Quy trình xử lý đơn hàng nhập khẩu than antraxit việt nam theo hình thức giao hàng chuyến tại vinacomin

Tơi cơng tác Tập đồn Cơng nghiệp than khống sản Việt nam (Vinacomin) – Tập đoàn kinh tế nhà nước có trụ sở 226-Lê Duẩn, Hà Nội Một nhiệm vụ chủ chốt Vinacomin khai thác, sản xuất than để thỏa mãn tối đa nhu cầu kinh tế quốc dân xuất chủng loại than mà hộ sử dụng nước chưa sử dụng hết chưa có nhu cầu sử dụng Ban XNK - nơi làm việc giao nhiệm vụ chủ trì hoạt động xuất nhập than toàn Tập đoàn, quản lý hướng dẫn nghiệp vụ XNK cho Công ty Tập đoàn bao gồm việc trực tiếp thực nghiệp vụ xuất than thị trường lớn, chiến lược Trung quốc, Nhật bản, Châu Âu… Hoạt động xuất than Tập đoàn Cơng nghiệp than khống sản Việt nam chủ yếu thực thông qua Hợp đồng dài hạn, hợp đồng năm tháng… Bên cạnh đó, Tập đồn tổ chức xuất than theo hình thức giao hàng chuyến, nghĩa giao hàng theo hợp đồng đơn lẻ ký kết vào thời điểm khách hàng phát sinh nhu cầu mua hàng Tập đồn có khả cung cấp, giá bán xác định theo giá thị trường thời điểm phát sinh nhu cầu Trong báo cáo này, tơi trình bày quy trình tác nghiệp thường xảy cơng việc hàng ngày tơi, “Quy trình xử lý đơn hàng nhập than antraxit Việt nam theo hình thức giao hàng chuyến Vinacomin” Quy trình tác nghiệp phát sinh nhu cầu từ phía khách hàng kết thúc bên ký kết hợp đồng mua bán than Tôi đưa đề xuất, kiến nghị cá nhân nhằm cải thiện quy trình tác nghiệp thời gian tới, theo đánh giá cá nhân tôi, quy trình chứa đựng số điểm chưa hợp lý bất cập cho công tác quản lý 1- Các đơn vị có liên quan đến quy trình tác nghiệp: - Bộ phận bán hàng Vinacomin (Ban Xuất nhập (XNK)) - Bộ phận nguồn hàng Vinacomin (Ban Sản xuất than (SXT)) - Các đơn vị sản xuất than Vinacomin - Lãnh đạo phụ trách khối Thương mại-Dịch vụ Vinacomin - Khách hàng nhập than 2- Các bước cơng việc quy trình tác nghiệp: Ban XNK tiếp nhận đơn hỏi hàng Kiểm tra nguồn hàng thông qua Ban SXT Lập phương án đàm phán với k/hàng Trình lãnh đạo phê duyệt phương án Gửi chào, đàm phán với khách hàng Ký hợp đồng ngoại thương với khách hàng 3-Mô tả chi tiết quy trình tác nghiệp: *Bước 1: Ban XNK tiếp nhận đơn hàng: Khi có hỏi hàng từ nhà nhập khẩu, Ban XNK đầu mối tiếp nhận xử lý thông tin Cụ thể: - Xác định nhu cầu cụ thể khách hàng khối lượng, chủng loại than, thời gian lấy hàng - Xác định nhà sử dụng cuối để tránh chào hàng chồng chéo vào hộ sử dụng than Việt Nam, tạo cạnh tranh không cần thiết, gây thắc mắc cho khách hàng… - Tìm hiểu, thẩm tra thông tin khách hàng mua than tư cách pháp nhân, tình hình tài chính, uy tín cơng ty.… - Đánh giá sơ khách hàng nhu cầu họ để định hướng triển khai giao dịch phù hợp *Bước 2: Kiểm tra nguồn hàng: Sau sơ đánh giá nhu cầu, Ban XNK tiến hành kiểm tra khả cung cấp thực tế Vinacomin thông qua Ban SXT Ban SXT làm việc cụ thể với đơn vị sản xuất than liên quan xác nhận lại với Ban XNK có khả đáp ứng Bản xác nhận đề cập rõ nội dung khối lượng, chất lượng than đáp ứng, thời gian giao hàng … làm sở cho Ban XNK chào hàng *Bước 3: Lập phương án đàm phán: Sau có xác nhận nguồn hàng Ban SXT, Ban XNK lập phương án đàm phán dựa sở sau: + Giá than: Dựa bảng giá than tối thiểu Vinacomin áp dụng cho giai đoạn xu hướng giá than giao hàng chuyến thị trường giới khu vực thời điểm phát sinh nhu cầu + Nguồn than, thời gian giao hàng: Theo xác nhận Ban SXT *Bước 4: Trình lãnh đạo phê duyệt phương án đàm phán: Ban XNK báo cáo Phó Tổng Giám đốc phụ trách khối thương mại – dịch vụ Tập đồn thơng qua phương án đàm phán *Bước 5: Triển khai đàm phán, giao dịch cụ thể với khách hàng thời hạn chào *Bước 6: Ký hợp đồng ngoại thương (hợp đồng mua bán than): Sau khách hàng xác nhận chào Vinacomin, Ban XNK dự thảo hợp đồng mua bán than, thống với khách hàng nội dung hợp đồng trình lãnh đạo ký kết Đồng thời, Ban XNK đăng ký kế hoạch giao hàng thức với Ban SXT để triển khai sản xuất 4- Những điểm bất cập cho cơng tác quản lý: Trong quy trình trên, tơi nhận thấy có điểm bất cập cho cơng tác quản lý sau: 4.1.Vấn đề tác nghiệp phận bán hàng - phận nguồn hàng – đơn vị sản xuất than (Ban XNK-Ban SXT-Đơn vị sản xuất than) gặp phải số vướng mắc, đặc biệt đơn hàng có khối lượng lớn chất lượng đặc biệt: Theo quy trình trên, sau có xác nhận phận bán hàng (Ban XNK) đề cập bước phận nguồn hàng (Ban SXT) triển khai sản xuất Tuy nhiên, đợi đến bước – tức sau bên ký kết hợp đồng thời gian lại để chuẩn bị chân hàng gấp gáp Do vậy, nhận đề nghị kiểm tra nguồn hàng từ Ban XNK (bước 2), sở đánh giá sơ khả thực đơn hàng Ban XNK, Ban SXT thường triển khai việc sản xuất than để tiết kiệm thời gian việc sản xuất than chịu ảnh hưởng nhiều vào yếu tố thời tiết nên đơn vị cố gắng triển khai sản xuất điều kiện thời tiết thuận lợi Hơn nữa, đặc thù nhu cầu giao hàng chuyến khách hàng thường muốn lấy hàng “nhanh” nên điều nhiều ảnh hưởng đến hành vi phận nguồn hàng Hậu là, trường hợp giao dịch không thành công, Ban SXT buộc phải chuyển đổi nguồn than chuẩn bị sang cho khách hàng khác nhu cầu khác Đối với lô than khối lượng lớn chất lượng đặc biệt, vấn đề không dễ giải việc sản xuất thừa làm phát sinh chi phí, gây mâu thuẫn đùn đẩy trách nhiệm phận, đơn vị 4.2.Quản lý giá bán than: Bộ phận bán hàng vào mức giá than tối thiểu Tập đoàn quy định xu hướng giá than thị trường để xây dựng phương án chào hàng cho nhu cầu giao hàng chuyến (bước 3) Ví dụ: Giá tối thiểu áp dụng cho than Hòn gai số 6, giao hàng Quý 4/2011 150USD/tấn Do đó, giao dịch giao hàng chuyến Quý 4/2011, phận bán hàng xây dựng phương án giá chào mức 155USD/tấn (hoặc 157USD/tấn) đề xuất kết luận giao dịch mức 154USD/tấn (hoặc 152-153USD/tấn) Như vậy, mức giá chào hàng mức giá kết luận cho giao dịch giao hàng chuyến phụ thuộc nhiều vào nguồn thông tin thị trường ý thức, độ trung thực cán thị trường, trình độ, lực cấp cán quản lý, lãnh đạo, chế kiểm tra, giám sát doanh nghiệp…Nếu khơng giải tốt vấn đề này, tình trạng gian lận thương mại, thông đồng với khách hàng, làm thất giá than… dễ xảy 5- Đề xuất, kiến nghị để khắc phục bất cập: 5.1.Đối với vấn đề tác nghiệp phận bán hàng-bộ phận nguồn hàng - đơn vị sản xuất than: - Bộ phận nguồn hàng cần tính tốn xác, khoa học thời gian cần có tính từ ngày đặt hàng thức để chuẩn bị lơ hàng, triển khai sản xuất sở xác nhận thức phận bán hàng để tránh tình trạng sản xuất thừa, làm phát sinh chi phí - Bộ phận bán hàng cần có chế độ thơng tin chặt chẽ với khách hàng để chủ động dự báo nhu cầu mua than sớm để có kế hoạch sản xuất phù hợp - Gắn trách nhiệm phận với chi phí phát sinh lỗi phận gây nên 5.2.Kiểm sốt giá bán than: - Ban hành quy chế kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ, xử lý nghiêm trường hợp cố tình làm thất giá than - Định kỳ thay đổi cán làm việc vị trí kinh doanh - Có chế thưởng khuyến khích cho cá nhân, tập thể phận bán hàng bán than với mức giá cao mức giá tối thiểu Câu 2: Những nội dung môn học Quản trị tác nghiệp áp dụng Tập đồn Cơng nghiệp than khống sản Việt Nam (Vinacomin) Trong nội dung môn học Quản trị tác nghiệp, tơi nhận thấy số nội