phán, ký kết Hợpđồng mua bán (Sales Contract) với phía nớc ngoài với các điều khoản thỏa thuậnbao gồm: Hàng hóa, đơn giá, số lợng, trị giá; Thời gian địa điểm giao hàng; Ph-ơng thức thanh toán; Yêu cầu về bộ chứng từ hàng xuất… ơng thức thanh toánPhthờng đợc lựa chọn là chuyển tiền điện T\T (Telegraphic Transfer) Đây là phơngthức thanh toán có lợi nhất cho ngời xuất khẩu.

31

Kế toán tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Vilexim sử dụng các chứng từ chủ yếu sauđây:

Quy trình luân chuyển Hoá đơn GTGT

- Trớc hết, bộ phận liên quan (ngời mua) chuẩn bị tiền và các chứng từliên quan đến việc trả tiền (Giấy báo Có của ngân hàng, phiếu thu…) Sau đó,chứng từ đợc luân chuyển theo trình tự sau:

(1) Nhân viên kế toán đợc bố trí tại các phòng kinh doanh để viết hoá đơnsẽ nhận các chứng từ thanh toán, viết hóa đơn bán hàng (hóa đơn kiêm phiếuxuất kho) gồm 3 liên.

(2) Kế toán trởng, chủ tài khoản (Giám đốc) ký duyệt hóa đơn.

(3) Kế toán tiêu thụ nhận hóa đơn đã ký duyệt, đa ngời mua ký (Liên 1 luở phòng kinh doanh XNK; Liên 2 giao cho ngời mua; Liên 3 lu tại phòng

TCKT) Nếu ngời mua không có điều kiện ký hoá đơn (ngời mua ở xa, ngời mua

là ngời nớc ngoài) thì sẽ đóng dấu “Bán hàng qua điện thoại” vào chỗ chữ ký củangời mua hàng.

(4) Kế toán tiêu thụ, thanh toán nhập liệu vào phần hành kế toán tơng ứng.(5) Chuyển hóa đơn đến các bộ phận kế toán liên quan để nhập liệu (nếucần)

(6) Lu hóa đơn ở bộ phận kế toán bán hàng, kết thúc quy trình lu chuyểnHoá đơn GTGT.

1.2.2.2 Tính giá mua của hàng xuất bán.

Nh đã trình bày ở trên, do đặc điểm kinh doanh của Công ty, kế toán tiêuthụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá, kế toán hàng hoá tại công ty sẽ tiếnhành tổ chức xử lý theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng bộ hợp đồngkinh tế đợc ký kết, từng lô hàng xuất nhập khẩu.

32

+) Đối với hàng nhập khẩu, giá mua hàng thờng là giá CIF đợc ấn định tạicảng giao hàng tại Việt Nam Giá CIF bao gồm giá mua gốc cộng chi phí vậnchuyển và bảo hiểm để đa hàng hoá về cảng tại Việt Nam

Trị giá vốn của hàng NK xuất kho để bán đợc áp dụng theo phơng phápbình quân gia quyền tính cho cả tháng.

Trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho đợc tính căn cứ vào số lợng vậtt xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền theo công thức:

Trong đó, đơn giá bình quân gia quyền đợc xác định nh sau:

Trị giá vốn thực tế vật t

Trị giá vốn thực tế vật tnhập trong k ỳ

Số lợng vật t tồn đầu kỳ + Số lợng vật t nhập trong kỳ

+) Đối với hoạt động xuất khẩu, giá vốn của lô hàng xuất khẩu bao gồmgiá mua gốc tại Việt Nam + chi phí thu mua liên quan tới lô hàng (CP sơ chế,bảo quản, vận chuyển hàng tới cảng để xuất khẩu).

1.2.2.3 Kế toán giá vốn hàng hoá tiêu thụ.

Tại Vilexim, kế toán giá vốn hàng hoá tiêu thụ theo phơng thức giao bán

trực tiếp sử dụng TK 632 “Giá vốn hàng bán” TK này phản ánh trị giá vốn của

thành phẩm, hàng hóa lao vụ dịch vụ đã bán, các khoản chi phí nguyên vật liệu, nhân công giá trị khấu hao hụt vốn đợc tính vào giá vốn hàng bán cũng nh trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Biểu 2.5 Sơ đồ kết cấu TK 632 Giá vốn hàng bán“ ”Trị giá vốn thực tế

Số lợng vật t xuất

Đơn giá bìnhquân gia quyền

Kết chuyển XĐKQ

TK 911TK 156

(2) Hàng mua chuyển thẳng không qua kho

Sau khi tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, taphân bổ cho số hàng hóa đợc tiêu thụ trong kỳ Từ đó, ta xác định đợc trị giá vốncủa hàng tiêu thụ trong kỳ:

Trị giá vốn hàng tiêu thụ =

Trị giá vốn củahàng xuất kho

để bán

Chi phí bán hàng và chi phíquản lý doanh nghiệp phân

bổ cho số hàng đã bán

Trị giá vốn hàng nhập khẩu gồm giá CIF và chi phí mua Các chi phí muacủa một lô hàng nhập khẩu tại Công ty Vilexim thông thờng bao gồm: Lãi vayNgân hàng; Thủ tục phí, điện phí Ngân hàng; Phí vận chuyển, bốc dỡ; Phí Côngty; Các khoản thuế không hoàn lại… Các chi phí này đợc tính cho từng lô hàngđể xác định lãi lỗ lô hàng.

Giá vốn hàng bán của hàng nhập khẩu tại Công ty Vilexim đợc xác địnhthủ công nh sau:

Biểu 2.6 Bảng tính giá vốn hàng bán cho từng lô hàng

Bảng tính giá vốn hàng Nhập khẩu

Phòng KD1

Tên hàng: ổ bi

Số L\C, T\TR, D\P: D\P022Số phơng án:

Ngời lập biểu Kế toán trởng

1.2.2.4 Kế toán doanh thu bán hàng.1) Nội dung.

Kế toán bán hàng tại Vilexim bao gồm hai mảng chính yếu sau đây:

a) Xuất khẩu hàng hoá ra nớc ngoài

Khi hàng gửi đi xuất khẩu đợc xác định là hoàn thành xuất khẩu, căn cứvào các chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lợng, giá trị hàng hoá thực tế xuấtkhẩu, kế toán bán hàng tiến hành lập Hoá đơn GTGT của hàng xuất khẩu, đồngthời định khoản bút toán phản ánh doanh thu bán hàng xuất khẩu đã đợc ngờimua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán (thông thờng ngời nhập khẩu phía n-ớc ngoài thanh toán ngay bằng điện chuyển tiền qua mạng SWIFT tại ngânhàng):

Nợ TK 111(2), 112(2), 131 (Tỷ giá hối đoái ngày giao dịch)

Có TK 511(1) (Tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá BQLNH)Hàng hoá trong hoạt động xuất khẩu theo quy định hiện hành đều thuộcđối tợng chịu thuế suất thuế GTGT là 0% (khác đối tợng không chịu thuếGTGT) Do đó, doanh thu bán hàng xuất khẩu là toàn bộ số tiền bán hàng xuấtkhẩu.

b) Nhập khẩu hàng hoá về bán trong nớc

Kế toán nhập khẩu hàng về bán trong nớc tơng tự nh trong kinh doanh ơng mại nội địa, khi hàng hoá xuất kho đợc xác định là đã tiêu thụ và ghi nhậndoanh thu bán hàng, tức là ngời mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán,kế toán bán hàng sẽ định khoản nh sau:

Nợ TK 131, 111(1), 112(1) Có TK 5111(1) Có TK 333(1)

Công ty Vilexim là đơn vị nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ,hàng hoá kinh doanh ở công ty đều thuộc đối tợng chịu thuế GTGT Vì vậy,doanh thu bán hàng của công ty chính là toàn bộ số tiền bán hàng không baogồm thuế GTGT.

2) Chứng từ kế toán sử dụng

Kế toán bán hàng tại Công ty Vilexim sử dụng các chứng từ chủ yếu sauđây:

35

3) Quy trình nhập liệu.

Để nhập liệu một chứng từ vào phần mềm kế toán Fast Accounting, kếtoán bán hàng cần nắm đợc quy trình nhập một chứng từ mới trong FastAccounting Trên cơ sở minh họa nhập liệu một Hoá đơn GTGT lập cho kháchhàng của phòng XNK2 (đây là tên cũ của phòng KD1) mua ổ bi nhập khẩuthanh toán theo D\P022 sau đây, các quá trình nhập liệu các chứng từ khác cũnglặp lại tơng tự

36

Biểu 2.7 Hoá đơn GTGT

Hoá đơn Mẫu số : 01 GTKT-3LL Giá trị gia tăng LX/2005B

Liên 3 : Lu tại Phòng Kế toán

Ngày 31 tháng 03 năm 2006 0030669

Đơn vị bán : Công ty CP XNK&HTĐT VILEXIM

Địa chỉ : 170 Giải Phóng, Phơng Liệt, Thanh Xuân, HN Số tài khoản:Điện thoại : MST : 010007035Họ tên ngời mua hàng:

Đơn vị : Cty chế tạo máy XD& Khai thác mỏ Hoà Phát

Địa chỉ : Xã Giai Phạm, Yên Mỹ, Hng Yên Số tài khoản : Hình thức thanh toán : CK/TM MST : 0900198095STT Tên hàng hoá, dịch vụĐơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2

Cộng tiền hàng : 9.259.000Thuế suất GTGT : 5 % Tiền thuế GTGT : 462.950 Tổng cộng tiền thanh toán : 9.721.950Số tiền viết bằng chữ : Chín triệu, bảy trăm hai mốt ngàn, chín trăm năm mơi đồng,chẵn./.

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Trởng phòng TC-KT Giám đốc

Vũ Đình Phúc Nguyễn Trờng Sơn

Các bớc để nhập Hoá đơn GTGT trên vào Fast Accounting

Bớc 1) Chọn menu cần thiết bằng gõ phím Enter hoặc bấm chuột trái vàomenu lựa chọn:

37