Những vấn đề vè động cơ làm việc và tạo động lực làm việc tại prudential việt nam

LỜI MỞ ĐẦUĐể tạo động lực cho người lao động chúng ta có thể làm theo nhiều cách khác nhau ví như: động viên con người dựa trên các học thuyết hệ thống thứ bậc các nhu cầu của Maslow, lý

NHỮNG VẤN ĐỀ VÈ ĐỘNG CƠ LÀM VIỆC VÀ TẠO ĐỘNG LỰC

LÀM VIỆC TẠI PRUDENTIAL VIỆT NAM

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 3

I BẢN CHẤT 2 HỌC THUYẾT CƠ BẢN VỀ TẠO ĐỘNG LỰC CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG: 3

1 Học thuyết ba nhu cầu ( McClelland) 3

2 Học thuyết kỳ vọng ( Victor Vroom) 4

II NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ ĐỘNG CƠ LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY 5

2.1 Giới thiệu về công ty Prudential Việt Nam 5

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty 5

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 6

2.1.3 Mô tả vị trí và nhiệm vụ của cá nhân tôi trong công ty 6

2.2 Động lực làm việc tại Prudentail 7

2.2.1 Những động lực thúc đẩy làm việc tại Prudential 7

2.2.2 Hạn chế trong việc thúc đẩy động lực làm việc 8

2.2.3 Giải pháp thúc đẩy động lực 8

2.3 Hoạt động theo nhóm 8

2.3.1 Các hoạt động theo nhóm tại Prudentail 8

2.3.2 Hạn chế trong hoạt động nhóm tại Prudentail 9

2.3.3 Giải pháp thúc đẩy hoạt động theo nhóm 9

2.4 Giao tiếp và truyền thông 9

2.4.1 Hoạt động giao tiếp tại Prdentail 9

2.4.2 Giải pháp 10

2.5 Lãnh đạo trong môi trường tổ chức 10

2.5.1 Ban lãnh đạo của Prudentail 10

2.5.2 Những hạn chế của ban lãnh đạo công ty 10

2.5.3 Giải pháp 11

2.6 Văn hóa tổ chức 11

2.6.1 Mối quan hệ giữa con người với con người trong doanh nghiệp .11

2.6.2 Mối quan hệ giữa con người với công việc 11

2.6.3 Mối quan hệ giữa doanh nghiệp với môi trường bên ngoài 11

2.7 Quản trị những biến đổi của tổ chức 12

2.7.1 Thách thức cho sự phát triển trong tương lai 12

2.7.2 Sự biến đổi cần thiết trong khâu tổ chức 12

KẾT LUẬN 13

DANH SÁCH TÀI LIỆU THAM KHẢO 13

LỜI MỞ ĐẦU

Để tạo động lực cho người lao động chúng ta có thể làm theo nhiều cách khác nhau ví như: động viên con người dựa trên các học thuyết hệ thống thứ bậc các nhu cầu của Maslow, lý thuyết hai yếu tố của Herzberg, thuyết cân bằng về sự thú công thúc đẩy hay bằng cách khích lệ nhân viên theo kiểu Ritz-Carlton hoặc một cách khác nữa là thuyết nhu cầu của A.Maslow với việc phát triển kỹ năng khuyến khích nhân viên.v.vv.vv

Vận dụng những kiến thức đã được học trong môn quản trị hành vi tổ chức, dưới đây tôi xin giới thiệu về công ty nơi tôi đang công tác, vị trí hiện tại của tôi và tôi xin được đưa ra đánh giá những ưu nhược điểm của công ty theo những nội dung được học

I BẢN CHẤT 2 HỌC THUYẾT CƠ BẢN VỀ TẠO ĐỘNG LỰC CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG:

1 Học thuyết ba nhu cầu ( McClelland)

Theo học thuyết này thì có 3 động cơ hay nhu cầu chủ yếu tại nơi làm việc :

- Nhu cầu về thành tích (nAch): động cơ để trội hơn, để đạt được thành

tích xét theo một loạt các tiêu chuẩn, để phấn đấu thành công Điều này có thể hiểu như có một số người cố gắng phấn đấu để có được thành tích của cá nhân chứ không phải vì phần thưởng của sự thành công đó Họ có mong muốn làm cái gì đó tốt hơn và hiệu quả hơn so với nó được làm trước đó Những người đạt thành tích cao thường khác những người khác ở chỗ họ mong muốn làm mọi thứ tốt hơn

- Nhu cầu về quyền lực (nPow): Nhu cầu làm gây ảnh hưởng tới hành

vi và cách ứng xử của người khác, mong muốn người khác làm theo ý mình Hay có thể hiểu đó chính là sự mong muốn có được tác động, có ảnh hưởng,

có khả năng kiểm soát đối với nhũng người khác

- Nhu cầu về hòa nhập (nAff): sự mong muốn có được các mối quan hệ

thân thiện và gần gũi giữa người với người Sự hòa nhập có thể xem như mong muốn được người khác yêu quý và chấp nhận

Mối quan hệ nhất quán giữ nhu cầu về quền lực, thành tích và hòa nhập là:

+ Các cá nhân có nhu cầu thành tích cao thường ưa thích những tình huống công việc có trách nhiệm cá nhân, sự phản hồi và mức độ rủi ro vừa phải

+ Một người có nhu cầu thành tích cao không tất yếu sẽ là một nhà quản lý tốt

+ Nhu cầu hòa nhập và quyền lực có xu hướng liên quan mật thiết đến thành công trong quản lý Các nhà quản lý giỏi nhất có điểm số cao về nhu cầu quyền lực và có điểm số thấp về nhu cầu hòa nhập

2 Học thuyết kỳ vọng ( Victor Vroom)

Về căn bản học thuyết này cho rằng cường độ của xu hướng hành động theo một cách nào đó sẽ đem đến một kết quả nhất định và tính hấp dẫn của kết quả đó đối với cá nhân Vì vậy lý thuyết bao gồm 3 yếu tố sau đây:

+ Tính hấp dẫn: Tầm quan trọng mà cá nhân đặt vào kết quả hay phần thưởng tiềm tang có thể đạt được trong công việc Biến số này xem xét các nhu cầu không được thỏa mãn của cá nhân

+ Mối liên hệ giữa kết quả và phần thưởng: Mức độ cá nhân tin rằng thực hiện công việc ở một mức độ cụ thể nào đó sẽ dẫn đến việc thu được một kết quả mong muốn

+ Mối liên hệ giữ nổ lực và kết quả: Khả năng một cá nhân nhận thức được rằng bỏ ra một nỗ lực nhất định sẽ đem lại một kết quả

Các bước gắn liền với lý thuyết này:

+ Người lao động nhận thấy công việc mang lại kết quả gì cho mình?

Có thể là tích cực hoặc là tiêu cực tùy theo cách nhìn nhận của họ Điều quan

trọng là các nhân họ có nhận thức gì về kết quả sắp đến, bất kể nhận thức đó

có chính xác hay không

+ Người lao động coi kết quả này hấp dẫn như thế nào? Liệu họ đánh giá tich cực hay tiêu cực?

+ Người lao động phải thể hiện loại hành vi nào để đạt được kết quả?

II NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ ĐỘNG CƠ LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY

2.1 Giới thiệu về công ty Prudential Việt Nam

Công ty Prudentail Việt Nam là một công ty 100% vốn nước ngoài do tập đoàn tài chính –BHNT Prudentail Anh Quốc đầu tư, hoạt động dưới sự quản lý trực tiếp của Prudentail Châu á Prudentail có mặt tại thị trường Việt Nam năm 1995 thông qua việc mở văn phòng đại diện tại Hà Nội Sau nhiều năm nghiên cứu tiềm năng của thị trường việt Nam, Prudentail Anh Quốc quyết định đầu tư 15 triệu USD kinh doanh BHNT tại Việt Nam Tháng 10/1999, Bộ Kế hoạch và đầu tưu cấp giấy phép đầu tư cho thành lập công ty TNHH BHNT Prudentail Việt Nam (sau đây gọi là công ty Prudentail)

Công ty đã liên tục tăng vốn đầu tư để tăng sức mạnh kinh doanh, thực hiện mục tiêu dẫn đầu thị trường Từ con số 15 triệu USD đầu tư ban đầu, công ty đã tăng vốn điều lệ 40 triệu USD năm 2011, năm 2012 tiếp tục tăng lên 61 triệu USD Và hiện nay tới 75 triệu USD

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

Công ty Prudentail được thành lập với chức năng và nhiệm vụ sau:

