81. Thủ thuật excel P4 – Nhấn một phát để chọn tất cả
Hầu như chúng ta ai cũng biết Ctrl là phím tắt để chọn tất cả dữ liệu trong một sheet excel.
Nhưng các bạn cũng nên biết là chỉ với một nhát click chuột trái vào biểu tượng góc bên trái trên cùng của bảng tính là chúng ta có thể chọn cả bảng tính rồi:
82. Thủ thuật excel P4 – Mở cùng lúc nhiều files excel
Đối với những ai thường xuyên phải làm việc với cùng lúc vài chục thậm chí vài trăm file excel thi việc click chuột mở từng file lên sẽ là một cơn ác mộng. Nhưng chúng ta đã có một giải pháp đó là quét chọn một lúc tất cả những file excel bạn muốn mở (Giả sử tất cả những file excel bạn muốn mở đều ở trong cùng một thư mục thì chỉ cần nhấn Ctrl + A) sau đó nhất một phím Enter là xong!
83. Thủ thuật excel P4 - Ẩn dữ liệu của ô bằng custom format
Các bạn có thể khiến dữ liệu trong ô ( biến mất) bằng cách chọn ô/vùng dữ liệu cần ẩn -> vào Home – Font - Open Format Cells sau đó vào thẻ Number -> Custom->Nhập 3 dấu chấm phẩy ;;; -> Click OK
Hoặc nhanh chóng hơn các bạn có thể nhấn Ctrl + 1 sau đó vào thẻ Custom ->Nhập 3 dấu chấm phẩy ;;; -> Click OK
Tham khảo:
Tất cả các kiểu ẩn dữ liệu trong excel
http://ketoanducminh.edu.vn/front/search/%E1%BA%A9n+d%E1%BB%AF+li%E1%BB
%87u+excel/0
84. Thủ thuật excel P4 – VIẾT HOA, viết thường với các hàm excel
- Viết hoa tất cả các chữ cái: Upper(Text)
Ví dụ: đức minh ở ô A1 => ô A2 gõ công thức : Upper(A1) => kết quả trả về là ĐỨC MINH
- Viết Hoa Chữ Cái Đầu Mỗi Từ: Proper(Text)
Ví dụ: đức minh ở ô A1 => ô A2 gõ công thức : Proper(A1) => kết quả trả về là Đức Minh - Chuyển chữ hoa thành chữ thường: Lower(Text)
Ví dụ: ĐỨC MINH ở ô A1 => ô A2 gõ công thức : Proper(A1) => kết quả trả về là đức minh.
85. Thủ thuật excel P4 – Chọn một số ngẫu nhiên trong khoảng bất kỳ
Đôi khi chúng ta lười nhập liệu nên có thể chúng ta sẽ muốn excel tự trả về một số nào đó.
Lúc đó các bạn sẽ phải dùng tới hàm Randbetween Cú pháp: =Randbetween(Bottom,Top):
Ý nghĩa của hàm này là sẽ chọn ra một số ngẫu nhiên giữa hai giá trị mà bạn đưa ra, ví dụ chọn ngẫu nhiên một số từ 1 đến 100000000. Sau đó các bạn kéo công thức xuống. Chú ý là kết quả trả về có thể sẽ bị trùng lặp, vì bản chất nó là ngẫu nhiên. Nếu các bạn không muốn trùng có thể dùng thêm tính năng Remove Duplicates
86. Thủ thuật excel P4 – Nháy đúp để tự động fill một sê-ri
Chắc ai cũng biết chức năng tự động fill sê-ri trong excel. Ví dụ sê ri số thứ tự từ 1 đến 10 thì các bạn chỉ cần gõ 1, 2 sau đó bôi đen 1,2, sau đố nhấn giữ chuột trái và kéo chuột xuống.
Nếu các bạn phải fill đến hàng chục nghìn số thứ tự thì cách đó sẽ là một ... thảm họa. Có một cách nhanh hơn nhiều đó là các bạn đừng đánh số thứ tự trước, mà hãy hoàn thành các cột dữ liệu khác trước, ít nhất là cột ngay bên phải cột số thứ tự, chú ý là dữ liệu phải liền mạch không có dòng trống ở giữa. Sau đó cuối cùng các bạn chỉ việc bôi đen hai số đầu tiên sau đó chỉ cần nhấp đúp chuột trái vào cái biểu tượng hình cái hộp đen đen ở góc bên phải dưới cùng của ô.
87. Thủ thuật excel P4 – chuyển dữ liệu kiểu 19051991 thành ngày tháng năm
Để chuyển những dữ liệu kiểu như 19051991 thành ngày tháng năm kiểu 19/05/1991 thì các bạn có thể dùng chức năng “Text to columns” khá là hay trong excel.
Chọn ô cần chuyển -> Nhấn tổ hợp phím sau: (Giữ lì Alt) :
Alt A E N N D => sau đó chọn DMY (Day trước rồi đến month sau đến year) như hình dưới đây:
Sau đó nhấn finish
==> kết quả:
88. Thủ thuật excel P4 – Lọc dữ liệu trong excel
Nếu các bạn thường xuyên sử dụng chức năng lọc trong excel thì có những kiểu lọc này mà các bạn không thể không biết:
- Lọc số:
Equal: chính xác băng
Less than: nhỏ hơn một số nào đó Greater than: lớn hơn một số nào đó Between: giữa một khoảng
Average: trung bình - Lọc chữ:
Begins with: bắt đầu với ký tự, chuỗi nào đó Ends with: kết thúc bởi ký tự, chuỗi nào đó Contain: bao gồm
- Lọc nhiều điều kiện: Custom filter: các bạn có thể nhập một lúc hai điều kiện ví dụ: greater than 10, less than 20 hoặc begins with “hà”, ends with “i”
89. Thủ thuật excel P4 – Xóa dữ liệu trùng lặp
Đôi khi các bạn sẽ có một cột giá trị kiểu như này:
1 2 3 3 4 A A B C
Các bạn muốn cột này chỉ còn lại những giá trị không lặp lại (Unique) thì các bạn có thể bôi đen cột đó, sau đó nhấn tổ hợp phím Alt + A + M (mở tính năng Remove Duplicates trong excel) sau đó click vào OK là xong. Kết quả sẽ như thế này đây:
1 2 3 4 A B C
90. Thủ thuật excel P4 – Conditional Formating - “ảo thuật”
cùng excel
Sẽ là một thiếu sót lớn nếu không nhắc tới chức năng conditional formating trong bài viết này. Chức năng định dạng có điều kiện trong excel là một trong những chức năng mà tác giả
hay dùng nhất trong quá trình sử dụng excel từ trước đến nay. Đây là một tính năng thực sự rất hữu dụng, đặc biết là để thống kê, lọc dữ liệu. Sau dây là một số tính năng:
- Tô màu ô, màu chữ, tạo chú ý theo đủ các thể loại điều kiện - Tạo những thanh dữ liệu, đường dữ liệu rất đẹp mắt
- Biến dữ liệu thành các icon ....
Và còn rất nhiều tính năng khác. Do rất dài nên Viện đào tạo Kế toán và Tin học Đức Minh sẽ giới thiệu tới các bạn ở một bài viết khác. Đón chờ tại box kiến thức thủ thuật tin học văn phòng trên trang ketoanducminh.edu.vn nhé
91. Thủ thuật excel P4 – Nối họ tên, tạo khoảng trống ở giữa
Nếu đặt câu hỏi có 2 ô dữ liệu: A1 là họ, A2 là tên, A3 là họ và tên. Thì ở ô A3 các bạn đặt công thức thế nào chắc không phải ai cũng có thể trả lời chính xác. Vd:
A1: Đức, A2: Minh ===> ở ô A3 nếu các bạn nối dữ liệu như bình thường bằng cách đặt công thức =A1&A2 thì kết quả sẽ là “ĐứcMinh”, các chữ dính vào nhau. Vậy để cho đẹp thì các bạn phải thêm một dấu cách vào giữa bằng cách viết như sau: =A1&“ ”&A2 ==> Kết quả A3 sẽ là “Đức Minh”
Ý nghĩa ở đây là trong excel dữ liệu chuỗi sẽ luôn nằm trong nháy kép, vậy ta đặt một chuỗi ở giữa công thức, nhưng trong chuỗi đó là một dấu cách. Excel vẫn hiểu đó là một ký tự, 1 chuỗi. Vậy là ta có kết quả nhưng mong muốn
92. Thủ thuật excel P4 – Đặt mẩu khẩu bảo vệ file excel:
Nếu các bạn làm việc ở môi trường không an toàn và có những file excel tuyệt mật thì tốt nhất chí ít là đặt cho nó một cái mật khẩu bằng cách nhấn F12, sau đó vào Tools -> General options sẽ có hai mật khẩu:
Password to open: mật khẩu để mở file
Password to Modify: mật khẩu để sửa dữ liệu
Các bạn có thể nhập một hoặc hai loại mật khẩu trên, sau đó nhấn ok và nhập lại lần nữa để xác nhận là xong.
93. Thủ thuật excel P4 – Thêm một lúc nhiều dòng
Sẽ rất là vô vị nếu các bạn muốn thêm 10 dòng thì phải nhất 10 lần chuột phải vào dòng, sau đó nhất insert. Để tiết kiệm thời gian các bạn chỉ cần quét số dòng các bạn muốn chèn. Ví dụ muốn chèn 10 dòng thì chỉ cần quét 10 dòng sau đó nhấn duy nhất một lần chuột phải ->
insert rows thôi
94. Thủ thuật excel P4 – Chèn Sparkline trong biểu đồ
Đôi khi các bạn làm biểu đồ sẽ cần tới những đường sparkline kiểu như hình dưới đây:
Để thực hiện các bạn quét chọn vùng dữ liệu sau đó vào Insert – Line Chú ý thủ thuật này chỉ áp dụng cho bản 2010 trở lên
95. Thủ thuật excel P4 – chuyển dữ liệu hàng nghìn, triệu thành k, m
Chắc các bạn đã quá quen thuộc với số tiền 100k, 200k , 1k, 2k, 1m, 10 m chứ. Trong excel để làm được như thế tôi xin có ví dụ:
Cột a1 có số 9000 để chuyển 9000 thành 9k các bạn chọn ô A1, nhấn Ctrl + 1 => trong custom nhập ###,“k” sau đó ok. Kết quả sẽ trả về 9k, các bạn làm tương tự như thế với m
96. Thủ thuật excel P4 – Table formart trong excel
Table format cũng là một tính năng khá hay trong excel. Nó sẽ cho phép chúng ta thao tác tốt hơn với vùng chúng ta định dạng là “Table format”. Ví dụ như màu sắc thay đổi, công thức sẽ tự động fill xuống, tự động bật auto filter. Để thực hiện các bạn chọn vùng dữ liệu sau đó nhấn Alt + H + T – chọn mẫu bất kỳ - ok (lì Alt)
97. Thủ thuật excel P4 – Đóng băng dòng, cột đầu tiên của sheet
Với những bảng dữ liệu rất dài thì khi kéo xuống ta sẽ mất tiêu đề của bảng. Để khắc phục tình trạng đó thì excel đã cung cấp một function đó chính là Freeze Panes:
- Đóng băng cột đầu tiên: Alt + W + F + C (lì ALT) - Đóng băng dòng đầu tiên: Alt + W + F + R (lì ALT)
98. Thủ thuật excel P4 – Đổi font chữ mặc định sau excel
Các bạn có thể đổi font chữ mặc định sau excel bằng cách nhấn Alt + F + T sau đó trong thẻ general các bạn có thể chọn lại font chữ, cỡ chữ và thậm chí là cả số sheet mặc định xuất hiện khi mở mới file excel
99. Thủ thuật excel P4 – English and Excel - E and E = ExcEllent
Tiếng Anh và tin học là hai thứ không thể tách rời nhau, và excel cũng vậy. Để học tốt được excel thì tiếng Anh tốt sẽ là một công cụ đắc lực cho các bạn. Đặc biệt là với những bạn thích mày mò, tự học. Các bạn có thể tham khảo sê ri về tiếng Anh tin học tại link dưới đây nhé:
http://ketoanducminh.edu.vn/front/search/ti%E1%BA%BFng+anh+tin+h%E1%BB%8Dc/0
100. Thủ thuật excel P4 – dùng excel như một thứ không thể thiếu hàng ngày
Thủ thuật cuối cùng trong sê ri 100 thủ thuật excel mà Viện đào tạo Kế toán và Tin học Đức Minh muốn chia sẻ cùng các bạn đó chính là dùng excel hàng ngày, liên tục, không ngắt quãng, ngày dùng ngày không. Các bạn có thể dùng excel để làm sổ quỹ ghi chép thu chi, tình hình tài chính của bạn và gia đình. Hoặc có thể dùng excel để lập những kế hoạch kinh doanh, ... ăn chơi theo “style” của riêng bạn. Hãy làm việc và sáng tạo cùng excel hàng ngày để ngày một “pro” hơn các bạn nhé!
50 mẹo vặt excel hay
Excel là một công cụ tính toán và báo cáo rất mạnh và phổ biến. Có nhiều cấp độ kỹ năng khác nhau của người sử dụng Excel. Nếu bạn là một người mới chập chững bắt đầu, có thể bạn không biết nhiều về các tính năng tiên tiến của nó. Bạn có lẽ cũng không biết một số điều cơ bản chỉ vì bạn không thường xuyên sử dụng nó. Bài viết này sẽ liệt kê 50 mẹo vặt Excel với ước mong sẽ cải thiện kỹ năng sử dụng Excel cho người mới chập chững bắt đầu.
1. Sử dụng mẫu có sẵn trong excel (templates)
Đôi khi bạn có một loại bảng tính mới và không biết thiết kế nó như thế nào. Không sao cả, Excel cung cấp cho bạn nhiều mẫu (templates) có sẵn để sử dụng, tất cả mọi thứ từ lịch đến sổ cái, hóa đơn, biên lai và nhiều nhiều nữa. . .bạn chỉ việc chọn đúng chủ đề bạn đang cần là được, nếu chưa có mẫu đó bạn có thể chọn chức năng download mới từ Microsoft.
Cách sử dụng rất đơn giản, sau khi chọn File >> New, bạn sẽ thấy chính giữa màn hình có 1 danh sách các loại mẫu như hình trên, chỉ cần chọn mẫu và bấm đúp vào loại mẫu bạn chọn. Vậy là bạn
đã có bảng tính mới với mẫu bạn chọn.
2. Tô màu các sheet để dễ phân biệt hơn
Khi bạn có một bảng tính lớn, bạn có thể có nhiều Sheet khác nhau. Vì vậy, nhìn ở dưới cùng của màn hình ở mỗi sheet có thể gây nhầm lẫn. Excel cho phép bạn tô màu các sheet, vì vậy bạn có thể nhóm chúng theo thể loại và bạn có thể chọn chúng ra dễ dàng hơn.
Ví dụ, có thể muốn tô màu xanh lá cho các sheet mà bạn cần nhập dữ liệu vào hàng ngày, màu xanh dương cho những sheet bạn sử dụng hàng tuần và màu vàng để báo cáo. . .
3. Sao chép Formula
Khi bạn sử dụng công thức tính toán nào đó trong một cell bên trên và lại muốn sao chép tiếp xuống cell bên dưới thì bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl – D để thực hiện.
4. Ðịnh hướng cho con trỏ khi nhấn Enter
Trong Excel, khi bạn nhập liệu cho một cell, con trỏ sẽ nằm trong cell đó và bạn nhấn Enter thì nó sẽ di chuyển xuống cell khác. Nhưng có thể bạn muốn nó phải di chuyển qua trái, phải hoặc là đi lên.
Muốn vậy, bạn chọn menu Tools – Options trong hộp thoại Options chọn tab Edit, click trên drop down menu Direction để chọn Right, Left, Up hoặc Down.
5. Cập nhật công thức trong Excel 2000 trở lên
Trong Excel 2000 trở lên, bạn không cần sao chép hàng lọat công thức xuống các dòng bên dưới, khi các dòng bên dưới còn chưa có dữ liệu.
Sau khi bạn nhập dữ liệu cùng các công thức xong, bạn hãy nhấn Ctrl+D để sao chép các công thức xuống dòng kế tiếp. Bạn chỉ cần nhấn 3 lần như vậy để sao chép cho 3 dòng kế tiếp thôi. Bạn yên tâm, bây giờ khi bạn nhập dữ liệu xuống các hàng kế tiếp nữa, Excel sẽ thừa thông minh để tính sao chép tiếp tục các công thức ở hàng trên khi bạn nhập dữ liệu vào.
6. Kích hoạt các ô đã dùng trong công thức
Trong Excel, nhấn đúp một ô nghĩa là chuyển ô đó sang chế độ soạn thảo. Nếu vô hiệu hóa việc sửa đổi trực tiếp trên ô thì khi nhấn đúp vào một ô chứa công thức, bạn có thể chọn những ô dùng công thức đó ngay cả khi chúng thuộc một bảng tính khác. Muốn vô hiệu hóa việc sửa đổi trực tiếp trên ô, chọn Tools.Options. Trong mục Edit của khung hội thoại Options, bỏ chọn mục Edit directly in cell. Khi bỏ tuỳ chọn này, bạn chỉ có thể sửa nội dung của ô này trên thanh công thức. Muốn thực hiện bạn chọn một ô, nhấn chuột vào thanh công thức hoặc nhấn <F2>. Nhấn đúp vào một ô không chứa công thức sẽ chẳng được gì.
7. Hiển thị nhiều dòng trong 1 cell
Khi bạn nhập một dữ liệu nào đó trong một cell và bạn muốn dữ liệu đó xuống hàng trong cell đó ( tức là cell đó có 2 dòng ), để làm việc này bạn có 2 cách :
Khi nào muốn xuống dòng nhấn Alt-Enter
Chọn Format – Cells, chọn tab Alignment và chọn mục Wrap Text, như vậy mỗi khi nhập vào nếu dài quá chiều rộng cell Excel sẽ tự động xuống hàng.
8. Tạo chú thích (comment) cho cell
Khi bạn muốn làm một lời chú thích nào đó cho một cell, bạn chọn cell cần làm chú thích , chọn menu Insert / Comment ( hoặc nhấp chuột phải lên cell đó và chọn Comment ). Nhập vào lời chú thích cho cell đó. Khi bạn di chuyển mouse đến cell đó thì sẽ xuất hiện một popup với lời chú thích bạn đã nhập.
9. Sửa chữa nội dung cho chú thích (Comment )
Sau khi bạn đã tạo một comment ( chú thích ) cho một cell nào đó, bây giờ bạn muốn sữa nội dung của comment đó thì bạn click vào cell, chọn menu Insert – Edit Comment. Bạn sẽ sữa đổi nội dung trong cửa sổ comment. Bạn cũng có thể edit comment và delete comment bằng cách nhấp chuột phải mouse.
10. Làm ẩn chú thích.
Muốn cho ẩn đi chú thích (comment) của cell ẩn đi thì nhấp chuột phải vào cell đó và chọn Hide Comment từ menu phụ mở ra.
11. Làm ẩn nội dung của Cell.
Muốn làm ẩn nội dung trong cell nào đó, bạn chọn cell muốn ẩn nội dung, chọn menu Format – Cell sau đó chọn mục Custom từ list Category và trong mục Type nhập vào 3 dấu chấm phẩy (;; sau đó chọn OK.
12. Sửa lỗi nhanh trong cell.
Khi bạn nhập dữ liệu vào cell nhưng bạn thấy dữ liệu nhập vào có lỗi hoặc nhập không đúng cell.
Muốn bỏ đi mà không muốn mất nội dung cũ một cách nhanh nhất là nhấn phím Esc.
13. Ðịnh dạng phần trăm ( % ) cho dữ liệu trong cell.
Khi nhập số phần trăm ( % ) vào một cell mà chỉ cần nhập vào con số thập phân thôi, còn phần thập phân bạn sẽ tự định nghĩa cho cell đó. Ví dụ nhập vào 20 thì sẽ được chuyển thành 20%, và khi bạn nhập vào là .2 thì cũng sẽ được chuyển thành 20 %. Ðể làm điều này, bạn chọn cell và chọn Menu Format – Cell. Bạn sẽ thấy xuất hiện một cửa sổ, bạn chọn tab có tên là Numbers, sau đó chọn Percentage và nhấn OK.
14. Sử dụng chức năng AutoFill.
Khi điền vào những cell với nội dung như nội dung của các cell trong cột Số thứ tự trong bảng tính chẳng hạn, các số đó bắt đầu từ 1 trở đi và bạn không việc gì phải nhập lần lượt từng số vào cell, bạn sử dụng chức năng Auto Fill để làm việc này : có 2 cách :
Bạn chọn từ menu Edit – Fill : trong này sẽ liệt kê những chức năng AutoFill cho bạn tùy chọn. Hoặc cách khác bạn nhập một vài giá trị ban đầu ví dụ bạn nhập vào cell A1 : 1 và A2 : 2 . Sau đó dùng chuột chọn 2 cell này ( tô đen ). Rồi đưa chuột đến dấu vuông ở góc dưới bên phải của 2 cell này, con trỏ chuột của bạn có hình dấu cộng, bạn nhấp và kéo chuột đến vị trí cuối cùng cần điền giá trị rồi thả ra.
15. Tùy biến AutoFill.
Excel chỉ cung cấp cho bạn một số list để tự động điền vào list cho bạn như số thứ tự, số ngày trong tuần… .Bạn cũng có thể thêm vào trong list đó một kiểu autofill theo ý riêng của mình chẵng hạn như bạn muốn điền một dãy số theo thứ tự như : 1,5,9,13,… Ðể tạo ra một dãy số tăng theo thứ tự như vậy , bạn làm như sau : Nhập các giá trị của list vào trong các cell và sắp xếp như ý muốn, chọn menu Tools, Options, chọn tab Custom List, nhấp chọn nút lệnh Import. Rồi chọn vùng list bạn mới nhập và nhấp OK
16. Sắp xếp
Khi bạn sắp xếp dữ liệu trong một cột của Excel, đôi khi bạn sẽ thấy Excel sắp xếp không đúng, ví dụ như khi bạn sắp xếp từ cao xuống thấp bạn sẽ thấy con số 95.5 nằm dưới số 95.
Ðể khắc phục bạn làm như sau :
Chọn cột muốn sắp xếp, bằng cách click trên đầu cột đó.
Mở menu Format – Cell.
Trong hộp thoại format cell, click chọn tab Number và click trên General category.
Sau đó sắp xếp lại cột đó.