Tổ chức hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Văn Minh.docx

Tổ chức hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Văn Minh

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Văn Minh 5

1.2 Đặc điểm bộ máy quản lý Công ty TNHH Văn Minh 7

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ 7

1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 8

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Văn Minh 9

1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán 9

1.3.2 Hình thức kế toán 11

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNGVÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH VĂNMINH 12

2.1 Đặc điểm công tác bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh 12

2.1.1 Các phương thức bán hàng 12

2.1.2 Phương thức thanh toán 14

2.2 Tổ chức công tác kế toán máy vi tính tại Công ty TNHH Văn Minh 14

2.2.5 Sổ kế toán phục vụ quá trình bán hàng và xác định kết quả bán

hàng tại Công ty TNHH Văn Minh 21

3.1 Nội dung, yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác địnhkết quả bán hàng 44

3.1.1 Nội dung hoàn thiện 44

3.1.2 Yêu cầu hoàn thiện 45

3.1.3 Nguyên tắc hoàn thiện 46

3.2 Một số ý kiến nhằm hoàn hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xácđịnh kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh 47

3.2.1 Nhận xét chung về công tác quản lý và công tác kế toán bán hàngtại Công ty TNHH Văn Minh 47

3.2.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tạiCông ty TNHH Văn Minh .48

KẾT LUẬN 54

TÀI LIỆU THAM KHẢO 56

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm qua, cơ chế quản lý kinh tế của nước ta đã có những đổimới rất sâu sắc và toàn diện, tạo ra những chuyển biến tích cực cho sự tăngtrưởng của nền kinh tế Mục tiêu phát triển của đất nước đã có sự điều chỉnh chophù hợp với yêu cầu, khả năng của từng thời kỳ Nhiều chính sách kinh tế - tàichính đã, đang tiếp tục đổi mới và ngày càng hoàn thiện Kế toán bán hàng với tưcách là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế -tài chính, đã có những cải tiến để từng bước hoàn thiện theo mức độ phát triển vàyêu cầu kế toán bán hàng phải hết sức chặt chẽ, hạn chế được tối đa các khe hởgây khó khăn cho quá trình quản lý kinh tế - tài chính.

Sự phát triển một cách tất yếu và mạnh mẽ của các doanh nghiệp làm nảysinh ra nhiều vấn đề khó khăn trong quá trình quản lý càng chứng minh sự cầnthiết của công cụ kế toán bán hàng Đặc biệt quá trình bán hàng được coi làkhâu mấu chốt trong hoạt động kinh doanh, cho nên kế toán nghiệp vụ bán hànglà một khâu hết sức quan trọng cần được quan tâm thoả đáng Nền kinh tế nhiềuthành phần vận hành theo cơ chế thị trường, cạnh tranh khốc liệt đã hình thànhcũng như tiêu diệt rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ Muốn tồn tại và phát triển,các doanh nghiệp phải bằng mọi cách đưa được sản phẩm, hàng hoá tới tayngười tiêu dùng, được họ chấp nhận và thu được lợi nhuận nhiều nhất Kế toánbán hàng sau mỗi kỳ kinh doanh sẽ cho doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quátvề kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình một cách cụ thể qua các chỉtiêu doanh thu và kết quả lỗ lãi Từ đó doanh nghiệp có biện pháp điều chỉnh lạicơ cấu hàng hoá, hình thức kinh doanh, phương thức quản lý cho phù hợp và cóhiệu quả hơn, hạn chế được những thiệt hại mà thông qua kế toán doanh nghiệpcó thể ước đoán được Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh

sẽ cung cấp những thông tin cần thiết giúp cho các nhà quản lý phân tích, đánhgiá, lựa chọn các phương án kinh doanh, đầu tư vào doanh nghiệp có hiệu quảnhất.

Qua quá trình học tập và thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty TNHH VănMinh, do nhận thức được tầm quan trọng của tổ chức bán hàng cũng như công

tác kế toán bán hàng em đã chọn chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài: “TỔ

CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢBÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH VĂN MINH ”

Mục tiêu của chuyên đề này là làm rõ những nguyên tắc kế toán bán hàng, liênhệ với thực trạng của Công ty Văn Minh để thấy được những vướng mắc, tồn tạivà có được các giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán bán hàng ởcông ty.

Bài chuyên đề này ngoài lời nói đầu, kết luận, mục lục và danh mục tàiliệu tham khảo, nội dung chính bao gồm:

Chương 1: Đặc điểm chung của Công ty TNHH Văn Minh về tổ chứcquản lý và hoạt động kinh doanh

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bánhàng tại Công ty TNHH Văn Minh.

Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng vàxác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh.

CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANHCỦA CÔNG TY TNHH VĂN MINH

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Văn Minh.

Công ty TNHH Văn Minh được thành lập theo quyết định số 1016/ QĐUBdo UBND thành phố Hà Nội cấp ngày 16/ 3/ 1993.

