Kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex.doc

Kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex.

TÓM LƯỢC

Trong giai đoạn hiện nay, một doanh nghiệp phát triển khi doanh nghiệp đó có khả năng chiếm lĩnh thị trường, đáp ứng tốt nhu cầu của thị trường Để có được điều đó, doanh nghiệp phải xây dựng cho mình một hệ thống các nhà cung cấp phong phú về mặt hàng và đảm bảo về chất lượng thì mới có thể đứng vững, khẳng định vị thế trên thương trường Tuy nhiên việc quản lý, theo dõi một hệ thống lớn các nhà cung cấp không phải là điều dễ dàng Hơn nữa, việc cân đối giữa các khoản phải trả nhà cung cấp và các khoản phải thu của khách hàng là điều cần quan tâm nếu doanh nghiệp muốn đảm bảo sự cân bằng trong cán cân thanh toán Nhằm thực hiện tốt những yêu cầu này, doanh nghiệp đã sử dụng một trong những công cụ đắc lực đó là kế toán Công tác kế toán nói chung và kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp nói riêng đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp.

Xuất phát từ thực tiễn của Công ty XNK Intimex, em đã lựa chọn đề tài “Kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex” làm luận văn tốt nghiệp Luận văn đã khái quát được các vấn đề về lý thuyết và nghiên cứu thực trạng kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex Trên cơ sở đó, luận văn đã đánh giá được những thành công cũng như những hạn chế trong công tác kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp Dựa trên kết quả điều tra thực tế cùng với những dữ liệu thu thập được tại Công ty, luận văn đã đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp.

Họ và tên: Đỗ Thị Thanh NgânLớp: K41D4

Khoa: Kế toán – Kiểm toánTrường : ĐH Thương Mại

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu độc lập, không sao chép của các công trình khác đã công bố Số liệu trong luận văn tốt nghiệp là do Công ty xuất nhập khẩu Intimex cung cấp.

Nếu có xảy ra sai sót gì, em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.

Hà Nội, ngày 06 tháng 05 năm 2009Sinh viên

Đỗ Thị Thanh Ngân

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn TS Đặng Thị Hòa, bộ môn Kế toán căn bản, trường Đại học Thương Mại đã tận tình hướng dẫn và tập thể cán bộ Công ty xuất nhập khẩu Intimex, đặc biệt là các cô chú, anh chị Phòng Tài chính – Kế toán đã giúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này.

Sinh viênĐỗ Thị Thanh Ngân

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

trường hợp nhập khẩu trực tiếp

Phụ lục 2.2 Trình tự kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp trong trường hợp nhập khẩu ủy thác

Phụ lục 2.3 Hình thức kế toán Nhật ký chungPhụ lục 2.4 Hình thức kế toán Nhật ký – sổ CáiPhụ lục 2.5 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổPhụ lục 2.6 Hình thức kế toán Nhật ký chứng từPhụ lục 2.7 Hình thức kế toán trên máy vi tính

Phụ lục 3.1 Phiếu điều tra và bảng tổng hợp phiếu điều traPhụ lục 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Phụ lục 3.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toánPhụ lục 3.4 Mô hình phần mềm kế toán công ty

Phụ lục 3.5 Tình hình tài chính và hoạt động sản xuất kinh doanh

Phụ lục 3.6 Trình tự kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp trong nước, ngoài nước

Phụ lục 3.7 Hợp đồng mua bán hàng hóa xuất khẩuPhụ lục 3.8 Biên bản giao nhận hàng

Phụ lục 3.9 Hóa đơn GTGTPhụ lục 3.10 Phiếu chi

Phụ lục 3.11 Sổ chi tiết, sổ Cái, sổ Tổng hợp TK 3311_Phải trả cho người bán hàng XK

Phụ lục 4.4 Bảng dự toán tình hình thanh toán các khoản phải trả năm N

MỤC LỤCTÓM LƯỢC

TÀI LIỆU THAM KHẢO

CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU KẾ TOÁN CÁC KHOẢN

THANH TOÁN VỚI NHÀ CUNG CẤP TRONG DOANH NGHIỆP XUẤT NHẬP KHẢU

1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài:

Để đáp ứng yêu cầu quản lý của Nhà nước đối với các doanh nghiệp cũng như yêu cầu tự quản lý của chính các doanh nghiệp về vấn đề tài chính, Bộ Tài chính đã ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp Qua thời gian, cùng với sự phát triển của nền kinh tế, Bộ Tài chính đã ra tiếp các chuẩn mực kế toán Việt Nam để bổ sung và sửa đổi những bất cập trong hệ thống kế toán cũ và giúp cho việc hạch toán đáp ứng được yêu cầu quản lý trong giai đoạn hiện nay Nhưng với tốc độ phát triển nhanh chóng của nền kinh tế, việc áp dụng các chế độ, chuẩn mực kế toán vào doanh nghiệp còn nhiều hạn chế Do đó, công tác kế toán cũng cần phải thay đổi cho phù hợp, đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh Trong quản lý tài chính, một vấn đề không thể không nhắc đến đó là thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp Các khoản thanh toán này ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp nói riêng là điều cần thiết.

Trong nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp để tìm kiếm cơ hội phát triển luôn diễn ra rất khắc nghiệt Do đó, hệ thống thông tin tài chính đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp nhà quản trị có được quyết định đúng đắn, đem lại lợi ích cho doanh nghiệp Để hoàn thành tốt vai trò đó, doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp nói riêng Đặc biệt, trong giai đoạn phát triển như hiện nay, số lượng các nhà cung cấp ngày càng nhiều nên việc cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác và đầy

đủ là ưu tiên hàng đầu Tổ chức tốt công tác kế toán sẽ giúp nhà quản trị quản lý, kiểm soát tốt khả năng tài chính, nâng cao được uy tín đối với các nhà cung cấp về khả năng thanh toán của doanh nghiệp Bên cạnh đó, thanh toán trong các giao dịch kinh tế đóng một vai trò rất quan trọng và diễn ra thường xuyên Trong mọi giao dịch kinh tế thì với tâm lý chung là ai cũng muốn thu lợi nhiều nhất cho mình nên các bên đều muốn chiếm dụng vốn của phía còn lại Và thực tế, cũng không phải bất cứ ai mua hàng cũng có khả năng thanh toán ngay Do đó với một doanh nghiệp chỉ bán hàng theo phương thức thanh toán ngay thì không thể cạnh tranh được trên thị trường Nhưng nếu nợ phải thu bị thanh toán chậm thì cũng sẽ làm giảm vòng quay của vốn kinh doanh và hiệu quả kinh doanh do đó cũng sẽ bị ảnh hưởng Như vậy, công tác kế toán các khoản thanh toán tốt sẽ góp phần giải quyết các khoản nợ phải trả, nâng cao số vòng quay vốn, tạo ra hiệu quả sản xuất kinh doanh, ổn định tình hình tài chính cũng như nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp Nhờ đó, việc thanh toán sẽ được thực hiện nhanh chóng, hợp lý, tạo sự chủ động về tài chính cho doanh nghiệp Có thể nói, kế toán nói chung và kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp nói riêng đóng vai trò như một công cụ tài chính hữu ích cho các doanh nghiệp.

