Quy trình nghiệp vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa đường biển tại chi nhánh công ty cổ phần kho vận miền nam sotrans hà nội

c Ký kết hợp đồng vận chuyển: Khi khách hàng đã đồng ý với giá cước và dịch vụcủa Sotrans, nhân viên kinh doanh yêu cầu khách hàng ký xác nhận vào bảng báo giáhoặc thương thảo với khách

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

MỤC LỤC 1

CHƯƠNG I.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN KHO VẬN MIỀN NAM SOTRANS HÀ NỘI 3

1.1.Giới thiệu về Tổng Công ty cổ phần kho vận miền Nam Sotrans 3

1.2 Giới thiệu về Chi nhánh công ty cổ phần kho vận miền Nam Sotrans Hà Nội 4

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển 4

1.2.2 Cơ cấu tổ chức kinh doanh 5

1.2.3 Lĩnh vực kinh doanh của chi nhánh 6

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA ĐƯỜNG BIỂN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN KHO VẬN MIỀN NAM SOTRANS HÀ NỘI 7

2.1 Đối với hàng nhập 7

2.1.1 Hàng nhập FREE-HAND 7

2.1.2 Hàng nhập chỉ định (dành cho nhân viên hỗ trợ kinh doanh) 13

2.2 Đối với hàng xuất 18

2.2.1 Hàng xuất FREE-HAND 18

2.2.2.Hàng xuất chỉ định (dành cho nhân viên hỗ trợ kinh doanh) 22

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA ĐƯỜNG BIỂN TẠI SOTRANS HÀ NỘI .25 3.1 Định hướng hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian tới 25

3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nghiệp vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa đường biển 26

3.2.1.Đầu tư nghiên cứu thị trường 26

3.3.2.Đầu tư phát triển nguồn nhân lực 26

3.3 Một số giải pháp khác 27

KẾT LUẬN 28

TÀI LIỆU THAM KHẢO 30

sở cho hoạt động xuất nhập khẩu; giúp tiết kiệm, tận dụng nguồn lực sẵn có trong nước

để tập trung hỗ trợ tối đa các ngành mà nước ta có lợi thế Đối với một nước đang pháttriển như Việt Nam, thì hoạt động vận tải quốc tế có vai trò ngày càng quan trọng, làđầu tàu tạo động lực thúc đẩy mạnh mẽ cho nền kinh tế

Do vậy, bằng những kiến thức lý luận đã được học và những kiến thức thực tế

được tìm hiểu trong quá trình thực tập, em đã quyết định chọn đề tài: “Quy trình nghiệp vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa đường biển tại chi nhánh công ty cổ phần kho vận miền Nam Sotrans Hà Nội” để phân tích từ đó kiến nghị một số giải

pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty

Bài báo cáo thực tập này được chia làm 3 chương như sau:

Chương I : Khái quát chung về Chi nhánh Công ty công ty cổ phần kho vận

miền Nam Sotrans Hà Nội

Chương II : Phân tích quy trình nghiệp vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa

đường biển tại Chi nhánh Công ty cổ phần kho vận miền Nam Sotrans Hà Nội

Chương III : Giải pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ giao nhận vận chuyển

hàng hóa đường biển tại Sotrans Hà Nội

Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Thạc sỹ Trần ThuTrang, giảng viên khoa kinh tế và kinh doanh quốc tế và ông Lê Văn Long, trưởngphòng kinh doanh cùng các phòng ban có liên quan của Công ty CP Kho Vận MiềnNam SOTRANS Hà Nội đã giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này!

CHƯƠNG I.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN

KHO VẬN MIỀN NAM SOTRANS HÀ NỘI 1.1.Giới thiệu về Tổng Công ty cổ phần kho vận miền Nam Sotrans

 Cơ cấu tổ chức kinh doanh

Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần kho vận miền Nam SOTRANS

( Nguồn : Phòng tổ chức hành chính Chi nhánh Công ty cổ phần kho vận miền NamSOTRANS Hà Nội )

 Lĩnh vực kinh doanh của công ty:

Công ty cổ phần kho vận miền Nam SOTRANS tập trung khai thác các nghiệp vụ :Giao nhận vận tải quốc tế (trong đó có vận tải đường biển; vận tải hàng không; vận tải

đa phương thức; dịch vụ giao nhận kho vận, hàng công trình, hàng dự án; vận chuyển;Thủ tục hải quan), dịch vụ kho (kho chứa hàng, kho ngoại quan), cảng thông quan nộiđịa (ICD) và kinh doanh xăng dầu

1.2 Giới thiệu về Chi nhánh công ty cổ phần kho vận miền Nam Sotrans Hà Nội 1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Chi nhánh Công ty Kho vận miền Nam - SOTRANS Hà Nội thành lập ngày 1tháng 6 năm 1999 theo Quyết định số 107/QĐ-KVMN của Công ty Kho vận miền Nam

với tên giao dịch là "SOTRANS IFF - Ha Noi branch office" (SOTRANS InternationalFreight Forwarder), đặt trụ sở tại số 12, đường Đoàn Thị Điểm, quận Đống Đa, Hà Nội.SOTRANS Hà Nội được biết đến như một nhà tiên phong trong lĩnh vực giao nhận vậntải và dịch vụ Logistics tại Hà Nội Hoạt động của SOTRANS Hà Nội bao trùm khắpcác vùng miền của miền Bắc Việt Nam - bao gồm cảng Hải Phòng, cảng Cái Lân vàsân bay quốc tế Nội Bài.

 Từ 1/6/1999 đến tháng 7/2003

Là Văn phòng đại diện Công ty Kho vận miền Nam tại Hà Nội Có cùng chứcnăng và lĩnh vực kinh doanh với Xí nghiệp đại lý Giao nhận Vận tải quốc tế, do đóhạch toán kinh doanh theo Xí nghiệp

 Từ tháng 7/2003 đến nay

Chính thức là Chi nhánh Công ty Kho vận miền Nam tại Hà Nội theo Quyết định

số 74/QĐ-KVMN ngày 17/7/2003 của Công ty kho vận miền Nam Từ đây SOTRANS

Hà Nội hạch toán kinh doanh độc lập, hàng năm nộp lãi cho công ty

1.2.2 Cơ cấu tổ chức kinh doanh

Đứng đầu Chi nhánh là Giám đốc Chi nhánh do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, làngười chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và pháp luật về mọi hoạt động của đơn

vị mình Giúp việc cho Giám đốc Chi nhánh có các trưởng phòng được Giám đốc phâncông phụ trách lĩnh vực chuyên môn và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Chi nhánh vềkết quả thực hiện các nhiệm vụ được giao Cụ thể như sau:

 2 Phòng quản lý: Phòng Tổ chức hành chính và Phòng Kế toán

 3 Phòng kinh doanh: Phòng Nghiệp vụ kinh doanh, Phòng Đại lý, Phòng Giaonhận

 1 Trạm giao nhận tại Hải Phòng

2 Phòng quản lí đảm nhận nhiệm vụ tuyển dụng ,quản lí nhân sự, quyết toán file và ứngtrước tiền hàng cho phòng kinh doanh 3 phòng kinh doanh và trạm giao nhận có vaitrò then chốt trong việc thực hiện giao dịch, hỗ trợ công tác chuyên môn và các phátsinh trong nghiệp vụ giao nhận hàng hóa quốc tế cũng như nội địa

1.2.3 Lĩnh vực kinh doanh của chi nhánh

Mục tiêu hoạt động của công ty:

Công ty CP Kho Vận Miền Nam SOTRANS được thành lập nhằm huy động vốn, quản

lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, lao động, tài sản vào mục đích sản xuất kinhdoanh để công ty không ngừng phát triển bằng biện pháp cải tiến kỹ thuật, chất lượng,cải tiến quản lý, ổn định và mở rộng thị trường , nâng cao sức cạnh tranh của công ty,đảm bảo việc làm cho người lao động, từng bước nâng cao đời sống, tăng cổ tức chocác cổ đông và đóng góp vào ngân sách nhà nước

Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Chi nhánh bao gồm:

 Vận tải đường biển

 Vận tải hàng không

 Vận tải đa phương thức

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA ĐƯỜNG BIỂN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN

KHO VẬN MIỀN NAM SOTRANS HÀ NỘI

2.1 Đối với hàng nhập

2.1.1 Hàng nhập FREE-HAND

 Đối với nhân viên kinh doanh hàng nhập :

a) Tìm hiểu thông tin khách hàng: Phân khúc thị trường, nhận định và tìm hiểu trước

về công ty dự định sẽ liên lạc để dễ dàng tiếp cận với khách hàng hơn cũng như việcbiết cần phải khai thác những thông tin gì ở khách hàng, tránh tốn nhiều thời gian củakhách hàng

về cho nhân viên hỗ trợ (về giá cả, tuyến đường, dịch vụ ) và lãnh đạo phòng để xin ýkiến đối với các yêu cầu đặc biệt của khách hàng ( nợ cước, lấy vận đơn, ký lùi vậnđơn…) và làm lại bảng giá mới để gửi cho khách hàng nếu có yêu cầu

Lần thứ 3: Thường xuyên liên lạc với khách hàng để tạo thêm mối quan hệ với họ,theo sát khách hàng để đáp ứng được các nhu cầu của khách hàng

c) Ký kết hợp đồng vận chuyển: Khi khách hàng đã đồng ý với giá cước và dịch vụ

của Sotrans, nhân viên kinh doanh yêu cầu khách hàng ký xác nhận vào bảng báo giáhoặc thương thảo với khách hàng ký kết hợp đồng vận chuyển

d) Liên hệ đặt chỗ với Hãng tàu và xác nhận của Hãng tàu: Khi khách hàng đồng ý

dịch vụ: nhân viên kinh doanh gửi yêu cầu đặt chỗ trên tàu ngay cho bộ phận hỗ trợ

gồm các thông tin sau: Loại hàng; khối lượng; số kiện; phương thức vận chuyển; ngày đóng hàng; ngày khởi hành dự kiến; ngày dự kiến đến

Sau khi nhận được thông tin xác nhận từ nhân viên hỗ trợ, nhân viên kinh doanh làmgiấy xác nhận đặt chỗ trên tàu và gửi cho khách hàng theo phom chuẩn và yêu cầu xácnhận Fax lại có chữ ký của khách hàng

e) Thông tin về Đại lý của Sotrans cho khách hàng: Yêu cầu nhân viên hỗ trợ

chuyển thông tin về đại lý cho khách hàng để khách hàng báo cho người gửi hàng

chuẩn bị giao hàng.

f) Mở files & làm dự trù chi phí:

Nhân viên kinh doanh mở files, làm dự trù chi phí làm hàng có phê duyệt của lãnh đạophòng, phiếu kiểm soát quá trình trước khi thực hiện lô hàng và chuyển file cùng vớicác thông tin của khách hàng như số điện thoại, số fax, địa chỉ mail, người liên hệ chonhân viên hỗ trợ để tiếp tục theo dõi Thông tin trong files bao gồm: dự trù chi phí làmhàng có phê duyệt của lãnh đạo phòng; phiếu kiểm soát quá trình; bảng chào giá có xácnhận của khách hàng; hợp Đồng (nếu có); giấy xác nhận đặt chỗ trên tàu có xác nhậncủa khách hàng; số điện thoại, fax, người liên lạc, giá mua, giá bán, hãng vận chuyểnđược chọn, …

Nhân viên kinh doanh phải chuyển file cho nhân viên hỗ trợ trước khi đại lý nhận hàng

từ người gửi hàng để xếp hàng Khi nhân viên hỗ trợ nhận được files nếu chưa rõ phảitrao đổi ngay để nắm rõ tình hình và quản lí hàng cho tốt

