DE TAI AP DUNG MO HINH 5s

Do đó, tập thể cán bộviên chức và nhất là lãnh đạo Trung tâm đang tích cực tìm kiếm một phươngthức quản lý mang tính khoa học được ứng dụng tại Trung tâm, nhằm gópphần cải thiện môi trườ

SỞ Y TẾ TỈNH KIÊN GIANG TRUNG TÂM Y TẾ KIÊN HẢI

ĐỀ CƯƠNG NGHIÊN CỨU

ÁP DỤNG MÔ HÌNH 5S TẠI CÁC KHOA,PHÒNG CỦA TRUNG TÂM

Y TẾ HUYỆN KIÊN HẢI NĂM 2015

Chủ nhiệm đề tài: Ths Đỗ Quang Vịnh

Cộng sự: DSĐH Trịnh Quí Hòa DSTH Danh Huỳnh Trọng Đức

ĐDTH Dương Thị Dung

Kiên Giang, tháng 2015

MỤC LỤC

PHỤ LỤC

ĐẶT VẤN ĐỀ

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập Tổ chức thương mại thế giới(WTO) đòi hỏi các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải luôn nỗ lực cải thiệnnâng cao về mọi hoạt động của đơn vị mình để tồn tại và hòa trong xu thếphát triển của xã hội hiện nay Vì vậy, những năm gần đây việc chấp nhận xâydựng một phương pháp quản lý thiết thực mang tính khoa học là một quyếtđịnh có tầm nhìn chiến lược của một đơn vị, tổ chức

Việc chọn lựa và áp dụng một mô hình hệ thống quản lý chất lượng củamột tổ chức phụ thuộc vào các nhu cầu khác nhau với mục tiêu riêng biệt.Xuất phát từ quan điểm nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạchđẹp, thoáng mát, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽcao hơn và sẽ đem lại niềm tin cho khách hàng nhiều hơn Ngày nay, có rấtnhiều công cụ cải tiến năng suất được áp dụng trong các doanh nghiệp/tổ chứcsản xuất trên thế giới cũng như trong nước có hiệu quả cao, và mô hình quản

lý 5S là một trong số các công cụ đó Mô hình 5S bao gồm như sau:

- Sàng lọc: Lấy những cái không cần thiết ra và loại bỏ

- Sắp xếp: Sắp xếp những cái cần thiết đúng vị trí

- Sạch sẽ: Làm sạch nơi làm việc

- Săn sóc: Duy trì nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp

- Sẵn sàng: Rèn luyện mọi người ý thức tự giác về việc giữ gìn nơi làmviệc luôn sạch sẽ và gọn gàng bằng những công việc thực tế

Về lĩnh vực y tế công tại Việt Nam nói chung và tại tỉnh Kiên Giangnói riêng chưa có nơi nào áp dụng và đánh giá về hiệu quả của mô hình quản

lý này trong môi trường bệnh viện Trong công tác quản lý tại Trung tâm y tếhuyện Kiên Hải, qua quá trình giám sát các khoa, phòng cho thấy sự bề bộn,thiếu gọn gàng, không ngăn nắp tại các khoa, phòng, làm cho nhân viên tốn

rất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm những thứ cần thiết Mặt khác, môitrường làm việc của cán bộ nhân viên cũng ảnh hưởng nhiều đến năng suất-chất lượng công việc và cùng với tư tưởng ngại đổi mới, tác phong làm việcchủ yếu dựa theo thói quen Vấn đề đặt ra là làm cách nào để cải thiện sự bềbộn ở khu vực của các khoa/phòng trong Trung tâm? Do đó, tập thể cán bộviên chức và nhất là lãnh đạo Trung tâm đang tích cực tìm kiếm một phươngthức quản lý mang tính khoa học được ứng dụng tại Trung tâm, nhằm gópphần cải thiện môi trường làm việc của Trung tâm, tạo niềm tin cho mọingười phấn đấu làm việc tốt hơn trong công tác phục vụ sức khỏe người bệnh

và luôn làm hài lòng bệnh nhân và thân nhân hơn Do đó, chúng tôi sẽ tiến

hành thực hiện đề tài “ Áp dụng mô hình 5S tại các khoa, phòng của Trung tâm y tế huyện Kiên Hải năm 2015”.

MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU Mục tiêu cụ thể

1 Mô tả việc áp dụng mô hình 5S tại các khoa, phòng của Trung tâm y tếhuyện Kiên Hải năm 2015

2 Phân tích những thuận lợi và khó khăn trong việc áp dụng mô hình 5S tạiTrung tâm y tế huyện Kiên Hải

Chương 1: TỔNG QUAN TÀI LIỆU

1 Sơ lược về 5S

Lịch sử phát triển của mô hình quản lý 5S: Khái niệm 5S được bắt

nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 1980 và đã được áp dụng rộng rãi tạinhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam 5S là tên viết tắt của 5 chữ đầu củatiếng Nhật là: “Seri”, “Seiton”, “Seiso”, “Seiketsu” và “Shitsuke” nghĩa là:

“Sàng lọc” những vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng;

“Sắp xếp” mọi thứ ngăn nắp theo một trật tự nhất định, tiện lợi khi sử dụng;

“Sạch sẽ” vệ sinh mọi chỗ tại nơi làm việc sao cho không còn rác hay bụi bẩn;

“Săn sóc” giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ, thuận tiện và có năng suất bằngcách liên tục thực hiện sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ; “Sẵn sàng” tạo thành một

nề nếp, thói quen tự giác làm việc tốt, duy trì môi trường làm việc thuận tiện

2 Tình hình áp dụng 5S trên thế giới và tại Việt Nam

2.1 Trên thế giới

Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, môhình thực hiện 5S đã được áp dụng tại Nhật Bản như một nền tảng để áp dụngthành công hệ thống quản lý chất lượng 5S giúp tạo ra một môi trường sạch

sẽ, tiện lợi cho tổ chức/doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thốngquản lý chất lượng, đem lại niềm tin cho khách hàng Ngày nay, 5S đã được

áp dụng phổ biến tại các nước tiên tiến, tại nhiều tổ chức của các quốc giakhác nhau và đã đem lại những thành quả cao cho hoạt động cải tiến chấtlượng

Cùng với 5S, những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ, những vậtdụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở vị trí thuận tiện cho người

sử dụng, máy móc thiết bị trở lên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản tốt Cáchoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hòa đồng của

mọi người, qua đó nhân viên sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ýthức hơn với công việc.

Trong lĩnh vực y tế, dựa theo một số nghiên cứu áp dụng phương pháp quản

lý 5S tại bộ phận thuộc khu điều trị trong bệnh viện, các Trung tâm chăm sócsức khỏe và một số Viện nghiên cứu sức khỏe quốc gia ở Luân Đôn, NewYork đã cho kết quả như tránh lãng phí về thời gian tìm kiếm vật dụng củacán bộ nhân viên trong các bước phục vụ, làm khách hàng bệnh nhân hài lònghơn, làm tăng hiệu quả trong mọi hoạt động đạt từ 75% đến 90% sau thời gianthực hiện từ 3 tháng đến 6 tháng Nghiên cứu ứng dụng theo phương phápquản lý này ở các nước Scotland, Ấn Độ, Philippines, tỉ lệ đạt sau can thiệp từ80% đến 87%

2.2 Tại Việt Nam

2.2.1 Lý thuyết về quản lý bằng hệ thống

Ngày nay, khái niệm Chất lượng và Quản lý Chất lượng toàn diệnkhông còn xa lạ với các doanh nghiệp Việt Nam Muốn nâng cao khả năngcạnh tranh trên thị trường, mỗi doanh nghiệp/đơn vị chọn cho mình mộthướng đi riêng trong kinh doanh cũng như trong cách thức quản lý Tuynhiên, doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh nào, đầu tư loại thiết bịmáy móc hay công nghệ nào đi nữa, con người cũng vẫn là yếu tố quyết địnhđem lại thành công cho doanh nghiệp Đầu tiên cũng được áp dụng tại cácdoanh nghiệp/đơn vị sản xuất trong quản lý bằng hệ thống tiêu chuẩn hóa từ

thập niên 90 Qua tổng hợp những hiệu quả từ kết quả đánh giá theo tiêu

chuẩn qui định đã làm cải thiện rõ ràng về năng suất, chất lượng và các công

cụ quản lý đem lại sự cải tiến tác động trực tiếp đến yếu tố tinh thần conngười là trọng tâm nhất, thể hiện nhất là cải thiện trong lĩnh vực các doanhnghiệp/tổ chức sản xuất kinh doanh, dịch vụ và hiện nay các cơ quan, đơn vịhành chánh công lập áp dụng hệ thống quản lý chất lượng có hiệu quả

