cac thu thuat excel

1 Thủ thuật Excel - Tìm kiếm thơng minh Excel Chắc bạn biết chức tìm kiếm excel cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + F Home – Find, trường hợp bạn chưa rõ kết tìm kiếm sao? ví dụ: muốn tìm kiếm cụm từ “Cơng ty Cổ phần hóa chất Thơng Minh” sổ nhật ký chung excel không nhớ chữ “Minh” mà nhớ Cơng ty …Thơng… gì đó, cụ thể Thơng khơng nhớ Trong trường hợp chả lẽ bó tay, may mắn thay, nhờ thông minh excel khôn khéo bạn mà bạn ứng dụng thủ thuật excel sau: - Bước 1: Bật chức tìm kiếm excel cách click vào commands Find Ribbon dùng tổ hợp phím Ctrl + F - Bước 2: Nhập cụm từ: Công ty*Thông* -> Tận hưởng thành quả! Tìm kiếm thơng minh Excel Thủ thuật Excel - Tạo phím truy cập nhanh phần Quick Access Trong excel có công cụ gọi “Quick access toolbar” – tên gọi nó, cơng cụ giúp truy cập chức excel cách nhanh chóng ví dụ undo, redo, mở file mới, lưu file, in nhanh, … Những công cụ thường xuất phía bên trái giao diện excel hình đây: Tạo phím truy cập nhanh phần Quick Access Như hình ta thấy bảng tính excel trên, quick access toolbar có shorcut lưu, undo redo, đê thêm chức khác bạn nhấn vào mũi tên xổ xuống đánh dấu tick để chọn chức bạn muốn vị dụ “New” để mở file mới, “Open” để mở file có sẵn, “Quick Print” để in nhanh, “Print Preview” để hiển thị trước in, “more commands” để tạo thêm chức bạn muốn có excel Tạo phím truy cập nhanh phần Quick Access Như hình trên, bạn thấy tất commands (lệnh) excel thêm bớt lệnh cách chọn lệnh nhấn vào add or remove sau nhấn OK Thủ thuật Excel - Thêm đường chéo cell (ơ) Có nhiều trường hợp cần dùng tới thủ thuật excel này, thường bạn dùng để tạo đường chéo mục đích chia thuộc tính khác cho hay hàng, cột Viện đào tạo kế toán, tin học Đức Minh xin đưa ví dụ bạn muốn tạo đường chéo chia tách hai phần tài khoản nợ có sổ nhật ký chung excel cho đẹp chẳng hạn hình dưới: Tạo đường chéo ô excel Các bạn làm sau: Tại ô muốn kẻ đường chéo, hình E4 > bạn nhấn chuột phải vào E4 sau chọn Format Cell > nhấn vào tab Border, sau nhấn vào nút có hình đường chéo hình Tạo đường chéo ô excel Thủ thuật Excel - Chọn thêm bớt dòng cột hồn tồn bàn phím Việc sử dụng hồn tồn bàn phím, khơng phải động tới chuột giúp tăng tốc độ làm việc bạn excel lên nhiều Bởi vậy, thay dùng excel theo kiểu vừa nhập liệu vừa kéo kéo thả thả chuột để thêm bớt dòng cột bạn dùng tổ hợp phím tắt hữu ích sau: Bước 1: Để thêm bớt dòng hay cột bạn phải chọn dòng hay cột - Chọn dòng: trỏ bạn ví trí dòng đó, bạn nhấn tổ hợp phím Shift phím cách - Chọn cột: trỏ bạn ví trí dòng đó, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl phím cách Bước 2: Để thêm hay bớt dòng: - Thêm dòng / cột: ấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + + - Bớt dòng / cột: ấn tổ hợp phím Ctrl + Dù bạn biết cách sử dụng tổ hợp phím tắt bạn chọn dòng sau nhấn ctrl shift + liên tục thực mệt Tốt để thêm lượng x dòng x cột, bạn chọn số x sau thêm Các bạn chọn x dòng bạn muốn cách nhấn thêm phím mũi tên di chuyển theo hướng lên xuống trái phải để ý xem chọn cột Ví dụ bạn chọn 10 dòng sau nhấn ctrl shift + chèn thêm 10 dòng, chọn 100 cột thêm 100 cột, nhân đôi thế… Thêm bớt dòng cột excel cực nhanh Thủ thuật Excel - Sao chép di chuyển vùng liệu cực nhanh Để di chuyển chép liệu từ cột bảng tính excel cách nhanh là: Bước 1: Trước hết chọn cột liệu Sau di chuyển chuột vùng rìa biểu tượng chuột biến thành dấu mũi tên hướng Bước 2: - Để di chuyển vùng liệu bạn cần giữ chuột kéo - Để chép vùng liệu bạn nhấn thêm phím Ctrl trước kéo Sao chép di chuyển vùng liệu cực nhanh excel Thủ thuật Excel - Xóa ô trống vùng liệu Khi nhập liệu excel có nhiều trường hợp có khoảng trống vùng liệu Ví dụ hình đây: Xóa trống vùng liệu