 Đối với nhân viên hỗ trợ kinh doanh hàng nhập

a) Theo dõi các lô hàng nhập freehand:

Nhận yêu cầu, thông tin về các lô hàng nhập của nhân viên kinh doanh hoặc kháchhàng về các lô hàng nhập từ nước ngoài về Việt Nam, hoặc về một nước thứ ba Yêucầu nhân viên kinh doanh, khách hàng cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin:

 Người gửi hàng (Shipper): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liên lạc

 Người nhận hàng (consignee): Tên công ty,địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liênlạc

 Cảng đi, cảng đến

 Điều kiện giao hàng: EXW, FOB…

 Phương thức vận tải: Hàng container (FCL), hàng lẻ (LCL)

 Số hợp đồng (Contract number), số PO (Purchase Order number), tên hàng…

 Thời gian vận chuyển yêu cầu (Transit time) (nếu có)

 Thời hạn lô hàng (Time of shipment) hoặc Ngày hàng sản xuất xong (Ready date/Delivery date)

 Hình thức và thời hạn thanh toán

 Các lưu ý đặc biệt về lô hàng (nếu có)

Khi nhận được yêu cầu về giá từ nhân viên kinh doanh, nhân viên hỗ trợ yêu cầu đại lýnước ngoài cung cấp giá vận chuyển, lịch tàu, giá vận chuyển nội địa và làm thủ tụcHải quan tại đầu nước ngoài (Exworks charge – nếu có),… Giá cước hàng nhập cũng

có thể trực tiếp liên hệ từ các hãng tàu tại Việt Nam Thông thường, kiểm tra giá cả,

lịch tàu từ nhiều đại lý/ hãng tàu; từ đó lựa chọn ra dịch vụ tốt nhất, uy tín và giá cảcạnh tranh nhất, đáp ứng đầy đủ yêu cầu khách hàng

Lưu ý về đặc tính riêng, công nợ của mỗi đại lý được sử dụng

Đối với các đại lý mới, xem xét, kiểm tra kỹ khả năng làm hàng, hỏi ý kiến trưởng/ phóphòng xem có thể sử dụng họ và yêu cầu Phòng hành chính làm hợp đồng đại lý kịpthời

Nhận hồ sơ (files) từ nhân viên kinh doanh, có đầy đủ dự trù chi phí làm hàng và phiếukiểm soát quá trình ISO có chữ ký của trưởng/ phó phòng và Giám đốc, trong đó ghi rõđại lý được sử dụng, hãng tàu được sử dụng, giá mua, giá bán, giá bán báo đại lý Files

lô hàng cũng cần có copy bảng báo giá (Quotation) đã được khách hàng ký xác nhận,giấy xác nhận đặt chỗ trên tàu có chữ ký xác nhận của khách hàng, ghi chú rõ các yêucầu đặc biệt hoặc yêu cầu cộng thêm của lô hàng như: Surrender House Bill / Lading,làm C/O…người liên hệ và số điện thoại, fax hoặc email

Cung cấp cho nhân viên kinh doanh hoặc cho khách hàng các chi tiết về đại lý nướcngoài của SOTRANS để khách hàng chỉ thị nhà cung cấp giao hàng theo kế hoạch

Thông báo cho đại lý nước ngoài các thông tin sau về lô hàng:

 Người gửi hàng (Shipper): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liênlạc

 Người nhận hàng (consignee): Tên công ty,địa chỉ, số điện thoại/ fax, người liênlạc

 Cảng đi, cảng đến

 Điều kiện giao hàng: Exworks, Door to door hay FOB, FCA,…

 Chi tiết hàng hoá: Tên hàng, số kiện, số khối, khối lượng, số hợp đồng (Contractnumber), số PO (Purchase Order number) liên quan đến lô hàng (nếu có),…

 Phương thức vận tải: Hàng container (FCL), hàng lẻ (LCL)

 Thời gian vận chuyển yêu cầu (Transit time)

 Thời hạn lô hàng (Time of shipment) hoặc Ngày hàng sản xuất xong (Readydate/ Delivery date)

 Hãng tàu/ người gom hàng (co-loader) được sử dụng

 Phương thức thanh toán trên Master Bill / Lading và House Bill / Lading:Collect hay Prepaid

 Giá mua, giá bán cho đại lý

 Các lưu ý đặc biệt về lô hàng (nếu có)

Yêu cầu đại lý liên hệ với người gửi hàng, nhà cung cấp để kiểm tra thông tin lô hàngchính xác bao gồm: Số lượng hàng, phương thức đóng hàng, số đơn hàng, dự kiến xếphàng, lịch tàu, điều kiện giao hàng

Sau đó thông báo cho khách hàng và tư vấn cho khách hàng để có cách thức vậnchuyển thích hợp và tiết kiệm nhất (bằng LCL, FCL…) Nếu sử dụng giá hãng tàu tạiViệt Nam, yêu cầu hãng tàu cung cấp chi tiết đại lý nước ngoài của họ và thông báocho đại lý liên hệ để sắp xếp việc xuất hàng tại nước xuất khẩu

Nếu khách hàng chấp thuận, xác nhận với đại lý và yêu cầu đại lý để sắp xếp nhậnhàng theo kế hoạch đã được xác nhận của khách hàng

Nếu khách hàng không chấp nhận, yêu cầu đại lý tìm lịch tàu/ dịch vụ khác đáp ứng đềnghị của khách hàng, sau đó thông báo để khách hàng xem xét tiếp Nếu được, chỉ thịđại lý đặt tàu theo lịch trình đã được chấp thuận của khách hàng.

Thường xuyên liên hệ, phối hợp với đại lý để kịp thời xử lý các vấn đề xảy ra trong quátrình tiếp nhận lô hàng, như: Thay đổi số lượng, phương thức đóng hàng, lịch tàu, hưhỏng máy móc của tàu, bão lụt, …., và thông báo kịp thời (trong vòng 24 giờ ) vớikhách hàng về các vấn đề phát sinh và cùng phối hợp với khách hàng, đại lý để giảiquyết

Thường xuyên cập nhật tình trạng hàng hóa cho khách hàng

Liên hệ đại lý yêu cầu gửi các chứng từ gồm: Master Bill / Lading, House Bill /Lading, Debit Note/ Credit Note trong vòng 1 ngày kể từ ngày tàu chạy đối với hàngnhập từ châu Á, 3 ngày đối với hàng nhập từ châu âu và Mỹ Trong một số trường hợp,các chứng từ hàng hóa khác như: Packing List, Invoice… cũng cần yêu cầu đại lý gửinếu khách hàng yêu cầu Trong trường hợp đại lý gửi chứng từ trễ do lỗi chủ quan dẫnđến trễ, yêu cầu đại lý phải trả phí chỉnh Manifest USD 20 cho mỗi lô hàng

Kiểm tra nội dung chứng từ chính xác và chuyển giao toàn bộ chứng từ trong files cho

bộ phận chứng từ hàng nhập để lập Manifest và theo dõi ngày tàu vào Xác nhận đãnhận được chứng từ cho đại lý Nếu có sai sót, nhầm lẫn trong chứng từ cũng như trongDebit Note/ Credit Note, báo ngay cho đại lý để chỉnh sửa và giải quyết Tranh cãi vềDebit Note/ Credit Note không được đại lý trả lời trong vòng 3 ngày, báo cáo chotrưởng/ phó phòng để tìm phương án giải quyết

Tiếp tục theo dõi lô hàng đến khi hàng đến cảng dỡ hàng, giải quyết các tranh chấp,khiếu nại của khách hàng nếu xảy ra hư hỏng, mất mát… của hàng hóa tại cảng đến vàbáo cáo tình hình cho lãnh đạo phòng/ bộphận khi vấn đề nằm ngoài khả năng giảiquyết của mình

Trong trường hợp dùng Surrendered Bill / Lading, kiểm tra với đại lý để chắc chắnrằng Bill / Lading đã được xuất trình hoặc yêu cầu đại lý gửi bản điện giao hàng(Telex Release ) của hãng tàu khi hàng đã đến cảng đến nhưng hãng tàu tại Việt Namvẫn chưa nhận được lệnh giao hàng từ nước ngoài.

Nếu khách hàng yêu cầu, trước hoặc ngay khi xuất hàng tại cảng xếp hàng, liên hệ đại

lý xin gia hạn thời gian lưu container (Detention), lưu bãi (Demurrage) từ hãng tàunước ngoài

Tư vấn, chào giá cho khách hàng về các dịch vụ cộng thêm/ đi kèm như:

 Thủ tục khai thuê Hải quan và giao nhận nội địa (Chuyển thông tin cho phònggiao nhận báo giá)

 Chuyển cảng nội địa

 Dịch vụ Switch B/L

 Mua bảo hiểm hàng hóa cho khách hàng

Gửi chứng từ, hợp đồng (nếu được yêu cầu) cho khách hàng, bằng email, fax hoặcDHL

b) Hỗ trợ nhân viên kinh doanh, cập nhật thông tin đại lý, khách hàng, giá cả:

Hỗ trợ nhân viên kinh doanh báo giá cho khách hàng

Theo dõi, cập nhật danh sách, chi tiết liên lạc của đại lý nước ngoài, hãng tàu và kháchhàng

Thường xuyên kiểm tra với đại lý, hãng tàu về giá các tuyến chính và cập nhật trongbảng giá vào đầu mỗi tháng, mỗi quý

Cung cấp giá và lựa chọn giá/ dịch vụ tốt nhất theo yêu cầu cụ thể của từng nhân viênkinh doanh, từng lô hàng.

2.1.2 Hàng nhập chỉ định (dành cho nhân viên hỗ trợ kinh doanh)

a) Nhận và kiểm tra chứng từ:

Nhân viên hỗ trợ kinh doanh nhận bộ chứng từ đầy đủ từ đại lý thông qua email, fax,DHL bao gồm các loại chứng từ như: Master Bill / Lading, House Bill / Lading, credit/debit note (nếu có)

Kiểm tra và đối chiếu chi tiết trên Master Bill / Lading và House Bill / Lading, nếuphát hiện giữa 2 vận đơn này có sai sót nào thì báo ngay với đại lý nước ngoài để điềuchỉnh

Vào sổ file để theo dõi và chuẩn bị nhập máy Phải kiểm tra với đại lý về House Bill /Lading và Master Bill / Lading xem đó là Bill / Lading gốc hay Bill / Ladingsurrendered Nếu trường hợp không có Master Bill / Lading gốc tức Master Bill /Lading gốc này đã được xuất trình thì phải có điện giao hàng do đó phải gọi điện chohãng tàu trước hỏi xem có điện giao hàng chưa ? nếu chưa có thì gửi e-mail/ gọi điệnthoại báo với đại lý gấp, yêu cầu đại lý báo với đại lý hãng tàu nước ngoài gửi copyđiện giao hàng (Telex Relase) sang

Trong trường hợp đại lý gửi chứng từ cho nhân viên hỗ trợ kinh doanh, phải kiểm trachứng từ như trên và tiếp thục theo dõi

Trường hợp khách hàng (consingee) hoặc hãng tàu gửi Bill / Lading cho Sotrans, phảikiểm tra ngay với đại lý để cung cấp chứng từ kịp thời, trách nộp trễ Manifest cho hãngtàu

b) Nhập chứng từ vào máy, gửi manifest, kiểm tra ngày tàu đến:

Khi đã có chứng từ đầy đủ, nhân viên hỗ trợ kinh doanh mở files theo dõi và tiến hànhnhập dữ liệu thông qua phần mềm

Sau khi nhập chứng từ, ta cần kiểm tra các chi tiết chính xác đầy đủ trước khi in và gửiAttached List (Manifest) cho người gom hàng(co-loader)/ hãng tàu Lưu ý: AttachedList phải được gửi cho hãng tàu trước thời gian tàu cập cảng là 48 giờ

Khi gửi Attached List xong, kiểm tra và gọi điện xác nhận với hãng tàu/co-loader( đúng người phụ trách) cũng như yêu cầu cung cấp thông tin dự kiến ngày tàu cậpcảng để theo dõi

c) Lập thông báo hàng đến và lệnh giao hàng cho khách hàng:

Lập và gửi thông báo hàng đến cho khách hàng: Trước ngày tàu cập cảng dự kiến 1ngày, nhân viên hỗ trợ cần liên hệ với hãng tàu/ co-loader xác nhận ngày tàu đến chínhxác và yêu cầu gửi thông báo hàng đến (nếu Sotrans chưa nhận được thông báo hàngđến của hãng tàu/co-loader)

Khi nhận được giấy báo hàng đến của hãng tàu/co-loader, nhân viên hỗ trợ kinh doanhtiến hành phát hành giấy báo nhận hàng gửi cho khách hàng (thông thường bằng Fax,thư chuyển phát nhanh khi khách hàng không có máy fax) đồng thời gọi điện thoại đếnkhách hàng ( người phụ trách) để xác nhận việc nhận được thông báo nhận hàng củaSotrans Thông báo hàng đến gửi khách hàng phải thể hiện đầy đủ và chính xác các chitiết quan trọng sau:

 Tên tàu, số chuyến

 Ngày tàu cập cảng

 Cảng xếp hàng/ Cảng dỡ hàng

 Thời gian khách hàng đến nhận một bộ chứng từ đầy đủ ( thông thường 15 h00sau ngày tàu cập cảng cho hàng LCL và 10 h00 sau ngày tàu cập cảng đối vớihàng FCL)

 Thông báo đầy đủ các khoản tiền khách hàng phải thanh toán bao gồm số tiềnphải thanh toán, loại phí, đơn vị tiền tệ, thuế VAT…

Lập và chuẩn bị lệnh giao hàng của Sotrans cho khách hàng: Bên cạnh lập thông báohàng đến, nhân viên hỗ trợ kinh doanh cũng lập bộ chứng từ lệnh giao hàng đầy đủ đểchuẩn bị giao khách hàng Nội dung lệnh giao hàng phải thể hiện đầy đủ và chính xáccác chi tiết sau:

 Tên và địa chỉ người nhận hàng ( không sai lệch so với House Bill / Lading &Attached list)

 Nội dung miêu tả hàng hoá, số kiện, trọng lượng, số khối, số container & seal( FCL), shipping marks ( LCL) - không sai lệch với House Bill / Lading Trongtrường hợp số trọng lượng không đúng với chứng từ của khách hàng, có thểchỉnh sửa hoặc điều chỉnh theo công văn yêu cầu và cam kết của người nhậnhàng

 Tên tàu, số chuyến, ngày tàu cập cảng/ cảng xếp hàng/ cảng dỡ hàng… căn cứvào giấy báo hàng đến của hãng tàu / người gom hàng (co-loader)

 Bộ lệnh giao hàng bao gồm: 4 bản lệnh giao hàng của Sotrans (3 bản giao kháchhàng, 1 bản khách hàng ký nhận –Sotrans lưu hồ sơ ); 1 copy House Bill /Lading; tối thiểu 1 lệnh giao hàng của hãng tàu/ co-loader

Nhận lệnh giao hàng từ hãng tàu: Sau khi tàu vào được 01 ngày ( Đối với hàng nguyêncontainer- FCL) và 1,5 ngày (đối với hàng lẻ -LCL) IOPS sẽ đến hãng tàu/Co-loadernhận D/O, khi đi mang theo:

 Giấy báo tàu đến của hãng tàu