Tên công ty : Công ty TNHH Văn Minh

Tên giao dịch : VAN MINH COMPANY LIMITED

Tên viết tắt : VAN MINH CO., LTD

Điện thoại : 04.9271027 - 04.9271028 Fax: 04.8284434Email : Vanminh@hn.vnn.vn

Ngày 10/ 03/ 2000, thông qua bản đăng ký kinh doanh lần thứ 5, Công tychuyển trụ sở giao dịch đến số: 55 Phùng Hưng - Phường Hàng Mã - Quận HoànKiếm - Thành phố Hà Nội Đây là trụ sở giao dịch chính của Công ty hiện nay

Ngành nghề kinh doanh:

- Buôn bán các mặt hàng hoá chất phục vụ tiêu dùng;

- Buôn bán hàng tư liệu sản xuất (chủ yếu là dụng cụ, thiết bị chuyênngành hoá chất và hoá chất, trừ những hoá chất Nhà nước cấm kinh doanh);

- Buôn bán dụng cụ, trang thiết bị y tế;- Chuyển giao công nghệ xử lý môi trường.

Qua hơn 10 năm hoạt động không ngừng, Công ty từng bước phát triểnnhưng cũng gặp không ít khó khăn về thị trường, sự cạnh tranh gay gắt với cácdoanh nghiệp Nhà nước và các Công ty tư nhân khác Song với sự cố gắng củaban lãnh đạo cũng như các nhân viên, Công ty TNHH Văn Minh luôn tìm cáchtự khẳng định mình, đứng vững trên thị trường với tổng doanh thu khá cao Đánhgiá hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây ta xem xét báocáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua bảng sau đây:

Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty năm 2004 và năm 2005

So sánhSố tiền

Tỷ lệ%

1 Doanh thu thuần 41.031.641.779 43.321.937.249 +2.290.295.470 5,292.Giá vốn hàng bán 36.694.577.302 38.585.803.970 +1.891.226.668 4,92 Chi phí bán hàng 3.913.327.906 4.149.609.334 +236.281.428 5,693 Lợi nhuận trớc thuế 423.736.571 586.523.945 +162.787.374 27,754 Thuế TNDN phải nộp 118.646.239,9 164.226.704,6 +45.580.464,7 27,755 LN sau thuế 305.090.331,1 422.297.240,4 +117.206.909,3 27,75

Qua đó có thể thấy hoạt động của Công ty TNHH Văn Minh đang trên đàphát triển Lợi nhuận sau thuế giữa 2 năm tăng 117.206.909 đồng Đây là những

con số rất khả quan Đồng thời doanh nghiệp cũng thực hiện nghĩa vụ nộp thuếđối với ngân sách Nhà nước qua khoản thuế TNDN năm 2005 tăng 45.580.464,7đồng so với năm 2004

Thông qua các kết quả đã đạt được ở trên, ta có thể thấy được xu hướngphát triển của Công ty, chứng tỏ Công ty luôn giữ vững thị trường và mở rộngđược thị trường, thể hiện hướng đi đứng đắn của hoạt động kinh doanh trong nềnkinh tế thị trường Với khả năng, tiềm năng hiện có cũng như hướng đi đúng đắncủa mình Công ty chắc chắn sẽ thu được kết quả cao Với vai trò là một trunggian phân phối tại thị trường hàng hoá chất, mục tiêu của công ty là hướng tớikhách hàng trọng điểm, phục vụ cho các nhu cầu mới với phương châm kinhdoanh:

- Hàng chính hiệu.- Giá gốc.

- Hậu mãi chu đáo - Phục vị tận tình.

1.2 Đặc điểm bộ máy quản lý công ty TNHH Văn Minh.

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ.

Công ty TNHH Văn Minh là một doanh nghiệp thương mại, chuyên kinhdoanh các loại hóa chất (trừ những hóa chất do Nhà nước cấm trong nghị định02/ CP của Chính Phủ) và các loại thiết bị, dụng cụ y tế, phục vụ phòng thínghiệm …Chức năng chính là cầu kết nối giữa sản xuất và tiêu dùng, nhập khẩunhững loại hóa chất, thiết bị trong nước không sản xuất được, mua các mặt hàngđáp ứng nhu cầu của các bệnh viện, trường học, các cơ sở sản xuất trong nước.Ngành nghề kinh doanh của công ty khác hẳn với các doanh nghiệp kinh doanhhàng tiêu dùng, luôn phải hoạt động trong giới hạn các mặt hàng theo quy địnhcủa pháp luật, bởi đây là lĩnh vực liên quan tới sự ổn định của quốc gia.

Khách hàng thường xuyên của công ty là các Bệnh viện (Viện E, ViệnNhi, Viện Bỏng quốc gia, Việt Đức…) chuyên mua các loại hóa chất, thiết bị ytế như: máy soi, máy nội soi, máy chụp X- quang Các trường đại học lớn như:Đại học Y, Đại học Dược, Cao Đẳng Công Nghiệp Hà Nội, Đại học Khoa học tựnhiên … được Công ty cung cấp một số hóa chất phục vụ phòng thí nghiệm nhưcác loại axit, amoni…, những thiết bị tiên tiến nhập khẩu từ Trung Quốc, Anh,Đức, Pháp, Singapore… phù hợp với trình độ sử dụng trong nước.

