Tổ chức công tác kế toán hàng hoá tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng.docx

Tổ chức công tác kế toán hàng hoá tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng

LỜI NÓI ĐẦU

Trải qua 16 năm thực hiện chính sách đổi mới, chuyển nền kinh tế từ cơchế kế hoạch hoá tập trung bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý vĩmô của Nhà nước, nền kinh tế nước ta đã có những chuyển biến tích cực Từnăm 1990 đến nay tốc độ tăng trưởng của nước ta đạt mức cao, ổn định từngbước đẩy lùi lạm phát và khủng hoảng kinh tế xã hội Để đáp ứng và duy trìtốc độ phát triển của nền kinh tế đòi hỏi phải có sự đổi mới tương ứng về mặttổ chức, quản lý và cơ chế hoạt động Trong đó chế độ kế toán là một trongnhững công cụ hiệu quả quan trọng cần phải phù hợp với cơ chế của một nềnkinh tế mới.

Trong cơ chế này, tất cả mọi doanh nghiệp hoạt động kinh doanh thuộcmọi thành phần kinh tế đều phải thực hiện hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ vềtài chính Đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại Do đó, để đứng vững vàkhẳng định vị trí của mình các doanh nghiệp cần có phương hướng hoạt độngmới dựa trên kế hoạch kinh doanh cụ thể, chi tiết, rõ ràng về mua và bán hànghoá với nguồn mua, thời điểm và giá cả, thị trường tiêu thụ sau cho đáp ứngnhu cầu của khách hàng một cách hài hoà nhất Điều này nhà quản lý doanhnghiệp cần các thông tin về nhập xuất tồn kho hàng hoá, và cung cấp thôngtin là nhiệm vụ của kế toán hàng hoá Chỉ cần bất cứ sai lệch nào về ghi chépkế toán phản ánh trị giá hàng hoá sẽ ảnh hưởng đến chỉ tiêu hàng tồn kho trênbảng cân đối kế toán, ảnh hưởng đến báo cáo hoạt động kinh doanh trong kỳ,tình hình công nợ và khả năng thanh toán của doanh nghiệp và như thế kếhoạch mua - bán hàng kỳ này không phát huy hiệu quả trong thực tế, khôngcó cơ sở cho việc lập kế hoạch thu mua - cung ứng của kỳ tiếp theo Từ đónhà quản lý rất quan tâm đến việc đánh giá và hạch toán hàng hoá ra sao đểđảm bảo bù đắp mọi chi phí mà vẫn có giá trị xuất kho thấp để thực hiện kếhoạch, chính sách giá cả có hiệu quả.

Để phù hợp và tạo điều kiện cho doanh nghiệp trong đặc điểm kinhdoanh mới của nền kinh tế thị trường, chế độ kế toán đã nhiều lần bổ sung,sửa đổi từng bước hoàn thiện công tác hạch toán hàng hoá Tuy nhiên chế độkế toán hiện hành chưa thực sự đáp ứng yêu cầu thực tế ở tất cả các doanhnghiệp trong mọi điều kiện, và trên thực tế hiện nay các doanh nghiệp thươngmại ghi chép, phản ánh, đánh giá hàng hoá vẫn còn không ít tồn tại, thiếu sót.

Xuất phát từ lý luận cơ bản đến trực quan sinh động, từ nhận thức chủquan tầm quan trọng vấn đề hàng hoá trong chiến lược kinh doanh của doanhnghiệp Nhà nước, qua quá trình thực tập tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng,được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Trần Văn Dung, và sự giúp đỡ của

các cán bộ phòng kế toán Em lựa chọn đề tài: "Tổ chức công tác kế toánhàng hoá tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng" Chuyên đề gồm 3 chương sau:

Chương 1: Lý luận chung về kế toán hàng hoá trong các doanh nghiệpthương mại.

Chương 2: Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán hàng hoá tạiCông ty vật tư kỹ thuật xi măng.

Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện việc tổ chức công tác kế toánhàng hoá tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng.

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNG HOÁ Ở DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

1.1 Nhiệm vụ của kế toán hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại

1.1.1 Hàng hoá và đặc điểm của hàng hoá

Hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại (DNTM) tồn tại dưới hìnhthức vật chất, là sản phẩm của lao động, có thể thoả mãn một nhu cầu nào đócủa con người được thực hiện thông qua mua bán trên thị trường Nói cáchkhác, hàng hoá ở DNTM là những hàng hoá, vật tư… mà doanh nghiệp muavào để bán ra phục vụ nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội.

Hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại có những đặc điểm sau:- Hàng hoá rất đa dạng và phong phú

- Hàng hoá có đặc tính lý, hoá, sinh học: Mỗi loại hàng hoá có đặc tínhlý, hoá, sinh học riêng Những đặc tính này có ảnh hưởng đến số lượng, chấtlượng hàng hoá trong quá trình thu mua, vận chuyển dự trữ, bảo quản và bánra.

- Hàng hoá luôn thay đổi về chất lượng mẫu mã, thông số kỹ thuật…Sự thay đổi này phụ thuộc vào trình độ phát triển của sản xuất, vào nhu cầuthị hiếu của người tiêu dùng Nếu hàng hoá thay dodỏi phù hợp với nhu cầutiêu dùng thì hàng hoá được tiêu thụ và ngược lại.

- Trong lưu thông, hàng hoá thay đổi quyền sở hữu nhưng chưa đưavào sử dụng Khi kết thúc quá trình lưu thông hàng hoá mới được đưa vào sửdụng để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng hay sản xuất.

Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các DNTM Nghiệp vụ lưuchuyển hàng hoá với các quá trình: Nhập hàng, dự trữ bảo quản hàng hoá,xuất hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản trong DNTM Vốn dự trữ hàng hoáchiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lưu động của doanh nghiệp (80% - 90%).Vốn lưu động của doanh nghiệp không ngừng vận động qua các giai đoạn của

chu kỳ sản xuất là: Dự trữ, sản xuất, lưu thông Quá trình này diễn ra lặp đilặp lại không ngừng, gọi là sự tuần hoàn và chu chuyển vốn lưu động.

Sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh thì vốn lưu động lại thay đổi hìnhthái, từ hình thái vốn tiền tệ ban đầu sang vốn vật tư hàng hoá và sau cùng lạitrở về hình thái ban đầu là hình thái tiền tệ Như vậy quá trình vận động củahàng hoá cũng là quá trình vận động của vốn kinh doanh của doanh nghiệp.Việc tăng tốc độ luân chuyển vốn kinh doanh không thể tách rời việc dự trữvà tiêu thụ hàng hoá một cách có hiệu quả.

1.1.2 Yêu cầu quản lý hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại

Có thể khẳng định rằng hàng hoá có một vị trí quan trọng trong hoạtđộng kinh doanh của các DNTM Do đó, các DNTM phải đảm bảo tổ chứcquản lý hàng hoá một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu, từ thu mua, vậnchuyển, dự trữ đến tiêu thụ Đồng thời, quản lý chặt chẽ hàng hoá trên cả mặthiện vật và giá trị.

Trong khâu thu mua, doanh nghiệp cần lập, kiểm tra tình hình thực hiệnkế hoạch cung ứng thu mua hàng hoá trên tất cả các mặt: số lượng, chấtlượng, chủngloại, giá mua, chi phí mua… và cả tiến độ, thời gian thực hiệnnhằm cung cấp đầy đủ kịp thời hàng hoá cho quá trình sản xuất kinh doanh.

Trong khâu bảo quản, doanh nghiệp phải tổ chức tốt hệ thống kho tàng,bến bãi, trang bị các phương tiện kỹ thuật, thiết bị đảm bảo an toàn cho hànghoá, tránh bị mất mát, hư hỏng và kém phẩm chất gây nên sự lãng phí.