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài:

* Đối tượng nghiên cứu: lý luận về kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp và thực trạng kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex.

* Tuyên bố vấn đề nghiên cứu: Xuất phát từ cơ sở lý luận và cơ sở

thực tiễn của đề tài đã trình bày ở phần 1.1, em quyết định chọn đề tài “Kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex” làm luận văn tốt nghiệp.

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu:

* Lý luận: nghiên cứu, hệ thống hóa và hoàn thiện các lý luận về kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp.

* Thực tiễn tại doanh nghiệp: nghiên cứu thực trạng kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty XNK Intimex nhằm phát hiện ưu nhược điểm và nghiên cứu, đề xuất giải pháp khắc phục những tồn tại, hạn chế trong công tác kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp để giúp kế toán Công ty XNK Intimex trở thành công cụ quản lý tài chính đắc lực

1.4 Phạm vi nghiên cứu:

* Không gian: Để thuận lợi cho việc tìm hiểu và nghiên cứu tình hình thực tế về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp nói riêng, đề tài được tiến hành nghiên cứu tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex Địa chỉ: 96 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội.

* Thời gian: đề tài được nghiên cứu nhằm hiểu rõ thực trạng công tác kế toán của Công ty xuất nhập khẩu Intimex Do đó, khoảng thời gian thuận lợi cho em có thể tìm hiểu rõ về Công ty xuất nhập khẩu Intimex là khoảng thời gian em thực tập tại đây từ 16/02/2009 đến 03/05/2009,

* Số liệu: để đề tài mang tính thực tiễn và gắn liền với hoạt động hiện tại của Công ty XNK Intimex, em xin lấy số liệu quý I năm 2009 để phục vụ cho việc nghiên cứu.

1.5 Kết cấu:

Luận văn gồm 4 chương:

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Chương 2: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và thực trạng kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp tại công ty xuất nhập khẩu Intimex

Chương 4: Kết luận và các giải pháp hoàn thiện kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp tại công ty xuất nhập khẩu Intimex

CHƯƠNG 2: TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN VỚI NHÀ CUNG CẤP TRONG DOANH NGHIỆP XUẤT NHẬP KHẨU

2.1 Một số định nghĩa và khải niệm cơ bản:

Trước khi đi vào cụ thể từng khái niệm, để phục vụ cho việc nghiên cứu về kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp, em đã sử dụng các tài liệu sau:

• Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01: Chuẩn mực chung, Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 21: Trình bày báo cáo tài chính.

• Giáo trình Kế toán tài chính Chủ biên: GS.TS Ngô Thế Chi, TS Trương Thị Thủy_ Học viện tài chính NXB Tài chính năm 2008.Trước hết là khái niệm nợ phải trả Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 ( VAS 01 ), “nợ phải trả xác định nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp khi doanh nghiệp nhận về một tài sản, tham gia một cam kết hoặc phát sinh các nghĩa vụ pháp lý” Hay nói cách khác, nợ phải trả là số vốn mà doanh nghiệp đã chiếm dụng của các cá nhân, tổ chức khác và có nghĩa vụ phải chi trả Cũng theo VAS 01, “Nợ phải trả phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua như mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ nhưng chưa trả tiền, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hóa, cam kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả nhân viên, thuế phải nộp và phải trả khác”

Trong nợ phải trả thì bao gồm hai loại là nợ phải trả ngắn hạn và nợ phải trả dài hạn Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 21, “Một khoản nợ phải trả được xếp vào loại nợ ngắn hạn, khi khoản nợ này: a, Được dự kiến thanh toán trong một chu kỳ kinh doanh bình thường của doanh nghiệp hoặc; b, Được thanh toán trong vòng 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm Tất cả các khoản phải trả khác ngoài nợ phải trả ngắn hạn được xếp vào loại nợ phải trả dài hạn” Các khoản nợ ngắn hạn bao gồm các khoản

như: Vay ngắn hạn, Nợ dài hạn đến hạn trả, Phải trả cho người bán, người nhận thầu, Người mua trả tiền trước, Thuế và các khoản còn phải nộp cho Nhà nước, Người mua trả tiền trước, Lương, phụ cấp phải trả cho công nhân viên, Các khoản phải trả nội bộ, Các khoản phải trả, phải nộp khác Còn các khoản phải trả dài hạn bao gồm các khoản như: Vay dài hạn cho đầu tư phát triển, Nợ thuê mua tài sản cố định, Doanh nghiệp phát hành trái phiếu.

Khoản phải trả nhà cung cấp là một trong những nội dung của nợ phải trả Theo Giáo trình kế toán tài chính của Học viện tài chính, “khoản nợ phải trả người bán, người nhận thầu xây dựng cơ bản cung cấp lao vụ, dịch vụ là những khoản phát sinh trong quá trình thanh toán có tính chất tạm thời mà các các doanh nghiệp chưa thanh toán cho các bên do chưa đến hạn thanh toán hoặc trong thời hạn thanh toán theo hợp đồng đã ký kết” Nếu doanh nghiệp quản lý tốt các khoản phải trả nhà cung cấp thì có thể tận dụng tốt những ưu đãi mà bên bán dành cho doanh nghiệp.

Trên đây là một số khái niệm cơ bản liên quan đến kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp Các khái niệm này sẽ giúp cho chúng ta có được cái nhìn tổng quát về vấn đề nghiên cứu

2.2 Một số lý thuyết về kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu:

Kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp cần tôn trọng một số quy định sau:

- Theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, các khoản nợ phải trả nhà cung cấp vật tư, hàng hóa,dịch vụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán Khi hạch toán chi tiết cần hạch toán rõ ràng các

khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của nhà cung cấp ngoài hóa đơn mua hàng.

- Trong quan hệ mua bán, trao đổi, đặc biệt là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu thì việc phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ sẽ diễn ra thường xuyên Do đó, việc hạch toán các khoản bằng ngoại tệ cần được thực hiện theo đúng quy định, thuận tiện cho việc kiểm tra, theo dõi Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 10 (VAS10): “Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải được ghi sổ bằng Đồng Việt Nam, hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá giao dịch ( đối với bên Có tài khoản nợ phải trả ) hoặc theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán ( đối với bên Nợ tài khoản nợ phải trả ) Cuối năm tài chính các số dư nợ phải trả có gốc ngoại tệ phải đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm cuối năm tài chính”

- Kế toán phải mở đủ sổ chi tiết thanh toán cho từng nhà cung cấp Kế toán căn cứ vào số dư chi tiết bên Nợ ( hoặc bên Có) của các tài khoản phải trả để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán mà không được bù trừ số dư giữa hai bên Nợ và Có với nhau.

- Theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính, các khoản nợ phải trả ngắn hạn “cần theo dõi chi tiết số tiền đã vay, lãi vay, số tiền vay đã trả, số tiền còn phải trả theo từng đối tượng cho vay, theo từng khế ước vay” Còn các khoản nợ phải trả dài hạn, “cuối mỗi niên độ kế toán, doanh nghiệp phải tính toán và lập kế hoạch dài hạn, đồng thời xác định các khoản vay dài hạn đến hạn trả trong niên độ kế toán tiếp theo để theo dõi và có kế hoạch chi trả Phải tổ chức hạch toán chi tiết theo từng đối tượng vay và từng khế ước vay nợ” Trong trường hợp, các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ, kế toán

phải theo dõi chi tiết nguyên tệ và quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh giao dịch Cuối niên độ, số dư cần được đánh giá lại theo tỷ tỷ giá thực tế giao dịch hoặc tỷ giá bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập báo cáo tài chính

2.3 Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu của những công trình năm trước:

Kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp nói chung cũng đã có nhiều công trình được hoàn thành như:

+ Đề tài luận văn “ Hoàn thiện phương pháp kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty cổ phần vật tư nông lâm nghiệp Hà Giang trong điều kiện vận dụng Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam” của Viên Thị Thanh Hà, trường ĐH Thương Mại, năm 2007.

+ Đề tài luận văn “Hoàn thiện phương pháp kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH đầu tư thương mại và XNK Hà Nội trong điều kiện vận dụng Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam” của Nguyễn Bích Thuận, trường ĐH Thương Mại, năm 2007.

+ Đề tài luận văn “ Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại công ty cổ phần xây lắp điện Hải Phòng” của Dương Thị Mai Hương, trường ĐH Thương Mại, năm 2007.

Nhìn chung, các đề tài trên đã đề cập đến nhiều vấn đề liên quan đến hoạt động mua hàng và thanh toán tiền hàng của các doanh nghiệp Trên cơ sở lý luận về vấn đề nghiên cứu, các đề tài đã đi sâu tìm hiểu thực trạng doanh nghiệp và có những biện pháp hoàn thiện công tác kế toán một cách cụ thể, chi tiết, có tính thực tiễn cao đối với những hạn chế của mỗi doanh nghiệp Tuy nhiên, các đề tài mới chỉ tập trung chủ yếu vào nghiên cứu kế

toán nghiệp vụ mua hàng mà chưa chú trọng nhiều đến kế toán thanh toán với nhà cung cấp Trong khi đó, kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp cũng đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến cán cân thanh toán, vòng quay vốn chậm, tác động đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Do đó cần thiết phải có những đề tài nghiên cứu cụ thể hơn về vấn đề này.

2.4 Nội dung kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp:

2.4.1 Đặc điểm các nghiệp vụ thanh toán:

Thanh toán là việc chuyển dịch một lượng giá trị từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng những công cụ và phương tiện thanh toán thích hợp.

2.4.1.2 Phương thức thanh toán:

- Thanh toán bằng séc: Séc là chứng từ trả tiền vô điều kiện do chủ

tài khoản yêu cầu ngân hàng trích một khoản nhất định từ tài khoản của mình tại ngân hàng đó cho người cầm séc hay cho người được chỉ định trên tờ séc đó Séc gồm một số loại thông dụng như: séc bảo chi, séc chuyển khoản, séc định mức,

- Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi:

Uỷ nhiệm thu: Là hình thức uỷ nhiệm do chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu hộ số tiền nào đó Qua đó, bên mua không phải trả tiền ngay cho bên bán, mà bên bán sau khi giao hàng căn cứ vào hoá đơn bán hàng

lập uỷ nhiệm thu đem đến ngân hàng nơi mở tài khoản nhờ ngân hàng thu hộ tiền hàng.

Uỷ nhiệm chi: Là chứng từ do chủ tài khoản lập để uỷ nhiệm cho ngân hàng trích tài khoản của mình chi trả sang tài khoản của người được hưởng ở cùng ngân hàng hay ngân hàng khác.

- Thanh toán bằng thư tín dụng (Letter of Credit – L/C)

Thư tín dụng là chứng từ của ngân hàng bên mua gửi cho bên bán để thanh toán cho bên bán theo các điều kiện của thư tín dụng đã được hai bên thống nhất khi mở Trong phương thức thanh toán này, ngân hàng không chỉ là người trung gian thu hộ mà còn là người đại diện cho bên Nhập khẩu (bên mua) thanh toán tiền hàng cho bên Xuất khẩu (bên bán) Đảm bảo cho bên bán nhận được số tiền như hợp đồng và đảm bảo cho bên mua nhận được số lượng hàng có chất lượng như thoả thuận Các hình thức cơ bản của thư tín dụng: Thư tín dụng có thể huỷ ngang; Thư tín dụng không thể huỷ ngang; Thư tín dụng không thể huỷ ngang được xác nhận; Thư tín dụng không thể huỷ ngang, không thể truy đòi.

Ngoài những hình thức thanh toán trên, doanh nghiệp còn có thể áp dụng các hình thức sau: thanh toán bù trừ, thanh toán nhờ thu, thanh toán theo hình thức kỳ phiếu, thanh toán chuyển tiền,…Tùy loại hình kinh doanh mà doanh nghiệp có thể áp dụng những phương thức phù hợp.

2.4.1.3 Thời hạn thanh toán:

Doanh nghiệp lựa chọn cho thời điểm thanh toán sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh và theo yêu cầu từ phía nhà cung cấp Có 3 loại hình thức:

- Thanh toán trả trước: người mua đặt tiền hàng trước cho người bán

trước khi bắt đầu nghiệp vụ trao đổi Nghiệp vụ này thường diễn ra khi 2 bên đối tác mới làm ăn với nhau, chưa có sự hiểu biết lâu dài về nhau, hoặc

đối với những hợp đồng có giá trị lớn, hoặc loại hàng hoá đặc biệt yêu cầu sự chắc chắn từ phía người mua, …

- Thanh toán trả ngay: là việc người mua thanh toán tiền cho người

bán ngay khi có sự chuyển giao hàng hoá từ phía người bán sang người mua Hình thức này chỉ phù hợp với những giao dịch giá trị nhỏ.

- Thanh toán trả sau: là việc người mua thanh toán cho người bán sau

khi đã nhận đủ hàng một thời gian Đây là hình thức thanh toán mà người mua chiếm dụng vốn của người bán, vì vậy phải có kèm một số điều kiện về tín dụng khác, bên bán phải có các quy định chặt chẽ trong việc xem xét về phía đối tác để ra quyết định bán chịu và có biện pháp thu hồi nợ

2.4.2 Kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp:

2.4.2.1 Chứng từ sử dụng:

Theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, chứng từ phản ánh các khoản phải trả sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp như Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng, phiếu nhập kho…

- Hóa đơn GTGT ( 01GTKT-3LL )( do bên bán lập ): khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của những doanh nghiệp thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp khấu trừ, doanh nghiệp sẽ được người bán cung cấp Hóa đơn GTGT (liên 2_liên giao cho khách hàng)

- Hóa đơn bán hàng ( 02GTTT-3LL )( bên bán lập ): khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì doanh nghiệp sẽ được bên bán cung cấp hóa đơn bán hàng ( liên 2).

- Phiếu chi ( 02-TT ): căn cứ vào hóa đơn chứng từ mua hàng, doanh nghiệp viết phiếu chi tiền mặt thanh toán cho người bán, kế toán lập phiếu

chi thành 3 liên, liên 1: lưu tại cuốn, liên 2: giao cho khách ( người nhận hoặc người chi ), liên 3: thủ quỹ lưu.

- Giấy báo Nợ: việc thanh toán nếu được thực hiên qua ngân hàng thì doanh nghiệp sẽ nhận được giấy báo Nợ do ngân hàng cung cấp Kế toán căn cứ vào đó để ghi giảm tiền tại doanh nghiệp.

