Chiêu thứ 11 20(excel) - Tổng hợp các thủ thuật excel

Chiêu số 11: Tìm liệu xuất nhiều lần công cụ Conditional Formating Dù cho công cụ Conditional Formating cải tiến nhiều Excel 2007, giúp tìm liệu trùng (Duplicate), chưa cung cấp tính tìm liệu xuất lần nhiều Nếu bạn muốn xác định liệu lần nhiều hơn, bạn dùng Conditional Formating với số lượng nhiều điều kiện, giới hạn cho phép nhớ hệ thống (Nhớ Excel 2003 trở trước, chấp nhận có điều kiện) Sau bạn gán định dạng màu sắc cho điều kiện Để thực hiện, chọn ô A1 ô bên trái vùng liệu, bấm shif clickvào ô H100 Cần nhắc bạn 1lần nữa, phải làmđúng trìnhtự ô chọn (activecell) ô A1 Bây vào tab Home, Conditional Formating, NewRule mục Style Chọn [FONT=Birka]Use a Formula to determine which cells to format” click chọn “Format values where this formula is true.” Đối với Excel 2003: Format, Conditional Formating, chọn Formula Is) Trong ô trống gõ công thức: =COUNTIF($A$1:$H$100,A1)>3 Nhấn nút Format, chọn màu màu chữ cho ô chứa liệu xuất lần, OK _ Nhấn New Rule (trong Excel 2003 chọn vào điều kiện thứ 2), làm tiếp điều kiện, lần công thức là: =COUNTIF($A$1:$H$100,A1)=3 Nhấn New Rule (trong Excel 2003 chọn vào điều kiện thứ 3), làm tiếp điều kiện, lần công thức là: =COUNTIF($A$1:$H$100,A1)=2 Nhớ lần chọn màu khác Kết quả: bạn có ô có màu khác cho liệu xuất lần, lần, nhiều Cần nhắc lại chuyện chọn vùng chọn cho ô A1 ô hành, để Excel hiểu điều kiện công thức CountIf Và: Excel 2003 giới hạn điều kiện, Excel 2007 bị giới hạn nhớ hệ thống Chiêu số 12: Tạo riêng công cụ cho riêng bảng tính cụ thể Bạn tạo công cụ riêng cho mình? Bạn có thấy rằng, công cụ luôn nạp vào Excel, hiển thị, với bảng tính nào, với người sử dụng nào? Có bao giờ, bạn muốn rằng, công cụ tự tạo hiển thị với bảng tính cụ thể mà không? Ví dụ, bạn tự tạo công cụ có chứa nút dùng để hỗ trợ việc nhập công thức xử lý bảng (những dấu =, +, -, *, /, nút dùng để xóa hàng, xóa cột, v.v ), tạm gọi công cụ A, phục vụ riêng cho bảng tính B Và bạn muốn, làm để bạn mở bảng tính B, thấy công cụ A bạn, mở bảng tính khác, thấy công cụ mặc định Excel? Thậm chí cửa sổ Excel, bạn kích hoạt bảng tính B, thấy công cụ A, nhấn Ctrl+Tab để chuyển sang bảng tính khác, công cụ A biến mất? Thiết nghĩ, hẳn có lúc bạn muốn điều vừa nói Vì giúp cho công cụ Excel gọn gàng, ngăn nắp (luôn công cụ mặc định Excel), bạn, mà người khác, bỡ ngỡ với công cụ lạ hoắc; là, mở bảng tính B ra, cần đến công cụ A, bình thường chẳng cần Việc này, khó Bạn cần chèn đoạn code đơn giản vào "Private module" bảng tính Trước hết, bạn tạo cho riêng công cụ Đặt tên cho "MyCustomToolbar" chẳng hạn Tiếp theo, bạn nhấn Alt+F11 để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic, nhấn đúp vào This workbook khung Project Bạn làm nhanh việc cách nhấn nút phải chuột vào biểu tượng Excel bé tí nằm bên trái menu File, chọn View Code, cửa sổ VBA mở với This workbook chọn sẵn: Nhấn phải chuột vào biểu tượng Excel nhỏ bên trái menu File chọn View Code Rồi, nhập vào hai đoạn code sau đây: PHP Code: Option Explicit -Private Sub Workbook_Activate() On Error Resume Next With Application.CommandBars("MyCustomToolbar") Enabled = True .Visible = True End With On Error GoTo End Sub -Private Sub Workbook_Deactivate() On Error Resume Next Application.CommandBars("MyCustomToolbar").Enabled = False On Error GoTo End Sub Bạn thay "MyCustomToolbar" tên mà bạn đặt cho công cụ tự tạo bạn Sau bạn nhấn Alt+Q để trở Excel Để thử, bạn mở thêm bảng tính nữa, Book2.xls chẳng hạn Bạn thấy, bạn chọn bảng tính mà có đoạn code trên, bạn thấy "MyCustomToolbar", chọn Book2 (chuyển đổi qua lại bảng tính Ctrl+Tab), "MyCustomToolbar"biến mất! Chọn lại bảng tính ban đầu, "MyCustomToolbar" xuất lại Vậy thành công rồi! Được voi đòi tiên Bây giờ, giả sử bạn muốn rằng, bảng tính, có Sheet1 thấy "MyCustomToolbar", Sheet khác không? Được Bạn viết thêm "Level" cho đoạn code Hãy bảo đảm bạn chọn bảng tính có chứa code (tốt bạn đóng Book2 đi) Quay trở lại cửa sổ VBA, bạn nhấn phải chuột vào Sheet mà bạn muốn thấy "MyCustomToolbar", chọn View Code (hoặc nhấn đúp vào tên Sheet được) Ở giả sử bạn chọn Sheet1 Nhập vào hai đoạn code sau đây: PHP Code: Option Explicit -Private Sub Worksheet_Deactivate() On Error Resume Next Application.CommandBars("MyCustomToolbar").Enabled = False On Error GoTo End Sub -Private Sub Worksheet_Activate() On Error Resume Next With Application.CommandBars("MyCustomToolbar") Enabled = True Visible = True End With On Error GoTo End Sub Rồi nhấn Alt+Q để quay lại Excel Bây giờ, bạn dùng chuột nhấn Ctrl+PgUp/Ctrl+PgDn để chọn qua lại Sheet xem thử xuất hình Xin đính kèm theo bảng tính có sẵn đoạn code nói trên, "MyCustomToolbar" làm ví dụ Cũng xin nhắc lại, chiêu có tác dụng với phiên trước Excel2007 Chiêu thứ 13: Sao chép công thức giữ nguyên tham chiếu tương đối (giống chép tham chiếu tuyệt đối) Trong Excel, công thức chứa tham chiếu tương đối tuyệt đối Khi công thức có tham chiếu tương đối chép, tính chất, tham chiếu chạy theo đến chỗ Chỉ có công thức có tham chiếu tuyệt đối giữ nguyên chép Xin nhắc lại tí: Khi bạn muốn công thức, copy đâu, tham chiếu đến vùng cố định đó, bạn phải dùng tham chiếu tuyệt đối cách thêm dấu $ vào tham chiếu thí dụ $A$1 Bạn thêm dấu $ vào tiêu chí dòng tiêu chí cột để cố định chiều copy công thức Nhưng bạn muốn chép công thức tham chiếu tương đối, giữ nguyên tham chiếu, lại không muốn chuyển thành tuyệt đối? Có nhiếu cách để làm Tô đen công thức công thức (formula bar) copy, không copy ô, ô đích paste vào công thức Cách dùng bạn chép ô Khi bạn muốn chép khối ô, Find and replace: - trước tiên, tô chọn khối muốn copy - Nhấn Ctrl + H phím tắt Home – Find & Select – Replace (2007) Edit – Replace (2003) - ô find what: gõ dấu = - ô replace with: gõ dấu “và” (&), dấu nháy đơn (‘), ký tự không dùng công thức - Nhấn Replace All - Để nguyên vậy, nhấn ctrl + C - Qua vị trí cần chuyển