GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HỘI CHỢ TRIỂN LÃM CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢNG CÁO VÀ HỘI CHỢ THƯƠNG MẠI VINEXAD

LỜI MỞ ĐẦU Hoạt động xúc tiến thương mại ngày càng được quan tâm và phát triển theo đà phát triển của các hoạt động sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu, và ngày càng trở nên đa dạng, phong phú dưới nhiều hình thức khác nhau. Trong đó phải nói đến các hoạt động tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại – một công cụ đắc lực, có hiệu quả cao phục vụ đắc lực các hoạt động xúc tiến thương mại hiện đại. Ở Việt Nam hình thức xúc tiến thương mại này bắt đầu thu hút sự quan tâm chú ý của các nhà tổ chức, các doanh nghiệp, khách tham quan cũng như các cơ quan quản lý từ năm 1994 trở lại đây. Từ chỗ một năm chỉ có tới hai Hội chợ Triển lãm Thương mại và một, hai đơn vị tổ chức đến nay đã có hàng chục đơn vị tham gia vào việc tổ chức hàng năm trên 200 hội chợ triển lãm trong nước, tham gia trên 50 Hội chợ Triển lãm ở nước ngoài. Quy mô và hình thức ngày càng phát triển đòi hỏi phải có sự chỉ đạo, hướng dẫn, quản lý nhằm đưa ra hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại trở thành một công cụ thực sự của hoạt động xúc tiến thương mại, thúc đẩy sản xuất, kinh doanh tăng kim ngạch xuất nhập khẩu và góp phần nâng cao đời sống nhân dân. Công ty Cổ phần Quảng cáo và Hội chợ Thương mại Vinexad (trực thuộc Bộ Công Thương), với thương hiệu Vinexad , được thành lập năm 1975 đã đánh dấu sự ra đời của ngành quảng cáo triển lãm sự kiện tại Việt Nam. Vinexad kết nối doanh nghiệp bằng các chương trình gặp gỡ, hội nghị và hợp tác tìm kiếm phát triển các cơ hội kinh doanh, đầu tư trong và ngòai nước. Mỗi năm, công ty tổ chức và tham gia hàng chục hội chợ - triển lãm lớn trong và ngoài nước, thu hút hàng ngàn doanh nghiệp tham gia. Công ty Cổ phần Quảng cáo và Hội chợ Thương mại Vinexad là đơn vị em hướng tới trong quá trình báo cáo thực tập của mình để có thể tìm hiểu được về sự phát triển, các hoạt động của công ty trong thời kỳ phát triển và hội nhập.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC KINH DOANH CÔNG NGHỆ HÀ NỘI KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH - - LUẬN VĂN Đề tài thực hiện: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HỘI CHỢ TRIỂN LÃM CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢNG CÁO VÀ HỘI CHỢ THƯƠNG MẠI VINEXAD Giảng viên hướng dẫn : Th.S Chu Mai Anh Sinh viên thực : Bạch Thị Hải Yến Lớp : 10LTQL01 Mã sinh viên : 13400591 Hà Nội - 2015 GVHD: Th.S Chu Mai Anh MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP I Quá trình hình thành phát triển Thông tin Doanh nghiệp 2 Tổ chức máy quản lý .3 Cơng nghệ, máy móc, thiết bị .7 3.1 Nguyên vật liệu 3.2 Trình độ cơng nghệ .8 Quy mô nguồn vốn .8 Nguồn nhân lực II Thị trường khách hàng – Thương hiệu - Đối thủ cạnh tranh 10 Thị trường khách hàng .10 Thương hiệu .11 Đối thủ cạnh tranh 12 CHƯƠNG 2: QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG, QUẢN LÝ, TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA VINEXAD 13 I Hoạt động kinh doanh 13 Tổ chức hội chợ - triển lãm hội nghị kiện hàng đầu Việt Nam 13 Xây dựng, thực chương trình quảng cáo hình thức 16 Truyền thông – PR – Marketing 16 II Phân tích cụ thể q trình hoạt động tổ chức kiện Vinexad .18 Phân tích cụ thể q trình hoạt động tổ chức kiện Vinexad .19 1.1 Quy trình tóm tắt hoạt động hội chợ triển lãm thương mại sau 19 1.2 Phân tích hoạt động cụ thể 21 III Doanh thu 23 SVTH: Bạch Thị Hải Yến - 10LTQL01 GVHD: Th.S Chu Mai Anh IV Đáng giá công tác quản lý, tổ chức kinh doanh Công ty Vinexad 26 Những nhân tố thuận lợi tiền phát triển 26 Các nhân tố khó khăn 27 Nguyên nhân 28 