Luận văn thạc sỹ - Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật

1.1. Tính cấp thiết của đề tài Trong giai đoạn hiện nay, môi trường kinh doanh có nhiều biến động: nền kinh tế suy thoái, cạnh tranh gay gắt khiến nhiều doanh nghiệp không đứng vững. Theo số liệu của tổng cục thống kê công bố, năm 2013, số doanh nghiệp phải giải thể hay ngừng hoạt động là 60.737 doanh nghiệp và trong năm 2014, con số này là 67.823 doanh nghiệp. Nguyên nhân chính của vấn đề là năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp còn thấp, hiệu quả hoạt động không cao. Điều này đặt ra yêu cầu cho các nhà quản trị doanh nghiệp phải đánh giá, tìm hiểu xác định phương sách quản lý, tổ chức, vận hành, kiểm soát mới cho doanh nghiệp. Do đó, để có thể tồn tại và phát triển theo hướng bền vững, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả là vấn đề đang được các nhà quản trị doanh nghiệp quan tâm nhiều hơn, là nhu cầu bức thiết của doanh nghiệp. Một hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập trên cơ sở các biện pháp, chính sách, thủ tục, tinh thần, giá trị, chức năng, thẩm quyền của những người có liên quan và trở thành phương tiện sống còn trong hoạt động của mọi doanh nghiệp. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là công cụ giúp doanh nghiệp ngăn ngừa, phát hiện các sai phạm và yếu kém, giảm thiểu tổn thất, rủi ro cho doanh nghiệp, giúp nâng cao năng lực, hiệu quả hoạt động, hạn chế các sự cố và hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp. Trong bối cảnh chung đó, hoạt động trong lĩnh vực đặc thù, các doanh nghiệp xây lắp cũng phải đối mặt với nhiều khó khăn trong những năm qua, cũng cần phải xây dựng cho mình một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả. Trong đó, vấn đề kiểm soát chi phí xây lắp là một vấn đề đặc biệt quan trọng, có ý nghĩa sống còn với hoạt động của doanh nghiệp bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp từ các chi phí sản xuất đã chi ra. Do đặc thù riêng của hoạt động xây lắp như sản phẩm xây lắp có giá trị lớn, kết cấu phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất lâu dài nên việc theo dõi và tập hợp chi phí khó khăn; mỗi sản phẩm, công trình đòi hỏi kết cấu, yêu cầu kỹ thuật, hình thức, địa điểm, biện pháp thi công riêng, hoạt động xây lắp thường phát sinh thêm các chi phí ngoài dự toán, khoảng cách địa lý khiến việc kiểm soát chi phí gặp nhiều khó khăn … nên công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp cũng mang những đặc thù riêng, khó kiểm soát. Thực tế các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây lắp cho thấy, vấn đề kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu nhưng hiệu lực của nó còn kém hoặc không có hiệu lực. Hầu hết các doanh nghiệp hoạt động xây lắp hiện nay đều lâm vào tình trạng chậm tiến độ và vượt quá dự toán chi phí so với ban đầu đưa ra gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Nếu thừa hoặc thiếu chi phí so với dự toán được duyệt, doanh nghiệp sẽ bị cơ quan thuế xuất toán hoặc sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình và doanh nghiệp sẽ bị thiệt hại. Do đó, kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp cần được quan tâm, chú trọng, xây dựng quy trình kiểm soát chặt chẽ, khoa học, phù hợp với các quy định và đặc thù của hoạt động xây lắp. Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật là một công ty hoạt động lâu đời trong lĩnh vực xây lắp. Do đó, hoạt động kiểm soát nội bộ của công ty cũng mang những đặc thù riêng. Thực tế cho thấy có những vấn đề liên quan tới hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp vẫn còn hạn chế. Cụ thể như: Có những trường hợp vật tư được mua về nhưng phải đổi, trả lại do không đúng với yêu cầu kỹ thuật, làm chậm tiến độ thi công công trình. Trong 6 tháng đầu năm 2015, tại kho Công trình: Khu đô thị An Bình Tân đã 10 lần phải xuất đổi lại hàng cho nhà cung cấp như xuất đổi 10 khớp nối bích bát DN200 sang khớp nối bích bát DN180, đổi 100 bu lông M16x150 sang bu lông M16x250,... (Nguồn: Phòng tài chính- kế toán Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật). Điều này cho thấy việc kiểm soát nội bộ trong quá trình mua vật tư tại công ty chưa tốt. Bên cạnh đó, kết quả kiểm kê kho tại các công trình của công ty cho thấy có sự chênh lệch số lượng vật tư tồn kho giữa số liệu trên sổ sách và thực tế. Trong đó, có những vật tư khối lượng tồn kho thực tế nhiều hơn so với khối lượng tồn theo sổ sách kế toán như xi măng dư 221,57 kg, cát dư 5m3… Trong khi đó, có những vật tư thực tế tồn kho thiếu so với khối lượng tồn theo sổ sách như: ống nhựa xoắn 65/50 thiếu 80 m, … (Nguồn: Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa ngày 29/4/2015- Kho công trình Khu đô thị An Bình Tân- Phòng TCKT). Như vậy, công tác kiểm soát sử dụng, bảo quản nguyên vật liệu tại công ty chưa thực sự hiệu quả. Đồng thời, theo các bảng đối chiếu chi phí xây lắp thực tế phát sinh và chi phí theo dự toán của các công trình, hạng mục công trình tại phòng TC- KT công ty cho thấy: có sự chênh lệch giữa chi phí xây lắp thực tế phát sinh và dự toán chi phí cả về CPNVLTT, CPNCTT, CPSDMTC và CPSXC. Ví dụ như theo bảng đối chiếu chi phí vật tư theo định mức và chi phí vật tư xuất đúc hố ga trong thời gian từ tháng 1 đến tháng 4 năm 2015 cho thấy: lượng xi măng xuất thực tế vượt 2.560 kg so với định mức, trong khi đó lượng cát vàng xuất thực tế ít hơn lượng xuất theo định mức là 12 m3. (Nguồn: Trích Bảng đối chiếu chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, giai đoạn từ tháng 1 đến tháng 4 năm 2015- Công trình: Khu đô thị An Bình Tân- Phòng Tài chính kế toán- Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật). Tóm lại, trên cơ sở các dẫn chứng trên có thể thấy hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật còn nhiều hạn chế, chưa có hiệu quả cao. Các nhà quản lý công ty cần nghiên cứu, hoàn thiện một hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp chặt chẽ, hoàn thiện hơn góp phần hạn chế rủi ro, gian lận, thất thoát tài sản, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty trong thời gian tới. Xuất phát từ sự cần thiết phải nghiên cứu, đánh giá, xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp hiệu lực hơn tại công ty như trên và hiện tại chưa có đề tài nào trong cùng lĩnh vực nghiên cứu và giải quyết các vấn đề trong điều kiện của công ty, là nhân viên kế toán trong công ty nên tôi chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật” để nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ. Đề tài hướng tới xem xét thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật, trên cơ sở đó đánh giá, phát hiện những vấn đề trong hoạt động hiện tại và đề xuất những giải pháp trên cơ sở khoa học cho hoạt động kiểm soát nội bộ chi phí tại công ty, khiến nó trở thành một công cụ hữu hiệu nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, giúp công ty đứng vững và ngày càng phát triển trong điều kiện môi trường kinh doanh, pháp lý có nhiều sự biến động như hiện nay. 1.2. Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài nghiên cứu Ở Việt Nam đã có nhiều các công trình nghiên cứu có liên quan đến vấn đề kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp. Các công trình nghiên cứu đều có mục tiêu và phạm vi nhất định. Qua quá trình tác giả tham khảo, các công trình nghiên cứu này có thể chia ra thành hai nhóm đề tài sau: Thứ nhất, nhóm các đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp nói chung và các lĩnh vực cụ thể nói riêng, đặc biệt là trong lĩnh vực xây lắp như: bài viết: “Giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi phí thi công trong các doanh nghiệp xây dựng” của Ths. Nguyễn Lương Hải 2009, luận án tiến sĩ: “Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất nhằm tăng cường kiểm soát chi phí trong các doanh nghiệp xây lắp” của nghiên cứu sinh Giáp Đăng Kha 2015, nghiên cứu khoa học: “Đánh giá thực hiện chức năng kiểm toán nội bộ trong các Tổng công ty xây dựng Việt Nam” của TS. Phan Trung Kiên 2014, bài nghiên cứu: “Nâng cao chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp xây lắp”- Đỗ Quốc Việt 2012, bài nghiên cứu: “Kiểm soát chi phí sản xuất đối với hoạt động xây lắp”- Nguyễn Thị Kim Hương 2015, … các tác giả đã hệ thống hoá các cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ, phân tích mối quan hệ giữa các nhân tố ảnh hưởng tới việc xây dựng, vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ. Các công trình nghiên cứu này có phạm vi rộng, đứng trên phương diện vĩ mô áp dụng chung cho các doanh nghiệp trong cùng ngành, lĩnh vực. Các giải pháp được đưa ra có thể phù hợp với các tổng công ty có quy mô lớn hoặc các lĩnh vực có cùng đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất khác. Tuy nhiên, việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí cần tương ứng với thực tiễn tại mỗi đơn vị. Thứ hai, nhóm các công trình nghiên cứu kiểm soát nội bộ trong một đối tượng nghiên cứu cụ thể, đặc biệt là về kiểm soát chi phí xây lắp, một lĩnh vực có tính đặc thù cao tại một doanh nghiệp nhất định như: Luận văn: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần xây dựng và đầu tư 492” của Đặng Thuý Anh 2010; Luận văn: “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ về chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần xây lắp và phát triển nhà Đà Nẵng” của Nguyễn Lương Định 2010; Luận văn: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí tại Tổng công ty xây dựng Tasco”- Phan Thị Thanh Loan 2013,… Các công trình nghiên cứu này đều đã hệ thống hoá được lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ theo cách tiếp cận truyền thống với các nội dung cụ thể tại các công ty khác nhau. Tất cả đều có tính ứng dụng cao, đưa ra được các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc điểm thực tế của từng công ty được nghiên cứu trong đề tài. Các công trình nghiên cứu cụ thể này đều xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ theo phương pháp tiếp cận truyền thống mà ít hoặc chưa xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ theo cách tiếp cận mới là dựa trên đánh giá rủi ro. Bên cạnh đó, chưa có công trình nghiên cứu nào nghiên cứu về kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật. Do đó, tôi đã chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ. Đề tài hướng tới xem xét thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần xây lắp vật tư kỹ thuật theo cách kết hợp cách tiếp cận truyền thống và cách tiếp cận dựa trên đánh giá rủi ro, đánh giá kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp trên các khía cạnh là thiết kế kiểm soát, vận hành kiểm soát nội bộ và kết quả hoạt động kiểm soát, trên cơ sở đó đề xuất những giải pháp nâng cao hiệu lực của kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật, phát triển kiểm soát nội bộ theo hướng chuyên nghiệp hơn, đáp ứng các yêu cầu của nhà quản trị công ty trong điều kiện môi trường kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực xây lắp luôn có sự biến động. 1.3. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu chung: Luận văn đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật. Mục tiêu cụ thể: i, Hệ thống hóa cơ sở lý luận để nghiên cứu kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp bao gồm: những vấn đề chung về kiểm soát nội bộ, những nguyên tắc kiểm soát nội bộ cơ bản và xây dựng cơ sở đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ. ii, Nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật trên các khía cạnh: thiết kế kiểm soát, thực hiện kiểm soát và kết quả hoạt động kiểm soát. Đánh giá những kết quả đã đạt được, những vấn đề còn tồn tại của kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại công ty. iii, Hệ thống hóa những vấn đề đã phát hiện, nguyên nhân của những tồn tại, đề xuất các giải pháp đối với kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật. 1.4. Câu hỏi nghiên cứu Luận văn đã từng bước giải quyết và trả lời các câu hỏi nghiên cứu sau: i, Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí dựa trên cơ sở nào? ii, Thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật như thế nào? 1.5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 1.5.1. Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của Luận văn là kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật. 1.5.2. Phạm vi nghiên cứu Về không gian: Luận văn nghiên cứu kiểm soát nội bộ các chi phí xây lắp tại các CT, HMCT do Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật trực tiếp thi công. Về nội dung: Luận văn tiến hành nghiên cứu kiểm soát nội bộ các chi phí xây lắp gồm: CPNVLTT, CPNCTT, CPSDMTC và CPSXC tại các CT, HMCT do Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật trực tiếp thi công. Về thời gian: Luận văn nghiên cứu kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật trong giai đoạn từ năm 2012 đến nay. 1.6. Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính để tìm hiểu thực trạng, đánh giá về KSNB tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật. Nguồn dữ liệu và cách thức thu thập, xử lý dữ liệu như sau: i, Đối với dữ liệu thứ cấp: Tác giả thu thập dữ liệu thứ cấp từ cả bên trong và bên ngoài công ty: + Các dữ liệu về cơ sở lý luận để nghiên cứu KSNB trong các doanh nghiệp được thu thập từ các giáo trình, bài giảng, sách báo có uy tín, tài liệu học tập về kiểm toán nội bộ và kế toán, kiểm toán chi phí trong doanh nghiệp xây lắp; các chuẩn mực, chính sách, quy định, hướng dẫn của nhà nước, Bộ tài chính, Hội Kế toán, kiểm toán Việt Nam, Hội Kiểm toán viên hành nghề (VACPA), các kết quả điều tra, các bài viết, nghiên cứu đã được thực hiện trước đây. + Tài liệu giới thiệu về công ty: Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật, cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh của công ty, điều lệ tổ chức và hoạt động, chiến lược phát triển của công ty,... được thu thập từ phòng Tổ chức- Hành chính của công ty. + Hồ sơ dự toán CT, HMCT, định mức thi công được thu thập từ phòng Kinh tế- Kế hoạch- Kỹ thuật của công ty. + Thông tin về các chỉ tiêu tài chính, chi phí thi công, tình hình thực hiện kế hoạch, dự toán chi phí được thu thập trên các báo cáo tài chính, các báo cáo nội bộ của phòng Tài chính kế toán, Ban quản lý dự án, Ban chỉ huy công trường. + Thông tin về nhân sự, mức lương được thu thập từ phòng TC- HC công ty. Các nguồn dữ liệu này được trích dẫn trực tiếp trong luận văn và được ghi chú chi tiết trong phần tài liệu tham khảo. Việc thu thập và phân tích các dữ liệu này giúp tác giả hiểu bản chất, nội dung, các nguyên tắc của kiểm toán nội bộ, đồng thời cung cấp bằng chứng quan trọng về đặc thù của ngành xây dựng cơ bản, đặc điểm hoạt động sản xuất, đặc điểm chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật ảnh hưởng tới hiệu lực, hiệu quả kiểm soát chi phí xây lắp, nội dung, quy trình thực hiện và các nhân tố ảnh hưởng tới kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật. Những dữ liệu này được sử dụng cho những phân tích, đánh giá cụ thể tại chương 3 của Luận văn. ii, Đối với dữ liệu sơ cấp: Quy trình, thủ tục, bộ máy KSNB chi phí xây lắp của Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật trình bày trong luận văn được tác giả thu thập thông qua quan sát trực tiếp quy trình, công việc thực hiện hàng ngày của các nhân viên tại các phòng ban trong công ty theo quy trình luân chuyển của các chứng từ liên quan tới kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp như kế toán vật tư, nhân viên cung ứng vật tư, kế toán tổng hợp, cán bộ kỹ thuật,... Tác giả thực hiện quan sát kết hợp với ghi chép lại bằng văn bản dữ liệu liên quan đến nghiên cứu kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp như: khi giấy đề nghị mua vật tư, sửa chữa được gửi cho nhân viên cung ứng vật tư, nhân viên cung ứng vật tư sẽ chuyển giấy đề nghị cho ai, cán bộ kỹ thuật có ký sau khi giấy đề nghị mua vật tư, sửa chữa được kiểm tra hay không,.... Tác giả thực hiện quan sát vào bất kỳ thời điểm nào thuận tiện trong thời gian tác giả làm việc, nghiên cứu tại công ty từ năm 2012, đặc biệt là trong thời gian thực hiện nghiên cứu này từ cuối năm 2014 đến nay. Quan sát được thực hiện tại văn phòng công ty. Tác giả thực hiện quan sát một cách khách quan, độc lập, đối tượng quan sát không được thông báo trước về hoạt động quan sát. Bên cạnh đó, tác giả thực hiện phỏng vấn trực tiếp và gián tiếp, lần lượt từng cá nhân là quản lý, nhân viên trong công ty có đủ khả năng chuyên môn để đưa ra câu trả lời có độ tin cậy cao. Tác giả thực hiện phỏng vấn trực tiếp đối với 10 cá nhân gồm: phó tổng giám đốc công ty, kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán vật tư, kế toán ngân hàng và tài sản cố định, trưởng phòng TC- HC, trưởng phòng KT- KH- KT, nhân viên cung ứng vật tư và hai nhân viên trong phòng KT- KH- KT theo các nội dung trong bảng câu hỏi phỏng vấn. Đồng thời, tác giả thực hiện phỏng vấn gián tiếp qua điện thoại, gửi email đối với công nhân viên đang làm việc tại các công trường gồm thủ kho (2), cán bộ kỹ thuật (5), chỉ huy trưởng công trường (2) và nhân viên kế toán (3). Các câu hỏi phóng vấn được xây dựng liên quan tới đặc điểm chung của hệ thống KSNB, về thiết kế và thực hiện KSNB chi phí xây lắp, các dữ liệu về kết quả thực hiện KSNB chi phí xây lắp. Các câu hỏi được sử dụng gồm cả câu hỏi đóng và câu hỏi mở tạo điều kiện cho người tham gia phỏng vấn trình bày quan điểm cá nhân của họ, giúp tác giả tìm hiểu rõ hơn vấn đề nghiên cứu. Các câu hỏi phỏng vấn, các email tác giả gửi đi đều nhận được phản hồi của các đối tượng. Nội dung bảng câu hỏi và kết quả phỏng vấn được trình bày trong Phụ lục 01: Bảng các câu hỏi phỏng vấn khảo sát hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật và kết quả phỏng vấn. Hoạt động gửi email được thực hiện trong tháng 5 năm 2015. Các dữ liệu thu được tác giả tổng hợp lại bằng văn bản và làm sạch dữ liệu. iii, Phương pháp xử lý dữ liệu: Trên cơ sở các dữ liệu thu thập được, thông qua thống kê, chọn lọc, phân loại, sắp xếp, phân tích- tổng hợp để đưa ra đánh giá, nhận định về hệ thống KSNB chi phí xây lắp theo quan điểm của kiểm toán, đánh giá hiệu lực KSNB trên các khía cạnh thiết kế kiểm soát, thực hiện kiểm soát và kết quả hoạt động kiểm soát, trên cơ sở đó dự kiến những giải pháp nhằm hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần xây lắp vật tư kỹ thuật, cung cấp tài liệu cho các nhà quản trị tham khảo hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Cơ sở đánh giá chi tiết được trình bày trong chương 1 của Luận văn. Kết quả chi tiết của cuộc nghiên cứu được trình bày trong luận văn này.

