Chiêu thứ 31 40(excel) Tổng hợp các thủ thuật excel

Chiêu thứ 31: Sắp xếp ngẫu nhiên Bạn dùng Excel để chọn cách ngẫu nhiên ba người thắng – 1, từ danh sách bảng tính Để thực điều cách dễ dàng công nhất, bạn nên dùng hàm RAND kết hợp với tính xếp Excel Giả sử bạn có bảng liệu hình sau: Tại ô A2 bạn nhập vào hàm =RAND chép xuống đến ô A10 Bạn xếp cột Name, Age ID No theo cột A từ chọn ngẫu nhiên người thắng Hàm RAND tự động tính lại có thay đổi bảng tính, nhấn F9 để ép Excel tính toán lại từ chọn phần tử danh sách cách ngẫu nhiên Tuy nhiên cần phải tạo thủ tục xếp lại liệu sau Excel tạo số ngẫu nhiên Để việc chọn lựa dễ dàng, ghi Macro gán vào nút lệnh bảng tính Mỗi muốn chọn nhóm người thắng bạn cần nhấn nút lệnh Bạn làm theo hướng dẫn sau: Bước bạn tiến hành ghi Macro, bạn chọn ô vào Developer ➝ Code ➝ Record Macro (E2003: Tools ➝ Macro ➝ Record New Macro…) Chọn cột A, B, C D nhấn F9 Vào Data ➝ Sort & Filter ➝ Sort ➝ chọn xếp cột A theo thứ tự tùy ý (nhỏ ➝ lớn lớn ➝ nhỏ) Bước tiếp theo, bạn vào ngăn Developer ➝ nhóm Controls ➝ Insert (E2003: View ➝ Toolbars ➝ Forms) ➝ chọn Button (Form Control) vẽ thành nút bảng tính ➝ chọn tên Macro vừa ghi ➝ nhấn OK để hoàn tất Bạn chọn cột A ẩn để người dùng không thấy số ngẫu nhiên Mỗi lần bạn nhấp chuột lên nút Pick Winner liệu bạn xếp cách ngẫu nhiên bạn dễ dàng chọn người thắng Lưu ý: Hàm RAND phiên trước Excel 2003 có tồn lỗi việc phát số ngẫu nhiên Về mặt lý thuyết, hàm RAND trả giá trị từ đến 1, điều luôn phát nhiều số ngẫu nhiên hàm trả giá trị nhỏ Xem thêm thông tin việc Microsoft thay đổi giải thuật phát số ngẫu nhiên phiên Excel 2003 & 2007 tạihttp://support.microsoft.com/default.aspx?kbid=828795 Chiêu 32: Thao tác liệu với Advanced Filter Nếu bạn quen với công cụ Auto Filter, bạn hẳn thấy hạn chế AutoFilter Nếu bạn cần xử lý chọn lọc liệu giới hạn này, Advanced Filter chọn lựa tốt Dù cho bị hạn chế, AutoFilter công cụ hữu ích để thể phần liệu lên hình theo vài điều kiện Nhưng bạn chọn lọc thông tin cần thiết dùng AutoFilter Xin nói thêm, Excel 2003 kể Excel 2007 lọc lần điều kiện (And Or) cho cột Hơn thế, bạn muốn lọc liệu theo tiêu chí cột, kết hợp toán tử And điều kiện cột Advanced Filter hữu dụng nhiều Tuy nhiên bạn muốn dùng AdF, bạn phải xếp liệu chuẩn lời nói đầu (bài 1, 2, 3): - chừa dòng trống bảng liệu - Dùng dòng làm tiêu đề bảng liệu - Không merge ô bảng liệu Khi sử dụng AdF, bạn phải dùng tiêu đề cột làm tiêu chí lọc, nên bạn phải copy tiêu đề cột dán vào chỗ dòng Nhưng tốt bạn nên dùng công thức chẳng hạn =A4 để bảo đảm lúc điều kiện lọc đúng, bạn có thay đổi tiêu đề cột Dùng công thức cho tất cột mà bạn muốn làm tiêu chí lọc Sau tiêu đề (dòng 2, 3) bạn để điều kiện lọc Những điều kiện lọc dùng toán tử so sánh như: =, >, =, [...]... chọn cả 2 ô rồi Fill: Chiêu thứ 36: Làm nổi các Subtotal của Excel Khi làm việc với subtotal trong Excel bằng lệnh Data ➝ Outline ➝ Subtotal, các dòng subtotal rất khó phân biệt với các số liệu khi có nhiều cột dữ liệu Cụ thể là, các cột subtotal xuất hiện bên phải tập dữ liệu trong khi tiêu đề của nó thường lại nằm ở cột đầu tiên và các subtotal lại không được định dạng in đậm như các tiêu đề nên gây... bảng tính Trong Excel 2007, Rule thêm vào trước sẽ nằm dưới cùng Do vậy bạn chọn Rule tạo đầu tiên =$A1=”Grand Total” và nhấn Move Up để đưa nó lên đầu tiên trong danh sách các Rule Cuối cùng, bạn vào Data ➝ Outline ➝ chọn Subtotal ➝ nhấn OK và xem kết quả như hình sau: Chiêu 37: Chuyển đổi các hàm và công thức trong Excel thành giá trị Hầu hết các bảng tính Excel đều chứa các công thức Thỉnh thoảng... là 3 vì Excel đã làm tròn Excel có một lựa chọn được gọi là “Precision as Displayed”, bạn có thể tìm thấy bằng cách chọn Office button ➝ Excel Options ➝ Advanced (Với phiên bản trước Excel 2007, chọn Tools ➝ Options ➝ Calculation), nhưng bạn nên biết rằng định dạng này sẽ thay đổi vĩnh viễn các giá trị trong các ô từ đầy đủ các số lẻ thập phân (gồm 15 ký số) đến bất kỳ định dạng nào, bao gồm các số... là các kết quả của công thức ở các ô trong vùng A1:A100 nhưng chỉ là các giá trị Nếu bạn muốn chép đè các công thức gốc với kết quả của chúng, chọn dãy công thức và chọn Copy Vẫn ở dãy công thức được chọn đó, chọn Paste ➝ Paste Values (hoặc click phải chuột và chọn Paste Special ➝ Values hoặc dùng phím tắt Alt+E+S+V), sau đó click OK 2 Sử dụng "Copy Here As Values Only" Bạn cũng có thể sao chép các. .. mới đã được bổ sung vào Các bạn xem thêm một số cải tiến trong tập tin đính kèm Chiêu thứ 39: Ngày tháng trong Excel Ngày tháng trong Excel được xử lý rất tuyệt khi được tạo và sử dụng trong Excel, tuy nhiên có những vướng mắc khi xử lý với những dữ liệu ngoại lai import vào May thay, Excel có những công cụ và phương thức để giải quyết khi nó không đúng như bạn muốn Mặc định, Excel sử dụng hệ thống... đậm như các tiêu đề nên gây khó khăn cho việc đọc các kết quả Trong phần này sẽ hướng dẫn bạn các cách sử dụng định dạng theo điều kiện để định dạng các subtotal sao cho dễ phân biệt và dễ đọc hơn Trước tiên, chúng ta cần có tập số liệu để thực hành Các bạn nhập vào các số liệu như hình sau: Tiếp theo là các bạn hãy tính subtotal cho từng Region bằng cách đặt ô hiện hành vào dùng số liệu và vào Data... lên kết quả của một công thức trong một ô, thay vì để công thức ở đó, vì nó sẽ thay đổi khi dữ liệu mà nó tham chiếu đến thay đổi Bạn có thể làm điều này bằng tay theo hai cách hoặc bạn có thể sử dụng một macro mà sẽ làm cho công việc nhẹ đi Trước hết hãy xem các phương pháp bằng tay 1 Dùng Paste Special Bạn có thể sao chép các kết quả của các công thức và vẫn để lại công thức tại ô gốc bằng việc sử... thiết lập các tuỳ chọn như hình sau và nhấn nút OK Trong hình trên, bạn thấy rằng các tiêu đề subtotal của từng Region tại cột A được in đậm nhưng các giá trị subtotal bên cột B thì không Đối với tập số liệu trên thì cũng không quá khó để đọc các kết quả, tuy nhiên chúng ta sẽ khó nhận biết ngay các subtotal khi có nhiều cột số liệu hơn Chúng ta sẽ dùng định dạng theo điều kiện để định các các giá trị... nên chọn các phím tắt trùng với các phím tắt có sẳn của Excel như Ctrl+V, Ctrl+C, Ctrl+S Khi bạn sử dụng macro, bạn sẽ thấy một Input box được hiển thị và hỏi dãy chứa công thức của bạn là dãy nào Địa chỉ của dãy được chọn sẽ được hiển thị một cách tự động trong Inputbox, và tất cả những gì bạn cần để làm thực hiện việc chuyển đổi là nhấn OK Chiêu 38: Thêm dữ liệu vào danh sách Validation một cách tự... Outline ➝ Subtotal ➝ để các tuỳ chọn mặc định ➝ OK Kết quả như hình sau: Do bạn chọn ô A1 là ô mặc định và sau khi áp dụng định dạng theo điều kiện, Excel sẽ thay đổi địa chỉ tham chiếu trong công thức định dạng trên cho các ô trong vùng chọn Ví dụ như tại ô A2 và B2 sẽ có công thức định dạng theo điều kiện là =Right($A2,5)=”Total” và các ô A3, B3 sẽ là =Right($A3,5)=”Total” Khi công thức trong ô nào trả ... OK xem kết hình sau: Chiêu 37: Chuyển đổi hàm công thức Excel thành giá trị Hầu hết bảng tính Excel chứa công thức Thỉnh thoảng bạn muốn lên kết công thức ô, thay để công thức đó, thay đổi liệu... validation bạn thấy tên bổ sung vào Các bạn xem thêm số cải tiến tập tin đính kèm Chiêu thứ 39: Ngày tháng Excel Ngày tháng Excel xử lý tuyệt tạo sử dụng Excel, nhiên có vướng mắc xử lý với... Bạn chép kết công thức mà để lại công thức ô gốc cách sử dụng menu ẩn mà chí nhiều người dùng tồn Chọn dãy công thức, nhấn phải chuột đường biên bên phải bên trái vùng chọn (nói cách khác bạn click