Trụ sở chính của Công ty đặt tại Hà Nội nhưng Công ty cung ứng rộngkhắp trong cả nước Chi nhánh trong thành phố Hồ Chí Minh đã và đang đượcphát triển chiếm lĩnh thị trường Ngoài việc cung cấp cho các trường học, Côngty còn bán cho các cửa hàng, các công ty, các doanh nghiệp sản xuất với tư cáchlà người bán buôn.

Nguồn cung ứng hàng của Công ty là nhập khẩu từ các nước khác (chủyếu là Trung Quốc, Anh, Pháp, Đức, Singapore…) và mua từ các cơ sở kháctrong nước, các mặt hàng kinh doanh những hóa chất mà Nhà nước cho phép1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý.

Là Công ty TNHH, mọi hoạt động đều gắn liền với lợi ích cá nhân nên tổchức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Văn Minh gọn nhẹ, chặt chẽ trên cơ sởphối hợp giữa các thành viên dưới sự điều hành của Giám đốc Công ty.

- Giám đốc: Giám sát và điều hành trực tiếp mọi hoạt động của công ty, làngười đại diện cho mọi thành viên của công ty đàm phán, ký kết mọi hoạt độngcủa công ty theo quy định hiện hành

- Hai phó giám đốc: Phụ trách cùng giám đốc trong việc điều hành côngty, thay mặt giám đốc đi vắng Đồng thời lạnh đạo, theo dõi các phòng ban, phốihợp hoạt động công ty.

- Phòng kinh doanh xuất - nhập khẩu: Chuyên phụ trách việc nhập khẩu

Ban giám đốc:- Giám đốc.

- Hai phó giám đốc

Các phòng ban Các kho

Kho Phùng Hưng

Kho Gia Lâm

Kho Thanh Trì

Kho Sài GònPhòng

Kinh doanh Xuất - NK

Phòng kế toán

hàng hoá, lập hợp đồng, đàm phán và ký kết với các bên đối tác.

- Phòng kế toán: Ghi chép xử lý số liệu và cung cấp những thông tin tàichính về toàn bộ hoạt động của công ty.

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Văn Minh:

Các kho: Chuyên dùng để chứa hàng, riêng kho Phùng Hưng kiêm cửahàng và là trụ sở của công ty.

Kho Gia Lâm và kho Thanh Trì chuyên dùng để chứa hàng Kho Sài Gònhoạt động với chức năng là chi nhánh của Công ty được đặt tại số 489 đường GiaPhú - Quận 10 - TP Hồ Chí Minh Tại đây có một bộ phận kế toán hoạt độngđộc lập chuyên theo dõi và phản ánh hoạt động tiêu thụ hàng hóa của đơn vị Bộmáy quản lý của Công ty gồm nhiều phòng ban, nhiều kho có chức năng vànhiệm vụ riêng nhưng hoạt động đều thống nhất dưới sự điều hành giám sát củaGiám đốc công ty, thường xuyên có sự phối hợp tương trợ nhau để cùng pháttriển.

1.3 Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty TNHH Văn Minh.

1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán.

Kế toán trưởng

Kế toán

hàng hóa thanh toánKế toán tổng hợpKế toán Thủ quỹ

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hướng tập trung tại phòngkế toán.

- Kế toán trưởng: Là người phụ trách chung về tài chính, kế toán của công

ty Kế toán trưởng có chức năng giúp Giám đốc chỉ đạo và tổ chức thực hiệntoàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính ở công ty đồng thời thực hiện việckiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính ở công ty Báo cáo kịpthời, chính xác và đúng đắn với giám đốc doanh nghiệp, với cơ quan quản lý tàichính, cung cấp cho cơ quan pháp luật về những hành vi vi phạm chính sách, chếđộ, thể lệ về kinh tế, tài chính, kế toán cũng như những quy định mà Nhà nướcvà công ty đã ban hành Bao quát chung, theo dõi, quan sát và điều hành mọihoạt động của các kế toán viên Đồng thời cung cấp cho Giám đốc những ý kiến,đề xuất trong việc quản lý mọi hoạt động của công ty.

- Kế toán hàng hoá: Phản ánh và kiểm tra tình hình ký kết và thực hiện

các hợp đồng xuất nhập khẩu, kiểm tra việc bảo đảm an toàn cho hàng hoá xuấtnhập khẩu kể cả về số lượng và chất lượng Theo dõi sổ sách chi tiết về hànghoá, tính toán đúng giá vốn thực tế của hàng hóa nhập, xuất kho trị giá vốn thựctế của hàng hoá tiêu thụ.

- Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả

với người mua, người bán và các khoản tạm ứng trong công ty.

- Kế toán tổng hợp: Thực hiện các phần hành kế toán còn lại mà chưa

phân công đồng thời kiểm tra số liệu kế toán của các bộ phận khác chuyển sangđể phục vụ cho việc khoá sổ kế toán, lập báo cáo kế toán.

- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý lượng tiền thực có trong quỹ và trực tiếp

thu chi quỹ tiền mặt của công ty.