Trong khâu dự trữ để có thể vừa đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời choquá trình sản xuất và tiêu dùng của xã hội, đồng thời vừa tránh được sự ứđọng gây lãng phí, doanh nghiệp cần thường xuyên tiến hành kiểm tra số tồnkho để có thể điều chỉnh lại kế hoạch cung ứng, thu mua hàng hoá.

Trong khâu tiêu thụ, doanh nghiệp cần phải nâng cao chất lượng hànghoá, giữ uy tín, áp dụng các chiến lược maketing nhằm thu hút nhiều kháchhàng, tăng doanh thu lợi nhuận… cho doanh nghiệp.

Kế toán hàng hoá là công cụ quan trọng và không thể thiếu của quản lýhàng hoá cả về mặt hiện vật và giá trị nhằm đáp ứng kịp thời, đầy đủ nhu cầucủa xã hội, ngắn ngừa, hạn chế đến mức thấp nhất những mất mát, hao hụthàng hoá trong các khâu của quá trình kinh doanh thương mại từ đó tăng lợinhuận của doanh nghiệp.

1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán hàng hoá trong doanh nghiệp thươngmại

Để đáp ứng được yêu cầu quản lý hàng hoá từ khâu thu mua, vậnchuyển đến khâu bảo quản, dự trữ và sử dụng, kế toán hàng hoá phải thườngxuyên phản ánh ghi chép đầy đủ tình hình thu mua, nhập - xuất - tồn hàng hoávà tình hình dự trữ hàng hoá cho quá trình kinh doanh Thông qua kế toánhàng hoá, kế toán cung cấp thông tin cho nhà quản lý doanh nghiệp biết đượcvề chất lượng chủng loại, giá cả… để từ đó ra quyết định phù hợp và đúngđắn.

Kế toán hàng hoá cần tổ chức đánh giá phù hợp với các nguyên tắc, yêucầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, vìvậy kế toán hàng hoá trong DNTM phải thực hiện các nhiệm vụ sau đây:

- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháphàng tồn kho của doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu vềhàng hoá, mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết, thực hiện hạch toán đúng chế độ hiệnhành, tạo điều kiện cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo trong phạm vi ngành vàtoàn bộ nền kinh tế quốc dân.

- Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu về tình hình nhập - xuất - tồn khohàng hoá đầy đủ, kịp thời, tính giá thực tế hàng hoá mua, nhập, xuất, tồn kho.Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch về mặt số lượng chất lượng, chủng loại,thời gian sử dụng nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời cho quá trình tiêuthụ hàng hoá.

- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ hàng hoá, phát hiện,ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý những hàng hoá thừa, thiếu, ứ

đọng, kém phẩm chất Tính toán, xác định số lượng và giá trị hàng hoá thực tếđã xuất kho tiêu thụ để kịp thời kết chuyển giá vốn, ghi nhận doanh thu hàngbán.

- Tham gia kiểm kê đánh giá hàng hoá theo chế độ Nhà nước quy định,lập báo cáo về tình hình nhập - xuất - tồn hàng hoá phục vụ công tác quản lývà lãnh đạo Tiến hành phân tích kinh tế, tình hình cung cấp, tiêu thụ hànghoá để tăng cường quản lý hàng hoá một cách có hiệu quả trong hoạt độngkinh doanh doanh nghiệp, để đạt được mục tiêu tăng doanh thu, lợi nhuận củadoanh nghiệp.

1.2 Phân loại và đánh giá hàng hoá

1.2.1 Phân loại hàng hoá

Theo tính chất thương phẩm kết hợp với đặc trưng kỹ thuật thì hànghoá được chia theo từng ngành hàng, trong từng ngành hàng bao gồm nhiềunhóm hàng, mỗi nhóm hàng có nhiều mặt hàng Hàng hoá gồm có các ngànhhàng:

- Hàng kim khí điện máy- Hàng hoá chất mỏ- Hàng xăng dầu

- Hàng dệt may, bông vải sợi- Hàng da cao su

- Hàng gốm sứ, thuỷ tinh.- Hàng mây, tre đan- Hàng rượu bia, thuốc láTheo nguồn gốc sản xuất gồm:- Ngành hàng nông sản

- Ngành hàng lâm sản- Ngành hàng thuỷ sản

Theo khâu lưu thông thì hàng hoá được chia thành:- Hàng hoá ở khâu bán buôn

- Hàng hoá ở khâu bán lẻ

Theo phương thức vận động của hàng hoá - Hàng hoá chuyển qua kho

- Hàng hoá chuyển giao bán thẳng

1.2.2 Lập danh điểm hàng hoá

Hàng hoá của các DNTM mua về dự trữ để bán thường rất đa dạng vềchủng loại, kích cỡ, nguồn cung cấp… Cho nên để phục vụ cho việc tổ chứchạch toán hàng tồn kho, đặc biệt là trong điều kiện ứng dụng tin học vào côngtác kế toán, DNTM cần lập danh điểm hàng hoá một cách khoa học và hợp lý.Lập danh điểm hàng tồn kho là qui định cho mỗi thứ hàng hoá tồn khomột ký hiệu riêng (mã số) bằng hệ thống các chữ số (có thể kết hợp với cácchữ cái) để thay đổi tên gọi, quy cách, kích cỡ của nó.

Danh điểm hàng tồn kho phải được sử dụng thống nhất giữa các bộphận quản lý liên quan trong doanh nghiệp nhằm thống nhất trong quá trìnhđối với từng thứ hàng tồn kho Lập danh điểm hàng tồn kho phải đảm bảo yêucầu dễ nhớ, hợp lý, tránh nhầm lẫn hay trùng lặp.

Để lập danh điểm hàng tồn kho, kế toán căn cứ vào ký hiệu tài khoảncấp 1 và dựa vào việc phân chia theo cấp độ từ loại, nhóm hay thứ, nguồnhàng cung cấp, kho nhập hàng.

1.2.3 Đánh giá hàng hoá

Đánh giá hàng hoá là việc biểu hiện giá trị các loại hàng hoá bằng tiềntheo những nguyên tắc nhất định.

1.2.3.1 Yêu cầu đánh giá hàng hoá

Khi đánh giá hàng hoá phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Yêu cầu về tính chân thực: Đòi hỏi việc tính giá hàng hoá phải đượctiến hành dựa trên cơ sở tổng hợp đầy đủ đúng đắn và hợp lý các chi phí thựctế thành nên trị giá vốn hàng hoá và loại trừ được các chi phí bất hợp lệ, cácchi phí đã thu hồi (nếu có) , giảm thiểu chi phí kém hiệu qủa Ngoài ra còn thểhiện việc sử dụng giá tính có phù hợp với giá cả thị trường hay không.

- Yêu cầu về tính thống nhất: Tức là nội dung và phương pháp tính giữacác niên độ kế toán của đơn vị phải thống nhất, nếu có bất kì thay đổi nàophải giải trình trên thuyết minh báo cáo tài chính Cách tập hợp chi phí, cáchtính toán phân bổ, tiêu thức phân bổ chung để xác định chỉ tiêu về giá vốnhàng mua nhập kho và trị giá vốn xuất kho giữa các kỳ hạch toán phải nhấtquán tránh ảnh hưởng của trị giá vốn đến kết quả kinh doanh doanh nghiệp.