 Cung cấp các sản phẩm về bảo hiểm nhân thọ

 Cung cấp các sản phẩm của công ty tài chính về cho vay, huy động tiền

 Mở rộng các lĩnh vực kinh doanh khác

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức của công ty

2.1.3 Mô tả vị trí và nhiệm vụ của cá nhân tôi trong công ty

Hiện tai tôi đang công tác tại vị trí nhân viên phòng dịch vụ khách hàng Nhiệm vụ chính của tôi là:

- Thực hiện công tác thống kê báo cáo việc thực hiện chăm sóc khách hàng của công ty

- Nhận phản hồi và giải quyết khiếu nại từ phía khách hàng

- Đóng góp và xây dựng kế hoạch tìm kiếm và phát triển khách hàng

Tổng Giám Đốc

Văn phòng TGĐ

Phó TGĐ kinh

doanh BH

Phó TGĐ đối ngoại Phó TGĐ giao dịch CNTT Phó TGĐ pháp chế đại lý

Phó TGĐ tài chính

Phó TGĐ nhân sự

Phó TGĐ KD

Miền Bắc

GĐ KD miền

Trung và Nam

GĐ KD

Mê Kong

T.P phát triển

sản phẩm

T.P cao cấp

kênh ngân hàng

hàng

hàn

Phó GĐ hỗ trợ

đại lý

GĐ thông tin

KD

T.P cao cấp

huyến luyện ĐL

T.P quan hệ báo chí

GĐ thương hiệu

và truyền thông

T.P cao cấp miền Bắc

T.P cao cấp miền Trung

GĐ hành chính

và đối ngoại

Phó GĐ công nghệ thông tin

Phó GĐ thẩm định

GĐ giao dịch bảo hiểm

T.P hệ thống

dữ liệu

T.P giao dịch khách hàng

Chuyên viên pháp luật

T.P pháp chế miền Nam

T.P pháp chế miền Bắc

GĐ báo cáo tài chính

GĐ tính phí bảo hiểm

Phó TGĐ kế toán tài chính

T.P lương bổng

và đãi ngộ T.P tuyển dụng

T.P đào tạo và phát triển

T.P quan hệ nhân viên

T.P nhân sự miền Bắc

T.P dịch vụ văn phòng

- Thực hiện các nhiệm vụ được giao của cấp trên

2.2 Động lực làm việc tại Prudentail

2.2.1 Những động lực thúc đẩy làm việc tại Prudential

Mặc dù là ngành tư vấn, nhưng yếu tố con người luôn được công ty coi trọng và đưa lên hàng đầu Nhằm xây dựng một chất lượng dịch vụ hoàn hảo, công ty dành trọng tâm vào đào tạo lực lượng nhân viên và hệ thống đại lý theo hướng chuyên nghiệp Để làm được những điều này ban lãnh đạo công ty

đã có những chính sách để để tạo động lực cho công viên và người lao động trong công ty Prudentail phấn đấu, hoàn tành nhiệm vụ được giao Các chính sách đó cụ thể như sau:

- Công ty luôn động viên và khen thưởng đối với những phòng ban và

cá nhân có thành tích xuất sắc trong công việc Đồng thời cũng có những hình phạt đối với những phòng ban hay cá nhân không làm tốt

- Thể hiện sự quan tâm đối với hoàn cảnh đời sống của công nhân viên như trợ cấp cho những gia đình có hoàn cảnh khó khăn, có chính sách khen thưởng đối với con em nhân viên trong công ty

- Thường xuyên tổ chức các cuộc thi đánh giá lại nghiệp vụ cũng như chuyên môn của nhân viên

- Hàng tháng công ty có những buổi đánh giá chéo đối với các nhân viên trong công ty

- Xây dựng quy trình đánh giá mức độ hoàn thành công việc

- Có một chế đọ tiền lương rõ ràng hưởng theo năng suất lao động của từng người để từ đó khuyến khích nhân viên đóng góp những ý kiến cũng như tăng năng suất lao động

- Áp các chỉ tiêu doanh số đối với nhân viên

- Tổ chức các buổi hội thảo giữa nhân viên, các phòng ban và ban lãnh đạo với nhau để đưa ra những đóng góp cũng như chia sẻ kinh nghiêm tromg công việc

- Hàng quý, năm có các buổi đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên

- Thường xuyên có các hoạt động văn hóa văn nghệ, thể thao, du lịch v v

2.2.2 Hạn chế trong việc thúc đẩy động lực làm việc

- Mặc dù công ty đã có những chính sách khen thưởng cũng nhưng mức lương cao cho những người làm việc tốt nhưng việc áp chỉ tiêu doanh số đối với từng phòng ban cũng như đối với từng cá nhân điều nay sẽ gây ra áp lực công việc lớn và như thế dễ dẫn đến mệt mỏi

- Do là công ty lớn lại đặc biệt hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ nên công ty đã gắn camera để theo dõi làm cho nhân viên không được thoải mái cũng như làm việc theo kiểu đối phó chứ phỏng phải nhiệt tình với công việc tực thụ

- Các cuộc đánh giá về chất lượng nhân viên trong công ty khá nhiều ddieieuf này có thể lý dải là do công ty 100% vốn nước ngoài nên nó thgeo

mô hình tổ chức của các nước phát triển nhưng ở nước ta thì các công việc này đang còn có mới mẻ và chưa quen

2.2.3 Giải pháp thúc đẩy động lực.

- Công ty chỉ nên xem việc lắp camera như một việc tham khảo chứ không nên dùng việc đó để giám sát nhân viên

- Các cán bộ quản lý trực tiếp các phòng ban nên theo dõi quá trình làm việc của nhân viên trong bộ phận mình xem có khó khăn gì hay không để tìm cách tháo gỡ cũng như đưa ra những phương án kịp thời hỗ trợ

- Giảm bớt các cuộc đánh giá lại để cho nhân viên cảm thấy bớt ngột ngạt với công việc

2.3 Hoạt động theo nhóm.

2.3.1 Các hoạt động theo nhóm tại Prudentail

Hình thức làm việc theo nhóm (team work) là một hình thức được triển khai khá là mạnh mẽ đặc biệt là trong phòng kinh doanh hay phòng dịch vụ khách hàng Ngoài ra còn có các nhóm được thành lập theo từng mục đích của công ty hay từng sựu kiện diễn ra ví dụ như: nhóm văn nghệ, nhóm nhữn người độc thân, đội từ thiện, đội bóng đá hay đội cỗ vũ v.v.v

2.3.2 Hạn chế trong hoạt động nhóm tại Prudentail

Do số lượng nhân viên lớn nên việc thành lập các nhóm văn nghệ hay nhóm cỗ vũ, từ thiện thường chỉ là những con người nổi trội có những tài văn nghệ tham gia, chủ yếu chỉ là những người trẻ tuổi tham gia Mọi người trong công ty chưa thực sự hưởng ứng hết

2.3.3 Giải pháp thúc đẩy hoạt động theo nhóm

- Các phòng ban nên tạo những mối quan hệ quan tâm lẫn nhau để hiểu nhau hơn và cũng có thể trao đổi công việc cũng như kinh nghiệm

- Trong các buổi hội thảo của công ty nên tăng các trò chơi mang tính đồng đội để mọi người năng cao tinh thần xây dựng nhóm

- Tạo các sự kiện văn hóa thể thao tạo điều kiện cho nhân viên có thể hiểu nhau hơn

2.4 Giao tiếp và truyền thông.

2.4.1 Hoạt động giao tiếp tại Prdentail.

a.Giao tiếp nội bộ

- Hình thức giao tiêp phổ biến giữa nhân viên với nhân viên trong công

ty là: bằng miệng, điện thoại, đôi khi bằng mail, mạng nội bộ…

- Giữa lãnh đạo với nhân viên bằng chủ yếu là văn bản, công văn, thông báo

b.Giao tiếp với khách hàng và đối tác

Do hoạt động của công ty bên lĩnh vực tư vấn nên hình thức giao tiếp

sử dụng với khách hàng thông thường là qua điện thoại và gặp gỡ trực tiếp để trao đổi và tư vân một hình thức bổ trợ nữa là như sử dụng mail Đây là một lĩnh vực kinh doanh nhạy cảm nên việc giao tiếp với khách hàng vô cùng quan trọng vì vậy công ty đã có những khóa đào tạo về kỹ năng giao tiếp cho nhân viên một cách bài bản và chuyên nghiệp

Đối với đối tác của công ty chủ yếu là gặp mặt tao đổi hoặc bằng văn bản, điện thoại