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HỘI CHỢ TRIỂN LÃM CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢNG CÁO VÀ HỘI CHỢ THƯƠNG MẠI VINEXAD 30 I Chiến lược Vinexad công tác tổ chức Hội chợ Triển lãm đào tạo cán nghiệp vụ 30 Hội chợ triển lãm tổ chức nước .30 Hội chợ Triển lãm tổ chức nước 31 Đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán hoạt động lĩnh vực Hội chợ Triển lãm 31 Tham mưu đề xuất với quan chức 32 II Hồn thiện cơng tác tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại nước góc độ 32 III Hồn thiện cơng tác tổ chức Hội chợ Triển lãm nước 40 IV Xây dựng trung tâm Hội chợ Triển lãm Quốc tế .50 Sự quan tâm, đầu tư đắn phủ .50 Diện tích mặt phận quan trọng Trung tâm Hội chợ Triển lãm 51 V Gắn công tác tổ chức Hội chợ Triển lãm Việt Nam tổ chức Hội chợ Triển lãm Quốc tế 53 VI Hoàn thiện hệ thống sách quản lý nhà nước Hội chợ Triển lãm .54 KẾT LUẬN 56 TÀI LIỆU THAM KHẢO 57 SVTH: Bạch Thị Hải Yến - 10LTQL01 GVHD: Th.S Chu Mai Anh LỜI MỞ ĐẦU Hoạt động xúc tiến thương mại ngày quan tâm phát triển theo đà phát triển hoạt động sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu, ngày trở nên đa dạng, phong phú nhiều hình thức khác Trong phải nói đến hoạt động tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại – cơng cụ đắc lực, có hiệu cao phục vụ đắc lực hoạt động xúc tiến thương mại đại Ở Việt Nam hình thức xúc tiến thương mại bắt đầu thu hút quan tâm ý nhà tổ chức, doanh nghiệp, khách tham quan quan quản lý từ năm 1994 trở lại Từ chỗ năm có tới hai Hội chợ Triển lãm Thương mại một, hai đơn vị tổ chức đến có hàng chục đơn vị tham gia vào việc tổ chức hàng năm 200 hội chợ triển lãm nước, tham gia 50 Hội chợ Triển lãm nước ngồi Quy mơ hình thức ngày phát triển đòi hỏi phải có đạo, hướng dẫn, quản lý nhằm đưa hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại trở thành công cụ thực hoạt động xúc tiến thương mại, thúc đẩy sản xuất, kinh doanh tăng kim ngạch xuất nhập góp phần nâng cao đời sống nhân dân Công ty Cổ phần Quảng cáo Hội chợ Thương mại Vinexad (trực thuộc Bộ Công Thương), với thương hiệu Vinexad , thành lập năm 1975 đánh dấu đời ngành quảng cáo triển lãm kiện Việt Nam Vinexad kết nối doanh nghiệp chương trình gặp gỡ, hội nghị hợp tác tìm kiếm phát triển hội kinh doanh, đầu tư ngòai nước Mỗi năm, cơng ty tổ chức tham gia hàng chục hội chợ - triển lãm lớn nước, thu hút hàng ngàn doanh nghiệp tham gia Công ty Cổ phần Quảng cáo Hội chợ Thương mại Vinexad đơn vị em hướng tới trình báo cáo thực tập để tìm hiểu phát triển, hoạt động công ty thời kỳ phát triển hội nhập SVTH: Bạch Thị Hải Yến - 10LTQL01 GVHD: Th.S Chu Mai Anh CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP I Quá trình hình thành phát triển Thông tin Doanh nghiệp  Giới thiệu Vinexad Tên Tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢNG CÁO VÀ HỘI CHỢ THƯƠNG MẠI VINEXAD Tên Tiếng Anh: VIETNAM NATIONAL TRADE FAIR AND ADVERTISING JOINT – STOCK COMPANY Tên viết tắt: VINEXAD Trụ sở đăng ký Công ty là: Địa chỉ: Số Đinh Lễ, Quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội Chi nhánh Cơng ty Vinexad Sài Gòn: Số 51 Đồng Khởi, Quận 1, Tp Hồ Chí Minh Vinexad Đà Nẵng: Số 132 Nguyễn Chí Thanh, Quận Hải Châu, Tp Đà Nẵng Điện thoại: (84-4) 3825 5512 Fax: (84-4) 3825 5546 E-mail: vineaxad@hn.vnn.vn Website: http://www.vinexad.com.vn Giấy CNĐKKD : số 0103010028 Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp lần ngày 14/05/2007 Tài khoản : 0021000000172 Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội Biểu trưng (logo đăng kí nhãn hiệu): SVTH: Bạch Thị Hải Yến - 10LTQL01 GVHD: Th.S Chu Mai Anh Ngành nghề kinh doanh: • Quảng cáo hội chợ triển lãm thương mại; • Du lịch: Lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế; • Kinh doanh hàng thủ cơng mỹ nghệ, thiết bị máy văn phòng, hàng điện tử, nơng sản thực phẩm, hàng dệt may, sản phẩm mỹ thuật; • Tư vấn thiết kế thi công mỹ thuật (Không bao gồm dịch vụ thiết kế cơng trình); • Dịch vụ in ấn; • Dịch vụ tổ chức kiện, hội nghị, hội thảo hợp tác đầu tư, xúc tiến thương mại; • Xuất nhập mặt hàng Cơng ty kinh doanh; • Kinh doanh, mơi giới bất động sản (Không bao gồm hoạt động tư vấn giá đất); • Xây dựng, cho th nhà ở, văn phòng, kho bãi, nhà xưởng Tổ chức máy quản lý  Cơ cấu máy quản lý công ty  Đại hội đồng cổ đông Gồm tất cổ đơng có quyền biểu quan có thẩm quyền cao Cơng ty Hội đồng quản trị SVTH: Bạch Thị Hải Yến - 10LTQL01 GVHD: Th.S Chu Mai Anh HĐQT quan quản lý cơng ty, có tồn quyền nhân danh Cơng ty để định vấn đề liên quan đến mục đích, lợi ích, quyền lợi Cơng ty  Ban kiểm soát Là quan trực thuộc ĐHĐCĐ, ĐHĐCĐ bầu BKS có nhiệm vụ kiểm tra tính trung thực, hợp lý, hợp pháp quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty sổ sách báo cáo tài chính; báo cáo trước ĐHĐCĐ  Ban giám đốc Ban Giám đốc Công ty gồm Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc Tổng Giám đốc HĐQT bầu Tổng Giám đốc người điều hành hoạt động hàng ngày công ty người chịu trách nhiệm trực tiếp chủ yếu trước HĐQT, ĐHĐCĐ pháp luật việc thực quyền hạn nghĩa vụ giao Phó Tổng Giám đốc Tổng Giám đốc phân cơng, ủy nhiệm quản lý điều hành lãnh vực hoạt động Cơng ty Phó Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc phạm vi phân cơng, ủy nhiệm  Các phòng quản lý chức Phòng Tài - Đầu tư Là phận chức trợ giúp Tổng Giám đốc lĩnh vực cụ thể sau: - Thu thập, xử lý thông tin, số liệu - Kiểm tra, giám sát khoản thu, chi tài chính, nghĩa vụ thu, nộp tốn nợ - Phân tích thơng tin, số liệu kế toán - Tham mưu cho ban Tổng Giám đốc dự án kế hoạch đầu tư; Các nhiệm vụ khác Cán lãnh đạo phân công SVTH: Bạch Thị Hải Yến - 10LTQL01 GVHD: Th.S Chu Mai Anh Phòng Quản trị - Nhân Là phận chức giúp việc cho Tổng Giám đốc lĩnh vực cụ thể sau: - Công tác tổ chức máy nhân kinh doanh bố trí nhân phù hợp với phận phòng - ban - Cơng tác quản lý lao động, tiền lương tồn Cơng ty; - Cơng tác hành quản trị, phụ trách quản trị tòa nhà Vinexad cung cấp dịch vụ cho văn phòng cho thuê Phòng Phát triển kinh doanh Là phận chức giúp việc cho Tổng Giám đốc lĩnh vực cụ thể sau: - Tư vấn cho HĐQT Ban Tổng Giám đốc điều hành hoạch định kế hoạch kinh doanh Công ty - Thực đề án phát triển thương hiệu Vinexad - Hỗ trợ hoạt động điều hành Ban Tổng Giám đốc lịch trình, kế hoạch công tác tiếp khách … - Tham mưu thực chức pháp lý kinh doanh Công ty SVTH: Bạch Thị Hải Yến - 10LTQL01 GVHD: Th.S Chu Mai Anh SƠ ĐỒ CƠ CẤU BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SỐT BAN GIÁM ĐỐC PHỊNG TÀI CHÍNH-ĐẦU TƯ VINEXAD SÀI GỊN VINEXAD ĐÀ NẴNG PHÒNG PHÁT TRIỂN KINH DOANH VINEXAD TRIỂN LÃM & SỰ KIỆN PHÒNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ VINEXAD QUẢNG CÁO SVTH: Bạch Thị Hải Yến - 10LTQL01 LIÊN DOANH VINEXAD – JC DECAUX Nguồn: Vinexad VINEXAD VINEXAD DU LỊCH & XTTM DVTM & MÁY VĂN PHÒNG GVHD: Th.S Chu Mai Anh Cơng nghệ, máy móc, thiết bị 3.1 Nguyên vật liệu Hoạt động công ty chủ yếu dựa việc thuê lại số đơn vị thực Do vậy, công ty tìm kiếm nguồn nguyên vật liệu để thực hợp đồng công ty hội chợ, triển lãm, kiện panơ, áp phích Đối với hoạt động hội chợ, triển lãm công ty phải thuê lại địa điểm đơn vị khác Các gian hàng đơn vị dựng toán dựa thực tế thực Đối với hoạt động dựng bảng quảng cáo, panơ, áp phích, cơng ty th lại một số  đơn vị  thi cơng thực hiện Tên nhà cung cấp Trung tâm Hội chợ triển lãm Việt Nam Trung tâm Triển lãm Văn hoá Nghệ thuật Việt Nam Cung văn hoá Lao động Hữu Nghị Việt - Xơ Trung tâm văn hố Thể thao Quận Tân Bình – TP.HCM Nội dung Dự gian hàng, cho thuê địa điểm Dự gian hàng, cho thuê địa điểm Dự gian hàng, cho thuê địa điểm Dự gian hàng, cho thuê địa điểm Công ty Liên doanh Hội chợ Triển lãm Sài Gòn Hợp tác xã Cơng nghiệp Hồ Bình DNTN Mạnh Thao Dự gian hàng, cho th địa điểm Xây dựng biển quảng cáo trời Xây dựng biển quảng cáo ngồi trời Cơng ty Cổ phần TM & Quảng Xây dựng biển Cáo 360 quảng cáo ngồi trời Cơng ty Cổ phần Sáu Sắc Màu Xây dựng biển quảng cáo ngồi trời Cơng ty TNHH Quảng cáo & Xây dựng biển TM Hạt dẻ quảng cáo ngồi trời 3.2 Trình độ cơng nghệ SVTH: Bạch Thị Hải Yến - 10LTQL01 Địa Trung tâm Triển lãm Giảng Võ Số Hoa Lư, Hà Nội 91 Trần Hưng Đạo, Hà Nội Đường Hoàng Văn Thụ, Q.Tân Bình, Tp.HCM Đường Nguyễn Văn Linh, Q.7, Tp HCM 46 Lạc Trung, Hà Nội Số Quốc lộ 2, Phú Minh, Sóc Sơn, Hà Nội Mễ Trì, Từ Liêm, Hà Nội 12D Lương Khánh Thiện, Tương Mai, Hoàng Mai, HN Số 17 Ngỗ 65, Võng Thị, Tây Hồ, Hà Nội GVHD: Th.S Chu Mai Anh - Chuẩn bị tính tốn tài - Kêu gọi ủng hộ đơn vị có tiềm lực 1.2 Lựa chọn tham dự Hội chợ Triển lãm - Thị trường tiềm mà doanh nghiệp ta quan tâm để đẩy mạnh xuất khẩu, nhập kêu gọi đầu tư, giao dịch… + Sản phẩm + Nước/ Khư vực + Loại hình Hội chợ Triển lãm 1.3 Xem xét tài - Sự ủng hộ Chính phủ, Bộ, Ngành - Đàm phán với: + Người tổ chức + Người dàn dựng gian hàng + Người vận chuyển - Kêu gọi tài trợ - Các chi phí cho việc tổ chức gồm: + Đất: - Chi phí diện tích gian hàng - Bảo hiểm Dàn dựng gian hàng: - Thuê người địa phương hay tự làm Chi phí cho gian hàng tiêu chuẩn Chi phí để thiết kế gian quốc gia/ đặc biệt Chi phí thiết kế phác thảo Sàn nhà Thảm Tên gian hàng + Điện/ Nước: - Dây nối Tiêu thụ + Vận chuyển - Từ/ đến điểm cuối Khai hải quan, phí Thuế nhập + Tổ chức: - Các chi phí tổng thể Ô tô/ Máy bay Khách sạn SVTH: Bạch Thị Hải Yến - 10LTQL01 40 GVHD: Th.S Chu Mai Anh - Tiêu hàng ngày/ giao dịch + Tổng hợp: Trang trí hoa Vệ sinh gian hàng An ninh Điện thoại/ fax Cán địa phương Nơi tiếp khách thiết bị Lễ tân In ấn Chi phí bưu điện Chi phí tham dự 1.4 Liên lạc ban đầu với người tổ chức Hội chợ Triển lãm Lựa chọn: Sơ đồ mặt Thông tin về: + Khách tham dự khác + Những khu quốc gia khác 1.5 Chiến dịch điều tra Các nhóm mục tiêu Các tổ chức phụ giúp Thư tư thu Thư từ cá nhân Tài liệu thông báo Khách tham dự năm trước Thông tin từ báo chí… 1.6 Tiếp tục giao dịch, thu thập thông tin Phone/Fax/Email Bắt đầu Những triển vọng tốt Những triển vọng theo thứ tự ưu tiên Không tham dự - sao? 1.7 Tham gia hay huỷ Quyết định Tiêu chí: + Số khách tham dự + Số m2 bán 1.8 Huỷ bỏ Thông báo cho doanh nghiệp nước Thông báo cho người tổ chức Thông báo cho quan liên quan 1.9 Tham gia SVTH: Bạch Thị Hải Yến - 10LTQL01 41 GVHD: Th.S Chu Mai Anh Liên lạc/ trực tiếp làm việc + Xác nhận việc tham dự + Gặp gỡ doanh nghiệp  Gian hàng  Sắp xếp lại  Vận chuyển hàng hố  Thơng tin đại chúng  Các hoạt động phục khác  Các hoạt động cần thiết khác Đơn đăng ký tham dự  Chuẩn bị gửi cho doanh nghiệp  Kiểm tra chấp nhận doanh nghiệp  Hoá đơn chi phí tham dự + Mơ tả chi tiết + Cụ thể chi phí + Các điều kiện ký hợp đồng Người tổ chức (Organizer) + Xác nhận số m2 + Danh mục khách tham dự + Diện tích cấp  Sơ đồ mặt  Sổ tay hàng năm  Danh mục khách tham dự + Đặt dịch vụ          - Nước/ phế thải Điện Phone/Fax/Wifi Vệ sinh gian hàng An ninh Thẻ khách tham dự Giấy mời khách tham quan Phiên dịch/ tiếp tân Hoa/ cảnh Thông tin hoạt động liên quan đến Hội chợ Thương mại + Hội nghị SVTH: Bạch Thị Hải Yến - 10LTQL01 42 GVHD: Th.S Chu Mai Anh + Hoạt động + Các đồn thương mại tham quan - Dàn dựng gian hàng + Bố trí theo nhóm + Thiết kế (theo đồng khu quốc gia) + Nơi đón tiếp khách     Thiết kế Đồ gỗ Trang trí Yêu cầu kỹ thuật + Nhà dàn dựng gian hàng địa phương   Yêu cầu đảm bảo Kiểm tra cơng việc + Trang trí phụ trợ + Thông tin công chúng        - Tạp chí thương mại Báo chí địa phương Quảng cáo, tờ gấp nhóm Thông tin nhà báo người tổ chức Chuẩn bị họp báo Lễ tân Họp báo Sứ quán + Xác nhận danh mục khách tham dự, giúp đỡ (nếu cần), hoạt động cho khách tham dự, hoạt động thức + Thăm đại sứ/ tuỳ viên thương mại - Đại lý du lịch + Danh sách khách tham dự + Sắp xếp du lịch cho khách tham dự SVTH: Bạch Thị Hải Yến - 10LTQL01 43 GVHD: Th.S Chu Mai Anh + Đặt chuyến du lịch cho đồng nghiệp - Đại lý vận chuyển + Danh sách khách tham dự + Thông tin vận chuyển cho khách tham dự + Chuẩn bị thời gian - Các hoạt động khác + Ăn gian hàng + Ra ăn 1.10 Giai đoạn cuối trước lên đường - Khách tham dự toán tiền - Đại lý vận chuyển: liên lạc địa phương - Đại sứ quán: thông báo đến, hoạt động - Danh sách nhân gian hàng với thông tin ngày đi, ngày đến, khách sạn - Thông báo cho khách tham dự tương tự - Tài - Người tổ chức: + Mọi việc theo nhóm + Khai mạc thức, ail người mở + Thông báo nhất? - Liên lạc người dàn dựng gian hàng + Mọi việc sẽ, xếp theo lịch + Liên lạc khu vực Hội chợ Triển lãm 1.11 Tại khu vực Hội chợ Triển lãm - Báo cáo cho nhà tổ chức - Báo cáo cho người dàn dựng - Báo cáo Đại sứ quán - Kiểm tra việc lắp đặt dịch vụ kỹ thuật - Giao nhận hàng - Giúp khách tham dự - Vị trí trực khách tham dự - Ăn uống - Khách tham dự cập nhật - Người dàn dựng - Kiểm tra tất gian hàng 1.12 Trong thời gian diễn Hội chợ Triển lãm SVTH: Bạch Thị Hải Yến - 10LTQL01 44 GVHD: Th.S Chu Mai Anh - Khách tham dự: thơng báo VIP thăm, đồn thương mại… - Hội chợ Triển lãm “tour’’ - Người tổ chức: giữ liên lạc thường xuyên - Đại lý vận chuyển: vận chuyển hàng nước - Đàm thoại với khách tham dự: thông tin, đề nghị - Người dàn dựng: tháo dỡ 1.13 Tháo dỡ gian hàng - Các trường hợp đóng gói - Giúp đỡ đóng gói - Hàng đóng gói cẩn thận, ghi ký mã hiệu để vận chuyển (Hải quan) - Đóng hàng - Trả hố đơn hàng thuê Hội chợ Triển lãm - Tạm biệt 1.14 Trở nước - Báo cáo chi phí - Tính tốn chi phí phụ (khách tham dự/ bên khác) - Yêu cầu toán 1.15 Đáng giá báo cáo tổng kết - Câu hỏi gặp gỡ khách tham dự - Đánh giá + Hội chợ Triển lãm tổng thể + Các mặt tổ chức như:  Dịch vụ tổ chức  Xây dựng gian hàng  Báo chí đại chúng/ xúc tiến  Trọng lượng  Sắp xếp du lịch - Kiểm tra tài  Tóm lại: a) Các hoạt động muốn hoàn thành tốt, người tổ chức phải nắm ngoại ngữ, thông hiểu vấn đề lại, giao dịch có đầu óc tổ chức xử lý phát sinh đường Hiệu đem lại cho người tổ chức khách tham dự chi phí lớn xong phục vụ tốt, chu đáo tiếp cận tốt thị trường b) Tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại nước: hoạt động cụ thể đây, đơn vị tổ chức Hội chợ triển lãm Việt Nam muốn tổ SVTH: Bạch Thị Hải Yến - 10LTQL01 45 GVHD: Th.S Chu Mai Anh chức thành công Hội chợ Triển lãm nước phải quan tâm làm tốt vấn đề sau - Quan hệ tốt với đơn vị chủ quản, chun mơn, quyền địa phương thông thạo luật lệ, quy định việc tổ chức Hội chợ Triển lãm nước định tiến hành Đây đơn vị ủng hộ, hỗ trợ cho việc tổ chức Họ giúp quảng cáo, tuyên truyền, xin phép mời quan khách tham dự Thậm chí doanh nghiệp nước tham dự - Quan hệ nắm địa điểm Hội chợ Triển lãm Năm giá yêu cầu sở hạ tầng, thủ tục tập quán, nhà thầu phụ dàn dựng, cho thuê thiết bị, vật dụng khu vực Hội chợ triển lãm - Hiểu biết hải quan, thuế nhập quy định hàng hoá tham dự Hội chợ Triển lãm - Phải vận động mời khách nước khu vực, nước khác Muốn làm điều phải có phận nghiên cứu thị trường hàng hố, người tiêu dùng, sách mở cửu…để đưa nội dung tên Hội chợ Triển lãm phải phù hợp biết mời khách - Một đội ngũ cán đồng mặt, đầy kinh nghiệm chuyên môn, giỏi ngoại ngữ Vì sang tổ chức Hội chợ Triển lãm nước cử đông người sang mà cho phép đến người tối đa Vì chi phí cho người q đắt cộng với chi phí khác để phục vụ việc tổ chức Hội chợ triển lãm nước - Các phương tiện làm việc đại linh hoạt, việc sử dụng phương tiện phải nhuần nhuyễn Vì chuẩn bị Hội chợ Triển lãm nước, phải tiết kiệm, bàn bạc biện pháp giảm chi phí tối đa từ việc sử dụng phương tiện làm việc, tận dụng người kiêm nhiều việc biện pháp hàng đầu Rất hi vọng tương lai khơng xa, Việt Nam có đơn vị tổ chức Hội chợ Triển lãm đủ yếu tố tay nghề để mở rộng hoạt động SVTH: Bạch Thị Hải Yến - 10LTQL01 46 GVHD: Th.S Chu Mai Anh nước tổ chức Hội chợ Triển lãm nước Adsale Hongkong Hannover Mese GMBH…đang làm Việt Nam IV Xây dựng trung tâm Hội chợ Triển lãm Quốc tế Hội chợ Triển lãm Thương mại tổ chức nước ta gần ngày tăng, đa dạng ngày thu hút khách nước tham dự Để đảm bảo có sở đại đạt tiêu chuẩn quốc tế cho hoạt động Hội chợ triển lãm bàn nơi có đầy đủ yếu tố để tổ chức thành công Hội chợ Triển lãm Quốc tế dù bé hay lớn, dù đơn giản hay phức tạp Một Trung Tâm Hội chợ Triển lãm Quốc tế đòi hỏi yếu tố sau: Sự quan tâm, đầu tư đắn phủ: Việc xây dựng Trung tâm Triểm lãm Quốc tế cần đầu tư trực tiếp Chính phủ hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại hoạt động xúc tiến XNK, kinh doanh, sản xuất… thiếu kinh tế xã hội, lợi ích Hội chợ Triển lãm Thương mại mang lại cho hoạt động kinh tế nói chung, cho doanh nghiệp người dân nói riêng Do Nhà nước cần quan tâm đầu tư cho đời sớm Trung tâm Hội chợ Quốc tế Việc hầu giới làm cách hàng chục năm Diện tích mặt phận quan trọng Trung tâm Hội chợ Triển lãm - Vị trí phải trung tâm gần thủ đô khu công nghiệp, dân cư có khơng gian rộng rãi thống đãng lại thuận lợi cho loại xe qua lại vào Nó tiếp cận sân bay, thành phố, khu thương mại, khu dân cư, du lịch - Về kiến trúc phải phản ánh nét riêng biệt kiến trúc Việt Nam có kết hợp tính đại sử ụng điện, nước, cầu thang vật liệu xây dựng Song hình dáng, tổng thể phải mang tính Việt Nam không bắt chước Trung tâm Hội chợ Triển lãm giới SVTH: Bạch Thị Hải Yến - 10LTQL01 47 GVHD: Th.S Chu Mai Anh - Mặt khoảng 50.000m2 riêng cho trưng bày, triển lãm khoảng 35.000m2 dàn dựng hàng tram gian hàng tiêu chuẩn Phân làm nhiều phòng lớn, có hai hay ba tầng Song thiết kế cho việc tổ chức mội Hội chợ Triển lãm nhỏ khoảng 50 gian hàng không ảnh hưởng đến quy mơ Điều người ta thường hay phân phòng lớn thành phòng nhỏ cửa sắt kéo che lạu Ngoài khu trưng bày phải có khách sạn chức 5000 người thời gian, phòng họp từ 10 đến 450 đại biểu (tối thiểu phòng, tối đa phòng), phòng họp báo, nhà hàng ăn uống, phòng bưu điện, phòng ngân hàng, điện thoại gọi tự động… Ngoài khu vực đỗ xe, dừng xe để xe phải rộng rãi an toàn, chứa hàng ngàn xe ô tô, xe máy đường vào khu vực Hội chợ Triển lãm phải khoa học, tiết kiệm thoáng mát Cụ thể sau:  Trung tâm Hội chợ Triển lãm Thương mại chia làm bốn khu kết hợp việc thu xếp hội nghị, triển lãm, tiếp tân, văn phòng khu vực ăn uống, bốn khu lien kết cách nối phòng lớn khu giải lao  Khu 4.900 m2 chia ba buồng thay đổi cho nhiều mục đích hội nghị, hội thảo, giới thiệu sản phẩm, hoà nhạc Hội chợ Triển lãm gồm diện tích sau + Chỗ ngồi: 2500 chỗ có bàn 5000 chỗ khơng có bàn + Khách đứng: 6000 người + Triển lãm: 300 gian hàng  Khu hai phòng họp nhỏ: có loại phòng họp, phòng khoảng 225m2 Phòng kết hợp khu hội họp rộng 450m2 Mỗi phòng họp riêng có thể: + Chỗ ngồi: 170 đến 190 chỗ có bàn 350 – 450 chỗ khơng có bàn + Tiếp khách đứng 360 – 380 người  Khu ba có bốn phòng họp, kích thước từ 40 – 200m2 phòng là: + Chỗ ngồi: 20 – 60 chỗ có bàn 40 – 80 chỗ khơng có bàn SVTH: Bạch Thị Hải Yến - 10LTQL01 48 GVHD: Th.S Chu Mai Anh  Khu bốn khu dịch vụ phụ khác gồm: + Trung tâm thương mại: Cung cấp telephone, fax, copy, văn phòng phẩm, computer, máy in, thiết bị văn phòng khác Dịch vụ thư ký + Internet, Wifi, Web… + Hệ thống âm thanh: gồm hệ thống thơng