NGUYỄN THỊ LÝ TUỆ

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP

VẬT TƯ KỸ THUẬT

CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN KIỂM TOÁN VÀ PHÂN TÍCH

Người hướng dẫn khoa học:

TS PHAN TRUNG KIÊN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các thông tin, số liệu trong luận văn là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật.

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Lý Tuệ

CPNVLTT : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.CPNCTT : Chi phí nhân công trực tiếp.

CPSDMTC : Chi phí sử dụng máy thi công.CPSXC : Chi phí sản xuất chung

CT, HMCT : Công trình, hạng mục công trình.KSNB : Kiểm soát nội bộ

SƠ ĐỒ:

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TẠI NGHIÊN CỨU

Trong chương 1, luận văn trình bày cụ thể các vấn đề về:

- Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

- Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài nghiên cứu: tácgiả nêu các công trình nghiên cứu theo hai nhóm đề tài là các đề tài nghiên cứu vềkiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp nói chung, các lĩnh vực cụ thể nói riêng vànhóm các đề tài nghiên cứu kiểm soát nội bộ trong một đối tượng nghiên cứu cụthể, đặc biệt là kiểm soát chi phí xây lắp

- Mục tiêu nghiên cứu chung và mục tiêu nghiên cứu cụ thể của đề tài

- Câu hỏi nghiên cứu của đề tài

- Phương pháp nghiên cứu: luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu địnhtính, áp dụng phương pháp thu thập thông tin từ nguồn dữ liệu thứ cấp và sơ cấpqua các dữ liệu có sẵn trong giáo trình, sách báo, internet, và các dữ liệu có sẵntrong Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật như hồ sơ dự toán, tài liệu kế toán,thông tin nhân sự, kết hợp với các phương pháp quan sát trực tiếp, phỏng vấn trựctiếp và gián tiếp các đối tượng có liên quan về đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý,đặc điểm hoạt động, đặc điểm chung về hệ thống KSNB tại công ty, thực trạngKSNB chi phí xây lắp tại công ty Sau đó tiến hành thống kê, sắp xếp, phân tích,tổng hợp để đánh giá những kết quả đạt được và những vấn đề còn tồn tại, cũng nhưnguyên nhân để từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hơn KSNB chi phí xâylắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật trong thời gian tới

- Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài nghiên cứu

- Nội dung chính của luận văn gồm có 4 chương như sau:

Chương 1: Giới thiệu đề tài nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý luận để nghiên cứu kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trongcác doanh nghiệp

Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phầnXây lắp vật tư kỹ thuật

Chương 4: Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tạiCông ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ NGHIÊN CỨU KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

Trong chương 2, luận văn trình bày cơ sở lý luận để nghiên cứu kiểm soát nội

bộ chi phí sản xuất trong các doanh nghiệp, gồm 3 nội dung sau:

- Những vấn đề chung về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Bản chất của KSNB là quá trình do Ban quản trị, Ban giám đốc và các cá nhânkhác trong đơn vị thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý hướng tớicác mục tiêu: độ tin cậy của báo cáo tài chính, tuân thủ luật lệ và quy định, tính hiệuquả và hiệu năng của hoạt động trong đơn vị Tuy nhiên, KSNB luôn tồn tại nhữnghạn chế tiềm tàng của nó KSNB gồm 5 thành phần cơ bản là môi trường kiểm soát,đánh giá rủi ro, thông tin và truyền thông, các hoạt động kiểm soát và giám sát Hệthống KSNB của đơn vị chỉ hiệu quả khi cả 5 thành phần này đều được đánh giá tốt

- Những nguyên tắc và thủ tục kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp:

Các nguyên tắc trong thiết kế KSNB bao gồm: nguyên tắc tập trung, nguyêntắc toàn diện, nguyên tắc “bốn mắt”, nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắcbất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn và nguyên tắc khách quan Bêncạnh đó còn có nguyên tắc cân nhắc lợi ích- chi phí và các nguyên tắc thiết lập cácthủ tục kiểm soát như nguyên tắc có thể kiểm soát được

Các thủ tục KSNB cơ bản trong doanh nghiệp được phân loại thành 4 nhómliên quan đến: soát xét thực hiện, xử lý thông tin, kiểm soát vật chất và phân táchtrách nhiệm Bên cạnh đó, công cụ để thực hiện KSNB chi phí sản xuất trong doanhnghiệp xây lắp gồm hệ thống tiêu chuẩn kiểm soát chi phí và các báo cáo chi phí.Trong đó, hệ thống tiêu chuẩn kiểm soát chi phí xây lắp gồm dự toán chi phí, địnhmức chi phí và xây dựng các trung tâm chi phí

- Cơ sở đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ đối với chi phí

Tác giả sử dụng quan điểm của kiểm toán trong đánh giá KSNB chi phí tạidoanh nghiệp, đánh giá hiệu lực KSNB đối với chi phí dựa trên ba khía cạnh làđánh giá thiết kế KSNB đối với chi phí, đánh giá thực hiện quy trình, thủ tục KSNBđối với chi phí và đánh giá kết quả hoạt động KSNB chi phí sản xuất

Để đánh giá thiết kế KSNB, trước hết phải xác định mục tiêu KSNB phù hợp

mà doanh nghiệp phải đạt được Thứ hai là đánh giá sự phù hợp của thiết kế KSNBvới mục tiêu kiểm soát của doanh nghiệp Thứ ba là đánh giá sự phù hợp, vận dụngnhững nguyên tắc thiết kế kiểm soát và các nguyên tắc KSNB cơ bản

Bên cạnh đó, để đánh giá thực hiện KSNB đối với chi phí cần đánh giá ba vấnđề: các quy chế, chính sách, thủ tục kiểm soát đã được thiết kế có được thực hiệnhay không, có được thực hiện đầy đủ không và được thực hiện liên tục hay không Cuối cùng, đánh giá kết quả hoạt động KSNB đối với chi phí nhằm đánh giáhiệu lực của KSNB và đánh giá mục tiêu KSNB chi phí xây lắp của doanh nghiệp

có đạt được hay không

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VẬT TƯ KỸ THUẬT

Nhằm đạt được mục tiêu nghiên cứu, trong chương 3, luận văn trình bày kếtquả đạt được theo nghiên cứu thực trạng KSNB chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phầnXây lắp vật tư kỹ thuật Cụ thể trong chương này trình bày ba vấn đề sau:

Thứ nhất, luận văn giới thiệu về đặc điểm hoạt động và những vấn đề quản lýchi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật, trong đó bao gồm hainội dung là: đặc điểm hoạt động kinh doanh và đặc điểm sản xuất sản phẩm ảnhhưởng tới KSNB chi phí xây lắp tại công ty

Thứ hai, luận văn giới thiệu về đặc điểm chung của hệ thống KSNB tại Công

ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật thông qua trình bày kết quả nghiên cứu thựctrạng 5 thành phần của hệ thống KSNB tại công ty là môi trường kiểm soát, đánhgiá rủi ro, thông tin và truyền thông, các hoạt động kiểm soát và giám sát

Về môi trường kiểm soát, điều lệ công ty và quy chế quản lý và điều hành sảnxuất kinh doanh của công ty có quy định quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận,

vị trí, chính sách khen thưởng, xử phạt và phổ biến cho nhân viên, chính sách vềtuyển dụng, đào tạo, đề bạt nhân viên nhưng vẫn chỉ ở mức chung chung, không cụthể; không có văn bản hướng dẫn, yêu cầu cụ thể, chi tiết với từng hoạt động; cơcấu tổ chức theo mô hình trực tuyến- chức năng hợp lý, đảm bảo các hoạt động

quản lý được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả; công ty không có bản mô tảcông việc cho từng vị trí.

Về đánh giá rủi ro, công ty không có quy trình đánh giá rủi ro và không có bộphận chuyên trách đánh giá rủi ro tại công ty Công ty chưa coi trọng công tác đánhgiá rủi ro, việc quản lý rời rạc, thiếu sự trao đổi thông tin vể rủi ro trong công ty

Về thông tin và truyền thông: hiện tại công ty áp dụng phần mềm kế toánAccounts made easy Software và thực hiện theo thông tư 200/2014/TT- BTC của

Bộ Tài Chính Hệ thống thông tin và truyền thông tại công ty chưa thực sự phát huyhiệu quả

Về các hoạt động kiểm soát: công ty áp dụng kết hợp các thủ tục kiểm soát đểKSNB chi phí xây lắp, có hệ thống dự toán, định mức, hệ thống báo cáo chi phí cònthiếu và yếu, các hoạt động kiểm soát tại công ty chưa được đánh giá thường xuyên,công ty có hệ thống lưu trữ dữ liệu dưới dạng dữ liệu điện tử và chứng từ

Về giám sát: hoạt động giám sát tại công ty chưa phát huy được hiệu quả dokhông có bộ phận kiểm toán nội bộ

Thứ ba, luận văn đánh giá thực trạng KSNB chi phí xây lắp tại Công ty Cổphần Xây lắp vật tư kỹ thuật trên ba nội dung là:

- Thiết kế KSNB đối với chi phí xây lắp:

Để đánh giá thiết kế KSNB đối với chi phí xây lắp, trước hết, luận văn trìnhbày kết quả nghiên cứu về các mục tiêu KSNB chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phầnXây lắp vật tư kỹ thuật

Trên cơ sở các mục tiêu của KSNB chi phí xây lắp đã đặt ra, tác giả nghiêncứu về thực trạng và đánh giá thiết kế KSNB chi phí xây lắp tại công ty trên các nộidung: các công cụ KSNB chi phí xây lắp được sử dụng tại công ty, thiết kế KSNBCPNVLTT, thiết kế KSNB CPNCTT, thiết kế KSNB CPSDMTC và thiết kế KSNBCPSXC Công ty sử dụng đầy đủ các công cụ KSNB chi phí xây lắp gồm: dự toánchi phí, định mức chi phí, xây dựng các trung tâm chi phí và các báo cáo chi phí.Đối với thiết kế KSNB CPNVLTT: quy trình CPNVLTT bao gồm hai giaiđoạn là mua và nhập kho vật tư; và xuất kho và sử dụng vật tư tại công trường

Trong mỗi giai đoạn là các mục tiêu cụ thể, quy trình và các hoạt động kiểm soátđược xây dựng Các báo cáo kiểm soát CPNVLTT được xây dựng như bảng tổnghợp, bảng đối chiếu CPNVLTT Công tác thiết kế KSNB CPNVLTT đã đạt đượcnhững kết quả phù hợp với mục tiêu kiểm soát và tuân thủ theo các nguyên tắcKSNB, nhưng vẫn còn những vấn đề chưa phù hợp như thủ kho phải kiểm nhiệmcông việc, không có bản kế hoạch vật tư tháng, tuần,

Đối với thiết kế KSNB CPNCTT: gồm ba vấn đề là mục tiêu kiểm soátCPNCTT, quy trình, các hoạt động kiểm soát CPNCTT và đánh giá sự phù hợp vớimục tiêu và các nguyên tắc KSNB của thiết kế kiểm soát CPNCTT Quy trình kiểmsoát CPNCTT gồm tuyển dụng, xác định mức lương, chấm công, tính lương và ghi

sổ kế toán Bên cạnh những kết quả đạt được, KSNB CPNCTT vẫn còn những tồntại như chưa có quy định về tiêu chuẩn đánh giá chất lượng lao động, không có kếhoạch tiền lương tháng, quý, không có bản mô tả công việc cụ thể,

Đối với thiết kế KSNB CPSDMTC: gồm ba vấn đề là mục tiêu kiểm soát; quytrình, hoạt động kiểm soát và đánh giá thiết kế KSNB CPSDMTC Tương ứng vớihai loại máy thi công: thuê ngoài và thuộc sở hữu của công ty và đối với từng nộidụng chi phí trong CPSDMTC có quy trình và các hoạt động kiểm soát phù hợp.Bên cạnh những kết quả đạt được, thiết kế KSNB CPSDMTC vẫn còn những tồn tạinhư chưa có kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng máy thi công định kỳ, nhân viên cungứng vật tư có ít hiểu biết về kỹ thuật, cấu tạo xe máy,

Đối với thiết kế KSNB CPSXC: phần này gồm ba nội dung: mục tiêu kiểmsoát CPSXC; quy trình và các hoạt động kiểm soát tương ứng với từng yếu tốCPSXC và đánh giá thiết kế kiểm soát CPSXC Bên cạnh những kết quả đạt được,thiết kế KSNB CPSXC cũng tồn tại những vấn đề như không có dự toán chi tiếtCPSXC, chứng từ gửi về công ty không kịp thời,

- Thực hiện KSNB chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹthuật: được chia ra làm 4 vấn đề là:

+ Thực hiện KSNB CPNVLTT: luận văn trình bày kết quả nghiên cứu việcthực hiện KSNB CPNVLTT với hai quy trình là mua vật tư, nhập kho và xuất kho,

sử dung vật tư tại công trường thông qua quy trình, chứng từ, các thủ tục kiểm soátđược thực hiện, các báo cáo kiểm soát được lập Trên cơ sở đó, luận văn đánh giánhững kết quả đạt được và những vấn đề còn tồn tại trong thực hiện KSNBCPNVLTT.

+ Thực hiện KSNB CPNCTT: gồm hai nội dung là trình bày quy trình quan sátđược, kết quả nghiên cứu chứng từ, các hoạt động kiểm soát trong thực hiện KSNBCPNCTT; và đánh giá thực hiện KSNB CPNCTT Bên cạnh những kết quả đã đạtđược, việc thực hiện KSNB CPNCTT vẫn có những vấn đề còn tồn tại

+ Thực hiện KSNB CPSDMTC: trước tiên, tác giả đi sâu nghiên cứu về quytrình, các thủ tục, các hoạt động kiểm soát đối với từng loại chi phí trong thực hiệnKSNB CPSDMTC Trên cơ sở đó, tác giả đánh giá thực trạng và những vấn đề còntồn tại trong thực hiện kiểm soát nội bộ CPSDMTC

+ Thực hiện KSNB CPSXC: trong phần này, tác giả trình bày hai nội dung làquy trình, các chứng từ, các hoạt động kiểm soát đối với các loại chi phí trong thựchiện KSNB CPSXC; trên cơ sở đó, tác giả đưa ra đánh giá về những kết quả đạtđược và những vấn đề còn tồn tại trong công tác thực hiện KSNB CPSXC

- Kết quả hoạt động kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp:

Trên cơ sở nghiên cứu tài liệu là các biên bản nghiệm thu, các biên bản kiểm

kê, các bảng tổng hợp chi phí, bảng đối chiếu chi phí thực tế phát sinh với dựtoán, tác giả đưa ra đánh giá về những kết quả đạt được và những vấn đề còn tồntại trong KSNB chi phí xây lắp với 5 nội dung là kết quả hoạt động kiểm soátCPNVLTT, kết quả hoạt động KSNB CPNCTT, kết quả hoạt động KSNBCPSDMTC, kết quả hoạt động KSNB CPSXC và đánh giá chung kết quả KSNBđối với công trình, hạng mục công trình Kết quả phản ánh KSNB chi phí xây lắp tạiCông ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật đã đạt được những kết quả nhất địnhnhưng có những vấn đề còn tồn tại

CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI

BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VẬT TƯ

KỸ THUẬT

Trên cơ sở nghiên cứu, đánh giá chi tiết từng nội dung trong KSNB chi phí xâylắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật, trong chương 4, tác giả tổng hợpđưa ra đánh giá chung những kết quả đạt được, những vấn đề còn tồn tại và nguyênnhân trong KSNB chi phí xây lắp tại công ty Đồng thời, tác giả nêu lên sự cần thiếtphải hoàn thiện và những nguyên tắc hoàn thiện KSNB chi phí xây lắp tại Công ty

Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật Từ đó, tác giả đề xuất những giải pháp để hoànthiện KSNB chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật, gồm:

- Hoàn thiện công tác thiết kế kiểm soát nội bộ gồm: hoàn thiện công tác lập

dự toán chi phí, hoàn thiện hệ thống báo cáo phân tích chi phí xây lắp, xây dựng cáctrung tâm chi phí và các giải pháp nâng cao hiệu lực của việc thiết kế KSNB đối vớitừng yếu tố chi phí: CPNVLTT, CPNCTT, CPSDMTC và CPSXC

- Giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện kiểm soát nội bộ: đối với từng yếu tốchi phí: CPNVLTT, CPNCTT, CPSDMTC, CPSXC

- Giải pháp đối với kết quả hoạt động KSNB chi phí xây lắp

Đồng thời để thực hiện các giải pháp hoàn thiện KSNB chi phí xây lắp tạiCông ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật đạt hiệu quả cao thì cần có những điềukiện tác động tích cực từ phía các cơ quan nhà nước và sự chủ động từ phía banlãnh đạo, nhân viên Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật Đặc biệt là ban lãnhđạo công ty cần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung thông qua hoànthiện môi trường kiểm soát, xây dựng quy trình đánh giá rủi ro hiệu quả, hoàn thiện

hệ thống thông tin và truyền thông và các kiến nghị đối với hoạt động giám sát củacông ty

Cuối cùng, bên cạnh những đóng góp tích cực thì luận văn cũng không tránhkhỏi những hạn chế như: thời gian nghiên cứu ngắn chỉ từ năm 2012 đến nay và chỉnghiên cứu các công trình do công ty trực tiếp thi công phần lớn nên chưa phản ánhđược đầy đủ KSNB chi phí xây lắp, các giải pháp cũng chỉ mang tính gợi mở đốivới hoàn thiện KSNB chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật.Đồng thời, do tác giả còn những hạn chế về năng lực và nguồn lực nên luận vănkhông thể tránh khỏi những hạn chế nhất định trong cách tiếp cận, phân tích, đánh

giá và kết luận.

KẾT LUẬN

Trong điều kiện môi trường kinh doanh có nhiều biến động, thêm vào đó lànhững đặc thù riêng có của hoạt động xây lắp, hệ thống KSNB chi phí xây lắp tạiCông ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật tuy đã đạt được những kết quả nhất địnhnhưng vẫn còn những vấn đề tồn tại cần hoàn thiện hơn Do đó, tác giả đã nghiêncứu và đưa ra một số giải pháp hoàn thiện KSNB chi phí xây lắp tại Công ty Cổphần Xây lắp vật tư kỹ thuật

Để nghiên cứu, đánh giá KSNB chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắpvật tư kỹ thuật, tác giả đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB chi phí sản xuấttrong các doanh nghiệp, đưa ra mô hình đánh giá trên các nội dung: thiết kế KSNB,thực hiện KSNB và kết quả hoạt động KSNB chi phí sản xuất

Trên cơ sở lý luận đã phân tích, luận văn đi sâu nghiên cứu đặc điểm hoạtđộng của Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật ảnh hưởng tới quản lý chi phíxây lắp, thực trạng hệ thống KSNB nói chung và hệ thống KSNB chi phí xây lắpnói riêng tại công ty Đồng thời, tác giả đã vận dụng mô hình đã đề xuất để phântích thực trạng, đánh giá KSNB chi phí xây lắp tại công ty đối với: CPNVLTT,CPNCTT, CPSDMTC, CPSXC

Cuối cùng, tác giả đã tổng hợp những kết quả đạt được, những vấn đề còn tồntại và nguyên nhân trong KSNB chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư

kỹ thuật, phân tích sự cần thiết phải hoàn thiện và những nguyên tắc hoàn thiện hệthống KSNB tại công ty Từ đó, đề xuất các giải pháp và các điều kiện để thực hiệncác giải pháp hoàn thiện KSNB chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư

kỹ thuật Bên cạnh những nội dung đã thực hiện, luận văn còn những hạn chế, tácgiả rất mong nhận được đóng góp của quý thầy, cô và những người quan tâm tới

NGUYỄN THỊ LÝ TUỆ

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP

VẬT TƯ KỸ THUẬT

CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN KIỂM TOÁN VÀ PHÂN TÍCH

Người hướng dẫn khoa học:

TS PHAN TRUNG KIÊN

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong giai đoạn hiện nay, môi trường kinh doanh có nhiều biến động: nền kinh

tế suy thoái, cạnh tranh gay gắt khiến nhiều doanh nghiệp không đứng vững Theo

số liệu của tổng cục thống kê công bố, năm 2013, số doanh nghiệp phải giải thể hayngừng hoạt động là 60.737 doanh nghiệp và trong năm 2014, con số này là 67.823doanh nghiệp Nguyên nhân chính của vấn đề là năng lực cạnh tranh của các doanhnghiệp còn thấp, hiệu quả hoạt động không cao Điều này đặt ra yêu cầu cho cácnhà quản trị doanh nghiệp phải đánh giá, tìm hiểu xác định phương sách quản lý, tổchức, vận hành, kiểm soát mới cho doanh nghiệp Do đó, để có thể tồn tại và pháttriển theo hướng bền vững, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả là vấn đềđang được các nhà quản trị doanh nghiệp quan tâm nhiều hơn, là nhu cầu bức thiếtcủa doanh nghiệp Một hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập trên cơ sở các biệnpháp, chính sách, thủ tục, tinh thần, giá trị, chức năng, thẩm quyền của những người

có liên quan và trở thành phương tiện sống còn trong hoạt động của mọi doanhnghiệp Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là công cụ giúp doanh nghiệpngăn ngừa, phát hiện các sai phạm và yếu kém, giảm thiểu tổn thất, rủi ro cho doanhnghiệp, giúp nâng cao năng lực, hiệu quả hoạt động, hạn chế các sự cố và hoànthành mục tiêu của doanh nghiệp

Trong bối cảnh chung đó, hoạt động trong lĩnh vực đặc thù, các doanh nghiệpxây lắp cũng phải đối mặt với nhiều khó khăn trong những năm qua, cũng cần phảixây dựng cho mình một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả Trong đó, vấn đề kiểmsoát chi phí xây lắp là một vấn đề đặc biệt quan trọng, có ý nghĩa sống còn với hoạtđộng của doanh nghiệp bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trựctiếp từ các chi phí sản xuất đã chi ra Do đặc thù riêng của hoạt động xây lắp nhưsản phẩm xây lắp có giá trị lớn, kết cấu phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian sảnxuất lâu dài nên việc theo dõi và tập hợp chi phí khó khăn; mỗi sản phẩm, công

trình đòi hỏi kết cấu, yêu cầu kỹ thuật, hình thức, địa điểm, biện pháp thi côngriêng, hoạt động xây lắp thường phát sinh thêm các chi phí ngoài dự toán, khoảngcách địa lý khiến việc kiểm soát chi phí gặp nhiều khó khăn … nên công tác kiểmsoát nội bộ chi phí xây lắp cũng mang những đặc thù riêng, khó kiểm soát Thực tếcác doanh nghiệp trong lĩnh vực xây lắp cho thấy, vấn đề kiểm soát nội bộ chi phíxây lắp được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu nhưng hiệu lực của nó còn kémhoặc không có hiệu lực Hầu hết các doanh nghiệp hoạt động xây lắp hiện nay đềulâm vào tình trạng chậm tiến độ và vượt quá dự toán chi phí so với ban đầu đưa ragây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả và năng lực cạnh tranh của doanhnghiệp Nếu thừa hoặc thiếu chi phí so với dự toán được duyệt, doanh nghiệp sẽ bị

cơ quan thuế xuất toán hoặc sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình và doanhnghiệp sẽ bị thiệt hại Do đó, kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp cần được quan tâm,chú trọng, xây dựng quy trình kiểm soát chặt chẽ, khoa học, phù hợp với các quyđịnh và đặc thù của hoạt động xây lắp

Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật là một công ty hoạt động lâu đờitrong lĩnh vực xây lắp Do đó, hoạt động kiểm soát nội bộ của công ty cũng mangnhững đặc thù riêng Thực tế cho thấy có những vấn đề liên quan tới hệ thống kiểmsoát nội bộ chi phí xây lắp vẫn còn hạn chế Cụ thể như:

Có những trường hợp vật tư được mua về nhưng phải đổi, trả lại do khôngđúng với yêu cầu kỹ thuật, làm chậm tiến độ thi công công trình Trong 6 tháng đầunăm 2015, tại kho Công trình: Khu đô thị An Bình Tân đã 10 lần phải xuất đổi lạihàng cho nhà cung cấp như xuất đổi 10 khớp nối bích bát DN200 sang khớp nốibích bát DN180, đổi 100 bu lông M16x150 sang bu lông M16x250, (Nguồn:Phòng tài chính- kế toán Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật) Điều này chothấy việc kiểm soát nội bộ trong quá trình mua vật tư tại công ty chưa tốt

Bên cạnh đó, kết quả kiểm kê kho tại các công trình của công ty cho thấy có

sự chênh lệch số lượng vật tư tồn kho giữa số liệu trên sổ sách và thực tế Trong đó,

có những vật tư khối lượng tồn kho thực tế nhiều hơn so với khối lượng tồn theo sổsách kế toán như xi măng dư 221,57 kg, cát dư 5m3… Trong khi đó, có những vật tưthực tế tồn kho thiếu so với khối lượng tồn theo sổ sách như: ống nhựa xoắn 65/50

thiếu 80 m, … (Nguồn: Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa ngày29/4/2015- Kho công trình Khu đô thị An Bình Tân- Phòng TCKT) Như vậy, côngtác kiểm soát sử dụng, bảo quản nguyên vật liệu tại công ty chưa thực sự hiệu quả.Đồng thời, theo các bảng đối chiếu chi phí xây lắp thực tế phát sinh và chi phítheo dự toán của các công trình, hạng mục công trình tại phòng TC- KT công ty chothấy: có sự chênh lệch giữa chi phí xây lắp thực tế phát sinh và dự toán chi phí cả vềCPNVLTT, CPNCTT, CPSDMTC và CPSXC Ví dụ như theo bảng đối chiếu chiphí vật tư theo định mức và chi phí vật tư xuất đúc hố ga trong thời gian từ tháng 1đến tháng 4 năm 2015 cho thấy: lượng xi măng xuất thực tế vượt 2.560 kg so vớiđịnh mức, trong khi đó lượng cát vàng xuất thực tế ít hơn lượng xuất theo định mức

là 12 m3 (Nguồn: Trích Bảng đối chiếu chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, giai đoạn

từ tháng 1 đến tháng 4 năm 2015- Công trình: Khu đô thị An Bình Tân- Phòng Tàichính kế toán- Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật)

Tóm lại, trên cơ sở các dẫn chứng trên có thể thấy hệ thống kiểm soát nội bộ chiphí xây lắp tại Công ty cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật còn nhiều hạn chế, chưa có hiệuquả cao Các nhà quản lý công ty cần nghiên cứu, hoàn thiện một hệ thống kiểm soátnội bộ chi phí xây lắp chặt chẽ, hoàn thiện hơn góp phần hạn chế rủi ro, gian lận, thấtthoát tài sản, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty trong thời gian tới

Xuất phát từ sự cần thiết phải nghiên cứu, đánh giá, xây dựng một hệ thốngkiểm soát nội bộ chi phí xây lắp hiệu lực hơn tại công ty như trên và hiện tại chưa

có đề tài nào trong cùng lĩnh vực nghiên cứu và giải quyết các vấn đề trong điều

kiện của công ty, là nhân viên kế toán trong công ty nên tôi chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật” để nghiên

cứu cho luận văn thạc sĩ Đề tài hướng tới xem xét thực trạng kiểm soát nội bộ chiphí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật, trên cơ sở đó đánh giá, pháthiện những vấn đề trong hoạt động hiện tại và đề xuất những giải pháp trên cơ sởkhoa học cho hoạt động kiểm soát nội bộ chi phí tại công ty, khiến nó trở thành mộtcông cụ hữu hiệu nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, giúp công ty đứng vững

và ngày càng phát triển trong điều kiện môi trường kinh doanh, pháp lý có nhiều sựbiến động như hiện nay

1.2 Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài nghiên cứu

Ở Việt Nam đã có nhiều các công trình nghiên cứu có liên quan đến vấn đềkiểm soát nội bộ chi phí xây lắp Các công trình nghiên cứu đều có mục tiêu và phạm

vi nhất định Qua quá trình tác giả tham khảo, các công trình nghiên cứu này có thểchia ra thành hai nhóm đề tài sau:

Thứ nhất, nhóm các đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ trong các doanhnghiệp nói chung và các lĩnh vực cụ thể nói riêng, đặc biệt là trong lĩnh vực xây lắp

như: bài viết: “Giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi phí thi công trong các doanh

nghiệp xây dựng” của Ths Nguyễn Lương Hải 2009, luận án tiến sĩ: “Hoàn thiện kế

toán chi phí sản xuất nhằm tăng cường kiểm soát chi phí trong các doanh nghiệp xây

lắp” của nghiên cứu sinh Giáp Đăng Kha 2015, nghiên cứu khoa học: “Đánh giá

thực hiện chức năng kiểm toán nội bộ trong các Tổng công ty xây dựng Việt Nam”

của TS Phan Trung Kiên 2014, bài nghiên cứu: “Nâng cao chất lượng hệ thống kiểm

soát nội bộ trong các doanh nghiệp xây lắp”- Đỗ Quốc Việt 2012, bài nghiên cứu:

“Kiểm soát chi phí sản xuất đối với hoạt động xây lắp”- Nguyễn Thị Kim Hương

2015, … các tác giả đã hệ thống hoá các cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ,phân tích mối quan hệ giữa các nhân tố ảnh hưởng tới việc xây dựng, vận hành hệthống kiểm soát nội bộ và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực của hệ thốngkiểm soát nội bộ Các công trình nghiên cứu này có phạm vi rộng, đứng trên phươngdiện vĩ mô áp dụng chung cho các doanh nghiệp trong cùng ngành, lĩnh vực Các giảipháp được đưa ra có thể phù hợp với các tổng công ty có quy mô lớn hoặc các lĩnhvực có cùng đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất khác Tuy nhiên, việc xây dựng một

hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí cần tương ứng với thực tiễn tại mỗi đơn vị

Thứ hai, nhóm các công trình nghiên cứu kiểm soát nội bộ trong một đốitượng nghiên cứu cụ thể, đặc biệt là về kiểm soát chi phí xây lắp, một lĩnh vực có

tính đặc thù cao tại một doanh nghiệp nhất định như: Luận văn: “Hoàn thiện hệ

thống kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần xây dựng và đầu tư 492” của Đặng Thuý Anh 2010; Luận văn: “Hoàn thiện công tác

kiểm soát nội bộ về chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần xây lắp và phát triển nhà

Đà Nẵng” của Nguyễn Lương Định 2010; Luận văn: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí tại Tổng công ty xây dựng Tasco”- Phan Thị

Thanh Loan 2013,… Các công trình nghiên cứu này đều đã hệ thống hoá được lýluận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ theo cách tiếp cận truyền thống với các nộidung cụ thể tại các công ty khác nhau Tất cả đều có tính ứng dụng cao, đưa ra đượccác giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc điểm thực tếcủa từng công ty được nghiên cứu trong đề tài Các công trình nghiên cứu cụ thểnày đều xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ theo phương pháp tiếp cận truyền thống

mà ít hoặc chưa xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ theo cách tiếp cận mới là dựatrên đánh giá rủi ro Bên cạnh đó, chưa có công trình nghiên cứu nào nghiên cứu vềkiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật Do đó, tôi đã chọn đề

tài: “Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ Đề tài hướng tới xem xét thực

trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần xây lắp vật tư kỹ thuật theo cách kết hợpcách tiếp cận truyền thống và cách tiếp cận dựa trên đánh giá rủi ro, đánh giá kiểmsoát nội bộ chi phí xây lắp trên các khía cạnh là thiết kế kiểm soát, vận hành kiểmsoát nội bộ và kết quả hoạt động kiểm soát, trên cơ sở đó đề xuất những giải phápnâng cao hiệu lực của kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật,phát triển kiểm soát nội bộ theo hướng chuyên nghiệp hơn, đáp ứng các yêu cầu củanhà quản trị công ty trong điều kiện môi trường kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnhvực xây lắp luôn có sự biến động

1.3 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu chung: Luận văn đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí tạiCông ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật

Mục tiêu cụ thể:

i, Hệ thống hóa cơ sở lý luận để nghiên cứu kiểm soát nội bộ trong các doanhnghiệp bao gồm: những vấn đề chung về kiểm soát nội bộ, những nguyên tắc kiểmsoát nội bộ cơ bản và xây dựng cơ sở đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ

ii, Nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần

Xây lắp vật tư kỹ thuật trên các khía cạnh: thiết kế kiểm soát, thực hiện kiểm soát

và kết quả hoạt động kiểm soát Đánh giá những kết quả đã đạt được, những vấn đềcòn tồn tại của kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại công ty

iii, Hệ thống hóa những vấn đề đã phát hiện, nguyên nhân của những tồn tại,

đề xuất các giải pháp đối với kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phầnXây lắp vật tư kỹ thuật

1.4 Câu hỏi nghiên cứu

Luận văn đã từng bước giải quyết và trả lời các câu hỏi nghiên cứu sau:

i, Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí dựa trên cơ sở nào?

ii, Thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật

tư kỹ thuật như thế nào?

1.5 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

1.5.1 Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của Luận văn là kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tạiCông ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật

ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật trực tiếp thi công

Về thời gian: Luận văn nghiên cứu kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công

ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật trong giai đoạn từ năm 2012 đến nay

1.6 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính để tìm hiểu thực trạng,đánh giá về KSNB tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật Nguồn dữ liệu vàcách thức thu thập, xử lý dữ liệu như sau:

i, Đối với dữ liệu thứ cấp: Tác giả thu thập dữ liệu thứ cấp từ cả bên trong và

bên ngoài công ty:

+ Các dữ liệu về cơ sở lý luận để nghiên cứu KSNB trong các doanh nghiệp

được thu thập từ các giáo trình, bài giảng, sách báo có uy tín, tài liệu học tập vềkiểm toán nội bộ và kế toán, kiểm toán chi phí trong doanh nghiệp xây lắp; cácchuẩn mực, chính sách, quy định, hướng dẫn của nhà nước, Bộ tài chính, Hội Kếtoán, kiểm toán Việt Nam, Hội Kiểm toán viên hành nghề (VACPA), các kết quảđiều tra, các bài viết, nghiên cứu đã được thực hiện trước đây.

+ Tài liệu giới thiệu về công ty: Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty

Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật, cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý và điều hành sảnxuất kinh doanh của công ty, điều lệ tổ chức và hoạt động, chiến lược phát triển củacông ty, được thu thập từ phòng Tổ chức- Hành chính của công ty

+ Hồ sơ dự toán CT, HMCT, định mức thi công được thu thập từ phòng Kinhtế- Kế hoạch- Kỹ thuật của công ty

+ Thông tin về các chỉ tiêu tài chính, chi phí thi công, tình hình thực hiện kếhoạch, dự toán chi phí được thu thập trên các báo cáo tài chính, các báo cáo nội bộcủa phòng Tài chính kế toán, Ban quản lý dự án, Ban chỉ huy công trường

+ Thông tin về nhân sự, mức lương được thu thập từ phòng TC- HC công ty.Các nguồn dữ liệu này được trích dẫn trực tiếp trong luận văn và được ghi chúchi tiết trong phần tài liệu tham khảo Việc thu thập và phân tích các dữ liệu nàygiúp tác giả hiểu bản chất, nội dung, các nguyên tắc của kiểm toán nội bộ, đồng thờicung cấp bằng chứng quan trọng về đặc thù của ngành xây dựng cơ bản, đặc điểmhoạt động sản xuất, đặc điểm chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổphần Xây lắp vật tư kỹ thuật ảnh hưởng tới hiệu lực, hiệu quả kiểm soát chi phí xâylắp, nội dung, quy trình thực hiện và các nhân tố ảnh hưởng tới kiểm soát nội bộ chiphí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật Những dữ liệu này được sửdụng cho những phân tích, đánh giá cụ thể tại chương 3 của Luận văn

ii, Đối với dữ liệu sơ cấp:

Quy trình, thủ tục, bộ máy KSNB chi phí xây lắp của Công ty Cổ phần Xâylắp vật tư kỹ thuật trình bày trong luận văn được tác giả thu thập thông qua quan sáttrực tiếp quy trình, công việc thực hiện hàng ngày của các nhân viên tại các phòngban trong công ty theo quy trình luân chuyển của các chứng từ liên quan tới kiểmsoát nội bộ chi phí xây lắp như kế toán vật tư, nhân viên cung ứng vật tư, kế toán

tổng hợp, cán bộ kỹ thuật, Tác giả thực hiện quan sát kết hợp với ghi chép lạibằng văn bản dữ liệu liên quan đến nghiên cứu kiểm soát nội bộ chi phí xây lắpnhư: khi giấy đề nghị mua vật tư, sửa chữa được gửi cho nhân viên cung ứng vật tư,nhân viên cung ứng vật tư sẽ chuyển giấy đề nghị cho ai, cán bộ kỹ thuật có ký saukhi giấy đề nghị mua vật tư, sửa chữa được kiểm tra hay không, Tác giả thực hiệnquan sát vào bất kỳ thời điểm nào thuận tiện trong thời gian tác giả làm việc, nghiêncứu tại công ty từ năm 2012, đặc biệt là trong thời gian thực hiện nghiên cứu này từcuối năm 2014 đến nay Quan sát được thực hiện tại văn phòng công ty Tác giảthực hiện quan sát một cách khách quan, độc lập, đối tượng quan sát không đượcthông báo trước về hoạt động quan sát

Bên cạnh đó, tác giả thực hiện phỏng vấn trực tiếp và gián tiếp, lần lượt từng

cá nhân là quản lý, nhân viên trong công ty có đủ khả năng chuyên môn để đưa racâu trả lời có độ tin cậy cao Tác giả thực hiện phỏng vấn trực tiếp đối với 10 cánhân gồm: phó tổng giám đốc công ty, kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán vật

tư, kế toán ngân hàng và tài sản cố định, trưởng phòng TC- HC, trưởng phòng KH- KT, nhân viên cung ứng vật tư và hai nhân viên trong phòng KT- KH- KT theocác nội dung trong bảng câu hỏi phỏng vấn

KT-Đồng thời, tác giả thực hiện phỏng vấn gián tiếp qua điện thoại, gửi email đốivới công nhân viên đang làm việc tại các công trường gồm thủ kho (2), cán bộ kỹthuật (5), chỉ huy trưởng công trường (2) và nhân viên kế toán (3) Các câu hỏiphóng vấn được xây dựng liên quan tới đặc điểm chung của hệ thống KSNB, vềthiết kế và thực hiện KSNB chi phí xây lắp, các dữ liệu về kết quả thực hiện KSNBchi phí xây lắp Các câu hỏi được sử dụng gồm cả câu hỏi đóng và câu hỏi mở tạođiều kiện cho người tham gia phỏng vấn trình bày quan điểm cá nhân của họ, giúptác giả tìm hiểu rõ hơn vấn đề nghiên cứu Các câu hỏi phỏng vấn, các email tác giảgửi đi đều nhận được phản hồi của các đối tượng Nội dung bảng câu hỏi và kết quả

phỏng vấn được trình bày trong Phụ lục 01: Bảng các câu hỏi phỏng vấn khảo sát

hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật và kết quả phỏng vấn Hoạt động gửi email được thực hiện trong tháng 5 năm

2015 Các dữ liệu thu được tác giả tổng hợp lại bằng văn bản và làm sạch dữ liệu.

iii, Phương pháp xử lý dữ liệu:

Trên cơ sở các dữ liệu thu thập được, thông qua thống kê, chọn lọc, phân loại,sắp xếp, phân tích- tổng hợp để đưa ra đánh giá, nhận định về hệ thống KSNB chiphí xây lắp theo quan điểm của kiểm toán, đánh giá hiệu lực KSNB trên các khíacạnh thiết kế kiểm soát, thực hiện kiểm soát và kết quả hoạt động kiểm soát, trên cơ

sở đó dự kiến những giải pháp nhằm hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ chiphí xây lắp tại Công ty cổ phần xây lắp vật tư kỹ thuật, cung cấp tài liệu cho cácnhà quản trị tham khảo hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty Cơ sởđánh giá chi tiết được trình bày trong chương 1 của Luận văn Kết quả chi tiết củacuộc nghiên cứu được trình bày trong luận văn này

1.7 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài nghiên cứu

Về lý luận: Luận văn hệ thống hoá cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ trong cácdoanh nghiệp Qua đó, tập trung vào vấn đề đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chiphí xây lắp trên các khía cạnh thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ, vận hành kiểmsoát nội bộ và kết quả hoạt động kiểm soát nội bộ

Về thực tiễn: Trên cơ sở lý luận chung đã nghiên cứu, luận văn phân tích, đánhgiá thực trạng hệ thống KSNB chi phí xây lắp: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chiphí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công, chi phí sản xuất chung tại Công ty Cổphần Xây lắp vật tư kỹ thuật Trên cơ sở những dữ liệu thu thập được từ nhiềunguồn khác nhau, đánh giá công tác KSNB chi phí xây lắp tại công ty, chỉ ra những

ưu điểm và hạn chế của hệ thống trên các khía cạnh là thiết kế KSNB, thực hiệnkiểm soát và kết quả hoạt động kiểm soát, đồng thời cũng chỉ ra nguyên nhân củatình trạng đó Qua đó, luận văn hướng tới dự kiến những giải pháp giải quyết nhữngvấn đề thực tiễn đang diễn ra, nâng cao hiệu lực kiểm soát nội bộ chi phí xây lắptheo hướng công tác kiểm soát nội bộ mang tính chuyên nghiệp hơn tại Công ty đểcông ty tham khảo áp dụng, góp phần giúp công ty hoạt động hiệu quả, an toàn hơn

và đạt được các mục tiêu đã đề ra Ngoài ra, Luận văn còn có giá trị thực tiễn cungcấp mô hình, tài liệu tham khảo trong đánh giá, phân tích KSNB chi phí xây lắp của

các công ty trong cùng ngành.

1.8 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần danh mục bảng biểu, sơ đồ; danh mục tài liệu tham khảo, kết luận,luận văn gồm có 4 chương:

Chương 1: Giới thiệu đề tài nghiên cứu.

Chương 2: Cơ sở lý luận để nghiên cứu kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất

trong các doanh nghiệp

Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần

Xây lắp vật tư kỹ thuật

Chương 4: Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại

Công ty Cổ phần Xây lắp vật tư kỹ thuật

CHƯƠNG 2

CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ NGHIÊN CỨU KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

2.1 Những vấn đề chung về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.

2.1.1 Bản chất của kiểm soát nội bộ:

Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 315 (IAS 315): “Kiểm soát nội bộ làquá trình do Ban quản trị, Ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế

và thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý hướng tới các mục tiêu sau:

+ Độ tin cậy của báo cáo tài chính

+ Tuân thủ luật lệ và quy định

+ Tính hiệu quả và hiệu năng của hoạt động trong đơn vị

Đây cũng là khái niệm được đưa ra bởi một uỷ ban thuộc Hội đồng quốc giaHoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính (COSO) năm 1992 Trong đó,thứ nhất, KSNB là một quá trình, gồm một chuỗi các thủ tục, chính sách, hoạt độngliên quan đến tất cả các bộ phận của doanh nghiệp Nó được vận hành liên tục ở tất

cả mọi cấp độ trong doanh nghiệp Thứ hai, KSNB chịu sự chi phối, ảnh hưởng bởicon người, con người thiết lập, vận hành, giám sát tính hiệu quả và chịu tác động,tất cả các thành viên của tổ chức đều tham gia vào quy trình này, do đó KSNB cầnphải có sự giám sát Thứ ba, KSNB cung cấp sự đảm bảo hợp lý trong việc thựchiện các mục tiêu, phát hiện, hạn chế các sai phạm chứ không phải là sự đảm bảotuyệt đối là các sai phạm không thể xảy ra Bởi vì, KSNB chịu sự chi phối chủ quancủa con người và luôn tồn tại những hạn chế cố hữu của nó Thứ tư, KSNB cungcấp sự đảm bảo hợp lý hướng tới ba mục tiêu: đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tàichính hay căn cứ cho nhà quản trị ra quyết định quản lý, đảm bảo sự tuân thủ phápluật, quy định và giúp doanh nghiệp đạt được lợi nhuận mong muốn, tối đa hoá giátrị vốn chủ sở hữu, đảm bảo khả năng hoạt động và khả năng thanh toán của doanhnghiệp Trên con đường đạt tới các mục tiêu đã đề ra, doanh nghiệp luôn phải đốimặt với các rủi ro, KSNB là quá trình để doanh nghiệp hạn chế các rủi ro đó

Thuật ngữ kiểm soát được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thànhphần của KSNB Theo đó, phạm vi của KSNB là rất rộng lớn, nó bao gồm tất cả cáclĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp chứ không chỉ giới hạn trong phạm vi những hoạtđộng về kế toán tài chính KSNB tồn tại ở tất cả các cấp độ trong doanh nghiệp vàđược sự quan tâm của nhiều người.

Theo hướng dẫn của INTOSAI 9100: kiểm soát nội bộ trong đơn vị thuộc khuvực công là một quá trình do Ban quản lý vận hành và thiết lập nhằm đối phó với rủi ro

và cung cấp sự đảm bảo hợp lý rằng khi đơn vị thực hiện sứ mệnh thì các mục tiêu sau

là đạt được:

Một là, điều hành một cách trật tự, có đạo đức, kinh tế, hiệu quả và hiệu năngcác hoạt động

Hai là, tuân thủ pháp luật và các quy định pháp lý có liên quan

Ba là, thực hiện các nghĩa vụ kế toán

Bốn là, bảo vệ các nguồn lực khỏi sự mất mát, lạm dụng và phá hoại

KSNB là một bộ phận quan trọng của quá trình quản trị nội bộ KSNB giữ vaitrò quan trọng trong việc kiểm soát các hoạt động trong doanh nghiệp như tuân thủpháp luật, bảo vệ tài sản, sử dụng nguồn lực hiệu quả,… và trong việc đảm bảo cácghi chép kế toán và các ghi chép khác đầy đủ, kịp thời, trung thực và hợp lý KSNBhữu hiệu là trung tâm về quản lý rủi ro có hiệu quả, đảm bảo hiệu quả hoạt độngkiểm soát tổng thể của ban giám đốc, tạo sự tin tưởng cho các cổ đông trong cácdoanh nghiệp mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và chủ sở hữu

Đối với doanh nghiệp, vận dụng quan điểm về KSNB theo chuẩn mực kiểmtoán quốc tề 315 (IAS 315) phù hợp hơn quan điểm theo INTOSAI 9100 Thôngthường, tầm quan trọng của KSNB tăng lên khi doanh nghiệp có quy mô tăng vàhoạt động ngày càng phức tạp hơn

Kiểm soát nội bộ được thiết lập và vận hành với những vai trò sau:

Một là phát hiện, hạn chế, ngăn ngừa các nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuấtkinh doanh, sửa chữa kịp thời các sai phạm, tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp Hai là giúp nhà quản trị đưa ra quyết định quản lý đúng đắn và quy trình kinhdoanh có hiệu quả Qua đó đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các

nguồn lực của doanh nghiệp, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, đạtđược các mục tiêu của doanh nghiệp Đồng thời, bảo vệ quyền lợi, gây dựng lòng tincủa các cổ đông, nhà đầu tư.

Ba là các nghiệp vụ được thực hiện theo sự phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thểcủa Ban quản lý

Bốn là các nghiệp vụ được ghi chép kịp thời, đúng giá trị, đúng tài khoản vàđúng kỳ kế toán để lập báo cáo tài chính phù hợp trong khuôn khổ pháp lý về chínhsách kế toán và duy trì trách nhiệm bảo quản tài sản, đảm bảo tính liên tục, kịp thời,trung thực và đáng tin cậy của các số liệu kế toán và bản khai tài chính, các báo cáoquản trị của doanh nghiệp

Năm là đảm bảo tuân thủ hợp lý nội quy, quy chế, quy trình hoạt động củadoanh nghiệp và các quy định của pháp luật có liên quan thông qua việc duy trì,kiểm tra, giám sát việc tuân thủ các quy định, phát hiện, ngăn chặn và xử lý kịp thờicác sai phạm trong mọi hoạt động của doanh nghiệp

Sáu là quyền sử dụng tài sản chỉ được phép theo sự phê chuẩn của Ban quản lý đểbảo vệ tài sản khỏi bị mất mát bởi gian lận, trộm cắp, tham nhũng, lợi dụng sử dụngcác nguồn lực của doanh nghiệp do sự không thống nhất giữa lợi ích chung và lợi íchriêng của người sử dụng lao động với người lao động, lợi ích của các bên liên quan.Bảy là hồ sơ trách nhiệm đối với tài sản được đối chiếu với tài sản hiện có tạicác thời điểm khác nhau và đưa ra biện pháp xử lý nếu có chênh lệch

Tám là tạo ra cơ chế vận hành liên hoàn, minh bạch, hiệu quả trong quản trịdoanh nghiệp, là nền tảng cho việc vận hành, cải tiến hoạt động kiểm soát, quản trịkhi doanh nghiệp phát triển, mở rộng quy mô, ngành nghề

Tóm lại, KSNB là một chức năng thường xuyên của doanh nghiệp với vai tròcung cấp sự đảm bảo hợp lý chứ không phải là chính xác tuyệt đối Chất lượng củakiểm soát nội bộ của doanh nghiệp ảnh hưởng đến độ tin cậy của báo cáo tài chính,đến khả năng của doanh nghiệp khi đưa ra quyết định quản lý đúng đắn nhằm đạtđược các mục tiêu đã đề ra

Trách nhiệm thiết kế và duy trì KSNB hữu hiệu thuộc về Ban giám đốc,tiếp đến là Ban quản trị doanh nghiệp Mọi doanh nghiệp cần ghi chép, quản lý tài

sản và nguồn hình thành tài sản Do đó, nhà quản lý cần xây dựng, duy trì và giámsát một hệ thống KSNB thích hợp và hiệu quả nhằm kiểm soát mọi hoạt động và dữliệu kế toán, tài chính của doanh nghiệp.

KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không thể cung cấpmột sự đảm bảo tuyệt đối cho các mục tiêu kiểm soát ở doanh nghiệp Bởi vì, dùđược thiết kế và vận hành tốt đến đâu thì KSNB vẫn có những hạn chế tiềm tàng:Thứ nhất: KSNB chịu sự chi phối, ảnh hưởng bởi con người, do đó KSNB phụthuộc vào tính chính trực của những người thiết kế, thực hiện, giám sát quy trìnhKSNB

Thứ hai: các sai sót xảy ra có thể do nhân viên cẩu thả, mệt mỏi, thiếu thậntrọng, sai lầm trong xét đoán do khối lượng công việc cần kiểm soát quá nhiều vượtquá khả năng người thực hiện hoặc do có sự thông đồng giữa kiểm soát viên vàngười thực hiện sai phạm hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc kiểm soát

Thứ ba: trách nhiệm kiểm soát có thể bị người thực hiện kiểm soát lạm dụng.Thứ tư: các nhà quản lý không quan tâm đến kiểm soát hoặc không có sự hiểubiết đầy đủ về KSNB Việc tin tưởng quá mức vào các nhà quản lý có thể tạo ra các

cơ hội cho những nhà quản lý thiếu chính trực trong hoạt động quản lý và điều hànhkinh doanh của họ Điều này khiến hệ thống KSNB không thực hiện được vai tròngăn ngừa gian lận, sai sót do con người làm việc trong hệ thống KSNB gây ra.Thứ năm: phần lớn các thủ tục kiểm soát được thiết lập cho các nghiệp vụthường xuyên, lặp đi lặp lại hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên Hầu như cácthủ tục kiểm soát đều tập trung vào các sai phạm dự kiến, thường bỏ qua các saiphạm đột xuất, bất thường

Thứ sáu: quan hệ giữa chi phí và lợi ích: chi phí cho KSNB phải bảo đảm hợp

lý, không được vượt quá lợi ích đạt được do hệ thống đó mang lại

Thứ bảy: các chính sách và thủ tục kiểm soát có thể bị lỗi thời, bị vi phạm donhững biến động trong môi trường hoạt động của doanh nghiệp và các điều kiệnthực tế khác đã thay đổi như các quy định pháp lý thay đổi, camera bị che,…

Thứ tám: công tác kế toán không cung cấp những số liệu chính xác tuyệtđối vì tồn tại các ước tính kế toán mang tính chủ quan của nhà quản lý và ngườilập báo cáo.

Do luôn tồn tại những hạn chế tiềm tàng trên mà KSNB chỉ cung cấp một sựđảm bảo hợp lý và do đó, rủi ro kiểm soát luôn tồn tại tại các doanh nghiệp

2.1.2 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ

Để thực hiện được vai trò của KSNB, theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế số

315 (ISA 315), KSNB của đơn vị bao gồm 5 thành phần cơ bản là môi trường kiểmsoát, đánh giá rủi ro của đơn vị, hệ thống thông tin và truyền thông, các hoạt độngkiểm soát và giám sát

2.1.2.1 Môi trường kiểm soát:

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn

vị có tính môi trường, bao trùm tác động tới việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệucủa kiểm soát nội bộ Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái của một đơn vị, nó ảnhhưởng đến ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối vớicác thành phần khác của KSNB Một môi trường kiểm soát tốt không thể đảm bảochắc chắn rằng KSNB là có hiệu lực và hiệu quả tốt, nhưng một môi trường kiểmsoát không thuận lợi sẽ ảnh hưởng lớn đến tính hiệu lực và hiệu quả của KSNB Môitrường kiểm soát bên trong doanh nghiệp gồm 7 yếu tố:

Một là truyền đạt và hiệu lực hoá tính chính trực và các giá trị đạo đức: có ảnhhưởng đến tính hiệu quả của thiết kế, quản lý và giám sát các thành phần khác củaKSNB Các nhà quản lý cần loại bỏ hoặc làm giảm động cơ khiến nhân viên trongdoanh nghiệp có hành vi không trung thực, trái pháp luật hay trái đạo đức Các giátrị đạo đức và chuẩn mực hành vi cần được truyền đạt đến nhân viên thông qua vănbản và quy định về đạo đức, xây dựng văn hoá doanh nghiệp riêng, tạo sự khác biệtvới các doanh nghiệp khác

Hai là cam kết về năng lực làm việc của nhân viên: ban quản lý cần đảm bảotất cả các nhân viên có kỹ năng và kiến thức để thực hiện nhiệm vụ Để có một độingũ nhân viên tốt, các nhà quản lý cần có chính sách rõ ràng và cụ thể về tuyển

dụng, đào tạo nhân viên, chỉ nên tuyển dụng nhân viên có trình độ và kinh nghiệmphù hợp với nhiệm vụ được giao, tiến hành giám sát, huấn luyện nhân viên đầy đủ

và thường xuyên

Ba là sự tham gia của ban quản trị: để đảm bảo môi trường kiểm soát hiệu lực,các nhân tố cần xem xét gồm: tính độc lập của các thành viên quản trị với các nhàquản lý; kinh nghiệm và khả năng giám sát các hoạt động; tính phù hợp của cáchoạt động, nhà quản trị không can thiệp trực tiếp vào tất cả các hoạt động của doanhnghiệp; thông tin mà các nhà quản trị nhận được và mối liên hệ của họ với kiểmtoán nội bộ và kiểm toán viên bên ngoài

Bốn là triết lý và phong cách điều hành của các nhà quản lý: bao gồm quan điểm,nhận thức, tác phong của nhà quản lý về KSNB, về việc ban hành các chính sách, chế

độ quy định, cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát, các xu hướng khác nhau trong tổchức kiểm tra kiểm soát

Năm là cơ cấu tổ chức: bao gồm hình thức và bản chất của các bộ phận trongdoanh nghiệp, các chức năng quản lý liên quan và mối quan hệ lập báo cáo, phảnánh sự phân quyền trong bộ máy quản lý, kiểm soát của doanh nghiệp Cơ cấu tổchức phải phù hợp với quy mô và hoạt động của doanh nghiệp, phải đảm bảo một

hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới, không bỏ sót, không bị chồng chéo

Sáu là phân công quyền hạn và trách nhiệm: việc phân công quyền hạn rõ ràng vàtất cả nhân viên hiểu về trách nhiệm của họ đối với các công việc được giao thì hiệulực hoạt động sẽ cao hơn Những nguyên tắc phân công quyền hạn và trách nhiệm là:thiết lập sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không

bỏ sót lĩnh vực nào, không chồng chéo giữa các bộ phận; Thực hiện sự phân chia rõràng giữa các chức năng: phê duyệt, xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản:Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất tronghoạt động của các bộ phận chức năng

Bảy là các chính sách và thông lệ về nhân sự: bao gồm chính sách tuyển dụng,định hướng, đào tạo, đánh giá, tư vấn, đề bạt, kỷ luật và hành động sửa chữa cho

nhân viên Các chính sách này có ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động, trong đó

có người làm công tác kiểm soát, vì vậy chúng có ảnh hưởng đến hiệu lực của cácthủ tục kiểm soát được thiết kế

Ngoài 7 yếu tố thuộc về môi trường bên trong doanh nghiệp trên, môi trườngkiểm soát còn bao gồm cả các nhân tố bên ngoài, không chịu sự quản lý, kiểm soátcủa doanh nghiệp Các nhân tố này bao gồm: các nhà cung cấp, khách hàng, các chủ

nợ, luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan chức năng nhà nước,…

Một môi trường kiểm soát được đánh giá là tốt khi:

Thứ nhất: Doanh nghiệp đã ban hành bằng văn bản các nội quy, quy định đểtránh xảy ra mâu thuẫn, xung đột quyền lợi giữa ban lãnh đạo và nhân viên vớidoanh nghiệp, ban hành các quy định xử phạt khi vi phạm quy định Các quy địnhnày cần được phổ biến rộng rãi và yêu cầu tất cả nhân viên ký cam kết tuân thủnhững quy tắc đã được thiết lập

Thứ hai: Doanh nghiệp có các văn bản quy định chung cũng như hướng dẫn cụ thể đốivới các hoạt động

Thứ ba: Tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo

là tấm gương sáng để nhân viên noi theo

Thứ tư: Doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo các hoạt động quản lýđược triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả

Thứ năm: Doanh nghiệp có hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết việcđào tạo, tuyển dụng đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên để khuyến khích nhân viênlàm việc, nâng cao hiệu quả công việc Doanh nghiệp không đặt ra những tiêu chí thiếuthực tế, những danh sách ưu tiên, ưu đãi, lương thưởng bất hợp lý tạo cơ hội cho cáchành vi vô kỷ luật, gian lận

Thứ sáu: Có chính sách thường xuyên luân chuyển nhân viên ở những vị trínhạy cảm

Thứ bảy: Sử dụng bản mô tả công việc quy định rõ yêu cầu kiến thức và chấtlượng cho từng vị trí trong doanh nghiệp

Tóm lại, môi trường kiểm soát là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của KSNB.Nhưng môi trường kiểm soát mạnh chưa đủ để đảm bảo hiệu quả, hiệu lực của KSNB.

2.1.2.2 Đánh giá rủi ro:

Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị được hiểu là quy trình nhận diện và đốiphó với rủi ro kinh doanh Bất kỳ doanh nghiệp nào trong quá trình sản xuất kinhdoanh cũng phải đối phó với rủi ro Đặc biệt là trong môi trường kinh doanh cạnhtranh ngày càng gay gắt, quy mô hoạt động của đơn vị ngày càng lớn và phân tán,công nghệ ngày càng hiện đại, hoạt động của đơn vị ngày càng đa dạng và phức tạpthì những rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải ngày càng tăng Do đó, đánh giárủi ro là nội dung thiết yếu trong KSNB của các đơn vị Khi rủi ro kinh doanh đượcxác định thì ban quản lý cần đánh giá tầm quan trọng của nó, khả năng kiểm soát,quản lý rủi ro để từ đó có biện pháp phù hợp đối phó với rủi ro

Những rủi ro mà doanh nghiệp phải đối mặt có thể từ bên trong doanh nghiệphoặc từ bên ngoài doanh nghiệp Các rủi ro bên trong doanh nghiệp thường do cácnguyên nhân: các mâu thuẫn về mục đích và các chiến lược kinh doanh của doanhnghiệp; Chất lượng cán bộ và thiết bị thấp; Thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thíchhợp, Rủi ro từ các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp có thể do: môi trường kinhdoanh thay đổi; Ảnh hưởng bởi sự thay đổi của nền kinh tế; Các tác động từ các nhàcung cấp, các khách hàng, đối thủ cạnh tranh,

Trong thực tế có những rủi ro doanh nghiệp không thể loại trừ mà chỉ có thểđưa ra các biện pháp phù hợp để giảm thiểu sự tác động của nó Quy trình đánh giárủi ro gồm 4 bước:

Bước 1: Xác định rủi ro kinh doanh: trước tiên cần xác định đối tượng cầnkiểm soát, tìm hiểu, xác định các nhân tố ảnh hưởng tới rủi ro của từng đối tượngrồi nhận dạng rủi ro, đây là quá trình xác định liên tục và có hệ thống các rủi rotrong hoạt động của doanh nghiệp Các cách tiếp cận nhằm nhận dạng rủi ro đã vàđang xảy ra và dự báo những rủi ro có thể xảy ra gồm: thống kê các sự kiện; tạođiều kiện thuận lợi cho việc hội họp, trao đổi; phỏng vấn, điều tra và làm bảng hỏi;phân tích dòng quy trình; sự kiện báo hiệu và ngưỡng hành động và nghiên cứu dữliệu về các rủi ro, sự kiện thua lỗ trước đây

Bước 2: Ước tính mức độ rủi ro Sau khi đã xác định được các rủi ro kinhdoanh, doanh nghiệp cần ước tính mức độ rủi ro hay đo lường mức độ ảnh hưởngcủa rủi ro đến doanh nghiệp, đặc biệt là các hậu quả có thể có về mặt tài chính.Doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp định lượng hoặc các phương pháp địnhtính, phương pháp dự báo tổn thất

Bước 3: Đánh giá khả năng xảy ra rủi ro Doanh nghiệp có thể đo lường xácsuất xảy ra rủi ro bằng các phương pháp định lượng như dùng các phân phối xácsuất để đo lượng rủi ro hoặc các phương pháp định tính như phương pháp đặt câuhỏi và bản khảo sát, phương pháp lược đồ cây,

Bước 4: Quyết định các hành động thích hợp đối phó với các rủi ro Đểđối phó với một rủi ro, các nhà quản lý có thể tiếp cận theo 4 phương án: thứnhất là né tránh rủi ro tuy nhiên đây có thể là phương án tiềm ẩn chi phí cao docác khoản đầu tư đã được thực hiện Thứ hai là giảm thiểu rủi ro như sử dụng

hệ thống kiểm soát nội bộ, đa dạng hoá sản phẩm, lĩnh vực kinh doanh, huấnluyện chéo nhân viên, Thứ ba là chia sẻ rủi ro thông qua mua bảo hiểm, liêndoanh, Thứ tư là chấp nhận rủi ro Doanh nghiệp cần cân nhắc giữa chi phí

và lợi ích khi tiến hành lựa chọn phương pháp thích hợp đối phó với rủi ro.Công tác đánh giá rủi ro được coi là có hiệu quả nếu:

Thứ nhất: Doanh nghiệp đã đề ra mục tiêu tổng thể và các mục tiêu chi tiếtlàm cơ sở cho nhân viên tham chiếu khi thực hiện công việc, nhận diện các rủi ro cóthể xảy ra ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu

Thứ hai: Các nhà quản trị doanh nghiệp đã quan tâm và khuyến khích cácnhân viên quan tâm, phát hiện, nhận diện được các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn đốivới doanh nghiệp

Thứ ba: Doanh nghiệp có quy trình, nhân viên có khả năng đánh giá và phântích định lượng mức độ ảnh hưởng của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn một cáchtương đối chính xác, đánh giá được khả năng có thể xảy ra của từng rủi ro

Thứ tư: Doanh nghiệp đã đưa ra quyết định đối phó với rủi ro một các hợp lýtheo các hướng: né tránh rủi ro, giảm thiểu rủi ro, chia sẻ rủi ro hoặc chấp nhận rủi

ro Khi sử dụng kiểm soát nội bộ để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp đã đề ra kếhoạch, biện pháp, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiếu tác hại của rủi ro đếnmột giới hạn nào đó có thể chấp nhận được Mặt khác, doanh nghiệp có biện pháp

để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro, giới hạn rủi ro tốithiểu mà doanh nghiệp có thể chấp nhận được và báo cáo kịp thời nên bộ phận cótrách nhiệm khi phát hiện rủi ro đã, đang hoặc có thể xảy ra

Như vậy, quy trình đánh giá rủi ro là thiết yếu trong hoạt động kiểm soát củadoanh nghiệp Tuy nhiên, ở Việt Nam hiện nay các doanh nghiệp chưa thực sự quantâm đến vấn đề này Các nhà quản trị cần quan tâm hơn tới việc xây dựng quy trìnhđánh giá rủi ro và các biện pháp ứng phó với rủi ro hiệu quả, đặc biệt là trong hoàncảnh Việt Nam đang hội nhập ngày càng sâu vào trị trường quốc tế như hiện nay

2.1.2.3 Thông tin và truyền thông

Hệ thống thông tin là hệ thống trợ giúp việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh vàchuyển giao kết quả trong công ty Hệ thống thông tin phải được nhận diện, thu thập vàtrao đổi trong biểu mẫu và thời gian cho phép nhân viên thực hiện nhiệm vụ của họ Hệthống thông tin của đơn vị bao gồm hệ thống thông tin kế toán và hệ thống thông tinphi kế toán Hệ thống kế toán là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn

vị áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập BCTC Hệ thống kế toán bao gồm cácphương pháp và các ghi chép được thiết lập để bắt đầu, ghi chép, xử lý và báo cáo cácnghiệp vụ và sự kiện phù hợp và để duy trì trách nhiệm giải trình về tài sản, nợ phải trả

và vốn chủ sở hữu Hệ thống kế toán là hệ thống thông tin chủ yếu trong đơn vị thựchiện chức năng là thông tin và kiểm tra thông qua:

Một là hệ thống chứng từ kế toán: chứng từ kế toán phải đầy đủ để cung cấp

sự đảm bảo hợp lý là tất cả các tài sản, công nợ đã được kiểm soát đúng đắn và tất

cả các nghiệp vụ kinh tế đều được ghi sổ đúng và chính xác Các nguyên tắc trong

tổ chức kiểm soát hệ thống chứng từ kế toán là:

Thứ nhất: Chứng từ phải được đánh số liên tục: nhằm tránh các rủi ro chứng

từ bị thiếu, chưa được ghi sổ kế toán hoặc bị ghi trùng trên sổ kế toán, và để xácđịnh chứng từ khi cần tìm

Thứ hai: Chứng từ phải được lập vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặcngay sau đó càng sớm càng tốt để đảm bảo phản ánh trung thực nhất về bản chất vànội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và giúp cho việc ghi sổ kế toán đượckịp thời, đúng kỳ.

Thứ ba: Chứng từ phải đảm bảo rõ ràng và dễ hiểu

Thứ tư: Chứng từ phải được thiết kế cho nhiều công dụng và thể hiện tối đamức độ kiểm soát nội bộ, đặc biệt là đối với những chứng từ hướng dẫn, chứng từ

do đơn vị tự thiết kế

Hai là hệ thống sổ sách kế toán: sổ sách kế toán là công cụ để kiểm soát, bảo

vệ tài sản, cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính Có nhiều hình thức sổ

kế toán tương ứng với những trình tự ghi sổ nhất định Do đó, doanh nghiệp cầnphải lực chọn cho mình hình thức sổ kế toán phù hợp và tổ chức các sổ kế toán đầy

đủ, hợp lý theo yêu cầu của doanh nghiệp và của các cơ quan nhà nước Ngoài ra,một nguyên tắc cần đảm bảo trong ghi sổ kế toán là việc ghi sổ kế toán phải dựatrên hệ thống chứng từ đầy đủ, hợp lý, hợp lệ, đã được kiểm tra nghiêm ngặt nhằmgiảm các rủi ro như ghi sổ sai, phản ánh giá trị không đúng thực tế,…

Ba là hệ thống tài khoản kế toán: trong hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống tàikhoản kế toán có tác dụng kiểm soát luồng đi của các thông tin theo các nội dung đãđược phân loại Một hệ thống tài khoản được thiết lập hợp lý sẽ đảm bảo mục tiêukiểm soát: sự phân loại của kiểm soát nội bộ, phản ánh các số liệu theo đúng quy

mô và bản chất của chúng, Hệ thống tài khoản hợp lý hữu ích cho cả kế toán tàichính và kế toán quản trị trong quản lý doanh nghiệp và ra quyết định kinh doanh.Việc xây dựng hệ thống tài khoản phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị nhưng phảituân thủ các nguyên tắc, chế độ và chuẩn mực kế toán chung

Bốn là hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán: cuối quy trình xử lý dữ liệu, các

số liệu trên sổ sách kế toán được tổng hợp thành các chỉ tiêu trên các báo cáo kế toántheo chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành hoặc theo những nguyên tắc của đơn vị Hệthống báo cáo gồm các báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị Hệ thống bảng tổnghợp, cân đối kế toán đóng vai trò quan trọng trong kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp

Trong các thành phần trên của hệ thống kế toán, quá trình lập và luân chuyểnchứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát: tính có thật,

sự phê chuẩn, tính đầy đủ, sự phân loại, sự đánh giá, tính đúng kỳ, chuyển sổ và tổnghợp chính xác

Một hệ thống thông tin gồm các bộ phận như các bộ phận vật chất hữu hình,phần mềm, con người, thủ tục và dữ liệu Một hệ thống thông tin hiệu quả cần:+ Nhận diện và ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế kịp thời

+ Giải quyết các nghiệp vụ đã bị xử lý sai

+ Xử lý và giải thích hệ thống có thể bỏ qua các kiểm soát

+ Chuyển thông tin từ các hệ thống xử lý nghiệp vụ sang sổ cái

+ Có thông tin phù hợp để lập BCTC cho các sự kiện và nghiệp vụ phát sinh.+ Trình bày các nghiệp vụ và các yếu tố liên quan một cách hợp lý trên BCTCMột đặc điểm quan trọng của hệ thống thông tin là xác minh kiểm toán, nghĩa

là số liệu có thể đối chiếu, xác minh từ chứng từ gốc đến BCTC và ngược lại từBCTC chi tiết đến chứng từ gốc

Hiện nay, hầu như tất cả các doanh nghiệp đều sử dụng máy tính cho các hoạtđộng của mình Các phương pháp mà đơn vị áp dụng để xử lý ứng dụng kế toánquan trọng có thể ảnh hưởng đến các hoạt động kiểm soát được thiết kế Việc xử lýmáy tính có những đặc điểm khác với xử lý thủ công, ảnh hưởng tới KSNB như: xử

lý đồng nhất các nghiệp vụ có đặc tính giống nhau, phân tách nghiệp vụ giảmxuống, khả năng sai phạm và hậu quả sai phạm có thể lớn hơn, khả năng giám sátquản lý tăng lên

Để bảm bảo các mục tiêu của kiểm soát nội bộ, hệ thống thông tin và truyềnthông phải đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ, tin cậy dễ nắmbắt và đúng người có thẩm quyền Một hệ thống thông tin và truyền thông có chấtlượng tốt cần đảm bảo:

Thứ nhất: Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng choban lãnh đạo và những người có thẩm quyền