Kế hoạch tổng thể tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và thương mại điện tử nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và kinh doanh

KẾ HOẠCH TỔNG THỂ TĂNG CƯỜNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ NHẰM NÂNG CAOHIỆU QUẢ TRONG QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH Sự phát triển của khoa học kỹ thuật đang làm gia tăng vi

Đề Tài:

Ban giám đốc doanh nghiệp giao nhiệm vụ cho nhóm anh/chị lập Kế hoạch tổng thể tăng cường ứng dụng Công nghệ thông tin và Thương mại điện tử nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và kinh doanh Kế hoạch lập trên cơ sở nghiên cứu ít nhất 03

giải pháp ERP của 3 hãng hàng đầu thế giới (hoặc các giải pháp đặc thù trong ngành) Từ đó đề xuất cụ thể về kinh phí, nhân sự, thời gian và các mục tiêu, chỉ tiêu.

3 Phân tích SWOT (liên quan đến CNTT, HTTT, TMĐT). 6

4 So sánh với đối thủ và phân tích môi trường kinh doanh. 9

6 Tìm hiểu các giải pháp ứng dựng CNTT. 13

7 Chiến lược ứng dụng CNTT và TMĐT đến năm 2013-2020 17

KẾ HOẠCH TỔNG THỂ TĂNG CƯỜNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ NHẰM NÂNG CAO

HIỆU QUẢ TRONG QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH

Sự phát triển của khoa học kỹ thuật đang làm gia tăng việc sử dụng công nghệtrong quy trình hoạt động của doanh nghiệp Điều này đồng nghĩa với yêu cầu về chấtlượng của sản phẩm, dịch vụ công nghệ thông tin (CNTT) cũng cần được nâng caotương xứng, các ứng dụng phải hỗ trợ đa dạng hơn, đầy đủ hơn những hoạt động thiếtyếu trong doanh nghiệp

Tuy vậy, với kho tài nguyên vô giá về khách hàng của mình, đa phần các doanhnghiệp lại chưa quan tâm tới việc làm thế nào để quản lý và khai thác hiệu quả nhất.Làm thế nào để doanh nghiệp có được cái nhìn toàn diện về các khách hàng của mình?Làm thế nào để khai thác kho dữ liệu đã có về khách hàng của mình để tìm kiếm thêmkhách hàng mới, dự báo hay đánh giá xu hướng của thị trường? Làm thế nào để đánhgiá mức độ hiệu quả của bộ phận kinh doanh ? … Rất nhiều câu hỏi bị bỏ ngỏ làm ảnhhưởng đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp

Sự kết hợp giữa CNTT cùng với bề dày kinh nghiệm quản lý trong đó đã chophép nhà quản lý tối ưu hoá quy trình hoạt động theo hệ thống quản trị tiêu chuẩn Một

hệ thống hoạt động mang tính mạng lưới, do vậy yêu cầu người phát triển hệ thốngphải có cái nhìn sâu rộng, tổng quát không những về CNTT mà còn phải có tầm nhìnchiến lược trong quản lý

1 Giới thiệu doanh nghiệp.

Tên công ty: CÔNG TY TNHH MTV VIPCO HẠ LONG.

Tên Tiếng Anh: VIPCO HALONG COMPANY LIMITED.

Tên giao dịch: VIPCO HẠ LONG

Công ty TNHH MTV VIPCO Hạ Long (trước đây là Chi nhánh Công ty Vận tảixăng dầu đường thuỷ I “VIETPETROCO”) có trụ sở tại Thành phố Hạ Long vớingành nghề cung cấp các dịch vụ hàng hải cho tàu Năm 2006, Công ty TNHH VIPCO

Hạ Long được thành lập với mô hình là một Công ty con hoạt động độc lập (trực thuộcCông ty Cổ phần vận tải xăng dầu VIPCO)

Hiện nay, VIPCO Hạ Long tập trung hoạt động ở hai lĩnh vực kinh doanh chính

là dịch vụ Cung cấp nhiên liệu trên biển (bunkering) và dịch vụ Đại lý hàng hải Tổng

số lao động có 60 người trong đó khối văn phòng có 20 người bao gồm: Giám đốc,Phó giám đốc, Phòng Kinh doanh, Phòng Đại lý Hàng hải, Phòng Tài chính Kế toán,Phòng Tổng hợp và 40 người lao động làm việc trên 05 sà lan cấp dầu

Giá trị cốt lõi

- Mẫn cán và chu đáo trong việc cung cấp các dịch vụ

- Cung ứng các dịch vụ phù hợp với luật bảo vệ môi trường của quốc tế cũngnhư trong khu vực

- Coi trọng giá trị thời gian của khách hàng khi lập kế hoạch cung cấp dịch vụcho tàu

Chìa khóa thành công

Dựa trên tiêu chí luôn nâng cao chất lượng dịch vụ và lịch sử hoạt động kinh

Ứng dụng CNTT, Hệ thống thông tin tại doanh nghiệp như sau:

- Tin học văn phòng: Các ứng dụng MS Word, Excel, Exchange, số hóa tài liệuphục vụ kinh doanh, quản lý, phục vụ lưu trữ

Chủ tịch Công ty

Chủ tịch Công ty

Phó giám đốc

Giám đốc

Ban Hội đồng quản trị

Ban Hội đồng quản trị

Phòng Đại lý Hàng hải

Phòng Đại lý Hàng hải

Phòng Tài chính

Kế toán

Phòng Tài chính

Phòng Tổng hợp

- Xử lý thông tin giao dịch với khách hàng qua email, skype, YahooMessenger.

- Khai thác dữ liệu (qua internet): đối tác, khách hàng, đối thủ, hội nghị, tạp chíchuyên ngành, các thông tin tham khảo, các tài liệu nghiên cứu, chuyênmôn,

- Quản trị: thống kê, báo cáo số liệu, quản lý nghiệp vụ kinh doanh hàng hóa,xuất nhập tồn, nghiệp vụ kế toán, tài sản cố định Công ty hiện đang sử dụngphần mềm chuyên dụng PBM - Quản trị kinh doanh kế toán ngành xăng dầu

do Trung tâm tin học Petrolimex (nay là Công ty cổ phần tin học và viễnthông Petrolimex) triển khai

- Ngoài ra còn các ứng dụng bắt buộc của cơ quan thuế, Hải Quan, Cảng vụ(thủ tục tàu biển), Biên phòng và các cơ quan quản lý nhà nước khác

b Thực trạng ứng dụng thương mại điện tử

- Hiện tại Công ty đăng quảng bá thông tin Công ty trên một số trang nhưhttp://doitac24h.com; http://diachitot.net; http://www.quangninh24h.vn;http://www.thuongmai.vn; http://quangninh.vietnamnay.com

- Công ty đã đăng ký tên miền http://vipcohalong.com.vn/;http://vipcohalong.com/ nhưng chưa xây dựng website quảng bá hình ảnhcông ty, dịch vụ, sản phẩm cũng như chưa có chiến lược áp dụng CNTTtrong triển khai TMĐT B2B, eMarketing, quản trị quan hệ khách hàng, quảntrị chuỗi cung ứng và quản trị nhân sự

- Công ty đang trong giai đoạn phát triển Thương mại thông tin (i-Commerce)

- Chưa có kế hoạch tuyển dụng người phụ trách về CNTT

3 Phân tích SWOT (liên quan đến CNTT, HTTT, TMĐT).

Phân tích SWOT là một trong 5 bước hình thành chiến lược sản xuất kinh doanhcủa một doanh nghiệp Để lập chiến lược phát triển CNTT, hệ thống thông tin, TMĐT,doanh nghiệp có đã phân tích những điểm mạnh, điểm yếu, thách thức, cũng như cơhội để từ đó xây dựng mô hình phù hợp để ứng dụng CNTT vào trong quản lý và kinhdoanh

Điểm mạnh

 Hầu hết cán bộ công nhân viên công ty

có trình độ chuyên môn khá đồng đều,

có trách nhiệm, tận tâm và đam mê

công việc Các kỹ năng có liên quan,

kinh nghiệm công tác đều được đào tạo

bài bản

 Ban lãnh đạo công ty có mối quan hệ

rộng và vững chắc với Tập đoàn xăng

dầu PETROLIMEX và các công ty đối

tác

 Có khả năng phản ứng nhạy bén nhanh

đối với công việc, thị trường

và tiếng Anh quá ít Quản lý thiếu sựđào tạo chính quy, bài bản

 Hạn chế về các mối quan hệ với kháchhàng nước ngoài

 Công ty thiếu sự định hướng, chưa cómục tiêu rõ ràng, không có chiến lượckinh doanh cụ thể trong thới kỳ khủnghoảng