excel Như bạn thấy có dòng E11 E14 trống bảng kê phiếu nhập kho, trường hợp bạn muốn xóa dòng bạn chọn dòng nhấn delete Nhưng trường hợp có nhiều dòng trống trống bạn khơng thể làm cách thời gian Các bạn áp dụng thủ thuật excel sau: Bước 1: Đầu tiên quét tất vùng liệu bao chứa khoảng trống muốn xóa đó, sau bạn bật chức lọc Filter excel, ấn vào mũi tên xổ xuống cột Khi đó, trình đơn xuất hiện, bạn bạn bỏ chọn Select All chọn phần Blank Khi tất trống/dòng trống hiển thị 88 Thủ thuật excel P4 – Lọc liệu excel Nếu bạn thường xun sử dụng chức lọc excel có kiểu lọc mà bạn không biết: - Lọc số: Equal: xác băng Less than: nhỏ số Greater than: lớn số Between: khoảng Average: trung bình - Lọc chữ: Begins with: bắt đầu với ký tự, chuỗi Ends with: kết thúc ký tự, chuỗi Contain: bao gồm - Lọc nhiều điều kiện: Custom filter: bạn nhập lúc hai điều kiện ví dụ: greater than 10, less than 20 begins with “hà”, ends with “i” 89 Thủ thuật excel P4 – Xóa liệu trùng lặp Đơi bạn có cột giá trị kiểu này: 3 A A B C Các bạn muốn cột lại giá trị khơng lặp lại (Unique) bạn bơi đen cột đó, sau nhấn tổ hợp phím Alt + A + M (mở tính Remove Duplicates excel) sau click vào OK xong Kết đây: A B C 90 Thủ thuật excel P4 – Conditional Formating - “ảo thuật” excel Sẽ thiếu sót lớn khơng nhắc tới chức conditional formating viết Chức định dạng có điều kiện excel chức mà tác giả hay dùng trình sử dụng excel từ trước đến Đây tính thực hữu dụng, đặc biết để thống kê, lọc liệu Sau dây số tính năng: - Tơ màu ơ, màu chữ, tạo ý theo đủ thể loại điều kiện - Tạo liệu, đường liệu đẹp mắt - Biến liệu thành icon Và nhiều tính khác Do dài nên Viện đào tạo Kế toán Tin học Đức Minh giới thiệu tới bạn viết khác Đón chờ box kiến thức thủ thuật tin học văn phòng trang ketoanducminh.edu.vn 91 Thủ thuật excel P4 – Nối họ tên, tạo khoảng trống Nếu đặt câu hỏi có liệu: A1 họ, A2 tên, A3 họ tên Thì A3 bạn đặt cơng thức khơng phải trả lời xác Vd: A1: Đức, A2: Minh ===> A3 bạn nối liệu bình thường cách đặt cơng thức =A1&A2 kết “ĐứcMinh”, chữ dính vào Vậy đẹp bạn phải thêm dấu cách vào cách viết sau: =A1&“ ”&A2 ==> Kết A3 “Đức Minh” Ý nghĩa excel liệu chuỗi nằm nháy kép, ta đặt chuỗi công thức, chuỗi dấu cách Excel hiểu ký tự, chuỗi Vậy ta có kết mong muốn 92 Thủ thuật excel P4 – Đặt mẩu bảo vệ file excel: Nếu bạn làm việc môi trường không an tồn có file excel tuyệt mật tốt chí đặt cho mật cách nhấn F12, sau vào Tools -> General options có hai mật khẩu: Password to open: mật để mở file Password to Modify: mật để sửa liệu Các bạn nhập hai loại mật trên, sau nhấn ok nhập lại lần để xác nhận xong 93 Thủ thuật excel P4 – Thêm lúc nhiều dòng Sẽ vơ vị bạn muốn thêm 10 dòng phải 10 lần chuột phải vào dòng, sau insert Để tiết kiệm thời gian bạn cần quét số dòng bạn muốn chèn Ví dụ muốn chèn 10 dòng cần qt 10 dòng sau nhấn lần chuột phải -> insert rows 94 Thủ thuật excel P4 – Chèn Sparkline biểu đồ Đôi bạn làm biểu đồ cần tới đường sparkline kiểu hình đây: Để thực bạn quét chọn vùng liệu sau vào Insert – Line Chú ý thủ thuật áp dụng cho 2010 trở lên 95 Thủ thuật excel P4 – chuyển liệu hàng nghìn, triệu thành k, m Chắc bạn quen thuộc với số tiền 100k, 200k , 1k, 2k, 1m, 10 m Trong excel để làm tơi xin có ví dụ: Cột a1 có số 9000 để chuyển 9000 thành 9k bạn chọn ô A1, nhấn Ctrl + => custom nhập ###,“k” sau ok Kết trả 9k, bạn làm tương tự với m 96 Thủ thuật excel P4 – Table formart excel Table format tính hay excel Nó cho phép thao tác tốt với vùng định dạng “Table format” Ví dụ màu sắc thay đổi, công thức tự động fill xuống, tự động bật auto filter Để thực bạn chọn vùng liệu sau nhấn Alt + H + T – chọn mẫu - ok (lì Alt) 97 Thủ thuật excel P4 – Đóng băng dòng, cột sheet Với bảng