báo cáo bài tập lớn môn phân tích thiết kế hệ thống - quản lý băng đĩa

Tại các trung tâm phát hành băng đĩa lớn, cũng nh các cửa hàng kinh doanh băng đĩa tại nhiều nơi đã và đang ứng dụng chơng trình quản lý vào công tác kinh doanh, nhằm mục đích giúp cho n

Lời mở đầu

Ngày nay các công nghệ khoa học, kỹ thuật ngày càng phát triển

nh vũ bão trong đó khoa học máy tính cũng phát triển mạnh mẽ và xâm nhập vào mọi lĩnh vực kinh tế, xã hội Từ việc xây dựng các ch ơng trình khoa học kỹ thuật lớn đến các công việc quản lý th ờng nhật, máy tính giúp chúng ta cập nhật, tìm kiếm và lu trữ thông tin một cách tốt nhất Nhng các phần mềm hỗ trợ cho việc sử dụng máy tính, hay các ch ơng trình quản lý hầu hết của nớc ngoài, điều này gây rất nhiều trở ngại đối với những ngời sử dụng máy tính không biết hoặc biết ít tiếng anh.Vì vậy các phần mềm sử dụng tiếng việt sẽ giúp ngời sử dụng có hiệu quả hơn trong công việc

Thực tế đã cho thấy nhiều doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ đã áp dụng

có hiệu quả các sản phẩm phần mềm tin học Tại các trung tâm phát hành băng đĩa lớn, cũng nh các cửa hàng kinh doanh băng đĩa tại nhiều nơi đã

và đang ứng dụng chơng trình quản lý vào công tác kinh doanh, nhằm mục

đích giúp cho ngời kinh doanh giảm đi phần nào công việc phải thực hiện thủ công nh trớc đây Do vậy trong đợt thực tập chuyên ngành, em chọn đề

tài: "Quản lý đĩa CD_ROM tại cửa hàng kinh doanh băng đĩa" để củng

cố kiến thức đã học trong trờng, nâng cao kỹ năng làm bài cũng nh tiếp cận trực tiếp với thực tế phục vụ công tác sau này

Tuy nhiên do quá trình học tập có nhiều khó khăn, tài liệu học tập còn thiếu thốn và nhận thức còn nhiều hạn chế, cho nên trong quá trình thực hiện các thao tác không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận đợc sự chỉ bảo góp ý, bổ sung của thầy, cô giáo đã hớng dẫn chỉ bảo để em hoàn thành phần thực tập chuyên ngành này

Em xin chân thành cảm ơn

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Đăng Phũng

Chơng I: Khảo sát hệ thống

I khảo sát và đánh giá hiện trạng.

Mặt hàng đĩa CD-ROM phần mềm cũng nh các chơng trình tiện ích khác là một trong những sản phẩm đặc biệt xuất hiện trong các mặt hàng

kinh doanh tại nhiều nơi nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của mọi tầng lớp trong mọi lĩnh vực nó bao gồm các loại đĩa nh: đĩa chơng trình (program),

đĩa phần mềm (software), đĩa hệ thống (system), đĩa trò chơi (games), đĩa phim (film)

Vì vậy bài toán quản lý băng đĩa tại một đơn vị kinh doanh là một bài toán xử lý kết hợp giữa quản lý danh mục (kiểu th viện) với quản lý xuất nhập (kiểu kinh doanh hàng hoá) Do đây chỉ là cùng một đơn vị kinh doanh nhỏ, mặt khác, mặt hàng kinh doanh chỉ duy nhất một loại là băng

đĩa, nên bài toán đợc xác định gọn trong việc quản lý danh mục đĩa và hệ thống bán - nhập - tồn, còn về phía đơn vị cung cấp, khách hàng cũng nh hạch toán kinh doanh mà ta không đề cập đến trong chơng trình này

Bài toán chỉ tập trung vào khai thác các khía cạnh nh:

- Nhập đĩa vào cửa hàng

- Bán đĩa cho khách hàng

- Thống kê lợng các đĩa có trong cửa hàng

- Thống kê danh mục các đĩa

- Thống kê nội dung các thành phần đợc tích hợp trong từng đĩa

Yêu cầu của chơng trình thiết kế:

- Phần mềm xây dựng phải dễ sử dụng, dễ cài đặt và hỗ trợ tối đa

ng-ời dùng trong việc thao tác trên phần mềm khi sử dụng

- Phần mềm phải giao tiếp dễ dàng với các phần mềm khác nh Word,

Excel, cũng nh dễ thích ứng với các thay đổi phần cứng của máy tính

- Phần mềm phải đạt đợc mức độ bảo mật tối thiểu là ngăn ngừa

những ngời không có chức năng không sử dụng đợc phần mềm

Yêu cầu về dữ liệu:

- Dữ liệu phải đợc thiết kế chính xác, vừa đủ, không gây d thừa cho

việc quản lý băng đĩa cũng nh không thể thiếu dữ liệu cho việc quản lý

- Xử lý nhập và xuất với kho dữ liệu

II Khảo sát hệ thống quản lý băng - đĩa CD-ROM

1 Mô hình hoạt động nghiệp vụ quản lý kinh doanh băng đĩa

Cơ sở bán băng đĩa cần phải thực hiện phân nhóm các băng đĩa thành các nhóm đĩa riêng, cập nhật danh sách chơng trình của từng nhóm đĩa vào máy tính, phân vùng và trng bày tại các nơi dễ tìm kiếm để lúc nào cũng có thể tra cứu và có thể in cho khách hàng

Ngời kinh doanh cần phải thờng xuyên thiết kế và trng bày các bảng mục lục nh danh sách các đĩa, nội dung các đĩa bao gồm những gì, trợ

2

giúp cho các khách hàng đến tra cứu và tìm kiếm đĩa ch ơng trình cần dùng

Ngời kinh doanh thực hiện các công việc bán hàng, ghi chép sổ sách nhật ký bán hàng Hỗ trợ khách hàng trong việc tra cứu thông tin về đĩa Trên cơ sở số liệu của sổ sách và thực tế đề ra danh sách các đĩa

ch-ơng trình cần phải bổ sung và nhập vào

Kiểm tra định kỳ danh sách các đĩa về số lợng, số bán đợc, số tồn

đọng

2 Nhận xét về quản lý kinh doanh băng đĩa.

- Việc sắp xếp, phân loại băng đĩa diễn ra khá phức tạp, nhiều loại,

danh mục dễ gây ra nhầm lẫn cho ngời kinh doanh

- Việc trợ giúp tra cứu của chủ kinh doanh cho khách hàng vễ đĩa khó

khăn vì hệ thống bảng danh mục cồng kềnh Hoặc xử lý khó khăn nếu nhiều ngời cùng dùng chung

- Tính toán và xử lý nhập, bán hàng bằng tay sẽ chậm hơn, mất thời

gian nhiều hơn so với khi thao tác trên phần mềm quản lý

Chơng II Phân tích thiết kế hệ thống quản lý băng đĩa

I Xác định các yêu cầu và xây dựng dữ liệu cho

hệ thống quản ký kinh doanh băng đĩa cd-rom.

1 Các yêu cầu của hệ thống quản lý kinh doanh băng đĩa CD-ROM

Hệ thống quản lý kinh doanh băng đĩa phải cung cấp những thông tin liên quan:

- Đối với khách hàng: Cung cấp cho họ danh mục các loại băng đĩa,

nội dung của từng loại băng đĩa, các chơng trình, các phần mềm có trong từng đĩa

- Đối với nhân viên kinh doanh: Nhập đĩa, phân loại, bán đĩa và ghi

chép nhật ký bán hàng, tra cứu đợc thông tin liên quan đến đĩa, ví dụ xem một chơng trình nằm trên những đĩa nào Lập các danh sách thống kê về

đĩa

2 Phát hiện các thực thể

* Thông tin mô tả về băng đĩa:

- Số hiệu đĩa

- Tên đĩa

- Số lợng hiện có của đĩa này

- Thể loại của đĩa

- Nội dung của từng loại đĩa

* Cập nhật các thông tin kinh doanh hàng ngày: Bán, mua, tồn đọng:

- Số hiệu đĩa

- Ngày bán, ngày nhập

- Số lợng

- Đơn giá.

II Phân tích và thiết kế hệ thống

Đầu tiên ta đề cập một số mô hình và phơng tiện đợc sử dụng để diễn tả các chức năng Sau đó ta sẽ đề cập đến cách tiến hành phân tích hệ thống về chức năng, tức là sẽ nói rõ làm thế nào để có thể đi sâu vào bản chất và đi sâu vào chi tiết của hệ thống về mặt chức năng

Các chức năng chung của bất kỳ một hệ CSDL đều là:

+ Chức năng thao tác với dữ liệu: Nhập dữ liệu, sửa dữ liệu, thêm dữ

liệu, xoá dữ liệu

+ Chức năng tính toán dữ liệu: Tính các trơng theo công thức mà

cập nhật thờng xuyên, các giá trị mang tính thống kê

+ Chức năng thống kê dữ liệu: Lọc dữ liệu theo các nhóm khác

nhau, lọc dữ liệu theo các tiêu chuẩn, điều kiện khác nhau

+ Chức năng sắp xếp và tìm kiếm thông tin: Sắp xếp theo các khoá

khác nhau, tìm kiếm đơn lẻ và tìm kiếm theo nhóm, tìm kiếm theo điều kiện

4

+ Chức năng kết xuất thông tin: Tạo các bảng tổng hợp, tạo các báo

cáo khác nhau theo từng nhóm thông tin và theo các điều kiện khác nhau Các chức năng của CSDL nói chung phụ thuộc vào ý đồ của từng nhà

quản lý cụ thể ở các mức khác nhau

1 Sơ lợc chung về các bảng (Table).

LOAI (Theloai , Tenloai, Mota)

DIA (Sohieu , Tendia, Theloa, Tongso)

NOIDUNG (Sohieu, Tenmuc)

NHAPDIA (Sttnhap, sohieu, soluong, dongia)

BANDIA (Sttban, sohieu, soluong, dongia)

CTNHAP (Sttnhap, ngay, khach)

CTBan (Sttban, ngay, khach)

2 Thiết kế và xây dựng các bảng

Để xây dựng đợc một hệ thống quản lý thì ta cần hiểu đợc các chức năng chính của hệ thống Có những chức năng chính của các hệ thống quản lý nhng cũng có nhiều các chức năng riêng của từng hệ quản lý cụ thể Khi nói đến chức năng quản lý ta nên phân biệt hai khía cạnh: Các chức năng quản lý thông thờng của một doanh nghiệp kinh doanh và chức năng của một hệ CSDL đợc xây dựng trong một môi trờng quản trị dữ liệu Căn cứ vào bài toán quản lý kinh doanh đĩa CD -ROM, và phát hiện các thực thể ở trên ta thấy hệ thống quản lý kinh doanh đĩa CD -ROM có thể bao gồm các thực thể sau đây:

a) Bảng DIA: Bảng dữ liệu “Đĩa” dùng để chứa các thông tin mô tả

về đĩa hiện có trong quản lý:

Sohieu Text Số hiệu đĩa (ví dụ S101, M102, )

Tendia Text Tên đĩa (Hệ điều hành Windows XP) Theloai Text Tổng số đĩa hiện có trong cửa hàng Tongso Number Thể loại đĩa nh: System, software,

games,

b) Bảng LOAI

Chứa dữ liệu về các loại đĩa, phân nhóm đĩa thành các nhóm khác nhau:

Tenloai Text Tên thể loại: Hệ thống, phần mềm, âm

nhạc, phim

c) Bảng noidung

Mô tả những nội dung chứa trong 1 loại đĩa nào đó Ví dụ một đĩa hệ thống cho máy tính, có thể bao gồm: Phần mềm khởi động máy, các chơng trình tiện ích nh: Format, Sys, PqMagic, Bkav.exe,

d) Bảng nhapdia

Chứa các thông tin mô tả về quá trình nhập đĩa gốc về cửa hàng: Thể loại, số lợng, đơn giá, thành tiền

e) Bảng bandia

Chứa các thông tin mô tả về quá trình bán đĩa hàng ngày của cửa hàng: loại, số lợng, đơn giá…

f) Bảng bodia.

Chứa các thông tin cập nhật về bộ đĩa

3 Các chức năng của hệ thống quản lý băng đĩa CD-ROM

Chức năng đợc sử dụng ở đây là các chức năng xử lý thông tin, vì hệ

thống mà ta đề cập đến ở đây là hệ thống xử lý thông tin hoặc hệ thống

điều khiển quá trình

Việc diễn tả chức năng tuỳ theo hoàn cảnh và yêu cầu mà ta có thể thực hiện ở những mức độ khác nhau

6

Trong giai đoạn khảo sát sơ bộ một hệ thống có sẵn ta phải ghi nhận nguyên si những gì đang diễn ra trong thực tế

Từ những phân tích khảo sát hệ thống ở chơng I, chúng ta có thể phát hiện và sắp xếp các công việc của hệ thống quản lý đĩa CD-ROM nh sau:

* Hệ thống

- Ngời dùng

- Cập nhật thể loại đĩa

- Cập nhật bộ đĩa

- Thoát

* Kinh doanh

- Xuất đĩa

- Nhập đĩa

- Thống kê

- Tổng hợp nhập xuất

- Tiền nhập xuất

* Tra cứu

- Danh mục đĩa

- Thể loại đĩa

- Nội dung đĩa

* Trợ giúp

- Hớng dẫn sử dụng

4 Sơ đồ phân cấp chức năng:

Biểu đồ phân cấp chức năng là một loại biểu đồ diễn tả sự phân rã dần dần các chức năng từ đại thể đến chi tiết Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng và quan hệ duy nhất giữa các chức năng, diễn tả bởi các cung nối liền các nút, là quan hệ bao hàm Chính vì thế mà nó tạo thành một cấu trúc cây và đợc thực hiện nh hình sau

Cập nhật Xử lý phiếu

nhập xuất

Tra cứu

Nhập đĩa

Bán đĩa

Xử lýnhập

Xử lý bán

Báo cáo nhập xuất

Báo cáo

DM đĩa

Nội dung

đĩa

Báo cáo thống

kê

Giới thiệu

ch ơng trình

H ớng dẫn

sử dụng Quản lý Băng Đĩa

Biểu đồ phân cấp chức năng

Đặc điểm của biểu đồ là cho ngời thực hiện một cái nhìn tổng quát,

dễ hiểu, từ đại để đến chi tiết về chức năng nhiệm vụ mà ch ơng trình đòi hỏi thực hiện

5 Các lu đồ hệ thống.

Lu đồ hệ thống (LH) là một loại biểu đồ nhằm diễn tả quá trình xử lý thông tin của một hệ thông với các yêu cầu sau:

- Sự diễn tả là ở mức vật lý

- Chỉ rõ các công việc (chức năng xử lý) phải thực hiên

- Chỉ rõ trình tự các công việc và các thông tin đợc chuyển giao giữa

các công việc đó

6 Biểu đồ luồng dữ liệu.

Biểu đồ luồng dữ liệu là loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quá trình xử lý thông tin với các yêu cầu:

- Sự diễn tả ở mức logic.

- Chỉ rõ các chức năng phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý cần

mô tả

- Chỉ rõ các thông tin đợc chuyển giao giữa các chức năng đó

và qua đó thấy đợc trình tự thực hiện của chúng

a Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

8

QLCDRO M

Nguồn cung cấp

đĩa CD-ROM

Ng ời quản lý

Phiếu nhập

Yêu cầu

Nội dung đĩa

Báo cáo về đĩa

Thống kê đĩa

Khách hàng

Báo cáo Yêu cầu

b Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Luồng dữ liệu là một tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra một chức

năng nào đó

Khi nói đến thông tin thì ta hiểu là ở đây có một thông tin đợc truyền

đến một chức năng để đợc xử lý hoặc truyền đi khỏi một chức năng nh một

kết quả xử lý, bất kể hình thức truyền dẫn là gì (bằng tay, qua máy tính hay

điện thoại )

Thông tin ở đây có thể là một dữ liệu đơn, cũng có thể là một dữ liệu

có cấu trúc Chú ý rằng mọi luồng dữ liệu là phải vào hay ra một chức năng

nào đó, vậy trong hai đầu của một luồng dữ liệu (đầu đi hoặc đầu đến) ít

nhất phải có một đầu đính tới một chức năng

7 Các phơng tiện đặc tả chức năng.

7.1 Đặc tả chức năng.

Phiếu nhập hàng

Nhập dữ liệu (1)

Xử lý phiếu xuất

nhập (2)

Thống kê danh sách đĩa

Thống kê bán hàng Báo cáo tồn

Phiếu xuất hàng

Kho đĩa

Báo cáo thống kê (3)

Khách hàng

Tra cứu tìm

kiếm

Báo cáo Yêu cầu

Quản lý nhập xuất

Ngời quản Lý

Báo cáo

Yêu cầu

Để diễn tả một chức năng phức tạp, ta phân rã nó ra thành nhiều chức năng con đơn giản hơn, các chức năng ở mức này thu đợc là đơn giản hơn trớc

Sự lặp lại quá trình phân rã các chức năng thu đợc lúc này sẽ đợc giải thích bởi những phơng tiện diễn tả trực tiếp

7.2 Các bảng quyết định và cây quyết định

Thờng đợc sử dụng khi chức năng đợc đặc tả thực chất một sự phân chia các trờng hợp tuỳ thuộc một số điều kiện vào ứng với mỗi trờng hợp thì có một sự chọn lựa khác biệt một số hành động (hay giá trị) ra nào đó Vì thế ta có các biểu đồ phân rã các chức năng sau:

a Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh (phân rã chức năng 1)

b Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh (Phân rã chức năng 2)

c Biểu đồ luồng dữ mức dới đỉnh (Phân rã chức năng 3)

10

Nhập

đĩa 1.1

Bán đĩa 1.2

Nhập/bán đĩa

Phiếu nhập

Phiếu xuất

Phiếu nhập

Xử lý nhập (2.1.)

Số l ợng nhập

Kho đĩa

Cộng l ợng nhập

Phiếu xuất

Xử lý bán (2.1.)

Số l ợng bán

Trừ

l ợng bán

Thông tin xuất

d Thực thể liên kết (E-R) Entitry - Relationship.

Chơng III Thiết kế - cài đặt chơng trình

I Thiết kế chơng trình

1 Giới thiệu chung về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access (CSDL).

Hiện nay hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access đang đợc sử dụng rộng rãi

để viết các chơng trình quản lý nó tỏ ra rất tiện lợi tuy không nh các ngôn ngữ lập trình khác nhng phơng pháp thực hiện chơng trình đơn giản hơn và rất dễ sử dụng

Báo cáo nhập/xuất (3.1)

Đĩa CDROM

Báo cáo danh mục đĩa (3.2)

Quản lý chính, khách hàng

Thông tin nhập

Thông tin về đĩa

Báo cáo

Báo cáo

Loại đĩa

- Thể loại

- Tên loại

- Mô tả

Đĩa

- Số hiệu

- Tên đĩa

- Thể loại

- Tổng số

-

Nội dung

- Số hiệu

- Tên mục

Ctnhap

Ctxuat

- Sốttnhập

- Ngày

- Khách

- Sốttxuất

- Ngày

- Khách

Nhapdia

- Sốttnhập

- Số hiệu

- Số l ợng

- Đơn giá

Xuatdia

- Sốttxuất

- Số hiệu

- Số l ợng

- Đơn giá

Bộ đĩa

- Số hiệu

- Tên bộ

Access tơng thích với các phần mềm trong môi trờng Windows, đặc biệt ngôn ngữ Access không đòi hỏi ngời sử dụng nhất thiết phải biết nhiều kiến thức khác nh khi nghiên cứu các ngôn ngữ lập trình chuyên dụng khác nh Visual Foxpro, Oracle Ngôn ngữ lập trình Visual Basic coi Access là môi trờng quản trị dữ liệu mặc định, chính vì thế việc truy cập từ Visual Basic đến CSDL trong Access đợc thực hiện rất dễ dàng

Trong môi trờng Access cũng có các công cụ để lập trình Đây là một

bộ phận của Visual Basic

Việc phân rã chơng trình thành từng bộ phận (gọi là đối tợng) rất tiện lợi cho việc thiết kế và kiểm tra chơng trình Còn phơng pháp thiết kế các

đối tợng là “trực quan” cho phép ta thiết kế theo từng bớc có hớng dẫn và

có thể theo dõi kết quả một cách chính xác và nhanh chóng

Tính trực quan “Visual” cho phép các đối tợng đợc thiết kế độc lập, từng bớc và thông qua các giao diện chi tiết và thuận lợi Còn hớng đối t-ợng “Object Orientation” cho phép xây dựng một chơng trình nh tập hợp của các đối tợng đợc liên kết lại với nhau theo một kịch bản nào đó

Trong Access thì “chơng trình” đợc hiểu là “cơ sở dữ liệu” còn kịch bản là sự mở rộng khái niệm thuật toán

2 Các bớc thực hiện thiết kế chơng trình.

Khi giải quyết các bài toán về quản lý trong các lĩnh vực khác nhau thờng phải tiếp xúc với các thông tin rất đa dạng và phong phú Đó là các thông tin về các đối tợng quản lý

Trong công tác quản lý thì các đối tợng thờng rất nhiều và chúng có rất nhiều các thuộc tính khác nhau và thông thờng một nhóm các thuộc tính nào đó thờng đợc liệt kê trong các bảng riêng biệt Vì có nhiều thuộc tính cho từng đối tợng cho nên công việc quản lý thờng đợc tách ra thành từng nhóm, mỗi nhóm là một bảng dữ liệu riêng

Tuỳ thuộc vào mục đích quản lý mà ta có các bảng dữ liệu khác nhau

Thông thờng trong quản trị CSDL gồm những vấn đề chung nh sau:

- Xây dựng các cấu trúc dữ liệu

- Nhập và hiệu chình dữ liệu

- Bổ xung dữ liệu và xoá dữ liệu

- Lọc và sắp xếp

- Tìm kiếm dữ liệu

- Thống kê và báo cáo

12