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Văn Minh:

Thông qua việc xử lý các số liệu, kế toán cung cấp cho ban lãnh đạonhững kết luận về tình hình tài chính, từ đó theo dõi điều phối vốn hợp lý gópphần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty Giữa các phần hành kế toán cósự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ, đảm bảo tính thống nhất về phương pháp tínhtoán và ghi chép từ đó tạo điều kiện cho việc kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng,phát hiện nhanh chóng các sai sót để kịp thời sửa chữa.

Hiện nay Công ty TNHH Văn Minh đang sử dụng phần mềm kế toán

SOFT WAVE Chương trình kế toán máy do tác giả Bùi Lăng Cận lập trình và

cung cấp bởi Công ty Cổ phần Phần mềm Thăng Long.

Qua những nội dung khái quát chung về Công ty TNHH Văn Minh và đặcđiểm tổ chức bộ máy kế toán, cho thấy Công ty hoạt động với mọi yêu cầu và

chức năng quản lý của một doanh nghiệp Các bộ phận, phòng ban nói chung vàtổ chức kế toán nói riêng đã và đang đóng góp hoạt động của mình trong sự pháttriển chung của Công ty Từ đây sẽ là cơ sở để nghiên cứu thực trạng tình hìnhkế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh.

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY

TNHH VĂN MINH

2.1 Đặc điểm công tác bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh.

Cũng như bất kỳ một doanh nghiệp thương mại nào khác, mục tiêu cuốicùng của Công ty TNHH Văn Minh là lợi nhuận Có lợi nhuận cao công ty sẽ cóđiều kiện để mở rộng quy mô kinh doanh, phát tiển đa dạng hóa mặt hàng kinhdoanh Vì vậy để có lợi nhuận cao, công ty đã không ngừng nghiên cứu, tìm hiểutạo cho mình một chiến lược kinh doanh hiệu quả, trong đó quan trọng nhất làchiến lược tiêu thụ sản phẩm Trong điều kiện hiện nay, doanh nghiệp nào cómức tiêu thụ nhiều tức có doanh thu cao, doanh nghiệp đó sẽ có lợi thế phát triểnhơn, đặc biệt trong lĩnh vực ngành nghề công ty kinh doanh Không phải bất cứai cũng có nhu cầu, chỉ những doanh nghiệp, nhà máy sản xuất hoặc những cửahàng bán buôn, bán lẻ cùng hoạt động trong lĩnh vực hóa chất và thiết bị mới cónhu cầu tiêu thụ sản phẩm của công ty Do vậy công ty luôn phải tìm đến nơi có“cầu” để cung cho đủ Thực hiện chiến lược sản phẩm công ty có hai hình thứcbán hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ.

Để đẩy nhanh tốc độ chuyển hàng hóa, công ty sử dụng phương thức

thanh toán linh hoạt tùy đối tượng có thể là khách hàng quen hay khách vãng lai,có thể thanh toán bằng tiền mặt hay tiền gửi Ngân Hàng, thanh toán ngay hoặcthanh toán chậm.

2.1.1 Các phương thức bán hàng.

Đối với doanh nghiệp thương mại, tổ chức công tác bán hàng là vấn đề cốtlõi, quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Bên cạnh những biệnpháp thúc đẩy tốt công tác bán hàng như: tăng chất lượng hàng hoá, đa dạng hoámẫu mã, kiểu dáng thì việc xác định cho mình phương thức bán hàng hợp lýcũng đóng một vai trò quan trọng

Hiện nay công ty đang sử dụng các phương thức bán hàng sau:

- Bán buôn: đây là hình thức chủ yếu, vì đặc trưng riêng của mặt hàngkinh doanh của công ty là các hoá chất, thiết bị cung cấp cho các doanh nghiệp,đơn vị sản xuất hay trường học, bệnh viện Do đó hàng hoá thường được bántheo đơn đặt hàng hoặc theo hợp đồng Với hình thức bán buôn công ty thực hiệntheo 2 phương thức sau:

+ Phương thức bán hàng qua kho: theo hình thức này thì căn cứ vào

những điều khoản ghi trong hợp đồng mà khách hàng đến kho nhận hoặc công tychuyển đến cho khách hàng, chi phí vận chuyển thường do công ty chịu Hàngđược coi là bán khi khách hàng nhận hàng và chấp nhận thanh toán.

+ Phương thức bán hàng vận chuyển thẳng: do mặt hàng kinh doanh chủ

yêu là hàng ngoại nhập từ các nước như: Trung Quốc, Singapo, Đức và hàng cóthể được vận chuyển bằng đường không, đường bộ hoặc đường biển Trong khiđó khách hàng của công ty lại thường ở các tỉnh, thành phố khác nhau như: HàTây, Nam Định, Hải Phòng, Vinh, Thành phố Hồ Chí Minh Do vậy khi hàngvề đến sân bay, bến cảng, cửa khẩu nếu xa kho của công ty mà gần địa điểm củakhách hàng thì hàng sẽ được vận chuyển thẳng về kho của khách hàng hoặc địa

điểm do khách hàng quy định, chi phí vận chuyển sẽ được thoả thuận trong hợpđồng, khi hàng đang vận chuyển vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp Chỉkhi nào người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hoá mới đượccoi là tiêu thụ.

- Bán lẻ: theo hình thức này nhân viên công ty trực tiếp đi giao hàng và thutiền của khách hàng Hết ngày bán hàng nhân viên bán hàng nộp tiền cho thủ quỹ.2.1.2 Phương thức thanh toán.

Công ty sẵn sàng chấp nhận mọi phương thức thanh toán của khách hàngnhư: thanh toán bằng tiền mặt, bằng séc, chuyển khoản …

2.2 Tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính tại Công ty TNHH Văn Minh.

2.2.1.Phần mềm kế toán áp dụng.

Ngày nay vấn đề cạnh tranh trong cơ chế thị trường ngày càng trở lên gaygắt, các doanh nghiệp luôn phải đối đầu với nhu cầu sử lý thông tin nhanh hơn,chính xác hơn, phong phú hơn Nhận thức được điều đó công ty đã trang bị cho

mình phần mềm kế toán SOFT WAVE ngay từ năm 1997 Chương trình kế toán

máy do tác giả Bùi Lăng Cận lập trình và cung cấp bởi Công ty Cổ phần Phầnmềm Thăng Long.

Phần mềm SOFT WAVE gồm các phân hệ nghiệp vụ:

Kế toán vật tư : Nhập khẩu hàng hoá, bán hàng hoá, theo dõi nhập xuất tồn

Kế toán tài sản cố định: Nhập số dư đầu kỳ TSCĐ, tăng TSCĐ, giảm TSCĐ

2.2.2 Nội dung của việc tổ chức công tác kế toán ở Công ty TNHH Văn Minhtrong điều kiện ứng dụng máy vi tính.

Trước khi sử dụng phần mềm, kế toán phải khai báo tham số và hệ thốngcác danh mục cho phần mềm Trong quá trình nhập liệu, các danh mục nàythường xuyên được mở rộng Kế toán có thể khai báo danh mục phù hợp với đặcđiểm phần hành kế toán, đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty.

* Danh mục, mã hoá đối tượng cần quản lý: Phần mềm SOFT WAVE của

công ty gồm có các danh mục sau:- Danh mục tài khoản

- Danh mục hàng hoá - Danh mục đối tượng

Trong từng danh mục các đối tượng cần quản lý đều được mã hoá phục vụcho công tác quản lý.

Chẳng hạn :

* Danh mục tài khoản kế toán: Trên cơ sở tài khoản cấp 1 và cấp 2 do Bộ

tài chính quy định, sau đó căn cứ vào yêu cầu quản lý của công ty mà kế toánxây dựng tài khoản chi tiết cần sử dụng:

VD: TK112- Tiền gửi ngân hàng bao gồm:

TK1121- Tiền VND gửi Sở giao dịch 1 NHCT Việt Nam.TK1122- Tiền VND gửi NH Sài Gòn Thương Tín.

TK1123- Tiền VND gửi NH đầu tư và phát triển HN.

* Mã hoá hàng hoá: Do sự đa dạng, phong phú về chủng loại, mẫu mã,

chất lượng hàng hóa, vì vậy công ty đã tiến hành phân loại, sắp xếp và mã hoámột cách có hệ thống tất cả các mặt hàng, cho phép kế toán bán hàng nhận diện,tìm kiếm một cách nhanh chóng, chính xác tên hàng hoá mà mình muốn tìm.Hàng hoá của công ty được mã hoá theo kho, chữ viết tắt đầu của vật tư.

Ví dụ: - 1A31 : Acid lactic.

- 1C01 : Cacbon trachloric.

- 2M04 : Máy PH cầm tay to.

* Mã hoá các khách hàng: Khách hàng của công ty được mã hoá bằng

cách: tên chữ cái đầu của người mua, mỗi một mã đối tượng đều thể hiện đầy đủ:tên, địa chỉ, mã số thuế của đối tượng đó.

Ví dụ: - A01- Công ty TNHH An Chi - B02- Bệnh viện đa khoa Bắc Ninh - C02 – Công ty Thuỷ tinh Hà Nội - C22 – Công ty Thiết bị y tế TWI.

Ngoài ra công ty còn tổ chức mã hoá các kho, mã hoá ngân hàng.2.2.3 Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ

Đây là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầuvào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin, biến đổi thành thông tin kế toáncung cấp cho các đối tượng sử dụng.

Hệ thống danh mục chứng từ trong Công ty TNHH Văn Minh gồm cácloại chứng từ sau:

- Các tờ khai hàng hoá nhập khẩu.- Hóa đơn cước vận chuyển.

- Phiếu thu - Phiếu chi - Hoá đơn GTGT.- Phiếu xuất nhập hàng ngày - Thẻ kho.

- Phiếu nhận hàng của nhân viên bán hàng - Phiếu xuất kho

Ngoài ra, còn có một số chứng từ khác có liên quan tới nghiệp vụ bánhàng như: giấy báo có, phiếu nhập kho …

- Phiếu xuất kho (Biểu số 2.0): Khi có nghiệp vụ phát sinh kế toán lậpphiếu xuất kho thành 2 liên, sau đó giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh.Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lượng hàng xuất kho của từng loại hàng hoá vàcùng người nhận hàng ký, ghi rõ họ tên và địa chỉ vào phiếu xuất kho Một liên

thủ kho giữ làm căn cứ ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi đơn giá,thành tiền để vào sổ kế toán.