1.2.3.2 Nguyên tắc đánh giá hàng hoá

Khi đánh giá hàng hoá phải tuân thủ các nguyên tắc sau

- Nguyên tắc giá gốc: (Theo chuẩn mực 02 hàng tồn kho) vật tư, hànghoá phải được đánh giá theo giá gốc Giá gốc hay được gọi là trị giá vốn thựctế của vật tư hàng hoá - là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để cóđược các vật tư, hàng hoá ở địa điểm và trạng thái hiện tại.

- Nguyên tắc thận trọng.

Vật tư, hàng hoá được đánh giá theo giá gốc, nhưng trường hợp giá trịthuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thểthực hiện được.

Giá trị thuần có thể thực hiện được giá là giá bán ước tính của hàng tồnkho trong kỳ sản xuất, kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sảnphẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.

Thực hiện nguyên tắc thận trọng bằng cách trích lập dự phòng giảm giáhàng tồn kho, kế toán đã ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phònggiảm giá hàng tồn kho Do đó, trên báo cáo tài chính trình bày thông qua haichỉ tiêu:

+ Trị giá vốn thực tế vật tư, hàng hoá

+ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (điều chỉnh giảm giá)- Nguyên tắc nhất quán

Các phương pháp kế toán sử dụng trong đánh giá vật tư, hàng hoá phảiđảm bảo tính nhất quán Tức là kế toán đã chọn phương pháp nào thì phải ápdụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán Doanh nghiệp có

thể thay đổi thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thờiphải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó.

1.2.3.3 Đánh giá hàng hoá

Hàng hoá thuộc nhóm hàng tồn kho về nguyên tắc đựơc đánh giá theotrị giá vốn thực tế là số tiền mà doanh nghiệp bỏ ra để có được hàng hoá ởtrạng thái hiện tại.

Trị giá vốn thực tế của hàng hoá bao gồm: Trị giá vốn thực tế nhập vàxuất kho.

- Trị giá vốn thực tế nhập kho gồm:+ Giá mua và chi phí thu muaGiá mua là giá ghi trên hoá đơn.

Chi phí mua như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê bến bãi- Trị giá vốn của hàng hoá xuất kho

Theo chế độ hiện hành, doanh nghiệp đánh giá hàng hoá theo giá muathực tế theo cách này chi phí mua hàng phải được tập hợp riêng cuối thángtiến hành phân bổ cho hàng xuất bán và hàng còn lại, trình tự tiến hành gồmcác bước.

+ Bước 1: Tính trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho trong thángbằng cách tính trị giá mua của từng mặt hàng theo cách nhất định sau đó tậphợp lại tính trị giá vốn xuất kho cho từng mặt hàng (cuối tháng, từng lần xuất)theo các cách sau đây:

(1) Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO):

Theo phương pháp này giả thiết lô hàng nào nhập vào trước thì xuất ratrước, hàng xuất thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá mua thực tế của lô hàng đóđể tính.

(2) Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO):

Theo phương pháp này giả thiết lô hàng nào nhập kho sau thì xuất ratrước, lô hàng nào nhập kho trước thì xuất kho sau, hàng xuất kho thuộc lôhàng thì lấy đơn giá thực tế của lô hàng đó để tính/

(3) Phương pháp tính theo đơn giá thực tế của từng lô hàng (phươngpháp đơn giá thực tế đích danh):

Theo phương pháp này doanh nghiệp phải quản lý theo từng lô hàng,hàng xuất thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá thực tế của lô hàng đó để tính.Phương pháp này thường áp dụng cho các doanh nghiệp có hàng tồn kho cógiá trị lớn, số tiền của một hàng nhiều, dễ nhận biết và kiểm kê như: ti vi, ôtô…

(4) Phương pháp tính theo đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ:

Theo phương pháp này trước hết giá bình quân của hàng luân chuyểntrong kỳ (tính vào cuối kỳ) sau đó tính giá thực tế xuất kho:

Giá trị thực tế xuất kho = ĐGBQ x Số lượng xuất kho.

Đơn giá bình quân có thể tính sau mỗi lần nhập

+ Bước 2: tính phân bổ chi phí mua hàng cho hàng xuất kho trongtháng

CP thumua phân

bổ chohàng xuất

Trị giá muathực tếhàng xuất

khoTrị giá mua thực

tế của hàng cònĐK

Trị giá mua thựctế của hàng nhập

+ Bước 3: Tông rhợp kết quả bước 1,2 được trị giá vón cho hàng xuấtkho

1.3 Kế toán chi tiết hàng hoá

Hạch toán chi tiết hàng hoá là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho vàphòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảotheo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động từng loại, nhóm, thứ hànghoá về số lượng và giá trị Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ,

mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết hànghoá phù hợp để góp phần tăng cường quản lý hàng hoá.

1.3.1 Chứng từ kế toán sử dụng

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụkinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập xuất hàng hoá đều phải lập chứng từđầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định.

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKTngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/07/1998 của Bộtrưởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán về hàng hoá bao gồm:

- Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT)- Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 - VT)- Biên bản kiểm kê hàng hoá (Mẫu 03 - VT)

- Hoá đơn (GTGT) - MS 01 GTKT - 2LN)- Hoá đơn bán hàng mẫu 02 GTKT - 2LN- Hoá đơn cước vận chuyển (Mẫu 03-BH)

Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy địnhvề mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu tráchnhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ KTTC phátsinh.

1.3.2 Các phương pháp hạch toán chi tiết

1.3.2.1 Phương pháp ghi thẻ song song

Cuối tháng, kế toán lập bảng nhập - xuất - tồn sau đó đối chiếu

+ Sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho

+ Số liệu dòng tổng cộng trên bảng nhập - xuất - tồn với số liệu trên sổkế toán tổng hợp.

+ Số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế.Trình tự sổ được khái quát theo sơ đồ sau:

Thẻ kho

Sổ kế toán chi tiết

Bảng kê nhập - xuất - tồn

Sổ kế toán tổng hợpSơ đồ 1.1.

Kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp ghi thẻ song song

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Đối chiếu cuối tháng

- Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủngloại hàng hoá, việc nhập - xuất diễn ra không ngừng thường xuyên Đặc biệtđiều kiện doanh nghiệp đã làm kế toán máy thì phương pháp này vẫn áp dụngcho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hoá diễn ra thường xuyên.

Do đó, xu hướng phương pháp này sẽ đựơc áp dụng ngày càng rộng rãi.

1.3.2.2 Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển

Thẻ kho

Sổ đối chiếu luân chuyển

Sổ kế toán tổng hợp* Nội dung

- Ở kho: Thủ kho sử dụng "thẻ kho" để ghi chép giống như phươngpháp ghi thẻ song song.

- Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng "sổ đối chiếu luân chuyển" để ghichép cho từng thứ hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị "Sổ đốichiếu luân chuyển" được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứhàng hoá này được ghi vào một dòng trên sổ.

Cuối tháng tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc từ bảng kê) để ghivào sổ "đối chiếu luân chuyển", cột luân chuyển và tính ra số tồn kho cuốitháng.

Việc đối chiếu số liệu được tiến hành giống như phương pháp ghi thẻsong song Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.2.

Kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luânchuyển

Ghi chú

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu kiểm tra

- Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loạihàng hoá ít, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập - xuất tồnhàng ngày Phương pháp này thường ít được áp dụng trong thực tế.

1.3.2.3 Phương pháp ghi số dư

*) Nội dung:

- Ở kho: Thủ kho vẫn sử dụng "Thẻ kho" để ghi chép như hai phươngpháp trên đồng thời cuối tháng thủ kho còn ghi vào "sổ số dư" số tồn kho cuốitháng của từng thứ hàng hoá cột số lượng.

