KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN

NỘI DUNG Hướng dẫn kỹ thuật soạn thảo văn hành chánh I Căn pháp lý: Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ; Văn số 4897/VP-HC ngày 12/9/2006 Văn phòng HĐND-UBND thành phố Riêng văn Đảng thực theo Hướng dẫn 11-HD/VPTW ngày 28/05/2004 Văn phòng Trung ương Đảng II Hình thức văn 1/ Khổ giấy A 4; thể thức trình bày văn khoảng cách lề phía phía 20 – 25 mm; lề trái 30-35mm, lề phải 15-20mm Trường hợp sử dụng mặt sau trang giấy lưu ý bìa trái bìa phải đổi ngược lại mặt trước nhắm thuận tiện cơng tác lưu trữ Phơng chữ để trình bày văn Times New Roman, mã ký tự tiếng Việt Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (các đơn vị liên hệ Tổ Hành chánh- Văn thư – Lưu trữ Tin học (điện thoại số 38575007) thuộc Văn phòng UBND Quận để hướng dẫn cài đặt, chuyển đổi cho phù hợp) 2/ Tiêu đề; đề mục - Tên nước: chữ in đậm - Đơn vị: Quận, Phường; BCĐ, HĐ… + Đối với Văn UBND Quận: THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN + Văn phòng, ban thuộc Quận: ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN (Tên đơn vị, chử in đậm) + Văn phường: THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – QUẬN ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG…… + Văn đoàn thể: - Cấp Quận: THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ QUẬN - Cấp phường: THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH-QUẬN HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ PHƯỜNG… + Văn Ban đạo, Hội đồng: - Trường hợp không sử dụng dấu UBND Quận, Phường; THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN _ BAN CHỈ ĐẠO (HỘI ĐỒNG) Phần ký tên, đóng dấu: (Chức danh nay) KIÊM (Chức danh Ban đạo (Hội đồng)) (Dấu quan, đơn vị) - Trường hợp sử dụng dấu UBND quận, phường; THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN Phần ký tên, đóng dấu: TM BAN CHỈ ĐẠO (HỘI ĐỒNG) (Chức danh Ban đạo (Hội đồng)) Họ tên; chức danh 3/ Số ký hiệu văn bản; địa danh (Quận, phường) - Ký hiệu văn bản: số văn ghi chử số Ả Rập, 01 vào ngày đầu năm kết thức vào ngày 31/12 hàng năm Ký hiệu (ngoại trừ văn Quy phạm pháp luật ghi năm ban hành văn bản) văn hành thơng thường chử viết tắc tên loại văn bản, quan ban hành văn chử viết tắc quan soạn thảo văn bản; + Quận: Số:……UBND, Số:… UBND/VX; Số:… /UBND-TCKH; Số:……/P.TCKH; Số: … /UBND-BCĐ PCTPMT + Cấp phường: Số…… /UBND/VX; UBND/ĐT - Địa danh: + Văn cấp Quận: Quận 6, ngày…tháng…năm + Văn cấp phường: Phường…, ngày tháng…năm… (Lưu ý ngày, tháng phải ghi đủ 02 chử số) - Trích yếu: + Văn hành thơng thường: V/v:………… + Báo cáo, Kế hoạch, Quyết định…… (Lưu ý: chử đậm; tiêu đề Báo cáo, Kế hoạch, thị, định ghi chử in hoa, nội dung ghi chử thường) BÁO CÁO ( 14-15mm) Về công tác phòng, chống lụt bão năm 2007 (13-14mm) - Nơi gởi: + Gởi nơi khơng xuống dòng: Kính gởi: Ủy ban nhân dân quận + Gởi nhiều nơi: Xuống dòng, mội đơn vị có gạch đầu dòng: Kính gởi: - Ủy ban nhân dân quận 6; - Phòng TCKH quận (Lưu ý thứ tự theo cấp lãnh đạo) - Nơi nhận: - Như trên; - Đơn vị….; - Luu: VT - Ký tên: + Thẩm quyền chung: TM.UỶ BAN NHÂN DÂN + Thẩm quyền riêng: KT, KT.CHỦ TỊCH; TL.TUQ,TUN - Tên họ: chữ in thường,đậm (Ký tên đóng dấu UBND, dấu đóng 1/3 chử ký) Chức vụ (Chử in Hoa) Họ tên (Chử in thường) - Trang cuối cùng: nội dung văn phải đảm bảo chiếm 1/3 trang giấy III Nội dung văn 1/ Vấn đề chung: vấn đề cần lưu ý; - Căn cứ: ghi dòng dấu chấm phẩy cuối câu, dòng cuối sử dụng dấu phẩy Đối với với nội dung văn bản, phần ban đầu phải ghi rõ số văn bản, ngày tháng năm ban hành, trích yếu văn Phần ghi tắc số văn bản, quan ban hành văn - Tên viết tắc: Ghi đầy đủ tên gọi có ghi cách mở, đóng ngoặc đơn; tên gọi sau ghi chử tắc - Tiếng nước ngồi: khơng ghi tiếng nước ngồi trừ trường hợp tên gọi từ chuyên môn kỹ thuật - Không ngạch dưới: nội dung văn không gạch dưới; dùng chử đậm để phân biệt đề mục văn - Danh từ chung “Ủy ban nhân dân”, không nên sử dụng Ủy ban Nhân dân khác - Bỏ dấu phải quy định: ví dụ “hồn thành” (khơng đánh máy “hòan thành” - Sau dấu phẩy, chấm phẩy, chấm, ngoặc đơn, ngoặc kép khoảng trắng Trước khơng có khoảng trắng - Chử viết hoa đầu câu sau dấu chấm (ngoại trừ tên riêng) 2/ Các văn thông dụng: - Quyết định (Chương, mục, điều, khoản, tiết) + Thẩm quyền chung: quy định Điều 97, 98, 99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106 107 Quận Điều 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117 Luật tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003 + Thẩm quyền riêng: quy định Điều 127 Luật tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003 (Lưu ý gạch đầu dòng, cuối dòng sử dụng dấu chấm phẩy, cuối sử dụng dấu phẩy; sau Quyết định dùng dấu “ : ” - Kế hoạch (phần, chương, mục, khoản, tiết) - Báo cáo (phần, chương, mục, khoản, tiết ) III Mẫu lọai văn bản: ... văn Quy phạm pháp luật ghi năm ban hành văn bản) văn hành thơng thường chử viết tắc tên loại văn bản, quan ban hành văn chử viết tắc quan soạn thảo văn bản; + Quận: Số:……UBND, Số:… UBND/VX; Số:…... hiệu văn bản; địa danh (Quận, phường) - Ký hiệu văn bản: số văn ghi chử số Ả Rập, 01 vào ngày đầu năm kết thức vào ngày 31/12 hàng năm Ký hiệu (ngoại trừ văn Quy phạm pháp luật ghi năm ban hành văn. .. với với nội dung văn bản, phần ban đầu phải ghi rõ số văn bản, ngày tháng năm ban hành, trích yếu văn Phần ghi tắc số văn bản, quan ban hành văn - Tên viết tắc: Ghi đầy đủ tên gọi có ghi cách mở,