BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP : PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG BÁN HÀNG

Việc áp dụng công nghệ thông tin đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý bán hàng, giúp doanh nghiệp quản lý thông tin về vật tư, hàng hóa, thông tin về khách hàng, nhân viên l

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Giảng viên hướng dẫn: ThS Hà Thị Thanh Ngà

Sinh viên thực hiện: Huỳnh Thị Bích Hiểu

Mã số sinh viên: 56132405

Khánh Hòa - 2018

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BỘ MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD: ThS.Hà Thị Thanh Ngà SVTH: Huỳnh Thị Bích Hiểu MSSV: 56132405

Khánh Hòa – tháng 7/2018

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG

Khoa: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN PHIẾU THEO DÕI TIẾN ĐỘ VÀ ĐÁNH GIÁ ĐỀ TÀI BÁO CÁO TỐT NGHIỆP (Dùng cho CBHD và nộp cùng báo cáo ĐA/KLTN của sinh viên) Tên đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng Giảng viên hướng dẫn: Hà Thị Thanh Ngà Sinh viên được hướng dẫn: Huỳnh Thị Bích Hiểu MSSV: 56132405 Khóa: 56TTQL Ngành: Hệ thống thông tin quản lý Lần KT Ngày Nội dung Nhận xét của GVHD 1 19/5/2018 Giới thiệu mô tả hệ thống

2 27/5/2018 Lập mô hình tiến trình

3 10/6/2018 Lập mô hình dữ liệu

4 25/6/2018 Thiết kế giao diện

5 09/7/2018 Kiểm tra, chỉnh sửa báo cáo

6 15/7/2018 Demo chương trình

Kiểm tra giữa tiến độ của Trưởng BM Ngày kiềm tra: ……… ………

Đánh giá công việc hoàn thành……%

Được tiếp tục: Không tiếp tục:

Ký tên ………

8

9

10

Nhận xét chung (sau khi sinh viên hoàn thành ĐA/KL): ………

….………

Điểm hình thức: …/10 Điểm nội dung: /10 Điểm tổng kết: …/10 Đồng ý cho sinh viên: Được bảo vệ: Không được bảo vệ:

Khánh Hòa, ngày…tháng…năm………

Cán bộ hướng dẫn

Xin chân thành cảm ơn ban giám hiệu nhà trường, các thầy cô trong khoa Công nghệ Thông tin, và các phòng ban nhà trường đã tạo điều kiện tốt nhất cho em cũng như các bạn khác trong suốt thời gian làm báo cáo thực tập

Trong quá trình hoàn thiện báo cáo thực tập, khó tránh khỏi sai sót rất mong các thầy cô bỏ qua Đồng thời do trình độ, kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu xót Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô để em học hỏi thêm kinh nghiệm để hoàn thành tốt hơn

Cuối cùng, em xin kính chúc quý thầy cô lời chúc sức khỏe và thành đạt

Xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 2

MỤC LỤC 3

DANH SÁCH HÌNH VẼ 5

LỜI NÓI ĐẦU 6

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN BÀI TOÁN 7

1.1 Mục tiêu hệ thống mới 7

1.2 Yêu cầu của hệ thống mới 7

1.3 Giải pháp xây dựng hệ thống mới 7

1.4 Giới thiệu các chương trình phần mềm xây dựng tài liệu 8

1.4.1 PowerDesigner 8

1.4.2 Microsoft Visual Studio 11

1.4.3 MySQL 12

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 13

2.1 Mô tả nghiệp vụ 13

2.2 Các chức năng chính của hệ thống 13

2.3 Sơ đồ phân rã chức năng (BFD) 14

2.4 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD 16

2.4.1 Sơ đồ ngữ cảnh 16

2.4.2 Sơ đồ DFD mức đỉnh (Mức 0) 17

2.4.3 Sơ đồ phân rã mức 1 18

2.5 Mô hình thực thể kết hợp 22

2.6 Mô hình ERD 23

2.6.1 Mô hình ERD quan niệm 23

2.6.2 Mô hình ERD LOGIC 24

2.6.3 Mô hình ERD VẬT LÝ 26

2.7 Mô hình quan hệ SQL 27

CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG 28

3.1 Thiết kế kiểm soát 28

3.2 Thiết kế cơ sỡ dữ liệu 28

3.3 Thiết kế giao diện 32

3.3.1 Giao diện quản lý nhân viên 32

3.3.2 Giao diện quản lý khách hàng 32

3.3.3 Giao diện quản lý nhà cung cấp 32

3.3.4 Giao diện quản lý hàng hóa 32

3.3.5 Giao diện quản lý hóa đơn mua hàng 33

3.3.6 Giao diện quản lý hóa đơn bán hàng 33

CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN 34

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 36

DANH SÁCH HÌNH VẼ

Hình 2.1 Sơ đồ phân rã chức năng BFD 14

Hình 2.2 Mô hình DFD mức ngữ cảnh của hệ thống quản lý bán hàng 16

Hình 2 3 Mô hình mức 0 của hệ thống quản lý bán hàng 17

Hình 2 4 Mô hình DFD mức 1 của tiến trình quả lý bán hàng 18

Hình 2 5 Mô hình DFD mức 1 của tiến trình quản lý tài chính 19

Hình 2 6 Mô hình DFD mức 1 của tiến trình quản lý nhập hàng 20

Hình 2 7 Mô hình DFD mức 1 của tiến trình quản lý kho hàng 21

Hình 2 8 Mô hình ERD mức quan niệm 23

Hình 2 9 Mô hình ERD LOGIC 25

Hình 2.10 Mô hình ERD VẬT LÝ 26

Hình 2 11 Mô hình quan hệ SQL 27

Hình 2 12 Giao diện quản lý nhân viên 32

Hình 2 13 Giao diện quản lý khách hàng 32

Hình 2 14 Giao diện quản lý nhà cung cấp 32

Hình 2 15 Giao diện quản lý hàng hóa 32

Hình 2 16 Giao diện quả lý hóa đơn mua hàng 33

Hình 2 17 Giao diện quản lý hóa đơn bán hàng 33

LỜI NÓI ĐẦU

Công nghệ thông tin - nơi tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và các công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội

Ngày nay, để có được sự tăng trưởng nền kinh tế Việt Nam, một nhân tố quan trọng trong công cuộc Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước là đưa các ứng dụng Khoa học – Kỹ thuật vào quá trình sản xuất và quản lý Và một trong những các hệ thống quản lý điển hình, đó là quản lý bán hàng Việc áp dụng công nghệ thông tin đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý bán hàng, giúp doanh nghiệp quản lý thông tin về vật tư, hàng hóa, thông tin về khách hàng, nhân viên làm việc, xử lý in hóa đơn bán hàng một cách nhanh chống và thuận tiện… Từ đó, người quản lý có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng năng lực cạnh tranh, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, công ty đồng thời nân cao được giá trị của doanh nghiệp

Những lý do trên cho thấy việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng rất cần thiết cho các công ty Vì vậy, mà em đã mạnh dạn chọn đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng” làm đề tài báo cáo

Bố cục của báo cáo tốt nghiệp:

- Chương 1: Tổng quan bài toán

- Chương 2: Mô tả nghiệp vụ

- Chương 3: Phân tích hệ thống

- Chương 4: Thiết kế hệ thống

- Chương 5: Kết luận

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN BÀI TOÁN

1.1 Mục tiêu hệ thống mới

Hệ thống quản lý bán hàng có nhiệm vụ chức năng, chức năng nghiệp vụ về bán hàng Nó hổ trợ người dùng trong việc quản lý các đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, lượng hàng nhập, lượng hàng xuất, quản lý công nợ đối với khách hàng Nó góp phần làm nâng cao khả năng hoạt động cho công ty, thúc đẩy quá trình buôn bán một cách chính xác và hiệu quả, tạo dựng uy tín Từ đó thu hút khách hàng, để đạt được hiệu quả cuối cùng đó là đem lại doanh thu tối đa cho công ty

1.2 Yêu cầu của hệ thống mới

Thực hiện tốt các chức năng của hệ thống

Đảm bảo tuân thủ đúng quy cách của hệ thống quản lý bán hàng chuyên nghiệp Tốc độ xử lý thông tin nhanh đảm bảo cung cấp thông tin chính xác và kịp thời hổ trợ cho nhà quản lý

Theo dõi chi tiết hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn kho một cách chính xác nhất Quản lý công nợ của khách hàng, quản lý thu chi của công ty một cách nhanh chống

và chính xác nhất

Đưa ra những giải pháp hợp lý đối với hoạt động bán hàng để thu được lợi nhuận tối

đa cho toàn công ty

Một số yêu cầu khách của hệ thống:

Hệ thống phải có giao diện dễ cho người sử dụng

Hệ thống phải được cài đặt trên các mát hiện tại của công ty

1.3 Giải pháp xây dựng hệ thống mới

Cơ cấu tổ chức của công ty nên chia ra thành các phòng ban như sau để các hoạt động không bị chồng chéo lên nhau gây ra tổn thất về tài hính và uy tín cho công ty

Bộ phận bán hàng

Bộ phận tài chính

Bộ phận nhập hàng

Bộ phận kho hàng Xây dựng chương trình quản lý bán hàng, áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý:

Phần cơ sở dữ liệu: có thể xây dựng bằng Microsoft SQL Sever, Microsoft Access…

Phần lập trình: Có thể sử dụng công cụ như Microsoft Acces, Microsoft Visual Bacsic…

Hệ thống xây dựng xong có thể đi vào vận hành tại tất cả các máy tính trong công

ty Tất cả các máy tính trong công ty phải nối mạng LAN với nhau để trao đổi dữ liệu một cách tốt nhất Hệ thống với giao diện thân thiện sẽ giúp các nhân viên sử dụng được nhanh chống mang lại hiệu quả công việc tốt nhất

1.4 Giới thiệu các chương trình phần mềm xây dựng tài liệu

1.4.1 PowerDesigner

Power Designer là một công cụ đồ họa của Công ty SyBase hỗ trợ việc phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin Power Desiger cho phép:

+ Trình bày các mô hình bằng các ký hiệu đồ họa phù hợp với các phương pháp

mô hình hóa trong thực tế như mô hình thực thể và mối kết hợp; mô hình quan hệ

+ Tự động tạo hồ sơ mô tả các đối tượng trên mô hình

+ Tự động tạo mã phát sinh cơ sở dữ liệu và các chức năng xử lý mô hình đã xây dựng

Power Designer có các tính năng khác nhau hỗ trợ các chuyên viên trong đội dự án:

+ Chuyên viên phân tích nghiệp vụ (EAM, RQM, BPM)

+ Chuyên viên phân tích và thiết kế (CMD)

+ Quản trị cơ sở dữ liệu (PDM, LDM, ILM)

+ Lập trình viên (OOM, XSM)

+ Trương nhóm (PowerDesigner Enterprise Repository, Repor Editor, FEM)

+ Tester (RQM, CMD, và một số mô hình khác)

Các mô hình hóa:

 Mô hình chức năng (BFD- Business Function Diagram)

BFD giúp xác định các chức năng nghiệp vụ cần được tiến hành bởi hệ thống BDF là việc phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống Mỗi chức năng có thể gồm nhiều chức năng con và thể hiện trong một khung sơ đồ

Mỗi sơ đồ đều có mục tiêu riêng, nhằm xác định phạm vi hệ thống cần phân tích Là cách tiếp cận logic tới hệ thống mà trong đó các chức năng được làm sáng tỏ để sử dụng cho mô hình sau này Làm sáng tỏ công vệc và trách nhiệm của từng bộ phận trong hệ thống, qua đó có thể lọc bỏ những tiến trình trùng lặp, dư thừa, cung cấp các thành phần để lập mô hình những tiến trình sau này

Nhìn chung mô hình nên cân bằng, tức là các chức năng cùng mức nên có kích thước

và độ phức tạp tương đương nhau Mỗi chức năng cần có một tên duy nhất, thể hiện bao quát các chức năng con của nó, phản ánh được thực tế nghiệp vụ

Chức năng chính không nên có quá 6 mức, thường cần có khoảng 3 mức là đủ với những hệ thống trung bình

Một chức năng chính trong mô hình sẽ có bao gồm nhiều chức năng con, thường một chức năng chính không nên có quá 6 chức năng con vì sẽ rất khó kiểm soát nếu có quá nhiều chức năng

 Mô hình dòng dữ liệu (DFD- Data Flow Diagram)

Một mô hình dòng dữ liệu bao gồm các khái niệm chính là xử lý, dòng dữ liệu, kho

dữ liệu và đầu cuối

Xử lý (Process) là một hoạt động bên trong hệ thống thông tin, thông thường một xử

lý có thể thực hiện các thao tác tạo mới - sử dụng - cập nhật – hủy bỏ thông tin, khi một xử

lý không tạo mới hay hủy bỏ thông tin nó chuyển đổi dữ liệu của các dòng dữ liệu vào thành

dữ liệu của các dòng dữ liệu ra

Dòng dữ liệu (Data Flow) biểu diễn sự di chuyển từ thành phần này đến thành phần kia của mô hình dòng dữ liệu, các thành phần có thể là xử lý, kho dữ liệu và đầu cuối Dòng dữ liệu không bao gồm ý nghĩa động như là “dòng điều khiển”, ví dụ như kích hoạt một xử lý mà chỉ biểu diễn thuần túy dòng dữ liệu di chuyển trong hệ thống thông tin

Kho dữ liệu (Data Store) biểu diễn vùng chứa thông tin bên trong hệ thống thông tin Các tập tin trung gian, tập hồ sơ, bảng tra cứu, tập phiếu bằng giấy, các tập tin lưu trữ, … đều có thể được biểu diễn như là kho dữ liệu

Đầu cuối (Terminator) là một loại thực thể bên ngoài mà có quan hệ giao tiêp với hệ thống thông tin

 Mô hình thực thể kết hợp (ERD- Entity Relationship Diagram)

ERD là mô hình hữu hiệu của giai đoạn phân tích dùng để mô tả hệ thống thông tin như sơ đồ thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Trừu tượng hóa được sử dụng khi chúng ta chọn lựa một số đặc trưng và tính chất của một tập hợp các đối tượng và loại trừ những đặc trưng khác không thích hợp Nói cách khác, chúng ta ứng dụng trừu tượng hóa khi tập trung vào các hoạt động của hệ thống mà không tập trung hệ thống sẽ tạo dựng ra sao, không quan tâm tới địa điểm, thời điểm xử lý dữ liệu và đối tượng chịu trách nhiệm xử

lý

ERD được giới thiệu bởi CHEN vào năm 1976, ERD giới thiệu các khái niệm

cơ bản là loại thực thể, mối kết hợp và thuộc tính, chúng ta dùng thuật ngữ “loại thực thể”

và “mối kết hợp” để biểu thị một lớp các đối tượng

Loại thực thể biểu diễn lớp các đối tượng của thể giới thực như: khách hàng, nhân viên…Loại thực thể được biểu diễn bằng hình chữ nhật bên trong chứa tên của loại thực thể

Mối kết hợp biểu diễn sự kết hợp giữa hai hay nhiều loại thực thể, được biểu diễn đồ họa hình thoi bên trong chứa tên của mối kết hợp

Thuộc tính là những tính chất mô tả một đối tượng cụ thể nào đó Ví dụ ta có chiếc mũ màu đỏ, chiếc áo màu vàng thì những màu sắc đỏ và vàng chính là những thuộc tính của mũ và áo

1.4.2 Microsoft Visual Studio

Phiên bản đầu tiên của Visual Studio được Microsoft phát hành vào năm 1997 với hai phiên bản là Professional và Enterprise Tính đến thời điểm hiện tại, Visual Studio

đã trải qua nhiều thời kì phát triển và đã phát hành những bản Visual Studio như Visual Studio 2005, Visual Studio 2008, Visual Studio 2010, Visual Studio 2012, Visual Studio

2013 Và phiên bản mới nhất của Visual Studio là phiên bản Visual Studio 2017 Với mỗi phiên bản phát hình có nhiều công nghệ và tính năng mới mẽ được tích hợp

Microsoft Visual Studio là một môi trường phát triển tích hợp (IDE)

từ Microsoft Visual Studio cũng là một phần mềm được sử dụng bởi các lập trình viên để xây dựng nên các sản phẩm phần mềm Nó được sử dụng để phát triển chương trình máy tính cho Microsoft Windows, cũng như các trang web, các ứng dụng web và các dịch vụ web Visual Studio sử dụng nền tảng phát triển phần mềm của Microsoft như Windows API, Windows Forms, Windows Presentation Foundation Nó có thể sản xuất cả hai ngôn ngữ máy và mã số quản lý

Visual Studio bao gồm một trình soạn thảo mã hỗ trợ IntelliSense cũng như cải tiến mã nguồn Trình gỡ lỗi tích hợp hoạt động cả về trình gỡ lỗi mức độ mã nguồn và gỡ lỗi mức độ máy Công cụ tích hợp khác bao gồm một mẫu thiết kế các hình thức xây dựng giao diện ứng dụng, thiết kế web, thiết kế lớp và thiết kế giản đồ cơ sở dữ liệu Nó chấp nhận các plug-in nâng cao các chức năng ở hầu hết các cấp bao gồm thêm hỗ trợ cho các hệ thống quản lý phiên bản (như Subversion) và bổ sung thêm bộ công cụ mới như biên tập và thiết kế trực quan cho các miền ngôn ngữ cụ thể hoặc bộ công cụ dành cho các khía cạnh khác trong quy trình phát triển phần mềm

Visual Studio hỗ trợ nhiều ngôn ngữ lập trình khác nhau và cho phép trình biên tập

mã và gỡ lỗi để hỗ trợ (mức độ khác nhau) hầu như mọi ngôn ngữ lập trình Microsoft cung

cấp phiên bản "Express" (đối với phiên bản Visual Studio 2013 trở về trước) và

"Community" (đối với bản Visual Studio 2015) là phiên bản miễn phí của Visual Studio

dụ rất cơ bản về Hệ Quản trị Cơ sở dữ liệu quan hệ sử dụng Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL) MySQL được sử dụng cho việc bổ trợ PHP, Perl, và nhiều ngôn ngữ khác, nó làm nơi lưu trữ những thông tin trên các trang web viết bằng PHP hay Perl,…

Quản lý người dùng: đẻ đăng nhập vào MySQL ta có thể sử dụng user là root và pass là rỗng Ngoài tài khoản này ta có thể tạo thêm các tài khoản cho người dùng với các

users và pass khác nhau

Cấp quyền cho người dùng: với quyền root ta có thể thực hiện mọi thao tác trên cơ

sở dữ liệu: select, update, insert, delete, …Tuy nhiên, khi tạo quyền người dùng ta cũng có

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

2.1 Mô tả nghiệp vụ

Khi khách hàng cho nhu cầu mua hàng tại công ty, khách hàng sẽ gửi thông tin khách hàng và đơn đặt hàng cho công ty, bộ phận bán hàng sẽ lập hóa đơn bán hàng và giao kèm với hàng hóa sau đó khách hàng sẽ thanh toán tiền hàng và trả về hóa đơn đã thanh toán Tiền và hóa đơn đã thanh toán của khách hàng sẽ chuyển sang quản lý tài chính, bộ phận tài chính sẽ lưu hóa đơn đã thanh toán và kho hóa đơn, và chuyển hóa đơn xuống bộ phận nhập hàng

Bộ phận nhập hàng gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp, nhà cung cấp gửi hàng hóa

và kèm theo phiếu giao hàng sau đó bộ phận nhập hàng sẽ thanh toán phiếu giao hàng cho nhà cung cấp Sau khi bộ phận nhập hàng nhận được hàng sẽ chuyển vào kho hàng đồng thời kho hàng sẽ chuyển phiếu nhập cho quản lý nhập hàng Ở đây, bộ phận kho hàng sẽ xuất hàng hóa và phiếu xuất kho cho bộ phận bán hàng khi nhận được phiếu xuất hàng của bộ phận bán hàng Đồng thời bộ phận kho hàng sẽ cập nhập số lượng nhập – xuất - tồn vào kho dữ liệu nhập – xuất – tồn

2.2 Các chức năng chính của hệ thống

Quản lý bán hàng: Do bộ phận bán hàng và bộ phận giao hàng đảm nhiệm Quản

lý tất cả các sản phẩm bán ra và các thông tin về khách hàng, đồng thời đảm nhiệm việc vận chuyển và giao hàng cho khách hàng

Quản lý tài chính: Do bộ phận tài chính đảm nhiệm Với chức năng thu-chi, quản

lý công nợ đối với khách hàng

Quản lý nhập hàng: Do bộ phân nhập hàng đảm nhiệm Với công việc là gửi đơn

hàng đến nhà cung cấp, trực tiếp theo dõi việc vận chuyển và nhận hàng từ nhà cung cấp đến kho hàng của công ty

Quản lý kho hàng: Do bộ phận kho hàng đảm nhiệm Với chức năng lưu trữ hàng

hóa, theo dõi nhập – xuất – tồn, lưu chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến người tiêu dùng thông qua quy trình bán hàng

2.3 Sơ đồ phân rã chức năng (BFD)

Hình 2.1 Sơ đồ phân rã chức năng BFD

Mô tả chức năng:

 Quản lý bán hàng:

+ Lập đơn bán hàng: Khi tiếp nhận yêu cầu về sản phẩm từ phía khách hàng, kiểm tra thấy đủ điều kiện cung cấp sản phẩm cho khách hàng Bộ phận bán hàng sẽ lập đơn hàng

+ Lập hóa đơn bán hàng: Sau khi đã thương lượng với khách hàng xong Đơn đặt hàng đã có, bộ phần bán hàng sẽ lập hóa đơn bán hàng để thanh toán với khách hàng

+ Lập phiếu xuất hàng: Sau khi xác định trong kho có sản phẩm khách hàng cần Bộ phận bán hàng lập phiếu xuất hàng gửi xuống kho để lấy sản phẩm bàn giao cho khách

+ Cập nhập thông tin khách hàng: Lấy thông tin khách hàng, lưu vào kho dữ liệu, chuyển giao thông tin khách hàng cho bộ phận tài chính

+ Giao hàng: Có nhiệm vụ bàn giao sản phảm đã được yêu cầu đến tay khách hàng, trực tiếp thực hiện việc thanh toán đối với khách hàng sau đó chuyển đến cho phòng tài chính

 Quản lý tài chính

+ Nhận hóa đơn thanh toán: Sau khi hàng được chuyển đến tay khách hàng Khách hàng sẽ thanh toán hóa đơn bán hàng hoặc nợ lại theo các điều khoản đã ghi trong hợp đồng Bộ phận bán hàng sẽ gửi trả lại hoặc báo cáo với bộ phận tài chsinh về hóa đơn thanh toán của khách hàng Từ đó bộ phận tàic hsinh sẽ quản lý công nợ đối vơi khách hàng

+ Quản lý thu – chi- công nợ: quản lý thu chi, công nợ của công ty

+ Thống kê: Tổng hợp các khoản tiền thu được từ hóa đơn bán hàng

 Quản lý nhập hàng

+ Cập nhật yêu cầu: Là nơi tiếp nhận yêu cầu nhập hàng của bộ phận kho hàng và của bán giám đốc Từ đó kiểm tra yêu cầu, liên hệ với nhà cung cấp để có được thông tin chính xác về sản phẩm cần nhập Sau đó mới lập đơn đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp

+ Lập đơn đặt hàng: Sau khi có các thông tin đầy đủ từ nhà cung cấp sản phẩm Bộ phận nhập hàng sẽ tiến hành lập đơn đặt hàng để mua sản phẩm

+ Cập nhật kết quả hóa đơn: Sản phẩm, thông tin, phiếu giao hàng từ nhà cung cấp

sẽ được tiếp nhận Đồng thời có nhiệm vụ thanh toán với nhà cung cấp

 Quản lý kho hàng

+ Lập phiếu xuất kho: Sau khi bộ phận bán hàng đã thương lượng thống nhất với khách hàng Bộ phận bán hàng sẽ lập phiếu xuất hàng gửi tới kho hàng yêu cầu xuất hàng cho khách hàng đúng mẫu mã, số lượng, sau đó kho hàng sẽ xuất hàng và lập phiếu xuất kho

+ Lập phiếu nhập kho: Khi có hàng mới về, bộ phận nhập hàng sẽ chuyển hàng đến kho hàng của công ty Sau khi nhận đủ số lượng hàng, mẫu mã, bộ phận kho hàng sẽ lập phiếu nhập kho để chứng nhận rằng đã nhận đủ số lượng hàng hóa vào công ty

+ Cập nhập thông tin nhập – xuất – tồn: đây là khâu quan trọng, nó quyết định định trực tiếp đến hoạt động của công ty Từ lượng hàng bán ra, lượng hàng nhập vào, những sản phẩm nào bán ít, bán chạy, còn lại trong kho Việc thống kê đó sẽ giúp ban giám đốc vạch định rõ ràng kế hoạch cho những tháng tiếp theo Nhằm mục đích cuối cùng đem lại doanh thu cao nhất cho công ty

+ Báo cáo – thống kê: là việc không thể thiếu, để báo cáo tình hình hàng trong kho đến ban giám đốc Qua đó thông tin cho bộ phận bán hàng về lượng hàng có trong kho để trao đổi buôn bán với khách hàng Thông tin đến bộ phận nhập hàng để báo cáo hàng nào còn hàng nào hết

2.4 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD

2.4.1 Sơ đồ ngữ cảnh

Hình 2.2 Mô hình DFD mức ngữ cảnh của hệ thống quản lý bán hàng