(Biểu số 2.0)

Công ty TNHH Văn Minh.

PHIẾU XUẤT KHO Số: 310

Ngày 10 tháng 03 năm 2005Nợ: TK 131- C36: 7 875 000

Có: TK 511: 7 500 000Có: TK 333.11: 375 000

Khách hàng: Lương Bằng – Công ty VTTBKH và đo lường kiểm nghiệm.Địa chỉ: Số 9 Thi Sách.

TT Mã số Tên hàng hoá - quycách

ĐVT Sốlượng

Đơn giá Thànhtiền01 2M04 Máy đo PH cầm tay to Chiếc 03 2 500 000 7 500 000

Tiền hàng: 7 500 000 đ.Thuế GTGT(5%): 375 000 đ.Tổng thanh toán: 7 875 000 đ.

Viết bằng chữ: Bảy triệu tám trăm bảy mươi lăm nghìn đồng chẵn.

Người lập biểu Kế toán trưởng- Hoá đơn GTGT (Biểu số 2.2): Công ty thực hiện nộp thuế GTGT theophương pháp khấu trừ do đó hoá đơn bán hàng mà đơn vị dùng là hoá đơn giá trịgia tăng theo mẫu 01- GTGT- 3LL do Bộ Tài Chính ban hành Sau khi ngườimua kiểm nhận đủ hàng, kế toán lập Hoá đơn (GTGT) Hoá đơn (GTGT) đượclập thành 3 liên có nội dung giống nhau (đặt giấy than viết một lần):

- Liên 1 màu tím: Lưu tại cuống hoá đơn - Liên 2 màu đỏ: Giao cho khách hàng.- Liên 3 màu xanh: Dùng để thanh toán.

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Văn Minh.

Địa chỉ: 55 Phùng Hưng Số TK: 102010000031389 – Sở GD I NH Công Thương VN.

Điên thoại :04-9271027 MS:0 10 0 2 8 4 9 581

Họ tên người mua hàng: Lương Bằng.

Đơn vị: Công ty vật tư TBKH và Đo lường kiểm nghiệm.Địa chỉ: 136A Tô Hiến Thành Q10 - TP HCM.

Hình thức thanh toán:TM MS: 0 1 0 0 3 6 7 8 5 1

ĐVT: đồngSTT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số Đơn giá Thành tiền

Qua hoá đơn (GTGT) tính được doanh thu bán hàng, thuế GTGT phải nộplàm căn cứ vào số liệu trong máy tính để lập các sổ kế toán Đơn giá ghi tronghoá đơn là đơn giá chưa có thuế GTGT Ghi rõ tên hàng, thuế GTGT và tổng sốtiền phải thanh toán

VD: Ngày 10/03/2005 công ty bán cho Lương Bằng - Cty VTTBKH và đolường kiểm nghiệm theo hoá đơn GTGT số GB 310299, kế toán lập hoá đơnGTGT như sau: (Biểu số 2.2)

- Phiếu thu (Biểu số 2.3): Khi khách hàng mua hàng thanh toán bằng tiềnmặt, kế toán lập phiếu thu cho số tiền thu được Phiếu thu được lập thành 3 liên(đặt giấy than viết một lần) chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ Sau khinhận đủ số tiền, thủ quỹ đối chiếu số thực tế nhận được với số tiền ghi trên phiếutrước khi ký tên Thủ quỹ giữ lại một liên để ghi sổ quỹ, một liên giao cho ngườinộp tiền, một liên lưu giữ nơi lập phiếu Cuối ngày, toàn bộ số phiếu thu kèmtheo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.

(Biểu số 2.3)

Đơn vị: CTy TNHH VănMinh

Địa chỉ: 55 Phùng Hưng Tel: 04.9271027

Phiếu Thu

Ngày 22 tháng 11 năm 2006

Quyển số: 2 .Số: 140 Nợ TK 111 Có TK 131 - C36

Mấu số 01 - TTQĐ số: 1141 -TC/QĐ/CĐKT

Ngày 10 tháng 03 năm2004 của Bộ tài chính

Họ tên người nộp tiền: Lương Bằng.

Địa chỉ: 136A Tô Hiến Thành Q10 -TP HCM.

Lý do nộp: Là khách hàng mua 3 máy đo PH cầm tay to.

Số tiền: 7.875.000 đồng (viết bằng chữ): Hai triệu sáu trăm hai mươi lăm nghìnđồng chẵn

(ký, ghi rõ họ tên)

Phụ tráchcung tiêu

2.2.4 Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán phản ánh tổng hợp.

Trên cơ sở chế độ kế toán hiện hành kế toán bán hàng tại Công ty TNHHVăn Minh tiến hành nghiên cứu, cụ thể hoá và xây dựng danh mục hệ thống tàikhoản kế toán cho phù hợp với các nghiệp vụ phát sinh trong đơn vị.

Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng sử dụng các tài khoản sau:- TK 111: Tiền mặt.

- TK112: Tiền gửi ngân hàng - TK 131: Phải thu của khách hàng - TK 156: Hàng hoá.