dung áp dụng Vinacomin như: - Triết lý sản xuất LEAN, JIT - Hệ thống sản xuất Toyota (TPS) - Thẻ KANBAN……… Trong số nội dung trên, cho việc áp dụng Triết lý sản xuất LEAN mang lại hiệu thiết thực hoạt động sản xuất tiêu thụ than Vinacomin * Khái niệm LEAN: -LEAN loại bỏ lãng phí -LEAN triết lý sản xuất nhằm liên tục tìm kiếm giải vấn đề sản xuất nhằm giảm tồn kho tăng suất lao động -LEAN nhấn mạnh vào việc liên tục cải tiến, tôn trọng nhân viên, trao quyền thực hành công việc tiêu chuẩn hoá -Sản xuất LEAN mang đến cho khách hàng sản phẩm họ cần mà họ cần khơng có lãng phí *Các loại lãng phí Vinacomin theo quan điểm sản xuất LEAN đề xuất giải pháp khắc phục: 1-Sản xuất thừa - Lưu kho: Sản xuất thừa làm phát sinh chi phí, lãng phí chi phí lưu kho cơng tác dự báo thị trường thiếu xác, thiếu thơng tin, thay đổi từ khách hàng (khách hàng hoãn đơn hàng) * Giải pháp: - Cập nhật thơng tin khách hàng xác, kịp thời - Tăng tỷ lệ đặt cọc từ khách hàng 2- Lãng phí vận chuyển: Lãng phí vận chuyển hàng hố khơng hợp lý hao hụt q lớn Ví dụ: Sơ đồ hầm hàng tàu xuất khẩu: 10.000 - Vận chuyển than tàu sà lan: 9900 - thiếu 100 (Lý do: giám định ko xác, hao hụt lớn (trộm cắp, rơi vãi ) - Giải pháp tình thế: Chịu cước khống cho 100 tiếp tục vận chuyển than tàu (chi phí phát sinh lớn lãng phí phương tiện, thời gian làm hàng bị kéo dài ) Tuy nhiên, công ty nhà nước nên Vinacomin khó định chấp nhận tiền phạt cước khống nên thường có xu hướng tiếp tục vận chuyển than tàu dù chi phí phát sinh lớn nhiều so với tiền cước phạt cước khống - Giải pháp lâu dài: + Lập kho than biển để kịp thời bù đắp thiếu hụt nguồn than giao cho tàu + Quy định tỷ lệ hao hụt than cho phép; gắn trách nhiệm bảo quản than cho đơn vị cụ thể 3-Lãng phí đợi chờ: Lãng phí phát sinh kế hoạch tác nghiệp người với người, quy trình sản xuất, giao hàng chưa hợp lý, chưa phù hợp Ví dụ: 1) Tàu đến cảng khơng có hàng làm tàu phải đợi chờ gây phát sinh tiền phạt giao hàng chậm 2) Chờ giám định tàu: Theo quy trình phải có mặt người điều hành, giám định nội bộ, giám định độc lập, nhà tàu (thuyền trưởng, đại lý tàu) tiến hành thủ tục giám định cho tàu Nếu thiếu người thực thao tác, làm kéo dài thời gian làm hàng cho tàu gây thiệt hại Giải pháp: Phân định rõ trách nhiệm phận gắn với chế phạt vi phạm 4- Lãng phí sửa chữa: Là lãng phí phát sinh than khơng đảm bảo chất lượng … Ví dụ: Than xếp lên tàu bị phát chất lượng, không đạt yêu cầu hợp đồng nên cần phải khắc phục cách phải dỡ than chất lượng lên thay than đảm bảo chất lượng rót thêm than chất lượng tốt để hoà trộn… Giải pháp: -Tăng cường công tác quản lý chất lượng đầu nguồn (tại kho than, trước rót xuống sà lan để chuyển tải…) - Chú trọng biện pháp bảo vệ chất lượng than (lập kho than có mái che, phủ bạt che mưa cho sà lan vận chuyển ) * Danh mục tài liệu tham khảo: - Giáo trình quản trị hoạt động MBA Griggs - Website: www.vinacomin.vn ... cáo này, tơi trình bày quy trình tác nghiệp thường xảy công việc hàng ngày tơi, Quy trình xử lý đơn hàng nhập than antraxit Việt nam theo hình thức giao hàng chuyến Vinacomin Quy trình tác nghiệp... xuất than Tập đồn Cơng nghiệp than khoáng sản Việt nam chủ yếu thực thông qua Hợp đồng dài hạn, hợp đồng năm tháng… Bên cạnh đó, Tập đồn tổ chức xuất than theo hình thức giao hàng chuyến, nghĩa giao. .. chưa hợp lý bất cập cho công tác quản lý 1- Các đơn vị có liên quan đến quy trình tác nghiệp: - Bộ phận bán hàng Vinacomin (Ban Xuất nhập (XNK)) - Bộ phận nguồn hàng Vinacomin (Ban Sản xuất than