2.4.2 Giải pháp

- Do mỗi người trong công ty làm ở phòng ban nào cũng chỉ biết ở đó không có cơ hôi gặp gỡ với những người ở phòng ban khách nên để ăng sự

gặp gỡ của nhân viên công ty có thể thiết kế một nơi dành riêng cho nhân viên ngồi uống cà phê, nghỉ ngơi sau giờ ăn cơm trưa

- Ban lãnh đạo nên tham gia các hoạt động tập thể đặc biệt là các hoạt động ngoài trời để có thể hiểu hơn về nhân viên của mình cũng như rút bớt khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên

- Tạo một trang Facbook của nhân viên công ty mà ở đó các nhân viên trong công ty ai cũng có thể tham gia trò chuyện với nhau sau mỗ giời làm cũng như có những bức ảnh hoạt động tập thể để tăng sự gần gũi

2.5 Lãnh đạo trong môi trường tổ chức

2.5.1 Ban lãnh đạo của Prudentail

- Ban lãnh đạo công ty là những người có trình độ cao, đặc biệt đây là công ty có vốn đầu tư 100% nước ngoài, trước khi thâm nhập vào thị trường Việt Nam công ty cũng đã có 4 năm tìm hiểu về văn hóa cũng như thị trường

- Ban lãnh đạo có kinh nghiệm quản lý, một số lớn được đi đào đạo ở nước ngoài về

- Ban lãnh đạo thường xuyên cập nhập thông tin và đưa ra những chính sách đúng phù hợp với sự phát triển của thị trường

- Luôn đảm bảo tuân thủ những chính sách của nhà nước Việt Nam về bảo vệ người lao động

2.5.2 Những hạn chế của ban lãnh đạo công ty

- Ban lãnh đạo vẫn còn thiếu sự giao tiếp cũng như qua tâm tới đời sống cacs nhân của công nhân viên trong công ty

- Vẫn mang tính chất chỉ đaọ thiếu sự hố trợ, định hướng và hướng dẫn

2.5.3 Giải pháp

- Ban lãnh đạo thường xuyên tham gia các hoạt động đoàn thể cũng như thể thao, văn nghệ để gần gủi hơn với nhân viên

- Thường xuyên lên thăm các diễn đàn hay mạng nội bộ của công ty để biết thêm tình hình

- Tạo một hòm thư đóng góp ý kiến của nhân viên Để ở đó nhân viên

có thể nói lên tâm tư nguyện vọng của mình hay là những phản ảnh về những việc làm chưa tốt của các lãnh đạo phòng ban

- Đưa ra các cuộc đánh giá của nhân viên trong phòng đối với ban lãnh đạo từng phòng từng bộ phận

- Các lãnh đạo trực tiếp của từng bộ phận nên theo sát công việc giao cho nhân viên của mình để kịp thời hỗ trợ khi gặp vướng mắc khó khăn

2.6 Văn hóa tổ chức

2.6.1 Mối quan hệ giữa con người với con người trong doanh nghiệp

- Nhân viên trong công ty ăn mặc lịch sự phù hợp với công việc

- Mọi người trong công ty luôn đoàn kết và giúp đỡ nhau trong công việc Tạo nên mối găn kết chặt chẽ

- Ngôn ngữ, hành vi ,cử chỉ của cán bộ công nhân viên với nhau cũng như với lãnh đạo thì đúng mực, lịch sự, có văn hóa tạo nên một nét văn hóa giao tiếp trong công ty

2.6.2 Mối quan hệ giữa con người với công việc.

- Các nhân viên có tình thần trách nhiệm với công việc, luôn cố gắng hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao

- Nhân viên làm việc một cách chuyên nghiệp, sắp xếp thời công việc

có khoa học

2.6.3 Mối quan hệ giữa doanh nghiệp với môi trường bên ngoài

- Việc lắng nghe và đưa ra những giải pháp tốt nhất cho khách hàng luôn được đặt lên hàng đâu Đây cũng chính là Slogan của công “ luôn luôn lắng nghe, luôn luôn thấu hiểu” cam kết mang lại cho khách hàng sự hài long

- Có thái độ đúng mực với khách hàng, ăn mặc lịch sự và dùng thẻ nhân viên của công ty theo quy định

2.7 Quản trị những biến đổi của tổ chức

2.7.1 Thách thức cho sự phát triển trong tương lai

Công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực bảo hiểm và tài chính, đây là những lĩnh vực có mức độ cạnh tranh gay gắt cộng với sự biến đổi không