"Sổ số dư" do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm Trên "sổsố dư" hàng hoá được xắp xếp thứ, nhóm, loại Sau mỗi nhõm loại có dòngcột nhóm, cộng loại, cuối mỗi tháng "sổ số dư" được chuyển cho thủ kho đểghi chép.

- Ở phòng kế toán: Tại phòng kế toán nhân viên kế toán kiểm tra lạichứng từ hoàn chỉnh chứng từ và tổng giá trị (giá hạch toán) theo từng nhóm,từng loại hàng hoá để ghi chép vào cột "số tiền" trên "phiếu giao nhận chứngtừ" số liệu này được ghi vào "bảng kê lũy kế nhập" và "bảng kê luỹ kế xuất"hàng hoá.

Cuối tháng căn cứ vào bảng kê luỹ kế nhập, xuất để cộng tổng số tiềntheo từng nhóm hàng hoá để ghi vào "bảng kê nhập - xuất - tồn" Đồng thờisau khi nhận được "sổ số dư" do thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứ vào cộtsố dư để ghi vào cột số dư bằng tiền Sau đó đối chiếu số liệu trên cột số dư

Thẻ kho

Bảng kê nhập - xuất - tồnPhiếu giao nhận chứng từ

Sổ kế toán tổng hợpSổ số dư

Phiếu giao nhận chứng từ

Bảng luỹ kế

Bảng luỹ kế xuấtbằng tiền của "sổ số dư" với cột trên "bảng kê nhập - xuất - tồn", đối chiếutrên "bảng kê nhập - xuất - tồn" với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.

Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ 1.3 sau:

Sơ đồ 1.3 Kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp ghi sổ số dư

Ghi chú

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu hàng ngày

*) Ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng:

- Ưu điểm: Khắc phục hiệu quả việc ghi chùng do đó giảm khối lượngghi chép, nâng cao hiệu xuất lao động hạch toán, thực hiện kiểm tra thườngxuyên của kế toán đối với ghi chép của thủ kho, quản lý được hàng hoá, kếtoán ghi chép đều đặn trong tháng bảo đảm cung cấp tài liệu cho việc lập báocáo kịp thời, nhanh chóng Đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán, nângcao công tác kế toán.

- Điều kiện áp dụng: Thường xuyên áp dụng cho các doanh nghiệp cónhiều chủng loại hàng hoá, việc nhập xuất diễn ra thường xuyên, doanhnghiệp đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán và xây dựng hệ thống danhđiểm hàng hoá hợp lý, trình độ chuyên mộ nghiệp vụ của cán bộ kế toán vữngvàng.

1.4 Kế toán tổng hợp nhập - xuất hàng hoá

1.4.1 Kế toán tông rhợp nhập - xuất hàng hoá theo phương pháp kêkhai thường xuyên

Kế toán thực hiện theo dõi phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thốngtình hình nhập - xuất - tồn hàng hoá trên sổ kế toán, mở tài khoản chi tiết chotừng mặt hàng, phản ánh số hiện có và sự biến động hàng ngày cả về sốlượng, số tiền và tính ra ngay trị giá vốn xuất kho để phục vụ kế toán chi tiếthàng hoá Thường áp dụng trong doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá hữu hìnhcó giá trị lớn

Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của hàng hoá, kế toán sửdụng tài khoản 156 - Hàng hoá

Kết cấu cơ bản của TK này như sau:- Bên nợ ghi:

+ Trị gía vốn thực tế hàng hoá nhập trong kỳ

+ Số tiền điều chỉnh tăng giá hàng hoá khi đánh giá lại + Trị giá hàng hoá thừa phát hiện khi kiểm kê

- Bên có ghi:

+ Trị gía vốn thực tế hàng hoá xuất trong kỳ

412+ Số tiền giảm giá giá, chiết khấu thương mại hàng mua

+ Số tiền điều chỉnh giảm giá hàng hoá khi đánh giá lại+ Trị giá hàng hoá thiếu phát hiện khi kiểm kê

- Số dư nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế hàng hoá tồn kho cuối kỳTK 156 có 2 tài khoản cấp 2:

- TK 1561 - phản ánh trị giá mua hàng hoá - TK 1562 - Phản ánh chi phí thu mua

Phương pháp kế toán tổng hợp hàng hoá theo phương pháp kê khaithường xuyên được khái quát theo sơ đồ 1.4 sau:

Sơ đồ 1.4

*) Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

(6) (11)

(1a) Nhập kho hàng hoá mua ngoài có hoá đơn cùng về (doanh nghiệpnộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc hàng hoá mua ngoài khôngthuộc diện chịu thuế GTGT)

(1b) Nhập kho hàng hoá mua ngoài có hoá đơn cùng về (doanh nghiệpnộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ).

(2) Hàng hoá mua ngoài đang đi đường chưa về đến doanh nghiệpnhưng hoá đơn đã về đến nơi.

(3) Nhập kho hàng hoá đang đi đường kỳ trước

(4) Nhập kho hàng hoá do tự chế, do thuê ngoài gia công chế biến(5) Nhận vốn góp liên doanh, cổ phần, cấp phát…

(6) Đánh giá lại hàng hoá (giá đánh lại lớn hơn giá ghi sổ kế toán)(7) Xuất hàng hoá dùng cho SXKD, QLPX, QLBH, QLDN…(8) Xuất hàng hoá bán trực tiếp, gửi bán

(9) Xuất hàng hoá tự chế, thuê ngoài gia công chế biến(10) Xuất hàng hoá góp vốn liên doanh…

(11) Đánh giá lại hàng hoá (đánh giá lại nhỏ hơn giá trị sổ kế toán)1.4.2 Kế toán tổng hợp nhập - xuất hàng hoá theo phương pháp kiểmkê định kỳ

Kê stoán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục cácnghiệp vụ nhập, xuất tồn kho của hàng hoá trên các tài khoản hàng tồn kho(TK156), tài khoản này chỉ phản ánh trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ và cuốikỳ, còn việc nhập hàng ngày phản ánh ở tài khoản 611 Tiến hành ghi chép vàtính trị giá vốn hàng xuất kho vào cuối kỳ, việc tính toán số liệu nhập xuấtkhông dựa trên các chứng từ hàng ngày mà dựa trên kết quả kiểm kê hàng hoáthực tế của đơn vị Thường áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ,tiến hành một loại hoạt động, giá trị hàng hoá nhỏ, việc nhập xuất không diễnra thường xuyên.

Phương pháp kế toán tổng hợp hàng hoá theo phương pháp kiểm kêđịnh kỳ được khái quát theo sơ đồ 1.5 sau:

111, 112,331 611 632

(1) Đầu kỳ kết chuyển trị giá hàng hoá đang đi đường và hàng tồn khocuối kỳ trước sang TK 611 (căn cứ số dư cuối kỳ của TK 151, 156, 157)

(2a) Nhập hàng hoá mua ngoài (doanh nghiệp nộp thuế GTGT theophương pháp khấu trừ)

(3) Nhập kho hàng hoá doanh nghiệp nhận vốn góp liên doanh, vốn gópcổ phần

(4) Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê chuỷên hàng hoá tồn kho cuốikỳ sang TK 156, 151, 157

(5) Phản ánh trị giá hàng hoá xuất kho đã tiêu thụ trongkỳ

TK 156 TK 136xx

1.4.3 Kế toán hàng điều chuyển nội bộ

Là hàng chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác của doanh nghiệp,giữa các doanh nghiệp trong cùng công ty, từ kho công ty đến kho đại lý, cửahàng… Dù vậy vẫn là hàng của doanh nghiệp, chỉ làm thay đổi đối tượng chịutrách nhiệm vật chất bảo quản, quản lý hàng hoá, phân biệt hai trường hợp.