báo cơng cộng có nhắn tin tăng giọng phòng họp, có hệ thống âm khuyếch đại gồm hệ thống nối Infra – net không dây chuyển dịch tài liệu nhanh chóng phòng họp + Nhà nghỉ: 332 phòng nghỉ, 140 số có cho đàn ơng, 182 cho phụ nữ, nhà cho phái, nhà cho tàn tật + Nơi đỗ xe: cho 650 xe con, 30 xe buýt, hàng ngàn xe máy, xe đạp cộng thêm 2000 xe nhà phụ xung quanh + Nhà ăn: cho khoảng 600 người  Cà phê + giải khát + bánh kẹo  Món ăn Việt Nam: 100 chỗ  Món ăn Âu, Trung Quốc: 175 chỗ  Món ăn nước 190 chỗ - Về quản lý: Trung tâm Hội chợ Triển lãm Quốc tế Nhà nước bỏ tiền ban đầu xây dựng, sau giao cho công ty chuyên ngành quản lý khấu hao dần qua năm hoạt động Chỉ có Việt Nam có tổ chức Hội chợ Triển lãm ngang tầm với nước khu vực Hiện Việt Nam có số địa điểm chuyên tổ chức Hội chợ Triển lãm song hầu hết không đồng bộ, không đảm bảo tiêu chuẩn Trung tâm Hội chợ Triển lãm Quốc tế Như Hà Nội có: Trung tâm Triển lãm Giảng Võ, Triển lãm Vân Hồ, Cung văn hoá hữu nghị, Trung tâm Triển lãm Nơng nghiệp Tại TP Hồ Chí Minh có: Trong Kasati, Trung tâm Phan Đình Phùng, Trung tâm Hội chợ Triển lãm Quốc tế Thành phố Hồ Chí Minh, Dinh Độc Lập… Tất địa điểm hàng năm tổ chức hàng chục Hội chợ Triển lãm lớn nhỏ, không đảm bảo tiêu chuẩn quốc tế nhiều vấn đề phải bàn mang lại nhiều điều tiếng cho nhà tổ chức, SVTH: Bạch Thị Hải Yến - 10LTQL01 49 GVHD: Th.S Chu Mai Anh khách tham dự nước Hy vọng thời gian ngắn Hà Nội Tp Hồ Chí Minh xuất Trung tâm Hội chợ Triển lãm ngang tầm giới V Gắn công tác tổ chức Hội chợ Triển lãm Việt Nam tổ chức Hội chợ Triển lãm Quốc tế Vấn đề từ lâu quan tâm thực mức độ có hạn chế Thực tế Vinexad công ty hàng đầu tổ chức Hội chợ Triển lãm nước tổ chức Hội chợ Triển lãm nước, khu vực biết đến Mặc dù việc gắn chặt công tác tổ chức Hội chợ Triển lãm Việt Nam tổ chức Hội chợ Triển lãm Quốc tế đòi hỏi phải tăng cường đặc biệt năm tới Do việc mong muốn mở rộng thị trường XNK, thúc đẩy mạnh đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh nước, việc thu hút khách nước vào Việt Nam đưa doanh nghiệp Việt Nam nước để tìm hiểu, thâm nhập thị trường ngày Chính phủ ngành, tỉnh, doanh nghiệp quan tâm Việc tổ chức Hội chợ Triển lãm kéo dài nhiều tháng gọi World Exposition cần phải nghiên cứu để tổ chức Việt Nam Vì quy mơ tính chất khác triển lãm phân tích World Exposition triển lãm mang tầm cỡ quốc tế Chính phủ nước trực tiếp mời Chính phủ nước tham dự, quy tụ tất nước lớn nhỏ, ngành nghề, lĩnh vực kinh tế xã hội Là trưng bày giới thiệu thành tựu khoa học kỹ thuật sản phẩm văn hoá, giáo dục, đề tài khoa học phục vụ loài người Một triểm lãm chắn thu hút ý toàn cầu vào nước nước tham dự Và qua việc tổ chức nhân loại có dịp để nhìn nhận vấn đề cách tồn diện góc độ, khía cạnh giúp nhân loại đưa giải pháp chung giải vấn đề rộng lớn SVTH: Bạch Thị Hải Yến - 10LTQL01 50 GVHD: Th.S Chu Mai Anh Các hoạt động Hội chợ Triển lãm nước sau từ từ gắn vào nước, khu vực cộng đồng cách vững chắc, trở thành mắt xích khơng thể thiếu dây chuyền hoạt động thúc đẩy kinh tế xã hội phát triển, thiếu làm cho kinh tế xã hội bị ảnh hưởng khó khăn việc định hướng phát triển tương lai VI Hoàn thiện hệ thống sách quản lý nhà nước Hội chợ Triển lãm - Cục Hải quan Bộ Tài phải có văn quy định thuế tạm nhập khẩu, thuế tạm xuất khẩu, phí hải quan, phí khác hoạt động Hội chợ Triển lãm thương mại quan trọng Như nước khác chi phí ưu đãi việc thương nhân mang hàng vào Việt Nam trưng bày hay mang hàng khỏi Việt Nam trưng bày nhằm mục đích xúc tiến thương mại góp phần thúc đẩy kim ngạch XNK, phát triển sản xuất kinh doanh nâng cao đời sống nhân dân - Việc quy định thuế mặt hàng bán Hội chợ Triển lãm Thương mại cần có cụ thể áp dụng dễ dàng để đảm bảo thu thuế Ở ta nên thu thuế giá trị gia tăng có thu khách tham dự mang hàng vào trưng bày đóng loại thuế sản xuất kinh doanh Riêng thuế giá trị gia tăng phải có phương pháp thu được, hệ thống Cash Register Hệ thống đòi hỏi phòng tài vụ khu vực Hội chợ Triển lãm có nhiệm vụ in hoá đơn bán hàng giao cho gian hàng, sau khách mua hàng nộp tiền quầy thu tiền Quầy thu tiền có nhiệm vụ toán cho gian sau hàng tuần hay kết thúc Hội chợ Triển lãm sau trả thuế VAT phí dịch vụ - Ngồi quy định Bộ Công An thủ tập nhập cảnh, quy định Bộ Ngoại giao thủ tục hộ chiếu, visa cần khuyến khích, ưu tiên cho đối tượng nhằm tạo môi trường thuận lợi cho khách tham dự - Hồn thiện hệ thống sách quản lý Nhà nước Hội chợ Triển SVTH: Bạch Thị Hải Yến - 10LTQL01 51 GVHD: Th.S Chu Mai Anh lãm Thương mại đòi hỏi phải có văn luật quy định rõ việc thưởng phạt vi phạm hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại không quy định chung quyền hạn nghĩa vụ mà khơng có thưởng phạt Việc thành lập Hiệp hội Hội chợ Triển lãm Thương mại Việt Nam, việc xây dựng Trung tâm Hội chợ Triển lãm Thương mại nằm việc hồn thiện hệ thống sách quản lý Hội chợ Triển lãm Thương mại Việt Nam KẾT LUẬN Trong kinh tế tồn cầu hố nay, khơng quốc gia phát triển mà đứng Bất cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp có mong muốn tồn lâu dài quan hệ trao đổi hàng hố dịch vụ quốc tế khơng thể tự giới hạn thị trường khu vực Các quốc gia chấp nhận có thị trường nhất: Thị trường giới Vì thế, Hội chợ Triển lãm Thương mại có vai trò quan trọng việc xúc tiến phát triển quan hệ hợp tác kinh tế - khoa học kỹ thuật thương mại nước với Việt Nam ngược lại Việt Nam nước khác giới Ở nước ta nay, sách mở cửa kinh tế, nhiều thành phần kinh tế mở rộng hoạt động, chủ thể sản xuất, kinh doanh, dịch vụ tận dụng hội vươn tiếp cận thị trường nhằm tối đa hoá lợi nhuận Trong điều kiện đó, Hội chợ Triển lãm Thương mại thị trường có lien quan gắn bó với khai thác ẩn chức nhiều tiềm hiệu kinh tế xã hội có sức lơi nhiều doanh nghiệp nước SVTH: Bạch Thị Hải Yến - 10LTQL01 52 GVHD: Th.S Chu Mai Anh Tuy nhiên, ngành kinh doanh dịch vụ Hội chợ Triển lãm nói chung Hội chợ Triển lãm thương mại nói riêng coi điểm yếu thị trường Việt Nam Để biến Hội chợ Triển lãm Thương mại thành ngành kinh doanh lớn mạnh, hiệu cần có nỗ lực không bên mà nỗ lực, đoàn kết doanh nghiệp, nhà tổ chức hỗ trợ Nhà nước Tóm lại, hoạt động Hội chợ Triển lãm thương mại nước ta đem lại hiệu kinh tế xã hội nhiều mặt chúng ta, biết khai thác sử dụng cách triệt để chắn hoạt động góp phần xứng đáng cho phát triển liên tục cho nhu cầu xuất nhập khẩu, cho việc hiểu biết lẫn tăng cường quan hệ kinh tế Việt Nam với nước khác giới TÀI LIỆU THAM KHẢO Các báo cáo, tài liệu tình hình kinh doanh hàng năm Vinexad Các Catalogue thức Hội chợ Triển lãm hàng năm Vinexad Các báo cáo hoạt động Hội chợ Triển lãm Vinexad hàng năm Tờ tin thông tin quảng cáo Vinexad hàng quý Các thông tin báo Nhân Dân, Hà Nội mới, Đầu tư, Doanh nghiệp Phòng triển lãm kiện Cơng ty Cổ phần Quảng cáo Hội chợ Vinexad Trang web thức công ty www.vinexad.com.vn SVTH: Bạch Thị Hải Yến - 10LTQL01 53 GVHD: Th.S Chu Mai Anh SVTH: Bạch Thị Hải Yến - 10LTQL01 54 ... HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HỘI CHỢ TRIỂN LÃM CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢNG CÁO VÀ HỘI CHỢ THƯƠNG MẠI VINEXAD 30 I Chiến lược Vinexad công tác tổ chức Hội chợ Triển lãm đào... chức 32 II Hoàn thiện công tác tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại nước góc độ 32 III Hồn thiện cơng tác tổ chức Hội chợ Triển lãm nước 40 IV Xây dựng trung tâm Hội chợ. .. Cơng ty Cổ phần TM & Quảng Xây dựng biển Cáo 360 quảng cáo ngồi trời Cơng ty Cổ phần Sáu Sắc Màu Xây dựng biển quảng cáo ngồi trời Cơng ty TNHH Quảng cáo & Xây dựng biển TM Hạt dẻ quảng cáo ngồi