Chứng từ ban đầuNhập dữ liệu vào máy vi tính

- TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối.

Có tài khoản cấp 2, 3 theo từng loại chi phí phát sinh Ngoài ra còn một sốTK khác.

2.2.5 Sổ kế toán phục vụ quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng tạiCông ty TNHH Văn Minh.

Tại Công ty TNHH Văn Minh kế toán sử dụng hình thức ghi sổ là Nhật ký- Sổ cái Việc ghi chép, hạch toán và tổng hợp số liệu được thực hiện hoàn toàntrên máy vi tính, kế toán chỉ nhập dữ liệu theo trình tự được cài đặt trên phầnmềm của kế toán máy, do đó làm giảm nhẹ rất nhiều công việc ghi chép Định kỳtừng quý sẽ in sổ và đóng thành quyển để thanh tra và kiểm tra.

Hệ thống sổ kế toán: Công ty TNHH Văn Minh áp dụng hình thức kế toánNhật ký chứng từ nên trình tự ghi sổ kế toán trong máy tính diễn ra như sau:

Quy trình xử lý số liệu phần mềm kế toán trên máy vi tính

Hệ thống các sổ phản ánh quá trình kế toán bán hàng và xác định kết quảbán hàng phát sinh bao gồm:

- Sổ chi tiết bán hàng.- Sổ chi tiết công nợ.- Báo cáo bán hàng.

- Sổ kế toán chi tiết các TK131, TK 333.1 …- Bảng ghi công nợ, bảng cân đối công nợ.- Bảng cân đối nhập - xuất - tồn.

- Tài liệu thuế GTGT.

Máy vi tínhxử lý

Minh Khánh Kế toán vào màn hình giao diện sau đó chọn mục kế toán vật tưtrên màn hình xuất hiện phiếu nhập kho như (Biểu số 2.4)

- Ô Nhập vào kho nào thì chọn kho đó.

- Ô TK ghi có thì tuỳ vào hình thức thanh toán mà chọn TK cho phù hợp(1111,1121,331…).

- Ô khách hàng bán thì chọn theo mã mà công ty đã đặt trước.- Hai ô người giao hàng và vụ việc để trống.

- Ô diễn giải thì nhập hàng của công ty nào thì đánh công ty đó vào.

- Chọn loại tiền mà công ty đã trả cho người bán như hoá đơn.

- Chọn vật tư chi tiết Ta chỉ cần đánh mã STT, mã hàng nhập, đơn giá, sốlượng là máy sẽ tự động tính ra số tiền hàng.

- Chọn GTGT kế toán đánh mức thuế suất như hoá đơn vào cột thuế suấtmáy sẽ tự động tính ra số thuế mà doanh nghiệp được khấu trừ.

- Chọn bút toán, chọn lập là máy tính sẽ tự động lập và chuyển vào các sổcần thiết như sổ cái TK156.1, Bảng kê hoá đơn GTGT hàng hoá mua vào Mẫusổ Cái TK 156.1 (Biểu số 2.5), sổ chi tiết hàng hoá (Biểu số 2.6) Sổ này dùngđể phản ánh toàn bộ hàng hoá của công ty nhập vào và bán ra của công ty.

được xác định là tiêu thụ, căn cứ trên hóa đơn GTGT, khi hàng hoá được xácđịnh doanh thu hàng bán Kế toán nhập các dữ liệu theo từng hóa đơn với các tàikhoản đối ứng, vào số liệu trên phiếu xuất kho trên máy (không phải là chứng từgốc ban đầu) Phiếu này được coi như là một lệnh khởi đầu của chương trình kếtoán bán hàng, máy sẽ tự động thực hiện bút toán xác định doanh thu và giá vốnhàng bán Giá vốn của hàng bán được tính theo phương pháp bình quân giaquyền theo mỗi lần xuất kho Nó được máy tự động lập trình sẵn.

Để tránh nhập chứng từ làm nhiều công đoạn dẫn đến bị ghi trùng nghiệpvụ nên tất cả các khoản doanh thu dù thu được tiền ngay hay chưa thu được tiền,kế toán đều hạch toán thông qua tài khoản 131- Phải thu của khách hàng Sau đó,khi thu được tiền thì kế toán tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng sẽ nhập số liệusau:

Ví dụ 1: Ngày 10/03/2005 xuất kho máy đo pH cầm tay to bán cho kháchhàng là Lương Bằng - Công ty VTTBKH và đo lường kiểm nghiệm theo Hóađơn (GTGT) số GB 310299 (Biểu số 2.2):

+ Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số GB310299 kế toán ghi bút toán ghi nhậndoanh thu:

Nợ TK 131 - C36: 7.875.000 đ.Có TK 511: 7.500.000 đ.Có TK 333.1: 375.000 đ.

Trước hết, kế toán vào màn hình giao diện rồi vào màn hình phiếu xuất kho như (Biểu số 2.6)

Sau đó kế toán lần lượt nhập số liệu vào theo các lệnh sau:+ Chọn nhập mới.

Trong đó:

- Ô ngày chứng từ, Số chứng từ đánh như trên hoá đơn.

- Ô Tháng hạch toán đánh theo tháng nhập.- Ô TK ghi Nợ chọn TK131.