đến, nhấn Ctrl + V - Để nguyên vậy, chuyển ngược lại dấu & dấu nháy thành dấu = với công cụ find and replace - Trở vùng nguồn hồi nãy, chuyển ngược dấu & thành dấu = Nghe nhiêu khê, nhanh sửa tham chiếu tương đối thành tuyệt đối khối ô, chuyển ngược lại Ghi chú: Nếu vài ô dùng cách nhanh (Nói nhỏ: cách Ptm0412, bạn thích xin nhấn thank phát) Chiêu thứ 14: Gỡ bỏ liên kết ma Bạn mở bảng tính, nhận thông báo: "Update links", chẳng có link nào! Làm để Update link không tồn tại? Những liên kết (external links) liên kết tham chiếu đến bảng tính khác, chúng nằm công thức, Name, đối tượng chèn vào (các đồ thị, hình ) Khi liên kết bị "gãy", phần lớn lý việc di chuyển chép Sheet đến bảng tính khác Và đó, chúng trở thành "liên kết ma", nghĩa thấy đường link, chúng dẫn đến từ đâu Sau vài cách giúp bạn xử lý liên kết ma Đầu tiên, bạn cần xem lại liệu công thức bảng tính bạn có chứa liên kết (mà liên kết ma) không Nếu bạn không công thức bảng tính bạn có liên kết ngoài, bạn sử dụng công cụ tìm kiếm Khi tìm rồi, bạn việc đơn giản sửa lại cho xác, xóa hẳn chúng không cần thiết Bạn vào trang web này: http://www.microsoft.com/downloads/s displaylang=vi, để tải công cụ Delete Links Wizard, công cụ thiết kế để tìm xóa tất liên kết liên kết đến Name, liên kết đến Name ẩn, đến đồ thị, query, đối tượng Tuy nhiên, công cụ không tìm liên kết ma Cho dù bạn tin rằng, công thức có chứa liên kết, bạn cần phải chắn liên kết ma núp Để làm việc này, thường mở hộp thoại Name Manager, dò Name một, để chắn Name chứa tham chiếu đến bảng tính khác Với Excel 2003, thay nhấn vào tên để xem tham chiếu khung Refers to, bạn sử dụng cách này, nhanh hơn: Chọn menu Insert | Name | Paste, hộp thoại Paste Name, nhấn vào nút Paste Link Excel tạo danh sách Name có bảng tính, tham chiếu nó, bảng tính, để bạn kiểm tra Excel 2007 dễ hơn, bạn xem lần tất Name hộp thoại Define Name Nhưng bạn muốn dán chúng bảng tính, bạn chọn Formulas | Use in formula | Paste Name, nhấn vào Paste List hộp thoại vừa xuất Tuy nhiên, với tất phiên Excel, cách nhanh để gọi hộp thoại Paste Name, nhấn F3 Nếu có Name tham chiếu đến vùng bảng tính, bạn thấy chúng có chứa đường link giống hiển thị hộp thoại cảnh báo Update Link bạn mở bảng tính Và bạn tự định sửa lại đường link cho đúng, xóa Name Có loại kiên kết khác nữa, nằm biểu đồ Khi bạn kiểm tra công thức, Name vừa trình bày, mà bảng tính bạn đòi Update Link, bạn nên kiểm tra biểu đồ (nếu có), nghĩa kiểm tra vùng liệu nhãn X-asis biểu đồ xem chúng có chứa liên kết không Nếu tìm thấy, sửa lại đường link cho Các liên kết núp đối tượng (object) Text box, hình vẽ, v.v Các đối tượng liên kết đến bảng tính khác Cách dễ để chọn nhanh đối tượng, bạn đứng ô bảng tính, chọnHome | Find & Select | Go to Special [E2003: Edit | Go to | Special], nhấn F5, kích hoạt tùy chọn Object nhấn OK Các thao tác chọn tất đối tượng (object) có bảng tính Bạn nên làm việc sau file: Với tất đối tượng chọn, bạn xóa, lưu bảng tính, đóng bảng tính, mở lại xem thử có vấn đề không Cuối cùng, nơi mà bạn phải tìm sheet ẩn mà bạn tạo ra, dấu quên Bạn làm cho chúng lên (2007: View ➝Unhide, 2003: Format ➝Sheet ➝Unhide) Nếu mục Unhide bị mờ đi, nghĩa sheet ẩn Nếu bạn nghi ngờ co sheet siêu ẩn, đọc lại chiêu số để tìm buộc chúng Thế bạn xử xong link có thực mà bị gãy Bây đến link ma Mở fle bị lỗi lên, Chọn Data – Edit links (2007) Edit Links (2003) Đôi bạn cần nhấn chọn vào link ma, nhấn Change Source, gán trở lại link Nhưng thường bạn bị thông báo lỗi công thức bị lỗi, không thực Nếu bạn làm cách dễ không xong áp dụng cách này: Mở file lên, file lỗi file link đến Từ ô file lỗi, đánh dấu (=), qua file chọn ô bất kỳ, Enter Bạn tạo link thiệt, link ngon Lưu bảng tính lại, đừng đóng Vào bảng tính lỗi, lại chọn Data – Edit links (2007) Edit Links (2003), Change source, sửa tham chiếu link ma vào bảng tính Lưu lại lần xoá ô chứa link bạn tạo Cách thường có hiệu trừ ma, Excel nhận bạn xoá link đến bảng tính lại Nhưng chưa trừ tận gốc bị lỗi, bạn làm bước tiếp theo, nhớ làm file lỗi Cách xoá vĩnh viễn liệu bạn, nên tốt tạo dự phòng trước Mở file lỗi lên, delete sheet, lưu, đóng, mở lên lại Nếu không thông báo update link ma, 100% link ma nằm sheet Nếu không, delete tiếp sheet để kiểm tra Trước xoá sheet cuối cùng, phải insert sheet trắng Nhớ ghi lại sheet chứa link ma Tiếp theo, mở file backup hồi lên, back up lần nữa, trở vào sheet lỗi hồi bạn ghi nhớ Bây chọn vùng 10 x 10 ô liệu, xoá lệnh Clear – Clear All Mà khoan, bạn backup lần chưa? Nếu chưa back up Bây lại lưu, đóng, mở lên lại xem lỗi không Nếu còn, chọn vùng 10 x 10 ô tiếp theo, lại xoá, lưu, đóng, mở lên xem thông báo update link Đến mà không thông báo link ma nghĩa link ma nằm vùng 10 x 10 ô xoá Bạn tập trung tìm kiếm khu vực này, ô một, thấy lòi ma Hy vọng bạn thực thành công chiêu này, để không bực ma quấy nhiễu Chiêu thứ 15: Giảm kích thước file Excel bị phình to bất thường Bạn có có file Excel bị tăng kích thước đến mức báo động chả biết nguyên nhân? Có nhiều lý làm cho bảng tính bị phình lên kích thước file có cách để loại trừ Những bí sau giúp bạn bạn có file Excel có kích thước lớn bất thường Có bạn bị bội thực cố ăn mà chưa tiêu hoá kịp chưa? File Excel Nó bị phình bạn cố nhồi nhét đủ thứ vào bắt phải thực hiện, phải nuốt trọng không kịp nhai, hậu không làm việc ý muốn Tôi thử với file Excel chuẩn với nhiều liệu Với liệu thô, có kích thước 1,37 Mb Rồi cho vào Pivot Table, sử dụng liệu nguồn cột vùng liệu Kích thước file tăng lên 2,4 Mb Tôi thử thiết lập vài định dạng, kích thước file bị nhân đôi Một nguyênnhân chủ yếu làm tăng kích thước file file Excel trước 2007, chưa có khái niệm table, bạn định dạng màu, cỡ font, màu chữ, đóng khung, cho cột cho dòng, không nói bảng tính; không định dạng cho khu vực chứa liệu Tôi thấy người mở bảng tính lên, Ctrl A, tô trắng toàn bộ, đóng khung toàn Không họ xác định vùng liệu nguồn cho biểu đồ, cho Pivot table, nguyên cột Có thấy cuộn dọc ngang Excel trở nên nhỏ tí tị, kéo hoài không thấy hết mà liệu trống trơn Để giải bạn phải sửa, bỏ hết định dạng thừa dòng cột trống, bỏ thói quen xoá màu fill color cách chọn fill trắng Hãy chọn No Fill! Sau điều chỉnh liệu nguồn biểu đồ, Pivot Table vừa với vùng có liệu Hãy làm sau: trước hết back up bảng tính lại Gỡ bỏ định dạng dòng cột thừa: Bước xác định tay mắt ô cuối bên phải dưới, có chứa liệu Đừng có mà dùng phím ctrl+ mũi tên xuống ctrl + mũi tên qua phải, dùng Find - Select - Go To Special – Last Cells, cách tới ô cuối có định dạng, ô cuối có liệu Khi xác định mắt ô cuối chứa liệu click chọn nguyên dòng kề ô Lúc ới nhấn Ctrl + Shift + mũi tên xuống để chọn toàn dòng bên vùng có liệu Sau dùng lệnh Clear – All để xoá vùng Tương tự, xác định ô cuối có chứa liệu xong, nhấn chọn nguyên cột liền kề bên phải, nhấn tiếp Ctrl + Shift + mũi tên qua phải để chọn toàn cột bên phải Sau lại dùng lệnh Clear – All để xoá vùng Không nên dùng lệnh xoá dòng cột, có công thức tham chiếu đến chúng Lưu bảng tính lại thử xem kích thước file Property: 2007: Office button ➝Prepare ➝Properties ➝Document Properties ➝Advanced Properties 2003: File ➝Properties… ➝General Xoá Macro: Không phảo xoá hẳn Macro, mà gỡ chúng file Excel: Có cách nhanh, không gây hại Export tất modules UserForms vào đĩa cứng Nhấn Alt F11 vào cửa sổ VBA nhấn chuột phải vào module, chọn remove module (tên môdule) Trong thông báo nhấn Yes, chọn thư mục để lưu lại làm tiếp cho Form đừng quên macro lưu trữ sheet workbook Sau xoá xong, lưu bảng tính lại Sau đó, cửa sổ VBA, vào menu File – Import File import hết modue form hồi Làm vậy, ta sử dụng form Macro, tạo1 file text, ngăn chặn thứ linh tinh mà Macro mang theo Một số ứng dụng Internet làm công việc này, biết tiện ích làm rối tung code chí làm tăng kích thước file Tốt trước ứng dụng tiện ích nào, backup file bạn trước Điều chỉnh vùng liệu nguồn: Nếu sau làm bước mà kích thước file bạn không giảm bao nhiêu, kiểm tra liệu nguồn Pivot Table Pivot Chart Một vài người thường sử dụng nguyên cột liệu để làm nguồn cho Pivot table, để phòng xa sau có thêm liệu cập nhật vào dù vài dòng Nếu thiết phải phòng xa vậy, tốt bạn dùng name động Xem thêm tuyệt chiêu số 47 Làm sheet: Trong sheet bạn tồn định dạng thừa, style, autoshape thấy Ngoài ra, bảng tính chia sẻ (shared workbook) phiên trước Excel 2007 không chia sẻ Với biểu đồ, thiết lập cho "Value (Y) axis crosses at category number" tab Scale hộp thoại Format Axis không lưu, tùy chọn "Value (Y) axis crosses a maximum category" chọn; thiết lập "Vary colors by point" hộp thoại Format Data Series không lưu biểu đồ chứa nhiều Data Serie Cuối cùng, bảng tính không hoạt động, cố gắng mở lại bảng tính lần nữa, lần lưu với dạng SYLK (loại tập tin có đuôi *.slk - Symbolic Link) Nhưng nhớ rằng, bạn lưu dạng này, có Sheet hành (active sheet) lưu, đó, bảng tính có nhiều Sheet, bạn làm thêm vài lần, với lần Sheet, nhớ đặt tên cho cho dễ nhận biết Rồi lại mở bảng tính *.slk ra, lưu lại với dạng bình thường (*.xls chẳng hạn) Khi bạn không mở bảng tính Nếu bảng tính bị hư bạn mở nữa, bạn thử dùng Microsoft Word để mở Nghe buồn cười, đôi khi, bạn copy vài liệu bảng tính (dĩ nhiên tất định dạng, công thức, v.v hết) Bạn mở bảng tính mới, tạo cho Extenal Link (liên kết ngoài) đến bảng tính bị hư Ví dụ: ='C:\Documents and Settings\BNTT\My Documents\[ChookSheet.xls]Sheet1'!A1 Copy liên kết vào ô khác (số lượng tùy thuộc vào trí nhớ bạn bảng tính bị hư, có hàng, cột ), làm tương tự cho Sheet khác (nếu cần thiết) Nếu bạn không nhớ tên Sheet bảng tính bị hư, bạn tạo đại Sheet với đường dẫn xác, Excel hiển thị tên Sheet bạn nhấn Enter Có thể bạn thấy Nếu hai cách không đem lại cho bạn điều gì, bạn vào trang web Openoffice.org, download phiên miễn phí phần mềm Ngoại trừ tên menu toolbar, Openoffice.org giống Excel, tạo cấu trúc bảng tính với Excel (có đến 96% công thức Excel sử dụng bảng tính Openoffice.org) Sau download phiên miễn phí Openoffice.org, bạn cài đặt vào máy Rồi dùng để mở bảng tính bị hư bạn Trong nhiều trường hợp, liệu bạn phục hồi Tuy nhiên, VBA code không cả, VBA code Excel không tương thích với Openoffice.org Nếu số bạn đen, dùng Openoffice.org để cứu liệu, cách nữa, bạn phải tiền Một chương trình phục hồi tốt bảng tính bị hư Corrupt File Recovery Bạn tải cài đặt phần mềm này, chạy chương trình ExcelFix, nhấn Select File, chọn bảng tính bị lỗi, nhấn Diagnose để phục hồi Bạn thấy thành mình, lưu lại bảng tính, bạn trả tiền quyền, chưa trả tiền quyền, bạn xem lưu lại Chiêu thứ 17: Sử dụng Data-Validation danh sách nguồn nằm Sheet khác Sử dụng Data-Validation cách dễ để áp dụng quy tắc nhập liệu cho dãy liệu Theo mặc định, Excel cho phép Data-Validation sử dụng danh sách nguồn nằm Sheet với dãy liệu áp dụng quy tắc Tuy nhiên, có cách để lách khỏi chuyện Chiêu giúp bạn làm cho Data-Validation sử dụng danh sách nguồn nằm Sheet khác Cách thứ lợi dụng việc đặt tên cho dãy Excel, cách thứ hai sử dụng hàm để gọi danh sách Cách 1: Sử dụng Name cho dãy nguồn Có lẽ cách nhanh dễ để vượt qua rào cản Data-Validation Excel đặt tên cho dãy mà bạn dùng làm quy tắc nhập liệu Để biết cách đặt tên cho dãy, bạn xem loạt này: Sử dụng tên cho dãy Giả sử bạn đặt tên cho dãy dùng làm quy tắc nhập liệu MyRange Bạn chọn ô (hoặc dãy) Sheet mà bạn muốn có danh sách xổ để nhập liệu, menu Data Ribbon, bạn chọn Data Tools | Data Validation [E2003: Data | Validation] Chọn List danh sách Allow, khung Source, bạn nhập vào =MyRange Nhấn OK Bởi bạn sử dụng Name để làm List, nên bạn áp dụng Data-Validation cho Sheet Cách 2: Sử dụng hàm INDIRECT Hàm INDIRECT() cho phép bạn tham chiếu đến ô chứa liệu text đại diện cho địa ô Và bạn sử dụng ô môt tham chiếu cục bộ, cho dù tham chiếu đến liệu Sheet khác Bạn sử dụng tính để tham chiếu đến nơi chứa dãy mà bạn dùng làm danh sách nguồn cho quy tắc Data-Validation Giả sử, dãy chứa danh sách nguồn nằm Sheet1, dãy $A$1:$A$8 Để tạo Dala-Validation, bạn làm bước nói cách 1, thay gõ tên dãy vào Source, bạn nhập vào công thức: =INDIRECT("Sheet1!$A$1:$A$8") Hãy chắn tùy chọn In-cell drop-down kích hoạt, nhấn OK Nếu tên Sheet bạn có chứa khoảng trắng, có dấu tiếng Việt, bạn phải đặt tên Sheet cặp nháy đơn (') Ví dụ, giả sử tên Sheet chứa danh sách nguồn Sheet (chứ Sheet1), bạn sửa công thức lại sau: =INDIRECT("'Sheet 1'!$A$1:$A$8") Chỗ khác so với công thức hồi có thêm dấu nhấy đơn (') sau dấu nháy kép ("), dấu nháy đơn (') trước dấu chấm than (!) Xin mở ngoặc đơn: Nếu được, gặp tham chiếu đến tên Sheet, bạn nên tập thói quen luôn bỏ vào cặp dấu nháy đơn Điều này, chẳng có tác dụng với tên sheet Sheet1, DMHH giúp bạn không gặp lỗi, bạn hay đặt tên Sheet có khoảng trắng, có bỏ dấu tiếng Việt Ưu điểm Khuyết điểm hai cách nêu Đặt tên cho dãy, dùng hàm INDIRECT, có tiện lợi bất tiện Tiện lợi việc đặt tên cho dãy, việc bạn thay đổi tên Sheet chẳng có ảnh hưởng đến Data-Validation Và bất tiện việc dùng INDIRECT, bạn đổi tên Sheet, tên không tự động cập nhật công thức dùng INDIRECT, muốn dùng công thức này, bạn phải mở DataValidation sửa lại tên Sheet công thức Tiện lợi việc dùng INDIRECT, dãy dùng làm danh sách nguồn bạn luôn nằm yên chỗ chọn (A1:A8 ví dụ chẳng hạn) Còn bạn dùng Name, mà bạn lỡ tay xóa vài hàng (hoặc cột) chỗ chứa Name, bạn phải điều chỉnh lại cho Chiêu số 18: Điều khiển Conditional Formating checkbox Mặc dù Conditional Formating chiêu mạnh Excel, muốn bật hay tắt ribbon hay menu bực bội Bây ta biến hoá cách điều khiển checkbox giống công tắc (hoặc toggle Button giống hơn) Conditional Formating có từ đời Excel 97, gán định dạng cho ô thoả số điều kiện Điều kiện điều kiện giá trị, ta tuỳ biến nhiều dùng điều kiện công thức, dựa vào ta thay đổi định dạng cho ô này, có thay đổi giá trị ô khác Dùng Checkbox Toggle Button để xem ẩn liệu: Bạn muốn vùng liệu lúc cần xem, xem xong biến cho rảnh Trước tiên bạn phải gán lên sheet Checkbox Toggle Button Trong Excel 2007, vào tab Developer, nhấn Insert Controls - chọn Checkbox Toggle Button Control Toolbox, Excel 2003 chọn view – Toolbar – Control Toolbox, vẽ lên sheet Trong hình, làm thử Nhấn vào nút design, click chọn control bạn vừa vẽ, nhấn thêm nút Property Trong cửa sổ Property, sửa dòng Caption thành View/ Hide, sửa dòng Linked Cell thành $C$2 (cả 2007 2003 nhau, checkbox Toggle Button nhau) Bây bạn click chọn checkbox nhấn nút Toggle, ô C2 có giá trị TRUE FALSE Bây giả sử vùng liệu bạn gồm fields, bạn muốn fields thường xuyên, field thứ cần để xem, không cần dấu Bạn đánh dấu chọn vùng chứa field 4, 2007 bạn vào tab Home, Conditional Formating, New Rule, chọn tiếp “use a formula to determine which cells to format”, 2003 Fornat - Conditional Formating - chọn tiếp “Formula is” Trong ô kế bến, bạn gõ: = $C$2=FALSE Nhấn vào nút Format, định dạng font chữ màu trắng Nhấn OK OK Nhấn nút design lần để thoát ta khõi chế độ design Mode Và nhấn nút toggle click chọn checkbox xem kết Nếu bạn không thích định dạng ô C2 chữ trắng luôn, để khỏi thấy chữ TRUE, FALSE lên Tắt mở định dạng màu cho ô: Dùng Conditional Formating nhằm tô màu ô theo điều kiện giúp ta dễ tìm ô có giá trị đặc biệt cho trước Excel 2007 có nhiều định dạng khác cho giá trị số nằm khoảng cho trước Nhưng biện pháp để mở tắt checkbox sẵn Tương tự phần trên, ta tạo checkbox Toggle Button link tới ô $C$2 Nhưng lần ta đặt name cho IsFill chẳng hạn Ta đặt name cho ô $A$2 BeginNum $B$2 EndNum, với A2 giới hạn thí dụ 100, B2 giới hạn thí dụ 1.000 Trong vùng liệu B5:B16, ta muốn giá trị nằm khoảng BeginNum EndNum tô màu Vậy dùng conditional Formating trên, chọn vùng C8:C18, lần công thức là: =AND($C8>=BeginNum,$C810, IF($A$2:$A$10010, IF($A$2:$A$100 10, < 20) Để làm điều này, bạn theo bước sau: Chọn ô B2 nhập vào công thức: =IF(AND(A2>10, A210 Trong ô D2, nhập vào biểu thức 10) * ($A$2:$A$10010), ($A$2:$A$100 10, ô có giá trị (TRUE), không bẳng (FALSE); Mảng thứ hai, tương tự vậy, áp dụng cho ô có giá trị 10 [...]... Consolidation - Các Seriano - Các công thức sử dụng ngôn ngữ tự nhiên, chúng sẽ được chuyển đổi thành các tham chiếu dãy bình thường - Các hàm tự tạo - Các định dạng gạch ngang chữ (strikethrough), chỉ số trên (superscript), chỉ số dưới (subscript) - Các thay đổi có thể hồi phục (bằng lệnh Undo) - Các thiết lập định dạng trang cho các biểu đồ đã được nhúng trong bảng tính - Các danh sách cài đặt cho các ListBox... những thứ sau đây: • Với những bảng tính tạo ra từ Excel 2007: - Những tính năng mới của Excel 2007 - Các PivotTable và các biểu đồ (chúng vẫn được lưu lại, nhưng sẽ mất hết khi bạn mở ra và lưu lại với dạng bình thường của Excel) - Các VBA Project • Với những bảng tính tạo ra từ những phiên bản trước Excel 2007 (Excel 2003, Excel XP, ): - Những định dạng số chưa dùng đến - Những style chưa dùng đến - Các. .. liệu Theo mặc định, Excel chỉ cho phép Data-Validation sử dụng những danh sách nguồn nằm trong cùng một Sheet với dãy dữ liệu sẽ được áp dụng quy tắc này Tuy nhiên, vẫn có cách để lách khỏi chuyện đó Chiêu này sẽ giúp bạn làm cho Data-Validation có thể sử dụng những danh sách nguồn nằm trong một Sheet khác Cách thứ nhất là lợi dụng chính việc đặt tên cho một dãy của Excel, cách thứ hai là sử dụng một... hàm SUMIFS() trong Excel 2007, hoặc là dùng một công thức mảng Ở đây tôi sẽ nói đến công thức mảng, vì nó có thể sử dụng trong hầu hết các phiên bản của Excel Với trường hợp đã ví dụ trong bài này, bạn sử dụng một công thức mảng giống như sau: =SUM(IF($A$2:$A$100>10, IF($A$2:$A$10010, IF($A$2:$A$10010, A2 ... Cũng xin nhắc lại, chiêu có tác dụng với phiên trước Excel2007 Chiêu thứ 13: Sao chép công thức giữ nguyên tham chiếu tương đối (giống chép tham chiếu tuyệt đối) Trong Excel, công thức chứa tham... vào công thức: =IF(AND(A2>10, A2