Áp dụng kaizen tại công ty thủy điện ialy thầy thông minh

September 29, 2012 [QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG T01 – HỒ THIỆN THÔNG MINH] Mục Lục TỔNG QUAN VỀ KAIZEN: 1.1 Nguồn gốc & Khái niệm & Mục tiêu Kaizen: 1.2 Khái niệm 1.3 Mục tiêu 1.4 lý sử dụng Kaizen: 1.5 Kaizen Đổi mới: 1.5.1 a Phân biệt 1.5.2 b Kết hợp 1.6 Đặc điểm Kaizen: 1.7 10 Nguyên tắc Kaizen: 1.8 Các bước thực Kaizen nơi làm việc: 1.9 Lợi ích việc áp dụng Kaizen: 1.10 Các chương trình Kaizen bản: .10 1.10.1 Chương trình 5S: 10 1.10.2 Chương trình KSS: 11 1.10.3 Chương trình QCC( Quality Control Circles): 11 1.11 lý khiến Kaizen ngày phổ biến: 13 1.12 Ưu nhược điểm Kaizen: .13 1.13 Chi phí áp dụng Kaizen: 13 THỰC TẾ ỨNG DỤNG KAIZEN: 14 2.1 Kaizen công ty Nhật: 14 2.1.1 Kaizen tập đoàn Nippon Light Metal: 14 2.1.2 Kaizen tập đoàn Toyota: .20 a Lý áp dụng: 20 b Thực trạng áp dụng: .20 2.1.3 Thay đổi phương thức sản xuất: 20 2.1.4 Sản xuất thời điểm 21 2.1.5 Tự kiểm soát lỗi .21 c Đặc điểm riêng Kaizen Toyota: 22 2.2 Nhóm Kaizen công ty Việt Nam: 26 Page September 29, 2012 [QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG T01 – HỒ THIỆN THƠNG MINH] 2.2.1 Kaizen cơng ty Ngơ Han: .26 2.2.2 Kaizen công ty thủy điện IALY: 28 2.2.3 Đặc điểm riêng Kaizen công ty thủy điện Ialy 31 SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ KAIZEN: 32 Nhóm Page NỘI DUNG TỔNG QUAN VỀ KAIZEN: 1.1 Nguồn gốc & Khái niệm & Mục tiêu Kaizen: a Nguồn gốc: Kaizen cách tiếp cận mang tính triết lý có hệ thống, Nhật Bản phát triển sau chiến tranh giới thứ Trong tiếng Nhật, Kaizen ghép từ “Kai”-“thay đổi” hay “làm cho đúng” “zen” – “tốt”, nghĩa “cải tiến liên tục Kaizen triết lý kinh tế Nhật tiếng ứng dụng đặc biệt thành công doanh nghiệp vừa nhỏ tất lĩnh vực phương Tây Kaizen cung cấp phương pháp tất người tổ chức 1.2 Khái niệm Kaizen tích lũy cải tiến nhỏ thành kết lớn, tập trung vào xác định vấn đề, giải vấn đề thay đổi chuẩn để đảm bảo vấn đề giải tận gốc Do đó, Kaizen q trình cải tiến liên tục, với niềm tin sức sáng tạo người vơ hạn Qua đó, tất thành viên tổ chức từ lãnh đạo đến công nhân khuyến khích đưa đề xuất cải tiến dù nhỏ xuất phát từ công việc thường ngày Xuất phát từ suy nghĩ "trục trặc" nảy sinh liên tục thời điểm nào, phận doanh nghiệp Nhóm Page trình hoạt động, người Nhật đề triết lý quản lý Kaizen với nội dung 5S (năm nguyên tắc bắt đầu chữ S tiếng Nhật) để khắc phục "trục trặc" này:  Seiri - Sàng lọc (Sort - tiếng Anh): Nhằm loại bỏ tất thứ khơng cần thiết, khơng có giá trị khỏi công việc, nhà xưởng, tổ chức  Seiton - Sắp xếp (Simply - tiếng Anh): Phân loại, hệ thống hố để thứ "dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, dễ trả lại"  Seiso - Sạch (Shine - tiếng Anh): Thực chất lau chùi, quét dọn, vệ sinh, kiểm tra xem thứ có xếp nơi quy định Nhóm Page Ba nguyên tắc nêu thực chất việc sàng lọc, xếp phân loại khoa học hệ thống nhà xưởng, máy móc, cơng cụ sản xuất tổng vệ sinh doanh nghiệp Hai nguyên tắc tiếp theo:  Seiketsu - Săn sóc (Standardize - tiếng Anh): Nhằm "Tiêu chuẩn hố", "quy trình hố" đạt dược với ba nguyên tắc nêu đề thành viên doanh nghiệp tuân theo cách bản, hệ thống  Shitsuke - Sẵn sàng (Sustain - tiếng Anh): Giáo dục, trì cải tiến bốn nguyên tắc nêu hoàn cảnh suốt trình hoạt động doanh nghiệp 1.3 Mục tiêu - Nâng cao chất lượng, hiệu hoạt động tổ chức - Tạo môi trường thuận lợi để nhân viên phát huy sáng kiến - Tạo gắn bó nhân viên với Nhóm Page - Phát hiện, bồi dưỡng phát triển hệ lãnh đạo kế thừa 1.4 lý sử dụng Kaizen: - Đơn giản, dễ áp dụng - Không tốn chi phí mua sắm, đầu tư cơng nghệ - Mang lại tiến liên tục, khởi động trì văn hóa thay đổi hướng tới bền vững - Kaizen trước vấn đề xảy ra, ngăn ngừa từ đầu - Kaizen khung chiến lược cho kiểm sốt chất lượng tồn diện, mang lại lợi ích cho tồn tổ chức - - Kaizen giúp giảm lãng phí lĩnh vực hàng tồn kho, thời gian chờ đợi, vận chuyển, thao tác nhân viên, kỹ nhân viên, sản xuất thừa, chất lượng không đạt giảm lãng phí q trình Kaizen giúp cải thiện mặt sản xuất, chất lượng sản phẩm, sử dụng vốn, thông tin, lực sản xuất giữ chân nhân viên 1.5 Kaizen Đổi mới: 1.5.1 a Phân biệt Bảng 1: Nội dung Hiệu Nhịp độ Khung thời gian Thay đổi Liên quan Cách cải tiến Cách thức Tính chất Yêu cầu Định hướng Đánh giá Lợi Kaizen Dài hạn, không tác động đột ngột Các bước nhỏ Liên tục gia tăng Từ từ liên tục Tất người Nổ lực tập thể Duy trì cải tiến Kỹ thuật thường đại Đầu tư ít, nổ lực lớn để trì Con người Q trình nổ lực Có thể đạt kết tốt với kinh phát triển chậm Đổi Ngắn hạn, tác động đột ngột Các bước lớn Gián đoạn không tăng dần Đột ngột thay đổi Một vài người chọn Ý tưởng nổ lực cá nhân Đột phá xây dựng Đột phá kỹ thuật, sáng kiến Đầu tư lớn, nổ lực để trì Cơng nghệ Kết lợi nhuận Thích hợp với cơng nghiệp phát triển nhanh Sơ đồ Mơ hình dây chuyền sản xuất Nhóm Page • Tồn dây chuyền sản xuất cho thấy q trình nối tiếp từ cơng nghiên cứu thị trường tiêu thụ • Công nghệ áp dụng lý thuyết thực nghiệm khoa học, đưa tới đề án sản xuất cuối thể sản phẩm thị trường • Hai thành phần cải tiến – đổi Kaizen – áp dụng giai đoạn dây chuyền • Nhưng thường thường tác động Kaizen dễ nhận thấy gần gũi với sản xuất thị trường tác động đổi thường gần với khoa học công nghệ 1.5.2 b Kết hợp • Tất hệ thống đến xuống cấp sau chúng thiết lập Khi nỗ lực cải tiến liên tục xuống cấp không tránh khỏi Khi đổi tạo chuẩn mực hoạt động tồn mức hoạt động suy giảm chuẩn mực không bổ sung cải tiến liên tục Do vậy, đổi đạt phải tiếp nối với hoạt động Kaizen để trì cải tiến • Đổi đột phá mà ảnh hưởng tạo dựng nhờ cạnh tranh có chủ ý phá huỷ chuẩn mực, Kaizen nỗ lực với ảnh hưởng tích luỹ đánh dấu tiến vững theo thời gian, trì nâng cấp chuẩn mực 1.6 Đặc điểm Kaizen: • Là trình cải tiến liên tục nơi làm việc • Tập trung nâng cao suất thỏa mãn yêu cầu khách hàng thơng qua giảm lãng phí • Triển khai dựa tham gia nhiệt tình thành viên với cam kết mạnh mẽ lãnh đạo Nhóm Page • Đặc biệt nhấn mạnh hoạt động nhóm • Thu thập phân tích liệu công cụ hữu hiệu 1.7 10 Nguyên tắc Kaizen:  Tập trung vào khách hàng Nguyên tắc bất biến: sản xuất cung cấp dịch vụ theo đ ịnh h ướng th ị trường đáp ứng nhu cầu khách hàng Mục tiêu: chủ yếu tập trung vào cải tiến quản trị chất lượng sản ph ẩm, nhằm phục vụ khách hàng, gia tăng lợi ích sản phẩm để tối đa hố hài lòng khách hàng Người hưởng lợi cuối khách hàng nên hoạt động không làm tăng giá trị gia tăng cho sản phẩm không ngừng nâng cao s ự tho ả mãn khách hàng bị loại bỏ  Ln ln cải tiến Ngun tắc: hồn thành khơng có nghĩa kết thúc cơng vi ệc mà ch ỉ hồn thành giai đoạn trước chuyển sang giai đoạn Các tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã chi phí hi ện khơng đáp ứng đ ược nhu cầu khách hàng tương lai Tập trung cải tiến sản phẩm hiệu nhiều, góc độ chi phí lẫn thời gian so với việc sản xuất sản phẩm Vì trình c ải tiến sản phẩm, dịch vụ cần lập kế hoạch thực cách liên tục rõ ràng  Xây dựng “văn hố khơng đổ lỗi” Phương châm “lỗi tơi, thành công tập th ể”, quy trách nhi ệm đắn phù hợp cho cá nhân, cá nhân phải chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ giao Khơng báo cáo, xin lỗi lý khơng đáng nh ư: tr ời n ắng, tr ời m ưa, điều kiện nghèo nàn Phát huy lực thành viên để sửa l ỗi, hồn thi ện s ản phẩm tốt Từ đó, uy tín doanh nghi ệp tăng, s ản ph ẩm d ịch vụ có chỗ đứng vững thị trường  Thúc đẩy mơi trường văn hố mở Xây dựng văn hóa doanh nghiệp theo tiêu chí «doanh nghiệp nh ất cho s ản phẩm» thị trường Xây dựng mơi trường văn hố mở, văn hố khơng đổ lỗi, nhân viên dám nhìn thẳng vào sai sót, ểm y ếu yêu c ầu đ ồng nghiệp, lãnh đạo giúp đỡ Xây dựng tốt hệ thống thơng tin nội bộ, kênh thông tin c ần h ỗ tr ợ đắc lực để nhân viên chia sẻ trao đổi kinh nghiệm phận, gi ữa đồng nghiệp, nhân viên với lãnh đạo ngược lại tồn cơng ty Nhóm Page  Khuyến khích làm việc theo nhóm Tạo dựng nhóm làm việc hiệu phần quan trọng cấu trúc công ty Mỗi nhóm cần phân quyền hạn định: Trưởng nhóm: bao quát, nắm rõ nhiệm vụ, yêu cầu có kh ả tập h ợp, biết đánh giá xếp phù hợp lực thành viên đ ể tri ển khai d ự án hiệu Thành viên: cá nhân cần nỗ lực phối hợp đ ể nhóm đ ạt k ết qu ả t ốt, hiệu liên tục cải tiến Tôn trọng uy tín cá tính thành viên  Quản lý dự án kết hợp phận chức Các dự án lập kế hoạch thực sở sử dụng nguồn lực kết h ơp từ phận, phòng ban cơng ty, kể tận dụng nguồn lực ngồi cơng ty  Ni dưỡng quy trình quan hệ đắn Không tạo dựng quan hệ đối đầu hay kẻ thù Đầu tư nhiều vào chương trình đào tạo kỹ giao ti ếp cho nhân viên, đ ặc biệt khoá đào tạo cho người quản lý lãnh đạo người có trách nhiệm cao đảm bảo cho q trình giao tiếp, trao đổi thơng tin t ốt đ ẹp nh ất Tăng cường chương trình đào tạo kỹ giao ti ếp m ột kho ản đ ầu t đ ể tạo dựng niềm tin cho nhân viên ln có lòng trung thành cam k ết làm vi ệc lâu dài công ty  Rèn luyện ý thức kỷ luật tự giác Tự nguyện thích nghi với nghi lễ, luật lệ xã hội Hy sinh quyền lợi thân để có đồng với đồng nghi ệp cương lĩnh công ty Luôn tự soi xét để kiềm chế cá tính riêng mình, đặt l ợi ích cơng vi ệc lên hết  Thông tin đến nhân viên Thông tin yếu tố đầu vào quan trọng hàng đầu trình s ản xu ất kinh doanh đại Nhân viên khơng thể đạt kết xuất sắc ngồi mong đợi không th ấu hiểu nhiệm vụ, giá trị, sản phẩm, kết kinh doanh, nhân s ự k ế hoạch khác cơng ty Duy trì việc chia sẻ thơng tin cho nhân viên phương th ức san sẻ khó khăn, thách thức công ty cho thành viên  Thúc đẩy suất hiệu Triết lý Kaizen thúc đẩy suất hiệu công việc nhân viên thơng qua tổng hợp phương pháp gồm: Nhóm Page - Đào tạo đa kỹ Khuyến khích tạo động làm việc Xây dựng tinh thần trách nhiệm công việc Phân quyền cụ thể Phát huy khả làm việc chủ động kỹ định Khả tiếp cận sử dụng nguồn lực (dữ liệu thông tin, ngân sách, trí lực, sức lực, thời gian…) Tạo điều kiện cho nhân viên chủ động đưa ý kiến phản hồi Luân chuyển công việc Khen ngợi 1.8 Các bước thực Kaizen nơi làm việc: Các bước thực Kaizen tuân thủ theo vòng PDCA Từ bước đến bước P (kế hoạch), bước D (thực hiện), bước C (kiểm tra) bước 7, A (hành động khắc phục cải tiến) Các bước thực Kaizen giúp giải vấn đề dựa việc phân tích liệu Các b ước thực hi ện Kaizen tiêu chuẩn hoá sau: Bước Lựa chọn chủ đề Bước Tìm hiểu tình trạng xác định mục tiêu Bước Phân tích liệu thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ Bước Xác định biện pháp thực dựa sở phân tích li ệu Bước Thực biện pháp Bước Xác nhận kết thực biện pháp Bước Xây dựng sửa đổi tiêu chuẩn, quy trình, hướng dẫn đ ể phòng ngừa tái diễn Bước Xem xét trình xác định dự án 1.9 Lợi ích việc áp dụng Kaizen:  Kaizen giúp giảm lãng phí lĩnh vực hàng tồn kho, th ời gian chờ đợi, vận chuyển, thao tác nhân viên, kỹ nhân viên, s ản xu ất th ừa, chất lượng khơng đạt giảm lãng phí q trình Nhóm Page 10 Từ sở lý luận hình ảnh minh họa, tham lu ận "Kinh nghi ệm áp dụng 5S Công ty Thủy điện IALY" thu hút s ự quan tâm s ự tán thành khán giả Để chứng minh cho hiệu trì hoạt đ ộng 5S, l ần đánh giá thứ hai để gia hạn hiệu lực chứng Thực hành tốt 5S vào tháng năm 2010, tỷ lệ điểm Công ty vượt tỷ lệ lần đánh giá đ ạt 85.4% Phát biểu họp bế mạc, ông Ogawa Ryohei chuyên gia kỹ thuật JICA nhận xét “Việc tuân thủ chuẩn mực 5S Công ty Thủy điện IALY điển hình Việt Nam so sánh ngang với doanh nghiệp Nhật Bản” Đặc biệt việc thực đầy đủ cam kết lãnh đạo doanh nghiệp việc áp dụng đồng bộ, trì th ường xuyên c ải ti ến liên tục hệ thống quản lý chất lượng như: ISO 9001:2008, ISO/IEC 17025:2005 Kaizen/5S vận hành Công ty Mặc dù phạm vi quản lý rộng, khu vực nằm rải rác, nhi ều v ị trí đ ặt đ ể thi ết bị, hàng hóa (như kho vật tư) hay dễ phát sinh dầu m ỡ, rác th ải nh x ưởng gia cơng khí…nhưng nhờ ý thức tần suất thực việc sàng l ọc, x ếp, sẽ… tốt CBCNV nên chuyên gia tìm thấy nhiều ểm phù h ợp Bên cạnh đó, hoạt động cải tiến CBCNV thực mang lại hiệu thiết thực, góp phần nâng cao hiệu suất lao động cải thi ện môi trường làm việc Cơ chế động viên khen thưởng cho tập th ể, cá nhân có thành tích, áp dụng chế tài với trường hợp không tuân th ủ lãnh đ ạo cơng ty trì thực nghiêm túc nên tạo động lực cho ng ười lao động Những khó khăn việc thực Kaizen công ty Ialy:  Thay đổi nhận thức nhân viên doanh nghiệp để họ hiểu rõ l ợi ích 5S đồng thời hưởng ứng tham gia cách tích cực Vì thơng thường tiếp cận điều mới, buộc phải thay đổi thói quen ph ản ứng chung người chống đối né tránh Do v ậy vi ệc tuyên truyền, vận động để toàn thể nhân viên nhận thức làm theo ều c ần phải nghiên cứu thực nhiều hình thức  Xây dựng tài liệu hệ thống để định hướng trình th ực hi ện nh ư: Quy trình đánh giá 5S; Tiêu chí thực hành tốt 5S; Tiêu chu ẩn lo ại b ỏ nh ững đồ vật khơng cần thiết… Vì chưa có tài liệu thống h ướng dẫn vấn đề nên doanh nghiệp phải tìm tòi xây dựng c s phù hợp với đặc thù doanh nghiệp Những thuận lợi việc thực Kaizen cơng ty Ialy: Nhóm Page 32  Cơng ty xây dựng vận hành thông suốt hệ th ống qu ản lý ch ất l ượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 từ năm 2005 nên có nh ững n ền tảng quản lý tầm vĩ mô Điều xem thuận lợi đầu tiên, thực tế áp dụng công ty nhận thấy có nhiều hỗ trợ ISO 5S  Ngay từ ngày đầu thành lập (tháng 2/2000) lãnh đạo doanh nghiệp xác định việc tạo lập môi trường làm việc, môi trường sống khoa học, gọn gàng, ngăn nắp nhiệm vụ quan tr ọng Do c vi ệc sàng lọc, xếp, (3S 5S) doanh nghi ệp thực từ sớm Đây thuận lợi thứ hai, th ức áp dụng 5S cơng ty việc nâng điều thực lên tầm m ới khoa học, chuyên nghiệp 2.2.3     Đặc điểm riêng Kaizen công ty thủy điện Ialy Tại Công ty Thủy điện Ialy đánh giá Ban lãnh đạo xem phần phiên đánh giá chất lượng nội theo định kỳ Đại di ện lãnh đ ạo chất lượng (QMR) Phó giám đốc doanh nghiệp Với mơ hình Ban ều hành ràng buộc trách nhiệm lãnh đạo doanh nghi ệp việc xây dựng áp dụng hệ thống Hơn QMR đồng thời Phó giám đốc nên cần đánh giá QMR đồng nghĩa với đánh giá Ban lãnh đạo Đi ều vừa tiết kiệm thời gian phản ánh yêu cầu đánh giá Khi lập chương trình đánh giá chất lượng nội bộ, cơng ty quy định rõ vi ệc đánh giá QMR nội dung chương trình đánh giá Nên cơng ty đánh giá QMR vào thời điểm cuối phiên đánh giá để thuận ti ện cho vi ệc đánh giá đồng thời báo cáo phản ánh tổng quan hệ thống Tuy nhiên, phiên đánh giá cụ thể, việc có đánh giá QMR hay khơng phụ thuộc vào số yếu tố: Nếu hệ thống vận hành đồng bộ, tìm thấy ểm phù h ợp khơng thiết phải đánh giá Ban lãnh đạo QMR mà ch ỉ cần trao đổi báo cáo chung hệ thống với QMR Nếu hệ thống có nhiều điểm cần thực hành động khắc ph ục, phòng ngừa, cải tiến nên đánh giá Ban lãnh đạo QMR tinh thần rõ hạn chế hệ thống với vi ệc đưa kiến nghị cần thực QMR Khi thành lập Ban đạo 5S, cán phụ trách khu v ực… ch ọn nh ững người có lực, uy tín doanh nghiệp (thơng thường lãnh đạo phòng, ban, phân xưởng) Cơ cấu tổ chức phận nên thi ết lập đến tận tổ, đội để đảm bảo ki ểm soát ều ti ết tầm vi mơ Nhóm Page 33 Những người thiết phải đào tạo thông suốt n ội dung chủ yếu công cụ 5S  Quan tâm đến việc trang bị công cụ, dụng cụ cho việc th ực hi ện trì 5S để đảm bảo tính sẵn sàng cho người (những chi phí thường khơng lớn giá trị) như: bảng hi ệu, vị trí 5S, v ật d ụng phục vụ cho việc thu dọn, tiêu hủy rác, dụng cụ sơn kẻ, vẽ…  Thiết lập chế khen thưởng kỷ luật kịp thời để tạo hành lang ch ế định nhằm trì áp dụng Đây cơng cụ quan tr ọng b ởi n ếu không tiến hành đánh giá 5S với tần suất hợp lý để khen thưởng tập th ể, cá nhân tích cực xử lý trường hợp vi phạm phát sinh tình trạng làm theo phong trào làm qua loa, đại khái cu ối m ọi th ứ hoàn cũ Thật ra, để có hơm nay, Cơng ty Thủy điện IALY phải trải qua trình chung tay xây dựng gìn giữ người Hiệu mà Kaizen/5S mang lại tạo phương thức làm vi ệc mới, đưa nh ững có lên tầm: khoa học, hệ thống hồn thi ện Cái hi ện hữu rõ ràng mà người nhìn thấy mơi trường sống làm việc trở nên gọn gàng, sẽ, ngăn nắp Tài liệu, hồ sơ, vật dụng, trang thi ết b ị phục v ụ cho công việc xếp dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm Điều kiện hỗ trợ thuận ti ện sẵn sàng Điều đồng nghĩa với tiết kiệm nhiều thời gian công s ức mà trước vơ tình bị đánh hoạt động khơng chuẩn tác Kho vật tư với diện mạo hồn tồn khác tr ước: thơng thống, hài hòa Những phòng làm việc ngăn nắp, thẩm mỹ Khu vực xung quanh quang đãng đẹp mắt Nơi sản xuất trí gọn gàng, khoa h ọc nhi ều th ứ n ữa hình thành nên công nghệ môi trường Công ty thủy điện Ialy SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ KAIZEN: Câu 1: Những doanh nghiệp/công ty nên áp dụng mơ hình Kaizen quản trị chất lượng Trả lời: Những doanh nghiệp/cơng ty có phần lớn yếu tố sau nên áp dụng mơ hình Kaizen quản trị chất lượng: Doanh nghiệp/công ty sản xuất hàng hóa theo quy trình sản xuất hàng loạt sản xuất liên tục Vì chi phí để áp dụng lý Kaizen quản trị chất lượng khơng nhỏ, áp dụng nên áp dụng quy mô rộng để tiết kiệm chi phí đơn vị sản phẩm Doanh nghiệp/cơng ty phải có phối hợp chức chéo phòng ban thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, tuyệt đối phòng ban phải làm việc với Nhóm Page 34 tập thể Vì chất Kaizen cải tiến liên tục từ nhỏ nhất, từ công việc hàng ngày công nhân thuộc phận công ty Doanh nghiệp/cơng ty phải có chun gia chất lượng, nhiệm vụ chuyên gia nghiên cứu việc cải tiến chất lượng sản phẩm sản xuất chung, xuất phát từ quan điểm bảo đảm chất lượng Các chuyên gia cần nhận đồng thuận ban lãnh đạo, ban lãnh đạo chuyên gia liên đới chịu trách nhiệm chất lượng sản phẩm công ty Lãnh đạo doanh nghiệp/công ty phải có mối quan hệ tốt với cơng nhân sản xuất, phong cách lãnh đạo phải dân chủ, hầu tưởng sáng tạo Kaizen xuất phát từ công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm Câu 2: Những sai lầm cần tránh áp dụng Kaizen Trả lời: Những sai lầm cần tránh áp dụng Kaizen là: Nhầm lẫn Kaizen với Đổi Kaizen cải tiến liên tục diễn cách từ từ, nước phương Tây áp dụng lý thuyết lại thực theo phương thức nhảy vọt, nhằm mau chóng đạt đổi chất lượng So sánh Kaizen Đổi TIÊU CHÍ KAIZEN ĐỔI MỚI Tính hiệu Dài hạn, không gây ấn tượng hàng ngày Ngắn hạn, gây ấn tượng Nhịp độ Các bước nhỏ Bước lớn Khung thời gian Liên tục, tăng dần Cách quãng Mức độ thay đổi Dần dần Đột ngột Cách tiếp cận Nỗ lực tập thể Nỗ lực cá nhân Phạm vi liên quan Mọi người Một vài người Mục đích Duy trì, cải tiến Đột phá, xây dựng Phương pháp Truyền thống Đột phá kỹ thuật Đầu tư Ít, Lớn, tức thời Định hướng Con người Công nghệ, kỹ thuật Nhóm Page 35 Đánh giá Quá trình, nỗ lực Kết quả, lợi nhuận Khi học tập Kaizen người ta nhầm lẫn Kaizen quy trình cải tiến chất lượng, chất Kaizen lý thuyết quản trị chất lượng, để thực cần thời gian dài, nỗ lực cá nhân công ty, với trách nhiệm hàng đầu lãnh đạo Các doanh nghiệp áp dụng Kaizen thường vi phạm 10 nguyên tắc Kaizen Ví dụ lợi ích nhóm phận doanh nghiệp có cố chất lượng xảy ra, phận, phòng ban đỗ lỗi cho nhau, khơng chịu nhận trách nhiệm Điều vi phạm nguyên tắc số Kaizen xây dựng “văn hóa khơng đỗ lỗi” doanh nghiệp Khi nguyên tắc bị vi phạm khả thất bại Kaizen lớn Ngân sách hạn hẹp cho dự án Một số dự án chuyển đổi doanh nghiệp sang mơ hình sản xuất tinh gọn bắt đầu với việc áp dụng cách cứng nhắc hiệu Kaizen “không tiền, khơng có khơng gian, khơng nguy biện” Khơng thể có nước bơm lên từ máy bơm khơ Khi bạn mức ngân sách định, việc thảo luận sản xuất tinh gọn trở nên lãng phí thời gian Đây thông thường triệu chứng thiếu ổn định sản xuất kinh doanh gây cản trở đầu tư, lầm tưởng phạm vi thời gian q trình chuyển đổi doanh nghiệp theo mơ hình sản xuất tinh gọn, thiếu cam kết nghiêm túc lãnh đạo Trong trường hợp thứ nhất, giải pháp thường hình thành triển khai can thiệp nhằm tạo sợ ổn định nâng cao lực, tiền thành phần ngân sách cho nỗ lực tái thiết kế hệ thống dài Trong trường hợp thứ 2, xem phần phân tích sai lỗi thứ trình bày Trong trường hợp thứ 3, giải pháp giáo dục, chờ -5 năm cho nhà lãnh đạo đến chuyển sang công ty khác có sách sáng sủa Khơng có kế hoạch để thực hóa tiết kiệm chi phí Khơng phải tất kiện Kaizen cần có kế hoạch chặt chẽ để lý giải cho nỗ lực Những nỗ lực Kaizen phạm vi nhỏ nhanh nên thực cho lý khơng khác ngồi làm cho trường công việc trở nên trực quan hơn, đơn giản giúp người suy nghĩ việc cải tiến Mặt khác, khơng có lý lý giải cho việc khơng có kế hoạch để thực hóa tiết kiệm chi phí điều rõ ràng Điều bao gồm việc nhận diện từ đầu nguồn lực giải phóng (tiết kiệm) từ cải tiến, bao gồm nhân lực, phải tạo kết trực tiếp gián tiếp cắt giảm chi phí Đây Nhóm Page 36 câu chuyện khó khăn nhiều trường hợp, nhiên câu chuyện cần trao đổi sớm tốt trình triển khai dự án Câu 3: Mơ hình Kaizen đáp ứng yêu cầu cao thời đại cạnh tranh khốc liệt chất lượng không? Trà lời: Việc áp dụng Kaizen quản trị chất lượng hoàn toàn đáp ứng yêu cầu cao thời đại cạnh tranh khốc liệt chất lượng Vì áp dụng thành cơng lý thuyết doanh nghiệp/cơng ty thu lợi ích sau đây: P (Productivity): Năng suất cao Q (Quality): Chất lượng cao ổn định C (Cost): Chi phí hợp lý, giảm nhiều loại lãng phí D (Delivery): Giao hàng hạn S (Safety): An toàn cho người lao động M (Morale): Tinh thần lao động cao E (Efficiency): Hiệu suất sử dụng thiết bị, dụng cụ cao B (Breakdowns): Số lần ngừng máy hư hỏng Những lợi ích cho cá nhân: 5S làm cho nơi làm việc công nhân viên thoải mái 5S đem lại hiệu cho cơng việc 5S cải thiện an tồn 5S cải tiến chất lượng công việc chất lượng sản phẩm 5S đem lại sức sống cho người Trong thời đại áp lực cạnh tranh cao chất lượng, cơng ty có lợi ích chắn giành lợi cạnh tranh so với đối thủ cạnh tranh Trong thực tế người ta thường hay so sánh Kaizen (Nhật Bản) với Đổi (Mỹ), nhiên lý thuyết không mâu thuẫn mà có kết hợp với chặt chẽ Tất hệ thống đến xuống cấp sau chúng thiết lập Khi khơng có nỗ lực cải tiến liên tục xuống cấp khơng tránh khỏi Khi đổi tạo chuẩn mực hoạt động tồn mức hoạt động suy giảm chuẩn mực không bổ sung cải tiến liên tục Do vậy, đổi đạt phải tiếp nối với hoạt động KAIZEN để trì cải tiến Câu 4: Việc xây dựng mơ hình tổ chức để điều khiển việc áp dụng Kaizen toàn công ty nào? Trả lời: Kaizen gồm số đặc trưng sau: Nhóm Page 37 Vì đặc trưng mà mơ hình tổ chức áp dụng Kaizen nên cấu theo mơ hình là:  Cơ cấu theo mơ hình ma trận: Nhóm Page 38  Hoặc mơ hình quản lý chức chéo Nhóm Page 39 Câu 5: Bồi dưỡng nguồn nhân lực có kỹ triển khai Kaizen cần u cầu gì? Khó khăn thuận lợi nào? Trả lời: Những yêu cầu nguồn nhân lực có khả triển khai Kaizen gồm:  Cơng nhân cần phải hoan nghênh hội tiếp thu kỹ mới, kinh nghiệm dẫn họ tới chân trời thách thức sống  Công nhân cần sẵn sàng dẫn cho công nhân khác kỹ mà tích lũy Việc chuyển giao kỹ cách êm ả tử hệ công nhân sang hệ công nhân khác tạo đội ngũ công nhân có tay nghề cao làm sở vững cho cơng nghiệp Nhật Nhóm Page 40  Cơng nhân cần phải đào tạo để có đủ chuyên môn tay nghề để làm việc lĩnh vực ví dụ, qua nhiều năm, cơng nhân từ phận sản xuất thân xe chuyển sang lĩnh vực khác sơn điều khiển máy ép  Ban lãnh đạo chịu trách nhiệm cao q trình cải tiến chất lượng Còn trách nhiệm trì chuẩn mực chất lượng thuộc giám sát viên công nhân trực tiếp phân xưởng Vì mà yêu cầu cần bồi dưỡng không công nhân mà lãnh đạo phải nắm rõ yếu tố chất lượng sản phẩm, để tiến hành đưa định cải tiến mang tầm chiến lược Câu 6: Cách thức áp dụng Kaizen kế hoạch sản xuất thực tế Trả lời: Theo lý thuyết để triển khai Kaizen cần qua bước sau: Bước Lựa chọn chủ đề Bước Tìm hiểu tình trạng xác định mục tiêu Bước Phân tích liệu thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ Bước Xác định biện pháp thực dựa sở phân tích liệu Bước Thực biện pháp Nhóm Page 41 Bước Xác nhận kết thực biện pháp Bước Xây dựng sửa đổi tiêu chuẩn, quy trình, hướng dẫn để phòng ngừa tái diễn Bước Xem xét trình xác định dự án Trên thực tế làm cho người tham gia vào Kaizen trở thành phần quan trọng thị trường cạnh tranh ngày Tuy nhiên, để lơi người tích cực tham gia chiến lược này, cần phải có bầu khơng khí hay nếp văn hóa thích hợp Do giới quản lý khơng ngừng áp dụng khái niệm Kaizen vào mối quan hệ công nghiệp họ muốn đưa Kaizen tất hoạt động công ty Tạo bầu khơng khí hợp tác hay nếp văn hóa cơng ty phận khơng thể tách rời chương trình Kaizen Tất chương trình Kaizen áp dụng Nhật có điều kiện tiên chung quan trọng: tranh thủ chấp thuận cơng nhân khắc phục thói quen họ chống đối thay đổi công ty Để đạt điều cần phải:  Cố gắng khơng ngừng nhằm cải thiện mối quan hệ công nghiệp  Nhấn mạnh đến đào tạo giáo dục công nhân  Phát triển đội ngũ nhà lãnh đạo khơng thức từ cơng nhân  Thành lập nhóm nhỏ, ví dụ nhóm kiểm tra chất lượng  Ủng hộ công nhận cố gắng công nhân đóng góp vào Kaizen (tiêu chuẩn P)  Cố gắng biến nơi làm việc thành nơi để công nhân theo đuổi mục tiêu sống,  Đưa đời sống xã hội vào phân xưởng ngày nhiều ngày thực tế  Đào tạo giám sát viên để họ liên lạc với cơng nhân tốt tạo mối quan hệ với cơng nhân tích cực  Đưa kỷ luật vào phân xưởng Câu 8: Duy trì Kaizen sau xây dựng? Nhóm Page 42 Trả lời: Để trì Kaizen, quan trọng lãnh đạo phải làm gương, đồng thời phải có phản hồi thường xuyên việc áp dụng họp điều hành (ít tháng) Tổ chức đáng giá Kaizen định kỳ hàng tuần trước kỳ nghĩ cuối tuần 30 phút Để đảm bảo việc đánh giá tiến hành khách quan, công ty nên cho tiến hành đánh giá độc lập đồng loạt Các phận khác đánh giá chéo lẫn thang điểm đánh giá chung tốt Việc đánh giá nhằm đảm bảo phù hợp với tiêu chuẩn Kaizen nội công ty đối chiếu với mục tiêu thực để từ đo lường xác kết việc thực Nghiên cứu ban hành số quy chế Kaizen nội quy Kaizen, quy định trang phục, quy định việc chào hỏi, quy định báo cáo chi tiết kết thực Kaizen…Tiến hành chụp hình thường xuyên nơi làm việc để tiến hành phân tích cải tiến đồng thời cho dán lên bảng tin Kaizen để người tham khảo, góp ý Câu 9: Điều kiện áp dụng Kaizen? Trả lời: Lãnh đạo tâm cao Nhân viên hiểu thấu đáo ý nghĩa 5S - KAIZEN Thường xuyên trì chương trình Hệ thống khen thưởng thích hợp Đầu tư, trang bị sở hạ tầng cần thiết Câu 10: Thời gian thực Kaizen? Trả lời: Để xây dựng hệ thống cần thời gian từ tháng - 01 năm, nhiên 5S - KAIZEN phát huy tác dụng doanh nghiệp tổ chức trì chương trình Câu 11: Công cụ để thực Kaizen? Trả lời: Các hệ thống dẫn (Suggestion Systems) Các chu kỳ kiểm soát chất lượng (Quality Control Circles) Quản lý định hướng trình (Proccess Oriented Management) Quản lý hữu hình (Visible Management) Quản lý chéo chức (Cross-functional Management) Quản lý JIT (Just-in-time Management) Kanban Kiểm soát trình thống kê (Statistics Process Management) Chu kỳ PDCA (The PDCA Circle) Các công cụ công ty Nhật Bản áp dụng thành cơng là: Nhóm chất lượng, Hệ thống sáng kiến, SPC - kiểm sóat q trình thống kê Câu 12: Sự khác biệt văn hóa áp dụng Kaizen Việt Nam? Trả lời: Nhóm Page 43 Trong -10 năm tới, doanh nghiệp Việt Nam lĩnh vực công nghiệp hỗ trợ chủ yếu sản xuất chi tiết có độ phức tạp cao làm vệ tinh cho nhà cung cấp linh phụ kiện nước nấc cao (lắp ráp chi tiết thành cụm chi tiết hay phận) Sau khoảng thời gian đó, sau học tập kỹ làm chủ cơng nghệ, doanh nghiệp Việt Nam tính đến nấc cao nữa, lắp ráp cụm nhóm thành sản phẩm cuối Đó mục tiêu khơng khiêm tốn, tính đến việc công nghiệp hỗ trợ Việt Nam khởi động -6 năm, từ phía doanh nghiệp Việt Nam Nhật Bản Đã có nhận thức khác trình tìm hiểu họ, khiến số doanh nghiệp Việt Nam trở thành vệ tinh nhà cung cấp linh phụ kiện Nhật Bản dừng mức không đáng kể Sáng kiến chung Nhật – Việt nhấn mạnh phía Việt Nam khơng mong muốn phía Nhật Bản giúp Việt Nam phát triển nó, tức giúp phát triển ngành công nghiệp hỗ trợ với tham gia doanh nghiệp Việt Nam Hạn chế: Nhiều doanh nghiệp Việt Nam bị doanh nghiệp Nhật từ chối chủ yếu họ chưa chuẩn bị sẵn thông tin cần thiết mà người Nhật quan tâm Lãnh đạo doanh nghiệp Việt Nam khơng thể nhiệt tình, tâm nghiêm túc cần thiết cho việc hợp tác Nhiều doanh nghiêp Việt Nam có cảm giác tự ti, cho khó làm ăn với người Nhật kỹ tính Các nhà cung cấp Việt Nam chưa áp dụng mơ hình quản lý Kaizen/5S Việc có hay khơng có kiến thức điều hành nhà máy (5S), hay cải tiến (Kaizen) yếu tố quan trọng khả kết nối với nhà lắp ráp Nhật, nhà sản xuất Nhật coi trọng điều Với nhận thức trục trặc nảy sinh liên tục thời điểm nào, phận doanh nghiệp trình sản xuất, người Nhật đề triết lý quản lý Kaizen Mục tiêu phương pháp quản lý nhằm tăng suất lực cạnh tranh nhờ giảm thiểu lãng phí bao gồm sản xuất dư thừa, khuyết tật sản phẩm, tồn kho, di chuyển bất hợp lý, chờ đợi khâu, thao tác thừa cơng nhân hay máy móc Sự hiểu biết vế văn hóa, xả hội tập quán thương mại công ty Nhật khả giao tiếp tiếng Nhật giúp cho nhà doanh nghiệp Việt Nam trao đổi sâu chun mơn có nhiều hợp đồng ký kết Câu 13: Khi nào/ dấu hiệu cho biết nên thực kaizen? Trả lời: Khi có lãng phí sản xuất, biểu thong qua Nhóm yếu tố định tính: Sản xuất thừa Sản phẩm khuyết tật nhiều Tồn kho lớn Nhóm Page 44 Hoạt động di chuyển bất hợp lý phân xưởng Thời gian chờ đợi dài Thao tác sữa sai xuất thường xuyên Gia cơng thừa Kiến thức, ý chí nhân viên lãnh đạo rời rạc không tạo thành thể thống Nhóm yếu tố định lượng: Vòng quay hàng tồn kho thấp trung bình ngành % khoản giảm trừ doanh thu/doanh thu cao trung bình ngành % chi phí nhân cơng/doanh thu có tốc độ tăng nhanh công ty ngành Các tiêu sinh lời thấp trung bình ngành Câu 14: Trước thực kaizen cần chuẩn bị đâu? Trả lời: Các yếu tố cần chuẩn bị: - - - Kế hoạch kaizen dựa ý kiến chung ban quản trị Xác định số thông tin đầu vào địa điểm có nhiều bất lợi để cải tiến, nơi tổ chức lộn xộn để cải tiến, nơi an toàn để cải tiến, nơi dơ bẩn bề để cải tiến, loại chi phí bị lãng phí để tránh, vấn đề vệ sinh phận máy móc, địa diểm triển khai kaizen hiệu Tổ chức tư vấn kế hoạch triển khai kaizen cơng ty khơng có đội ngũ chun lĩnh vực Đảm bảo bí mật việc triển khia trước đối thủ cạnh tranh Thời gian kinh phí cho kế hoạch kaize, phương án dự phòng kaizen thất bại nới xuất phát từ ban quản trị cơng ty Tạo chương trình để nhân viên tiếp cận trước kiến thức kaizen nhằm nâng cao khả tiếp thu cho dội ngũ nhân viên Câu 15: Làm kaizen bị gần quên lãng kaizen có ý nghĩa continuous improvement? Chú trọng 2S cuối cùng: Thường xuyên triển khai lớp tập huấn cho nhân viên chương trình kaizen cơng ty Chú trọng ngun tắc rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác triển khai kaizen, đặc biệt trọng việc thích nghi dài hạn với môi trường làm việc công ty tính kỉ luật, hi sinh tập thể Đào tạo người tuân thủ thói quen làm việc tốt giám sát nghiêm việc thực nội quy Tạo tảng vững để thực cải tiến doanh nghiệp theo hướng sản xuất tinh gọn Câu 16: Triển khai Kaizen có tốn nhiều chi phí? Nhóm Page 45 Trả lời: Khơng tốn nhiều chi phí Kaizen công cụ, kỹ thuật mà triết lý quản lý Kaizen không đòi hỏi vốn đầu tư lớn yêu cầu cam kết nỗ lực cấp doanh nghiệp (đặc biệt cấp lãnh đạo) Các yếu tố định thành công hoạt động Kaizen 5S bao gồm: Cam kết lãnh đạo cao nhất, vai trò cán quản lý phòng ban, tổ, nhóm, nỗ lực tham gia người, việc triển khai cải tiến thực liên tục, hàng ngày Câu 17: Điều tệ doanh nghiệp triển khai Kaizen khơng thành cơng gì? Trả lời: Xói mòn văn hóa daonh nghiệp vốn có lòng tin nhân viên ban quản trị Vì kaizen tập trung chủ yếu vào ý thức nhân viên nên thất bại khâu triển khai kaizen gây niềm tin nơi nhân viên thừa hành Nhóm Page 46 ... THƠNG MINH] 2.2.1 Kaizen cơng ty Ngơ Han: .26 2.2.2 Kaizen công ty thủy điện IALY: 28 2.2.3 Đặc điểm riêng Kaizen công ty thủy điện Ialy 31 SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ KAIZEN: ... viên tham gia cải tiến liên tục 2.2.2 Kaizen công ty thủy điện IALY: Công ty Thủy điện IALY tiền thân Nhà máy Thủy ện IALY thành l ập ngày 28/02/2000, trụ sở xã Ialy, huyện Chưpăh, t ỉnh Gia Lai... hoạt động áp dụng Kaizen xưởng sản xuất Họ tiến hành việc áp dụng Kaizen theo bước sau: Bước Những yêu cầu việc áp dụng Kaizen điều kiện tiên Phải sáng suốt việc bắt đầu áp dụng Kaizen vào dây chuyền