- Ô khách hàng mua thì chọn theo mã mà công ty đã đặt trước.- Hai ô người nhận và vụ việc để trống.

- Ô diễn giải thì đánh tên người mua hàng.

- Nếu thanh toán bằng ngoại tệ thì ta tích vào ô ngoại tệ và chọn loại tiềnvà tỷ giá ngày giao dịch.

- Chọn vật tư chi tiết Ta chỉ cần đánh STT, mã kho, mã hàng, ĐVT, sốlượng, giá bán như giá hoá đơn, là máy sẽ tự động tính ra số tiền hàng và giá vốncủa hàng bán.

- Chọn GTGT kế toán đánh mức thuế suất như hoá đơn vào cột thuế suấtmáy sẽ tự động tính ra số thuế mà doanh nghiệp được khấu trừ.

- Chọn bút toán, chọn lập là máy tính sẽ tự động lập và chuyển vào các sổcần thiết như sổ cái TK131, sổ cái TK632, sổ cái TK511.1, Bảng kê hoá đơnGTGT hàng hoá bán ra, Báo cáo bán hàng, Sổ chi tiết bán hàng, Báo cáo nhậpxuất tồn, Bảng ghi công nợ, Bảng đối cân đối công nợ, Sổ chi tiết công nợ

+ Bút toán ghi tăng số tiền nhập quỹ và ghi giảm khoản phải thu củakhách hàng căn cứ vào phiếu thu số 140 ngày 11/03/05 vào phiếu thu nhập nhưsau:

Nợ TK 111: 7.875.000 đ.

Có TK 131 - C36: 7.875.000 đ.

* Kế toán bán buôn theo phương thức bán hàng giao tay ba:

Trường hợp này phát sinh khi công ty ký được một hợp đồng mua bánhoặc có một đơn đặt hàng của khách hàng đúng lúc hàng nhập khẩu về hoặctrong kho chưa có hàng phải mua về Khi mua về hàng không qua kho của đơn vịmà được giao cho người mua một lượng hàng theo thỏa thuận tại cảng đến khi

nhập khẩu Đơn vị lập Hóa đơn (GTGT) cho lượng hàng được xác định là tiêuthụ Căn cứ vào Hóa đơn này kế toán ghi nhận doanh thu:

Nợ TK 131(chi tiết từng khách hàng): Tổng giá thanh toán.Có TK 511.1: Doanh thu bán hàng chưa thuế.

Có TK 333.1: Thuế GTGT phải nộp.

Đồng thời căn cứ vào tờ khai hàng nhập khẩu và các chứng từ liên quankhác kế toán ghi nhận tổng giá thanh toán của hàng mua chuyển thẳng bằng búttoán:

Nợ TK 632: Trị giá mua thực tế của hàng bán.Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ.

Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán.* Kế toán hàng gửi bán:

Trường hợp này kế toán phản ánh hoàn toàn giống như khi bán hàng theophương thức giao hàng trực tiếp, tức là khi khách hàng chấp nhận mua hàng, căncứ vào hóa đơn GTGT kế toán lập bút toán phản ánh doanh thu, giá vốn khôngsử dụng TK 157 - Hàng gửi bán.

Có TK 131: Tổng giá thanh toán của hàng bị trả lại.

- Căn cứ phiếu nhập kho hàng trả lại phản ánh trị giá vốn thực tế của hàngbị trả lại:

Nợ TK 156.1: Trị giá vốn bán hàng bị trả lại nhập kho.

Có TK 632: Giảm giá vốn hàng bán bị trả lại.

VD2: Ngày 20/03/2005 Công ty Trường Hiếu trả lại 5 kg Acid Axetic dokhông đúng hợp đồng, căn cứ vào Hóa đơn GTGT số GB310210 (Biểu số 2.7)bán ngày 02/03/2005 bên mua trả lại tóm tắt nội dung như sau:

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Văn Minh.

Địa chỉ: 55 Phùng Hưng Số TK: 102010000031389 – Sở GD I NH Công Thương VN.

Điên thoại :04-9271027 MS:0 10 0 2 8 4 9 581

Họ tên người mua hàng: Lương Bằng.

Đơn vị: Công ty vật tư TBKH và Đo lường kiểm nghiệm.Địa chỉ: 136A Tô Hiến Thành Q10 - TP HCM.

Hình thức thanh toán:TM MS: 0 1 0 0 3 6 7 8 5 1

ĐVT: đồng

STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Sốlượng

Đơn giá Thànhtiền

+ Kế toán ghi: Nợ TK 531: 259.925 đồng Nợ TK 333.1: 25.993 đồng Có TK 131: 285.918 đồng.

+ Căn cứ phiếu nhập kho hàng trả lại số 01 (Biểu số 2.8) ngày 20/03/2005tóm tắt như sau:

- Số lượng: 5 kg.

- Đơn giá: 51.985 đồng/kg.- Thành tiền: 259.925 đồng.

Kế toán ghi bút toán phản ánh giá mua thực tế của hàng bị trả lại:Nợ TK 156.1: 190.000 đồng.

Có TK 632: 190.000 đồng * Kế toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá.