Tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ cho hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn (Luận văn thạc sĩ)

Tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ cho hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc KạnTổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ cho hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc KạnTổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ cho hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc KạnTổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ cho hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc KạnTổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ cho hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc KạnTổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ cho hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc KạnTổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ cho hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc KạnTổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ cho hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc KạnTổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ cho hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM

DƯƠNG LÂM HÀ

TỔ CHỨC BỒI DƯỠNG NĂNG LỰC SỬ DỤNG

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ CHO HIỆU TRƯỞNG CÁC TRƯỜNG THPT TỈNH BẮC KẠN

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC GIÁO DỤC

THÁI NGUYÊN - 2018

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM

DƯƠNG LÂM HÀ

TỔ CHỨC BỒI DƯỠNG NĂNG LỰC SỬ DỤNG

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ CHO HIỆU TRƯỞNG CÁC TRƯỜNG THPT TỈNH BẮC KẠN

Ngành: Quản lý giáo dục

Mã số: 8.14.01.14

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC GIÁO DỤC

Người hướng dẫn khoa học: 1 PGS.TS Phí Thị Hiếu

2 PGS.TS Đỗ Hồng Thái

THÁI NGUYÊN - 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các kết quả nghiên cứu trong Luận văn là trung thực, chưa từng được công bố trong bất kì công trình nghiên cứu nào của tác giả khác

Tác giả luận văn

Dương Lâm Hà

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin bày tỏ lòng kính trọng và lời cảm ơn sâu sắc tới PGS.TS Phí Thị Hiếu,

PGS.TS Đỗ Hồng Thái người hướng dẫn khoa học đã tận tình chỉ dẫn, giúp đỡ tôi

trong suốt quá trình nghiên cứu và thực hiện luận văn

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến các Thầy, Cô và cán bộ Trường Đại học Sư phạm Thái Nguyên đã giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu

Tôi xin tri ân sự động viên, khích lệ và ủng hộ của gia đình, người thân, bạn bè

và đồng nghiệp đã giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn này

Tác giả luận văn

Dương Lâm Hà

MỤC LỤC

Lời cam đoan i

Lời cảm ơn ii

Mục lục iii

Danh mục các ký hiệu, các chữ viết tắt iv

Danh mục các bảng v

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu 1

2 Mục đích nghiên cứu 2

3 Khách thể và đối tượng nghiên cứu 2

4 Giả thuyết khoa học 3

5 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

6 Phạm vi nghiên cứu 3

7 Phương pháp nghiên cứu 4

8 Cấu trúc luận văn 5

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC BỒI DƯỠNG NĂNG LỰC SỬ DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ CHO HIỆU TRƯỞNG CÁC TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG 6

1.1 Sơ lược lịch sử nghiên cứu vấn đề 6

1.1.1 Trên thế giới 6

1.1.2 Ở Việt Nam 7

1.2 Một số khái niệm cơ bản 9

1.2.1 Tổ chức 9

1.2.2 Bồi dưỡng 10

1.2.3 Năng lực 10

1.2.4 Công nghệ thông tin và ứng dụng CNTT trong nhà trường 11

1.2.5 Hiệu trưởng 12

1.2.6 Hồ sơ và quản lý hồ sơ 12

1.2.7 Năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ 13

1.2.8 Bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng 13

1.3 Một số vấn đề lý luận về bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT 13

1.3.1 Nhiệm vụ quản lý hồ sơ của Hiệu trưởng trường THPT 13

1.3.2 Năng lực sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ của Hiệu trưởng trường THPT 15

1.3.3 Nội dung bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT 16

1.3.4 Phương pháp, hình thức bồi dưỡng, chủ thể tham gia bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT 17

1.4 Nội dung tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT 21

1.4.1 Xây dựng kế hoạch bồi dưỡng 21

1.4.2 Tổ chức hoạt động bồi dưỡng 22

1.4.3 Chỉ đạo hoạt động bồi dưỡng 23

1.4.4 Kiểm tra, đánh giá hiệu quả của hoạt động bồi dưỡng 24

1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT 25

1.5.1 Các yếu tố khách quan 25

1.5.2 Các yếu tố chủ quan 26

Kết luận chương 1 27

Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỒI DƯỠNG NĂNG LỰC SỬ DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ CHO HIỆU TRƯỞNG CÁC TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG TỈNH BẮC KẠN 29

2.1 Vài nét về khách thể khảo sát 29

2.2 Tổ chức khảo sát thực trạng 30

2.2.1 Mục đích khảo sát 30

2.2.2 Nội dung khảo sát 30

2.2.3 Đối tượng khảo sát 31

2.2.4 Cách thức khảo sát và xử lý dữ liệu 31

2.3 Thực trạng sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ của Hiệu trưởng các trường

THPT tỉnh Bắc Kạn 32

2.3.1 Thực trạng năng lực sử dụng CNTT của Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn trong quản lý hồ sơ 32

2.3.2 Thực trạng mức độ ứng dụng CNTT trong quản lý hồ sơ 34

2.4 Thực trạng bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn 35

2.4.1 Thực trạng nội dung bồi dưỡng 35

2.4.2 Thực trạng phương pháp bồi dưỡng 37

2.4.3 Thực trạng hình thức bồi dưỡng 39

2.4.4 Thực trạng các lực lượng tham gia bồi dưỡng 42

2.5 Thực trạng tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn 44

2.5.1 Thực trạng xây dựng kế hoạch bồi dưỡng 44

2.5.2 Thực trạng tổ chức hoạt động bồi dưỡng 46

2.5.3 Thực trạng chỉ đạo hoạt động bồi dưỡng 49

2.5.4 Thực trạng kiểm tra - đánh giá hiệu quả của hoạt động bồi dưỡng 51

2.6 Thực trạng các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn 52

2.7 Đánh giá chung thực trạng năng lực và tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn 55

2.7.1 Điểm mạnh 55

2.7.2 Điểm yếu 56

Kết luận chương 2 57

Chương 3: BIỆN PHÁP TỔ CHỨC BỒI DƯỠNG NĂNG LỰC SỬ DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ CHO HIỆU TRƯỞNG CÁC TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG TỈNH BẮC KẠN 59

3.1 Các nguyên tắc đề xuất biện pháp 59

3.1.1 Nguyên tắc đảm bảo tính khoa học và thực tiễn 59

3.1.2 Nguyên tắc đảm bảo tính hiệu quả và tính khả thi 59

3.1.3 Nguyên tắc đảm bảo tính toàn diện, đồng bộ 60

3.1.4 Nguyên tắc đảm bảo tính phát triển 60

3.2 Các biện pháp tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn 60

3.2.1 Tổ chức đánh giá nhu cầu bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ của Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn 60

3.2.2 Đổi mới quản lý lực lượng giảng viên tham gia bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn 63

3.2.3 Tổ chức đa dạng các hình thức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn 65

3.2.4 Giám sát chặt chẽ hoạt động đánh giá kết quả và quá trình bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn 67

3.2.5 Tăng cường cơ sở vật chất và các điều kiện hỗ trợ tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn 69

3.3 Mối quan hệ giữa các biện pháp 71

3.4 Khảo nghiệm mức độ cần thiết và khả thi của các biện pháp đã đề xuất 72

3.4.1 Khái quát chung về khảo nghiệm 72

3.4.2 Khảo nghiệm mức độ cần thiết của các biện pháp đã đề xuất 72

3.4.3 Khảo nghiệm tính khả thi của các biện pháp đã đề xuất 74

3.4.4 Đánh giá tương quan giữa tính cần thiết và tính khả thi của các biện pháp 75

Kết luận chương 3 77

KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 78

1 Kết luận 78

2 Khuyến nghị 80

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 81 PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT

CNTT Công nghệ thông tin

GDTX Giáo dục thường xuyên

PTDTNT Phổ thông dân tộc nội trú

THCS Trung học cơ sở

THPT Trung học Phổ thông

UBND Uỷ ban nhân dân

UNESCO Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hóa Liên Hợp Quốc

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1 Thực trạng năng lực sử dụng CNTT của Hiệu trưởng các trường

THPT tỉnh Bắc Kạn trong quản lý hồ sơ 32 Bảng 2.2 Thực trạng các mức độ ứng dụng CNTT trong quản lý hồ sơ ở các

trường THPT tỉnh Bắc Kạn 34 Bảng 2.3 Thực trạng nội dung bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản

lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn (theo đánh giá của 15 Hiệu trưởng) 36 Bảng 2.4 Thực trạng nội dung bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản

lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn (theo đánh giá của 23 cán bộ quản lý bồi dưỡng) 36 Bảng 2.5 Thực trạng phương pháp bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong

quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn 38 Bảng 2.6 Thực trạng hình thức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong

quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn(theo đánh giá của 15 Hiệu trưởng) 40 Bảng 2.7 Thực trạng hình thức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong

quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn(theo đánh giá của 23 cán bộ quản lý bồi dưỡng) 40 Bảng 2.8 Thực trạng các lực lượng tham gia bồi dưỡng năng lực sử dụng

CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn 42 Bảng 2.9 Thực trạng xây dựng kế hoạch bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT

trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn 44 Bảng 2.10 Thực trạng tổ chức hoạt động bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong

quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn 46 Bảng 2.11 Thực trạng chỉ đạo hoạt động bồi dưỡng năng lực sử dụng

CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn 49

Bảng 2.12 Thực trạng kiểm tra - đánh giá hiệu quả của hoạt động bồi dưỡng

năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các

trường THPT tỉnh Bắc Kạn 51

Bảng 2.13 Thực trạng các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPTtỉnh Bắc Kạn 53

