Chiêu thứ 21 30(excel) Tổng hợp các thủ thuật excel

Chiêu thứ 21: Tô màu dòng xen kẽ Ắt hẳn bạn thấy bảng tính Excel với dòng tô màu cách nhau, thí dụ dòng chẵn tô màu xám, dòng lẻ không tô tô màu khác Trình bày bảng tính tô màu cách dòng khiến cho bảng tính Pro làm cho người dùng dễ đọc liệu Bạn định dạng từ từ tay dòng, bạn đủ kiên nhẫn, bạn biết đấy, kiên nhẫn lần chưa đủ Bạn phải bực cần xoá dòng, chèn dòng, cập nhật liệu May sao, sử dụng Conditional Formatting giúp bạn thực tô màu nhanh loại bỏ hết phiền toái sau tô màu Giả sử bạn có liệu vùng A1:H57, bạn dự trù cập nhật hết tháng khoảng 100 dòng Vậy bạn đánh dấu chọn khối A1:H100 cho ô A1 ô hành Dùng cách chiêu 18, 19, để vào chỗ cần gõ công thức chức Conditional Formatting, gõ công thức sau: = Mod(Row(),2) Nhấn format chọn màu tô cho dòng lẻ Nguyên nhân tô dòng lẻ: Công thức cho giá trị 1, 0, 1, 0, … đến hết dòng 100, tương ứng với True, False, … Conditional Formatting tô dòng True Cũng bạn muốn tô màu cột cách cột, dùng công thức =Mod(Column(),2) Ghi chú: Nếu bạn có sử dụng ASAP Utilities, bạn làm sau: Vào menu ASAP – Row & Column – Color Each n’th row or column in selection Chọn Row column tuỳ ý, chọn màu tuỳ ý, gõ ô Steps, đánh dấu vào mục chọn Conditional Formatting Kết công thức Condition =MOD(ROW()-1,2*1)+1 tô màu - Nếu bạn đứng dòng 10, công thức trở thành =And( Mod(Row(),2),CountA($A10:$H10)) nghĩa dòng chẵn có liệu => không tô màu - Nếu bạn đứng dòng 59: dòng lẻ liệu => không tô màu Mở rộng: Tô màu cách dòng tô 1, tô xen kẽ màu trở lên: bạn cần sửa công thức ASAP cho phù hợp, kết hợp với CountA() cho linh hoạt Thí dụ với công thức hình: bạn có kết hình, dòng liệu không tô màu Chiêu thứ 22: Tạo hiệu ứng 3D bảng tính hay ô Bất bạn nhìn thấy hiệu ứng 3D chương trình ứng dụng, chẳng hạn Excel, hẳn bạn thấy đánh lừa qua thị giác tạo cách định dạng đặc biệt Chính bạn tạo hiệu ứng cách dễ dàng cách định dạng ô dãy ô Phiên Excel 2007 đưa vào styles ô, bạn tạo hiệu ứng 3D lưu lại để sử dụng vào bạn muốn Hãy bắt đầu với ví dụ đơn giản, tạo hiệu ứng 3D cho ô để nhìn lên giống nút lệnh(button) Trong bảng tính trống, bạn chọn ô D5 (Bạn chọn ô D5 không nằm rìa bảng tính) Dưới Cell Options tab Home, chọn Format ➝ Format Cells ➝ Border (với phiên trước Excel 2007: Format ➝ Cells ➝ Border) Hoặc bạn click chuột phải, chọn Format cells ➝ Border Trong hộp line, chọn đường dày thứ (bên phải, thứ từ đếm lên) Chắc chắn màu chọn màu đen (hoặc chọn automatic bạn chưa thay đổi mặc định lựa chọn này) Bây click chọn đường viền bên phải đường viền bên bảng Quay trở lại với box color để chọn màu trắng Vẫn chọn đường viền dày thứ 2, chọn hai đường viền lại đường viền bên bên trái ô Chọn tab Fill (với phiên trước Excel 2007: chọn tab Patterns) hộp thoại Format Cells chọn màu xám Click chọn OK không chọn ô D5 (di chuyển trỏ chuột sang ô khác) Ô D5 xuất lên giống button Bạn làm tất điều với đường viền bóng đổ Nếu muốn vui đa dạng hơn, bạn tạo ô nhìn giống bị lõm thụt vào chọn ô E5 (vì kế ô D5 sử dụng cho tập tiếp theo) Chọn Home ➝ Cells ➝ Format ➝ Format Cells ➝ Bord (với phiên trước Excel 2007: Format ➝ Cells ➝ Border) chọn đường viền dày thứ (thứ bên phải từ đếm lên) bảng line chắn màu chọn màu đen cho đường viền bên trái Chọn màu trắng bảng màu cho đường viền bên phải bên ô Chọn tab Patterns chọn màu xám Click OK Ô E5 bị lõm xuống Việc trái ngược với ô D5 hiệu ứng trội lên Nếu bạn cảm thấy thích thú với style ô mà bạn tạo Bạn lưu lại cách chọn Home ➝ Styles ➝ Cell Style ➝ NewCell Style, bạn gõ tên mà bạn muốn đặt cho style vào click OK Chú ý Styles ô lưu lại workbook bạn kết hợp Styles từ workbooks khác Lựa chọn phiên trước Excel 2007 Nếu bạn muốn lưu style ô phiên trước bạn vào Format➝ Style Sử dụng hiệu ứng 3D cho bảng liệu Kế tiếp, làm thí nghiệm với công cụ để thấy loại hiệu ứng 3D mà bạn tạo cho bảng sheets Chọn ô D5 E5, click chọn công cụ Format Painter (biểu tượng chổi quét ) Clipboard options tab Home (với phiên trước Excel 2007: xem standard toolbar) Trong nhấn chuột trái, Click chọn ô F5 rê chuột qua ô J5, sau nhả Bây chọn vùng D5:J5 click chọn công cụ Format Painter lần Cùng lúc nhấn chuột trái, chọn ô D6, kéo chuột ngang sang phải kéo xuống ô J15, sau nhả Hiệu ứng 3D dãy ô Nếu bạn muốn lưu style bảng này, bạn chọn Home ➝ Styles ➝Format as Table ➝ NewTable Style Với phiên trước Excel 2007 bạn lưu style bảng Chúng ta sử dụng đường viền dày để hiệu ứng thấy cách rõ ràng, nhiên, bạn tạo tinh tế cách sử dụng đưởng mảnh Bạn sử dụng đường khác để tạo hiệu ứng hay Cách dễ để tìm kết hợp có hiệu bạn nên thử kiểm tra sai sót bảng tính trống để tạo hiệu ứng mà bạn muốn Bạn bị giới hạn tưởng tượng có lẽ khiếu thẩm mỹ Thí dụ dùng màu khác Thí dụ dùng đường kẻ không liền nét cho đường kẻ ngang Hãy luôn nhớ hiệu ứng 3D làm cho bảng tính dễ đọc, nhìn chuyên nghiệp dễ cảm nhận hơn, chúng sử dụng mức chúng có ảnh hưởng trái ngược Nên nhớ, sử dụng thứ có mức độ Nếu bạn muốn tạo xa cung cấp hiệu ứng 3D cách tự động sinh động, bạn kết hợp 3D với định dạng có điều kiện để tự động cung cấp nhiều style mà bạn thích Bổ sung: Bạn dùng hiệu ứng 3D cho ô (đã thực trên) để dùng button thực thụ, bạn kết hợp với VBA Giả sử bạn muốn bảng tính bạn có button (nổi, đương nhiên), nhấn vào chìm xuống thực thi macro Khi nhấn lần nút lên thực macro khác dừng thực macro thứ Dùng công cụ ghi macro để ghi lại trình lập hiệu ứng 3D cho ô D5, ta đọan code Module, sửa lại chút đỉnh với biến Public IsRun để tuỳ trường hợp gán Border thích hợp: PHP Code: Sub Change1() With Selection.Borders(xlEdgeLeft) LineStyle = xlContinuous Weight = xlMedium ColorIndex = IIf(IsRun, 2, 0) End With With Selection.Borders(xlEdgeTop) LineStyle = xlContinuous Weight = xlMedium ColorIndex = IIf(IsRun, 2, 0) End With With Selection.Borders(xlEdgeBottom) LineStyle = xlContinuous .Weight = xlMedium ColorIndex = IIf(IsRun, 0, 2) End With With Selection.Borders(xlEdgeRight) LineStyle = xlContinuous Weight = xlMedium ColorIndex = IIf(IsRun, 0, 2) End With End Sub Bây dựa vào kiện SelectionChange sheet, ta làm cho ô D5 thay đổi border sau: PHP Code: Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) If Target.Address = "$D$5" Then If Target = "Run" Then Target = "Stop" IsRun = False Else Target = "Run" IsRun = True End If Change1 Cells(1, 1).Select End If End Sub Các bạn xem file đính kèm Thí dụ minh hoạ, đoạn code thực thi, ô D5 trở thành nút nhấn thực Chiêu số 23: Bật, tắt chức Conditional Formatting checkbox Bạn thường dùng Data Validation để giới hạn liệu nhập vào, dùng Conditional Formatting để cảnh báo nhập liệu trùng Nhưng bạn muốn tắt chúc cảnh báo CF Có cách đơn giản để bật tắt chức cách sử dụng checkbox Xem thêm Chiêu số 18: Điều khiển Conditional Formating checkbox Nhưng CF tô màu liệu nhập trùng Trong thí dụ đây, bạn dùng CF để đánh dấu (tô màu) ô có liệu xuất nhiều lần vùng liệu Giả sử vùng A1:A100 bạn thiết lập CF với công thức sau: =CountIf($A$1:$A$100,$A1)>1 Bây bạn muốn tuỳ ý bật tắt CF Trước tiên bạn công cu Form Control Toolbox, vẽ Checkbox lên sheet Thiết lập Property Cell Link cho checkbox ô đó, thí dụ K1 Ta vào Name box đặt nuôn tên cho ô IsCheck Bây click chọn vùng liệu A1:A100 cho ô A1 ô hành Thiết lập Conditional Formatting cho vùng với công thức sau: =AND(COUNTIF($A$1:$A$100,$A1)>1,IsCheck) Nhấn nút Format để tô màu theo ý muốn, OK Sau hoàn thành, bạn check vào checkbox, ô K1 thành True, ô có liệu trùng bị tô màu Trái lại, bạn uncheck checkbox, ô K1 có giá trị False, chẳng có ô bị tô màu Ở ô D6 gõ công thức =ADDRESS(1;$F$1)&":"&ADDRESS(7;$F$1) Vào Define Name, đặt name MyRange, công thức =INDIRECT($D$6) Nhấn chuột phải vào combobox, vào Format control, Cell link gõ MyRange, Cell link $G$1 Bây bạn chọn option, ô F1 thay đổi giá trị từ đến 3, ô D6 thay đổi với giá trị $A$1:$A$7, $B$1:$B$7, $C$1:$S$7 Và list combobox đổi theo Bổ sung: Có vấn đề list lúc dài (bằng thí dụ trên), thí dụ số từ đến 10, thứ tuần từ Chủ nhật đến thứ bảy, tháng từ đến 12 Vậy ta phải làm gì? Ta làm từ từ nhé, trước tiên cách dùng ô phụ (tác giả dùng ô phụ) Gõ công thức sau vào ô G1: =COUNTA(INDIRECT(ADDRESS(1;$F$1)&":"&ADDRESS(100;$ F$1))) Với công thức trên, G1 có giá trị 10, 7, 12 tương ứng với F1 1, 2, Sửa tiếp số chết công thức ô D6 thành $G$1 cho động: =ADDRESS(1;$F$1)&":"&ADDRESS($G$1;$F$1) Kết hoàn toàn mỹ mãn Ô D6 $A$1:$A$10, $B$1:$B$7, $C$1:$C$12 Bây cách GPE: dấu (bỏ) ô phụ Hiện Name MyRange ta =INDIRECT($D$6), Sửa bước thứ thay $D$6 công thức D6: =INDIRECT(ADDRESS(1;$F$1)&":"&ADDRESS($G$1;$F$1)) Kế thay $G$1 công thức G1: =INDIRECT(ADDRESS(1;$F$1)&":"&ADDRESS(COUNTA(INDIR ECT(ADDRESS(1;$F$1)&":"&ADDRESS(100;$F$1)));$F$1)) Ta đàng hoàng xoá ô D6 ô G1 Chỉ ô F1 link cell options, ta format thành chữ trắng OK Trong file đính kèm đây, chưa xoá ô D6 ô G1, để lại cho bạn xem chơi, từ từ xoá sau Chiêu thứ 25: Tạo danh sách xác thực thay đổi theo lựa chọn từ danh sách khác Trước tiên, cần chuẩn bị số liệu để thực hành Bạn tạo sheet đặt tên List ô A1 nhập vào tiêu đề “Objects” Tại ô B1 nhập vào tiêu đề “Corresponding List” Vùng A2:A5 bạn nhập vào từ “Can” Vùng A2:A9 nhập vào từ “Sofa” Vùng A10:A13 nhập vào từ “Shower” Vùng A14:A17 nhập vào từ “Car” Sau đó, vùng B2:B17 bạn nhập vào từ sau: Tin, Steel, Opener, Lid, Bed, Seat, Lounge, Cushion, Rain, Hot, Cold, Warm, Trip, Journey, Bonnet, Boot Tại ô C1 nhập vào tiêu đề “Validation List” Kế đó, bạn nhập vào từ sau ô C2:C5: Can, Sofa, Shower Car Đây danh sách chứa từ từ vùng A2:A17 Bạn dùng chứa Advanced Filter để lọc danh sách cách chọn vùng A2:A17 ➝ Data ➝ Sort & Filter ➝ Advanced (E2003: Data ➝ Filter ➝➝ chọn Unique Records Only ➝ chọn Filter the List in Place ➝ OK Sau chép danh sách kết lọc dán vào vùng C2:C5.Advanced Filter) Sau nhập xong bạn có danh sách hình sau: Bước định nghĩa số Name cho List Bạn vào Formulas ➝➝ Name Manager ➝ chọn New (E2003: Insert ➝ Name ➝ Define) Trong hộp Name bạn nhập vào từ “Objects” Tại hộp Refer To bạn nhập vào công thức sau: Define Names =OFFSET($A$2,0,0,COUNTA($A$2:$A$20),1) Nhấn nút OK sau nhập xong công thức Tiếp theo, bạn nhấn New (E2003: nhấn Add) để tạo Name Trong hộp Name nhập vào tên “ValList” Refer To nhập vào =$C$2:$C$5 Nhấn Close để đóng hộp thoại lại Bạn chèn thêm sheet có tên “Sheet1” Bạn vào Formular ➝ chọn Define Names ➝Manager ➝ chọn New (E2003: Insert ➝ Name ➝ Define) Trong hộp Name bạn nhập vào “CorrespondingList” Refer To nhập vào công thức sau: Name =OFFSET(INDIRECT(ADDRESS(MATCH(Val1Cell,Objects,0) +1,2,,,"Lists")),0,0,COUNTIF(Objects,Val1Cell),1) Tiếp tục nhấn New (hoặc Add Excel 2003) để thêm Name Trong hộp Name bạn đặt tên Val1Cell Refer To nhập vào =$D$6 nhấn OK Tiếp tục nhấn New để thêm Name với tên Val2Cell Refer To =$E$6 nhấn OK sau hoàn tất Các Name mà bạn tạo hình sau: Chúng ta chuẩn bị xong thứ cần thiết, đến lúc áp dụng chức Data Validation Bạn chọn ô $D$6 Sheet1, sau vào ngăn Data ➝ nhóm Data Tools bạn chọn Data Validation ➝ chọn ngăn Settings hộp thoại Data Validatin (E2003: Data ➝ Validation ➝ Settings) Bạn chọn loại List hộp Allow hộp Source nhập vào =ValList, đánh dấu chọn In-cell dropdown, sau nhấn OK để hoàn tất Chọn ô E6, sau vào ngăn settings hộp thoại Data Validation Bạn chọn List Allow nhập vào =CorrespondingList hộp Source, đánh dấu chọn vào In-cell dropdown nhấn OK để hoàn tất Trong trình thiết lập Data Validation cho ô E6, bạn nhận thông báo lỗi “The source currently evaluates to an error Do you want to continue?” Bạn chọn Yes Lỗi xuất ô D6 rỗng Bạn thử chọn tên danh sách ô D6 xem thay đổi tương ứng danh sách ô E6 hình minh họa sau: Chiêu 26: Sử dụng chức thay (Replace) để gỡ bỏ ký tự không mong muốn Khi nhập liệu hay chép dán liệu từ nguồn khác vào Excel ký tự không mong muốn xuất toàn bảng tính bạn Sử dụng chiêu bạn khắc phục rắc rối gỡ bỏ ký tự không mong muốn tay Chức thay (replace) Excel giúp bạn gỡ bỏ ký tự không mong muốn bảng tính, phải qua vài bước phụ Ví dụ như, bạn thay ký tự không mong muốn chuỗi rỗng tựa chưa tồn Muốn bạn cần biết mã ký tự mà bạn muốn gỡ bỏ Tất ký tự mang mã riêng Excel cho bạn biết bạn sử dụng hàm CODE Hàm CODE trả mã số cho ký tự chuỗi Mã tương đương ký tự mà máy tính bạn thiết lập Để thực điều này, chọn ô có chứa ký tự không mong muốn Từ công thức, bôi đen ký tự chép ký tự Tiếp theo chọn ô trống (A1 chẳng hạn) dán ký tự vào ô chọn (A1) Tại ô khác, nhập công thức sau: =CODE($A$1) Công thức trả mã ký tự không mong muốn Chọn toàn liệu bạn, chọn Home ➝ Editing ➝ Find & Select ➝ Replace (với phiên trước Excel 2007: chọn Edit ➝ Replace…), khung Find what: nhấn phim Alt gõ số kèm theo code đưa công thức Nếu mã số 163 nhấn Alt nhấn 0163 (Hoặc bạn để trỏ chuột ô có ký tự không mong muốn, chép ký tự dán vào ô Find what được) Bỏ trống khung Replace With nhấn Replace all Việc làm xóa bỏ tất ký tự không mong muốn nhanh qua việc dò tìm mã ký tự Lặp lại bước cho ký tự không mong muốn Chiêu thứ 27: Chuyển đổi số dạng văn sang số thực Các giá trị số (number) Excel mặc định canh lề phải văn (text) canh lế trái Do vậy, cách đơn giản để nhận biết giá trị số văn cột bảng tính bạn thiết lập chế độ canh lề mặc định cho cột Bạn vào Home ➝ nhóm Alignment ➝ chọn Format Cells ➝ vào ngăn Alignment (E2003: Format ➝ Cells ➝ Alignment) ➝ chọn General hộp Horizontal để thiết lập việc canh lề mặc định cho cột chọn ➝ nhấn OK để đóng hộp thoại Format Cells lại Bạn kéo cột rộng để đễ phân biệt việc canh lề, bạn thấy giá trị số, ngày tháng canh lề phải văn canh lề trái Dùng Paste Special để chuyển giá trị số dạng văn sang số thực Đây cách nhanh dễ dàng để chuyển giá trị số dang văn sang số thực Các bước thực sau: Chọn ô trống nhấn lệnh Copy (Ctrl + C)➝ quét chọn vùng số liệu dạng văn định chuyển đổi (ví dụ vùng A1:A9 hình trên) ➝ nhấp phải chuột chọn Paste Special… ➝ chọn Add nhóm Operation ➝ nhấn OK để hoàn tất Việc làm giúp chuyển toàn số số dạng văn sang số thực, ô rỗng có giá trị bạn cộng số vào số lưu dạng văn Excel bạn làm cho số dạng văn chuyển thành số thực Dùng hàm TEXT để chuyển đổi Bạn áp dụng nguyên tắc cách vào số hàm có sẵn Excel để thực việc chuyển đổi Thông thường, bạn dùng hàm thuộc nhóm TEXT kết trả dạng số Excel xem số giá trị dạng văn Giả sử bạn có vùng liệu A1:A7 hình sau: Bạn dùng hai hàm nhóm TEXT LEFT FIND để tách giá trị khỏi chuỗi văn sau: =LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1) Sau dùng hàm để tách phần giá trị kết trả Excel xem văn chúng canh lề trái hình sau: Do vậy, bạn cần phải hiệu chỉnh công thức tác chuỗi để kết trả số thực cách cộng thêm số vào sau công thức trên: =LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1) + Chiêu 28: Trích xuất liệu số chuỗi VBA Bạn thường lấy liệu từ nguồn ngoài, chẳng hạn từ Internet, có liệu số xen lẫn chữ như: “1,254.00VND” “USD 2,500.00”, chí phức tạp Và có bạn nhập liệu hỗn hợp text số không theo quy luật để lấy riêng số hàm tách chuỗi thông thường Dùng hàm tự tạo viết VBA, bạn trích xuất riêng phần số ra, chuỗi có kiểu dạng Bạn nhấn Alt-F11 để vào cửa sổ VBA, insert module dán đoạn code sau vào: PHP Code: Function ExtractNumber(rCell As Range) Dim lCount As Long Dim sText As String Dim lNum As String sText = rCell For lCount = Len(sText) To Step -1 If IsNumeric(Mid(sText, lCount, 1)) Then lNum = Mid(sText, lCount, 1) & lNum End If Next lCount ExtractNumber = CLng(lNum) End Function Vào lại Excel, ô B1 gõ liệu số xen lẫn text tuỳ ý, ô kế bên C1 gõ công thức: =ExtractNumber(B1) Ta có kết hình: Bổ sung: Vẫn chút vấn đề: liệu số thập phân ô B5, liệu gồm nhóm số riêng biệt trở lên ô B4, kết không ý muốn Để giải vấn đề số thập phân, ptm0412 có hàm khác: PHP Code: Function CtoN(Mystr As String, Optional Dautp As String) As Double Dim Kqng, Kqtp, Neg As Double, Kqtam As String Dim Sotp As Double, Le As Byte Neg = Le = For i = To Len(Mystr) tam = Mid(Mystr, i, 1) Select Case tam Case To Kqtam = Kqtam & tam Case "-" Neg = -1 Case Dautp Kqng = Kqtam Le = Mystr = Right(Mystr, Len(Mystr) - i) Kqtp = CtoN(Mystr) Sotp = Kqtp * 10 ^ (-Len(Kqtp)) End Select Next i Select Case Le Case CtoN = IIf(Kqtam = "", 0, Kqtam) Case CtoN = Kqng + Sotp End Select CtoN = CtoN * Neg End Function Ghi chú:- Khi sử dụng hàm này, bạn thêm vào hàm tham số cho biết dấu thập phân dấu nào, “,” hay “.” Thí dụ =CtoN(“USD 14255.20”,”.”), bạn biết số nguyên không cần thêm - Hàm đọc số âm ký hiệu số âm dấu trừ đứng trước số Để giải vấn đề nhiều nhóm số khác chuỗi, Ptm0412 có hàm: PHP Code: Function CtoNPlus(Mystr As String, sttchuoi As Byte, Optional Dautp As String) As Double Newstr = Mystr For i = To sttchuoi If Len(Newstr) < Then Exit For CtoNPlus = CtoN1st(Newstr, Dautp) Next i Newstr = "" End Function PHP Code: Function CtoN1st(ByVal Mystr As String, Optional Dautp As String) As Double Dim Kqng, Kqtp, Neg As Double, Kqtam As String Dim Sotp As Double, Le As Byte, NewStr2 As String Neg = Le = For i = To Len(Mystr) tam = Mid(Mystr, i, 1) Select Case tam Case To Kqtam = Kqtam & tam If IsNumeric(Mid(Mystr, i + 1, 1)) = False And _ Mid(Mystr, i + 1, 1) "," And Mid(Mystr, i + 1, 1) "." Then Newstr = Right(Mystr, Len(Mystr) - i) Exit For End If Case "-" Neg = -1 Case Dautp Kqng = Kqtam Le = NewStr2 = Right(Mystr, Len(Mystr) - i) Kqtp = CtoN1st(NewStr2) Sotp = Kqtp * 10 ^ (-Len(Kqtp)) End Select Next i Select Case Le Case CtoN1st = IIf(Kqtam = "", 0, Kqtam) Case CtoN1st = Kqng + Sotp End Select CtoN1st = CtoN1st * Neg End Function Cú pháp hàm: CtoNPlus(Mystr , sttchuoi, [Dautp]) Sttchuoi số thứ tự nhóm số chuỗi, Dautp ký tự dấu phân cách thập phân Xem file kèm theo Chiêu thứ 29: Tùy biến thích ô bảng tính Khi chèn thích cho ô lệnh Review ➝ Comments ➝ New Comment (E2003: Insert ➝ Comment) Excel mặc định chèn tên người dùng máy tính vào hộp thích Bạn thay đổi điều cách vào Office ➝ Excel Options ➝ Popular (E2003: Tools ➝ Options ➝ General) Bạn nhập lại đoạn văn mặc định mong muốn hộp User name: Mặc dù thích cho ô có mục đích hiển thị thông báo cho bạn cho người dùng khác, bạn tùy biến nhằm mục đích làm rõ chủ ý bạn Trước tiên, bạn cần tùy biến Quick Access Toolbar (QAT) để thêm nút lệnh vào đó, bước thực sau: Office ➝ Excel Options ➝ Customize Tại hộp Choose commands from bạn chọn Smart Art Tools | Format Tab ➝ nhấn nút Add để thêm vào QAT ➝ nhấn OK hoàn tất (E2003: gọi Drawing cách View ➝ Toolbars ➝ Drawing) Chèn thích cho ô cách vào ngăn Review ➝ nhóm Comments ➝ chọn New Comment (E2003: Insert ➝ Comment) Một hộp thích xuất bạn nhập nội dung thích vào Để thay đổi hình dạng hộp thích bạn nhấp trái chuột lên khung viền để thoát khỏi chế độ nhập liệu ➝ chọn lệnh Change AutoShape từ QAT ➝ chọn kiểu hình dạng mong muốn nhóm hình Basic Shapes, Block Arrow, Flow Chart, Callouts Stars and Banners ➝ sau chọn hình hình dạng hộp thích ô thay đổi tức Đối với phiên Excel 2007 việc hiệu ứng 3-D cho hộp thích thiết lập mặc định tùy chọn Shadow Setting bị loại bỏ Bạn thay đổi tùy chọn đổ bóng, hiệu ứng 3-D phiên Excel trước sau: chọn khung viền hộp thích ➝ vào Drawing ➝ chọn nút lệnh Shadow Settings ➝ chọn kiểu mong muốn: Thêm ảnh vào thích Một điều thú vị bạn dùng hộp thích để hiển thị ảnh mà không làm ảnh hưởng đến nội dung khác Thí dụ như, bạn chèn đồ thị vào hộp thích nhằm minh họa tốt cho số liệu mà không cần phải lúc đồ thị lên Để thêm hình, bạn chọn ô có thích ➝ nhấp phải chuột lên ô ➝ chọn Edit Comment ➝ chọn khung viền hộp thích ➝ nhấp phải chuột ➝ chọn Format Comment (E2003: nhấp chuột lần liên tiếp lên khung viền hộp thích) ➝ chọn ngăn Colors and Lines ➝ hộp Color, chọn Fill Effects ➝ chọn nút Select Picture ➝ chọn hình nhấn Insert ➝ OK ➝ OK Trích xuất nội dung thích Để trích xuất nội dung hộp thích, cần viết hàm người dùng đơn giản Bạn nhấn tổ hợp ALT+F11 để vào cửa sổ VBE vào ngăn Developer ➝ Code ➝ Visual Basic (E2003: Tools ➝ Macro ➝ Visual Basic Editor), sau vào Insert ➝ chọn Module ➝ nhập vào đoạn mã sau: [highlight=VB] Function GetCommentText(rCommentCell As Range) Dim strGotIt As String On Error Resume Next strGotIt = WorksheetFunction.Clean(rCommentCell.Comment.Text) GetCommentText = strGotIt On Error GoTo End Function [/highlight] Vào File ➝ Save (Ctrl+S) để lưu Module, sau vào File ➝ Close and Return to Microsoft Excel (ALT+Q) để trở cửa sổ bảng tính Bạn vào ô trống nhập vào: =GetCommentText(B2) Với B2 ô có thích Nhấn Enter để xem kết Chiêu 30: Sort thứ tự dựa nhiều ba cột Chức sort Excel bị giới hạn với sort phạm vi cột Trong hầu hết trường hợp, sort theo cột đủ bạn cần sort nhiều cột liệu Chiêu giúp bạn vượt qua hạn chế Với ví dụ sau, giả sử bạn có cột liệu liên quan với A, B, C, D E, bạn muốn sort liệu theo cột A, cột B, cột C, tiếp cột D cuối cột E Để làm điều này, bạn sort theo thứ tự ngược: sort theo cột cuối trước ngược đến cột Chọn cột từ A đến E, sau chọn Data ➝ Sort Chọn để sort theo thứ tự cột C đầu tiên, đến cột D sau đến cột E Nhấn vào sort Bây chọn cột từ A đến E chọn Data ➝ Sort Lúc này, sort theo thứ tự cột A trước đến cột B Click sort thứ xếp theo thứ tự Excel sort theo cột thay cột Nếu bạn muốn Excel tự động làm điều này, bạn sử dụng macro mà sort theo vùng chọn giả định liệu bạn có tiêu đề cột xác định định dạng hàng vùng chọn Nếu tiêu đề in đậm, Excel cho biết chúng tiêu đề không sort chúng Thay vào đó, sort cột bên trái trước tới cột bên phải tối đa 256 cột Đoạn code macro bạn cần sử dụng phải đặt module chuẩn Để làm điều này, bạn chọn Tools ➝ Macro ➝ Visual Basic Editor (Hoặc nhấn Alt+F11), sau chọn Insert ➝ Module gõ đoạn code sau vào: PHP Code: Sub SortByX( ) Dim i As Long For i = Selection.Columns.Count To Step -1 Selection.Sort Key1:=Selection.Cells(2, i), _ Order1:=xlAscending, Header:=xlGuess, Orientation:=xlTopToBottom Next i End Sub Để quay lại excel, bạn đóng cửa sổ code lại nhấn Alt+ Q Ngay bạn dán đoạn code vào, bạn thực việc sort này: Tô chọn vùng cần sort, kể tiêu đề, chạy code [...]... sau: Chiêu 26: Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự không mong muốn Khi nhập dữ liệu hay khi sao chép và dán dữ liệu từ nguồn khác vào Excel thì các ký tự không mong muốn sẽ xuất hiện trong toàn bộ bảng tính của bạn Sử dụng chiêu này bạn có thể khắc phục được những rắc rối khi gỡ bỏ các ký tự không mong muốn bằng tay Chức năng thay thế (replace) trong Excel có thể giúp bạn gỡ bỏ các. .. chọn các cột từ A đến E và chọn Data ➝ Sort Lúc này, sort theo thứ tự cột A trước rồi mới đến cột B Click sort và mọi thứ sẽ được sắp xếp theo thứ tự Excel đã sort theo 5 cột thay vì 3 cột Nếu bạn muốn Excel tự động làm điều này, bạn có thể sử dụng một macro mà sẽ sort theo vùng chọn và giả định rằng dữ liệu của bạn có các tiêu đề cột được xác định và định dạng ở hàng đầu tiên của vùng chọn Nếu các. .. tất cả những ký tự không mong muốn rất nhanh qua việc dò tìm mã ký tự Lặp lại các bước ở trên cho mỗi ký tự không mong muốn tiếp theo Chiêu thứ 27: Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực Các giá trị số (number) trong Excel được mặc định canh lề phải và văn bản (text) thì canh lế trái Do vậy, cách đơn giản để nhận biết các giá trị số và văn bản trong một cột trên bảng tính là bạn thiết lập chế độ... [Dautp]) Sttchuoi là số thứ tự nhóm số trong chuỗi, Dautp là ký tự dấu phân cách thập phân Xem file kèm theo Chiêu thứ 29: Tùy biến chú thích của ô bảng tính Khi chúng ta chèn chú thích cho ô bằng lệnh Review ➝ Comments ➝ New Comment (E2003: Insert ➝ Comment) Excel sẽ mặc định chèn tên người dùng của máy tính vào hộp chú thích Bạn có thể thay đổi điều này bằng cách vào Office ➝ Excel Options ➝ Popular... to Microsoft Excel (ALT+Q) để trở về cửa sổ bảng tính Bạn vào một ô trống nào đó và nhập vào: =GetCommentText(B2) Với B2 là ô đang có chú thích Nhấn Enter để xem kết quả Chiêu 30: Sort thứ tự dựa trên nhiều hơn ba cột Chức năng sort của Excel bị giới hạn với sort trong phạm vi 3 cột Trong hầu hết các trường hợp, sort theo 3 cột là đủ nhưng đôi khi bạn cần sort nhiều hơn 3 cột dữ liệu Chiêu này sẽ giúp... thí dụ số từ 1 đến 10, thứ trong tuần từ Chủ nhật đến thứ bảy, tháng từ 1 đến 12 Vậy ta sẽ phải làm gì? Ta hãy làm từ từ nhé, trước tiên là cách dùng ô phụ (tác giả cũng dùng 2 ô phụ) Gõ công thức sau vào ô G1: =COUNTA(INDIRECT(ADDRESS(1;$F$1)&":"&ADDRESS(100;$ F$1))) Với công thức trên, G1 sẽ có các giá trị là 10, 7, 12 tương ứng với F1 là 1, 2, 3 Sửa tiếp số 7 chết trong công thức ô D6 thành $G$1 cho... công thức tác chuỗi trên một ít để kết quả trả về là các con số thực sự bằng cách cộng thêm số 0 vào sau công thức trên: =LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1) + 0 Chiêu 28: Trích xuất dữ liệu số trong 1 chuỗi bằng VBA Bạn thường lấy dữ liệu từ nguồn ngoài, chẳng hạn từ Internet, trong đó có dữ liệu số xen lẫn chữ như: “1,254.00VND” hoặc “USD 2,500.00”, thậm chí còn phức tạp hơn Và cũng có khi bạn đã nhập liệu hỗn hợp. .. để hoàn tất Việc làm trên sẽ giúp chuyển toàn số các con số dạng văn bản sang số thực, vì ô rỗng có giá trị là 0 và khi bạn cộng bất kỳ số nào vào một con số lưu dưới dạng văn bản trong Excel thì bạn đã làm cho con số dạng văn bản chuyển thành số thực Dùng các hàm TEXT để chuyển đổi Bạn có thể áp dụng nguyên tắc như cách trên vào một số hàm có sẵn của Excel để thực hiện việc chuyển đổi Thông thường,... thuộc nhóm TEXT và kết quả trả về dưới dạng con số thì Excel vẫn xem con số đó là giá trị dạng văn bản Giả sử bạn có một vùng dữ liệu A1:A7 như hình sau: Bạn dùng hai hàm trong nhóm TEXT là LEFT và FIND để tách các giá trị ra khỏi các chuỗi văn bản như sau: =LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1) Sau khi dùng hàm để tách phần giá trị ra thì các kết quả trả về vẫn được Excel xem như là văn bản vì chúng được canh lề trái... =ADDRESS(1;$F$1)&":"&ADDRESS($G$1;$F$1) Kết quả hoàn toàn mỹ mãn Ô D6 sẽ lần lượt là $A$1:$A$10, $B$1:$B$7, $C$1:$C$12 Bây giờ là cách GPE: dấu (bỏ) các ô phụ Hiện Name MyRange của ta là =INDIRECT($D$6), Sửa bước thứ nhất là thay $D$6 bằng công thức của D6: =INDIRECT(ADDRESS(1;$F$1)&":"&ADDRESS($G$1;$F$1)) Kế đó thay $G$1 bằng công thức của G1: =INDIRECT(ADDRESS(1;$F$1)&":"&ADDRESS(COUNTA(INDIR ECT(ADDRESS(1;$F$1)&":"&ADDRESS(100;$F$1)));$F$1)) ... màu trở lên: bạn cần sửa công thức ASAP cho phù hợp, kết hợp với CountA() cho linh hoạt Thí dụ với công thức hình: bạn có kết hình, dòng liệu không tô màu Chiêu thứ 22: Tạo hiệu ứng 3D bảng tính... chương trình ứng dụng, chẳng hạn Excel, hẳn bạn thấy đánh lừa qua thị giác tạo cách định dạng đặc biệt Chính bạn tạo hiệu ứng cách dễ dàng cách định dạng ô dãy ô Phiên Excel 2007 đưa vào styles ô,... bước cho ký tự không mong muốn Chiêu thứ 27: Chuyển đổi số dạng văn sang số thực Các giá trị số (number) Excel mặc định canh lề phải văn (text) canh lế trái Do vậy, cách đơn giản để nhận biết giá