Quy trình xử lý đơn hàng nhập khẩu than antraxit việt nam theo hình thức giao hàng chuyến tại vinacomin

Hoạt động xuất khẩu than của Tập đoàn Công nghiệp than khoáng sản Việt nam chủ yếu được thực hiện thông qua các Hợp đồng dài hạn, hợp đồng năm hoặc 6 tháng… Bên cạnh đó, Tập đoàn cũng tổ

Tôi công tác tại Tập đoàn Công nghiệp than khoáng sản Việt nam (Vinacomin) – một Tập đoàn kinh tế nhà nước có trụ sở tại 226-Lê Duẩn, Hà Nội Một trong những nhiệm vụ chủ chốt của Vinacomin là khai thác, sản xuất than để thỏa mãn tối đa nhu cầu của nền kinh tế quốc dân và xuất khẩu những chủng loại than mà các hộ sử dụng trong nước chưa sử dụng hết hoặc chưa có nhu cầu sử dụng Ban XNK - nơi tôi đang làm việc hiện nay được giao nhiệm vụ chủ trì hoạt động xuất nhập khẩu than của toàn Tập đoàn, quản lý hướng dẫn nghiệp vụ XNK cho các Công ty con của Tập đoàn bao gồm cả việc trực tiếp thực hiện các nghiệp

vụ xuất khẩu than đi các thị trường lớn, chiến lược như Trung quốc, Nhật bản, Châu Âu…

Hoạt động xuất khẩu than của Tập đoàn Công nghiệp than khoáng sản Việt nam chủ yếu được thực hiện thông qua các Hợp đồng dài hạn, hợp đồng năm hoặc 6 tháng… Bên cạnh đó, Tập đoàn cũng tổ chức xuất khẩu than theo hình thức giao hàng chuyến, nghĩa là giao hàng theo các hợp đồng đơn lẻ được ký kết vào thời điểm khách hàng phát sinh nhu cầu mua hàng và Tập đoàn có khả năng cung cấp, giá bán được xác định theo giá thị trường tại thời điểm phát sinh nhu cầu

Trong bản báo cáo này, tôi sẽ trình bày một quy trình tác nghiệp thường

xảy ra trong công việc hàng ngày của tôi, đó là “Quy trình xử lý đơn hàng nhập khẩu than antraxit Việt nam theo hình thức giao hàng chuyến tại Vinacomin” Quy trình tác nghiệp này được bắt đầu từ khi phát sinh nhu cầu từ

phía khách hàng và kết thúc khi các bên ký kết hợp đồng mua bán than Tôi cũng

sẽ đưa ra các đề xuất, kiến nghị của cá nhân nhằm cải thiện quy trình tác nghiệp này trong thời gian tới, bởi theo đánh giá của cá nhân tôi, quy trình này còn chứa đựng một số điểm chưa hợp lý và bất cập cho công tác quản lý

1- Các đơn vị có liên quan đến quy trình tác nghiệp:

- Bộ phận bán hàng của Vinacomin (Ban Xuất nhập khẩu (XNK))

- Bộ phận nguồn hàng của Vinacomin (Ban Sản xuất than (SXT))

- Các đơn vị sản xuất than của Vinacomin

- Lãnh đạo phụ trách khối Thương mại-Dịch vụ của Vinacomin

- Khách hàng nhập khẩu than

2- Các bước công việc của quy trình tác nghiệp:

Ban

XNK

tiếp

nhận

đơn

hỏi

hàng

Trình lãnh đạo phê duyệt phương

án

Ký hợp đồng ngoại thương với khách hàng

Gửi bản chào, đàm phán với khách hàng

Kiểm tra nguồn hàng thông qua Ban SXT

Lập phương

án đàm phán với k/hàng

3-Mô tả chi tiết quy trình tác nghiệp:

*Bước 1: Ban XNK tiếp nhận đơn hàng: Khi có hỏi hàng từ các nhà nhập khẩu, Ban XNK là đầu mối tiếp nhận và xử lý thông tin Cụ thể:

- Xác định nhu cầu cụ thể của khách hàng về khối lượng, chủng loại than, thời gian lấy hàng

- Xác định nhà sử dụng cuối cùng để tránh chào hàng chồng chéo vào các hộ

đã và đang sử dụng than của Việt Nam, tạo ra sự cạnh tranh không cần thiết, gây thắc mắc cho khách hàng…

- Tìm hiểu, thẩm tra thông tin cơ bản về khách hàng mua than như tư cách pháp nhân, tình hình tài chính, uy tín công ty.…

- Đánh giá sơ bộ khách hàng và nhu cầu của họ để định hướng triển khai giao dịch phù hợp

*Bước 2: Kiểm tra nguồn hàng: Sau khi sơ bộ đánh giá nhu cầu, Ban XNK tiến hành kiểm tra khả năng cung cấp thực tế của Vinacomin thông qua Ban SXT Ban SXT làm việc cụ thể với đơn vị sản xuất than liên quan và xác nhận lại với Ban XNK nếu có khả năng đáp ứng Bản xác nhận sẽ đề cập rõ các nội dung như khối lượng, chất lượng than có thể đáp ứng, thời gian có thể giao hàng … làm cơ sở cho Ban XNK chào hàng

*Bước 3: Lập phương án đàm phán: Sau khi đã có xác nhận nguồn hàng của Ban SXT, Ban XNK lập phương án đàm phán dựa trên các cơ sở sau:

+ Giá than: Dựa trên bảng giá than tối thiểu của Vinacomin áp dụng cho từng giai đoạn và xu hướng giá than giao hàng chuyến trên thị trường thế giới và khu vực tại thời điểm phát sinh nhu cầu

+ Nguồn than, thời gian giao hàng: Theo xác nhận của Ban SXT

*Bước 4: Trình lãnh đạo phê duyệt phương án đàm phán: Ban XNK báo cáo Phó Tổng Giám đốc phụ trách khối thương mại – dịch vụ của Tập đoàn thông qua phương án đàm phán

*Bước 5: Triển khai đàm phán, giao dịch cụ thể với khách hàng trong thời hạn bản chào

*Bước 6: Ký hợp đồng ngoại thương (hợp đồng mua bán than): Sau khi khách hàng xác nhận bản chào của Vinacomin, Ban XNK dự thảo hợp đồng mua bán than, thống nhất với khách hàng về nội dung hợp đồng và trình lãnh đạo ký kết

Đồng thời, Ban XNK đăng ký kế hoạch giao hàng chính thức với Ban SXT

để triển khai sản xuất

4- Những điểm bất cập cho công tác quản lý:

Trong quy trình trên, tôi nhận thấy còn có những điểm bất cập cho công tác quản lý như sau:

4.1.Vấn đề tác nghiệp giữa các bộ phận bán hàng - bộ phận nguồn hàng – đơn vị sản xuất than (Ban XNK-Ban SXT-Đơn vị sản xuất than) đôi khi gặp phải một số vướng mắc, đặc biệt đối với những đơn hàng có khối lượng lớn hoặc chất lượng đặc biệt:

Theo quy trình trên, chỉ sau khi có xác nhận của bộ phận bán hàng (Ban XNK) như đề cập tại bước 6 thì bộ phận nguồn hàng (Ban SXT) mới triển khai sản xuất Tuy nhiên, nếu đợi đến bước 6 – tức là sau khi các bên ký kết hợp đồng thì thời gian còn lại để chuẩn bị chân hàng sẽ rất gấp gáp

Do vậy, khi nhận được đề nghị kiểm tra nguồn hàng từ Ban XNK (bước 2), trên cơ sở đánh giá sơ bộ về khả năng thực hiện đơn hàng của Ban XNK, Ban SXT thường triển khai ngay việc sản xuất than để tiết kiệm thời gian vì việc sản xuất than chịu ảnh hưởng rất nhiều vào yếu tố thời tiết nên các đơn vị luôn cố

gắng triển khai sản xuất khi điều kiện thời tiết thuận lợi Hơn thế nữa, đặc thù của

các nhu cầu giao hàng chuyến là khách hàng thường muốn lấy hàng “nhanh” nên

điều này ít nhiều cũng ảnh hưởng đến hành vi của bộ phận nguồn hàng Hậu quả

là, trong trường hợp giao dịch không thành công, Ban SXT buộc phải chuyển đổi nguồn than đã chuẩn bị sang cho khách hàng khác hoặc nhu cầu khác Đối với các lô than khối lượng lớn hoặc chất lượng đặc biệt, đây là vấn đề không dễ giải quyết vì việc sản xuất thừa sẽ làm phát sinh các chi phí, gây mâu thuẫn hoặc đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận, đơn vị

4.2.Quản lý giá bán than: Bộ phận bán hàng căn cứ vào mức giá than tối

thiểu do Tập đoàn quy định và xu hướng giá than trên thị trường để xây dựng phương án chào hàng cho các nhu cầu giao hàng chuyến (bước 3) Ví dụ: Giá tối thiểu áp dụng cho than Hòn gai số 6, giao hàng trong Quý 4/2011 là 150USD/tấn

Do đó, đối với một giao dịch giao hàng chuyến trong Quý 4/2011, bộ phận bán hàng có thể xây dựng phương án giá chào ở mức 155USD/tấn (hoặc 157USD/tấn)

và đề xuất kết luận giao dịch ở mức 154USD/tấn (hoặc 152-153USD/tấn)

Như vậy, mức giá chào hàng cũng như mức giá kết luận cho các giao dịch giao hàng chuyến phụ thuộc rất nhiều vào nguồn thông tin thị trường cũng như ý thức, độ trung thực của cán bộ thị trường, trình độ, năng lực của các cấp cán bộ quản lý, lãnh đạo, cơ chế kiểm tra, giám sát của doanh nghiệp…Nếu không giải quyết tốt các vấn đề này, tình trạng gian lận thương mại, thông đồng với khách hàng, làm thất thoát giá than… rất dễ có thể xảy ra

5- Đề xuất, kiến nghị để khắc phục bất cập:

5.1.Đối với vấn đề tác nghiệp giữa các bộ phận bán hàng-bộ phận nguồn hàng - đơn vị sản xuất than:

- Bộ phận nguồn hàng cần tính toán chính xác, khoa học về thời gian cần

có tính từ ngày đặt hàng chính thức để chuẩn bị lô hàng, chỉ triển khai sản xuất trên cơ sở xác nhận chính thức của bộ phận bán hàng để tránh tình trạng sản xuất thừa, làm phát sinh chi phí

- Bộ phận bán hàng cần có chế độ thông tin chặt chẽ với khách hàng để chủ động dự báo các nhu cầu mua than sớm nhất có thể để có kế hoạch sản xuất phù hợp

- Gắn trách nhiệm các bộ phận với các chi phí phát sinh do lỗi của bộ phận

đó gây nên

5.2.Kiểm soát giá bán than:

- Ban hành quy chế kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ, xử lý nghiêm các trường hợp cố tình làm thất thoát giá than

- Định kỳ thay đổi cán bộ làm việc ở các vị trí kinh doanh

- Có cơ chế thưởng khuyến khích cho cá nhân, tập thể của bộ phận bán hàng nếu bán được than với mức giá cao hơn mức giá tối thiểu

Câu 2: Những nội dung trong môn học Quản trị tác nghiệp có thể áp dụng tại Tập đoàn Công nghiệp than khoáng sản Việt Nam (Vinacomin)

Trong các nội dung trong môn học Quản trị tác nghiệp, tôi nhận thấy một

số nội dung có thể áp dụng tại Vinacomin như:

- Triết lý sản xuất LEAN, JIT

- Hệ thống sản xuất Toyota (TPS)

- Thẻ KANBAN………

Trong số các nội dung trên, tôi cho rằng việc áp dụng Triết lý sản xuất LEAN có thể mang lại hiệu quả thiết thực trong hoạt động sản xuất và tiêu thụ than của Vinacomin

* Khái niệm LEAN:

-LEAN là loại bỏ các lãng phí

-LEAN là triết lý sản xuất nhằm liên tục tìm kiếm và giải quyết các vấn đề trong sản xuất nhằm giảm tồn kho và tăng năng suất lao động

-LEAN nhấn mạnh vào việc liên tục cải tiến, tôn trọng nhân viên, trao quyền và thực hành công việc được tiêu chuẩn hoá

-Sản xuất LEAN mang đến cho khách hàng những sản phẩm họ cần khi mà

họ cần và không có lãng phí

*Các loại lãng phí tại Vinacomin theo quan điểm sản xuất LEAN và đề xuất giải pháp khắc phục:

1-Sản xuất thừa - Lưu kho : Sản xuất thừa làm phát sinh chi phí, lãng phí

chi phí lưu kho do công tác dự báo thị trường thiếu chính xác, thiếu thông tin, thay đổi từ khách hàng (khách hàng hoãn đơn hàng)

* Giải pháp: - Cập nhật thông tin về khách hàng chính xác, kịp thời

- Tăng tỷ lệ đặt cọc từ khách hàng

2- Lãng phí v ận chuyển : Lãng phí do vận chuyển hàng hoá không hợp lý

hoặc hao hụt quá lớn

Ví dụ: Sơ đồ hầm hàng tàu xuất khẩu: 10.000 tấn

- Vận chuyển than ra tàu bằng sà lan: 9900 tấn - thiếu 100 tấn (Lý do: giám định ko chính xác, hao hụt lớn (trộm cắp, rơi vãi )

- Giải pháp tình thế: Chịu cước khống cho 100 tấn hoặc tiếp tục vận chuyển than ra tàu (chi phí phát sinh rất lớn do lãng phí phương tiện, thời gian làm hàng bị kéo dài ) Tuy nhiên, do là công ty nhà nước nên Vinacomin rất khó

ra quyết định chấp nhận tiền phạt cước khống nên thường có xu hướng tiếp tục vận chuyển than ra tàu dù chi phí phát sinh lớn hơn rất nhiều so với tiền cước phạt cước khống

- Giải pháp lâu dài: + Lập kho than nổi trên biển để kịp thời bù đắp các thiếu hụt về nguồn than giao cho tàu

+ Quy định về tỷ lệ hao hụt than cho phép; gắn trách nhiệm bảo quản than cho một đơn vị cụ thể

3-Lãng phí đ ợi chờ : Lãng phí phát sinh do kế hoạch tác nghiệp giữa người

với người, quy trình sản xuất, giao hàng chưa hợp lý, chưa phù hợp

Ví dụ: 1) Tàu đến cảng nhưng không có hàng làm tàu phải đợi chờ gây phát

sinh tiền phạt giao hàng chậm

2) Chờ giám định tàu: Theo quy trình phải có mặt của người điều hành, giám định nội bộ, giám định độc lập, nhà tàu (thuyền trưởng, đại lý tàu) thì mới

có thể tiến hành thủ tục giám định cho tàu Nếu thiếu bất kỳ người nào cũng không thể thực hiện thao tác, làm kéo dài thời gian làm hàng cho tàu gây thiệt hại

Giải pháp: Phân định rõ trách nhiệm của từng bộ phận gắn với cơ chế phạt

vi phạm

4- Lãng phí sửa chữa: Là lãng phí phát sinh do than không đảm bảo chất

lượng …

Ví dụ : Than đã xếp lên tàu nhưng bị phát hiện kém chất lượng, không đạt

yêu cầu của hợp đồng nên cần phải khắc phục bằng cách phải dỡ than kém chất lượng lên và thay thế bằng than đảm bảo chất lượng hoặc rót thêm than chất lượng tốt hơn để hoà trộn…

Giải pháp: -Tăng cường công tác quản lý chất lượng đầu nguồn (tại kho

than, trước khi rót xuống sà lan để chuyển tải…)

- Chú trọng biện pháp bảo vệ chất lượng than (lập kho than có mái che, phủ bạt che mưa cho sà lan vận chuyển )

* Danh mục tài liệu tham khảo:

- Giáo trình quản trị hoạt động MBA Griggs

- Website: www.vinacomin.vn