Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi: Ngân hàng xây dựng, ban hành quy trình nội bộ thực hiện thanh toán ủy nhiệm chi, đảm bảo xử lý nhanh chóng, chính xác, an toàn và đầy đủ các bước sau:
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA NGÂN HÀNG
TIỂU LUẬN NHÓM
Mô tả nghiệp vụ thanh toán bằng Uỷ nhiệm
chi của ngân hàng Vietcombank
Nhóm : VUI VUI
Lớp : D09
Giảng viên : Ths Nguyễn Thị Minh Châu
Trang 2DANH SÁCH NHÓM
Trang 3Mục lục
I Cơ sở lí thuyết 3
1 Mô tả nghiệp vụ Ủy nhiệm chi 3
2 Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi: 3
II Thực tiễn 5
1 Quy trình thực hiện Ủy nhiệm chi 5
2 Cách viết ủy nhiệm chi: 6
3 Một số biểu mẫu ủy nhiệm chi 8
4 Ưu và nhược điểm của việc Ủy nhiệm chi: 9
4.1 Ưu điểm : 9
4.2.Nhược điểm 10
Trang 4I Cơ sở lí thuyết.
1 Mô tả nghiệp vụ Ủy nhiệm chi.
Trường hợp công ty ứng trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp, khi đó sẽ phát sinh các hoạt động sau:
Căn cứ vào hợp đồng mua hàng, trên đó yêu cầu công ty chuyển trả trước một phần tiền mua hàng cho nhà cung cấp, nhân viên mua hàng sẽ yêu cầu chi tiền
Kế toán thanh toán lập Ủy nhiệm chi, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
Ngân hàng căn cứ vào Ủy nhiệm chi của công ty sẽ chuyển tiền vào tài khoản của nhà cung cấp, đồng thời lập giấy báo Nợ
Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng, kế toán thanh toán sẽ hạch toán, đồng thời ghi sổ tiền gửi ngân hàng
2 Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi:
Ngân hàng xây dựng, ban hành quy trình nội bộ thực hiện thanh toán ủy nhiệm chi, đảm bảo xử lý nhanh chóng, chính xác, an toàn và đầy đủ các bước sau: Bước 1: Lập, giao nhận ủy nhiệm chi:
Bên trả tiền lập ủy nhiệm chi gửi đến ngân hàng phục vụ mình (nơi mở tài khoản thanh toán) để trích tài khoản trả cho bên thụ hưởng Ngân hàng hướng dẫn khách hàng lập, phương thức giao nhận ủy nhiệm chi tại đơn vị mình, đảm bảo phù hợp với quy định tại Thông tư này và các quy định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước
Bước 2: Kiểm soát ủy nhiệm chi:
Khi nhận được ủy nhiệm chi, ngân hàng phải kiểm soát chặt chẽ đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, cụ thể:
Đối với chứng từ giấy: Chứng từ phải được kiểm soát đầy đủ, chặt chẽ theo quy định của Ngân hàng Nhà nước về chế độ chứng từ kế toán ngân hàng, trong đó:
+Chứng từ phải lập đúng mẫu, đủ số liên để hạch toán và lưu trữ
+ Chứng từ phải ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác các yếu tố, khớp đúng nội dung giữa các liên, có đủ chữ ký và dấu (nếu có) của khách hàng và ngân hàng trên tất cả các liên
+ Chữ ký và dấu (nếu có) của khách hàng trên chứng từ phải khớp đúng với mẫu đã đăng ký tại ngân hàng nơi mở tài khoản
Đối với chứng từ điện tử: Ngân hàng phải kiểm soát nội dung chứng từ, thông tin kỹ thuật (chữ ký điện tử, tính hợp lệ của bên khởi tạo dữ liệu, loại,
Trang 5khuôn dạng dữ liệu, mã chứng từ, ) theo đúng quy định về chứng từ điện tử
Ngân hàng phải kiểm tra số dư trên tài khoản thanh toán và khả năng thanh toán của bên trả tiền
Nếu ủy nhiệm chi không hợp pháp, hợp lệ hoặc không được đảm bảo khả năng thanh toán thì ngân hàng báo cho bên trả tiền để chỉnh sửa, bổ sung hoặc trả lại cho bên trả tiền
Bước 3: Xử lý chứng từ và hạch toán:
- Tại ngân hàng phục vụ bên trả tiền: sau khi kiểm soát, nếu ủy nhiệm chi hợp pháp, hợp lệ và được đảm bảo khả năng thanh toán thì xử lý:
Nếu bên thụ hưởng và bên trả tiền có tài khoản thanh toán cùng ngân hàng thì chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận ủy nhiệm chi của khách hàng (trừ trường hợp có thỏa thuận khác), ngân hàng hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên trả tiền, bên thụ hưởng và báo Nợ cho bên trả tiền, báo Có cho bên thụ hưởng
Nếu bên thụ hưởng không có tài khoản thanh toán tại ngân hàng phục vụ bên trả tiền, chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận ủy nhiệm chi của khách hàng (trừ trường hợp có thỏa thuận khác), ngân hàng hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên trả tiền, báo Nợ cho bên trả tiền và lập lệnh chuyển tiền gửi cho ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng theo hệ thống thanh toán thích hợp
- Tại ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng: sau khi nhận được lệnh chuyển tiền do ngân hàng phục vụ bên trả tiền chuyển đến, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng tiến hành kiểm soát chứng từ và xử lý:
Nếu lệnh chuyển tiền hợp pháp, hợp lệ, chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể
từ thời điểm nhận được lệnh chuyển tiền, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng phải hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên thụ hưởng và báo Có cho bên thụ hưởng
Nếu lệnh chuyển tiền có sai sót, chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được lệnh chuyển tiền, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng gửi yêu cầu tra soát hoặc hoàn trả lệnh chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền Khi nhận được trả lời tra soát, trong thời gian tối đa 01 ngày làm việc, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng thực hiện lệnh chuyển tiền hoặc hoàn trả lệnh chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền
Nếu tài khoản bên thụ hưởng đã đóng, chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể
từ thời điểm nhận được lệnh chuyển tiền, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng hoàn trả lệnh chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền
Trang 6- Trường hợp bên thụ hưởng không có tài khoản thanh toán tại ngân hàng:
Khi nhận được lệnh chuyển tiền, chậm nhất trong 01 ngày làm việc, ngân hàng kiểm soát chứng từ, hạch toán vào tài khoản thích hợp và thông báo cho bên thụ hưởng
- Trường hợp bên thụ hưởng nhận tiền mặt xử lý như sau:
Nếu bên thụ hưởng là cá nhân, khi đến nhận tiền khách hàng phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn thời hạn sử dụng hoặc giấy tờ thay thế hợp pháp khác (sau đây gọi chung là giấy tờ tùy thân) Trong trường hợp người nhận là người được ủy quyền thì xuất trình thêm văn bản ủy quyền phù hợp với quy định của pháp luật Nếu bên thụ hưởng là tổ chức thì người đại diện cho tổ chức đến nhận tiền ngoài việc xuất trình giấy tờ tùy thân, còn phải xuất trình giấy tờ chứng minh tư cách đại diện hợp pháp cho
tổ chức đó
Tối đa 15 ngày kể từ ngày nhận lệnh chuyển tiền đến nếu bên thụ hưởng đã được ngân hàng thông báo nhưng không đến nhận tiền hoặc ngân hàng không liên hệ được với bên thụ hưởng, ngân hàng phải lập lệnh chuyển trả lại tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền
Bước 4:
Ngân hàng thực hiện báo Nợ, báo Có đầy đủ, kịp thời cho khách hàng theo phương thức
Thời điểm báo Nợ, báo Có đã được thỏa thuận giữa ngân hàng và khách hàng phù hợp với quy định của pháp luật
II Thực tiễn
1 Quy trình thực hiện Ủy nhiệm chi.
Ủy nhiệm chi được điền đầy đủ thông tin
Bên ghi nợ là chủ tài khoản: ghi rõ số tài khoản và số tiền chuyển
Bên ghi có là thông tin người thụ hưởng: số tài khoản+ họ tên+ ngân hàng (chi nhánh cụ thể )
Điền form xong+ Giấy CMND đưa cho giao dịch viên
Kiểm tra thông tin trên form mẫu điền chính xác, kiểm tra CMND còn hạn
sử dụng hay không, chữ kí chủ tài khoản đúng không
Số tiền trong tài khoản đủ để thực hiện giao dịch không
Trang 7 Khi tất cả đều trên thỏa mãn giao dịch viên thực hiện bút toán ủy nhiệm chi trên hệ thống
Nếu số tiền dưới 1 tỷ thì kiểm soát viên duyệt lệnh xong
Trả lại CMND cho khách hàng và một liên phụ của tờ ủy nhiệm chi để khách hàng lưu giữ
Hoàn thành giao dịch
2 Cách viết ủy nhiệm chi:
a) Phần kế toán doanh nghiệp ghi:
Ngày, tháng, năm: Ghi đúng ngày giao dịch
Đơn vị trả tiền: Tên đơn vị là công ty cần chuyển tiền cho nhà cung cấp
Số tài khoản: Ghi đúng số tài khoản công ty chuyển tiền
Tại ngân hàng: Ghi ngân hàng thực hiện giao dịch nơi công ty có tài khoản
Trang 8 Đơn vị thụ hưởng: Tên công ty được nhận tiền thanh toán.
CMT/ Hộ chiếu… Ngày cấp… Nơi cấp… Điện thoại: Bỏ trống
Số tài khoản: Kiểm tra thông tin tài khoản và số tài khoản của công ty cần chuyển tiền
Tại ngân hàng: Đối tác sẽ cung cấp tên ngân hàng, nơi mà doanh nghiệp đối tác có tài khoản
Số tiền bằng số: Ghi đúng số tiền Việt Nam đồng Ví dụ như: 2.000.000đ
Số tiền bằng chữ: ghi đúng số tiền đã ghi ở trên thành chữ Viết hoa chữ cái đầu tiên và kết thúc bằng ký tự / Ví dụ như: Hai triệu đồng./
Nội dung: Ghi rõ nội dung thanh toán
Ví dụ: Thanh toán tiền mua hàng
Đơn vị trả tiền
Chủ tài khoản: Giám đốc ký và đóng dấu tròn Đóng 2/3 chữ ký vào trong phần dấu, 1/3 đóng ngoài dấu
Đóng thêm dấu chức danh của giám đốc ở dưới
Phần dành cho ngân hàng ghi:
Số bút toán: Ghi số thứ tự bút toán
Trang 9 Loại tiền: VNĐ
Tài khoản ghi nợ
Tài khoản ghi có
Kế toán giao dịch ký và đóng dấu
3 Một số biểu mẫu ủy nhiệm chi
*) Mẫu lệnh chuyển tiền đi nước ngoài:
Trang 10*) Mẫu chuyển tiền trong nước:
4 Ưu và nhược điểm của việc Ủy nhiệm chi:
4.1 Ưu điểm :
Lệnh chi có thể dùng để thanh toán, chuyển khoản giữa hai khách hàng mở tài khoản bởi một tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán hoặc hai khách hàng
mở tài khoản tại hai tổ chức cung ứng dịch vụ khác nhau
Trường hợp dùng lệnh chi để thanh toán tiền hàng hóa dịch vụ, thì thực hiện lệnh chi, số tiền của lệnh chi được chuyển thẳng vào tài khoản thanh toán của người hưởng thụ
Trường hợp dùng trực tiếp lệnh chi để chuyển tiền đứng tên người thụ hưởng thì chuyển trả vào tài khoản thanh toán của người thụ hưởng, việc này vừa tiết kiệm thời gian và tiền bạc và đồng thời cũng nhanh chóng, gọn lẹ cho việc thanh toán
Giảm chi phí in ấn, kiểm đếm, vận chuyển bằng tiền mặt
Ngân hàng sẽ huy động nhiều vốn đầu tư cho kinh tế
Trang 11 Hình thức thanh toán này khá nhanh chóng, ít phụ thuộc hơn vào máy móc thiết bị do đó cũng hạn chế được những rủi ro do hỏng hóc, sự cố của máy móc, thiết bị như trong thanh toán bằng thẻ ngân hàng
Độ an toàn thanh toán cao hơn với thanh toán bằng tiền mặt
Giống với hình thức thanh toán bằng séc, với hình thức thanh toán này, người thụ hưởng không cần có tài khoản tại ngân hàng như hình thức thanh toán bằng thẻ ngân hàng Người thụ hưởng có thể đến trực tiếp ngân hàng, kho bạc nhà nước để được thanh toán
So với thanh toán bằng séc, do ít chủ thể tham gia vào quan hệ thanh toán hơn nên hình thức thanh toán này đơn giản hơn Bên trả tiền chỉ cần lập giấy
ủy nhiệm chi theo quy định của ngân hàng và nộp vào ngân hàng, kho bạc nhà nước phục vụ mình Ngân hàng, kho bạc nhà nước sẽ trích tài khoản trả cho bên thụ hưởng
Việc thanh toán qua ngân hàng thì sẽ minh bạch thu-chi của các doanh nghiệp nên hạn chế được việc trốn lậu thuế, dễ kiểm soát được tình trạng tham nhũng của các công chức nhà nước
Kiểm soát được tình trạng rửa tiền của các tổ chức tội phạm
4.2.Nhược điểm
Chủ tài khoản có thể sử dụng ủy nhiệm chi chuyển tiền bằng cách đề nghị tổ chức phục vụ dịch vụ thanh toán phục vụ mình phát hành séc chuyển tiền cầm tay nhưng trường hợp này chỉ dùng chuyển tiền giữa hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán cùng hệ thống
Người bán bị chiếm dụng vốn
Khả năng kiểm soát của ngân hàng là không cao
Quyền lợi của người bán bị ảnh do việc chi trả phụ thuộc hoàn toàn vào bên mua
Đòi hỏi hai bên phải mua bán mới có thể lập ủy nhiệm chi để chi tiền
Trang 12TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.Vbpl.vn (2018) Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
Link: http://vbpl.vn/nganhangnhanuoc/Pages/vbpq-van-ban-goc.aspx?
ItemID=46835
2.Text.123doc.org (2018) nghiệp vụ ngân hàng ủy nhiệm chi, thu - Tài liệu text.
Link: https://text.123doc.org/document/1441812-nghiep-vu-ngan-hang-uy-nhiem-chi-thu.htm
3.Vietcombank.com.vn (2018) Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam - Vietcombank.
Link: https://vietcombank.com.vn/
4.prezi.com (2018) NGHIỆP VỤ THANH TOÁN.
Link: https://prezi.com/ktlvmgfg5nsj/nghiep-vu-thanh-toan/
5.Vietcombank.com.vn (2018) Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam - Vietcombank
Link: https://www.vietcombank.com.vn/Corporates/Payments/#CT