Chi phí bán hàng phát sinh trong công ty TNHH Văn Minh bao gồm các khoản sau:
- Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ), các khoản phụ cấp của ban giám đốc, nhân viên quản lý, nhân viên bán hàng vận chuyển ở các phòng ban và kho của doanh nghiệp.
- Khấu hao TSCĐ dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp. TSCĐ của Công ty TNHH Văn Minh phục vụ cho hoạt động kinh doanh gồm: máy vi tính,
văn phòng làm việc, nhà kho, Ô tô . Để theo dõi tình hình TSCĐ, hiện nay Công ty TNHH Văn Minh đang áp dụng phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng. Việc khấu hao TSCĐ đã được nhập dữ liệu ngay khi vào màn hình “ Kế toán TSCĐ’’.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ công tác bán hàng bao gồm: tiền thuê kho, thuê bến bãi, thuê bốc vác, vận chuyển ngoài ra còn bao gồm cả các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, phí mở L/C, phí ngân hàng, tiền điện thoại cho nhân viên bán hàng, các công cụ, dụng cụ phục vụ quá trình bán hàng, đồ dùng văn phòng dùng cho quản lý, tiền điện nước, điện thoại, Fax, nối mạng Internet, tiền photo, tiền báo chí…
Khi nào nhận được phiếu chi, Giấy báo nợ và hoá đơn 01 GTGT thì kế toán căn cứ vào các chứng từ phát sinh đó để nhập dữ liệu. Kế toán vào màn hình giao diện, sau đó vào mục chứng từ chọn phiếu chi tiền hay giấy báo nợ để nhập dữ liệu vào máy:
Trên phiếu chi này có 2 lệnh: (Biểu số 2.21)
Lập bút toán. Khi vào Bút toán ta thao tác như sau: tại ô số phiếu, Ngày chứng từ, người nhận, địa chỉ ta đánh theo phiếu chi, tháng nào thì ta hạch toán vào tháng đó, ô diễn giải ta đánh như lý do chi ở phiếu chi (gốc), ô chứng từ gốc cũng đánh như phiếu chi (gốc), sau đó xuống phần STT tự đánh số, cột số tiền thì đánh số tiền như ở phiếu chi, cột TK Nợ, chi tiết nợ, chi tiết nợ và cột mã phí không cần đánh, chỉ cần đánh vào ô diễn giải khoản chi như phiếu chi là máy sẽ tự động hoàn chỉnh nốt các cột còn lại. Sau đó chuyển sang lệnh Hoá đơn GTGT, ở đây ta chỉ cần đánh mức thuế suất vào cột thuế suất là máy sẽ tự động tính ra số thuế ta phải nộp. Sau đó muốn in lọc hay nhập phiếu mới thì chọn nút ở dưới.
VD2: Khi nhận được phiếu chi ngày 10/03/05 chi phí vận chuyển thì kế toán vào phần Phiếu chi tiền và nhập các nội dung cần thiết căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu chi theo các thao tác đã trình bày ở trên.
- Chi phí bằng tiền khác: Các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong tháng ở Công ty TNHH Văn Minh: chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, các loại phí giao dịch mua bán ngoại tệ…
Cũng tương tự như phần chi phí dịch vụ mua ngoài kế toán làm tương tự chỉ khác là khi lập bút toán thì phản ánh như sau: thay TK 642(7) bằng TK 642(8).
Sổ được dùng để phản ánh chi phí bán hàng là sổ Cái TK642. Mẫu sổ Sổ Cái TK 642 - “Chi phí bán hàng”(Biểu số 2.22): Sau khi nhập liệu như đã trình bày như phần kế toán chi phí bán hàng ở trên máy sẽ tự động chuyển số liệu và số liệu sẽ đươc nhập vào sổ Cái TK 642. Trên sổ này phản ánh các khoản chi phí mà doanh nghiệp đã chi ra phục vụ quá trình bán hàng. Cuối tháng kết chuyển sang TK911 để xác định kết quả.