Quy trình tác nghiệp trong công tác quản lý kho vật tư

QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP TRONG CƠNG TÁC QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ: * Một số nét Cơng ty cổ phần Viglacera Hà Nội: Công ty Cổ phần Viglacera Hà Nội đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty Viglacera Với ngành nghề sản xuất kinh doanh gạch ốp lát cao cấp, số hoạt động đầu tư xây dựng số ngành nghề khác Cơng ty có hai nhà máy trực thuộc sản xuất sản phẩm gạch lát ốp tường Bắc Ninh Hải Dương, công suất triệu m2/năm với công nghệ thiết bị đại, chi nhánh Miền Trung Miền Nam với hoạt động kinh doanh ba miền đất nước Sản phẩm Công ty tiêu thụ nước xuất tới nhiều nước giới đánh giá cao Những năm gần tỷ lệ xuất hàng năm chiếm tới gần 30% doanh thu tồn Cơng ty Hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty với 564 cán công nhân viên Trong khối sản xuất hai Nhà máy có 493 người, khối văn phòng Cơng ty phận kinh doanh có 71 người Hiện nay, cơng ty áp dụng quy trình quản lý chất lượng theo tiêu ISO 9001: 2008, việc áp dụng quy trình vào hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty triển khai tất phòng ban phận Nhà máy trực thuộc Công ty Sau đây, tồn nội dung mơ tả Quy trình quản lý kho (Q15-01), quy trình áp dụng Nhà máy trực thuộc Cơng ty * Quy trình quản lý kho vật tư: (Q15 - 01) VIGLACERA CÔNG TY CỔ PHẦN VIGLACERA HÀ NỘI Lần ban hành: 06 QUY TRÌNH SỐ: Q 15 - 01 Ngày: 01/09/2009 Số trang: 01/06 QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ Họ tên Chức vụ Người soạn thảo Nguyễn Đoan Trang Tr phòng KHĐT Người phê duyệt Lê Mạnh Quang Giám đốc công ty Chữ ký Q 15-01, NBH:01/09/2009 QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ ( BAN HÀNH LẦN 06 ) I- MỤC ĐÍCH Nhằm kiểm sốt trình tự chứng từ nhập xuất vật tư lưu kho bảo quản chất lượng vật tư phục vụ công tác quản lý vật tư cơng ty TÀI LIỆU CĨ LIÊN QUAN - Các quy trình Q 06-01, Q 08-01, Q 10-01, Q 12-01, Q 13-01, Q 14-01 - Tiêu chuẩn T 13-01 3 ĐỊNH NGHĨA Giám đốc Cơng ty, Phó Giám đốc Cơng ty Giám đốc Nhà máy, phó giám đốc Nhà máy quy trình hiểu " Giám đốc người uỷ quyền " NỘI DUNG 4.1.Nhập kho 4.1.1.Nguyên liệu, nhiên liệu: Người thực Công việc - Thủ kho Tài liệu, hồ sơ - Hóa đơn CT Nhận hàng liên quan - Phiếu kiểm nghiệm nhà cung cấp Kiểm tra mẫu - Thủ kho - Nhân viên kỹ thuật - H 10-01-01 Trả Nhà Cung cấp - H 10 -01-02 Xem xét - Ban nghiệm thu Không Nhà máy Đạt đạt - Hợp đồng - T 13-01 B 15-01-02,03 B 15-01-10,11 - Ban Nghiệm thu Biên nghiệm thu Phiếu nhập kho theo qui định Lập phiếu nhập kho - Ktốn Nhà máy Bộ Tài - GĐốc Nhà máy, B 15-01-04 phận liên quan Lưu kho B 15-01-12 - Thủ kho Q 15-01, NBH: 01/09/2009 Ghi chú: * Đối với biên nghiệm thu: lập hàng ngày * Đối với phiếu nhập kho: làm thủ tục nhập vào ngày hôm sau, riêng lô hàng khối lượng lớn (Yêu cầu thực nguyên liệu xương than) làm tạm nhập hàng ngày nhập theo hóa đơn ngày/ lần 4.1.2 Phụ tùng, vật liệu, hoá chất, vật liệu phụ - Đối với biên nghiệm thu: lập hàng ngày - Đối với phiếu nhập kho: không ngày kể từ ngày nhận hàng Người thực Công việc Tài liệu, hồ sơ - Hóa đơn CT Nhận hàng liên quan - Thủ kho - Phiếu kiểm Trả Nhà Cung cấp nghiệm nhà cung cấp Xem xét - Ban nghiệm thu Không Nhà máy đạt đạt - T 13-01 - Hợp đồng, xác nhận đặt hàng (nếu có) Biên nghiệm thu Lập phiếu nhập kho B 15 -01-07 - Ban Nghiệm thu Lưu kho - Ktoán Nhà máy - GĐốc, - Theo QĐ Bộ Tài Chính phận liên quan - B 15-01-08 - Thủ kho Q 15-01, NBH: 01/09/2009 4.2 Lưu kho, bảo quản Người thực Công việc Tài liệu, hồ sơ Lưu kho, bảo quản - Thủ kho - Bô phận liên quan Đạt K.tra phân loại - tháng / lần Thủ kho Không đạt Lập danh sách, giải pháp, qui trách nhiệm - Thủ kho B 15-01-14 - Ban Nghiệm thu Không đạt Xem xét - Giám đốc Công ty người ủy quyền B 15-01-14 Đạt - Thủ khoXử lý vật tư không phù hợp - Ban nghiệm thu NM - Q 13 -01 P TCKT NM Q 15-01, NBH: 01/09/2009 4.3 Xuất kho nguyên liệu, vật tư Người thực Công việc Tài liệu, hồ sơ Đề nghị cấp vật tư - Bộ phận sử dụng - B 15-01-06 - B 15-01-06 Không đạt Xem xét - Giám đốc nhà máy/ người ủy quyền đạt Lập phiếu xuất kho - P TCKT Nhà máy - Bộ phận liên quan - Phiếu xuất kho theo quy định Bộ Tài Xem xét 10 Không đạt - Giám đốc nhà máy người ủy quyền Đạt - Thủ kho - Người sử dụng Xuất - lĩnh vật tư B 15-01-05,09,14 11 Q 15-01, NBH: 01/09/2009 HỒ SƠ LƯU: TT Loại hồ sơ Phiếu giao nhận hàng hoá Người/bộ phận Thời Người Ghi lưu gian định huỷ, lưu lưu năm TP.TCKT KHSX,TCKT Nhà máy Biên nghiệm thu N liệu KHSX NM Nhà máy năm TP KHSX Nhà máy Biên TH nghiệm thu NL KHSX NM năm TP KHSX Nhà máy Sổ theo dõi nhập kho NL KHSX NM năm TP KHSX Nhà máy Sổ theo dõi xuất kho NL KHSX NM năm TP KHSX Nhà máy Giấy đề nghị cấp vật tư TCKT NM năm Nhà máy KHSX NM BB NT hàng nhập ngoại, vật tư, phụ KHSX NM năm tùng, hoá chất Sổ theo dõi nhập vật tư, phụ tùng TP.TCKT TP KHSX Nhà máy KHSX NM năm TP KHSX Nhà máy Số theo dõi xuất vật tư, phụ tùng KHSX NM năm TP.KHSX Nhà máy 12 10 BBNT nhập kho than KHSX NM năm TP KHSX Nhà máy 11 BBTH nghiệm thu nhập kho than KHSX NM năm TP KHSX Nhà máy 12 Sổ theo dõi nhập kho than KHSX NM năm TP KHSX Nhà máy 13 Biên xác nhận xuất kho than KHSX NM năm TP KHSX Nhà máy 14 Danh sách vật tư phẩm chất KHSX NM năm -xử lý TP KHSX Nhà máy Q 15-01, NBH: 01/09/2009 PHỤ LỤC + Phiếu giao nhận hàng hoá B 15-01-01 + Biên nghiệm thu nguyên liệu B 15-01-02 + Biên tổng hợp nhập kho nguyên liệu B 15-01-03 + Sổ theo dõi nhập kho nguyên liệu B 15-01-04 + Sổ theo dõi xuất kho nguyên liệu B 15-01-05 + Giấy đề nghị cấp vật tư B 15-01-06 + BBNT nghiệm thu hàng nhập ngoại, vật tư, phụ tùng, hoá chất B 15-01-07 + Sổ theo dõi nhập vật tư,phụ tùng B 15-01-08 + Sổ theo dõi xuất vật tư, phụ tùng B 15-01-09 + Biên nghiệm thu nhập kho than B 15-01-10 + Biên tổng hợp nghiệm thu nhập than B 15-01-11 + Sổ theo dõi nhập kho than B 15-01-12 + Biên xác nhận xuất kho than B 15-01-13 13 + Danh sách vật tư phẩm chất - xử lý B 15-01-14 14 Q 15-01, NBH: 01/09/2009 Một số bất cập, nhược điểm cải thiện cho quy trình : STT Bất cập nhược điểm quy trình - Mục 4.2 Lưu kho bảo quản Cải thiện - Nên có giải pháp = quy định phân nhóm Quy định kiểm soát tháng/1 lần trùng khác để đưa tiêu chí đánh giá với với thời gian kiểm kê định kỳ năm thời gian khác Thủ kho lần Công ty, nhiên, phận sử dụng cần có biểu mẫu quy nguyên liệu vật tư thiết bị có độ bền định việc báo cáo nhóm thời gian sử dụng lớn khơng ngun liệu, vật tư thiết bị… nhận ảnh hưởng nhiều Tuy nhiên với đặc thù thấy dấu hiệu suy giảm chất lượng sản sản xuất sản phẩm Công ty khơng sử dụng để Nhà máy có số nguyên liệu, vật tư áp dụng cho Cơng ty có giải pháp kịp thời mà chu kỳ tháng/lần đánh giá dài không cần chờ tới đợt kiểm kê định kỳ - Công ty có quy định định - Cần rà sốt lại chu kỳ trung bình sử mức tồn kho chủng loại dụng thay để đưa định mức nguyên liệu sử dụng NM tồn kho chủng loại phù hợp với điều quy định định mức kiện SX NM tồn kho vật tư phụ tùng … (Những - Khi có định mức tồn kho thủ kho chủng loại vật tư, thiết bị thường xun người kiểm sốt lại cơng tác mua sử dụng vật tư hao mòn hàng để cảnh báo thấy thừa so với trình sản xuất) chưa ban định mức dự trữ.”Just in time” hành Do vậy, ảnh hưởng tới trình kiểm sốt lượng vật tư, thiết bị tồn kho (Có thể gây lãng phí tồn kho sử dụng) - Chưa thấy quy định thời gian lưu - Cần bổ sung thêm mục thẻ kho mục “5 Hồ sơ lưu” Quy trình - Hiện chưa có quy định mã code vật - Cần bổ sung thêm mục để mã hóa tư, thiết bị… thống cho NM hỗ trợ cho công tác quản lý xuyên suốt 15 trực thuộc để thuận tiện công tác phận : kế toán., phận sử quản lý kho nhập kho, đề nghị cấp dụng kế hoạch sản xuất (kho cán xuất kho sử dụng tránh tình trạng mua vật tư nhỏ lẻ) Có thể quy định theo loại vật tư, phụ tùng có nhóm chủng loại chi tiết nhiều tên gọi khác dẫn đến nhiều danh mục cho loại vật tư… Qua môn học quản trị hoạt động đem lại nhiều ứng dụng công tác quản trị tác nghiệp cho đơn vị, đặc biệt Công ty sản xuất kinh doanh sản phẩm việc áp dụng Chiến lược tác nghiệp Hệ thống sản xuất Lean vào trình hoạt động sản xuất kinh doanh Cơng ty hiệu quả: * Một số áp dụng cho doanh nghiệp triển khai - Chiến lược tác nghiệp: + Hiệu quả, chất lượng, linh hoạt cải tiến liên tục : Chính sách chất lượng triển khai để người công ty thấu hiểu, thực trì Ban lãnh đạo Cơng ty tiếp thu ý kiến khách hàng để từ cung cấp, khai thác sử dụng hợp lý nguồn lức sẵn có, đầu tư chiều sâu đổi cơng nghệ, khơng ngừng nâng cao trình độ nhằm tạo sản phẩm có chất lượng cao đáp ứng mong đợi khách hàng - Loại bỏ lãng phí: + Sản xuất thừa + Sản phẩm hỏng + Lưu kho (Cả nguyên liệu, vật tư thành phẩm) + Hiện nay, Cơng ty có nhiều hợp đồng xuất vào thị trường Thailand, Irack, Pakistan, Korea Tuy nhiên, năm tiêu chí chất lượng sản phẩm họ yêu cầu cao so với năm trước Vì vậy, với tỷ lệ SX trước Cơng ty tỷ lệ xuất chiếm khoảng 80 - 85% lượng SX (đối với mẫu SX phục vụ cho đơn đặt hàng XK) có đủ tiêu chuẩn XK lại bán giảm giá nước (Do mẫu sản phẩm xuất lại khó tiêu thụ thị trường nội địa thị hiếu khác nhau) xong gần tỷ lệ giảm xuống 60-70% Vì vậy, việc tìm giải pháp công nghệ, thiết bị cải tiến liên tục Công ty đặc biệt quan tâm với nhiều giải pháp khác 16 nhằm tăng cao tỷ lệ sản phẩm đạt tiêu chuẩn XK Giảm bợt lượng thừa SP tỷ lệ dư lại SP xuất cao làm giảm doanh thu lợi nhuận Công ty + Nâng cao công tác quản lý nhằm giảm biến động có nguồn gốc từ bên bên ngồi xuống cho trình sản xuất chất lượng sản phẩm (Đặc thù công nghệ SX tác động lớn có yếu tố tác động khác nguyên liệu đầu vào, kỹ thuật SX…) Tăng tỷ lệ chất lượng A1/(A1+A2) tăng doanh thu lợi nhuận cho công ty chênh lệch giá bán A1 A2 5.000đồng/m2 + Giảm thời gian lưu kho, quản lý chất lượng nguyên liệu vật tư sản phẩm lưu kho quan trọng số bất cập, cải thiện quy trình đề cập câu Qua môn học “Quản trị hoạt động” thấy quản trị tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt hoạt động doanh nghiệp Nếu quản trị tốt, ứng dụng phương pháp quản trị khoa học tạo khả sinh lợi lớn cho doanh nghiệp Ngược lại quản trị không tốt làm cho doanh nghiệp hoạt động không hiệu dẫn đến thua lỗ phá sản Quản trị hoạt động ngày nhà quản trị cấp cao quan tâm hết Sự thành công doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào động, nhạy bén, dám nghĩ, dám làm, dám cải tiến qui trình tác nghiệp máy quản trị theo hướng có hiệu kinh tế cao Một doanh nghiệp sản xuất hiệu doanh nghiệp có qui trình tác nghiệp hợp lý, giảm thiểu lãng phí ln ln đảm bảo chất lượng sản phẩm dù sản phẩm hữu hình hay vơ hình Đó cơng cụ sắc bén để đưa doanh nghiệp phát triển cách bền vững 17 18 19 20 21 22 23 ... QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ ( BAN HÀNH LẦN 06 ) I- MỤC ĐÍCH Nhằm kiểm sốt trình tự chứng từ nhập xuất vật tư lưu kho bảo quản chất lượng vật tư phục vụ công tác quản lý vật tư cơng ty TÀI LIỆU.. .QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ Họ tên Chức vụ Người soạn thảo Nguyễn Đoan Trang Tr phòng KHĐT Người phê duyệt Lê Mạnh Quang Giám đốc công ty Chữ ký Q 15-01, NBH:01/09/2009 QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO. .. quy định mã code vật - Cần bổ sung thêm mục để mã hóa tư, thiết bị… thống cho NM hỗ trợ cho công tác quản lý xuyên suốt 15 trực thuộc để thuận tiện công tác phận : kế toán., phận sử quản lý kho