Quy trình nghiệp vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa đường biển tại chi nhánh công ty cổ phần kho vận miền nam sotrans hà nội

1 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .2 1.2.2 Cơ cấu tổ chức kinh doanh 1.2.3 Lĩnh vực kinh doanh chi nhánh CHƯƠNG II PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA ĐƯỜNG BIỂN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN KHO VẬN MIỀN NAM SOTRANS HÀ NỘI 2.1 Đối với hàng nhập 2.2 Đối với hàng xuất .19 CHƯƠNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA ĐƯỜNG BIỂN TẠI SOTRANS HÀ NỘI 26 3.3.2.Đầu tư phát triển nguồn nhân lực 28 3.3 Một số giải pháp khác 29 KẾT LUẬN .30 TÀI LIỆU THAM KHẢO 32 LỜI MỞ ĐẦU Cùng với trình hội nhập vào kinh tế giới việc gia nhập WTO, hoạt động logistics ngày đóng vị quan trọng kinh tế Việt Nam, đạt bước tiến đáng kể Với lợi địa lí nguồn nhân lực vận tải, hoạt động logistics làm tăng lượng ngoại tệ, tăng sức cạnh tranh kinh tế quốc dân, nâng cao vị quốc gia trường quốc tế, tạo tiền đề, sở cho hoạt động xuất nhập khẩu; giúp tiết kiệm, tận dụng nguồn lực sẵn có nước để tập trung hỗ trợ tối đa ngành mà nước ta có lợi Đối với nước phát triển Việt Nam, hoạt động vận tải quốc tế có vai trò ngày quan trọng, đầu tàu tạo động lực thúc đẩy mạnh mẽ cho kinh tế Do vậy, kiến thức lý luận học kiến thức thực tế tìm hiểu trình thực tập, em định chọn đề tài: “Quy trình nghiệp vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa đường biển chi nhánh công ty cổ phần kho vận miền Nam Sotrans Hà Nội” để phân tích từ kiến nghị số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công ty Bài báo cáo thực tập chia làm chương sau: Chương I : Khái quát chung Chi nhánh Công ty công ty cổ phần kho vận miền Nam Sotrans Hà Nội Chương II : Phân tích quy trình nghiệp vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa đường biển Chi nhánh Công ty cổ phần kho vận miền Nam Sotrans Hà Nội Chương III : Giải pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa đường biển Sotrans Hà Nội Em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình giáo Thạc sỹ Trần Thu Trang, giảng viên khoa kinh tế kinh doanh quốc tế ông Lê Văn Long, trưởng phòng kinh doanh phòng ban có liên quan Công ty CP Kho Vận Miền Nam SOTRANS Hà Nội giúp đỡ em hoàn thành báo cáo này! CHƯƠNG I.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN KHO VẬN MIỀN NAM SOTRANS HÀ NỘI 1.1.Giới thiệu Tổng Công ty cổ phần kho vận miền Nam Sotrans • Lịch sử hình thành phát triển Ngày 14 tháng 10 năm 1975, công ty Kho Vận Cấp – tiền thân Công ty cổ phần kho vận miền Nam SOTRANS ngày thành lập Năm 1991 – bắt kịp thay đổi thị trường, Xí Nghiệp Vận Tải Giao Nhận Kiểm Kiện, sau Liên doanh Shing Việt đời Cho tới thời điểm (2012) Công ty CP Kho Vận Miền Nam SOTRANS có đội ngũ 380 cán công nhân viên, hoạt động lĩnh vực: kinh doanh kho bãi, kinh doanh xăng dầu, dịch vụ giao nhận vận tải nước quốc tế, cảng thông quan nội địa SOTRANS trở thành thương hiệu mạnh nước quốc tế với tốc độ tăng trưởng hàng năm từ 20 đến 35% • Cơ cấu tổ chức kinh doanh Hình 1.1 Sơ đồ cấu tổ chức Công ty cổ phần kho vận miền Nam SOTRANS ( Nguồn : Phòng tổ chức hành Chi nhánh Cơng ty cổ phần kho vận miền Nam SOTRANS Hà Nội ) • Lĩnh vực kinh doanh công ty: Công ty cổ phần kho vận miền Nam SOTRANS tập trung khai thác nghiệp vụ : Giao nhận vận tải quốc tế (trong có vận tải đường biển; vận tải hàng không; vận tải đa phương thức; dịch vụ giao nhận kho vận, hàng cơng trình, hàng dự án; vận chuyển; Thủ tục hải quan), dịch vụ kho (kho chứa hàng, kho ngoại quan), cảng thông quan nội địa (ICD) kinh doanh xăng dầu 1.2 Giới thiệu Chi nhánh công ty cổ phần kho vận miền Nam Sotrans Hà Nội 1.2.1 Lịch sử hình thành phát triển Chi nhánh Cơng ty Kho vận miền Nam - SOTRANS Hà Nội thành lập ngày tháng năm 1999 theo Quyết định số 107/QĐ-KVMN Công ty Kho vận miền Nam với tên giao dịch "SOTRANS IFF - Ha Noi branch office" (SOTRANS International Freight Forwarder), đặt trụ sở số 12, đường Đoàn Thị Điểm, quận Đống Đa, Hà Nội SOTRANS Hà Nội biết đến nhà tiên phong lĩnh vực giao nhận vận tải dịch vụ Logistics Hà Nội Hoạt động SOTRANS Hà Nội bao trùm khắp vùng miền miền Bắc Việt Nam - bao gồm cảng Hải Phòng, cảng Cái Lân sân bay quốc tế Nội Bài • Từ 1/6/1999 đến tháng 7/2003 Là Văn phòng đại diện Cơng ty Kho vận miền Nam Hà Nội Có chức lĩnh vực kinh doanh với Xí nghiệp đại lý Giao nhận Vận tải quốc tế, hạch tốn kinh doanh theo Xí nghiệp • Từ tháng 7/2003 đến Chính thức Chi nhánh Cơng ty Kho vận miền Nam Hà Nội theo Quyết định số 74/QĐ-KVMN ngày 17/7/2003 Công ty kho vận miền Nam Từ SOTRANS Hà Nội hạch toán kinh doanh độc lập, hàng năm nộp lãi cho công ty 1.2.2 Cơ cấu tổ chức kinh doanh Đứng đầu Chi nhánh Giám đốc Chi nhánh Giám đốc Công ty bổ nhiệm, người chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty pháp luật hoạt động đơn vị Giúp việc cho Giám đốc Chi nhánh có trưởng phòng Giám đốc phân cơng phụ trách lĩnh vực chuyên môn chịu trách nhiệm trước Giám đốc Chi nhánh kết thực nhiệm vụ giao Cụ thể sau: • Phòng quản lý: Phòng Tổ chức hành Phòng Kế tốn • Phòng kinh doanh: Phòng Nghiệp vụ kinh doanh, Phòng Đại lý, Phòng Giao nhận • Trạm giao nhận Hải Phòng Phòng quản lí đảm nhận nhiệm vụ tuyển dụng ,quản lí nhân sự, tốn file ứng trước tiền hàng cho phòng kinh doanh phòng kinh doanh trạm giao nhận có vai trò then chốt việc thực giao dịch, hỗ trợ công tác chuyên môn phát sinh nghiệp vụ giao nhận hàng hóa quốc tế nội địa 1.2.3 Lĩnh vực kinh doanh chi nhánh Mục tiêu hoạt động công ty: Công ty CP Kho Vận Miền Nam SOTRANS thành lập nhằm huy động vốn, quản lý sử dụng có hiệu nguồn vốn, lao động, tài sản vào mục đích sản xuất kinh doanh để cơng ty không ngừng phát triển biện pháp cải tiến kỹ thuật, chất lượng, cải tiến quản lý, ổn định mở rộng thị trường , nâng cao sức cạnh tranh công ty, đảm bảo việc làm cho người lao động, bước nâng cao đời sống, tăng cổ tức cho cổ đơng đóng góp vào ngân sách nhà nước Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu Chi nhánh bao gồm: • Vận tải đường biển • Vận tải hàng khơng • Vận tải đa phương thức CHƯƠNG II PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA ĐƯỜNG BIỂN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN KHO VẬN MIỀN NAM SOTRANS HÀ NỘI 2.1 Đối với hàng nhập 2.1.1 Hàng nhập FREE-HAND • Đối với nhân viên kinh doanh hàng nhập : a) Tìm hiểu thơng tin khách hàng: Phân khúc thị trường, nhận định tìm hiểu trước cơng ty dự định liên lạc để dễ dàng tiếp cận với khách hàng việc biết cần phải khai thác thơng tin khách hàng, tránh tốn nhiều thời gian khách hàng b) Liên lạc với khách hàng Lần thứ 1: Khi liên lạc với khách hàng lần tránh làm nhiều thời gian khách hàng, cần khai thác nhanh thông tin sau: Người phụ trách (số di động địa mail); Mặt hàng nhu cầu vận chuyển; Khối lượng hàng; Đối thủ cạnh tranh (nếu được); Cảng xuất / Cảng nhập; Điều kiện nhập hàng; FOB, CIF, EXW… Lần thứ 2: Nên liên lạc lại với khách hàng – ngày sau gửi bảng báo giá hẹn gặp trực tiếp để giới thiệu kỹ dịch vụ Sotrans, đồng thời nhận thông tin phản hồi khách hàng giá cả, dịch vụ yêu cầu khác khách hàng cảng dỡ, thời gian nhận hàng, vấn đề lưu container lưu bãi, vấn đề dịch vụ giao nhận…Sau nhận phản hồi khách hàng nhân viên kinh doanh báo cho nhân viên hỗ trợ (về giá cả, tuyến đường, dịch vụ ) lãnh đạo phòng để xin ý kiến yêu cầu đặc biệt khách hàng ( nợ cước, lấy vận đơn, ký lùi vận đơn…) làm lại bảng giá để gửi cho khách hàng có yêu cầu Lần thứ 3: Thường xuyên liên lạc với khách hàng để tạo thêm mối quan hệ với họ, theo sát khách hàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng c) Ký kết hợp đồng vận chuyển: Khi khách hàng đồng ý với giá cước dịch vụ Sotrans, nhân viên kinh doanh yêu cầu khách hàng ký xác nhận vào bảng báo giá thương thảo với khách hàng ký kết hợp đồng vận chuyển d) Liên hệ đặt chỗ với Hãng tàu xác nhận Hãng tàu: Khi khách hàng đồng ý dịch vụ: nhân viên kinh doanh gửi yêu cầu đặt chỗ tàu cho phận hỗ trợ gồm thông tin sau: Loại hàng; khối lượng; số kiện; phương thức vận chuyển; ngày đóng hàng; ngày khởi hành dự kiến; ngày dự kiến đến Sau nhận thông tin xác nhận từ nhân viên hỗ trợ, nhân viên kinh doanh làm giấy xác nhận đặt chỗ tàu gửi cho khách hàng theo phom chuẩn yêu cầu xác nhận Fax lại có chữ ký khách hàng e) Thơng tin Đại lý Sotrans cho khách hàng: Yêu cầu nhân viên hỗ trợ chuyển thông tin đại lý cho khách hàng để khách hàng báo cho người gửi hàng chuẩn bị giao hàng f) Mở files & làm dự trù chi phí: Nhân viên kinh doanh mở files, làm dự trù chi phí làm hàng có phê duyệt lãnh đạo phòng, phiếu kiểm sốt q trình trước thực lô hàng chuyển file với thông tin khách hàng số điện thoại, số fax, địa mail, người liên hệ cho nhân viên hỗ trợ để tiếp tục theo dõi Thông tin files bao gồm: dự trù chi phí làm hàng có phê duyệt lãnh đạo phòng; phiếu kiểm sốt q trình; bảng chào giá có xác nhận khách hàng; hợp Đồng (nếu có); giấy xác nhận đặt chỗ tàu có xác nhận khách hàng; số điện thoại, fax, người liên lạc, giá mua, giá bán, hãng vận chuyển chọn, … Nhân viên kinh doanh phải chuyển file cho nhân viên hỗ trợ trước đại lý nhận hàng từ người gửi hàng để xếp hàng Khi nhân viên hỗ trợ nhận files chưa rõ phải trao đổi để nắm rõ tình hình quản lí hàng cho tốt • Đối với nhân viên hỗ trợ kinh doanh hàng nhập a) Theo dõi lô hàng nhập freehand: Nhận yêu cầu, thông tin lô hàng nhập nhân viên kinh doanh khách hàng lô hàng nhập từ nước Việt Nam, nước thứ ba Yêu cầu nhân viên kinh doanh, khách hàng cung cấp đầy đủ, xác thơng tin: • Người gửi hàng (Shipper): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liên lạc • Người nhận hàng (consignee): Tên công ty,địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liên lạc • Cảng đi, cảng đến • Điều kiện giao hàng: EXW, FOB… • Phương thức vận tải: Hàng container (FCL), hàng lẻ (LCL) • Số hợp đồng (Contract number), số PO (Purchase Order number), tên hàng… • Thời gian vận chuyển u cầu (Transit time) (nếu có) • Thời hạn lô hàng (Time of shipment) Ngày hàng sản xuất xong (Ready date/ Delivery date) • Hình thức thời hạn tốn • Các lưu ý đặc biệt lơ hàng (nếu có) Khi nhận u cầu giá từ nhân viên kinh doanh, nhân viên hỗ trợ yêu cầu đại lý nước cung cấp giá vận chuyển, lịch tàu, giá vận chuyển nội địa làm thủ tục Hải quan đầu nước (Exworks charge – có),… Giá cước hàng nhập trực tiếp liên hệ từ hãng tàu Việt Nam Thông thường, kiểm tra giá cả, 10 lịch tàu từ nhiều đại lý/ hãng tàu; từ lựa chọn dịch vụ tốt nhất, uy tín giá cạnh tranh nhất, đáp ứng đầy đủ yêu cầu khách hàng Lưu ý đặc tính riêng, cơng nợ đại lý sử dụng Đối với đại lý mới, xem xét, kiểm tra kỹ khả làm hàng, hỏi ý kiến trưởng/ phó phòng xem sử dụng họ u cầu Phòng hành làm hợp đồng đại lý kịp thời Nhận hồ sơ (files) từ nhân viên kinh doanh, có đầy đủ dự trù chi phí làm hàng phiếu kiểm sốt q trình ISO có chữ ký trưởng/ phó phòng Giám đốc, ghi rõ đại lý sử dụng, hãng tàu sử dụng, giá mua, giá bán, giá bán báo đại lý Files lô hàng cần có copy bảng báo giá (Quotation) khách hàng ký xác nhận, giấy xác nhận đặt chỗ tàu có chữ ký xác nhận khách hàng, ghi rõ yêu cầu đặc biệt yêu cầu cộng thêm lô hàng như: Surrender House Bill / Lading, làm C/O…người liên hệ số điện thoại, fax email Cung cấp cho nhân viên kinh doanh cho khách hàng chi tiết đại lý nước SOTRANS để khách hàng thị nhà cung cấp giao hàng theo kế hoạch Thông báo cho đại lý nước ngồi thơng tin sau lơ hàng: • Người gửi hàng (Shipper): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liên lạc • Người nhận hàng (consignee): Tên công ty,địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liên lạc • Cảng đi, cảng đến • Điều kiện giao hàng: Exworks, Door to door hay FOB, FCA,… 18 Hàng tuần, nhân viên hỗ trợ kinh doanh kiểm tra lại tất lô hàng đến tuần mà khách hàng chưa đến nhận lệnh giao hàng, thông báo khách hàng lần sau ngày kể từ ngày gửi thông báo lần thứ Những lô hàng sau 10 ngày mà khách hàng chưa nhận D/O phải kiểm tra với khách hàng nguyên nhân chậm trễ thơng báo cho Đại lý tình hình lơ hàng e) Lập invoice chuyển kế tốn theo dõi: Tất invoice mà đại lý nước gửi sang fax /e-mail DHL khoản tiền kèm thêm copy House Bill / Lading Master Bill / Lading để chuyển cho kế tốn vào cuối tuần cho tất lơ hàng phát sinh tuần để kế tốn theo dõi công nợ Trường hợp số lô hàng đại lý chưa gửi invoice, nhân viên hỗ trợ kinh doanh phải yêu cầu đại lý gửi invoice phát hành invoice sau nhận chứng từ từ đại lý f) Lưu files: Sau hoàn thành bước nêu trên, nhân viên hỗ trợ kinh doanh tiến hành lưu files Files lưu phải đầy đủ chứng từ bao gồm: • Lệnh giao hàng Sotrans giấy ủy quyền • Lệnh giao hàng hãng tàu • Manifest/attached list Sotrans gửi cho hãng tàu/co-loader • Master Bill / Lading House Bill / Lading • Giấy báo hàng đến Sotrans fax cho khách hàng • Phiếu ISO kiểm sốt q trình ghi đầy đủ, trung thực xác, có xác nhận lãnh đạo phòng 19 2.2 Đối với hàng xuất 2.2.1 Hàng xuất FREE-HAND • Đối với nhân viên kinh doanh hàng xuất a) Tìm hiểu thơng tin khách hàng: Phân khúc thị trường, nhận định tìm hiểu trước công ty mà nhân viên kinh doanh hàng xuất dự định liên lạc để dễ dàng tiếp cận với khách hàng biết cần phải khai thác thơng tin khách hàng, tránh tốn nhiều thời gian khách hàng b) Liên lạc với khách hàng: Lần thứ 1: Khi liên lạc với khách hàng lần tránh làm nhiều thời gian khách hàng, cố gắng khai thác nhanh thông tin sau: • Người phụ trách (số di động địa mail) • Mặt hàng • Khối lượng hàng • Đối thủ cạch tranh (nếu được) • Cảng xuất / Cảng nhập • Điều kiện xuất hàng; FOB, CIF, EXW, DDU, DDP… Lần thứ 2: Nên liên lạc lại với khách hàng – ngày sau gửi bảng báo giá hẹn gặp trực tiếp để giới thiệu kỹ dịch vụ Sotrans, đồng thời nhận thông tin phản hồi khách hàng giá cả, dịch vụ yêu cầu khác khách hàng như: thời gian xuất hàng, loại container, vấn đề lấy vận đơn, vấn đề nợ cước, vấn đề ký lùi vận đơn, vấn đề dịch vụ giao nhận… 20 Sau nhận phản hồi khách hàng nhân viên kinh doanh báo cho nhân viên hỗ trợ kinh doanh (về giá cả, tuyến đường, dịch vụ) va lãnh đạo phòng để xin ý kiến yêu cầu đặc biệt khách hàng ( nợ cước, “hoa hồng” , ký lùi vân đơn…) làm lại bảng giá để gửi cho khách hàng có yêu cầu Lần thứ 3: Thường xuyên liên lạc với khách hàng để tạo thêm mối quan hệ với họ Theo sát khách hàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng c) Ký kết hợp đồng vận chuyển: Khi khách hàng đồng ý với giá cước dịch vụ Sotrans, nhân viên kinh doanh yêu cầu khách hàng ký xác nhận vào bảng báo giá thương thảo với khách hàng ký kết hợp đồng vận chuyển d) Liên hệ đặt chỗ với Hãng tàu xác nhận Hãng tàu: Khi KH đồng ý dịch vụ: nhân viên kinh doanh gửi yêu cầu booking cho phận hỗ trợ gồm thơng tin sau: • Loại hàng • Khối lượng • Số kiện • Phương thức vận chuyển • Ngày đóng hàng • Ngày khởi hành dự kiến • Ngày dự kiến đến Sau nhận thông tin xác nhận từ nhân viên hỗ trợ, nhân viên kinh doanh gửi cho khách hàng yêu cầu xác nhận họ 21 e) Mở files & làm dự trù chi phí: Nhân viên kinh doanh mở files, làm dự trù chi phí làm hàng có phê duyệt lãnh đạo phòng, phiếu kiểm sốt q trình trước thực lô hàng chuyển files với thông tin khách hàng số điện thoại, số fax, địa mail, người liên hệ cho nhân viên hỗ trợ kinh doanh để tiếp tục theo dõi Thông tin files bao gồm: • Dự trù chi phí làm hàng có phê duyệt lãnh đạo phòng • Phiếu kiểm sốt q trình • Bảng chào giá có xác nhận khách hàng • Giấy xác nhận đặt chỗ tàu có xác nhận khách hàng • Số điện thoại, fax, người liên lạc, giá mua, giá bán, hãng vận chuyển chọn • Hợp đồng ( có ) Nhân viên kinh doanh phải chuyển files cho nhân viên hỗ trợ trước ngày đóng hàng để theo dõi q trình đóng hàng khách hàng Khi nhân viên hỗ trợ nhận files chưa rõ phải trao đổi với nhân viên kinh doanh để nắm rõ tình hình quản lí hàng cho tốt • Đối với nhân viên hỗ trợ kinh doanh hàng xuất a) Nhận yêu cầu, thông tin lô hàng xuất nhân viên kinh doanh khách hàng lô hàng xuất từ Việt Nam, nước thứ ba Yêu cầu nhân viên kinh doanh, khách hàng cung cấp đầy đủ, xác thơng tin: • Người gửi hàng (Shipper): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liên lạc • Cảng đi, cảng đến 22 • Điều kiện giao hàng: CIF, DDU, DDP,… • Phương thức vận tải: Hàng container (FCL), hàng lẻ (LCL) • Tên hàng, khối lượng • Thời gian vận chuyển yêu cầu (Transit time) (nếu có) • Thời hạn lơ hàng (Time of shipment) Ngày giao hàng (Ready date/ Delivery date) • Hình thức thời hạn tốn • Các lưu ý đặc biệt lơ hàng (nếu có) b) Lưu ý trường hợp đặc biệt loại hàng, qui định nước nhập loại kiện, hun trùng, lượng cho phép… để tư vấn cho khách hàng c) Khi nhận yêu cầu giá từ nhân viên kinh doanh, nhân viên hỗ trợ kinh doanh kiểm tra giá hợp đồng sẵn có yêu cầu đại lý cung cấp giá vận chuyển, lịch tàu, giá vận chuyển nội địa làm thủ tục Hải quan đầu nước ngồi (DDU/DDP charge) – có, ,… Giá cước hàng xuất có thương lượng trực tiếp từ hãng tàu Việt Nam Thông thường, kiểm tra giá cả, lịch tàu từ nhiều đại lý/ hãng tàu; từ lựa chọn dịch vụ tốt nhất, uy tín giá cạnh tranh nhất, đáp ứng đầy đủ yêu cầu khách hàng d) Gửi booking request cho hãng tàu sau nhận xác nhận yêu cầu nhân viên kinh doanh khách hàng e) Sau nhận Booking Note hãng tàu, kiểm tra thơng tin xác Booking Note sau fax cho khách hàng đồng thời gọi điện cho khách hàng xác nhận họ nhận Booking Note Lưu Booking note files hồ sơ 23 f) Lưu ý đặc tính riêng, cơng nợ đại lý sử dụng g) Đối với đại lý mới, xem xét, kiểm tra kỹ khả làm hàng, hỏi ý kiến trưởng/ phó phòng xem sử dụng họ u cầu Phòng hành làm hợp đồng đại lý kịp thời h) Nhận file từ nhân viên kinh doanh, có đầy đủ dự trù chi phí làm hàng phiếu kiểm sốt q trình ISO có chữ ký trưởng/ phó phòng Giám đốc, ghi rõ đại lý sử dụng, hãng tàu sử dụng, giá mua, giá bán, phí đại lý File cần có copy Bảng báo giá (Quotation) khách hàng ký xác nhận, Booking Confirmation có chữ ký xác nhận khách hàng, ghi rõ yêu cầu đặc biệt yêu cầu cộng thêm lô hàng i) Thường xuyên liên hệ, phối hợp với khách hàng/ hãng tàu để kịp thời xử lý vấn đề xảy q trình đóng hàng, như: thay đổi số lượng, phương thức đóng hàng, lịch tàu, thời gian đóng hàng, lý hải quan, ….cho đến hàng thực xếp lên tàu khởi hành lên tàu 2.2.2.Hàng xuất chỉ định (dành cho nhân viên hỗ trợ kinh doanh) a) Nhận thơng tin hàng hố từ đại lý khách hàng fax email tình trạng lơ hàng bao gồm: • Người gửi hàng (Shipper): Tên cơng ty, địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liên lạc • Người nhận hàng (Consignee) • Cảng đi, cảng đến • Điều kiện giao hàng: EXW, FOB, … • Phương thức vận tải: Hàng container (FCL), hàng lẻ (LCL) 24 • Tên hàng, khối lượng • Số đơn hàng • Thời hạn lô hàng (Time of shipment) Ngày giao hàng (Ready date/ Delivery date) • Điều kiện tốn ( CC/PP) • Hướng dẫn xuất hàng ( nhận từ đại lý ) • Các lưu ý đặc biệt lơ hàng (nếu có) b) Kiểm tra với khách hàng để xác nhận lại thơng tin hàng hố tình hình hàng hố đồng thời kiểm tra với hãng vận chuyển (đã định ) lịch tàu, chổ, phương tiện làm hàng, chuẩn bị kế hoạch xuất hàng, báo cáo tình hình cho đại lý để chấp thuận xuất lô hàng theo kế hoạch đề phương án tối ưu cho đại lý lựa chọn định c) Lưu ý đặc tính riêng, cơng nợ đại lý sử dụng để định điều kiện toán d) Đối với đại lý mới, xem xét, kiểm tra kỹ khả làm hàng, khả toán hỏi ý kiến trưởng/ phó phòng xem sử dụng họ u cầu Phòng hành làm hợp đồng đại lý kịp thời e) Sau Đại lý định xác nhận, tiến hành đặt chổ cho hãng tàu, mở file theo dõi, hồ sơ bao gồm: • Giấy xác nhận đặt chỗ khách hàng • Copy hướng dẫn xác nhận đại lý 25 • Booking request với hãng tàu • Booking Note hãng tàu • Phiếu kiểm sốt q trình ISO (có chữ ký người thực lãnh đạo phòng/ phận duyệt) • Dự trù phương án làm hàng (nếu có) có ký duyệt trưởng /phó phòng Giám Đốc f) Thực booking notes hệ thống gửi cho khách hàng để đóng hàng (LCL) gửi booking hãng tàu (FCL) Nhân viên hỗ trợ kinh doanh phải kiểm tra lại chi tiết booking note cho xác trước gửi cho khách hàng gọi điện xác nhận với khách hàng sau fax hoạc email g) Lập danh sách đóng hàng lẻ hướng dẫn đặc biệt có cho phận đóng hàng lẻ báo giá h) Theo dõi việc đóng hàng, hướng dẫn khách hàng thủ tục cần thiết : nhận container rỗng, kho đóng hàng, thời gian đóng hàng, vấn đề lưu container/ lưu bãi, lý Hải quan hàng xếp lên tàu 26 CHƯƠNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HĨA ĐƯỜNG BIỂN TẠI SOTRANS HÀ NỘI 3.1 Định hướng hoạt động kinh doanh công ty thời gian tới Trong thời gian tới, tập thể Chi nhánh SOTRANS Hà Nội nỗ lực phấn đấu vượt qua khó khăn thử thách khắc phục điểm yếu thời gian qua đưa Chi nhánh phát triển, hoàn thành tốt vượt kế hoạch đề Phương hướng phát triển Chi nhánh xác định rõ kỳ họp quan trọng hàng năm là: • Tăng sức cạnh tranh uy tín chất lượng dịch vụ, tận dụng lợi sức mạnh hệ thống SOTRANS • Giữ ổn định thị trường, đối tác, khách hàng châu Âu, tập trung thị trường Mỹ Nhật - Trung Quốc • Tiếp tục phát triển ,củng cố tuyến vận tải đa phương thức, biển ,hàng khơng, 27 • Tổ chức hội nghị sales – marketing giới thiệu sản phẩm hướng tới dịch vụ logistics, quảng bá thương hiệu Ban hành quy chế đánh giá thành tích xét thưởng sales - marketing • Tăng cường tiếp cận thị trường sở thu thập thông tin từ khách hàng Việt Nam, phối hợp với đại lý đẩy mạnh công tác khai thác khách hàng từ nước ngồi • Tạo lập uy tín quan hệ tốt với hãng tàu, hãng hàng khơng để xin giá cạnh tranh • Chi nhánh tổ chức chương trình đào tạo ngắn hạn, buổi thảo luận, nói chuyện chuyên đề, truyền đạt kinh nghiệm để nhanh chóng đào tạo nhân lực Nâng cao khả trình độ nghiệp vụ ý thức trách nhiệm nhân viên, thành thục kỹ giao dịch thao tác nghiệp vụ, nâng cao hiệu độ xác khâu giảm tối đa chi phí hành chi phí kinh doanh • Xin đầu tư thêm số trang thiết bị nhằm tạo môi trường làm việc thuận lợi, nâng cao tốc độ khả xử lý cơng việc Đó điểm phương hướng phát triển SOTRANS Hà Nội thời gian tới 3.2 Một số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình nghiệp vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa đường biển 3.2.1.Đầu tư nghiên cứu thị trường Mở rộng thị trường để khai thác thị trường tiềm mới, đa dạng hóa thị trường, mở rộng phạm vi kinh doanh mục tiêu hoạt động Chi nhánh, tránh tác động xấu thị trường truyền thống có biến động tiêu cực Mở rộng thị trường diễn theo hai hướng: mở rộng theo chiều rộng mở rộng theo chiều sâu Mở rộng thị trường theo chiều rộng mở rộng thị trường theo phạm vi địa lý Hiện hoạt động Chi nhánh vươn nhiều châu lục nhiên 28 số thị trường mà Chi nhánh chưa khai thác tiềm như: châu Phi, Trung Đông (phần nhiều yếu tố bất ổn trị) Mở rộng thị trường theo chiều sâu mơi trường địa lý đa dạng hóa phạm vi dịch vụ Chi nhánh để thu hút khách hàng, tăng doanh thu, thị phần khai thác triệt để thị trường có, giảm bớt rủi ro kinh doanh 3.3.2.Đầu tư phát triển nguồn nhân lực Nâng cao trình độ cho nhân viên Nhân nguồn lực quan trọng hoạt động kinh doanh cơng ty Một cơng ty có hoạt động tốt hay khơng phụ thuộc vào chất lượng nguồn lực Nhân lực công ty có trình độ cao, nhiều kinh nghiệm cơng ty có tiềm phát triển nhanh vững vàng so với đối thủ cạnh tranh Vì cơng ty cần có sách thu hút nhân tài đẩy mạnh chương trình nâng cao trình độ cán cơng nhân viên Cơng ty gửi nhân viên tham dự khóa học ngắn hạn nghiệp vụ quan có chun mơn tổ chức nhằm cập nhật kiến thức cần thiết cho trình làm việc cán công ty, tạo điều kiện cho cán công nhân viên nâng cao nghiệp vụ, hay đưa sách nhằm thu hút nhân tài làm việc cho công ty Tạo môi trường làm việc thuận lợi cho nhân viên Môi trường hoạt động công ty yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu làm việc nhân viên Môi trường làm việc, sôi nổi, đồn kết thúc đẩy lòng nhiệt tình, động, sáng tạo nhân viên ngược lại Hiệu công việc nâng cao Mở rộng hoạt động tập thể nhằm giúp cán công nhân viên có dịp tìm hiểu, gần gũi đồn kết với Ngồi ra, để tạo mơi trường làm việc thuận lợi cơng ty, sách hợp lý, rõ ràng cần thiết Qua sách này, cán cơng nhân viên xác định rõ quyền lợi ,nghĩa vụ nhân viên tự nâng cao trách nhiệm thân với công việc 29 3.3 Một số giải pháp khác Ngồi giải pháp nêu trên, cơng ty đưa giải pháp khác : • Tạo dựng ưu hoạt động kinh doanh logistics miền Bắc • Đầu tư kho bãi tạo hướng kinh doanh • Hạn chế tối đa ảnh hưởng xấu tính thời vụ, tạo chủ động kinh doanh • Đầu tư thêm thiết bị phục vụ công tác giao nhận vận tải hỗ trợ kinh phí văn phòng Cơng ty • Tăng cường hoạt động quảng bá thương hiệu Trong khâu: “Tăng cường hoạt động quảng bá thương hiệu” “tạo hướng kinh doanh mới” trở nên thiết xu hướng toàn cầu nay, phát triển ngành nghề phù hợp với yêu cầu hoạt động logistics đáp ứng nhu cầu phát sinh khác hàng nước quốc tế, tạo khác biệt với hãng ngành đơi với việc đánh bóng, quảng bá thương hiệu cách sâu rộng mang tầm chiến lược dài hạn tương lai 30 KẾT LUẬN Giao nhận vận tải lĩnh vực kinh doanh Việt Nam, thị trường thật phát triển khoảng 10 năm trở lại song thị trường đầy tiềm hấp dẫn kinh doanh loại hình dịch vụ đưa lại nguồn lợi cao mà không cần đầu tư nhiều vốn kinh doanh lĩnh vực khác, ngày nhiều doanh nghiệp tham gia làm cho tính cạnh tranh thị trường trở nên khốc liệt Thêm vào hoạt động giao nhận vận tải chịu ảnh hưởng nhiều yếu tố đặc biệt tác động hoạt động xuất nhập Kinh doanh mơi trường phức tạp khó khăn vướng mắc khơng thể tránh khỏi đòi hỏi SOTRANS Hà Nội phải tự có biện pháp để tận dụng thời vượt qua thách thức, vươn lên trụ vững khẳng định vị thị trường Bên cạnh cần phối hợp, trợ giúp Nhà nước quan hữu quan Tuy nhiên SOTRANS Hà Nội ln tâm niệm nội lực chính, ngoại lực quan trọng Mặc dù SOTRANS Hà Nội gặp nhiều khó khăn kinh doanh hạn chế vốn, mặt kho bãi, … giai đoạn 2008 - 2012 giai đoạn mà Việt Nam chịu nhiều ảnh hưởng tiêu cực từ khủng hoảng kinh tế tài giới Với nhiều khó khăn, thách thức song với phương hướng phát triển đắn thể qua nghiệp vụ kinh doanh chất lượng dịch vụ đáng khích lệ, SOTRANS Hà Nội tin khó khăn dần khắc phục tháo gỡ, tạo điều kiện cho thương hiệu SOTRANS cắm rễ sâu thị trường miền Bắc khu vực quốc tế Trong viết này, em cố gắng kết hợp lý thuyết học quy trình marketing ,vận tải giao nhận kinh nghiệm thực tế rút trình thực tập, em hi vọng cố gắng giúp cho viết có tiếp cận xác vấn đề hoạt động logistics Công ty CP Kho Vận Miền Nam SOTRANS Hà Nội đưa giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh 31 Tuy nhiên, hạn chế mặt kiến thức thời gian thực tập, báo cáo em tồn nhiều sai sót, em mong nhận ý kiến đóng góp để báo cáo thực tập hồn thiện Em xin trân trọng cảm ơn! 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Nguyễn Hồng Đàm, 2005, Giáo trình Vận tải giao nhận ngoại thương, NXB Lý Luận Chính Trị, Hà Nội GS.TS Hồng Văn Châu, Th.s Tơ Bình Minh, 2005, Các điều kiện thương mại quốc tế (INCOTERMS 2000), NXB Khoa Học Và Kĩ Thuật, Hà Nội TS Phạm Duy Liên, 2004, Một số vấn đề nghiệp vụ hải quan, NXB Hà Nội, Hà Nội GS.TS Hồng Văn Châu, 2002, Giáo trình bảo hiểm kinh doanh, NXB Lao Động Xã Hội, Hà Nội ICC – Phòng Thương Mại Quốc Tế, 2010, Bộ tập quán quốc tế L/C, NXB Thông Tin Và Truyền Thông PGS.TS Nguyễn Như Tiến, 2004, Tranh chấp giải tranh chấp phát sinh từ hợp đồng thuê tàu chuyến, NXB Giao Thông Vận Tải, Hà Nội PGS Vũ Hữu Tửu, 2007, Giáo Trình Kĩ Thuật Nghiệp Vụ Ngoại Thương, NXB Giáo Dục, Hà Nội GS.TS Bùi Xuân Lưu, PGS.Ts Nguyễn Hữu Khải, 2009, Giáo trình kinh tế Ngoại Thương, NXB Lao Động Xã Hội, Hà Nội ... chuyển hàng hóa đường biển Chi nhánh Cơng ty cổ phần kho vận miền Nam Sotrans Hà Nội Chương III : Giải pháp hồn thiện quy trình nghiệp vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa đường biển Sotrans Hà Nội. .. Công ty cổ phần kho vận miền Nam SOTRANS ( Nguồn : Phòng tổ chức hành Chi nhánh Công ty cổ phần kho vận miền Nam SOTRANS Hà Nội ) • Lĩnh vực kinh doanh công ty: Công ty cổ phần kho vận miền Nam. .. Quy trình nghiệp vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa đường biển chi nhánh công ty cổ phần kho vận miền Nam Sotrans Hà Nội để phân tích từ kiến nghị số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công