Bảng 3.1 Kết quả khảo nghiệm mức độ cần thiết của các biện pháp 73

Bảng 3.2 Kết quả khảo nghiệm tính khả thi của các biện pháp 74

Bảng 3.3 Tương quan giữa tính cần thiết và tính khả thi của các biện pháp 76

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu

Trong sự nghiệp xây dựng Tổ quốc, nguồn nhân lực là yếu tố quyết định tốc

độ phát triển và sự phồn vinh của đất nước Đại hội lần thứ XII của Đảng Cộng sản Việt Nam đã khẳng định sẽ tiếp tục đổi mới mạnh mẽ, đồng bộ các yếu tố cơ bản của giáo dục, đào tạo theo hướng coi trọng phát triển phẩm chất, năng lực của người học, phấn đấu đến năm 2030, nền giáo dục Việt Nam đạt trình độ tiên tiến trong khu vực

Ở nhà trường phổ thông, Hiệu trưởng có vai trò quan trọng nhất trong quá trình thiết lập những định hướng, tổ chức các hoạt động dạy học, giáo dục học sinh, quản lý và thúc đẩy các hoạt động khác tạo sự thành công cho trường học Việc đổi mới gắn với vai trò của người Hiệu trưởng là cần xây dựng một người Hiệu trưởng tốt, luôn kích hoạt cho cơ sở giáo dục của mình phát triển và luôn đảm bảo hiệu quả nâng cao chất lượng giáo dục

Trong bối cảnh thế giới đang chuyển mình mạnh mẽ, sự phát triển của công nghệ, tự động hóa và trí tuệ nhân tạo sẽ đặt ra nhiều thách thức đối với đội ngũ giáo viên và các nhà quản lý giáo dục Trong hiện tại và tương lai, công nghệ thông tin là công cụ đắc lực hỗ trợ đổi mới phương pháp giảng dạy, học tập và quản lý, góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng giáo dục Đối với hoạt động quản lý hồ sơ nhà trường, việc ứng dụng công nghệ thông tin có vai trò quan trọng Trước đây, việc quản lý hồ

sơ được Hiệu trưởng các nhà trường thực hiện thủ công khiến mỗi lần tìm kiếm, sử dụng khó khăn và mất nhiều thời gian, công sức Đôi khi bảo quản không cẩn thận còn gặp phải trường hợp mất mát hay hư hỏng hồ sơ Thêm nữa, chi phí về văn phòng phẩm, diện tích lưu kho cũng là một vấn đề khiến đa số các nhà trường tìm cách khắc phục Ngày nay, trong thời đại công nghệ, Hiệu trưởng các nhà trường khai thác và sử dụng công nghệ thông tin như một công cụ hữu ích để quản lý văn bản, hồ sơ một cách chuyên nghiệp hơn, khi cần có thể lấy bất cứ lúc nào và tìm một cách nhanh nhất…

Bắc Kạn là một tỉnh miền núi, điều kiện mọi mặt còn nhiều khó khăn Nhưng nhận thức được vai trò to lớn của công nghệ thông tin với sự chuyển biến kinh tế - xã hội nói chung, với ngành giáo dục nói riêng, Bắc Kạn đã sớm có những quan tâm đến vấn đề ứng dụng CNTT vào giáo dục Ngày 08/8/2017, UBND tỉnh Bắc Kạn Quyết

định số 1144/QĐ-UBND về việc ban hành Kế hoạch triển khai Đề án “Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và hỗ trợ các hoạt động dạy - học, nghiên cứu khoa học góp phần nâng cao chất lượng giáo dục và đào tạo giai đoạn 2016 -

2020, định hướng đến năm 2025” trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn Với mục tiêu chung

được xác định là "Tăng cường ứng dụng CNTT nhằm đẩy mạnh triển khai chính phủ

điện tử, cung cấp dịch vụ công trực tuyến trong hoạt động quản lý điều hành của cơ quan quản lý nhà nước về giáo dục và đào tạo; đổi mới nội dung, phương pháp dạy - học, kiểm tra, đánh giá, nghiên cứu khoa học và công tác quản lý tại các cơ sở giáo dục đào tạo trong hệ thống giáo dục quốc dân, góp phần hiện đại hoá và nâng cao chất lượng giáo dục và đào tạo" [31]

Để thực hiện mục tiêu chung này, một trong những nhiệm vụ cụ thể được Đề

án xác định là phải nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin cho đội ngũ cán

bộ quản lý, giáo viên và nhân viên

Xuất phát từ những lý do trình bày trên, chúng tôi lựa chọn đề tài "Tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ cho hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn" làm luận văn Thạc sĩ Quản lý giáo dục

2 Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực trạng tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT, luận văn đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT

trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn, đáp ứng yêu cầu

đổi mới giáo dục hiện nay

3 Khách thể và đối tượng nghiên cứu

3.1 Khách thể nghiên cứu

Quản lý hoạt động bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý cho Hiệu trưởng các trường THPT

3.2 Đối tượng nghiên cứu

Tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu

trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn

4 Giả thuyết khoa học

Năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn còn nhiều hạn chế, mới chỉ dừng ở ứng dụng CNTT để giải quyết công việc và xử lý thông tin một khâu nào đó trong các hoạt động của nhà trường Việc sử dụng phần mềm quản lý một số hoạt động trong nhà trường, hay sử dụng hệ thống phần mềm để quản lý thống nhất, liên kết toàn bộ các hoạt động trong nhà trường hầu như chưa được thực hiện do hạn chế về điều kiện cơ sở vật chất và năng lực đội ngũ

Nếu có được các biện pháp phù hợp, hiệu quả tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn thì sẽ nâng cao năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn, đồng thời góp phần nâng chất lượng quản lý giáo dục của địa phương

5 Nhiệm vụ nghiên cứu

5.1 Hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong

quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT

5.2 Khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng

CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn

5.3 Đề xuất và khảo nghiệm biện pháp tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT

trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn

6 Phạm vi nghiên cứu

6.1 Giới hạn nội dung nghiên cứu

Năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ của Hiệu trưởng được thể hiện ở nhiều năng lực thành phần Trong luận văn này, chúng tôi tập trung nghiên cứu các biện pháp của Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Bắc Kạn trong tổ chức bồi dưỡng cho Hiệu trưởng trường THPT các năng lực sử dụng CNTT để quản lý hồ sơ như: hiểu biết về CNTT cơ bản; năng lực xử lý văn bản nâng cao; năng lực sử dụng

hệ quản trị cơ sở dữ liệu trong quản lý hồ sơ; năng lực về an toàn, bảo mật thông tin trong quản lý hồ sơ; năng lực sử dụng phần mềm quản lý kế hoạch

6.2 Khách thể điều tra

Tổng số 38 người, bao gồm: Ban Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Bắc Kạn, Cán bộ phòng Tổ chức cán bộ, Cán bộ phòng Giáo dục Trung học - GDTX

thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Bắc Kạn, Giảng viên tham gia bồi dưỡng và Hiệu trưởng của 15 trường THPT tỉnh Bắc Kạn

7 Phương pháp nghiên cứu

7.1 Nhóm các phương pháp nghiên cứu lý luận

Nghiên cứu các tài liệu, các công trình nghiên cứu về tổ chức bồi dưỡng năng

lực cho Hiệu trưởng các trường THPT nói chung và tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT nói riêng

Nghiên cứu các văn kiện của Đảng, các chỉ thị, chủ trương, quyết định của Nhà nước, Bộ ngành có liên quan đến tổ chức bồi dưỡng năng lực cho đội ngũ giáo viên và cán bộ quản lý giáo dục

Nghiên cứu các tài liệu về mô hình hoạt động của các nhà trường THPT, các

Sở Giáo dục và Đào tạo làm tiền đề cho việc hình thành, xây dựng khung lý luận của

tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT

7.2 Nhóm các phương pháp nghiên cứu thực tiễn

- Phương pháp điều tra bằng phiếu hỏi:

Xây dựng các mẫu Phiếu khảo sát dành cho cán bộ quản lý giáo dục thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Bắc Kạn, giảng viên tham gia bồi dưỡng và Hiệu trưởng của 15 trường THPT tỉnh Bắc Kạn Nội dung phiếu khảo sát về thực trạng sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ của Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn; thực trạng tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn; thực trạng các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp:

Phương pháp phỏng vấn được tiến hành với một số khách thể đã được điều tra bằng phiếu hỏi Nội dung phỏng vấn là làm rõ thêm những nguyên nhân của thực trạng đã được thể hiện trên số liệu của phiếu hỏi

- Phương pháp tổng kết kinh nghiệm thực tiễn:

Tổng kết kinh nghiệm thực hiện tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT

trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn để tạo cơ sở thực

tiễn cho việc đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả tổ chức bồi dưỡng năng lực sử

dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn phù

hợp với điều kiện thực tiễn của ngành giáo dục Bắc Kạn

- Phương pháp chuyên gia: Xin ý kiến chuyên gia về tính cần thiết, khả thi của các biện pháp đề xuất

7.3 Phương pháp xử lý số liệu

Chúng tôi sử dụng các công thức toán thống kê để xử lý số liệu thu được từ các phương pháp khảo sát

8 Cấu trúc luận văn

Luận văn gồm Mở đầu, Kết luận - khuyến nghị, Danh mục tài liệu tham khảo,

Phụ lục và 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong

quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT

Chương 2 Thực trạng tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản

lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn

Chương 3 Biện pháp tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản

lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC BỒI DƯỠNG NĂNG LỰC

SỬ DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ CHO HIỆU TRƯỞNG CÁC TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG 1.1 Sơ lược lịch sử nghiên cứu vấn đề

1.1.1 Trên thế giới

Ngày nay, nhiều quốc gia trên thế giới quan tâm đến việc bồi dưỡng năng lực đội ngũ Hiệu trưởng, nhằm đảm bảo đội ngũ Hiệu trưởng có chất lượng nghề nghiệp, chèo lái cơ sở giáo dục hoạt động hiệu quả, đi đến thành công Nhiều công trình nghiên cứu về tổ chức bồi dưỡng giáo viên nói chung, đội ngũ Hiệu trưởng nói riêng

đã ra đời

Liên minh Châu Âu cho rằng: bồi dưỡng phát triển năng lực cho các lực lượng giáo dục là vấn đề trọng tâm để nâng cao chất lượng của các trường học Chất lượng giáo dục cao chỉ có thể được đảm bảo bằng việc đào tạo, bồi dưỡng một cách liên tục

và bằng chất lượng rèn tay nghề cho giáo viên và các nhân viên phục vụ hoạt động giáo dục và dạy học trong nhà trường [dẫn theo 19]

Các tác giả Davis S Darling D, Hammond L., LaPointe M., Mayerson trong

nghiên cứu Developing successful principals đã phân tích về công tác lãnh đạo trường

học, chương trình bồi dưỡng hiệu trưởng, phương pháp bồi dưỡng các vấn đề chính sách

và tài chính Trong đó, về chương trình bồi dưỡng hiệu trưởng, nghiên cứu chỉ rõ: Việc xây dựng chương trình bồi dưỡng phải gắn với chuẩn hiệu trưởng [dẫn theo 19]

Trong nghiên cứu Improving the Quality of In-Service Teacher Training

System analysis of the existing Etta Inset system and assessment of the needs for service training of teachers (Nâng cao chất lượng đào tạo giáo viên của hệ thống Etta

in-Inset hiện có và đánh giá nhu cầu đào tạo giáo viên), Gabrscek S, Roeders P cho rằng

về hình thức bồi dưỡng: bồi dưỡng tập trung trong một số ngày và kết hợp lí thuyết với thực hành nhưng học viên tham gia bồi dưỡng chủ yếu thích thực hành hơn; bồi dưỡng dưới dạng xêmina hay các hội thảo huấn luyện và thường tổ chức vào mùa hè Nếu bồi dưỡng theo hình thức từ xa thì tùy thuộc vào thời gian học viên tham gia bồi

dưỡng có thể sắp xếp được Bên cạnh đó, các hình thức trợ giúp, tư vấn cho học viên tham gia bồi dưỡng cũng được xem là một hình thức bồi dưỡng [dẫn theo 19]

Trong bài báo "Training teachers for 21st Century Classrooms" (Đào tạo giáo

viên cho các lớp học thế kỷ XXI) đăng trên Tạp chí Chuyển đổi giáo dục thông qua công nghệ, McCrea nhấn mạnh các hình thức bồi dưỡng trực tuyến và kết hợp trực tuyến với trực tiếp Mô hình kết hợp được xem là mô hình hiệu quả nhất để giúp học viên tham gia bồi dưỡng sử dụng tốt các công cụ dạy học của thế kỉ XXI Mô hình này bao gồm cả các phương pháp bồi dưỡng trực tiếp (tư vấn đồng nghiệp, hội thảo, xêmina…) và phương pháp bồi dưỡng trực tuyến (tư vấn bằng video, các tư liệu học tập điện tử, thảo luận trên diễn đàn, tương tác, thảo luận online, tư vấn điện thoại, xem các chương trình truyền hình…) để đáp ứng tốt nhất yêu cầu của học viên tham gia bồi dưỡng Hình thức này được cho là tiết kiệm chi phí cho chủ thể tổ chức bồi dưỡng, nhất là các chi phí cho việc đi lại, ăn ở… trong khi học viên tham gia bồi dưỡng lại được hưởng chương trình bồi dưỡng tốt nhất do các chuyên gia thiết kế [dẫn theo 19]

1.1.2 Ở Việt Nam

Hiệu trưởng là chủ thể quản lý trực tiếp và quan trọng trong các nhà trường Việc đổi mới giáo dục gắn với vai trò của người hiệu trưởng Vai trò của hiệu trưởng nói chung và hiệu trưởng các nhà trường phổ thông nói riêng đã được đề cập tới trong nhiều nghiên cứu

Đề tài khoa học “Cơ sở lý luận về năng lực lãnh đạo của hiệu trưởng nhà

trường trung học phổ thông” do tác giả Nguyễn Thế Thắng làm chủ nhiệm đã nghiên

cứu cơ sở lý luận về năng lực lãnh đạo của hiệu trưởng nhà trường THPT hiện nay Các tác giả đã làm rõ những vấn đề về khái niệm, lý luận về lãnh đạo giáo dục, năng lực và năng lực lãnh đạo giáo dục; vai trò lãnh đạo của hiệu trưởng trường THPT và năng lực lãnh đạo của hiệu trưởng trường THPT [30]

Cuốn Một số vấn đề lí luận và thực tiễn về quản lí đội ngũ hiệu trưởng trường

trung học phổ thông của Nguyễn Hồng Hải đi vào trình bày cơ sở lí luận về quản lí

đội ngũ hiệu trưởng, nghiên cứu về quản lí đội ngũ hiệu trưởng và biện pháp đổi mới quản lí đội ngũ hiệu trưởng trường trung học phổ thông ở Việt Nam hiện nay [13]

Ở thể loại luận án, đội ngũ hiệu trưởng các nhà trường là đề tài của nhiều nghiên cứu dưới góc độ quản lý giáo dục

Luận án Quản lý hoạt động bồi dưỡng hiệu trưởng trường tiểu học trong giai

đoạn đổi mới giáo dục của Nguyễn Thị Hiền trình bày cơ sở lý luận và nghiên cứu

thực trạng, đề xuất các giải pháp quản lý hoạt động bồi dưỡng hiệu trưởng trường tiểu học trong giai đoạn đổi mới giáo dục [18]

Luận án Quản lý bồi dưỡng năng lực quản lý theo chuẩn cho hiệu trưởng các

trường trung học cơ sở thành phố Hà Nội của Đinh Thị Lan Duyên trình bày cơ sở lý

luận quản lý bồi dưỡng năng lực quản lý theo chuẩn cho hiệu trưởng các trường trung học cơ sở; phân tích thực tiễn Từ đó, đề xuất biện pháp quản lý bồi dưỡng năng lực quản

lý theo chuẩn cho hiệu trưởng các trường trung học cơ sở thành phố Hà Nội [10]

Ngoài ra, còn có thể kể đến rất nhiều luận án khác như Phát triển đội ngũ hiệu

trưởng trường trung học cơ sở các tỉnh vùng Tây Bắc theo hướng chuẩn hóa của

Nguyễn Huy Hoàng; Luận án Nghiên cứu chức năng của hiệu trưởng trường trung

học phổ thông Việt Nam thời kỳ đổi mới phục vụ công tác bồi dưỡng hiệu trưởng đáp ứng yêu cầu xã hội của Nguyễn Thị Tuyết Hạnh; Luận án Quản lí đội ngũ hiệu trưởng trường trung học phổ thông đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục của Nguyễn Hồng Hải;

Luận án Hoàn thiện chính sách phát triển đội ngũ hiệu trưởng trường trung học phổ thông

khu vực Tây Nguyên của Tôn Thị Ngọc Hạnh; [21], [13], [15], [14]

Từ thập niên 90 của thế kỷ trước, vấn đề ứng dụng CNTT vào nhà trường nói chung và ứng dụng CNTT vào dạy học nói riêng là một chủ đề lớn được UNESCO chính thức đưa ra thành chương trình hành động trước ngưỡng cửa của thế kỷ XXI UNESCO còn dự báo: CNTT sẽ làm thay đổi nền giáo dục một cách cơ bản vào đầu thế kỷ XXI

Từ năm 2003 đến 2005, dưới sự chủ trì của Viện Chiến lược và Chương trình

giáo dục, tác giả Đào Thái Lai làm chủ nhiệm đề tài “Ứng dụng CNTT trong dạy học

ở trường phổ thông Việt Nam” Đề tài đã đưa ra được những nguyên tắc chung và

phương pháp ứng dụng CNTT và truyền thông trong dạy học một số môn học Những kết quả nghiên cứu của đề tài đã được triển khai thực nghiệm ở một số trường phổ thông và đã thu được kết quả khả quan

Việc ứng dụng CNTT trong nhà trường còn được đề cập tới trong một số công

bố báo chí như "Đẩy mạnh và nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT và truyền thông

trong giáo dục" của Minh Chung (2004); "Ứng dụng công nghệ thông tin tạo phần mềm quản lý bậc tiểu học" của Trần Linh Quân; "Ngành giáo dục - đào tạo thành phố Đà Nẵng đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lí, đổi mới phương pháp dạy học" của Huỳnh Văn Hoa; "Đổi mới việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lí ở Trường cao đẳng Kĩ thuật Lý Tự Trọng - Tp Hồ Chí Minh" của Đỗ Tuấn Việt;

Như vậy, có nhiều công trình nghiên cứu về năng lực quản lý, bồi dưỡng năng lực quản lý nói chung và ứng dụng CNTT trong giảng dạy Tuy nhiên, vấn đề ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý giáo dục, bồi dưỡng và tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT cho cán bộ quản lý vẫn là một khoảng trống cần được quan tâm nghiên cứu

1.2 Một số khái niệm cơ bản

1.2.1 Tổ chức

Tổ chức được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau Để có một quan niệm khoa học về tổ chức cần phải nhận thức nó ở hai góc độ: Tổ chức với tính cách là một thực thể và tổ chức với tính cách là một hoạt động Trong luận văn này, khái niệm tổ chức được xem xét với tính cách là một hoạt động (hay là chức năng tổ chức)

Chức năng tổ chức là một trong những chức năng quan trọng của quy trình quản lý Mục đích của chức năng tổ chức là nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời

số lượng và chất lượng nhân lực, phối hợp các nỗ lực thông qua việc thiết kế một cơ cấu tổ chức hợp lý và các mối quan hệ quyền lực Nội dung cơ bản của chức năng tổ chức là thiết kế bộ máy, phân công công việc và giao quyền

Chức năng tổ chức hướng đến việc phân chia những nhiệm vụ chung thành những công việc cụ thể cho từng bộ phận với những quyền hạn tương ứng Như thế, chức năng tổ chức là sự phân chia các nhiệm vụ thành những công việc, trao quyền hạn, xác định những nguyên tắc thích hợp cho các bộ phận và quyết định quy mô thích hợp cho từng bộ phận

Với những ý nghĩa như trên, hiểu một cách chung nhất tổ chức là quy trình

thiết kế bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu chung

Từ định nghĩa này, có thể thấy những hoạt động cơ bản của chức năng tổ chức bao gồm:

- Xác định những nhiệm vụ thực hiện để đạt được mục tiêu

- Nhóm gộp các hoạt động này thành những bộ phận

- Phân công người phụ trách các bộ phận và công việc của từng bộ phận đó

- Giao phó quyền hạn tương ứng để thực hiện nhiệm vụ

- Xác lập cơ chế cho sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận và trong việc phối hợp quyền hạn và thông tin, theo cả chiều ngang và chiều dọc của cơ cấu tổ chức (thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức)

Tóm lại, bản chất của chức năng tổ chức là thực hiện sự phân công lao động hợp lý (cả lao động quản lý) để phát huy cao nhất khả năng của nguồn nhân lực nhằm thực hiện hiệu quả mục tiêu chung Vì thế, tổ chức là một công việc chuyên môn vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật

1.2.2 Bồi dưỡng

Bồi dưỡng

Theo Đại từ điển Tiếng Việt, “Bồi dưỡng là làm cho tốt hơn, giỏi hơn” [34, tr.191] Theo Từ điển giáo dục học, “Bồi dưỡng là quá trình giáo dục, đào tạo thêm nhằm hình thành nhân cách và những phẩm chất riêng biệt của nhân cách theo định hướng mục đích đã chọn”, cụ thể hơn: “Bồi dưỡng là trang bị thêm kiến thức, kĩ năng nhằm mục đích nâng cao và hoàn thiện năng lực hoạt động trong các lĩnh vực cụ thể,

ví dụ như bồi dưỡng kiến thức, bồi dưỡng lí luận, nghiệp vụ sư phạm” [16, tr.30]

Theo tác giả Nguyễn Minh Đường, thì bồi dưỡng “là quá trình cập nhật kiến thức và kỹ năng còn thiếu hoặc đã lạc hậu trong một cấp học, bậc học và thường được xác nhận bằng một chứng chỉ” [11, tr.13]

Như vậy, có thể hiểu bồi dưỡng là quá trình bổ sung sự thiếu hụt về tri thức,

năng lực chuyên môn, cập nhật những cái mới để hoàn thiện hệ thống tri thức, năng lực chuyên môn nghiệp vụ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Bồi dưỡng là một khâu tiếp nối quá trình đào tạo

1.2.3 Năng lực

Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về năng lực

Theo Từ điển bách khoa Việt Nam, “Năng lực là đặc điểm của cá nhân thể hiện mức độ thông thạo - tức là có thể thực hiện một cách thành thục và chắc chắn - một hay một số dạng hoạt động nào đó Năng lực gắn liền với những phẩm chất về trí nhớ, tính nhạy cảm, chí tuệ, tính cách của cá nhân” [22, tr.41]

Theo Từ điển Tâm lý học quân sự, “Năng lực là tổng hợp những tính chất, hay phẩm chất của tâm lý cá nhân phù hợp với những yêu cầu đặc trưng của một hoạt động nhất định, là điều kiện đảm bảo hoàn thành hoạt động đó nhanh chóng, thành thạo và đạt kết quả cao” [32, tr.196-197]

Theo tác giả Phạm Minh Hạc, năng lực là “một tổ hợp phức tạp những thuộc tính tâm lý của mỗi người, phù hợp với những yêu cầu của một hoạt động nhất định, đảm bảo cho hoạt động đó diễn ra có kết quả” [12, tr.334]

Như vậy, hiểu theo nghĩa thông dụng, năng lực là những đặc điểm cá nhân, là

tổng hợp những phẩm chất nhân cách để mỗi cá nhân thực hiện một cách thành thạo, nhanh chóng và có hiệu quả một công việc nào đó

1.2.4 Công nghệ thông tin và ứng dụng CNTT trong nhà trường

Theo Nghị quyết của Chính phủ số 49/CP ngày 04/8/1993, "công nghệ thông

tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng

có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội CNTT phục vụ trực tiếp cho việc cải tiến quản lý Nhà nước, nâng cao hiệu quả của các hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động kinh tế - xã hội khác, từ đó góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân CNTT được phát triển trên nền tảng phát triển của các công nghệ Điện tử - Tin học - Viễn thông và tự động hoá" [6]

Theo Luật Công nghệ thông tin do Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 29/6/2006, "công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số" [26]

Ứng dụng CNTT là việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của các hoạt động này [26]

1.2.5 Hiệu trưởng

Luật Giáo dục quy định: “Hiệu trưởng là người chịu trách nhiệm quản lý các

hoạt động của nhà trường, do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền bổ nhiệm, công nhận” [27] Như vậy, trong nhà trường phổ thông, hiệu trưởng là người đứng đầu nhà

trường có vai trò quan trọng nhất trong quá trình thiết lập những định hướng, tổ chức các hoạt động dạy học, giáo dục học sinh, quản lý và thúc đẩy các hoạt động khác tạo

sự thành công cho trường học

Mỗi trường trung học có một Hiệu trưởng Nhiệm kỳ của Hiệu trưởng là 5 năm, thời gian đảm nhận chức vụ Hiệu trưởng không quá 2 nhiệm kỳ ở một trường trung học

1.2.6 Hồ sơ và quản lý hồ sơ

Hồ sơ là một thuật ngữ được dùng khá phổ biến trong công tác hành chính văn phòng và công tác lưu trữ Tại Khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ, hồ sơ được định nghĩa như sau:

Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một (hoặc một số) đặc điểm chung về thể loại hoặc tác giả hình thành tài liệu trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân [28]

Phân tích nội dung của định nghĩa này về hồ sơ cho thấy: Một là, hồ sơ được hình thành trong quá trình giải quyết công việc Ý này khẳng định rằng hồ sơ là sản phẩm của toàn bộ quá trình giải quyết công việc chứ không phải sau khi công việc kết thúc, tài liệu tấp thành đống với các bó, gói chờ có đợt chỉnh lý mới được đưa ra để lập thành hồ sơ Hai là, công việc được lập hồ sơ phải thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một cá nhân

Quản lý hồ sơ là là việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức

Quản lý hồ sơ nghiêm túc, khoa học sẽ giúp cho việc tra cứu thông tin trong cơ quan, tổ chức được nhanh chóng, đủ căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp

thời, hiệu quả Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu sẽ góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị Quản lý hồ sơ khoa học, hiệu quả sẽ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ Đối với từng cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc cần lập đầy đủ các hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác

Các công việc quản lý hồ sơ trong cơ quan hành chính nhà nước bao gồm:

- Phân loại hồ sơ

- Đánh giá giá trị tài liệu, hồ sơ

- Chỉnh lý, sắp xếp chuẩn mực tài liệu trong hồ sơ

- Thống kê hồ sơ

- Bảo quản hồ sơ, tài liệu

- Khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu:

1.2.7 Năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ

Năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ là khả năng sử dụng các công cụ

và tài nguyên công nghệ để tạo ra, phổ biến, lưu giữ và quản lí thông tin hiệu quả trong các hoạt động quản lý nhà trường Các công cụ và tài nguyên công nghệ bao gồm thiết bị kĩ thuật (máy tính, máy chiếu, mạng internet…), các phần mềm trên máy tính và các ứng dụng trực tuyến

1.2.8 Bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng

Bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng là quá trình nhà quản lý tiến hành các tác động tới đối tượng quản lý nhằm bổ sung sự thiếu hụt về tri thức, kỹ năng sử dụng CNTT, cập nhật những cái mới để hoàn thiện năng lực và nâng cao hiệu quả hoạt động sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng

1.3 Một số vấn đề lý luận về bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý

hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT

1.3.1 Nhiệm vụ quản lý hồ sơ của Hiệu trưởng trường THPT

Điều 6 khoản 10 trong Quy định chuẩn Hiệu trưởng trường Trung học phổ thông quy định: về quản lý hành chính, Hiệu trưởng trường THPT "Xây dựng và cải

tiến các quy trình hoạt động, thủ tục hành chính của nhà trường" và "Quản lý hồ sơ,

sổ sách theo đúng quy định" [2]