- Trường hợp 1: Hàng điều chuyển giữa các bộ phận không có tổ chứckế toán riêng mà do phòng kế toán doanh nghiệp ghi chép Khi đó phòng kếtoán căn cứ vào các chứng từ giao nhận hàng để ghi sổ kế toán:

Nợ TK 156 - Chi tiết bộ phận nhậnCó TK 156 - chi tiết bộ phận giao

- Trường hợp 2: Hàng điều chuyển giữa các bộ phận trong doanhnghiệp mà có tổ chức kế toán riêng, phản ánh quan hệ thanh toán nội bộ (đơnvị chính giao cho cửa hàng trực thuộc, cửa hàng trực thuộc giao cho cửa hàngtrực thuộc khác…).

+ Nếu giao nhận theo giá xuất kho thì không phản ánh doanh thu nội bộ Bên giao Bên nhận

+ Nếu giao theo giá giao dịch nội bộ (cao hơn giá vốn xuất kho) thì bêngiao phải phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ.

Bên giao Bên nhận

1.4.4 Kiểm kê, đánh giá lại và kế toán các nghiệp vụ liên quan đếnkiểm kê, đánh giá lại hàng hoá

1.4.4.1 Kiểm kê và kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê hàng hoá

Kiểm kê hàng hoá là việc tiến hành kiểm tra trực tiếp tại chỗ số hiện cótại thời điểm tiến hành kiểm kê thông qua việc cân, đo, đong, đếm Được thựchiện bởi ban kiểm kê của doanh nghiệp với sự giám sát và tham gia của phòngkế toán Mục đích của việc kiểm kê là nhằm đối chiếu số hàng hoá hiện có tạikho với số dư trên sổ sách kế toán xác định số thừa, thiếu Cũng qua đó kiểmtra chất lượng của hàng hoá, kiểm tra việc tôn trọng dự trữ tồn kho, để quản lýchặt chẽ có hiệu quả hàng tồn kho, tránh tham ô, lãng phí, mất mát và đảmbảo tính thực tế của số liệu báo cáo về hàng hoá tồn kho.

Ban kiểm kê phải nộp biên bản kiểm kê (08 - VT) ghi kết quả kiểm kêlà số chênh lệch giữa số liệu sổ kế toán với sô hiện có khi tiến hành kiểm kêtại nơi bảo quản, ban kiểm kê không có trách nhiệm do doanh nghiệp lập ra.Có thể tiến hành kiểm kê theo định kỳ hoặc bất thường, cho cả doanh nghiệphoặc một bộ phận….

* Trường hợp kiểm nhận phát hiện thừa:

- Nếu doanh nghiệp nhập toàn bộ số hàng, căn cứ vào chứng từ kế toán:

TK 331 TK 156 TK 3381

TK 133(4)

TK 331

TK 133

TK 711 (632) TK 3381(3)

- Nếu doanh nghiệp nhập toàn bộ lô hàng, căn cứ vào quyết định xử lý:

(1) Căn cứ vào quyết định xử lý nếu doanh nghiệp trả lại cho người bán(2) Nếu doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số hàng thừa, đơn vị bán phảiviết hoá đơn bổ sung.

(3) Nếu thừa không xác định đựơc nguyên nhân, ghi tăng thu nhập khác(4) Nếu chỉ nhập kho theo số ghi trên hoá đơn

- Số hàng thừa coi như giữ hộ đơn vị bán: ghi Nợ TK 002- Khi xử lý số hàng thừa, kế toán ghi: ghi Có TK 002.

* Trường hợp kiểm nhận phát hiện thiếu: Kế toán chỉ ghi tăng hàng hoánhập kho theo trị giá của số hàng thực nhận, số hàng thuế, căn cứ vào biênbản kiểm nhận để thông báo cho các liên quan biết và xác định nguyên nhân.

TK 331 TK 156

TK 133

TK 1381(2)TK 632(3)

(1) Căn cứ vào chứng từ, khi nhập kho kế toán ghi

(2) Nếu do đơn vị bán giao thiếu và phải giao tiếp số hàng thiếu, khiđơn vị đã giao hàng căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi.

(3) nếu không xác định được nguyên nhân

1.4.4.2 Đánh giá lại và kế toán các nghiệp vụ đánh giá lại hàng hoá

Đánh giá lại hàng hoá nhằm xác định giá trị phù hợp của hàng hoá tạithời điểm đánh giá lại.

Đánh giá lại hàng hoá thường được thực hiện:- Khi có quyết định của Nhà nước.

- Khi đem góp vốn liên doanh

- Khi chia, tách, hợp nhất, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, hoặcmua bán, khoán cho thuê doanh nghiệp.

- Khi chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp

Khi đánh giá lại hàng hoá doanh nghiệp phải thành lập hội đồng hoặcđánh giá.

(1) Nếu đánh giá tăng(2) Nếu đánh giá giảm

(3) Căn cứ quyết định của cơ quan có thẩm quyền xử lý khoản chênhlệch do đánh giá lại

(3a) Chênh lệch tăng(3b) Chênh lệch giảm

1.5 Kế toán hàng hoá trên phần mềm kế toán

1.5.1 Nguyên tắc kế toán nhập xuất hàng hoá trên phần mềm kế toán

Để công tác tổ chức kế toán nói chung và tổ chức kế toán hàng hoá nóiriêng tại doanh nghiệp được thực hiện một cách đồng bộ, khoa học, và chínhxác đạt hiệu quả kinh tế cao thì việc ứng dụng công nghệ tin học vào công táckế toán là rất cần thiết.

Ứng dụng công nghệ tin học trong công tác kế toán là việc thiết kế vàsử dụng các chương trình theo đúng nội dung, trình tự của các phương phápkế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán Việc ứng dụng tinhọc vào công tác kế toán sẽ nâng cao hiệu quả công tác kế toán thông qua tínhnăng ưu việt của máy tính và kỹ thuật tin học.

Để góp phần nâng cao tính hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ tinhọc vào công tác kế toán hàng hoá, doanh nghiệp khi đưa phần mềm tin họckế toán vào sử dụng nhất thiết phải quán triệt và tuân thủ triệt để các nguyêntắc sau đây:

(3b)

- Đảm bảo phù hợp với chế độ, thể lệ quản lý tài chính nói chung vàcác nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hàng tồn kho, chế độ kế toán hàng tồn khohiện hành nói riêng.

- Hoàn thiên tổ chức công tác kế toán hàng hoá trong điều kiện ứngdụng máy vi tính phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất của hàng hoá,mục đích, quy mô, phạm vi sử dụng hàng hoá để sản xuất và kinh doanh trongdoanh nghiệp.

- Đảm bảo phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ kế toáncủa doanh nghiệp thương mại.

- Đảm bảo tính khoa học đồng bộ và tự động hoá cao trong đó phải tínhđến độ tin cậy, an toàn, và bảo mật về dữ liệu trong công tác kế toán hànghoá.

- Tổ chức trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất, song phải đảm bảonguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả.

- Hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau đang được sửdụng ở các doanh nghiệp thương mại, mỗi phần mềm kế toán đựơc thiết kếphù hợp với đặc điểm, yêu cầu của từng doanh nghiệp áp dụng Tuy nhiên, dùmỗi doanh nghiệp sử dụng phần mềm nào thì phần mềm kế toán đó cũng phảiđảm bảo kết hợp được nội dung và yêu cầu của công tác kế toán trong điềukiện thủ công với những đặc điểm riêng của việc ứng dụng công nghệ tin họchiện đại.