2.2.2 Tình hình thực hiện hệ thống quản lý chất lượng

Hiện nay, danh sách các đơn vị, tổ chức trong nước khắp các tỉnh/thành

đã hoạt động đa phần theo hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) đa dạngtheo những hình thức đã được chuẩn hóa và đánh giá theo tiêu chuẩn chungtoàn cầu, từ các doanh nghiệp sản xuất đi đầu trong việc áp dụng quản lý chấtlượng, đến các đơn vị sự nghiệp hành chánh đã được cấp giấy chứng nhận vậnhành có hiệu quả Bên cạnh đó, phương pháp quản lý 5S được xem như mộtphương thức có thể vận dụng để áp dụng theo từng điều kiện của đơn vị/tổchức mà trong thực tế chưa có đủ điều kiện về trang thiết bị đúng theo tiêuchuẩn quốc tế, hiệu quả rõ nhất là các đơn vị/tổ chức doanh nghiệp sản xuấtcủa nước ta hiện nay

Hiện nay, cả nước có hơn 400 cơ quan hành chính nhà nước đã vàđang xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng có chứng nhận côngnhận và diện ứng dụng đang được mở rộng

Mỗi địa phương ở khu vực tỉnh/thành có ít nhất trên 20 doanhnghiệp/tổ chức đã hoạt động với HTQLCL tăng theo cấp số nhân hàng nămtrong xu thế hội nhập thế giới phát triển và cạnh tranh gay gắt Riêng tronglĩnh vực y tế, từ các bộ phận hoạt động trong doanh nghiệp/sản xuất đi tiênphong trong việc áp dụng HTQLCL đã nâng cao được năng suất, chất lượngsản phẩm đồng thời đáp ứng được nhu cầu của nhân viên và nâng tầm cao về

uy tín và quảng bá cho doanh nghiệp Ngoài ra, các cơ quan hành chánh nhànước cũng đã xây dựng thực hiện HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc tế, dần dầncác cơ sở khám chữa bệnh trong toàn quốc mặc dù sản phẩm đầu ra là sứckhỏe khác hẳn với sản phẩm hàng hóa của doanh nghiệp sản xuất cũng đãthực hiện theo HTQLCL như ISO, TQM, TPM,…được vận dụng vào điềukiện cụ thể của từng địa phương, từ đó từng bước dần dần tạo được niềm tinvới đối tượng mà các đơn vị/tổ chức phục vụ là khách hàng ngày càng hàilòng hơn Bên cạnh đó, hiện nay người lãnh đạo các doanh nghiệp/đơn vị luôn

muốn cải tiến hơn trong công tác quản lý, họ đã tự tin để áp dụng những môhình quản lý mới như tác động vào ý thức con người Vì vậy, mô hình quản lý5S được đầu tiên đưa vào áp dụng tại các doanh nghiệp/đơn vị sản xuất củanước ta và hiện nay đang thực hiện thí điểm tại một số các đơn vị hành chánh

sự nghiệp cho hiệu quả đáng kể Riêng trong lĩnh vực y tế trong cả nước, đặcbiệt ở điều kiện các bệnh viện công lập chưa có nơi nào áp dụng và báo cáokết quả về quản lý 5S này Trong năm 2008, một số nơi có triển khai áp dụngthí điểm mô hình quản lý 5S bước đầu có cải tiến với điểm đạt qua bảng kiểmđánh giá trước và sau từ 40% đến 68%, như Ủy Ban Nhân Dân tỉnh VĩnhLong, Bệnh viện đa khoa Bến Tre chưa công bố kết quả

3 Vai trò và nguyên tắc áp dụng của 5S

3.1 Vai trò của 5S

Mục đích của áp dụng 5S không chỉ đơn thuần dừng lại ở việc cải thiện

về điều kiện và tác động vào môi trường làm việc của mọi người trong một tổchức mà còn làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc, tăng cường khảnăng sáng tạo trong công việc và phát huy vai trò của hoạt động nhóm

Thực hành 5S là một chương trình đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi ngườitrong tổ chức, doanh nghiệp Đây là một phương pháp hiệu quả để huy độngcon người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất, thành côngtrong thực hành sẽ giúp các tổ chức/doanh nghiệp đạt được năng suất cao hơnthông qua việc là: Xây dựng một môi trường luôn gọn sạch, ngăn nắp trongcông việc, mọi thành viên trong tổ chức tăng cường phát huy sáng kiến, nângcao ý thức kỷ luật trong cơ quan, chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn,cán bộ nhân viên tự hào về nơi làm việc, xây dựng hình ảnh của tổ chức/đơn

vị, đem lại cơ hội trong việc làm nhất là trong lĩnh vực kinh doanh, dịch vụ

3.2 Nguyên tắc áp dụng 5S trong một tổ chức [4],[5]

Nguyên tắc của thực hành 5S thì đơn giản, không đòi hỏi phải dùng cácthuật ngữ hay phương pháp phức tạp nào trong quá trình thực hiện Thànhcông trong thực hành, sẽ giúp các tổ chức/doanh nghiệp đạt được năng suấtcao hơn

Xây dựng chương trình làm sạch hàng ngày

Sơ đồ phân công thực hiện 5S

● Sạch sẽ

Duy trì nơi làm việc sạch sẽ ngăn nắp

● Thực hiện săn sóc: Tổ chức cuộc thi 5S giữa các khoa phòng và có giảithưởng Điều này sẽ có tác dụng khích lệ tinh thần và khuyến khích nhân viênthực hiện 5S

● Sẵn sàng:

+ Treo các khẩu hiệu 5S

+ Mọi người đều tự giác thực hiện 5S

+ Phê bình và nghiêm túc sự phê bình

+ Lãnh đạo phải làm gương

+ Ban hành các quy định, phương pháp để đảm bảo 5S

4 Những lợi ích và hiệu quả của việc thực hiện 5S

4.1 Lợi ích việc áp dụng 5S

Đầu tiên được Hãng xe hơi Toyota của Nhật Bản đưa vào áp dụng 5Strong công ty đã có hiệu quả đáng kể trong hoạt động kinh doanh sản xuất.Ngày nay, 5S đã được nhiều quốc gia trên thế giới, trong đó có Việt Nam họctập và vận dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau

Trong lĩnh vực y tế trên thế giới, các nước tiên tiến đã được nghiên cứu

áp dụng tại các bộ phận thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng làbệnh nhân và thân nhân và một số nước trong khu vực Châu Á đã cho hiệuquả đáng kể

Đối với một doanh nghiệp kinh doanh sản xuất, người ta có thể nhìn thấy rõkết quả khi thực hiện mô hình thực hành 5S thành công, sẽ đưa lại sự thay đổilớn về môi trường và hiệu quả làm việc Những thứ không cần thiết sẽ đượcloại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được sắp xếp ngăn nắp,gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng Các trang thiết bị

sử dụng trở nên sạch sẽ, được bảo quản, bảo dưỡng thường xuyên Thông quacác hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hòa đồng củamọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm

và ý thức hơn với công việc

Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố như: Cải tiến năng suất(Productivity), nâng cao chất lượng (Quality), giảm chi phí (Cost), giao hàngđúng hạn (Delivery), đảm bảo an toàn (Safety) và nâng cao tinh thần(Morale) Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, 5S sẽ đưa lại sự thay đổi

kỳ diệu Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, nhữngvật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện

cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảoquản

4.2 Hiệu quả của 5S

1 Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn

2 Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến

3 Mọi người trở nên có kỷ luật hơn

4 Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc

5 Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn

6 Cán bộ nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp củamình

7 Đem lại nhiều cơ hội cải tiến trong các hoạt động của đơn vị hơn

Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công chương trình thực hành 5S

Cũng như đối với việc áp dụng công cụ nâng cao năng suất chất lượng,việc áp dụng thực hành 5S đòi hỏi sự cam kết và ủng hộ của Lãnh đạo caonhất thông qua việc chỉ đạo thực hiện, tập trung nguồn lực, kinh phí và thờigian Đào tạo và hướng dẫn mọi cán bộ nhân viên trong tổ chức/đơn vị hiểu rõmục tiêu, ý nghĩa cũng như phương pháp để thực hiện

Chương 2: ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Hồ sơ sổ sách, trang thiết bị, lãnh đạo quản lý

và nhân viên của các khoa, phòng tại Trung tâm y tế huyện Kiên Hải

2 Phương pháp nghiên cứu

2.1 Loại hình nghiên cứu

Thiết kế nghiên cứu: Nghiên cứu mô tả cắt ngang có phân tích (địnhtính)

2.2 Cách chọn mẫu: chọn mẫu có chủ đích Lãnh đạo trưởng, phó các

khoa phòng và một số BS, ĐD, nhân viên của các khoa, phòng thuộc Trung tâm y tế ( nhóm lãnh đạo quản lý: 13 người, nhóm nhân viên 13 người)

2.3 Thời gian nghiên cứu

Thời gian nghiên cứu: từ tháng 03 đến tháng 9 năm 2015

2.4 Địa điểm nghiên cứu: Tại Trung tâm y tế huyện: Địa chỉ số 276,

Ấp II, xã Hòn Tre, huyện Kiên Hải, tỉnh Kiên Giang

Bao gồm: 5 phòng chức năng và 8 khoa chuyên môn của Trung tâm y

tế huyện( Phòng Tổ chức- HCQT, Phòng Tài chính- Kế toán, Phòng Điềudưỡng, Phòng truyền thông giáo dục sức khỏe, Phòng KHTH-VTTTBYT,Khoa khám bệnh-HSCC, Khoa Dược, Khoa CSSKSS, Khoa Y học Cổ truyền,Khoa Kiểm soát dịch bệnh-HIV/AIDS, Khoa Y tế Công cộng-VSATTP, KhoaNội-Nhi-Nhiễm, Khoa Cận lâm sàng)

3 Nội dung nghiên cứu:

Nhóm thực hiện nghiên cứu đề tài gồm: 5 Cán bộ của Trung tâm

* Nhóm nghiên cứu: Thực hiện đánh giá theo tiêu chuẩn (bộ câu hỏi) và báo

cáo kết quả việc thực hiện mô hình quản lý 5S ở các khoa, phòng nghiên cứu

Thực hiện đánh giá:

1 Sử dụng bảng kiểm đánh giá 5S cho các khoa, phòng

2 Sử dụng thang điểm đánh giá theo tiêu chuẩn soạn sẵn

4 Phương pháp thu thập số liệu

+ Phương pháp thu thập: Đánh giá trực tiếp qua bảng kiểm đánh giá(Bảng câu hỏi) đã soạn sẵn Phỏng vấn về mức độ hài lòng của các cán bộnhân viên ở các khoa, phòng tham gia nghiên cứu do nhóm nghiên cứu thựchiện

+ Công cụ thu thập: Bảng câu hỏi đánh giá, phỏng vấn CBNV, quan sát

sử dụng bằng hình ảnh trực quan (chụp ảnh)

+ Kiểm soát sai lệch thông tin: Tiến hành soạn bộ câu hỏi với từ ngữ dễhiểu, rõ ràng phù hợp với đặc điểm hoạt động của Trung tâm Bảng câu hỏisau khi soạn xong sẽ được thử nghiệm trên một số khoa, phòng sau đó chỉnhsửa lại cho hợp lý, rồi bắt đầu tiến hành thu thập số liệu qua kết quả đánh giácủa đánh giá viên

5 Thước đo, tiêu chuẩn đánh giá

Trong nghiên cứu thực trạng được quy định như sau: mỗi phần trongquan sát (Từ S1-S5) tương ứng 100%, và được chia theo 4 mức:

Mức 1: đạt ≤25% số điểm, xếp loại “kém”

Mức 2: đạt từ >25% đến ≤50% số điểm, xếp loại “trung bình”

Mức 3: đạt từ >50% đến ≤75% số điểm, xếp loại “khá”

Mức 4: đạt >75% số điểm, xếp loại “tốt”

6 Phân tích số liệu và xử lý số liệu

- Các nội dung trong bảng câu hỏi sẽ được kiểm tra tính phù hợp, sự

hoàn tất của bảng câu hỏi

- Sau khi thu thập thông tin, tiến hành gở băng, mã hóa và phân tích sốliệu

Chương 3: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

1 Gi i thi u chung v Trung tâm y t và Ch c năng nhi m v ớ ệ ề ế ứ ệ ụ

c a Trung tâm y t huy n: ủ ế ệ

2 Cơ cấu sơ đồ tổ chức của Trung tâm y tế:

Cơ cấu tổ chức bộ máy y tế cơ sở tại huyện Kiên Hải

3 Thông tin chung về đối tượng nghiên cứu

Bảng 1.1 Thông tin chung về đối tượng nghiên cứu

KIÊN HẢI

TRUNG TÂM Y TẾ KIÊN HẢI

Kế toán

Phòng

kế hoạch tổng hợp

Khoa

Y tế công cộng - VSAT TP

Phòng Điều dưỡng

Phòng truyền thông GDSK

Khoa

KB - HSCC

1 Phòng khám ĐKKV

Khoa

YHCT

Khoa CSSK

Sinh sản

Khoa Dược

Khoa KSDB

- HIV/A IDS

2 Trạm

Y tế

Khoa Cận lâm sàng