Ở trường THPT, việc quản lý hồ sơ là quản lý "tài liệu chuyên môn nghiệp vụ"

và "hồ sơ chuyên môn nghiệp vụ" Trong đó, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ là "vật mang tin hình thành trong quá trình giải quyết công việc để phục vụ cho hoạt động chuyên môn nghiệp vụ về giáo dục và đào tạo của cơ quan, đơn vị", "gồm văn bản giấy; phim, ảnh; băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh; tài liệu điện tử và các vật mang tin khác" Hồ sơ chuyên môn nghiệp vụ là "một tập tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung" [4]

Có nhiều cách phân loại với hồ sơ quản lý của Hiệu trưởng trường THPT Theo cách phân loại chung, hồ sơ quản lý của Hiệu trưởng trường THPT có ba loại

cơ bản: hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự

- Hồ sơ công việc: là tập tài liệu theo dõi, xử lý một việc nào đó Trong hồ sơ công việc thường có tài liệu khởi đầu công việc, cho đến tài liệu (văn bản) kết thúc công việc Ví dụ: Hồ sơ về một hội nghị tổng kết, Hồ sơ giải quyết công việc (bình xét thi đua khen thưởng, xét nâng lương cho cán bộ công chức,…)

- Hồ sơ nguyên tắc: là tập văn bản quy phạm pháp luật về vấn đề, lĩnh vực nào

đó Mỗi cán bộ, công chức dựa vào chức năng, nhiệm vụ được giao, tuỳ theo từng mặt nghiệp vụ công tác của mình phụ trách mà thu thập những văn bản quy phạm pháp luật để lập thành hồ sơ nguyên tắc để phục vụ tra cứu, nghiên cứu giải quyết công việc hàng ngày Tài liệu trong hồ sơ nguyên tắc không nhất thiết là bản chính, có thể là bản sao, hoặc bản chính, nhưng còn hiệu lực pháp lý Ví dụ: Tập tài liệu là các văn bản quy phạm pháp luật quy định về chế độ công tác phí cho cán bộ công chức, Tập tài liệu là những văn bản về chế độ nâng lương cho cán bộ, công chức nhà nước

- Hồ sơ nhân sự: là một tập tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh, )

Đối với việc quản lý hồ sơ, trách nhiệm chung của Hiệu trưởng trường THPT với tư cách Thủ trưởng cơ quan (người đứng đầu cơ quan, tổ chức) là chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong phạm vi cơ quan mình và chỉ đạo nghiệp vụ đối

với các đơn vị trực thuộc (các Tổ chuyên môn) thực hiện lập hồ sơ công việc Để thực hiện nhiệm vụ này, Hiệu trưởng có thể giao cho bộ phận hành chính (văn thư) tổ chức công tác lập hồ sơ trong phạm vi của mình

Những nhiệm vụ cụ thể bao gồm:

- Ký ban hành bản danh mục hồ sơ hàng năm;

- Tùy điều kiện cụ thể, Hiệu trưởng trực tiếp làm một số việc: giải quyết văn bản đến của cơ quan; soạn thảo văn bản đi; tham gia các hội nghị,… Kết thúc công việc phải lập hồ sơ của mình

1.3.2 Năng lực sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ của Hiệu trưởng trường THPT

Năng lực của Hiệu trưởng trường THPT được quy định tại điều 5 và điều 6 của Chuẩn Hiệu trưởng trường Trung học cơ sở, trường trung học phổ thông và trường phổ thông có nhiều cấp học do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Theo đó, năng lực của của Hiệu trưởng trường THPT bao gồm năng lực chuyên môn, nghiệp

vụ sư phạm và năng lực quản lý nhà trường

Năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ thuộc năng lực chuyên môn, nghiệp vụ sư phạm Theo đó, văn bản quy định Hiệu trưởng phải có "năng lực ngoại ngữ và ứng dụng công nghệ thông tin", "sử dụng được công nghệ thông tin trong công việc" [2] Như thế, Bộ Giáo dục và Đào tạo chưa có sự lượng hoá cụ thể về chuẩn năng lực sử dụng CNTT của Hiệu trưởng các trường THPT

Từ việc nghiên cứu Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày 11/3/2014 Quy định chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin của Bộ Thông tin và truyền thông (2014), chúng tôi cho rằng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ của hiệu trưởng trường THPT bao gồm 5 năng lực thành phần là:

- Hiểu biết về CNTT cơ bản

- Năng lực xử lý văn bản nâng cao

- Năng lực sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu trong quản lý hồ sơ

- Năng lực về an toàn, bảo mật thông tin trong quản lý hồ sơ

- Năng lực sử dụng phần mềm quản lý kế hoạch

1.3.3 Nội dung bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT

Để hình thành và rèn luyện năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT, nội dung bồi dưỡng cần tập trung vào các chuyên đề sau [5]:

Chuyên đề 1: Hiểu biết về CNTT cơ bản

Chuyên đề này cần trang bị cho các Hiệu trưởng những hiểu biết về CNTT cơ bản bao gồm:

- Có kiến thức cơ bản về máy tính và mạng máy tính, như Phần cứng (máy vi tính và thiết bị cầm tay thông minh; các thành phần phần cứng; thiết bị trung tâm; thiết bị nhập, xuất, lưu trữ; cổng); Phần mềm (phân loại phần mềm; lập trình; phần mềm thương mại và phần mềm nguồn mở); Hiệu năng máy tính; Mạng máy tính và truyền thông

- Có kiến thức cơ bản về các ứng dụng của công nghệ thông tin – truyền thông: Một số ứng dụng công; Một số ứng dụng phổ biến để liên lạc, truyền thông

- Có kiến thức cơ bản về vấn đề an toàn thông tin cơ bản khi làm việc với máy tính như kiểm soát truy nhập, bảo đảm an toàn cho dữ liệu; Phần mềm độc hại (malware)

- Có kiến thức cơ bản về một số vấn đề cơ bản liên quan đến pháp luật trong

sử dụng CNTT như bản quyền; bảo vệ dữ liệu

Chuyên đề 2: Xử lý văn bản nâng cao

Chuyên đề này cần trang bị cho các Hiệu trưởng năng lực xử lý văn bản nâng cao bao gồm kỹ năng thiết đặt môi trường làm việc tối ưu (lựa chọn chế độ và thiết đặt phù hợp, áp dụng mẫu); kỹ năng định dạng nâng cao (văn bản, đoạn, cột, bảng);

kỹ năng tham chiếu và liên kết (tiêu đề, chân trang, chân bài, mục lục và chỉ mục, đánh dấu, tham chiếu, kết nối, nhúng dữ liệu); kỹ năng về Trường và biểu mẫu (trường văn bản, biểu mẫu văn bản, phối thư); kỹ năng biên tập văn bản trong chế độ cộng tác (lần vết và rà soát, tài liệu chủ, bảo vệ tài liệu); chuẩn bị in

Chuyên đề 3: Sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu trong quản lý hồ sơ

Chuyên đề này cần trang bị cho các Hiệu trưởng năng lực sử dụng hệ quản trị

cơ sở dữ liệu bao gồm kiến thức cơ bản về cơ sở dữ liệu (khái niệm cơ sở dữ liệu và ứng dụng, quản trị cơ sở dữ liệu); kỹ năng sử dụng phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu

quan hệ (cấu trúc dữ liệu và tạo bảng; truy vấn); kỹ năng về biểu mẫu, báo cáo, trình bày kết quả; kỹ năng làm việc với dữ liệu ngoài, tự động hóa thao tác

Chuyên đề 4: An toàn, bảo mật thông tin trong quản lý hồ sơ

Chuyên đề này cần trang bị cho các Hiệu trưởng năng lực về an toàn, bảo mật thông tin bao gồm kiến thức cơ bản về an toàn thông tin (các nguy cơ mất an toàn thông tin, các lĩnh vực an toàn thông tin); kỹ năng sử dụng các biện pháp đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin, dữ liệu (phòng chống virus, phòng chống lấy cắp thông tin, đảm bảo an toàn thông tin đối với tài liệu); kỹ năng về an toàn mạng (các loại tấn công mạng, bảo mật mạng không dây, kiểm soát truy nhập); kỹ năng quản lý dữ liệu

an toàn (bảo vệ vật lý và sao lưu dữ liệu, phá hủy dữ liệu an toàn)

Chuyên đề 5: Sử dụng phần mềm quản lý kế hoạch

Chuyên đề này cần trang bị cho các Hiệu trưởng năng lực sử dụng phần mềm quản lý kế hoạch bao gồm kiến thức cơ bản về phần mềm quản lý kế hoạch; kỹ năng làm việc với phần mềm quản lý kế hoạch - dự án (kỹ năng mở-đóng phần mềm, mở - lưu kế hoạch hiện có, tạo lập kế hoạch - dự án mới); kỹ năng về dữ liệu kế hoạch (tác

vụ và lịch, các ghi chú, siêu liên kết); kỹ năng quản lý nguồn lực và chi phí bằng phần mềm; kỹ năng giám sát kế hoạch bằng phần mềm (đường găng, giám sát tiến độ và lập lịch biểu); kỹ năng về chuẩn bị kết xuất

Đây là những nội dung cơ bản để đảm bảo hình thành năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực tế ở các địa phương khác nhau, nội dung bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT phải có tính linh hoạt, tính ứng dụng thực tế Có nghĩa là nội dung bồi dưỡng phải xuất phát từ đề xuất của người học chứ không bị định trước, bị áp đặt từ trên xuống Muốn như vậy, cấp quản

lý tổ chức bồi dưỡng phải tổ chức việc đánh giá nhu cầu bồi dưỡng thật nghiêm túc

1.3.4 Phương pháp, hình thức bồi dưỡng, chủ thể tham gia bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT

* Phương pháp bồi dưỡng

Các phương pháp bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT tuân theo lý thuyết dạy học cho người lớn (người

trưởng thành) và theo quan điểm “học thông thạo” Các phương pháp bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT cũng cần căn cứ vào đặc trưng của việc bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT để lựa chọn cho phù hợp Theo đó, bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT có thể thực hiện theo các phương pháp như sau

Nhóm phương pháp bồi dưỡng về lý thuyết sử dụng CNTT trong quản lý hồ

sơ, bao gồm thuyết trình có minh họa, đàm thoại (vấn đáp), nêu và giải quyến vấn đề, thảo luận nhóm

Phương pháp hướng dẫn thực hành sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ Đối với bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ, nhóm phương pháp hướng dẫn thực hành có ý nghĩa quan trọng, góp phần quyết định đến hình thành kỹ năng cho các Hiệu trưởng Phương pháp này thực hiện qua 4 bước:

Bước 1 Xác định tài liệu cho luyện tập và thực hành Bước này bao gồm việc tập trung chú ý của các Hiệu trưởng về một kĩ năng cụ thể cần hoặc thực hành, luyện tập

Bước 2 Giới thiệu mô hình thực hành, luyện tập Khuôn mẫu các thao tác để các Hiệu trưởng làm theo được giảng viên giới thiệu, có thể thông qua ví dụ cụ thể

Bước 3 Thực hành, luyện tập sơ bộ Các hiệu trưởng tìm hiểu về tài liệu để luyện tập, có thể tự thử kĩ năng của mình và có thể đặt câu hỏi về những kĩ năng đó

Bước 4 Thực hành đa dạng Giảng viên đưa ra các tình huống trong quản lý

hồ sở ở nhà trường, để các Hiệu trưởng có cơ hội rèn luyện kĩ năng, vận dụng các kiến thức khác nhau về CNTT để giải quyết nhiệm vụ đặt ra

Đối với phương pháp hướng dẫn thực hành trong quá trình bồi dưỡng, việc thực hành, luyện tập phải nhằm mục đích, yêu cầu nhất định Luyện tập phải tiến hành theo một trình tự chặt chẽ Lúc đầu đơn giản, có làm mẫu, có chỉ dẫn, sau tăng dần tính phức tạp của hành động và sự tự lực luyện tập Các Hiệu trưởng phải nắm lý thuyết rồi mới luyện tập và qua luyện tập để hiểu sâu hơn lý thuyết

* Hình thức bồi dưỡng

Đối với việc bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT, có một số hình thức bồi dưỡng cơ bản như sau:

(1) Bồi dưỡng tập trung

Hình thức bồi dưỡng tập trung có nhiều ưu điểm:

- Cho phép bồi dưỡng cho nhiều hiệu trưởng của các trường cùng một lúc, có thể sử dụng kỹ thuật tương tác nhóm để nâng cao hiệu quả bồi dưỡng

- Hiệu trưởng các trường THPT lĩnh hội tốt hơn, vì có thể chia sẻ ý tưởng, làm việc theo nhóm hay tranh luận với các đồng nghiệp khác

- Tại môi trường lớp học, Hiệu trưởng các trường THPT có cơ hội để được bồi dưỡng mà không bị phân tâm khi cùng lúc phải điều hành các hoạt động của nhà trường

- Kinh phí tổ chức ít tốn kém hơn so với các loại hình bồi dưỡng khác

Bên cạnh những ưu điểm, hình thức bồi dưỡng tập trung có những hạn chế, như khó khăn trong việc hướng dẫn chi tiết cho cá nhân từng hiệu trưởng; những học viên chậm có thể khó để theo kịp với tốc độ hướng dẫn của giảng viên; khó sắp xếp thời gian, địa điểm phù hợp cho tất cả các hiệu trưởng cùng tham gia bồi dưỡng

Hình thức bồi dưỡng tập trung có hai mức độ: bồi dưỡng dài hạn và bồi dưỡng ngắn hạn

- Bồi dưỡng dài hạn: Thời gian bồi dưỡng 2 - 4 tuần

Nội dung bồi dưỡng tập trung trang bị cho hiệu trưởng các trường THPT những kiến thức, kỹ năng cơ bản về sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ Trong thời gian tham gia bồi dưỡng dài hạn, hiệu trưởng các trường THPT không thể tham gia hoạt động quản lý nhà trường Vì vậy, kế hoạch bồi dưỡng dài hạn phải được xây dựng từ đầu năm học, thông tin đến hiệu trưởng các trường THPT, để hiệu trưởng các trường THPT kết hợp với kế hoạch chung của nhà trường, sao cho không ảnh hưởng đến hoạt động của các nhà trường

- Bồi dưỡng ngắn hạn: thời gian bồi dưỡng 1 - 3 ngày

Bồi dưỡng ngắn hạn sử dụng khi bồi dưỡng chuyên đề như cách thức ứng dụng của một phần mềm cụ thể trong quản lý nhà trường Với các chương trình bồi dưỡng dài hạn, nếu không sắp xếp được thời gian bồi dưỡng phù hợp thì có thể tách

ra từng mô đun tập huấn thành nhiều lớp bồi dưỡng ngắn hạn Đây là hình thức bồi dưỡng mềm dẻo và linh hoạt, ít ảnh hưởng đến việc quản lý nhà trường của hiệu trưởng các trường THPT, có thể sử dụng thường xuyên trong năm học

(2) Hội thảo, tọa đàm, tham quan học hỏi

Với hình thức này, cần chú ý đến khâu tổ chức, lựa chọn đối tượng, đơn vị làm tốt việc ứng dụng CNTT trong quản lý tham dự tọa đàm, hội thảo khoa học Tùy theo thực tế để lựa chọn hội thảo, tọa đàm hay tham quan học hỏi, nhằm đem đến hiệu quả, đáp ứng mục tiêu của toàn bộ quá trình bồi dưỡng

đó, đặt ra kế hoạch tự bồi dưỡng chính xác và kịp thời, góp phần cải thiện và phát triển năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho bản thân

* Chủ thể tham gia bồi dưỡng

Các cán bộ, giảng viên tham gia bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho hiệu trưởng có vai trò đặc biệt quan trọng, giữ vai trò chủ đạo trong bồi dưỡng, là nhân tố quyết định đến chất lượng, hiệu quả của bồi dưỡng Các cán bộ, giảng viên tham gia bồi dưỡng không chỉ là những người cung cấp tri thức, rèn luyện

kỹ năng, kỹ xảo sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho hiệu trưởng trường THPT mà còn là tấm gương về kinh nghiệm quản lý cho học viên noi theo

Để hoạt động bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho hiệu trưởng, đội ngũ giảng viên cần đảm bảo các yêu cầu sau:

(1) Đảm bảo số lượng, chất lượng (kiến thức, tay nghề sư phạm, kinh nghiệm quản lý) Giảng viên được lựa chọn tham gia bồi dưỡng phải có đủ tư cách về phẩm chất đạo đức và năng lực để chuyển tải các nội dung bồi dưỡng cho học viên

(2) Việc thực hiện các nhiệm vụ của giảng viên trong quá trình bồi dưỡng phải đảm bảo hiệu quả, được theo dõi, đôn đốc thường xuyên

1.4 Nội dung tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT

Tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT là quá trình nhà quản lý vận dụng khéo léo nội dung, phương pháp quản lí tác động lên các Hiệu trưởng, làm thay đổi kiến thức, kỹ năng, thái độ và nâng cao năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng

Trong bồi dưỡng năng lực cho Hiệu trưởng, các nhu cầu, nguyện vọng, đặc điểm cá nhân của Hiệu trưởng được coi trọng nhằm giúp họ hoàn thiện năng lực của bản thân một cách tốt nhất để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao về quản lý nhà trường nói chung và quản lý hồ sơ trong nhà trường nói riêng

Tổ chức bồi dưỡng là một chức năng trong quản lý hoạt động bồi dưỡng Chức năng này có mối quan hệ chặt chẽ, không thể tách rời với các chức năng khác như lập

kế hoạch, chỉ đạo, kiểm tra đánh giá hoạt động bồi dưỡng

1.4.1 Xây dựng kế hoạch bồi dưỡng

Việc xây dựng kế hoạch bồi dưỡng là khâu quan trọng, nền tảng cho toàn bộ quá trình tổ chức bồi dưỡng Mọi hoạt động bồi dưỡng phải được thể hiện trong kế hoạch bồi dưỡng Các chủ thể quản lý phải xây dựng được kế hoạch tổ chức bồi dưỡng với nhiều cấp độ khác nhau: kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn

Xây dựng kế hoạch bồi dưỡng là quá trình thiết lập mục tiêu bồi dưỡng, các hoạt động và điều kiện đảm bảo thực hiện các mục tiêu đã đặt ra Kế hoạch bồi dưỡng phải đảm bảo tính khoa học, tính thực tiễn và tính khả thi Kế hoạch bồi dưỡng phải thể hiện được xu thế phát triển và định hướng cho các hoạt động quản lý của hiệu trưởng trong tương lai

Việc xây dựng kế hoạch bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ

sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT phải tập trung giải quyết và thể hiện được 6 vấn

(3) Xác định các hoạt động bồi dưỡng để từng bước thực hiện mục tiêu hình thành năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT (bao gồm xác định nội dung bồi dưỡng; xác định hình thức, phương pháp bồi dưỡng; xác định thời gian, địa điểm bồi dưỡng)

(4) Xác định các nguồn lực thực hiện hoạt động bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT

(5) Xác định hình thức kiểm tra, đánh giá, quản lý chất lượng hoạt động bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT

1.4.2 Tổ chức hoạt động bồi dưỡng

Tổ chức hoạt động bồi dưỡng là bước cụ thể hoá kế hoạch bồi dưỡng đã được xây dựng Quá trình tổ chức hoạt động bồi dưỡng phải chặt chẽ và khoa học, phân công người và việc cho phù hợp, phát huy được tối ưu các nguồn lực trong quá trình bồi dưỡng

Chức năng tổ chức hoạt động bồi dưỡng có tầm quan trọng đặc biệt trong quản

lý bồi dưỡng Tổ chức là nhân tố sinh thành ra hệ toàn vẹn, tạo ra cái gọi là "hiệu ứng

tổ chức" như Lênin nói: "Tổ chức sẽ nhân sức mạnh lên gấp mười lần" Thành tựu của khâu tổ chức hoạt động bồi dưỡng phụ thuộc rất nhiều vào năng lực và phong cách của chủ thể quản lý hoạt động bồi dưỡng

Nhờ tổ chức có hiệu quả mà chủ thể quản lý hoạt động bồi dưỡng có thể phối hợp, điều phối tốt hơn các nguồn lực tham gia hoạt động bồi dưỡng Nhờ có tổ chức

mà kỷ cương, nề nếp, tác phong làm việc khoa học, sự đoàn kết nhất trí trong quá trình bồi dưỡng được đảm bảo; năng lực, sở trường của mỗi người và mỗi lực lượng tham gia bồi dưỡng được phát huy

Về bản chất, nội dung tổ chức hoạt động bồi dưỡng là việc thực hiện phân công lao động một cách khoa học, là cơ sở để tạo ra năng suất lao động cao, nhằm đạt mục tiêu của hoạt động bồi dưỡng Tổ chức hoạt động bồi dưỡng được bắt đầu từ việc phân tích mục tiêu của hoạt động bồi dưỡng; và thực hiện các nội dung chủ yếu sau:

- Xác định và phân loại các hoạt động cần thiết để thực hiện mục tiêu bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT;

- Xây dựng cơ cấu tổ chức của hoạt động bồi dưỡng, tức là phân chia các bộ phận để thực hiện các hoạt động bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ

sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT;

- Bố trí, sắp xếp lực lượng tham gia bồi dưỡng và quản lý bồi dưỡng năng lực

sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT, xác định vị trí, nhiệm vụ quyền hạn của mỗi thành viên trong từng lực lượng, trong đó bao gồm cả vấn đề phân cấp, phân quyền;

- Quản lý nhân sự bồi dưỡng bao gồm triệu tập lực lượng được bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT, bố trí sắp xếp giảng viên bồi dưỡng, khen thưởng, đề bạt, kỷ luật, v.v

- Đảm bảo các nguồn lực cho hoạt động của quá trình bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT

Cơ sở vật chất là phương tiện đảm bảo cho hoạt động bồi dưỡng đạt hiệu quả, chất lượng cao Quản lý các điều kiện cơ sở vật chất đảm bảo cho bồi dưỡng có vị trí đặc biệt quan trọng, góp phần đảm bảo cho bồi dưỡng đạt mục tiêu đặt ra Nội dung quản lý gồm: Quản lý kinh phí bồi dưỡng đảm bảo việc chi tiêu đúng nguyên tắc, tiết kiệm, hiệu quả, chống thất thoát; quản lý các phương tiện kỹ thuật dạy học phát huy tối đa tính năng kỹ thuật, đảm bảo giữ tốt, dùng bền và phát huy tính năng của các loại phương tiện; quản lý các điều kiện phục vụ bồi dưỡng; quản lý việc mua sắm các trang thiết bị phục vụ bồi dưỡng

1.4.3 Chỉ đạo hoạt động bồi dưỡng

Đây là chức năng thể hiện năng lực của người quản lí hoạt động bồi dưỡng Sau khi hoạch định kế hoạch bồi dưỡng và sắp xếp tổ chức hoạt động bồi dưỡng, người cán bộ quản lý phải điều khiển, chỉ đạo cho hệ thống hoạt động theo đúng kế hoạch nhằm thực hiện mục tiêu bồi dưỡng đã đề ra

Chức năng chỉ đạo hoạt động bồi dưỡng của chủ thể quản lý hoạt động bồi dưỡng thể hiện ở những nội dung cụ thể như sau:

- Phối hợp các lực lượng tham gia bồi dưỡng: tập hợp, liên kết các lực lượng tham gia bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT

- Giám sát hoạt động bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT

- Hướng dẫn, điều chỉnh hoạt động bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT một cách nhịp nhàng

- Động viên, khuyến khích, khen thưởng các lực lượng tham gia bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT

Cả bốn nội dung chỉ đạo bồi dưỡng này đều nhằm đạt mục tiêu của hoạt động bồi dưỡng Để thực hiện chức năng chỉ đạo hoạt động bồi dưỡng, chủ thể quản lý bồi dưỡng phải là người có tri thức, có kĩ năng ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định Quyết định là công cụ chính để điều khiển quá trình bồi dưỡng Ra quyết định

là quá trình xác định vấn đề và lựa chọn một phương án tối ưu trong số những phương án khác Việc ra quyết định quyết định xuyên suốt trong quá trình quản lí bồi dưỡng, từ việc lập kế hoạch bồi dưỡng, tổ chức bồi dưỡng cho đến việc kiểm tra đánh giá hoạt động bồi dưỡng Quyết định là sản phẩm chủ quan của chủ thể quản lý bồi dưỡng Một quyết định tốt phải đảm bảo các yêu cầu sau: Quyết định phải dựa trên cơ

sở khách quan, khoa học với đầy đủ những căn cứ cần thiết và có tính định hướng Quyết định phải có tính hệ thống, nhất quán; tính pháp lý và đúng thẩm quyền; tính khả thi và hiệu quả; tính cô đọng, dễ hiểu, cụ thể và chuẩn xác

1.4.4 Kiểm tra, đánh giá hiệu quả của hoạt động bồi dưỡng

Kiểm tra, đánh giá là quá trình xem xét, bình phẩm về đặc trưng, thuộc tính hay giá trị của một sự vật, hiện tượng nào đó theo các tiêu chí và chuẩn mực so sánh nhất định (định lượng hoặc định tính) Kiểm tra, đánh giá là khâu cần thiết đối với quá trình bồi dưỡng Nó là thang đo mức độ tiến bộ sau khi được bồi dưỡng

Trong kiểm tra, đánh giá, hiệu quả của hoạt động bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho hiệu trưởng trường THPT được đánh giá bằng cách so sánh những kiến thức, kỹ năng sử dụng CNTT cần thiết đã được trang bị cho hiệu trưởng trong quá trình bồi dưỡng với chương trình, kế hoạch và mục tiêu đã xác định Hiệu quả của quá trình bồi dưỡng là cơ sở cho việc phát triển năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho hiệu trưởng các trường THPT

Trong kiểm tra, đánh giá hiệu quả của hoạt động bồi dưỡng, chủ thể quản lý cần tập trung vào một số việc cụ thể như sau:

(1) Kiểm tra hoạt động dạy của giảng viên

(2) Kiểm tra hoạt động học của các hiệu trưởng

(3) Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động bồi dưỡng

(4) Đánh giá sự cải thiện năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ của hiệu trưởng các trường THPT sau bồi dưỡng;

(5) Xác định chế độ báo cáo, tổng kết rút kinh nghiệm và điều chỉnh hoạt động bồi dưỡng

1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng các trường THPT

1.5.1 Các yếu tố khách quan

Nhận thức và nhu cầu bồi dưỡng của Hiệu trưởng trường THPT

Nhận thức của Hiệu trưởng trường THPT về bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ là yếu tố tạo nên kết quả bền vững của hoạt động bồi dưỡng Mỗi Hiệu trưởng cần hiểu được sự cần thiết của việc sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ và xác định rằng bồi dưỡng nâng cao năng lực là nghĩa vụ và quyền lợi của mình Từ đó, có được động cơ đúng đắn, tích cực, chủ động, sáng tạo với lòng đam mê học tập và tự học hướng tới hoàn thiện năng lực bản thân, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu quản lý giáo dục trong thời đại mới

Phẩm chất, năng lực của lực lượng tham gia bồi dưỡng

Giảng viên là yếu tố quan trọng hàng đầu tác động đến kết quả bồi dưỡng Tinh thần trách nhiệm và trình độ của giảng viên ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng trường THPT Theo đó, để hoạt động bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng trường THPT đạt hiệu quả, giảng viên của các khoá bồi dưỡng phải là những người có kiến thức trong lĩnh vực chuyên môn, là những chuyên gia về lí luận

và thực tiễn quản lý giáo dục

Mức độ đáp ứng cơ sở vật chất, trang thiết bị dạy học và hạ tầng CNTT

Cơ sở vật chất phục vụ bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng trường THPT gồm phòng bồi dưỡng, trang thiết bị dạy học và hạ tầng CNTT phục vụ cho hoạt động thực hành

Cơ sở vật chất, trang thiết bị dạy học và đặc biệt là hạ tầng CNTT là điều kiện

để tổ chức hoạt động bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho Hiệu trưởng trường THPT Muốn hoạt động bồi dưỡng đem lại hiệu quả thì phải đổi mới phương pháp bồi dưỡng, hình thức bồi dưỡng và hình thức kiểm tra - đánh giá;

mà việc đổi mới phương pháp bồi dưỡng, hình thức bồi dưỡng và hình thức kiểm tra - đánh giá gắn liền với sự đáp ứng những điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị dạy học và hạ tầng CNTT Khi cơ sở vật chất, trang thiết bị dạy học và hạ tầng CNTT đáp ứng yêu cầu bồi dưỡng thì hoạt động bồi dưỡng sẽ diễn ra đúng theo kế hoạch, hỗ trợ tích cực cho giảng viên và các hiệu trưởng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình

1.5.2 Các yếu tố chủ quan

Nhận thức, phẩm chất và năng lực của chủ thể quản lý

Các trường THPT trực thuộc sự quản lý trực tiếp của Sở Giáo dục và Đào tạo (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) Chủ thể quản lý của hoạt động tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho hiệu trưởng trường THPT là

Sở Giáo dục và Đào tạo, cụ thể là Ban giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo Ngoài ra, theo cơ cấu tổ chức của các Sở Giáo dục và Đào tạo, bộ phận có chức năng chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nhà giáo, công chức, viên chức của các cơ sở giáo dục thuộc thẩm quyền quản lý của Sở;

tổ chức thực hiện sau khi được cơ quan thẩm quyền phê duyệt là phòng Tổ chức cán

bộ Do đó, Trưởng phòng Tổ chức cán bộ của Sở Giáo dục và Đào tạo cũng là chủ thể quản lý của hoạt động bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho hiệu trưởng trường THPT

Nhận thức, phẩm chất và năng lực của chủ thể quản lý ảnh hưởng đến công tác

tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho hiệu trưởng trường THPT

Nhận thức của chủ thể quản lý về bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho hiệu trưởng trường THPT tác động trực tiếp đến chất lượng bồi dưỡng Chủ thể quản lý có hiểu biết sâu sâu sắc về tầm quan trọng của bồi dưỡng, nắm vững được mục tiêu bồi dưỡng và thực tiễn nơi hoạt động bồi dưỡng diễn ra, thì mới có thể hoạch định được công tác tổ chức bồi dưỡng một cách chính xác và khả thi, mang lại kết quả mong muốn

Bên cạnh nhận thức, chủ thể quản lý phải có ý thức nghề nghiệp, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và có kiến thức quản lý mới thực hiện tốt chức năng, nhiệm

vụ và quyền hạn của mình Chủ thể quản lý phải có những kỹ năng quản lý, biết kết hợp giữa lí luận và thực tiễn, vận dụng sáng tạo, linh hoạt vào hoàn cảnh cụ thể để đạt được mục tiêu bồi dưỡng đã đề ra

Cơ chế quản lý và sự phân cấp trong tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho hiệu trưởng trường THPT

Trong thực hiện hoạt động bồi dưỡng năng lực cho hiệu trưởng trường THPT thì cơ chế quản lý và sự phân cấp quản lý ảnh hưởng lớn đến công tác tổ chức bồi dưỡng Việc phân cấp quản lý theo hướng giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm dựa theo chức năng, nhiệm vụ các cấp quản lý giáo dục tạo ra sự chủ động, sáng tạo, đa dạng trong hoạt động bồi dưỡng Trong cơ chế quản lý này, cán bộ quản lý sẽ phát huy được năng lực, sở trường để hoàn thành nhiệm vụ được giao một cách tốt nhất

Kết luận chương 1

Bồi dưỡng năng lực quản lý nhà trường nói chung và bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho hiệu trưởng các trường THPT nói riêng là công việc cần thiết và quan trọng trong giai đoạn đổi mới căn bản, toàn diện nền giáo dục Việt Nam hiện nay Đây là một vấn đề mới, còn nhiều khó khăn, chưa có nhiều công trình nghiên cứu về vấn đề này

Để đội ngũ hiệu trưởng có đủ năng lực trong công tác quản lý nhà trường trong bối cảnh đối mới giáo dục, cần bồi dưỡng các năng lực cần thiết của người hiệu trưởng, trong đó có bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ

Bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho hiệu trưởng các trường THPT là một con đường phát triển mang tính độc lập Nội dung bồi dưỡng bao gồm những hiểu biết CNTT cơ bản; các kỹ năng xử lý văn bản nâng cao; sử dụng

hệ quản trị cơ sở dữ liệu trong quản lý hồ sơ; an toàn, bảo mật thông tin trong quản lý

hồ sơ và sử dụng phần mềm quản lý kế hoạch Phương pháp và hình thức bồi dưỡng

đa dạng như bồi dưỡng tập trung; hội thảo, tọa đàm, tham quan học hỏi; bồi dưỡng từ

xa và tự bồi dưỡng Hai lực lượng chính tham gia quá trình bồi dưỡng là đội ngũ giảng viên và học viên (Hiệu trưởng các trường THPT)

Tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho hiệu trưởng các trường THPT bao gồm việc xác định và phân loại các hoạt động cần thiết

để thực hiện mục tiêu bồi dưỡng; xây dựng cơ cấu tổ chức của hoạt động bồi dưỡng;

bố trí, sắp xếp lực lượng tham gia bồi dưỡng và quản lý bồi dưỡng; quản lý nhân sự bồi dưỡng và đảm bảo các nguồn lực cho hoạt động của quá trình bồi dưỡng Tổ chức hoạt động bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT cho Hiệu trưởng các trường THPT có quan hệ chặt chẽ với việc xây dựng kế hoạch bồi dưỡng, chỉ đạo hoạt động bồi dưỡng

và kiểm tra, đánh giá hiệu quả của hoạt động bồi dưỡng

Quá trình tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho hiệu trưởng các trường THPT chịu nhiều yếu tố ảnh hưởng, cả khách quan lẫn chủ quan, bao gồm: nhận thức và nhu cầu bồi dưỡng của Hiệu trưởng trường THPT; phẩm chất, năng lực của lực lượng tham gia bồi dưỡng; mức độ đáp ứng cơ sở vật chất, trang thiết bị dạy học và hạ tầng CNTT; nhận thức của chủ thể quản lý; phẩm chất và năng lực của chủ thể quản lý và cơ chế quản lý và sự phân cấp trong tổ chức bồi dưỡng

Đây cũng là một trong những vấn đề cần quan tâm khi đề xuất các biện pháp cho việc tổ chức bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ cho hiệu trưởng các trường THPT, cần tính đến mức độ tác động và ảnh hưởng của các yếu tố đến quá trình sử dụng CNTT trong quản lý hồ sơ, có như vậy mới đem đến hiệu quả

và đạt được mục tiêu cho công tác bồi dưỡng năng lực sử dụng CNTT trong quản lý

hồ sơ cho hiệu trưởng các trường THPT

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỒI DƯỠNG NĂNG LỰC

SỬ DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ CHO HIỆU TRƯỞNG CÁC TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG

TỈNH BẮC KẠN 2.1 Vài nét về khách thể khảo sát

Trong hệ thống giáo dục phổ thông nói chung và giáo dục THPT tỉnh Bắc Kạn nói riêng, hiệu trưởng có vai trò quan trọng Hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn là một trong những nhân tố quyết định việc thực hiện thắng lợi chức năng, nhiệm vụ của nhà trường, trước hết là nâng cao chất lượng giáo dục; là nhân tố quan trọng trong đào tạo, bồi dưỡng, rèn luyện nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên của nhà trường, nhất là đội ngũ giáo viên Đây là lực lượng người chủ trì, tổ chức các hoạt động phối hợp với các tổ chức, lực lượng ở địa phương trong hoạt động góp phần nâng cao chất lượng dạy và học của nhà trường và các hoạt động của tỉnh Bắc Kạn

Tỉnh Bắc Kạn có 15 trường THPT phân bố ở 8 huyện, thành phố Tất cả các trường đều có hiệu trưởng Không có trường THPT nào chưa có hiệu trưởng, mà công việc của hiệu trưởng phải do một phó hiệu trưởng phụ trách Đây là một thuận lợi trong chỉ đạo, điều hành hoạt động của các trường THPT trên địa bàn tỉnh

Qua khảo sát thực tiễn thấy rằng, đa số hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn là người địa phương, những người ở tỉnh khác chiếm tỉ lệ rất thấp Là những người sinh ra và lớn lên ngay trên quê hương mình, đội ngũ hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn có nhiều thuận lợi trong hoạt động Họ nắm chắc tình hình mọi mặt, phong tục, tập quán, tâm lý của người dân địa phương, rất thuận lợi trong công việc, theo chức trách, nhiệm vụ được giao, thuận lợi trong công tác tư tưởng, dân vận

và xử lý các tình huống phức tạp nảy sinh trong trường Tuy nhiên, vì tính chất phức tạp, đa dạng của đời sống xã hội ở miền núi, nhất là sự tác động của truyền thống, phong tục tập quán làng, bản và quan hệ tộc người lâu đời cũng gây khó khăn đáng kể cho đội ngũ hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn trong thực hiện chức trách, nhiệm vụ

Về mặt trình độ, trình độ mọi mặt của đội ngũ hiệu trưởng các trường THPT tỉnh Bắc Kạn nhìn chung đều đạt chuẩn theo quy định, song năng lực quản lý của