1.5.2 Nội dung công tác kế toán nhập xuất hàng hoá trong điều kiệnsử dụng phần mềm kế toán

Nội dung chủ yếu của công tác kế toán hàng hoá trong điều kiện sửdụng phần mềm kế toán

Nội dung chủ yếu của kế toán hàng hoá trong điều kiện doanh nghiệpthực hiện kế toán trên máy tính bao gồm:

- Tổ chức mã hoá các đối tượng liên quan đến hoạt động N - X hànghoá

- Tổ chức danh mục tài khoản- Tổ chức hệ thống sổ tài khoản

- Tổ chức bộ máy kế toán và quản trị người dùng

Để thực hiện việc tổ chức kế toán hàng hoá trên máy vi tính nhất thiếtphải có sự mã hoá, khai báo và cài đặt các đối tượng có liên quan để đảm bảosự liên kết chặt chẽ giữa các luồng thông tin về hàng hoá.

* Danh mục tài khoản hàng hoá:

Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống Hầu hết thôngtin kế toán đều được phản ánh thông qua các tài khoản Vì vậy việc xây dựnghệ thống tài khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý và khai thácthông tin kế toán tiếp theo Điều này càng đặc biệt đúng trong việc xử lý sốliệu kế toán trên máy tính.

Bằng việc khai báo và mã hoá có hệ thống kèm theo việc thiết kế cáctrạng thái và các kết nối (có thể bằng dạng số, dạng ký tự, hoặc kết hợp cả haituỷ thuộc đặc điểm tổ chức công tác kế toán hàng hoá ở doanh nghiệp), tàikhoản hàng hoá có thể khai báo thêm các tiểu khoản chi tiết thông qua việcthực hiện một số cách sau:

+ Thông qua số liệu tài khoản hàng hoá và các tài khoản liên quan theodanh mục tài khoản được Nhà nước quy định để khai báo và biến mã nhậnbiết tương ứng tuỳ thuộc theo yêu cầu theo dõi, quản lý hàng hoá của doanhnghiệp kèm theo phần khai báo, diễn giải cụ thể.

+ Thông qua khai báo các thông tin cụ thể về các tài khoản, khai báomối quan hệ giữa các tài khoản chính và các tài khoản chi tiết.

* Danh mục chứng từ hàng hoá:

Mỗi loại chứng từ sử dụng cho một số nghiệp vụ kế toán nhất định, dođó kế toán doanh nghiệp cần phải nắm chắc loại chứng từ nào thì được sửdụng vào các nghiệp vụ nào.

Việc tổ chức theo dõi, quản lý cập nhật luân chuyển, xử lý các loạichứng từ hàng hoá trên hệ thống máy tính cần phải được thực hiện và tuân thủ

chặt chẽ theo quy trình luân chuyển, cập nhật và xử lý chứng từ được doanhnghiệp quy định.

Thông thường, quy trình luân chuyển, cập nhật và xử lý chứng từ hànghoá trên máy vi tính được thực hiện qua các bước sau:

+ Kiểm tra, phân lọai chứng từ hàng hoá

+ Nhập số liệu vào hệ thống dữ liệu quản lý kho hàng hoá

+ Tạo các bảng tổng hợp chứng từ hàng hoá tại kho để kiểm tra số liệu+ Tạo trạng thái để chốt dữ liệu chứng từ hàng hoá cập nhật tại kho đãđược kiểm tra.

+ Tạo trạng thái để bàn giao dữ liệu chi tiết và tổng hợp của chứng từhàng hoá và các bảng kê nhập xuất hàng hoá.

+ Khai báo, cập nhật các loại giá nhập, giá xuất hàng hoá vào các bảnggiá để tính giá vốn tự động thông qua dữ liệu giá đã được cập nhật.

+ Cập nhật sổ cái kết chuyển ghi sổ tông rhợp kế toán.* Tổ chức kế toán và quản trị người dùng:

Trong suốt quá trình từ khâu luân chuyển, cập nhật chi tiết chứng từhàng hoá cho tới các khâu ghi sổ kế toán hàng hoá và tổng hợp các báo cáo kếtoán doanh nghiệp phải quy định rõ và thiết lập sự phân cấp, phân quyền chongười sử dụng trong doanh nghiệp thông qua công tác khai báo trên thị trườngphần mềm kế toán, căn cứ theo đặc điểm phân công chức năng, nhiệm vụ củatừng đối tượng được phân quyền, cụ thể:

+ Việc phân cấp nhiệm vụ từ thấp lên cao trong từng chức năng cụ thểcủa phần hành kế toán hàng hoá sẽ giúp doanh nghiệp bắt buộc từng người sửdụng phải tuân thủ tác nghiệp trong khuân khổ nhiệm vụ theo từng chức năngđó.

+ Việc phân quyền giữa các bộ phận có chức năng công việc khác nhaunhằm phối hợp các công việc, các khâu dữ liệu riêng sẽ đưa ra một mối chặtchẽ, an toàn chính xác và có tính bảo mật cao Các quyền đó có thể là quyềnđọc xem số liệu, quyền chạy báo cáo tổng hợp.

* Tổ chức hệ thống sổ kế toán hàng hoá:

Căn cứ vào số liệu về chứng từ nhập xuất hàng hoá đã được cập nhậttrên hệ thống và căn cứ vào các thông tin của các đối tượng liên quan đến sốliệu hàng hoá đã được khai báo trên hệ thống, phần mềm kế toán sẽ sắp xếp,tổ chức và liên kết hợp lý các dòng dữ liệu này dựa trên tài liệu đã đượcdoanh nghiệp phân tích ban đầu khi thiết kế phần mềm kế toán đảm bảo phùhợp với các quy định, các nguyên tắc hạch toán tự động kết chuyển số liệusang các sổ kế toán như: Sổ cái, Nhật ký chung… và tổng hợp nên số liệu củacác báo cáo kế toán tổng hợp.

CHƯƠNG 2

TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY VẬT TƯ KỸ THUẬT XI MĂNG2.1 Khái quát chung về công ty vật tư kỹ thuật xi măng

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Tên giao dịch: Công ty vật tư kỹ thuật xi măng

Trụ sở giao dịch: 348 - Đường Giải Phóng - Quận Thanh Xuân - HàNội

Điện thoại: 8642410Fax: 8642586

Số tài khoản: 102010000018010.

Ngân hàng Công Thương - Hai Bà Trưng - Hà Nội

Công ty vật tư kỹ thuật xi măng là một đơn vị thành viên trong tổngcông ty xi măng Việt Nam có trụ sở tại vị trí 348 - Đường Giải Phóng -Phường Khương Liệt - Quận Thanh Xuân - Thành phố Hà Nội Đây là đơn vịkinh tế ngoài quốc daonh hạch toán độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân.

Quá trình hình thành và phát triển của công ty là quá trình hoàn thiệnvà phù hợp với nhiệm vụ tổ chức lưu thông cung ứng xi măng phù hợp vớitình hình phát triển kinh tế trong thời kỳ phát triển đất nước.

- Ngày 12/02/1993 Bộ xây dựng ra quyết định số 023A/BXD - TCLĐvè việc thành lập xí nghiệp vật tư kỹ thuật xi măng Việt Nam (thuộc liên hiệpcác xí nghiệp xi măng Việt Nam, nay đổi thành Tổng Công ty xi măng ViệtNam).

- Ngày 30/9/1993 Bộ xây dựng ra quyết định số 445/BXD - TCLĐ vềviệc đổi tên Vật tư kỹ thuật xi măng thành công ty Vật tư kỹ thuật xi măngtrực thuộc tổng công ty xi măng Việt Nam.