liệu dài kéo xuống ta tiêu đề bảng Để khắc phục tình trạng excel cung cấp function Freeze Panes: - Đóng băng cột đầu tiên: Alt + W + F + C (lì ALT) - Đóng băng dòng đầu tiên: Alt + W + F + R (lì ALT) 98 Thủ thuật excel P4 – Đổi font chữ mặc định sau excel Các bạn đổi font chữ mặc định sau excel cách nhấn Alt + F + T sau thẻ general bạn chọn lại font chữ, cỡ chữ chí số sheet mặc định xuất mở file excel 99 Thủ thuật excel P4 – English and Excel - E and E = ExcEllent Tiếng Anh tin học hai thứ tách rời nhau, excel Để học tốt excel tiếng Anh tốt công cụ đắc lực cho bạn Đặc biệt với bạn thích mày mò, tự học Các bạn tham khảo sê ri tiếng Anh tin học link nhé: http://ketoanducminh.edu.vn/front/search/ti%E1%BA%BFng+anh+tin+h%E1%BB%8Dc/0 100 Thủ thuật excel P4 – dùng excel thứ thiếu hàng ngày Thủ thuật cuối sê ri 100 thủ thuật excel mà Viện đào tạo Kế toán Tin học Đức Minh muốn chia sẻ bạn dùng excel hàng ngày, liên tục, không ngắt quãng, ngày dùng ngày khơng Các bạn dùng excel để làm sổ quỹ ghi chép thu chi, tình hình tài bạn gia đình Hoặc dùng excel để lập kế hoạch kinh doanh, ăn chơi theo “style” riêng bạn Hãy làm việc sáng tạo excel hàng ngày để ngày “pro” bạn nhé! 50 mẹo vặt excel hay Excel cơng cụ tính tốn báo cáo mạnh phổ biến Có nhiều cấp độ kỹ khác người sử dụng Excel Nếu bạn người chập chững bắt đầu, bạn khơng biết nhiều tính tiên tiến Bạn có lẽ khơng biết số điều bạn khơng thường xun sử dụng Bài viết liệt kê 50 mẹo vặt Excel với ước mong cải thiện kỹ sử dụng Excel cho người chập chững bắt đầu Sử dụng mẫu có sẵn excel (templates) Đơi bạn có loại bảng tính khơng biết thiết kế Khơng cả, Excel cung cấp cho bạn nhiều mẫu (templates) có sẵn để sử dụng, tất thứ từ lịch đến sổ cái, hóa đơn, biên lai nhiều nhiều .bạn việc chọn chủ đề bạn cần được, chưa có mẫu bạn chọn chức download từ Microsoft Cách sử dụng đơn giản, sau chọn File >> New, bạn thấy hình có danh sách loại mẫu hình trên, cần chọn mẫu bấm đúp vào loại mẫu bạn chọn Vậy bạn có bảng tính với mẫu bạn chọn Tô màu sheet để dễ phân biệt Khi bạn có bảng tính lớn, bạn có nhiều Sheet khác Vì vậy, nhìn hình sheet gây nhầm lẫn Excel cho phép bạn tô màu sheet, bạn nhóm chúng theo thể loại bạn chọn chúng dễ dàng Ví dụ, muốn tơ màu xanh cho sheet mà bạn cần nhập liệu vào hàng ngày, màu xanh dương cho sheet bạn sử dụng hàng tuần màu vàng để báo cáo Sao chép Formula Khi bạn sử dụng công thức tính tốn cell bên lại muốn chép tiếp xuống cell bên bạn cần nhấn tổ hợp phím Ctrl – D để thực Ðịnh hướng cho trỏ nhấn Enter Trong Excel, bạn nhập liệu cho cell, trỏ nằm cell bạn nhấn Enter di chuyển xuống cell khác Nhưng bạn muốn phải di chuyển qua trái, phải lên Muốn vậy, bạn chọn menu Tools – Options hộp thoại Options chọn tab Edit, click drop down menu Direction để chọn Right, Left, Up Down Cập nhật công thức Excel 2000 trở lên Trong Excel 2000 trở lên, bạn không cần chép hàng lọat công thức xuống dòng bên dưới, dòng bên chưa có liệu Sau bạn nhập liệu công thức xong, bạn nhấn Ctrl+D để chép cơng thức xuống dòng Bạn cần nhấn lần để chép cho dòng thơi Bạn n tâm, bạn nhập liệu xuống hàng nữa, Excel thừa thơng minh để tính chép tiếp tục công thức hàng bạn nhập liệu vào Kích hoạt dùng công thức Trong Excel, nhấn đúp ô nghĩa chuyển ô sang chế độ soạn thảo Nếu vơ hiệu hóa việc sửa đổi trực tiếp nhấn đúp vào chứa cơng thức, bạn chọn dùng cơng thức chúng thuộc bảng tính khác Muốn vơ hiệu hóa việc sửa đổi trực tiếp ô, chọn Tools.Options Trong mục Edit khung hội thoại Options, bỏ chọn mục Edit directly in cell Khi bỏ tuỳ chọn này, bạn sửa nội dung ô công thức Muốn thực bạn chọn ô, nhấn chuột vào công thức nhấn Nhấn đúp vào ô không chứa cơng thức chẳng Hiển thị nhiều dòng cell Khi bạn nhập liệu cell bạn muốn liệu xuống hàng cell ( tức cell có dòng ), để làm việc bạn có cách :   Khi muốn xuống dòng nhấn Alt-Enter Chọn Format – Cells, chọn tab Alignment chọn mục Wrap Text, nhập vào dài chiều rộng cell Excel tự động xuống hàng Tạo thích (comment) cho cell Khi bạn muốn làm lời thích cho cell, bạn chọn cell cần làm thích , chọn menu Insert / Comment ( nhấp chuột phải lên cell chọn Comment ) Nhập vào lời thích cho cell Khi bạn di chuyển mouse đến cell xuất popup với lời thích bạn nhập Sửa chữa nội dung cho thích (Comment ) Sau bạn tạo comment ( thích ) cho cell đó, bạn muốn sữa nội dung comment bạn click vào cell, chọn menu Insert – Edit Comment Bạn sữa đổi nội dung cửa sổ comment Bạn edit comment delete comment cách nhấp chuột phải mouse 10 Làm ẩn thích Muốn cho ẩn thích (comment) cell ẩn nhấp chuột phải vào cell chọn Hide Comment từ menu phụ mở 11 Làm ẩn nội dung Cell Muốn làm ẩn nội dung cell đó, bạn chọn cell muốn ẩn nội dung, chọn menu Format – Cell sau chọn mục Custom từ list Category mục Type nhập vào dấu chấm phẩy (;; sau chọn OK 12 Sửa lỗi nhanh cell Khi bạn nhập liệu vào cell bạn thấy liệu nhập vào có lỗi nhập khơng cell Muốn bỏ mà không muốn nội dung cũ cách nhanh nhấn phím Esc 13 Ðịnh dạng phần trăm ( % ) cho liệu cell Khi nhập số phần trăm ( % ) vào cell mà cần nhập vào số thập phân thơi, phần thập phân bạn tự định nghĩa cho cell Ví dụ nhập vào 20 chuyển thành 20%, bạn nhập vào chuyển thành 20 % Ðể làm điều này, bạn chọn cell chọn Menu Format – Cell Bạn thấy xuất cửa sổ, bạn chọn tab có tên Numbers, sau chọn Percentage nhấn OK 14 Sử dụng chức AutoFill Khi điền vào cell với nội dung nội dung cell cột Số thứ tự bảng tính chẳng hạn, số trở bạn khơng việc phải nhập số vào cell, bạn sử dụng chức Auto Fill để làm việc : có cách : Bạn chọn từ menu Edit – Fill : liệt kê chức AutoFill cho bạn tùy chọn Hoặc cách khác bạn nhập vài giá trị ban đầu ví dụ bạn nhập vào cell A1 : A2 : Sau dùng chuột chọn cell ( tơ đen ) Rồi đưa chuột đến dấu vng góc bên phải cell này, trỏ chuột bạn có hình dấu cộng, bạn nhấp kéo chuột đến vị trí cuối cần điền giá trị thả 15 Tùy biến AutoFill Excel cung cấp cho bạn số list để tự động điền vào list cho bạn số thứ tự, số ngày tuần… Bạn thêm vào list kiểu autofill theo ý riêng chẵng hạn bạn muốn điền dãy số theo thứ tự : 1,5,9,13,… Ðể tạo dãy số tăng theo thứ tự , bạn làm sau : Nhập giá trị list vào cell xếp ý muốn, chọn menu Tools, Options, chọn tab Custom List, nhấp chọn nút lệnh Import Rồi chọn vùng list bạn nhập nhấp OK 16 Sắp xếp Khi bạn xếp liệu cột Excel, bạn thấy Excel xếp khơng đúng, ví dụ bạn xếp từ cao xuống thấp bạn thấy số 95.5 nằm số 95 Ðể khắc phục bạn làm sau :     Chọn cột muốn xếp, cách click đầu cột Mở menu Format – Cell Trong hộp thoại format cell, click chọn tab Number click General category Sau xếp lại cột 17 Ẩn cột hàng theo nhóm Nếu bạn muốn ẩn cột hàng Excel dùng chuột quét chọn vị trí cột hàng cần ẩn nhấn tổ hợp phím Alt Shift Mũi tên phải Khi xuất hộp thoại hỏi bạn Cột hay Hàng, bạn chọn bấm OK Lúc Workbook xuất thêm panel hiển thị nhóm hàng cột mà bạn vừa tạo, để ẩn nhóm bạn nhấn vào dấu trừ nhấn dấu cộng 18 Chuyển dòng thành cột ngược lại Bạn tạo xong bảng lại muốn chuyển dòng thành cột cột thành dòng Sau cách thực hiện:       Chọn bảng Chọn Edit.Copy Chọn ô bạn muốn dán bảng vào Chọn Edit.Paste Special Trong khung hội thoại Paste Special, chọn Transpose nhấn OK Nếu cần, xóa lại bảng cũ Note: Dán liệu chép (copy) cắt (cut), bạn cần chọn ô nhấn Cách dễ dùng menu, nhấn hình tượng hay nhấn -V hay - Tuy nhiên cách có nhược điểm bạn dán lần sau dán, clipboard khơng Nếu phải dán nhiều lần, bạn phải dùng lệnh Paste 19 Tạo tiêu đề cho nhiều sheet lần thực Trong Workbook bạn có nhiều sheet bạn muốn tạo cho sheet có tiêu đề giống nhau, bạn cần làm lần sau: nhấp chuột phải vào tab để chọn sheet, chọn Select All Sheets từ menu phụ mở Bạn đặt tiêu đề Sheet đầu tiên, chữ, hình ảnh ,… sau nhấp chuột phải lên tab sheet hành chọn UnGroup Sheets từ menu phụ Tiêu đề xuất tất sheet workbook 20 Xem cú pháp hàm Excel Nếu bạn chưa biết hết hàm Excel, bạn biết không nhớ hết cú pháp hàm trongExcel, bạn chọn menu Insert – Function, hộp thoại Paste Function xuất hiện, từ bạn chọn hàm muốn sử dụng cho mục đích bạn cách xác 21 Có Sheet WorkBook Nếu bạn mở Workbook có nhiều sheet bạn muốn xem qua xem có sheet tất WorkBook bạn cần chọn Menu File – Properties , chọn tab Contents, liệt kê tất sheet có file cho bạn xem 22 Importing Text sang Excel Khi bạn có liệu text soạn thảo Word, bạn import đoạn liệu vào worksheet liệu lại nằm cột Ðể liệu nằm nhiều cột, bạn làm nhiều cách: 1/ Nếu liệu format dạng table bạn chọn Copy sau Paste vào Excel 2/ Dữ liệu không format theo dạng table mà dạng tab làm tương tự 3/ Nếu liệu không định dạng table tab bạn Import trường hợp sau chọn cột có chứa liệu, chọn menu Data, Text to Columns Excel xuất chế độ Wizard hướng dẫn bạn import liệu vào worksheet Excel 23 Liên kết liệu Excel Word Trong tài liệu mà bạn làm việc với Excel cần có số nội dung mà nội dung giống tài liệu soạn thảo Word Mà bạn muốn thay đổi, chỉnh sửa nội dung hai nơi tài liệu Word Excel thay đổi Bạn làm sau : Chọn đoạn văn bạn muốn chép từ Word Copy đoạn văn Khởi động Excel, chọn nơi bạn muốn có đoạn text chọn Menu Edit + Paste Special Trong hộp thoại Paste Special xuất hiện, chọn mục Paste Link chọn Microsoft Word Document Object từ list sau click OK 24 Mở tệp tin thường dùng Phải thao tác thường xuyên tệp tin (ví dụ bảng tốn), bạn định Excel để chương trình mở tệp tin (ví dụ quyettoan.xls) chương trình khởi động Để thực điều này, cần lưu tệp tin (File > Save As) vào thư mục XLStart nằm \Program files\Microsoft Office\Office 25 Thêm màu cho bảng tính Để thêm màu ảnh cho bảng tính, bạn chọn Format > Sheet > Background Tiếp đến, tìm tới ảnh (hoặc font màu) bạn thích nhấn Open 26 Đóng băng” dòng tiêu đề Trong bảng tính thường có dòng tiêu đề cố định vị trí cho cột (column) Nếu bạn nhập liệu nhiều dòng tràn q hình, cơng việc nhập liệu khó khăn dòng tiêu đề “trơi” Để “đóng băng” dòng tiêu đề, nhấn chuột chọn dòng tiêu đề; chọn Window > Freeze Panes Giờ bạn thoải mái nhập liệu với tiêu đề hiển thị phía bảng tính 27 Làm đẹp hình ảnh Khi dùng hình ảnh làm cho sơ đồ Excel đơi bạn nhận thấy hình ảnh trơng xấu Làm cải thiện để đẹp hơn? Ngun nhân Excel chưa làm để điều chỉnh sơ đồ có hình ảnh Hãy nạp Excel nhập số liệu vào Chọn số liệu nhấn Insert.Chart Khi khung hội thoại Chart Wizard xuất hiện, nhấn Finish Nhấn phím phải vào vùng sơ đồ chọn Format Chart Area Nhấn Fill Effects khung hội thoại vừa xuất nhấn tiếp mục Pictures khung hội thoại Fill Effects Bây nhấn Select Pictures nhấn đúp chuột vào hình ảnh bạn muốn dùng làm cho sơ đồ Trở khung hội thoại Fill Effects, nhấn OK OK lần khung hội thoại Format Chart Area Cuối cùng, dùng chuột điều chỉnh kích thước sơ đồ để hình ảnh đẹp 28 Chọn vùng gồm nhiều Excel Có nhiều cách để chọn vùng gồm nhiều ô Excel Thủ thuật giới thiệu phương cách dùng lệnh Go To Ví dụ, muốn chọn vùng A1: Z52, thực sau:    Chọn góc trái vùng bạn muốn chọn (trong ví dụ A1) Chọn Edit.Go To (hoặc nhấn -G) Trong hộp Reference, gõ địa ô bên phải (trong ví dụ Z52)   Giữ phím Nhấn (hoặc nhấn OK) 29 Sao chép liệu cơng thức nhanh chóng Thơng thường cần chép liệu hay công thức sang loại ô không liền kề nhau, bạn thường phải công copy paste sang ô Nhưng biết thủ thuật sau bạn hồn tồn thực công việc cách nhanh chóng hiệu Trước tiên bạn chép liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần chép ra, dùng phím tắt Ctrl-C cho nhanh Sau bạn giữ ngun phím Ctrl nhắp chuột trái vào ô mà bạn muốn chép liệu sang Lựa chọn xong bạn ấn ổ hợp phím Ctrl-V liệu tự động dán vào nơi cần thiết cho bạn Ứng dụng thủ thuật để copy-paste liệu cho loạt ô liền kề không gần ỗ liệu nguồn Trước tiên bạn dùng Ctrl-C để chép liệu từ nguồn, sau giữ nguyên phím Ctrl dùng chuột trái lựa chọn loạt ô mà bạn muốn chép liệu sang sau thả Ctrl ấn Enter xong 30 Định nghĩa số bảng tính Sử dụng cơng cụ Name Excel bạn định nghĩa trước số tệp tin bảng tính bạn Lấy ví dụ, bạn định nghĩa trước mức thuế bạn thường xuyên sử dụng Bạn thử cách sau đây: Tìm đến Insert | Name | Define nhập tên TaxRate Trong mục “Refers to” bạn nhập vào giá trị – giả sử chọn 0.07, sau nhắp chuột vào OK Bây bạn nhập cơng thức theo kiểu =A1*TaxRate Excel tự động thay số cho bạn Bằng cách bạn tiết kiệm thời gian việc xử lý bảng tính nhiều cách định nghĩa số thường sử dụng bảng tính Giả sử có thay đổi số bạn định nghĩa bạn không nhiều thời gian để chỉnh sửa công thức Bạn việc quay vào thay đổi mục “Refers to” xong 31 Tìm kiếm Excel Chắc bạn biết cách dùng nhiều lần khung hội thoại Find Word chưa nghĩ đến việc dùng khung hội thoại Excel Khung hội thoại Find Word Excel có phần khác Giả sử bạn cần tìm tất hàm SUM xuất bảng tính Chọn Edit.Find (hoặc nhấn -F) Gõ SUM vào khung hội thoại Find bỏ chọn mục “Find entire cells only” Nhấn Find Next để tiếp tục Lưu ý: Bạn tìm theo cột, theo dòng Khi lệnh Find tìm thấy chuỗi ký tự cần tìm, chọn chứa chuỗi ký tự đó.Nếu cần tìm chuỗi cụ thể ví dụ =SUM(A1:A5), bạn dùng khung hội thoại Find để tìm theo cơng thức giá trị cách chọn Formulas hay Values khung Look in 32 Vẽ hình trùng với đường kẻ ô Excel Chức AutoShapes Excel giúp bạn xếp hình bạn vẽ trùng với đường kẻ bảng tính Cách dễ để thực điều giữ phím vẽ Muốn thử chức này, chạy Excel mở bảng tính Nếu chưa thấy cơng cụ Drawing hình, chọn View.Toolbars Drawing Khi có cơng cụ Drawing, nhấn vào hình tượng hình chữ nhật (giả sử bạn muốn vẽ hình chữ nhật) Bây giữ phím kéo chuột để vẽ hình chữ nhật Bạn thấy cạnh hình chữ nhật trùng với đường kẻ ô bảng tính 33 Ignore other applications Nều bạn chọn option bạn khơng thể mở trực tiếp workbook cách doule-lick Workbook bắt buộc phải mở từ menu File/open Cách khắc phục lỗi là: Vào Menu: Tools/ Options, chọn tabs General Click bỏ dấu check mục: Ignore other applications Chọn OK, chắn bạn mở file Excel cách bình thường 34 Sao chép liệu từ trang web Trang web thường chứa số thơng tin mà thực việc phân tích Excel Với Web Query, bạn lấy thông tin từ trang web dạng table, hay nhiều table đưa vào văn Excel bạn có thơng tin cập nhật từ trang web cách dễ dàng Để sử dụng chức bạn chọn copy nội dung từ trang web paste vào Excel bình thường Khi paste nội dung vào Excel, nút Paste Option xuất Bạn bấm vào nút chọn chức Create Refreshable Web Query để tạo query đến trang web để lấy liệu 35 Import liệu Web Query Khi bạn muốn Import nội dung từ trang web bạn muốn liệu phải cập nhật từ trang web lấy phải cập nhật nội dung thay đổi Trên menu Data, bạn chọn mục Import External Data/ New Web Query Khi hộp thoại xuất hiện, bạn nhập địa trang web mà bạn muốn lấy liệu vào mục Address bấm nút Go Nếu bạn duyệt trang web trình duyệt Internet Explorer (IE) bạn bấm vào nút Edit with Microsoft Excel toolbar IE Tiếp theo bạn bấm vào nút mũi tên màu vàng bên trái phía trang web để chọn vùng liệu cần import trang, vùng chọn vùng liệu đổi màu Nếu nút mũi tên màu vàng khơng xuất bạn bấm vào nút Show Icons nằm toolbar cửa sổ Nếu bạn muốn