Kỹ năng giao tiếp đa phương và lễ nghi trong giao dịchvà lễ nghi trong giao dịch

Giao dịch đàm phán kinh doanh Giao dịch đàm phán kinh doanh Chương Kỹ giao tiếp đa phương lễ nghi giao dịch Chương Kỹ giao tiếp đa phương lễ nghi giao dịch I Kỹ giao nhóm tổ chức II Lễ nghi giao dịch III Những điều cần biết giao dịch I Kỹ giao nhóm tổ chức Các loại hình giao tiếp - Giao tiÕp víi thân Đây hình thức giao tiếp tự kỷ xử lý thông tin với t cách vừa ngời gửi, vừa ngời nhận Giao tiếp với thân đánh giá thân cảm nhận riêng cá nhân với môi trờng xung quanh Sự giao tiếp hình thành giới riêng biệt cá nhân Ngời phát triển hình thức Giao tiếp khó gần gũi với ngời, không hoà ®ång tËp thÓ I Kỹ giao nhóm tổ chức Các loại hình giao tip (tip) - Giao tiếp song phơng Loại hình đ ợc tiến hành hai cá nhân Ngời gửi ngời nhận thông tin tr ờng hợp hai chủ thể khác Hình thức giao tiếp diễn chủ thể có quan hệ thờng xuyên với có nhu cầu trao đổi Đây cách giao tiếp phổ biến, diễn hàng ngày Thế giới riêng cá nhân mở cửa giao thoa với cá nhân khác hình thµnh thÕ giíi míi cđa hai chđ thĨ I Kỹ giao nhóm tổ chức Các loại hình giao tiếp (tiếp) -Giao tiÕp nhóm: Đây giao tiếp diễn có từ chủ thể trở lên Tính chất đa phơng giao tiếp đặc trng chủ đạo Các nhóm đợc hình thành tính chất công việc hay nhu cầu chung tập hợp ngời có quan hệ với (cùng lớp học, đơn vị công tác, địa bàn dân c ) Các nhóm tồn phụ thuộc vào nỗ lực chung thành viên tham gia hiệu trình công tác Xu hớng phân công lao động đại từ cá nhân chuyển sang phối hợp hoạt động theo nhóm Biết phong cách kỹ giao tiếp nhóm yếu tố quan trọng bảo đảm thành công ngời 6 I K nng giao nhóm tổ chức Các loại hình giao tiếp (tiếp) - Giao tiÕp tæ chøc Tæ chøc hệ thống đợc thiết chế theo mục tiêu nguyên tắc định Trong hệ thống tổ chức cá nhân, nhóm ngời đợc tập hợp theo nguyên tắc chức chuyên môn Nh vậy, tổ chức có quan hệ dọc quan hƯ ngang Do ®ã giao tiÕp hƯ thèng tỉ chức có điểm khác giao tiếp cá nhân thông thờng giao tiếp nhóm độc lập I Kỹ giao nhóm tổ chức Các loại hình giao tiếp (tiếp) Phân tích: - - - Mỗi loại hình giao tiếp có điểm chung đồng thời có điểm khác biệt Mỗi loại giao tiếp dù có điểm khác biệt nhng có chung hai nhóm mục tiêu: mục tiêu công việc mục tiêu trì Từ loại hình thứ hai đến thứ t giao tiếp liên nhân cách Kỹ giao nhóm tổ chức Các loại hình giao tiếp Phân tích: (tiếp) I - - - - Bằng cách trao đổi thông tin qua l¹i víi ngêi míi cã thĨ biÕt vỊ thân ngời khác Tính nguyên tắc giao tiếp liên nhân cách phải đợc cá nhân tuân thủ để trì quan hệ lâu dài Mỗi ngời cần có ý thức trách nhiệm việc tự giác chấp hành nguyên tắc hớng tới mục tiêu cộng đồng giao tiếp Hạt nhân bản, tảng giao tiếp liên nhân cách lòng tin Phẩm chất quan trọng nhà kinh doanh tin vào thân mình, tạo dựng niềm tin ngời khác biết đặt niềm tin vào đối tợng Lòng tin giúp cho ta cởi mở lòng với ngời khác ngợc lại ngời khác bộc bạch hết điều với ta Mối quan hệ ngời với ngời dựa lòng tin bền vững, phát triển dễ thông cảm với K nng giao nhóm tổ chức Kỹ giao tiếp nhóm: I     c¸c nhóm đợc hình xuất phát từ nhu cầu chung nhiều ngời tính chất công việc Các nhóm có lợi ích chung lợi ích riêng cá nhân tham gia Do vấn đề điều phối lợi ích giải mâu thuẫn lợi ích nhóm có ý nghĩa đặc biệt quan trọng Nhóm có thủ lĩnh ngời suy tôn tự nhiên tính trội ngời Ng ời lãnh đạo nhóm có vai trò quan trọng việc tạo đồng thuận công việc trì tồn nhóm Một nhóm có đông ngời tham gia không hệ thống tổ chức tính bình đẳng dân chủ chi phối bầu không khí giao tiếp, xu hớng thoải mái, tự giao tiếp tăng lên 10 I Kỹ giao nhóm tổ chức Kỹ giao tiếp tổ chức (tiếp)  Mỗi tổ chức đợc mô hình hóa dới dạng sơ đồ Phần lớn tổ chức có dạng hình tháp Mọi ngời tổ chức tranh đua với vị trí cao có hạn tổ chức tranh đua với để giành đợc tôn trọng ngời khác tranh đua thích hợp cần thiết nhiều tình huống, song nhà quản lý phải có biện pháp thông qua giao tiếp cởi mở để hạn chế bớt cạnh tranh tăng c ờng tinh thần hợp tác 15 I K nng giao nhóm tổ chức Kỹ giao tiếp tổ chức (tiếp) Hai hƯ thèng cđa qu¸ trình giao tiếp tổ chức đồng thời tác động đến thái độ hành vi cá nhân Đó Hệ thống đối ngoại tiêu biểu cho sơ đồ tổ chức thức, nhà quản lý thiết lập nhằm kiểm soát hành vi cá nhân, hành vi nhóm, để đạt đợc mục đích tổ chức Do hệ thống phụ thuộc vào môi trờng bên ngoài, không xuất phát từ nhu cầu cá nhân tổ chức, nên ta gọi hệ thống đối ngoại Hệ thống đối nội phát triển, ngời tác ®éng qua l¹i ph¹m vi cđa hƯ thèng ®èi ngoại thức có kiểu hành vi định bật lên giúp điều chỉnh nhu cầu xã hội nhu cầu tâm lý 16 I Kỹ giao nhóm tổ chức Kỹ giao tiếp tổ chức (tiếp) Luång giao tiÕp tỉ chøc cã thĨ ®i theo híng: * Giao tiÕp tõ trªn xng díi: Giao tiÕp tõ xuống dới hình thức giao tiếp từ cấp xuống cấp dới - từ ngời chủ xuống công nhân, từ ngời lập kế hoạch, sách tới ngời thực Nó đợc phân biệt nhờ vào yếu tố: Hớng dẫn công việc sở hợp lý, thông tin phản hồi cách tiến hành công viƯc, hƯ t tëng * Giao tiÕp tõ díi lên trên: Giao tiếp từ dới lên cần thiết có giá trị, nhng tin cậy hoàn toàn Nói cách tổng quát, giao tiếp từ dới lên phản hồi luồng giao tiếp tõ trªn xng díi * Quan hƯ giao tiÕp theo hàng ngang : Giao hàng ngang thờng đợc sử dụng để mô tả quan hệ trao đổi phận cấp tổ chức Sự giao hàng ngang phơng thức17 chủ yếu để đạt đợc phối hợp tổ chức Chương Kỹ giao tiếp đa phương lễ nghi giao dịch I II III Kỹ giao nhóm tổ chức Lễ nghi giao dịch Những điều cần biết giao dịch 18 II.Lễ nghi giao dịch • Giao dịch thư tín Cách viết thư chúc mừng ViÕt th chóc mõng cần ý kỹ thuật sau: Th chúc mừng phải tràn đầy tình cảm, không khuôn sáo giả tạo + Nội dung th phải sát thực tế, đánh giá phải mức, biểu thị tâm phải thiết thực khả thi, tránh hô hiệu suông Th nên ngắn gọn + Ngôn ngữ phải trau chuốt, rõ ràng, mộc mạc l u loát + 19 II.L nghi giao dịch • Giao dịch thư tín (tiếp) Cách vit th cm n + Ngời khác tổ chức giúp nhiều, ta nên viết th cám ơn để nói lên lòng biết ơn Cách viết th cám ơn cần ý điểm sau: + Trớc tiên phải xác, viết rõ ngời kiện cám ơn để họ nhớ ra, tổ chức biết việc cụ thể + Nên bình luận đánh giá ý nghĩa sâu xa việc với tình cảm nồng thắm tỏ lời cám ơn + Ngôn ngữ cần chân thành, nhiệt tình, gẫy gọn Th nên viết ngắn 20 II.L nghi giao dịch Giao dịch thiếp mời * Ph¹m vi sử dụng thiếp mời Nói chung trờng hợp có hoạt động lớn quan trọng mà đối tác khách tham dự, phát thiếp mời Đứng góc độ nhà kinh doanh khai tr ơng cửa hàng, tổ chức hội nghị khách hàng phát thiÕp mêi 21 II.Lễ nghi giao dịch Giao dịch thiếp mời (tiếp) • ViÕt thiÕp mêi cã yêu cầu đặc thù nh sau: Bên viết hai chữ thiếp mời Nên cho hoạ sĩ trang trí, có điều kiện mạ chữ vàng Nếu mua thiếp mời cửa hàng nên chọn loại đẹp, sang, gây ấn tợng thích thú + Hàng viết tên đơn vị tên ngời đ ợc mời + Ghi rõ nội dung, thời gian, địa điểm + Phần cuối viết lời chúc tụng + Ghi rõ tên đơn vị cá nhân mời thời gian gửi thiếp mời + Viết nắn nót, đẹp, có giá trị làm kỷ niệm Rất kỵ làm ẩu tẩy xoá + 22 II.Lễ nghi giao dịch Giao dịch thiếp mi (tip) Yêu cầu hành văn thiếp mời + Lời thiếp mời trớc tiên phải rõ ràng, không rờm rà, công thức + Lời thiếp mời phải nhã nhặn đẹp lòng Thiếp mời làm môi giới lễ nghi giao tiếp, ngôn ngữ nhạt nhẽo khoa trơng làm cho ngời ta khó chịu + Cần phải theo trờng hợp, nội dung, đối tợng tham gia cụ thể để chau chuốt chữ nghĩa + Cố gắng dùng ngữ 23 II.L nghi giao dch 3.L nghi bt tay Bắt tay lễ nghi th«ng dơng nhÊt quan hƯ ng êi Nó biểu đạt nội dung hoan nghênh, hữu hảo, thông cảm, cảm ơn, khoan dung, kính trọng, xin lỗi, từ biƯt Song viƯc b¾t tay còng cã nhiỊu tri thøc 24 II.Lễ nghi giao dịch 3.Lễ nghi bắt tay (tip) Bắt tay có phân biệt giơ tay trớc, giơ tay sau * Nói chung, tiếp khách chủ nhà giơ tay trớc; * Bắt tay với phụ nữ phụ nữ giơ tay trớc, đàn ông đón lấy; * Gặp cán lãnh đạo, ngời lớp để họ giơ tay trớc bắt tay * Khi ngời ta giơ tay, bạn cần bắt để biểu thị nhiệt tình, tình cảm chân thành hữu hảo * Khi bắt tay sức phải vừa, không mạnh không yếu, chạm tay rời bỏ, bắt nhẹ, sức lực, khiến cho ngời ta cảm thấy miễn cỡng bắt buộc * Thời gian bắt tay vừa phải, thông thờng bắt chặt chào hỏi bỏ * Khi bắt tay ngời nghiêng phía trớc nhìn vào đối tác, nở nụ cời, vừa bắt tay vừa chào hỏi, cho ngời ta cảm giác ấm cóng nhiƯt thµnh 25 II.Lễ nghi giao dịch 3.Lễ nghi bt tay (tip) Khi gặp gỡ bắt tay giơ tay nhanh, nắm lâu thể quan hệ gần gũi, tình cảm thắm thiết; Khi bắt tay phải giơ tay sạch, bận việc, tay bẩn nên chìa tay hai bên tỏ ý xin lỗi Không nên đeo găng tay bắt tay với ngời khác, cởi găng bắt tay Tay phải cầm đồ, đối phơng ®· gi¬ tay tríc cã thĨ øng cøu b»ng tay trái Sau bắt tay, hữu ý hay vô tình rút khăn mùi xoa lau tay bất lịch hội trờng, rạp hát bắt gặp nhiều ngời quen, cần bắt tay với ngời gần 26 Chương Kỹ giao tiếp đa phương lễ nghi giao dịch I II III Kỹ giao nhóm tổ chức Lễ nghi giao dịch Những điều cần biết giao dịch 27 III Những điều cần biết giao Những qui tắc giaodịch dịch + Khi chµo hái, tèt nhÊt gọi họ tên + Nếu đối tác cha mời ngồi, tốt đứng + Không nên vội vàng đa t liệu, th tín, quà cáp mang theo + Chủ động mở đầu đàm thoại, tranh thủ thời gian gặp gỡ Mặc dầu đối + Duy trì nhiệt tình hởng ứng + Khi không kiềm chế tức giận nên sớm kết thóc cc gỈp + Tríc gỈp, h·y tù hỏi "nên bớc vào cửa đối tác với tình cảm gì?" + Học nghệ thuật nghe + Tránh cử t bất nhã + Cần thật thà, thẳng thắn mức độ + Học cách nói rõ ràng + Tự kiểm tra âm sắc ngữ điệu + Chú ý trang phục đầu tóc + Nếu thâm niên học vị đối tác thấp ta, ta cần đặc biệt lu ý đừng tỏ bề + Kết thúc gặp, nhớ cầm mũ, găng, túi sách 28 III Những điều cần biết giao Phương pháp trò dịch chuyện giao dịch + Khi nãi chun cÇn tự nhiên, lời nói hoà nhã thân mật, xác + Tham gia nói chuyện với ngời khác cần phải chào hỏi trớc + Có nhiều ngời nói chuyện nên tìm cách nói với ngời vài câu, không nên nói với hai ngời mà không để ý đến ngời khác có mặt buổi nói chun + Trong giao tiÕp, ta ph¸t biĨu còng phải ngời khác phát biểu, ngời khác nói ta nên biểu thị ý kiến lúc thích hợp + Khi trao đổi nên nhìn đối tác để biểu thị ý lắng nghe + Nội dung trao đổi nên có kiêng kỵ, nh không ®Ị cËp tíi chun chÕt chãc, bƯnh tËt, ly kú, giật gân + Đàn ông không nên tham gia nhóm nói chuyện phụ nữ, không nói chuyện lâu với phụ nữ để ngời xung quanh có ác cảm + Khi trao đổi nên sử dụng chữ lễ phép nh xin mời, cám ơn, xin lỗi làm phiền ông qu¸ v.v 29 ... chức phát triển trởng thành với thay đổi mục đích - Để đạt đợc mục tiêu mình, tổ chức cần phải 14 điều khiển phối hợp mối quan hệ I Kỹ giao nhóm tổ chức Kỹ giao tiếp tổ chức (tiếp)  Mỗi tổ... cảm, cảm ơn, khoan dung, kính trọng, xin lỗi, từ biệt Song viƯc b¾t tay còng cã nhiỊu tri thøc 24 II.Lễ nghi giao dịch 3.Lễ nghi bắt tay (tip) Bắt tay có phân biệt giơ tay trớc, giơ tay sau *