Ngoài ra, trong quá trình thanh toán với nhà cung cấp, kế toán còn sử dụng các chứng từ liên quan như: Ủy nhiệm chi, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hợp đồng vay, khế ước vay,…Các khoản giảm trừ được tính trừ vào khoản nợ phải trả người bán như chiêt khấu thanh toán, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại đều được phản ánh trên Hóa đơn GTGT, ghi rõ nội dung cụ thể trên hóa đơn.

2.4.2.2 Tài khoản sử dụng:

* Tài khoản: Theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, để hạch

toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, kế toán sử dụng tài khoản 331 “Phải trả người bán” Tài khoản này phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ.

* Kết cấu:

+ Bên Nợ: phản ánh số tiền đã trả hoặc ứng trước cho nhà cung cấp; số tiền người bán chấp nhận giảm giá hàng hóa; chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán và giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận trả lại người bán

+ Bên Có: phản ánh số tiền phải trả nhà cung cấp và điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế của số vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận

Số dư bên Có: số tiền còn phải trả nhà cung cấp.

Số dư bên Nợ (nếu có): số tiền đã ứng trước hoặc đã trả nhiều hơn số phải trả cho nhà cung cấp theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể.

Ngoài ra, kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp còn sử dụng các tài khoản liên quan như TK 111(1111,1112), 112(1121,1122), 144, 413

* Trình tự hạch toán:

Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Mua hàng nội địa:

- Mua vật tư, hàng hóa chưa trả tiền người bán về nhập kho, hoặc gửi bán thẳng không qua kho thì giá trị vật tư, hàng hóa được ghi nhận vào bên Có TK 331 tổng giá thanh toán, ghi Nợ các tài khoản liên quan ( TK 152, 153, 156, 133…).

- Mua TSCĐ chưa trả tiền cho người bán đưa vào sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, căn cứ hóa đơn người bán, biên bản giao nhận TSCĐ và các chứng từ liên quan, kế toán ghi Có TK 331 tổng giá thanh toán và ghi Nợ các tài khoản liên quan (TK 211, 213, 133) giá trị TSCĐ bao gồm cả thuế GTGT hoặc không bao gồm thuế GTGT đầu vào tùy theo phương pháp xác định thuế GTGT phải nộp.

- Khi thanh toán số tiền phải trả hoặc ứng trước tiền cho nhà cung cấp, kế toán ghi Nợ TK 331, đồng thời ghi Có các tài khoản tiền ( TK111, 112,…)

- Các khoản được tính trừ vào khoản nợ phải trả nhà cung cấp, kế toán ghi Nợ TK 331 và ghi Có TK 515_Doanh thu hoạt động tài chính nếu khoản

đó là chiết khấu thanh toán được hưởng; hoặc ghi Có TK 152,156 nếu đó là khoản giảm giá hàng bán hay hàng bán trả lại.

- Nhận bán hàng đại lý, hưởng hoa hồng, khi bán được hàng kế toán ghi Có TK331, thanh toán với bên giao đại lý sau khi đã trừ khoản hoa hồng, kế toán ghi Nợ TK 331, đồng thời sử dụng TK 003_Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược để theo dõi.

Nhập khẩu trực tiếp:

- Sau khi ký hợp đồng nhập khẩu, Công ty tiến hành mở thư tín dụng Trong trường hợp phải ký quỹ ngân hàng, kế toán ghi Nợ TK 144_Cầm cố ký quỹ, ký cược ngắn hạn và ghi Có TK tiền Chênh lệch giữa tỷ giá thực tế (TGTT) và tỷ giá xuất quỹ (TGXQ ) cho vào TK 515_Doanh thu tài chính hoặc TK 635_Chi phí tài chính Đồng thời, kế toán ghi Nợ TK 007_Ngoại tệ các loại.

- Khi hàng đã hoàn thành thủ tục hải quan được tính là hàng nhập khẩu, kế toán ghi Nợ TK151_Hàng mua đang đi đường theo TGTT, và ghi Có TK 144_ Cầm cố ký quỹ, ký cược ngắn hạn theo TGGS nếu trả tiền ngay, hoặc ghi Có TK 331_Phải trả người bán nếu mua chịu.

- Khi tính thuế nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp kế toán ghi Nợ TK 151, ghi Có TK 333_Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước ( 3332,3333,33312 ).

- Khi thanh toán tiền hàng cho chủ hàng, kế toán ghi Nợ TK 331_Phải trả cho người bán theo TGGS và ghi Có TK 144_Cầm cố ký quỹ, ký cược ngắn hạn theo TG ký quỹ, Có TK 1122 Chênh lệch tỷ giá cho vào TK 515 hoặc 635 Đồng thời, ghi Có TK 007_Ngoại tệ các loại.

Trình tự hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp có thể được khái quát bắng sơ đồ ( phụ lục 2.1 )

Nhập khẩu hàng hóa ủy thác: (Đơn vị giao ủy thác nhập khẩu)

- Khi chuyển ngoại tệ cho đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu mở thư tín dụng, kế toán ghi Nợ TK 331 theo TGTT, ghi Có TK tiền (1112,1122) theo TGXQ, chênh lệch cho vào TK515 hoặc TK635 Đồng thời ghi Có TK 007_Ngoại tệ các loại.

- Khi chuyển tiền Việt Nam đồng cho đơn vị nhân ủy thác nhập khẩu nộp hộ thuế, kế toán ghi Nợ TK 331 ( Chi tiết cho từng đơn vị nhận ủy thác ), ghi Có TK 1111,1121.

- Khi nhập kho hàng nhập khẩu do bên nhận ủy thác bàn giao lại, kế toán ghi Nợ TK151, 156 theo TGTT, ghi Có TK 331 ( Chi tiết cho từng đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu ) theo TGGS.

+ Nếu đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu nộp hộ các khoản thuế, kế toán ghi Có TK 331, đồng thời ghi Nợ TK 151, 152, 156, 133,…

+ Nếu đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu chỉ làm thủ tục kê khai thuế, đơn vị ủy thác tự nộp thuế vào NSNN thì giá trị hàng nhập khẩu được phản ánh như trường hợp đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu nộp hộ các khoản thuế vào NSNN Khi nộp các khoản thuế vào NSNN, ghi Nợ TK 331 (chi tiết cho từng đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu) và ghi Có TK 111, 112,…

- Phí ủy thác nhập khẩu và số tiền phải trả đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu các khoản chi hộ, căn cứ các chứng từ liên quan ghi Có TK 331, ghi Nợ TK151, 156, 133,… Sau đó, khi trả tiền cho đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu các khoản trên, kế toán ghi Nợ TK 331, ghi Có tài khoản tiền.

- Trường hợp đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu chuyển trả hàng uỷ thác nhập khẩu chưa nộp thuế GTGT:

+ Khi nhận hàng, căn cứ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ của đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu, kế toán phản ánh giá trị hàng nhập khẩu ủy thác theo giá đã có thuế GTGT hàng nhập khẩu, ghi Có TK 331 (Chi tiết cho

từng đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu), ghi Nợ các TK 151, 152, 156, 211 (Giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả các khoản thuế phải nộp)

+ Khi nhận hóa đơn GTGT hàng ủy thác nhập khẩu của đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu, kế toán phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ như sau: Nếu hàng hóa ủy thác nhập khẩu còn tồn kho, ghi Nợ TK 133_Thuế GTGT được khấu trừ, ghi Có TK 151, 152, 156,157 nếu hàng còn tồn trong kho, ghi Có TK 632_Giá vốn hàng bán nếu hàng đã tiêu thụ

Cuối niên độ kế toán, số dư các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập báo cáo tài chính Kế toán sử dụng TK 413_ Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131, 4132) để đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ Đồng thời, kế toán theo dõi ngoại tệ trên TK 007_Ngoại tệ các loại.

Trình tự hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp có thể được khái quát bằng sơ đồ ( phụ lục 2.2 ).

2.4.2.3 Sổ kế toán:

Theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, doanh nghiệp được áp

dụng trình tự ghi sổ kế toán theo một trong năm hình thức kế toán sau: - Hình thức kế toán Nhật ký chung.

- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái.- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.- Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ.- Hình thức kế toán trên máy vi tính.Hình thức kế toán Nhật ký chung:

Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán ) của nghiệp vụ đó Sau đó, lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: Sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký đặc biệt; Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Trình tự kế toán theo hình thức này được khái quát bằng sơ đồ ( phụ lục 2.3) Theo hình thức này, kế toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp được phản ánh vào các sổ sau:

+ Sổ tổng hợp:

• Sổ Cái TK 113: theo dõi tình hình thuế GTGT đầu vào

• Sổ Cái TK 111,112: theo dõi tình hình thanh toán

• Sổ Cái TK 331: theo dõi tình hình công nợ

+ Sổ thẻ kế toán chi tiết: sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp, sổ chi tiết công nợ, sổ theo dõi thuế GTGT đầu vào.

Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái:

Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký – Sổ Cái là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế ( theo tài khoản kế toán ) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ cái Căn cứ và sổ Nhật ký – Sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.

Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái gồm các loại sổ kế toán sau: Nhật ký – Sổ cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ được khái quát bằng sơ đồ ( phụ lục 2.4 ) Theo hình thức này, kế toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp được phản ánh vào các sổ sau:

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán sau: Chứng từ ghi sổ; Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ; Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ hình thức này được khái quát bằng sơ đồ ( phụ lục 2.5 ) Theo hình thức này, kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp được phản ánh vào các sổ sau:

+ Sổ tổng hợp: Chứng từ ghi sổ, sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ Cái TK 111, 112, 156, 331,…

+ Sổ, thẻ kế toán chi tiết: sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp, sổ chi tiết hàng hóa

Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ:

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chứng từ:

+ Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ.

+ Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế ( theo tài khoản ).

+ Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.

+ Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ừng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.

Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm các loại sổ kế toán sau: Nhật ký chứng từ; Bảng kê; Sổ Cái; Sổ, thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ theo hình thức này được thể hiện bằng sơ đồ ( phụ lục 2.6 )

+ Sổ kế toán tổng hợp:

• Nhật ký chứng từ số 5: phản ánh tình hình thanh toán với nhà cung cấp

• Nhật ký chứng từ số 1,2,4: Ghi Có TK111,112,331 phản ánh quan hệ thanh toán.

• Nhật ký chứng từ số 10: theo dõi thuế GTGT đầu vào

• Sổ Cái TK156,151,331,133,…

• Bảng kê số 8: Bảng tổng hợp xuất – nhập – tồn kho hàng hóa

• Bảng kê số 10: theo dõi tình hình hàng gửi đi bán

+ Sổ, thẻ kế toán chi tiết: sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ chi tiết công nợ, sổ theo dõi thuế GTGT đầu vào

Hình thức kế toán trên máy vi tính:

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.

Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào thì sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.

Trình tự kế toán theo hình thức này được khái quát bằng sơ đồ ( phụ lục 2.7).

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN VỚI NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX

3.1 Phương pháp hệ nghiên cứu các vấn đề:

Trước khi tìm hiểu bất kỳ một vấn đề gì, phương pháp nghiên cứu cũng là một trong những vấn đề đầu tiên cần xác định Tùy từng đề tài, tùy mục đích nghiên cứu mà sử dụng các phương pháp khác nhau Trong đề tài này, em chọn phương pháp điều tra bằng cách sử dụng phiếu điều tra và phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp.

3.1.1 Phương pháp điều tra:

Để thực hiện phương pháp điều tra, trước tiên phải xây dựng phiếu điều tra Muốn phương pháp điều tra đạt hiệu quả cao thì phiếu điều tra phải được thiết lập hợp lý, phù hợp với thực trạng Công ty Đồng thời phải xác định mục tiêu điều tra để từ đó đưa ra các câu hỏi nhằm làm nổi bật vấn đề muốn nghiên cứu Dạng câu hỏi đưa ra trong phiếu điều tra thường ở dạng câu hỏi lựa chọn để thuận tiện cho người trả lời mà vẫn đạt được mục đích của người muốn hỏi Các câu hỏi xoay quanh mục tiêu cuộc điều tra là công tác kế toán tại Công ty XNK Intimex và cụ thể hơn vào vấn đề kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp Sau khi xây dựng xong, phiếu điều tra phát cho 10 người trong Phòng Kế toán – Tài chính của Công ty vào ngày 06/04/2009 và thu hồi 100% phiếu đã phát vào ngày 09/04/2009 Các phiếu đều hợp lệ Thông tin thu thập được từ phiếu điều tra được tổng hợp phục vụ cho mục đích điều tra và được thể hiện trong bảng tổng hợp phiếu điều tra ( phụ lục 3.1)

3.1.2 Phương pháp thu thập và nghiên cứu tài liệu:

Ngoài việc sử dụng phương pháp điều tra để thu thập các thông tin một cách trực tiếp còn có thể thu thập thông tin gián tiếp bằng cách lấy số

liệu, thông tin của chính Công ty Trong thời gian thực tập tại Công ty XNK Intimex, Phòng Kế toán – Tài chính đã tạo điều kiện cho em thu thập được các số liệu, thông tin cần thiết cho mục đích nghiên cứu về công tác kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty Trên cơ sở đó, kết hợp với lý luận được đào tạo trong trường Đại học Thương Mại, tiến hành tìm hiểu, nghiên cứu thực trạng, tìm ra điểm mạnh, điểm còn hạn chế cần được khắc phục để đề xuất giải pháp cho công tác kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty.

3.1.3 Phương pháp phân tích các tài liệu thu thập:

Phương pháp phân tích được sử dụng chủ yếu trong quá trình nghiên cứu đề tài là tổng hợp thông tin, so sánh các chỉ tiêu tài chính như lợi nhuận, doanh thu, thu nhập bình quân mỗi nhân viên giữa các năm nhằm có được cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của Công ty Trong bài viết, có sử dụng các mẫu chứng từ, sổ kế toán làm ví dụ minh họa, nâng cao tính thuyết phục của bài viết.

