ĐÀO TẠO LEADER KỸ NĂNG QUẢN LÝ

7 HÀNH ĐỘNG CỦA LEADER: 1- Họp đầu giờ 2- Các giải quyết các vấn đề tại xưởng 3- Cách truyền đạt thông tin 4- Khi có người mới vào dây chuyền 5- Khen và chê 6- Những điều không nên nói v

ĐÀO TẠO LEADER KỸ NĂNG

QUẢN LÝ

(Thời gian 5H)

Tình hình hiện nay

Phản hồi từ công nhân

Các Leader quản lý trực tiếp

Nếu Leader không thay đổi -> công nhân cũng không thay đổi

Vai trò của một người leader

Các vấn đề hay gặp phải của Leader

Nhóm làm việc không hiệu quả -> phải xây dựng một nhóm tốt

Thế nào là một nhóm tốt

Động lực làm việc

Cam kết làm việc

Cách cư xử của bản thân

Xây dựng mối quan hệ tin cậy

7 HÀNH ĐỘNG CỦA LEADER:

1- Họp đầu giờ 2- Các giải quyết các vấn đề tại xưởng 3- Cách truyền đạt thông tin

4- Khi có người mới vào dây chuyền 5- Khen và chê

6- Những điều không nên nói và làm 7- Tạo môi trường làm việc thân thiện

Thời gian Cộng dồn Slide Tóm tắt nội dung Lý thuyết Thảo luận Xem video

Time Table

5’ 5’ Các hành động của Leader

15’ 210’ Thảo luận: Khi có người mới vào dây chuyền

MỤC ĐÍCH CỦA ĐÀO TẠO

 Làm cho người quản lý nhận thức rõ được vai trò và nhiệm vụ của một Leader

 Trang bị các kiến thức quản lý xưởng sản xuất, nâng cao kỹ năng và thay đổi tư duy của Leader

 Tạo cơ hội cho các Leader nói chuyện và trao đổi thông tin với cấp trên, thảo luận và chia sẻ giữa các đồng nghiệp

 Nhận được sự cam kết từ các Leader việc áp dụng các kiến thức đã học vào quản lý thực tế

Đây là vị trí của bạn, hãy

cố gắng đạt được yêu cầu

công việc của mình

Công nhân không thể đẩy

Áp lực cho ai, và là người trực tiếp thực hiện công việc

(Vị trí yếu nhất)

Áp lực

Hoàn thành công việc

Yêu cầu công việc

Yêu cầu công việc

Yêu cầu công việc

Yêu cầu công việc

PHẢN HỒI TỪ CÔNG NHÂN

“Người quản lý không thân thiện khi làm việc, khiển trách công nhân nặng nề khi mắc lỗi, do đó công nhân không dám trao đổi thông tin với người quản lý.”

“Khi công nhân mắc lỗi, hãy xem xét kĩ lý do và cải tiến Không nên quát tháo và dùng những lời lẽ đe doạ ”

“ Không có sự thống nhất giữa người quản lý và công nhân, người quản lý luôn nghĩ mình đúng và không quan tâm tới ý kiến của công nhân.”

“Công nhân muốn có 1 mối quan hệ tốt với người quản lý ”

CÁC LEADER QUẢN LÝ TRỰC TIẾP

 Có nhiều Leader trẻ, còn thiếu nhiều kinh nghiệm quản lý, chưa tự tin và chưa thể hiện rõ vai trò của người quản lý

 Đội ngũ Leader mới, là sinh viên mới tốt nghiệp chưa có kinh nghiệm cũng như hiểu biết sâu kiến thức công việc

 Có nhiều các Leader được bổ nhiệm từ cấp dưới, có kiến thức công việc nhưng kỹ năng quản lý chưa cao, đặc biệt là kỹ năng về giao tiếp hiệu quả.

 Cũng có nhiều Supporter đang đảm nhiệm công việc của Leader, do đó cả kinh nghiệm quản lý lẫn kiến thức về công việc còn rất thiếu

Phải thay đổi tư duy và cách quản

lý !

Nếu Leader không thay đổi, công nhân

cũng không thay đổi !

VAI TRÒ CỦA MỘT NGƯỜI LEADER

Quản lý dây chuyền, nhóm công nhân

Gần gũi với công nhân viên

Hướng dẫn, quản lý công nhân

Báo cáo cấp trên khi có vấn đề rắc rối

Leader là người có vị trí cao nhất trong dây chuyền, người leader phải nắm rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm với dây chuyền của mình Mọi hành vi, lời ăn, tiếng nói đều phải làm gương trước tập thể do mình quản lý

Phải thể hiện được khả năng và kỹ năng quản lý của một người lãnh đạo cao nhất trong dây chuyền sản xuất

Có phải bạn là người có vị trí cao nhất trong dây chuyền ?