 Kỹ năng nghề nghiệp của Trưởngphòng Kinh doanh chưa cao

 Tình hình tài chính đang khó khăn vìkhách hàng nợ kéo dài, hoặc mất khảnăng thanh toán (do thị ngành vận tảibiển đang đi xuống, tàu nhiều hàng ít,cước thấp )

 Không có cán bộ chuyên trách về lĩnhvực CNTT

Cơ hội

 Mấy năm gần đây CNTT là một trong

những ngành đạt được tốc độ tăng

trưởng cao nhất trong nền kinh tế Việt

Nam Trong suốt thập kỷ qua, tốc độ

tăng trưởng trung bình của ngành là 20

– 25%, trong đó lĩnh vực phần mềm

tăng trưởng 30 – 35% Trong thời kỳ

khủng hoảng hiện nay, nhu cầu về

 Thị trường vận tải đang trầm lắng, tìnhtình khó khăn còn có thể kéo dài trongmọt vài năm tới

 Sự cạnh tranh gay gắt của các công tymôi giới cùng ngành nghề, thậm chí kể

cả nhà cung cấp

 Các khách hàng trong nước chưa sẵn

thậm chí còn có thuận lợi hơn bởi

CNTT chính là một trong những giải

pháp hữu hiệu để cắt giảm chi phí,

nâng cao hiệu quả của hoạt động sản

xuất và kinh doanh

 Thông tin quảng bá trên internet được

rộng rãi Nhu cầu thanh toán các sản

phẩm, dịch vụ qua mạng ngày càng

phát triển

 Công ty đang tiếp cận các khách hàng

nước ngoài nên TMĐT cũng là một

trong những yếu tố tạo niềm tin, tạo

thuận tiện cho khách hàng trong giao

dịch và là một xu thế tất yếu trong thời

kỳ hội nhập

 Chính phủ Việt Nam đang có nhiều

chính sách khuyến khích thúc đẩy việc

 Hành lang pháp lý chưa hoàn thiện,khó thực hiện

4 So sánh với đối thủ cùng ngành và phân tích môi trường kinh doanh.

a Nhận diện và đánh giá đối thủ cạnh tranh

Công ty CP Đại lý Hàng hải Việt Nam (VOSA).

- Công ty VOSA là đại lý hàng hải lâu đời nhất (thành lập từ năm 1957) cónhiều thế mạnh trong kinh doanh đa ngành nghề với kinh nghiệm lâunăm trên thị trường vận tải và có sự hỗ trợ từ các cơ quan quản lý cấpcao trong lĩnh vực thuộc về hàng hải.Là đầu mối đại lý hàng hải đượcnhiều chủ tàu biết đến và có chi nhánh tại hầu hết các cảng biển ViệtNam

- Hệ thống máy tính không hiện đại, chỉ sử dụng email để giao dịch

- Website của công ty VOSA: http://www.vosa.com.vn

Website của VOSA mang tính giới thiệu thông tin, ít có cập nhật về tình hình thị

trường, thương vụ may chăng chỉ có một số thông tin nội bộ.

Fratelli Cosulich Bunkers (HK) Ltd

- Đây là một trong nhưng công ty môi giới lớn trong ngành cấp dầu chotàu biển Công ty này được thừa hưởng các mối quan hệ khách hàng từcông ty mẹ có trụ sở tại Ý Công ty mẹ là công ty gia đình được thànhlập cách đây 150 năm với nhiều kinh nghiệm và hoạt động đa ngànhnghề thuộc lĩnh vực vận tải

- Có chi nhánh tại Mỹ, Hông Kông, Singapore, Ấn Độ và Việt Nam

- Hệ thống CNTT nội bộ khá tốt, ứng dụng vào các hoạt động kinh doanhnhư nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng trên các chi nhánh

- Công ty không có Website riêng nhưng thường xuyên quảng bá trên cáctrang web chuyên ngành có uy tín như http://www.bunkerworld.com;http://www.bunkerindex.com; http://www.vesseltracker.com

- Website của công ty Fratelli Cosulich: http://www.cosulich.it

Công ty Xăng dầu B12 (B12).