3.2 Tình hình và nhân tố môi trường ảnh hưởng đến kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex:

3.2.1 Tổng quan về Công ty xuất nhập khẩu Intimex:

3.2.1.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh:

* Quá trình hình thành và phát triển của Công ty xuất nhập khẩu Intimex:Công ty xuất nhập khẩu Intimex ngày nay, tiền thân là Công ty xuất nhập khẩu Nội thương và Hợp tác xã được thành lập theo quyết định số 58 NT/QĐ ngày 10/08/1979 của Bộ Nội thương ( nay là Bộ Công thương ).

Quá trình hình thành và phát triển qua các giai đoạn:

Giai đoạn 1979 – 1990: Tháng 7 năm 1987, Bộ Nội thương đã có

quyết định sáp nhập Công ty Hữu nghị vào Tổng Công ty Intimex, phạm vi hoạt động của Tổng công ty lại càng được mở rộng, nhiều chức năng mới

được bổ sung: bán hàng thu ngoại tệ mạnh, chi trả kiều hối, kinh doanh nội địa, dịch vụ,…

Giai đoạn 1990 – 1998: Ngày 08/03/1993, căn cứ vào nghị định

38/HĐBT, Bộ Thương mại đã có quyết định tách Tổng công ty XNK nội thương và Hợp tác xã thành Công ty XNK Nội thương và Hợp tác xã Hà Nội và Công ty XNK nội thương và Hợp tác xã thành phố Hồ Chí Minh Ngày 20/03/1995, Bộ Thương mại ra quyết định hợp nhất Công ty thương mại dịch vụ Việt kiều và Công ty XNK Nội thương và Hợp tác xã Đồng thời chuyển Công ty XNK Nội thương và Hợp tác xã thành phố Hồ Chí Minh thành chi nhánh Ngày 08/06/1995, Công ty xuất nhập khẩu Nội thương và Hợp tác xã Hà Nội đổi tên thành Công ty XNK và dịch vụ thương mại, tên giao dịch đối ngoại là Foreign Trade Enterprise, gọi tắt tên giao dịch là Intimex.

Giai đoạn 1998 – nay: Từ năm 1999 đến năm 2003, Công ty phát triển

và tăng trưởng mạnh mẽ Hàng năm kim ngạch đều vượt từ 20 đến 25% và

được đáng giá là doanh nghiệp hàng đầu của Bộ Thương mại Ngày

01/08/2002, Công ty chính thức đổi tên thành Công ty xuất nhập khẩu Intimex, tên đối ngoại là Intimex Export Import Corporation Trụ sở chính: 96 Trần Hưng Đạo, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội.

thưởng nhằm tôn vinh những thương hiệu, sản phẩm tiêu biểu của Việt Nam trong tiến trình hội nhập.

* Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty xuất nhập khẩu Intimex:

Là một doanh nghiệp kinh doanh tổng hợp, Công ty xuất nhập khẩu Intimex được tổ chức kinh doanh trên nhiều lĩnh vực.

- Thương mại: xuất khẩu, nhập khẩu và kinh doanh nội địa

Công ty xuất nhập khẩu Intimex được xem là nhà xuất khẩu hàng đầu trong lĩnh vực xuất khẩu các mặt hàng nông sản như cà phê, hạt tiêu, cao su, gạo, lạc nhân,…Từ năm 2002, Intimex là doanh nghiệp đứng thứ nhất về xuất khẩu hạt tiêu Năm 2003, Intimex đứng thứ nhì về xuất khẩu cà phê Bên cạnh đó, các mặt hàng nhập khẩu cũng đa dạng và phong phú về cả chủng loại và hình thức Công ty thường xuyên nhập khẩu các mặt hàng tiêu dùng qua các nhà phân phối trong và ngoài nước của một số hãng nổi tiếng như: Uniliver, P&G,LG,… hoặc nhập khẩu trực tiếp từ nhiều nước trên thế giới như Trung Quốc, Thái Lan, Singapore, Nhật Bản, Hàn Quốc, Mỹ và các nước khối EU.

Không chỉ dừng ở kinh doanh xuất nhập khẩu, Công ty cũng đã xác định nội địa là thị trường có tiềm năng vô cùng to lớn Do đó, Công ty đã hoạch định một chương trình chiếm lĩnh thị trường nội địa bằng cách phát triển chuỗi siêu thị, các cửa hàng tự chọn và hệ thống bán buôn, bán lẻ Tính đến nay, Công ty đã khai trương và đưa vào sử dụng 13 siêu thị trên cả nước, doanh thu hàng năm khoảng 600 tỷ đồng.

- Dịch vụ: dịch vụ viễn thông, cho thuê văn phòng, kho bãi, chuyển khẩu, chuyển tải.

Để đẩy mạnh và phát triển mạnh hơn các hoạt động kinh doanh, Công ty xuất nhập khẩu Intimex đã và đang phát triển mạng lưới kinh doanh các dịch vụ viễn thông mà khởi đầu là sự thành lập Trung tâm dịch vụ Viễn

thông Intimex tại Hà Nội Hiện nay, trung tâm này là một trong những đại lý ủy quyền cấp một đầu tiên của Viettel mobile về thuê bao, hòa mạng điện thoại 098, 097, điện thoại cố định 178.

- Sản xuất: chế biến nông sản xuất khẩu, thủy hải sản, gia công hàng may mặc.

Thực hiện chiến lược chuyển hướng xuất khẩu nguyên liệu thô sang hàng hóa nông sản tinh chế có chất lượng và giá trị cao, Công ty đã đầu tư, xây dựng nhiều nhà máy, xí nghiệp phục vụ cho việc chế biến nguyên liệu như: Xí nghiệp Chế biến tiêu sạch Bình Dương, Kho chế biến nông sản Hưng Đông – Nghệ An, Kho tồn trữ chế biến nông sản tại ngã ba Vũng Tàu, tỉnh Đồng Nai,…Trong đó, đặc biệt là dự án đầu tư xây dựng Nhà máy Tinh bột sắn Intimex Nghệ An Nhà máy sau hai năm xây dựng đã được đưa vào sử dụng ngày 7/8/2004 Doanh thu bình quân hàng năm của Nhà máy đạt khoảng 110 tỷ đồng, lãi ròng bình quân năm 4,5 tỷ đồng Đây là Nhà máy chế biến tinh bột sắn lớn nhất Việt Nam.

Đối với ngành thủy hải sản, Công ty đã xác định đây là ngành có nhiều triển vọng, đem lại hiệu quả kinh tế cao và ổn định cho Công ty Bộ Thương mại ( nay là Bộ công thương ) đã có quyết định số 0769/2003/QĐ-BTM ngày 24/06/2003 về việc tiếp nhận Công ty Đông lạnh thủy sản xuất nhập khẩu Hoằng Trường và quyết định số 0481/2004/QĐ-BTM ngày 20/04/2004 về việc tiếp nhận Xí nghiệp nuôi tôm xuất khẩu Thanh Hóa về làm đơn vị thành viên Công ty xuất nhập khẩu Intimex.

Ngoài ra, Công ty cũng tiến hành cổ phần hóa Công trình Xí nghiệp May Intimex từ chỗ chỉ có 100 máy may với vài chục công nhân, kho xưởng chưa hoàn thiện, việc làm không đủ cho công nhân trở thành Công ty con đã đầu tư trên 300 máy may, nhà xưởng được nâng cấp khang trang, có trên 350 công nhân sản xuất.

* Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh:

Công ty xuất nhập khẩu Intimex tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng Các phòng ban chức năng chỉ tham mưu cho thủ trưởng cùng cấp trong việc hình thành các chủ trương và ra quyết định, đồng thời đôn đốc cấp dưới thực hiện các quyết định của Ban giám đốc Mọi quyết định đều do Ban giám đốc tuyên bố và chịu trách nhiệm Các đơn vị cấp dưới chỉ nhận lệnh trực tiếp từ cấp trên, còn ý kiến của các phòng ban chỉ có tính chất tư vấn và hướng dẫn về nghiệp vụ.( phụ lục 3.2 )

Mỗi phòng ban có chức năng và nhiệm vụ khác nhau, cụ thể:

- Phòng Hành chính quản trị, Phòng Tổ chức cán bộ: quản lý các loại công văn, giấy tờ, hồ sơ của cán bộ công nhân viên công ty, quản lý thủ tục hành chính văn phòng, công văn, con dấu công ty, liên hệ và phối hợp với cơ quan tổ chức lao động để giải quyết chính sách tiền lương, đào tạo cán bộ và nâng cao chất lượng nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên công ty.

- Phòng kinh tế tổng hợp: có chức năng tham mưu và hướng dẫn các nghiệp vụ công tác như: kế hoạch thống kê, đối ngoại pháp chế, kho vận và một số công việc chung của công ty Nhiệm vụ cụ thể là nghiên cứu, đề xuất các định hướng phát triển kinh doanh, tổng hợp và dự thảo kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm với các phòng XNK và tổ chức thực hiện các phương án kế hoạch của Công ty.

- Phòng Tài chính kế toán: thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách kế toán theo quy định của nhà nước Chủ động đề xuất với cấp trên về những chính sách ưu đãi, chế độ kế toán vốn, nguồn vốn, tài sản của doanh nghiệp nhằm đáp ứng, hỗ trợ cho Công ty kinh doanh hiệu quả hơn.

- Phòng kinh doanh: tổ chức hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh thương mại dịch vụ tổng hợp theo điều lệ và giấy phép kinh doanh của công ty Được phép ủy thác và nhận làm ủy thác kinh doanh

XNK đối với các tổ chức trong và ngoài nước, nhận làm đại lý tiêu thụ hàng hóa và nhận hàng ký gửi.

Ngoài ra, các đơn vị thành viên thực hiện đầy đủ chính sách hạch toán kinh tế phụ thuộc, quy chế tổ chức và hoạt động của từng đơn vị thành viên Thủ trưởng các đơn vị thành viên chịu sự chỉ đạo của Tổng giám đốc công ty, có trách nhiệm điều hành mọi hoạt động theo đúng điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty và pháp luật của nhà nước.

3.2.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán:* Tổ chức bộ máy kế toán:

Do Công ty xuất nhập khẩu Intimex hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau, có nhiều chi nhánh trên toàn quốc, để thuận tiện cho việc hạch toán, Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình phân tán Các đơn vị trực thuộc của công ty đều có bộ máy kế toán riêng, làm nhiệm vụ thu nhận, kiểm tra, xử lý các chứng từ kế toán Trên cơ sở đó, kế toán sẽ thực hiện công tác hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết đối với từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại chính đơn vị trực thuộc đó, định kỳ lập báo cáo kế toán gửi lên phòng kế toán tài chính của Công ty Phòng Kế toán tài chính tổng hợp số liệu dựa trên các báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc kết hợp với việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại chính văn phòng công ty để lập báo cáo tài chính của toàn công ty.

Hiện nay, Phòng Kế toán tài chính của Công ty gồm 14 nhân viên, trong đó có 01 Trưởng phòng, 02 Phó phòng, 10 Kế toán viên và 01 Thủ quỹ (phụ lục 3.3 ) Nhiệm vụ của mỗi nhân viên như sau:

- Trưởng phòng kế toán: phụ trách chung công tác hạch toán kế toán toàn công ty.

- Phó phòng 1: phụ trách báo cáo tổng hợp quyết toán toàn công ty, theo dõi tình hình tài chính toàn công ty.

- Phó phòng 2: phụ trách theo dõi chi phí, công nợ và tài sản cố định toàn công ty.

- Kế toán viên đảm nhận các nhiệm vụ sau: kế toán hàng hóa nhập khẩu; kế toán hàng hóa xuất khẩu; kế toán tiền mặt,công cụ, dụng cụ; kế toán tiền gửi, tiền vay bằng Việt Nam đồng; kế toán tiền gửi, tiền vay bằng ngoại tệ; kế toán thuế; kế toán tổng hợp công nợ; kế toán theo dõi hàng kinh doanh nội địa và cho thuê cửa hàng; kế toán dự án.

- Thủ quỹ: làm thủ quỹ và theo dõi tiền lượng tiền thực có tại công ty, lượng tiền thu, chi.

* Hình thức kế toán:

Công ty xuất nhập khẩu Intimex hiện đang sử dụng hệ thống kế toán máy, ứng dụng phần mềm kế toán FAST2003 với hình thức và chu trình theo hình thức Nhật ký chung.

Hàng ngày, các chứng từ gốc sau khi được kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ, kế toán phần hành sẽ nhập chứng từ vào máy tính Máy tính sẽ tự động xử lý dữ liệu, đưa những thông tin này vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp Cuối tháng, kế toán sẽ tiến hành tổng hợp trên máy tính và chương trình sẽ tự động cho ra các sổ tổng hợp, sổ chi tiết, bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo kế toán Quy trình ghi sổ có thể được khái quát bằng sơ đồ ( phụ lục 3.4)* Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex:

Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, đồng thời tuân theo Quy trình hạch toán kế toán được ban hành kèm theo Quyết định số 3518/QĐ-TKKTTC ngày 24/12/2004, dựa trên Quy chế tài chính do Hội đồng quản trị thông qua ngày 04/12/2003 Cụ thể như sau:

Niên độ kế toán: niên độ kế toán của Công ty được tính theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12.

Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán: Việt Nam đồng

- Đối với ngoại tệ: các giao dịch được ghi nhận theo tỷ giá thực tế tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Đối với số dư các tài khoản có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính cần được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân liên Ngân hàng tại thời điểm ngày 31/12.

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp khấu hao đường thẳng.

3.2.2 Đánh giá ảnh hưởng của môi trường đến kế toán:* Tình hình chung:

Trong các năm qua, Công ty xuất nhập khẩu Intimex luôn phấn đấu để trở thành một trong những doanh nghiệp Nhà nước hàng đầu của Bộ Công thương về lĩnh vực kinh doanh thương mại Trong những năm đầu đổi mới của nền kinh tế đất nước, Công ty phát triển mạnh mẽ chức năng kinh doanh XNK Qua thời gian, Công ty đã tạo dựng được uy tín lớn đối với khách hàng trong và ngoài nước và đã gặt hái được nhiều thành công Để đạt được thành quả đó, Công ty đã khai thác và tận dụng tối đa những thuận lợi do môi trường kinh doanh mang lại

Ngay từ đầu, Công ty đã xác định được mục tiêu chiến lược dài hạn và lên kế hoạch ngắn hạn cho từng giao đoạn cụ thể Với thời gian hoạt động tương đối dài, Công ty đã có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực XNK và kinh doanh nội địa Công ty đã thiết lập và duy trì được mối quan hệ thương mại với nhiều tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước Đồng thời, Công ty đã tạo được uy tín lớn với các bạn hàng Thương hiệu Intimex đã có chỗ đứng trên thị trường quốc tế cũng như thị trường nội địa.Hơn nữa, Công ty còn có đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn, được đào

tạo cơ bản, đoàn kết nhất trí xây dựng công ty ngày càng phát triển Công ty luôn được Bộ Công thương, các cơ quan ban ngành, các cấp chính quyền địa phương quan tâm chỉ đạo, theo dõi, giúp đỡ, động viên kịp thời và tạo điều kiện thuận lợi để Công ty hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ của mình.

Tuy nhiên, bên cạnh những thuận lợi, Công ty cũng găp không ít những khó khăn, thách thức Cụ thể:

Về hoạt động kinh doanh: Mặt hàng kinh doanh xuất khẩu của Công ty chủ yếu là hàng nông sản, trong đó, cà phê và hạt tiêu là hai mặt hàng chính chiếm hơn 70% tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu Việc kinh doanh nông sản nói chung và cà phê, hạt tiêu nói riêng luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro do vốn sử dụng nhiều mà hiệu quả kinh doanh thấp, giá cả bấp bênh, lên xuống thất thường,…Bên cạnh đó, hoạt động kinh doanh siêu thị cũng gặp nhiều khó khăn Vì đây là ngành có tỷ lệ lợi nhuận thấp lại sử dụng nhiều lao động và trong giai đoạn hiện nay, ngành bán lẻ của nước ta nói chung và của Công ty nói riêng đang phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt của các tập đoàn bán lẻ nước ngoài với kinh nghiệm và tiềm lực lớn hơn rất nhiều Hơn nữa, nguồn vốn kinh doanh của Công ty còn hạn chế chưa đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh Trong khi đó, Công ty lại có nhiều khoản nợ xấu chưa thu hồi được.

Về hoạt động đầu tư: Công tư tích cực đầu tư vào nhiều dự án, một số dự án đã đi vào hoạt động nhưng hiệu quả đem lại chưa cao Việc đầu tư chưa mang tính tập trung khiến cho nhiều dự án còn dở dang nên Công ty phải trích lợi nhuận kinh doanh ra để trả vốn vay, lãi vay ngân hàng và khấu hao thiết bị đầu tư nên lợi nhuận trong những năm qua còn thấp, thậm chí bị lỗ.

Về mô hình tổ chức: mô hình tổ chức hiện nay chưa phù hợp với chiến lược phát triển của Công ty và chưa tạo được sức mạnh tập trung do

quy mô, phạm vi rộng khắp, kinh doanh sản xuất đa ngành nghề Do đó, việc quản lý của lãnh đạo các đơn vị trực thuộc chưa làm hết khả năng, trách nhiệm Ngoài ra, cơ chế phân phối tiền lương, tiền thưởng và các chế độ đãi ngộ khác chưa tạo được động lực thúc đẩy tăng năng suất hiệu quả lao động.

Tóm lại, trong giai đoạn hiện nay, bên cạnh những thuận lợi cần phải tận dụng, Công ty còn phải có những biện pháp khắc phục, giải quyết khó khăn để đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty trong thời gian tới.

* Tình hình hoạt động trong thời gian gần đây:

Trải qua 29 năm hoạt động, Công ty tình hình tài chính trong 3 năm gần đây nhìn chung là tốt, có chiều hướng đi lên Về doanh thu, năm 2006 mới chỉ đạt 4.489 tỷ đồng, năm 2007 là 7.435 tỷ đồng, nhưng đến năm 2008, con số này đã là 9.437 tỷ đồng, tăng 26,93% so với năm 2007 tương ứng tăng 2002 tỷ đồng Hàng năm, Công ty thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp NSNN Năm 2007, Công ty đã nộp 289,58 tỷ đồng vào NSNN Đến năm 2008, Công ty đã nộp 344,12 tỷ đồng, tăng so với năm 2007 là 18,83%, tương ứng với 54,54 tỷ đồng Trong hai năm 2006 và 2007, Công ty bị thua lỗ khá nhiều Năm 2006, số tiền bị lỗ mới chỉ là 0,938 tỷ đồng thì sang năm 2007, con số này đã là -2,306 tỷ đồng Lợi nhuận của Công ty bị thua lỗ là do việc đầu tư quá dàn trải vào nhiều dự án cùng một lúc, dẫn đến tình trạng vốn bị dàn trải, thiếu sự tập trung khiến cho nhiều công trình bị dở dang hoặc đã có công trình được đưa vào sử dụng nhưng chưa thể ngay lập tức có hiệu quả Nhưng đến năm 2008, với sự nỗ lực không ngừng, Công ty đã đạt mức lợi nhuận là 2,135 tỷ đồng, tăng gần gấp đôi năm 2007 với tỷ lệ là 192,58% Điều này đã giúp cho thu nhập của cán bộ công nhân viên dần được cải thiện Năm 2006, thu nhập bình quân mỗi người trong một tháng là 1.430 nghìn đồng thì đến năm 2008 đã tăng lên 2.574 nghìn đồng, góp phần

nâng cao mức thu nhập cho cán bộ công nhân viên trong Công ty ( phụ lục 3.5 )

Nhìn chung, trong 3 năm gần đây, doanh thu của Công ty luôn có xu hướng tăng lên Trong 2 năm 2006, 2007 tuy lợi nhuận bị lỗ do đầu tư quá nhiều nhưng đến năm 2008 thì lợi nhuận tăng gần gấp đôi so với năm 2007 Có được kết quả này là nhờ sự phấn đấu không ngừng của toàn bộ Công ty Đời sống cán bộ công nhân viên được nâng cao.

3.3 Thực trạng kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex:

3.3.1 Đặc điểm kế toán các khoản thanh toán với nhà cung cấp :

* Đối tượng thanh toán: Công ty XNK Intimex có rất nhiều đối tác ở trong nước và trên thế giới Trên thế giới, Công ty đã có được khá nhiều bạn hàng lớn ở các nước Mỹ, khối EU, Nga, Nhật,…Mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là hàng tiêu dùng, thiết bị máy móc, nguyên vật liệu sản xuất Công ty có thể nhập khẩu theo hai hình thức chủ yếu là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu ủy thác.

* Phương thức thanh toán: Nhà cung cấp của Công ty XNK Intimex bao gồm cả nhà cung cấp trong nước và nước ngoài Như vậy, Công ty sẽ thực hiện cả thanh toán nội địa và thanh toán quốc tế Trong thanh toán nội địa thì Công ty sử dụng phương tiện thanh toán chủ yếu là tiền mặt và chuyển khoản đối với doanh nhiệp có phát sinh nghiệp vụ với số tiền nhỏ, lẻ; còn ủy nhiệm chi thuận lợi hơn với các doanh nghiệp mà Công ty mua hàng với số lượng lớn Còn đối với thanh toán quốc tế thì Công ty sử dụng phương thức thư tín dụng là chủ yếu Phương thức này tuy hơi phức tạp do thủ tục rắc rối nhưng lại đảm bảo lợi ích cho cả hai bên người bán và người mua.