LEADER HAY GẶP PHẢI VẤN ĐỀ GÌ ?

Công nhân hay xảy ra lỗi

Công nhân không tuân thủ các qui định

Công nhân mệt mỏi, không cố gắng

Công nhân có phản ứng không tốt

Công nhân không nghe theo sự chỉ dẫn của LD

Công nhân nghỉ không xin phép

….

Dẫn đến nhóm làm việc không hiệu

quả !

Người Leader phải xây dựng một nhóm

tốt !

THẾ NÀO LÀ MỘT NHÓM TỐT !

 Mọi thành viên đều hướng tới mục tiêu chung

 Mọi thành viên hợp tác với nhau

 Mọi thành viên luôn chia sẻ thông tin

 Mọi thành viên luôn sẵn sàng đương đầu với thử thách

 Mọi thành viên làm việc theo trật tự

“Mọi thành viên mong muốn làm việc vui vẻ & tràn đầy hi vọng!!”

ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC

① Nội động lực

　⇒ Công việc tốt, nhóm tốt, tự cảm thấy yêu thích công việc

　 Tôi yêu công việc, yêu nhóm tôi & yêu công ty của tôi!

② Ngoại động lực

　⇒ Lương, thăng tiến, vị trí trong công việc (tích cực)

　 Làm việc chăm chỉ để có lương và vị trí cao hơn 　

　⇒ Hình phạt (tiêu cực)

　 Nếu bạn không cố gắng, bạn sẽ bị phạt! 　

CÁCH CƯ XỬ CỦA BẢN THÂN

 Bạn có chia sẻ về kế hoạch và mong muốn của bạn trong công việc không?

 Bạn có chia sẻ thông tin với cấp dưới của mình không?

 Bạn có khen ngợi các thành viên trong nhóm không?

 Bạn có lắng nghe, làm gương cấp dưới của mình không?

 Bạn có tạo cơ hội công bằng cho cấp dưới của mình không?

 Bạn có cư xử đúng mực với cấp dưới của mình không?

Bạn có yêu quý, làm gương và lắng nghe cấp dưới của mình không?

XÂY DỰNG MỐI QUAN HỆ TIN CẬY

Để xây dựng mối quan hệ tin cậy với các thành viên,

　　 ⇒ Tạo không khí làm việc thân thiện

　　 ⇒ Tăng cơ hội giao tiếp

　　 ⇒ Chia sẻ thông tin không giấu giếm

　　 ⇒ Giữ lời

　　 ⇒ Hỗ trợ các thành viên khi họ cần

　　 ⇒ Khen ngợi kịp thời

⇒ Không tức giận theo cảm tính

v.v…

～“ Quan sát, nói chuyện, lắng nghe”

là những hành động cần thiết ～

Xây dựng mối quan hệ, nắm bắt thông tin, xây dựng

nhóm

Tạo động lực, tăng cường cam kết

2 CÁCH GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ TẠI XƯỞNG 6 NHỮNG ĐIỀU KHÔNG NÊN NÓI VÀ LÀM

3 CÁCH TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN 7 TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC THÂN THIỆN

4 KHI CÓ NGƯỜI MỚI VÀO DÂY CHUYỀN

HÀNH ĐỘNG CỦA LEADER

Đầu giờ làm việc, khoảng từ 3 đến 5 phút

Yêu cầu chung:

Đảm bảo đầy đủ nội dung, ngắn gọn súc tích, mọi thành viên trong dây chuyền nghe và hiểu rõ Nâng cao tính tổ chức và tinh thần làm việc.

Với các nội dung mang tính khen ngợi thì nêu cụ thể : Ai ? Việc gì? Như thế nào?

Với các nội mang tính khiển trách thì nêu chung & hướng đến mặt tích cực

Chuẩn bị thông tin

Sắp xếp vị trí, tư thế

Nâng cao khí thế và quyêt tâm đạt được mục tiêu ngày hôm nay

và kết thúc

1 - HỌP ĐẦU GIỜ

1 - HỌP ĐẦU GIỜ

+ Người Leader phải nắm rõ kết quả làm việc của ngày hôm trước về sản lượng, chất lượng, tình hình đi làm và các vấn đề khác trên dây chuyền

+ Phải tổng hợp được các vấn đề lỗi phát sinh trên các cell, model có liên quan

+ Xác nhận trước các thông tin với người quản lý của mình để biết rõ mục tiêu hoặc các yêu cầu công việc trong ngày

+ Nắm bắt được các ý kiến của người công nhân từ ngày hôm trước, tìm hiểu nguyên nhân và có thể đưa ra câu trả lời trong cuộc họp sáng hôm sau

+ Chọn lọc thông tin cần hoặc không cần truyền đạt ngay đầu giờ :

Ví dụ :

Nên truyền đạt thông tin liên quan đến chất lượng,sản lượng,quy định

Không nên truyền đạt thông tin liên quan đến chế độ, chính sách : Lương, thưởng

chính sách mới… tránh việc bàn tán,trao đổi làm ảnh hưởng đến sự tập trung của

công nhân trong lúc làm việc ( những thông tìn này nên đưa ra vào cuối giờ )

Chuẩn bị thông tin

1 - HỌP ĐẦU GIỜ

Sắp xếp tư thế vị trí

+ Tư thế vị trí của dây chuyền: Vị trí của cuộc họp phải được sắp xếp tại nơi đủ rộng, yên tĩnh để tập trung được các thành viên trong dây chuyền

Mọi người phải đứng ngay ngắn, thẳng hàng và hướng vào người tổ trưởng – Leader

+ Có thể sắp xếp theo vị trí các công đoạn trên dây chuyền để dễ điểm danh

+ Có thể sắp xếp theo thể hình của công nhân, người thấp đứng trước, cao đứng sau, Supporter đứng ngang hàng với người Leader để đóng góp

ý kiến và cùng quan sát dây chuyền

+ Tổng hợp tình hình hôm trước: Tóm tắt một cách ngắn gọn, súc tích những điểm chính về sản lượng, chất lượng, tình hình đi làm…so

sánh với mục tiêu đạt hay không đạt

+ Đánh giá những điểm tốt xấu: Điểm tốt nói trước, hãy nói cụ thể về một cá nhân, một vấn đề để kịp thời động viên, tiếp tục phát huy

Điểm xấu hãy góp ý chung và yêu cầu mọi người chú ý không lặp lại hoặc cố gắng cải thiện…

+ Xác nhận nhanh tình hình đi làm ngày hôm nay, người nào nghỉ có lý do, không lý do, sự ảnh hưởng của họ tới dây chuyền…

+ Đưa ra mục tiêu trong ngày hôm nay: VD : đủ sản lượng,không lỗi Self,PQA

1 - HỌP ĐẦU GIỜ

Tiến hành họp

+ Người Leader khéo léo hướng mọi người có một sự hào hứng với mục tiêu đưa ra trong ngày bằng những cách nói hoặc hành động mang tính lôi cuốn, khích lệ:…mọi người cùng hô quyết tâm để đạt được mục tiêu.

VD : Leader nói “ ngày hôm nay kế hoạch của line mình là 580 máy, các bạn có quyết tâm

đạt được không ?” - cả dây chuyền đồng thanh hô “Có ó ó ! “, “ Nghiêm! Xin cảm ơn!”

+ Mục đích: Tất cả dây chuyền cùng có khí thế cao trước khi bắt đầu ngày làm việc mới, tránh việc phê phán hoặc những tác động tiêu cực ảnh hưởng tới tâm lý đầu giờ cho công nhân

Nâng cao khí thế

Video 1Họp sáng (NG)

Video 1Họp sáng (NG)

Video 2Họp sáng (OK)

Video 2Họp sáng (OK)

1 - HỌP ĐẦU GIỜ

Thảo luận nhóm (1)

Cả nhóm thảo luận một buổi họp sáng mẫu

-> 1 thành viên trong nhóm sẽ trình bày

1 - HỌP ĐẦU GIỜ

Âm sản lượng Công nhân

gây ra lỗi

Công nhân gây ra lỗi

Công nhân nghỉ không có lý do

Công nhân nghỉ không có lý do

Công nhân mệt mỏi, lên y tế

Công nhân mệt mỏi, lên y tế

Các vấn đề khác

Các vấn đề khác

2 - GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ TẠI XƯỞNG

Trong công việc hàng ngày, đang xảy ra rất nhiều các vấn đề cần tới Leader giải quyết…

?

2 - GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ TẠI XƯỞNG

Trong quá trình làm việc

Yêu cầu chung:

Bình tĩnh, sáng suốt, giữ được mối quan hệ giữa người Leader và đối tượng được xử lý/ giải quyết

Đạt được mục tiêu của người Leader bằng việc giải thích, thuyết phục với những biện pháp khắc phục khoa học, cụ thể, rõ ràng

Đảm bảo tính công bằng, dân chủ, mọi người trong dây chuyền đều hưởng ứng

Không xúc phạm, doạ nạt hay gây thêm phức tạp cho vấn đề cần giải quyết

Sơ đồ chung

Xác định mục đích

Tìm hiểu nguyên nhân

Suy nghĩ kĩ rồi quyết định Tiến hành xử lý

Xác định lại kết quả

1

2

3 4

5

Qui trình

Xử lý vấn đề

1> Xác định mục đích:

Việc xác định mục đích, mục tiêu của việc giải quyết vấn đề là rất quan trọng Trong nhiều tình huống, người Leader thường xác định sai mục đích của việc xử lý dẫn đến

khi tiến hành xử lý sai, và thường không đạt được kết quả như mong muốn.

Vậy, trước khi giải quyết một vấn đề nào đó, người leader phải tự đặt câu hỏi cho mình:

- Giải quyết vấn đề này để làm gì? Tại sao lại cần phải giải quyết? Mong muốn sau khi giải quyết/ xử lý xong như thế nào?Khả năng tốt nhất/ xấu nhất có thể đạt được trong tình huống này là gì?

2> Tìm hiểu nguyên nhân :

Tìm hiểu nguyên nhân là giúp cho người quản lý đưa ra được đúng, chính xác và kịp thời biện pháp xử lý, tránh bị chậm trễ hoặc xử lý sai.

+ Người Leader muốn tìm hiểu đúng nguyên nhân, phải sử dụng công cụ 5W/ 2H

5W: What ? When? Why? Who? Where?

2H : How ? How much /many ?

+ Tìm hiểu xem từ trước đến nay có thường hay xảy ra tương tự không? Có yếu tố nào có thể tác động không?

+ Tham khảo ý kiến, nói chuyện với những người có liên quan, nói chuyện trực tiếp với đối tượng của vấn đề cần giải quyết để lắng nghe ý kiến cũng là để hiểu rõ hơn nguyên nhân của vấn đề

Chú ý: Người quản lý phải nắm rõ toàn bộ sự việc một cách đầy đủ trước khi tiến hành xử lý

3> Suy nghĩ kỹ rồi quyết định:

Trên thực tế, thường người Leader cùng suy nghĩ và xử lý luôn, tuy nhiên kết quả mang lại thường không cao, tuỳ thuộc vào kinh nghiệm của mỗi Leader.

Trong hầu hết các tình huống, nếu người Leader cân nhắc kỹ càng trước khi quyết định thì kết quả rất tốt

+ Phải kết nối và xâu chuỗi lại các tình tiết vừa điều tra ở bước 2 xem có sự liên quan nào không?, xem xét sự tương quan và các quan hệ của các tình tiết đó theo

chiều ngang/ dọc.

+ Phải cân nhắc tới các quyền lợi, quyền hạn và các qui định, tiêu chuẩn của công việc.

+ Phải cân nhắc xem biện pháp định xử lý có tác dụng gì để đạt được mục đích, có ảnh hưởng như thế nào đến những người xung quanh, đến tập thể của dây chuyền

4> Tiến hành xử lý:

+ Lựa chọn đúng thời điểm để xử lý

+ Lựa chọn địa điểm phù hợp để xử lý

+ Tham khảo ý kiến cấp trên, các đồng nghiệp, những người có kinh nghiệm

+ Thái độ: Bình tĩnh, ôn hoà, tập trung vào vấn đề gì chứ không phải là con người nào

+ Chia sẻ và đồng cảm với đối tượng xử lý -> tạo lòng tin và chỗ dựa cho người nhân viên cấp dưới

+ Hãy hỏi xem người cấp dưới cần sự giúp đỡ gì để có thể cải thiện được tình hình

+Lấy các dẫn chứng, những tấm gương điển hình để nêu ra nhằm tạo mục tiêu cho người cấp dưới noi theo

5> Xác nhận lại kết quả: Thường xuyên kiểm tra, xác nhận lại xem kết quả mình xử lý như thế nào? Chiều hưởng chuyển biến tích cực hay tiêu cực -> CÓ ĐẠT ĐƯỢC MỤC ĐÍCH KHÔNG ?

A- Tìm hiểu nguyên nhân :

Có rất nhiều nguyên nhân gây ra việc âm sản lượng: 1 số công đoạn có OP mới, layout bất cập, công nhân mệt mỏi, dừng line do jig hỏng, cân bằng line chưa hợp lý, người ít thời gian, người nhiều thời gian, thao tác không đúng dẫn đến máy lỗi nhiều, chuẩn bị đầu giờ & đầu các Q chưa tốt, không đầy đủ các điều kiện sản xuất như linh kiên thiếu, chưa đi đồ bảo hộ: găng tay, bao ngón, chất lượng linh kiện không tốt, các điều kiện khác…

B- Suy nghĩ kỹ rồi quyết định :

Phải đào tao lại thao tác của công nhân cho đúng: Liên hệ với nhóm Training, với QC staf

Phải thay đổi lại layout của dây chuyền: thay đổi vị trí đặt để linh kiện, vị trí đặt để các công cụ dụng cụ: tuốc nơ vít, jig, lọ mỡ, lọ cồn, bàn xoay,… liên hệ với nhóm Layout, nhóm chie-tech…

Phải điều chỉnh lại công việc của một số công nhân cho cân bằng hơn: liên hệ với Shift LD, SV

Phải chuẩn bị đầu giờ tốt hơn: sẽ họp lại với các Support trên line, với nhóm phát đồ, ….

Phải nhắc nhở công nhân trong việc giữ gìn sức khoẻ: Liên hệ với nhóm PA, nhóm OSHC để chuẩn bị tài liệu họp cuối ngày, hoặc sẽ nói chuyện với bạn công nhân xem có vấn đề gì về sức khoẻ không? Có cần lên y tế không? Có cần phải điều trị không? Hay bạn chưa quen làm đêm…

Có phải hỏi ý kiến của cấp trên hay tự mình giải quyết, có hỏi ý kiến các đồng nghiệp khác không?

Nếu định xử lý thì có đúng với quyền hạn của mình không? Có vi phạm nội qui, qui tắc của công ty không? Có ảnh hưởng tới các thành viên khác trong dây chuyền của mình không?

Âm sản lượng

Công nhân mới Layout không hợp lý Công nhân mệt mỏi Máy bị hỏng nhiều

Máy ùn, line không cân bằng/ Chuẩn bị đầu giờ không tốt Vào giờ làm OP vẫn chưa sẵn sàng

Âm sản lượng

Âm sản lượng

C- Tiến hành xử lý :

Sau khi đã điều tra kỹ, nắm bắt được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề (nắm bắt sự thật), và đã cân nhắc kỹ càng biện pháp định xử lý, người Leader

sẽ tiến hành xử lý theo các bước đã được vạch ra.

Lựa chọn đúng thời điểm, khu vực và đối tượng cần được xử lý.

Vídụ: + Nếu đào tạo lại thao tác của công nhân thì phải đưa ra ngoài line, đến khu vực training tiêu chuẩn, có sự giám sát và hỗ trợ của nhóm đào tạo, có đánh giá và kiểm tra năng lực của nhóm đào tạo, sau đó bản thân Leader phải kiểm tra để khẳng định lại việc đào tạo đã tốt, lúc đó sẽ đưa người công nhân quay lại công việc cùng với việc nhắc nhở và động viên để họ cố gắng.

+ Nếu cần thay đổi layout dây chuyền thì sẽ tiến hành vào giờ OT hoặc giờ nghỉ giữa ca, có sự kết hợp của các nhóm Layout, chie-tech, các support nếu thấy cần thiết…cần có sự kiểm tra, đóng góp ý kiến của chính người công nhân thao tác bởi vì Leader đang thay đổi Layout cho chính họ.

+ Nếu tiến hành góp ý, nói chuyện, động viên một bạn công nhân nào đó thì hãy đưa lên khu vực họp, khu vực văn phòng, giải thích thuyết phục với thái độ ôn hoà, chân tình, tuyệt đối không doạ nạt, quát mắng, yêu cầu bạn công nhân hợp tác và cuối buổi nói chuyện, Leader phải nhận được sự cam kết từ chính bản thân người công nhân đó nói ra.

+ Nếu tiến hành cải tiến sự chuẩn bị đầu giờ thì phải làm ngay, sắp xếp công việc thật khoa học, hợp lý Các support trên dây chuyền được phân công nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể…