Phân tích có nghĩa là chẻ vấn đề ra thành từng mảnh nhỏ, đểhiểu từng chi tiết, từng khía cạnh nhỏ, hiểu được vấn đề từngoài vào trong, từ trong ra ngoài.Giống như người thợ sửa máy họ phải tháo rời từng bộ phận của cỗ máy thành những mảnh vụn để tìm và chữabệnh bên trong lòng máy
Trang 1GIỚI THIỆU KỸ NĂNG PHÂN TÍCH
Trang 2Kỹ năng phân tích là gì
Sử dụng phương pháp, kỹ năng
khi thực hiện phân tích
Hiệu quả của kỹ năng phân tích
Nội
Dung
Trang 31.Kỹ năng phân tích là gì ?
Phân tích có nghĩa là chẻ vấn đề ra thành từng mảnh nhỏ, để hiểu từng chi tiết, từng khía cạnh nhỏ, hiểu được vấn đề từ ngoài vào trong, từ trong ra ngoài
Trang 4Giống như người thợ sửa máy họ phải tháo rời từng bộ phận của cỗ máy thành những mảnh vụn để tìm và chữa bệnh bên trong lòng máy.
Trang 5Người ta thường dùng chỉ một từ phân tích, nhưng trong
thực tế, phân tích còn bao hàm ý tổng hợp
Tổng hợp là ngược lại của phân tích, là ráp trăm mảnh phụ tùng lại thành chiếc máy Người thợ sửa máy Nếu rã máy mà không lắp lại được, thì đó là phá máy chứ không phải là phân tích,sửa chữa phải không? Tuy nhiên, người giỏi phân tích tự nhiên là giỏi tổng hợp, cũng như người rã máy thường xuyên thì đương nhiên là sẽ biết ráp trở lại.
Trang 62.Sử dụng các phương pháp kỹ năng khi thực hiện phân tích ?
I Sử dụng kỹ năng tam hiện
Trang 7Hiện trường Hiện Vật Hiện trạng
Đến tận hiện trường, quan sát hiện vật, xác định hiện trạng
(Mắt thấy, tai nghe, tay cầm)
Quan sát thực tế, xác nhận vấn đề (Kiểm tra, phán
đoán, cảm nhận tốt sự việc)
Nắm rõ thực tế, tái hiện vấn đề, thu thập dữ liệu
để phân tích (Hiểu sâu sự việc)
Thực hiện phân tích dựa vào thực
tế, thực hiện các bước PDCA
Tôi thấy là
Thực tế là
cic
Trang 82.Cách thức thực hiện tam hiện khi có vấn đề phát sinh:
Không chỉ nghe thông tin qua
báo cáo
Hay chỉ kiểm tra theo bảng tiêu
chuẩn, mà phải đến tận vị trí đang phát sinh vấn đề để điều tra
Trang 9Đến hiện trường tìm hiểu, kiểm
tra thực tế, mắt nhìn, tai nghe, tay
cầm
điều tra qua các hình ảnh
chứng kiến, và qua phản ánh của các nhân viên làm việc tại vị trí đó.
Trang 10Nắm bắt hiện trạng,thu thập, xác nhận,ghi chép mọi thông
tin thực tế làm dữ liệu cho các bước giải quyết sau
T óm tắt, sàng lọc thông tin để xác định một số nguyên nhân chính…
Chụp ảnh Tam hiện để lưu giữ hình ảnh hiện trường làm dữ
liệu để tìm hiểu vấn đề
Nhớ hỏi lại khi có vấn đề chưa rõ ràng, hoặc chưa hiểu rõ, hoặc thông tin chưa chưa chính xác…
Trang 11Cùng tổng hợp các ý kiến nhận
xét, xác định trọng điểm vấn đề
và đưa ra các giả thiết để phân
tích tìm nguyên nhân gốc rễ
Tham khảo ý kiến các phòng
ban chức năng và các bên liên quan để có thêm ý kiến chuyên môn hữu ích
Trang 123 Hiệu quả của thực hiện tam hiện
Xác định được mọi khía cạnh của vấn
đề bằng trực quan và nhận định đúng các nguyên nhân dẫn đến có vấn đề đó;
Tìm được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề;
Tất cả thông tin, dữ liệu được xác định dựa trên thực tế đã được chứng thực một cách khách quan chính xác và đầy đủ, giúp cho việc phân tích vấn đề
và đưa ra biện pháp giải quyết một cách chính xác và đạt hiệu quả cao.
Thực hiện tốt công tác tam hiện sẽ giúp cho các bước tiếp theo của qúa trình thực hiện thuận lợi hơn, và giải quyết vấn đề triệt
để hơn.
Trang 13II Sử dụng 5W2H khi thực hiện phân tích
5W2H là một phương pháp rất quan trọng khi thực hiện kỹ năng phân tích, giúp chúng ta
dễ dàng hơn khi nhìn nhận vấn đề và xác định nội dung công việc mang lại hiệu quả cao đạt được kết quả mong muốn
1 How (Như thế nào?)
2 How much/How many
Phương pháp Con người
Mức độ/số lượng
Trang 145W2H trong nhìn nhận vấn đề
What: Vấn đề phát sinh từ cái gì (chí tiết, sản
phẩm…)?
When: Vấn đề xảy ra khi nào?
Where: Vấn để phát sinh ra ở đâu?
Who: Vấn đề có quan hệ tới tay nghề không?
(Ở đây không đi tìm tên một người nào cả.
Mục đích là điều tra xem vấn đề có liên quan
đến tay nghề hay không?)
Why: Tại sao vấn đề phát sinh?
How: Vấn đề này thay đổi như thế nào so với
hiện trạng thông thường?
How many/How much: Vấn đề phát sinh
khoảng bao nhiêu?
5W2H trong xác định ND công việc
Why: Tại sao lại thực hiện công việc này? (Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc?)
What: Công việc gì?(xác định nội dung công việc?)
Where: Công việc thực hiện ở đâu?
When: Công việc sẽ thực hiện khi nào?
Who: Ai sẽ thực hiện công việc?
How: Cách thức/Phương pháp thực hiện?
How many/How much: Công việc được thực hiện ở mức độ nào?
Trang 15III Sử dụng 5WHY khi thực hiện phân tích
5 Why là quá trình tìm hiểu nguyên nhân thực tế luôn đặt câu hỏi tại sao
Câu trả lời
Câu trả lời
Câu trả lời
Câu trả lời
Câu trả lời
Vấn
đề
Nguyên nhân gốc rễ của vấn đề
Trang 16Đưa ra được phương
án kaizen phù hợp nhất, thu được kết quả tốt nhất
Trang 17Ví dụ: - Tại sao cậu ấy phải nghỉ làm nhiều ngày thế ? ( 1 )
Cậu ấy bị thương ở chân phải điều trị;
- Tại sao cậu ấy bị thương ? ( 2 )
Cậu ấy bị TNLĐ
- Tại sao cậu ấy bị TNLĐ ? ( 3 )
Do cột rơi vào chân
- Tại sao cột rơi vào chân? ( 4 )
Do móc cẩu bị lỏng
- Tại sao móc cẩu bị lỏng? ( 5 )
Do sử dụng loại móc không đúng
Trang 18III Sử dụng sơ đồ xương cá khi thực hiện phân tích
Sử dụng sơ đồ xương cá để tập hợp các thông tin, như vậy có thể phân tích đầy
đủ các khía cạnh, không lo bỏ lọt các nguyên nhân và xác định được các nguyên nhân chính, nguyên nhân gốc rễ của vấn đề Từ đó có thể đưa ra phương
án giải quyết hợp lý nhất.
Trang 19Khi các khía cạnh của vấn đề
đã được xác nhận, nguyên
nhân gốc đã xác định rõ
Tiến hành lập kế hoạch và phân công trách nhiệm hành động
When
Who
What
Why How
much How
Where
Trang 203.Hiệu quả của kỹ năng phân tích
- Làm rõ được mọi khía cạnh
pháp, công cụ khác (Tam hiện,
5W2H, 5Why, xương cá ) vì vậy
sử dụng tốt kỹ năng phân tích
thì kỹ năng vận dụng các
phương pháp, công cụ của bạn
sẽ được nâng cao