lưu lại Query để sử dụng cho Wordsheet khác bạn bấm vào nút Save Query để lưu lại Để thiết lập thông số cho kiểu định dạng liệu Import bấm vào nút Option chọn kiểu định dạng mà bạn muốn áp dụng cho liệu hộp thoại xuất Cuối bạn bấm nút Import, hộp thoại Import Data xuất bạn chọn mục Exist Worksheet bạn muốn Import vào Worksheet hành bạn muốn Import vào Worksheet chọn mục New Worksheet nhấn nút OK 36 Chọn lại thông tin cho Web Query Khi Import nội dung từ trang web vào Excelvà bạn muốn chỉnh sửa lại nội dung Web Query (nội dung liệu Import ) để Import lại, bạn bấm vào nút Edit Query từ toolbar External Data Nếu toolbar không xuất bạn bấm chuột phải lên toolbar Excel chọn mục External Data 37 Cập nhật lại liệu Import từ web Để cập nhật lại liệu Import bạn bấm chọn vào vùng liệu Import cần cập nhật lại sau bấm vào nút Refresh Data toolbar External Data 38 Xuất liệu trang web Excel cho phép bạn xuất liệu thành trang web với hai dạng : Xuất dạng không tương tác lẫn nhau: Dạng cho trang web thông thường Cách làm sau : mở Workbook muốn xuất web, chọn menu File/ Save As chọn mục Web page danh sách Save as Type nhấn nút Save Dạng có tương tác: Khi Excel lưu trang web dạng này, trang web lưu mở Excel để hiểu chỉnh lại trang web Muốn hiệu chỉnh, bạn phải mở tập tin Workbook dùng để xuất trang web để chỉnh sửa xuất lại nội dung cho trang web Để xuất dạng sau mở Workbook cần xuất web, bạn chọn menu File/ Save as Web Page, bấm nút Publish hộp thoại xuất Khi hộp thoại xuất hiện, chọn mục tương ứng cần xuất thành web sheet, số cell hay tồn workbook bên danh sách Choose mục Item to publish nhập tên đường dẫn với tên tập tin trang web cần lưu vào mục File name Nếu bạn muốn xuất lại nội dung trang web sau chỉnh sửa để cập nhật lại trang web xuất trước chọn mục Previously published items chọn worksheet mục mà bạn muốn xuất lại để cập nhật cho trang web Cuối nhấn nút Finish để tiến hành xuất thành trang web kết thúc công việc Để tự động cập nhật trang web lưu lại thông tin thay d?i t? Workbook xuất hộp thoại Publish xuất bạn đánh dấu chọn mục AutoRepublish every time this workbook is saved 39 Tạo hyperlink đến tập tin Bấm chuột phải vào cell hình ảnh mà bạn muốn hyperlink chọn mục hyperlink menu phụ xuất Dưới mục Link to… phía bên trái hộp thoại xuất hiện, bạn bấm nút Create New Document Nhập tên tập tin cần tạo vào mục Name of new document, nhập đường dẫn để lưu tập tin vào mục này, khơng bấm nút Change để chọn đường dẫn thư mục Bên mục When to Edit bạn chọn mục Edit the new document later muốn nhập nội dung cho tập tin vào lúc khác bạn chọn mục Edit the new document now muốn nhập nội dung cho tập tin sau bạn nhấn OK để đóng hộp thoại (tập tin tập tin lưu dạng html Excel tạo ra) 40 Tạo hyperlink đến tập tin có sẵn đến trang web khác Bấm chuột phải vào cell hình ảnh cần tạo thành hyperlink, chọn mục hyperlink từ menu phụ Bấm nút Existing file or Web Page Bắt đầu từ đây, bạn muốn liên kết đến tập tin nằm thư mục bấm vào nút Current Folder chọn tập tin cần liên kết đến Nếu bạn muốn liên kết đến trang web bấm vào nút Browser Page chọn địa web có danh sách nhập vào ô Address bên Hoặc bạn muốn liên kết đến tập tin mà bạn sử dụng gần bấm vào nút Recent Files 41 Tạo hyperlink đến vị trí bookmark trang web Khi muốn liên kết bạn dẫn đến đến vị trí trang web khác bạn bấm chuột phải vào cell hình mà bạn muốn tạo liên kết, chọn mục hyperlink từ menu xuất Khi hộp thoại Insert hyperlink mở ra, bạn bấm vào nút Existing file or Web Page chọn trang web cần liên kết đến bấm nút bookmark, hộp thoại xuất bạn bấm đúp chuột vào bookmark muốn liên kết đến 42 Tạo liên kết đến địa e-mail Muốn Workbook bạn có liên kết đến địa e-mail, người dùng bấm vào liên kết chương trình e-mail tự động tạo cho bạn message với địa điền sẵn dòng To message Bấm chuột phải vào cell hình ảnh cần tạo hyperlink chọn mục hyperlink từ menu phụ xuất Trong hộp thoại Insert hyperlink, bạn bấm nút e-mail Address bên mục Link to Bạn nhập địa e-mail mà bạn muốn gửi vào mục e-mail address, nhập tiêu đề cho e-mail vào mục Subject nhấn OK 43 Thay đổi địa liên kết cho hyperlink Bấm chuột phải vào hyperlink cần thay đổi từ thay đổi lại địa liên kết đến hộp thoại nhấn OK để chấp nhận thay đổi 44 Thay đổi kiểu format cho hyperlink Khi muốn thay đổi kiểu hiển thị cho hyperlink bấm chọn menu Format/Style, chọn mục hyperlink Followed hyperlink danh sách Style Name bấm nút Modify Khi thay đổi tất hyperlink Workbook thay đổi theo 45 Chèn đoạn workbook khác vào workbook hành Khi bạn muốn workbook bạn có đoạn nội dung workbook khác đoạn nội dung thay đổi workbook nguồn thay đổi Để liên kết bạn làm sau : Mở workbook nguồn chứa nội dung cần lấy, sau chọn vùng liệu nhấn nút Copy Mở workbook muốn chèn nội dung vào, chọn vị trí cần chèn sau chọn menu Edit/ Paste Special bấm chọn Paste Link Nếu liệu nguồn nằm workbook Internet hay máy khác, bạn gõ địa xác vùng liệu vào cell, nơi mà bạn muốn chèn nội dung vào Bạn chèn địa vào cách gõ dấu sau địa trỏ đến vị trí vùng liệu cần lấy ví dụ sau : =’https://www.dantaichinh.com/[file.xls]Sheet1’! A1 =’https://www.dantaichinh.com/file.xls’!MyNamedCell 46 Chọn cell có chứa hyperlink Trong cell có chứa hyperlink, bạn bấm chuột vào để chọn Excel hiểu bạn bấm vào hyperlink Vì vậy, để chọn cell có chứa hyperlink, bạn phải bấm chuột vào cell chờ trỏ chuột chuyển thành hình dấu cộng nhả chuột 47 Phím tắt thơng dụng Excel Phím tắt ứng dụng MS Office tính hữu ích nhất, giúp cho người sử dụng thao tác nhanh Xin liệt kê số phím tắt thơng dụng Excel 48 Vẽ hình vng bầu dục nằm cell Khi sử dụng chức vẽ hình vng bầu dục cơng cụ Draw, hình vẽ khơng nằm vùng cell bảng tính Để hình vẽ nằm cell, vẽ bạn nhấn giữ phím Alt, hình vẽ theo cell bạn rê chuột 49 Lọc liệu Filter Thiết lập Filter Excel cách tốt để lướt qua liệu tìm thấy bạn cần Có thể bạn có danh sách liệu lớn, đừng lo lắng, bạn lọc theo tiêu chí định xếp vào danh sách quản lý mà bạn nhìn thấy tốt Bạn thiết lập Filter cách Cách thứ 1, định dạng liệu bạn Table chia sẻ Phần Điều đặt lọc Filter tiêu đề cột bạn Nếu bạn khơng thích cách 1, bạn làm theo cách : Đặt trỏ chuột click vào tiêu đề cột Sau chọn thẻ Data ribbon >> click vào Filter Bây bạn click vào mũi tên Filter danh sách thả xuống Bạn nhìn thấy tất liệu cột với ô trống để đánh dấu chọn bên trái Bạn bỏ chọn bạn khơng muốn nhìn thấy nhìn thấy đánh dấu chọn 50 Thiết lập chế độ Autosave Bạn không muốn bạn làm cho tập tin mình? Vậy nên bạn cần phải chắn Excel thiết lập chế độ Autosave – tự động lưu lại tài liệu bạn đặn Để cài đặt chế độ Autosave cho Excel bạn, vào File >> Options Hộp thoại Excel Options mở Chọn mục Save Tại tùy chọn Save AutoRecover information every 10 minutes, kiểm tra xem đánh dấu chọn chưa, bạn nhập vào số phút sau làm việc với liệu, bạn muốn tự động lưu lại ... validation excel Thủ thu t Excel - Nắm vững thao tác Excel Các bạn dù có nhiều thủ thu t excel mà không nắm vững khơng thể trở thành chun gia excel thực thụ mắt bạn bè Có lơi thủ thu t lòe thiên... ứng dụng thủ thu t excel cách viết ô C1 : A1&B1, thêm khoảng trắng cho đẹp: A1&“ ”&B1, kết trả là: Đào Đăng Khoa 14 Thủ thu t excel - Đổi tên sheet cách nháy đúp Có thủ thu t đơn giản excel mà nhiều... vùng liệu excel Bước 2: Các bạn bôi đen tất dòng trống xuất sau nhấn chuột phải chọn Delete Rows – Sau bỏ lọc xong Và kết quả: Xóa trống vùng liệu excel Thủ thu t Excel - Ứng dụng chúc lọc Excel