- Công ty B12 có thế mạnh trong kinh doanh xăng dầu trên đất liền vớikinh nghiệm lâu năm trong ngành xăng dầu và là nhà cung cấp xăng dầulớn nhất của toàn miền Bắc (Công ty B12 – thành lập từ năm 1973)

- Nguồn lực dồi dào, hệ thống máy tính được trang bị và nâng cấp thườngxuyên Ứng dụng CNTT vào quản lý, kinh doanh bằng hệ thốngPETROLIMEX-ERP do công ty FPT triển khai Khả năng cạnh tranhcao do điều chỉnh được giá bán

- Website công ty B12: http://b12.petrolimex.com.vn/

Website của B12 được cập nhật thường xuyên về tình hình thị trường, thương vụ

và thông tin nội bộ.

b Phân tích môi trường kinh doanh

Tình hình vận tải biển trong ngắn hạn khó dự báo, rủi ro cao Năm 2012,các tuyến vận tải quốc tế tiếp tục gặp khó khăn bởi nhiều lý do Đó là cuộc khủnghoảng nợ châu Âu vẫn chưa có tín hiệu kết thúc, khó khăn trong việc tìm kiếmnguồn tài chính nhằm thoát khỏi nguy cơ suy thoái, thêm vào đó phải đang hứngchịu những tác động nặng nề của cuộc khủng hoảng nợ công Các nền kinh tếkhác vẫn trong tình trạng tăng trưởng chậm (đặc biệt là sự chậm lại của kinh tếTrung Quốc)…

Theo đánh giá của các chuyên gia kinh tế, năm 2013 thực sự là một nămđầy khó khăn đối với nền kinh tế toàn cầu Thị trường vận tải biển tiếp tục suyyếu, giá cước vận tải liên tục giảm trong thời gian dài Tình trạng cung vượt cầucủa thị trường thế giới dự báo vẫn còn kéo dài đến hết năm 2013

Do vậy, tình hình thị trường hiện tại ảnh hưởng rất nhiều đến doanh thu củaCông ty chưa kể sự cạnh tranh gay gắt từ các công ty có cùng lĩnh vực hoạt động

5 Phân tích kinh nghiệm, bài học từ các Công ty khác trong và ngoài nước.

Hiện tại nhu cầu ứng dụng CNTT trong hoạt động kinh doanh, phân tích, theodõi nhu cầu khách hàng, nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng là rất cần thiết

- Tập đoàn xăng dầu Việt Nam (PETROLIMEX) đã vận hành thành công hệthống Petrolimex - ERP và đã triển khai tại hầu hết các công ty thành viêntrên toàn quốc Hệ thống giúp cho ban lãnh đạo tập đoàn nắm rõ được tìnhhình hàng hóa, đánh giá nhu cầu thị trường từ đó đưa ra các quyết địnhđúng đắn, chính xác trong quản lý và kinh doanh

- Tập đoàn Adaptec cải tiến hoạt động sản xuất thông qua TMĐT Khi người

mua hàng nhập yêu cầu mua hàng, chương trình sẽ khởi động hệ thống mớicủa họ và gửi đơn hàng cho nhà cung cấp Quá trình chỉ mất vài phút so với4-6 ngày như trước đây Hàng năm tiết kiệm được khoản chi phí tồn kho đến

10 triệu đô la, đem lại cho công ty khả năng thay đổi các tiêu chuẩn kỹ thuật

dễ dàng hơn, cải thiện quan hệ kinh doanh (Tài liệu tham khảo - Quản trị hệ

6 Tìm hiểu các giải pháp ứng dựng CNTT.

Theo nghiên cứu được tiến hành trên phạm vi toàn cầu, ngoài 3 giải pháp phổbiến dành cho Công ty lớn và vừa là SAP, Oracle và Microsoft (phân khúc I), còn cócác giải pháp dành cho Công ty vừa và nhỏ (phân khúc II): Baan, Epicor, Exact, IFS,Infor, Lawson, Netsuite, Sage, Syspro và nhiều giải pháp khác

Thương hiệu ERP đang dẫn đầu trên thị trường hiện nay là SAP, tiếp đến Oracle

và Microsoft Hơn 70% Công ty đã triển khai ERP phân khúc I, trong khi 23% còn lạilựa chọn các giải pháp thuộc phân khúc II

Thời gian trung bình để triển khai một dự án ERP từ 18 đến 22 tháng Chi phítriển khai ERP phụ thuộc phần lớn vào các yếu tố: giải pháp, mức độ tùy chỉnh, quy

mô triển khai, phạm vi triển khai, mức độ phức tạp của các quy trình sản xuất kinhdoanh, và chiến lược triển khai Theo khảo sát, có sự chênh lệch đáng kể giữa SAP,Oracle (những giải pháp có chi phí lớn nhất) so với Microsoft và các giải pháp thuộcphân khúc II (chi phí nhỏ nhất) Tổng chi phí triển khai trung bình của một dự án ERP

là khoảng 8,5 triệu USD (khoảng 148 tỷ dồng); trong đó sự chênh lệch giữa SAP,Oracle và các giải pháp phân khúc II lên tới 10 triệu USD (khoảng 175 tỷ dồng) (xembảng bên dưới) Số liệu trên không bao gồm chi phí triển khai tại các tổ chức đa quốcgia với qui mô cực lớn, ước tính chi phí triển khai trung bình tại các tổ chức này lên tới

34 triệu USD (khoảng 595 tỷ đồng)

Tóm lược kết quả nghiên cứu giải pháp ERP

SAP Oracle Microsoft khúc II Phân Trung bình

a Phân tích theo giải pháp

SAP - Ngày 30/07/2008, SAP đã tuyên bố trở thành nhà cung cấp chiếm thị

phần lớn nhất (35% thị phần trên thị trường ERP) SAP có thời gian triển khaikéo dài nhất – 20 tháng so với các giải pháp khác Độ chênh lệch trong thời giantriển khai ứng với từng dự án của SAP cũng rất lớn so với tất cả các giải phápcòn lại (trừ Microsoft) Tuy nhiên, ứng với mức chi phí và thời gian triển khailớn nhất thì mức độ thỏa mãn và các lợi ích thực tế thu được của SAP thì khônggiải pháp nào bằng

Oracle eBusiness Suite (EBS) - Oracle đang chiếm giữ 28% thị phần ERP,

đứng thứ 2 sau SAP Chi phí triển khai trung bình của Oracle là 12,6 triệu USD(khoảng 220 tỷ đồng) Thời gian triển khai trung bình của Oracle là 18,6 tháng,

độ chênh lệch trong thời gian triển khai ứng với các dự án khác nhau khôngnhiều (ổn định)

Microsoft Dynamics - Theo số liệu nghiên cứu, Microsoft đang có 14% thị

phần ERP, tương đương với tổng thị phần của Baan, Epicor, IFS, Infor, Sage vàcác giải pháp thuộc phân khúc II cộng lại Sự phổ biến của Microsoft có liênquan đến chính sách giá bản quyền phần mềm phù hợp với các Công ty vừa vànhỏ Chi phí tổng sở hữu (TCO) trung bình của Microsoft là 2,6 triệu USD

Các giải pháp phân khúc II

Bản nghiên cứu bao gồm cả các giải pháp ERP thuộc phân khúc II: Baan,Epicor, Exact, IFS, Infor, Lawson, Netsuite, Sage, Syspro và các giải pháp khác.Tổng thị phần của phân khúc II là 22,7% Trong đó phân chia như sau: Infor(2.9%), Baan (2.3%), Epicor (1.7%), IFS (1.7%) and Sage (1.3%) Chi phí triểnkhai trung bình 3,46 triệu USD (khoảng 59 tỷ đồng) thấp hơn nhiều so với SAP

và Oracle nhưng cao hơn Microsoft Tuy nhiên, chi phí này có mức chênh lệchrất lớn, có thể thay đổi từ mức dưới 0,1 triệu USD cho tới 65 triệu USD, kết quảcủa việc tùy chỉnh giải pháp trong từng dự án Thời gian triển khai trung bình củaphân khúc II cũng ngắn nhất (18 tháng)

Các giải pháp ERP nội (ERP Việt Nam)

Cho đến giữa năm 2006, trên thị trường Việt nam đã xuất hiện những giảipháp ERP nội địa Xuất phát điểm là các phần mềm kế toán được phát triển vàsửa đổi nên có ưu điểm là thân thiện và dễ sử dụng Tuy nhiên chưa có được quytrình tác nghiệp chuẩn quốc tế nên khi triển khai không thừa hưởng được kinhnghiệm quản lý tiên tiến, bên cạnh đó công nghệ lập trình còn yếu nên việc tíchhợp với các hệ thống khác khi cần là rất khó khăn

Giá cả

Đây cũng là ưu điểm lớn nhất của các hệ thống ERP nội đối với thị trườngViệt nam so với các sản phẩm ngoại Do được sản xuất tại chỗ nên các nhà tưvấn triển khai ERP nội thông thường cũng là nhà sản xuất phần mềm nên doanhnghiệp chỉ phải bỏ ra chi phí chỉ cho một đối tác duy nhất cả tiền bản quyền vàtiền tư vấn triển khai và tổng 2 khoản tiền này cũng chỉ bằng một phần của chiphí mua các giải pháp ngoại