Chiêu thứ 71 76(excel) Tổng hợp các thủ thuật excel

Chiêu thứ 71: Đánh dấu tên trục theo điều kiện Với chiêu thứ 71 này, bạn học cách đánh dấu tên trục X màu theo vùng liệu định sẵn Cụ thể, chẳng hạn bạn muốn tô màu đỏ liệu bạn bé 25 tô màu xanh liệu bạn lớn 25 chẳng hạn Để làm vậy, xem hướng dẫn: 1/ Bạn tạo bảng liệu hình: 2/ Bạn tạo biểu đồ cột theo vùng B2:B13 3/ Chọn thẻ Layout -> Tại Current Selection, chọn Series “Màu đỏ” 4/ Chọn thẻ Design -> Tại Type, chọn Change Chart Type (với Excel 2003, nhấn chuột phải vào nhãn “Màu đỏ” -> chọn Chart Type) -> chọn biểu đồ đường Line Chart 5/ Làm tương tự với Series “Màu xanh” 6/ Một lần nữa, bạn chọn Series “Màu đỏ” thẻ Layout -> Labels, chọn Data Labels -> More Data Label Options (với Excel 2003, nhấp chuột hai lần vào nhãn chọn Data Labels) -> thẻ Label Options, đánh dấu chọn Category Name, đồng thời bỏ chọn Value phía Category Name -> Close 7/ Lặp lại tương tự với Series “Màu xanh” 8/ Tiếp tục chọn Series “Màu đỏ” thẻ Layout -> Labels, chọn Data Labels -> chọn Below (với Excle 2003, nhấn chuột phải chọn nhãn “Màu đỏ” -> chọn thẻ Alignment -> chọn Label Position to Below) 9/ Cũng làm tương tự với Series “Màu xanh” 10/ Nhấn chọn trục X cũ -> nhấn chuột phải chọn Format Axis (với Excel 2003, nhấp chuột hai lần vào trục X -> chọn thẻ Patterns) -> chọn thẻ Axis Options -> Major tick mark style, chọn None danh sách xổ xuống -> Axis Labels, chọn None danh sách xổ xuống Việc làm biến trục X cũ -> Close 11/ Nhấn chọn nhãn “Màu đỏ” -> chọn thẻ Home (với Excel 2003, chọn công cụ Formatting) -> đổi màu chữ thành màu đỏ 12/ Làm tương tự cho nhãn “Màu xanh”, vậy, nhãn sử dụng màu chữ màu xanh Vậy bạn thấy thành Tuy chiêu vụn vặt giúp bạn cách tùy biến cho đồ thị thêm màu sắc Chiêu thứ 72: Tạo số tổng cộng cho biểu đồ cột nhiều thành phần (Stacked Column Chart) Khi bạn sử dụng biểu đồ cột nhiều thành phần (Stacked Column Chart), thật không dễ dàng để thể số tổng cộng lên cột Và chiêu thứ 72 đời để giúp bạn hoàn thành công việc Tuy nhiên, trước bắt đầu, cần liệu mẫu biểu đồ cột nhiều thành phần Bạn tạo liệu biểu đồ hình đây: Tiếp theo, bạn chọn series “Tổng cộng” -> nhấn chuột phải -> chọn Change Chart Type (với Excel 2003, nhấn vào biểu đồ để chọn -> Chart -> Chart Type) -> chọn biểu đồ đường Thế biểu đồ bạn có dạng sau: Kế đó, bạn cần đưa số liệu lên biểu đồ cách nhấn vào biểu đồ để chọn đường biểu đồ bạn vừa tạo -> nhấn chuột phải -> Add Data Labels (với Excel 2003, nhấn chuột phải -> Format Data Series -> Labels -> Show Value -> OK) Tuy nhiên, bạn thấy số liệu nằm hết bên phải phía Do đó, bạn nhấn chọn số vừa -> nhấn chuột phải -> Format Data Labels -> thẻ Label Options, phần Label Position, chọn Above -> Close (với Excel 2003, chọn số -> nhấn chuột phải -> Format Data Labels -> Alignment chọn Outside End Label Position) Cuối cùng, bạn cần xóa đường biểu đồ Một lần bạn nhấn chuột phải vào đường biểu đồ -> Format Data Series -> chọn thẻ Line Color -> chọn No Line -> Close (với Excel 2003, nhấn chuột phải vào đường biểu đồ -> Format Data Series -> chọn thẻ Patterns -> Line -> None -> OK) Để đẹp hơn, bạn nhấn chuột từ từ hai lần vào series “Tổng cộng” xóa Như vậy, biểu đồ bạn sau hoàn thành này: Chiêu thứ 73: Thêm mô tả vào công thức bạn Kể bạn tự viết công thức hay hàm tự tạo cho bạn xem lại vào dịp sau đó, bạn cảm thấy khó khăn để hiểu ý nghĩa công thức bạn Bạn phải dò ô, vùng xem mối liên kết với vùng khác để biết công thức bạn làm Và chắn, bạn thầm ước có dẫn nho nhỏ để lần vậy, bạn nhìn vào hiểu bạn làm Có vấn đề là, bạn thêm chữ vào công thức, đa phần hàm trả kết lỗi bỏ qua dòng chữ Tuy vậy, đừng vội lo lắng, Excel có cung cấp cho bạn hàm chuyên giúp bạn thêm mô tả vào công thức, hàm N Khi bạn sử dụng hàm này, Excel đơn biến chuỗi bạn thành số Giả sử bạn dùng =N(“GPE”) kết bạn nhận Ví dụ, bạn kết hợp sử dụng hàm N này: =A1*B1+N("Tính doanh thu sản phẩm A") Tất nhiên, bạn cần lưu ý hàm N chuyển chuỗi bạn thành số nên bạn sử dụng =A1*B1*N("Tính doanh thu sản phẩm A"), bạn gặp rắc rối kết Tóm lại, bạn sử dụng hàm N cách để gợi nhớ nhằm giúp bạn dễ thở việc dò tìm sau Chiêu thứ 74: Di chuyển công thức chứa địa tương đối mà không làm thay đổi tham chiếu Khi công thức bạn chứa địa tuyệt đối (được biểu thị dấu $, $A$1), bạn thoải mái di chuyển công thức mà lo tham chiếu bị thay đổi Tuy nhiên, vấn đề là, nhiều lúc bạn quên đặt địa tương đối sau thao tác nhiều công đoạn, liệu bạn lên đến số hàng ngàn, bạn từ từ đến ô để thêm dấu $ Vậy bạn làm gì? Có cách giúp bạn di chuyển công thức không làm thay đổi tham chiếu, bạn làm sau: 1/ Chọn vùng hay ô bạn muốn copy 2/ Chọn thẻ Home -> Editting, chọn Find & Select -> Replace (Excel 2003, chọn Edit -> Replace) nhấn Ctrl + H 3/ Tại dòng Find What:, gõ = 4/ Tại dòng Replace With, gõ & hay ký hiệu mà bạn chắn công thức 5/ Nhấn nút Option bên dưới, bạn phải bảo đảm bạn không đánh dấu check vào Match entire cell contents -> nhấn Replace All 6/ Tất công thức bạn thay đổi từ dấu = sang dấu & Bây giờ, bạn dễ dàng thoải mái copy vùng bạn vừa thay đổi đến nơi khác tùy thích 7/ Sau đó, công việc cuối bạn quét chọn vùng bạn vừa chuyển qua, vùng công thức chứa dâu & sử dụng Replace để chuyển ngược lại từ dấu & thành dấu = Khi bạn kết thúc công việc, tham chiếu bạn giữ lúc ban đầu Chiêu thứ 75: Đối chiếu liệu cũ Bạn vừa cập nhật bảng tính bạn cần xác định khác biệt cập nhật gốc Để làm điều này, có cách giúp bạn vừa thực tốt vừa tiết kiệm thời gian cho việc kiểm tra thủ công tẻ nhạt, quan trọng hết, bạn loại trừ khả sai sót công việc Chúng ta bắt đầu với ví dụ sau Để dễ dàng theo dõi, liệu chép vào bảng tính với liệu cũ trước Các ô tô đậm bảng ô thay đổi so với bảng Cách 1: Sử dụng True/False Ở cách 1, bạn nhập công thức mảng vào vùng có kích thước định dạng với bảng tính bạn Ưu điểm cách bạn thêm công thức bước mà không cần phải Copy Paste Giả sử, bạn chọn vùng E1:G7 bắt đầu với ô E1 (cần đảm bảo E1 ô chọn vùng) Nhấn chuột vào Formula gõ công thức : =A1=A9 Sau đó, nhấn Ctrl-Enter Vùng lựa chọn E1:G7 lấp đầy với True, giá trị bảng giống ngược lại, False khác Vì phải nhấn Ctrl-Enter lúc? Bằng cách nhấn lúc phím Ctrl Enter, bạn có công thức tham chiếu tương đối vào ô vùng chọn Đây cách thông thường để nhập công thức vào mảng ô Ta nhận kết số tham chiếu thay đổi cách thích hợp Mảng ô gọi mảng nhập công thức Nếu liệu cũ bạn nằm bảng tính khác nhau, bạn sử dụng bảng tính thứ để chứa giá trị True/False, với công thức mảng đơn giản Ví dụ, giả sử bảng liệu nằm Sheet bắt đầu ô A9 Bảng liệu cũ Sheet bắt đầu ô A1 Trên Sheet 3, bạn nhập công thức mảng sau : =Sheet1!A1=Sheet2!A9 Cách 2: Sử dụng Conditional Formatting Conditional Formatting thường ưa thích, dễ dùng dễ so sánh có thay đổi Tuy nhiên, cách làm đòi hỏi liệu – cũ phải nằm bảng tính Lấy lại ví dụ trên, giả sử, vùng A1 : C7 vùng bạn chọn bạn ô A1 Cách làm sau : 1/ Chọn thẻ Home -> Styles -> Conditional Formatting -> New Rule 2/ Trong New Formatting Rule, chọn Use a formula to determine which cells to format Ở bên dưới, Format values where this formula is true, bạn gõ công thức sau : =NOT(A1=A9) Nhấn nút Format để định dạng theo ý thích, nhằm làm bật khác biệt 3/ Nhấn OK Và kết bạn nhận là: Bạn thấy đó, tất khác biệt bảng liệu – cũ thay đổi theo định dạng bạn chọn Từ bây giờ, lần bạn thay đổi liệu, định dạng ô tự động thay đổi theo Muốn định dạng ô tự động trở lại bình thường, bạn việc thay đổi nội dung chứa ô cho giống với ô bảng liệu lúc ban đầu Chiêu thứ 76: Không bỏ sót ô rỗng Mọi người thường bỏ trống ô liệu cho ô giống với liệu ô Việc làm cho danh sách dễ nhìn, dễ đọc, mặt cấu trúc không tốt Chiêu thứ 76 giúp bạn điền vào tất ô trống theo danh sách cách nhanh chóng dễ dàng Đa phần chức Excel thiết kế để sử dụng danh sách Để chức làm việc xác, danh sách không chứa ô trống, tiêu đề cột nên định dạng khác với liệu danh sách Công việc thiết lập liệu Excel trôi chảy bạn thực yêu cầu Tuy nhiên, nhiều danh sách lại thiết lập hình Trong Giá lặp lặp lại nhiều lần, loại trái cột Trái lại không lặp lại Như nói trên, điều tạo nhiều vấn đề sử dụng tính Subtotals PivotTables Trong hầu hết trường hợp, Excel hy vọng liệu bạn thiết lập danh sách liên tục bảng, ô trống Vậy làm để điền hết ô trống mà không bỏ sót? Bạn điền vào ô trống danh sách cách sử dụng công thức macro Cách 1: Sử dụng Công thức Lấy lại ví dụ trên, bạn làm sau: 1/ Chọn tất liệu cột A Sau chọn Home -> Editing -> Find & Select -> Go To Special (có thể dùng phím tắt: Ctrl-G, nhấn vào Special) 2/ Chọn tùy chọn Blanks nhấn OK Và kết bạn chọn ô trống danh sách hình 3/ Nhấn phím =, lại nhấn phím mũi tên lên, cuối Ctrl-Enter Bạn hiểu hành động nhằm mục đích cho Excel hiểu ô rỗng mang công thức = giá trị ô liền kề phía trên, giả sử hình ô A3 mang công thức =A2 4/ Bây để chuyển đổi từ công thức thành giá trị, bạn chọn cột A, nhấn chuột phải chọn Copy (Ctrl-C) Nhấn chuột phải lần chọnPaste Special…, nhấn vào ô Values, sau nhấn OK Cách : Sử dụng Marco Công việc đòi hỏi bạn phải điền vào ô trống thường xuyên, tốn nhiều thời gian Bạn cần phương án tối ưu Tại không xử lý vấn đề thông qua macro? Đoạn macro sau giúp bạn xử lý công việc dễ dàng 1/ Để sử dụng macro, bạn nhấn đồng thời phím Alt-F11, sau chọn Insert -> Module 2/ Nhập đoạn mã sau vào hộp thoại: Code: Sub FillBlanks() Dim rRange1 As Range, rRange2 As Range Dim lReply As Integer If Selection.Cells.Count = Then MsgBox "Ban can chon mot vung va vung can co o rong" Exit Sub ElseIf Selection.Columns.Count > Then MsgBox "Vung cua ban chi co the cot nhat" Exit Sub End If Set rRange1 = Selection On Error Resume Next Set rRange2 = rRange1.SpecialCells(xlCellTypeBlanks) On Error GoTo If rRange2 Is Nothing Then MsgBox "Khong co o rong duoc tim thay" Exit Sub End If rRange2.FormulaR1C1 = "=R[-1]C" lReply = MsgBox("Ban co muon Paste Value cho cac o rong?", vbYesNo + vbQuestion) If lReply = vbYes Then rRange1 = rRange1.Value End Sub 3/ Sau nhập mã xong, đóng lại trở Excel, lưu lại Bảng tính 4/ Bây giờ, vào thẻ Developer, chọn Code -> Macros dùng phím tắt Alt-F8 Sau đó, chọn Macro FillBlanks Run LƯU Ý: Phải chọn danh sách có chứa ô trống trước mở hộp thoại Macro nhấn nút Run, chọn cột có chứa ô trống để thực lệnh [...]... chiếu thay đổi cách thích hợp Mảng các ô đó gọi là mảng nhập công thức Nếu dữ liệu mới và cũ của bạn nằm trên 2 bảng tính khác nhau, bạn có thể sử dụng 1 bảng tính thứ 3 để chứa các giá trị True/False, chỉ với công thức mảng đơn giản Ví dụ, giả sử bảng dữ liệu mới nằm ở Sheet 2 và bắt đầu bằng ô A9 Bảng dữ liệu cũ vẫn ở Sheet 1 và bắt đầu bằng ô A1 Trên Sheet 3, bạn có thể nhập công thức mảng sau :... chứa trong các ô sao cho giống với các ô trong bảng dữ liệu lúc ban đầu Chiêu thứ 76: Không bỏ sót ô rỗng Mọi người thường sẽ bỏ trống 1 ô nào đó khi dữ liệu cho ô đó giống với dữ liệu của ô trên nó Việc này làm cho danh sách dễ nhìn, dễ đọc, nhưng về mặt cấu trúc thì không được tốt lắm Chiêu thứ 76 sẽ giúp bạn điền vào tất cả những ô trống theo danh sách cách nhanh chóng và dễ dàng Đa phần các chức... lần, các loại trái cây trong cột Trái cây lại không được lặp lại như vậy Như đã nói ở trên, điều này sẽ tạo ra nhiều vấn đề khi sử dụng các tính năng như Subtotals và PivotTables Trong hầu hết các trường hợp, Excel hy vọng các dữ liệu của bạn sẽ được thiết lập trong 1 danh sách liên tục hoặc trong 1 bảng, và không có ô trống Vậy làm thế nào để điền hết các ô trống mà không bỏ sót? Bạn có thể điền vào các. .. gõ công thức : =A1=A9 Sau đó, nhấn Ctrl-Enter Vùng lựa chọn E1:G7 được lấp đầy với True, nếu giá trị ở 2 bảng giống nhau và ngược lại, False nếu khác nhau Vì sao phải nhấn Ctrl-Enter cùng lúc? Bằng cách nhấn cùng lúc 2 phím Ctrl và Enter, bạn sẽ có công thức tham chiếu tương đối vào từng ô của vùng chọn Đây là cách thông thường để nhập 1 công thức vào 1 mảng các ô Ta sẽ nhận được kết quả là các số... dõi, dữ liệu mới đã được sao chép vào cùng 1 bảng tính với dữ liệu cũ trước đó Các ô tô đậm trong bảng 2 là các ô đã thay đổi so với bảng 1 Cách 1: Sử dụng True/False Ở cách 1, bạn sẽ nhập công thức mảng vào 1 vùng bất kì có cùng kích thước và định dạng với bảng tính của bạn Ưu điểm của cách này là bạn có thể thêm công thức trong 1 bước mà không cần phải Copy và Paste Giả sử, bạn chọn vùng E1:G7 và... công thức chứa dâu & và sử dụng Replace để chuyển ngược lại từ dấu & thành dấu = Khi bạn kết thúc công việc, các tham chiếu của bạn sẽ vẫn được giữ như lúc ban đầu Chiêu thứ 75: Đối chiếu dữ liệu cũ và mới Bạn vừa cập nhật bảng tính và bạn cần xác định sự khác biệt giữa bản cập nhật và bản gốc Để có thể làm được điều này, có 2 cách giúp bạn vừa thực hiện tốt vừa tiết kiệm thời gian cho việc kiểm tra thủ. .. vào các ô trống trong danh sách trên bằng cách sử dụng công thức hoặc bằng macro Cách 1: Sử dụng Công thức Lấy lại ví dụ trên, bạn sẽ làm như sau: 1/ Chọn tất cả các dữ liệu trong cột A Sau đó chọn Home -> Editing -> Find & Select -> Go To Special (có thể dùng phím tắt: Ctrl-G, nhấn vào Special) 2/ Chọn tùy chọn Blanks và nhấn OK Và kết quả bạn sẽ chọn được các ô trống trong danh sách như hình 3/... những ô trống theo danh sách cách nhanh chóng và dễ dàng Đa phần các chức năng của Excel được thiết kế để sử dụng trên các danh sách Để các chức năng có thể làm việc chính xác, danh sách không được chứa bất kỳ ô trống, và tiêu đề cột nên được định dạng khác với các dữ liệu trong danh sách Công việc thiết lập dữ liệu trong Excel sẽ trôi chảy hơn nếu bạn thực hiện đúng những yêu cầu trên Tuy nhiên, nhiều... hành động này nhằm mục đích cho Excel hiểu đối với những ô rỗng thì sẽ mang công thức = giá trị của ô liền kề phía trên, giả sử như trong hình dưới đây thì ô A3 sẽ mang công thức =A2 4/ Bây giờ để chuyển đổi từ công thức thành giá trị, bạn chọn cột A, nhấn chuột phải và chọn Copy (Ctrl-C) Nhấn chuột phải lần nữa và chọnPaste Special…, nhấn vào ô Values, sau đó nhấn OK Cách 2 : Sử dụng Marco Công việc... nhập công thức mảng sau : =Sheet1!A1=Sheet2!A9 Cách 2: Sử dụng Conditional Formatting Conditional Formatting thường được ưa thích, vì khá dễ dùng và dễ so sánh mỗi khi có bất kì sự thay đổi nào Tuy nhiên, cách làm này đòi hỏi cả 2 dữ liệu mới – cũ phải nằm trên cùng 1 bảng tính Lấy lại ví dụ trên, giả sử, vùng A1 : C7 là vùng bạn chọn và bạn bắt đầu từ ô A1 Cách làm như sau : 1/ Chọn thẻ Home -> Styles ... trước Các ô tô đậm bảng ô thay đổi so với bảng Cách 1: Sử dụng True/False Ở cách 1, bạn nhập công thức mảng vào vùng có kích thước định dạng với bảng tính bạn Ưu điểm cách bạn thêm công thức... bạn có công thức tham chiếu tương đối vào ô vùng chọn Đây cách thông thường để nhập công thức vào mảng ô Ta nhận kết số tham chiếu thay đổi cách thích hợp Mảng ô gọi mảng nhập công thức Nếu liệu... hoàn thành này: Chiêu thứ 73: Thêm mô tả vào công thức bạn Kể bạn tự viết công thức hay hàm tự tạo cho bạn xem lại vào dịp sau đó, bạn cảm thấy khó khăn để hiểu ý nghĩa công thức bạn Bạn phải