- Ngày 10/7/1995 theo quyết định số 833/TCL - HĐQT của Tổng côngty xi măng Việt Nam Công ty được giao nhiệm vụ lưu thông, kinh doanh,

tiêu thụ xi măng trên địa bàn Hà Nội theo phương thức kinh doanh làm tổngđại lý cho hai công ty là: công ty xi măng Hoàng Thạch và công ty xi măngBỉm Sơn Đồng thời chuyển giao tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, tài sản và lựclượng cán bộ công nhân viên của hai chi nhánh tại Hà Nội cho Công ty vật tưkỹ thuật xi măng

- Ngày 23/5/1998 theo quyết định số 605/XMVN - HĐQT của Tổngcông ty xi măng Việt Nam, hai trung tâm tiêu thụ xi măng tại địa bàn 3 huyệnphía Bắc Hà Nội (Gia Lâm, Đông Anh, Sóc Sơn) của Công ty vật tư kỹ thuậtxi măng giao cho công ty vật tư - Vận tải xi măng quản lý

- Ngày 23/5/1998 Theo quyết định số 606/XMN - HĐQT của tổngcông ty xi măng Việt Nam về việc chuyển giao, tổ chức, nhiệm vụ tài sản vàlực lượng cán bộ công nhân viên các chi nhánh công ty xi măng Bỉm Sơn tạiHà Tây tại Hoà Bình cho Công ty vật tư kỹ thuật xi măng quản lý, và công tyđã đổi tên các chi nhánh đó thành.

+ Chi nhánh Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng tại Hà Tây + Chi nhánh Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng tại Hoà Bình

Về phương thức kinh doanh: chuyển từ đại lý sang "mưa đứt bán đoạn"với các công ty sản xuất xi măng để đảm bảo yêu cầu công tác cải tiến hìnhthức kinh doanh, tiêu thụ xi măng.

- Ngày 21/03/2000 theo quyết định số 97/XNVN - HĐQT của Công tyxi măng Việt Nam, Công ty kỹ thuật xi măng nhận thêm các chi nhánh củaCông ty Vật tư vận tải xi măng tại địa bàn các tỉnh: Thái Nguyên, Phú Thọ,Lào Cao, Vĩnh Phúc để quản lý và đổi tên các chi nhánh đó thành:

+ Chi nhánh Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng tại Thái Nguyên+ Chi nhánh Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng tại Phú Thọ+ Chi nhánh Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng tại Lào Cai+ Chi nhánh Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng tại Vình Phúc

- Ngày 27/03/2002 quyết định số 85/XMVN - HĐQT của Tổng công tyxi măng Việt Nam về việc chuyển chi nhánh Hà Tây, Hoà Bình sang choCông ty xi măng Bỉm Sơn quản lý kể từ ngày 01/04/2002.

Như vậy địa bàn hoạt động kinh doanh tiêu thụ xi măng của Công tyVật tư kỹ thuật xi măng nay gồm 17 tỉnh thành ở miền Bắc gồm: Hà Nội, HàTây, Hoà Bình, Sơn La, Lai Châu, Vĩnh Phúc, Tuyên Quang, Hà Giang, YênBái, Lào Cai, Cao Bằng, Bắc Cạn, Thái Nguyên, Bắc Ninh, Bắc Giang, LạngSơn.

2.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Vật tư kỹthuật xi măng

2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng hoạt động kinh doanh phải thực hiệnrất nhiều nhiệm vụ trên giao (Tổng công ty) các chức năng chung của mộtdoanh nghiệp thương mại Nhà nước, chức năng nhiệm vụ chính đó là:

- Tổ chức, lưu thông, kinh doanh, tiêu thụ xi măng trên địa bàn thànhphố Hà Nội và các tỉnh đựơc phân công.

- Công ty thực hiện mua xi măng của các Công ty xi măng Hoàng Mai,Hoàng Thạch, Bỉm Sơn, Bút Sơn, Hải Phòng, tổ chức vận chuyển xi măng từcác Công ty sản xuất đó đến các địa bàn tiêu thụ sau: Hà Nội, Sơn La, LaiChâu, Thái Nguyên, Bắc Cạn, Cao Bằng, Phú Thọ, Yên Bái, Lào Cai, HàGiang, Tuyên Quang, Vĩnh Phúc.

- Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch hành năm phù hợp vớinhiệm vụ của tổng công ty giao và nhu cầu của thị trường.

- Ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế với các đối tác muavà bán hàng hoá.

- Thực hiện chỉ đạo điều hành nhằm đảm bảo cân đối bình ổn giá cả thịtrường xi măng tại các địa bàn được giao và thực hiện dự trữ khi cần thiết.

- Thực hiện nghĩa vụ đối với lao động theo quy định của bộ lao động

- Quản lý các hoạt động về đổi mới hiện đạihoá công nghệ trang thiết bịvà phương pháp tổ chức quản lý để mở rộng sản xuất phù hợp với tình hìnhcủa công ty.

- Thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo vệ tài nguyên, môitrường Quốc phòng và an ninh quốc gia.

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, các báo cáo khác theo định kỳ vàtheo quy định của Nhà nước và tổng công ty xi măng Việt Nam, đồng thờichịu trách nhiệm về tính sát thực của báo cáo.

- Chịu sự kiểm tra của tổng công ty, tuân thủ các quy định về thanh tracủa các cơ quan tài chính và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo quy địnhcủa pháp luật.

- Công ty có nghĩa vụ thực hiện chung các chế độ và quy định về quảnlý vốn, tài sản, các quỹ, về kế toán, hạch toán, chế độ kiểm toán và các chế độkhác của Nhà nước và của tổng công ty.

- Tận dụng các cơ sở vật chất kỹ thuật, lao động của đơn vị để tổ chứccác dịch vụ kinh doanh, cung cấp cho nhà máy xi măng, đại lý tiêu thụ một sốmặt hàng, vật tư, vật liệu xây dựng.

2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty

*) Về địa bàn kinh doanh

Công ty vật tư kỹ thuật xi măng được giao nhiệm vụ lưu thông, kinhdoanh tiêu thụ xi măng trên địa bàn 14 tỉnh, thành phố: Hà Nội, Hà Tây, HoàBình, Sơn La, Lai Châu, Vĩnh Phú, Phú Thọ, Hà Giang, Tuyên Quang, LàoCai, Thái Nguyên, Cao Bằng, Bắc Cạn, Yên Bái.

*) Về phương thức hoạt động

Xi măng là một mặt hàng độc hại ảnh hưởng lớn đến sức khoẻ conngười nên công ty không được đặt và mở cửa hàng tại các trung tâm thànhphố, khu có trường học, bệnh viện, khu di tích lịch sử, khu đông dân cư sốnglàm ảnh hưởng đến khả năng giao dịch, việc vận chuyển hàng hoá trở nên khókhăn và tốn kém.

*) Về giá cả

Giá mua vào luôn cố định do các doanh nghiệp sản xuất định giá theosự quản lý của công ty Giá bán ra năm trong khung giá trần - sản của Tổngcông ty quy định theo từng thời kỳ và uỷ quyền cho giám đốc công ty sảnxuất kinh doanh căn cứ vào đó điều chỉnh cho phù hợp, định ra giá bán buôn,bán lẻ phù hợp với chiến lược kinh doanh cụ thể.

Hiện tại, giá mua của công ty với các công ty sản xuất được tổng côngty quy định như sau:

Đơn vị tính: đồng/tấnChủng loại Vận chuyển

đường sắt

Vận chuyểnđường thuỷ

Vận chuyểnđường bộ

Chính sách giá cả hợp lý, linh hoạt dựa trên hai yếu tố là: Chi phí sảnxuất và những điều kiện khách quan của thị trường Mặc dù vậy, so với đốithủ cạnh tranh giá của công ty nhìn chung vẫn cao hơn do chi phí của họ íthơn Ví dụ như xi măng Nghi Sơn, Chinfon, Sông Đà.

*) Đặc điểm về tài sản và nguồn vốn

Nguồn vốn kinh doanh của công ty bao gồm: Vốn do NSNN cấp, vốntự bổ xung từ lợi nhuận để lại và vốn đầu tư Vốn kinh doanh mà công tyđược Nhà nước cấp ngày 01/01/1995 là 6.691.000 đồng.

BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN

Ngày 31 tháng 12 năm 2005

A TSLĐ và ĐTNH 10 121.994.884.853 172.483.179.024

I Vốn bằng tiền 110 75.358.607.598 72.252.647.508II Các khoản ĐTTCNH 120

III Các khoản phải thu 130 27.377.633.075 67.958.356.367IV Hàng tồn kho 140 18.885.874.680 32.113.741.050

Tổng cộng tài sản 250 156.079.859.024 214.586.592.654

CƠ CẤU NGUỒN VỐN

A Nợ phải trả 300 103.011.965.527 146.958.610.036

420 3.339.086.162 752.474,177Tổng cộng NV 430 156.079.859.024 214.586.592.65

4*) Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh

Chủ yếu là xi măng, tổng cung có xu hướng gia tăng do sự xuất hiệnnhiều công ty sản xuất xi măng, nhiều công ty kinh doanh xi măng, xi măngnhập khẩu Tổng cầu thì thường xuyên thay đổi Ngoài ra công ty công nghiệpkinh doanh các mặt hàng khác như phụ gia đầu vào cho doanh nghiệp sảnxuất bê tông, vật liệu… là các loại hỗn hợp của ngành xây dựng khó bảoquản, khó vận chuyển và chịu ảnh hưởng của điều kiện thời tiết.

2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty

Là doanh nghiệp Nhà nước hạch toán kinh tế độc lập, công ty tổ chứcbộ máy quản lý theo cơ cấu trực tuyến chức năng Với tổng số lao động là 702người Trong đó bộ phận lao động gián tiếp là 148 người, bộ phận lao độngtrực tiếp là 554 người Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty gồm có: Đứngddầu là ban giám đốc công ty, bên cạnh là hai phó giám đốc công ty, dưới làcác phòng ban, các chi nhánh, xí nghiệp làm chức năng tham mưu cho giámđốc công ty theo từng lĩnh vực được phân công Dưới đây là mô hình tổ chứccủa công ty.

GIÁM ĐỐC CÔNG TY

Các CN:L.CaiP.ThọV PhúcThái NGyên

Phòng tiêu thụ xi măng

Phòng tài chính kế toán

Văn phòng công ty

Phòng kinh tế kế hoạch

Phòng quản lý thị trường Phòng tổ chức lao

Ban HC Các Trung tâm bán xi măngCác cửa hàng bán xi măng

Ban KH ĐĐBan KT Ban TCKT

Ban HCTC

Đội xe

XưởngSơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý ở công ty vật tư kỹ thuật xi măng

Các phòng ban có chức năng và nhiệm vụ sau:Ban giám đốc công ty:

- Giám đốc công ty: Là người đứng đầu công ty có quyền điều hành caonhất, do hội đồng quản trị tổng công ty bộ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng,kỷ luật.Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm trướctổng công ty và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh củacông ty.

- Phó giám đốc kinh doanh: chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh,lập kế hoạch kinh doanh, phụ trách hợp đồng kinh tế, kiểm tra và kiện toànhàng hoá vật tư, phụ trách công tác nội chính thanh tra.

- Phó giám đốc vận tải - điều độ: Phụ trách công tác vận tải, định mứctrong khâu vận tải và trong từng cửa hàng, quản lý chất lượng sản phẩm, kỹthuật giao nhận, bốc xếp, lưu kho, phụ trách công tác đào tạo, cải tiến sángkiến kỹ thuật vào công tác sửa chữa lớn.

Các phòng ban của công ty:

- Văn phòng công ty: giúp giám đốc điều hành công tác quản trị hànhchính, an toàn lao động và công tác bảo vệ của công ty, đảm bảo điều kiệncần thiết cho hoạt động của công ty.

- Phòng tổ chức lao động: Có nhiệm vụ xây dựng đơn giá tiền lương,quản lý về mặt nhân sự, tổ chức lao động hợp lý và thực hiện các chế độchính sách đối với cán bộ công nhân viên.

- Phòng tài chính kế toán: Tổ chức thực hiện công tác tài chính - kếtoán thống kê đơn vị, quản lý vật tư tài sản, lưu trữ chứng từ tài sản, lưu trữchứng từ hoạt động sản xuất kinh doanh, lập kế hoạch tài chính, đảm bảo chuchuyển vốn và quay vòng vốn nhanh.

- Phòng kinh tế kế hoạch: Xây dựng kế hoạch hàng tháng, quý, năm.Đề ra phương hướng kinh doanh và giao kế hoạch cho các chi nhánh của côngty Đôn đốc kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch của các đơn vị Thực hiện

các hợp đồng mua xi măng từ các công ty sản xuất, đồng thời ký các hợpđồng cho thuê các kho chứa hàng mà công ty chưa dùng.

- Phòng quản lý thị trường: Giúp giám đốc nắm bắt nhu cầu xi măngtrên địa bàn hoạt động của công ty, theo dõi về giá cả mặt hàng xi măng, kiểmtra việc thực hiện nội quy, quy chế trong hoạt động kinh doanh tiêu thụ ximăng và cung cấp thông tin về tình hình cạnh tranh của các đối thủ trên thịtrường.

- Phòng tiêu thụ: Quyết định về việc tiêu thụ, tổ chức và quản lý hoạtđộng các cửa hàng, đại lý của công ty, đẩy mạnh việc tiêu thụ và mở rộngmạng lưới tiêu thụ xi măng Nắm và phản ánh các thông tin cần thiết về cungcầu giá cả các loại xi măng trên địa bàn Hà Nội cho giám đốc biết thông báocáo lượng nhập xuất tồn hàng ngày tại cửa hàng.

- Phòng quản lý điều độ kho: Tổ chức quản lý hệ thống kho tàng, bếnbãi của công ty, tổ chức việc tiếp nhận xi măng từ các công ty sản xuất và đưahàng hoá về địa bàn tiêu thụ theo kế hoạch, tổ chức ký kết và thực hiện cáchợp đồng vận chuyển, đảm bảo xuất nhập khẩu xi măng, điều phối hàng hoá,dự trữ theo quy định, quan hệ giao dịch với các công ty đầu nguồn, lập báocáo thống kê lượng hàng vận chuyển.

- Xí nghiệp vận tải: Thực hiện vận chuyển xi măng từ các nhà máy sảnxuất và tại ga, cảng về các kho, cửa hàng và các đại lý, công trình Quản lýcác đội xe và xưởng sửa chữa, bảo đảm sồ xe hoạt động theo kế hoạch giao,quản lý bảo quản các vật tư phụ tải sửa chữa thay thế.

- Các chi nhánh: Tổ chức kinh doanh tiêu thụ xi măng tại các địa bàndo công ty giao và chịu sự quản lý trực tiếp của công ty.

- Phòng quản lý dự án và kỹ thuật đầu tư xây dựng: Có nhiệm vụnghiên cứu dự án, mở rộng thị trường, đa dạng hoá các mặt hàng, đầu tư xâydựng khu vui chơi giải trí, khai thác các phụ gia Ngoài ra còn phụ trách cáchoạt động sửa chữa lớn mua sắm trang thiết bị.

2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty