Quy trình sửa chữa lớn tài sản cố định tại công ty luyện đồng lào cai – tổng công ty khoáng sản – vinacomin

Sửa chữa lớn TSCĐ là những công việc đại tu các thiết bị công trình được qui định trong qui phạm quản lý kỹ thuật nhà máy luyện đồng, mà đại tu chính là sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ để ph

Quy trình sửa chữa lớn Tài sản cố định tại Công ty Luyện đồng Lào Cai – Tổng công ty Khoáng sản – Vinacomin.

Công ty Luyện đồng Lào Cai (gọi tắt là Công ty) được thành lập vào năm 2007 – tiền thân là Nhà máy luyện đồng Lào Cai là Công ty con trực thuộc Công ty mẹ -Tổng công ty Khoáng sản – Vinacomin (Vimico), thành viên của Tập đoàn Công nghiệp Thanh – Khoáng sản Việt Nam (TKV)

Quy trình sửa chữa lớn (SCL) tài sản cố định (TSCĐ) tại Công ty Luyện đồng Lào Cai được xây dựng nhằm hệ thống hóa và tăng cường cơ sở pháp lý trong công tác quản lý sửa chữa lớn TSCĐ của Công ty do Hội đồng Quản trị (HĐQT) Vimico phê duyệt Sản phẩm chính là đồng kim loại (99,99%) và một số sản phẩm phụ (vàng, bạc, Axit Sunfuric) bán cho khách hàng được đánh giá bằng sự vận hành an toàn, tin cậy của các phân xưởng sản xuất ổn định, trong khi đó sự vận hành các phân xưởng sản xuất phụ thuộc chủ yếu vào chất lượng đại tu SCL thiết bị Như vậy quy trình SCL là một bộ phận tác nghiệp quan trọng trong việc sản xuật ra sản phẩm đồng kim loại

Sửa chữa lớn TSCĐ là những công việc đại tu các thiết bị công trình được qui định trong qui phạm quản lý kỹ thuật nhà máy luyện đồng, mà đại tu chính là sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ để phục hồi trạng thái tốt, an toàn của thiết bị, công trình và phòng ngừa sự cố, nhằm đảm bảo vận hành an toàn và kinh tế trong suốt thời gian giữa các chu kỳ đại tu

II Quy trình SCL tại Công ty Luyện đồng Lào Cai.

1.Kế hoạch sửa SCL.

1.1 Kế hoạch sửa chữa lớn 5 năm:

Dựa vào chu kỳ SCL của các thiết bị chính, Phòng Cơ điện – Vận tại Vimico chủ trì cùng các phòng ban liên quan phối hợp với Công ty Luyện đồng Lào Cai (các phòng ban, phân xưởng) rà soát danh mục, khối lượng và gửi về Phòng Kế hoạch để tổng hợp báo cáo Tổng Giám đốc và trình Hội đồng quản trị Vimico phê duyệt, đồng thời căn cứ vào tiến độ thực hiện hàng năm, Phòng Kế hoạch lập báo cáo gửi HĐQT Tổng công ty (vimico) xin điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp

1.2 Kế hoạch SCL hàng năm

Vào tháng 12 hàng năm căn cứ vào Chu kỳ SCL, kế hoạch SCL 5 năm và yêu cầu sản xuất của Công ty, Phòng Kế hoạch xem xét trình Giám đốc để thông báo cho các phân xưởng sản xuất biết danh mục và tiến độ các thiết bị chính sẽ tới kỳ hạn SCL (thông báo trước 06 tháng) Khi nhận được thông báo, Phòng Kỹ thuật phối hợp các phân xưởng có trách nhiệm nghiên cứu, đề nghị bổ sung hiệu chỉnh cho phù hợp với tình trạng kỹ thuật hiện tại của thiết bị Đồng thời rà soát, thống kê “danh mục” các thiết bị, công trình khác đã đến chu kỳ SCL để lập kế hoạch “danh mục SCL” báo cáo Giám đốc để Giám đốc Công ty trình Tổng công ty phê duyệt trước ngày 25 tháng 1 hàng năm (trước năm kế hoạch)

Khi có quyết định phê duyệt danh mục SCL, Phòng Kỹ thuật chủ trì cùng các các phân xưởng sản xuất tiến hành việc khảo sát lập phương án kỹ thuật, khối lượng công việc, vật tư, tiến độ thực hiện, thiết kế và trình Giám đốc phê duyệt đồng thời chuyển

hồ sơ được duyệt cho Phòng Kế hoạch vật tư để lập dự toán các công trình Việc khảo sát, lập phương án kỹ thuật, khối lượng công việc, vật tư thiết bị, tiến độ thực hiện, thiết kế (kể từ khi có quyết định phê duyệt danh mục SCL) đến hết ngày 25 tháng 4; Lập duyệt dự toán các công trình và gửi báo cáo về Tổng công ty từ ngày 25 tháng

4 đến ngày 15 tháng 8;

Tổng công ty tổ chức đấu thầu và ký kết hợp đồng mua sắm thiết bị từ 15 tháng 8 đến 30 tháng 11;

Khi khảo sát lập phương án kỹ thuật, các phân xưởng cần rà soát đầy đủ các hạng mục công trình đã tới thời hạn SCL hoặc trước thời hạn do hư hỏng của thiết bị, công trình không thể chờ đến kỳ sửa chữa tiếp theo để hạn chế trình duyệt bổ xung danh mục SCL

1.3 Kế hoạch SCL điều chỉnh:

Trong quá trình thực hiện kế hoạch, do yêu cầu sản xuất phải điều chỉnh lại kế hoạch SCL cho phù hợp, phòng Kế hoạch chủ trì cùng Phòng Tài chính kế toán Công

ty rà soát toàn bộ hạng mục SCL, nguồn vốn và chi phí đã thực hiện để dự kiến lập báo cáo gửi Tổng công ty xin điều chỉnh trước ngày 30 tháng 8 hàng năm

2 Tổ chức thực hiện sửa chữa lớn

Khi có quyết định phê duyệt kế hoạch danh mục và phương án kỹ thuật, tiến

độ và dự toán SCL cho Công ty Luyện đồng, Phòng Kinh doanh Tổng công ty phải lập ngay đơn hàng vật tư thiết bị nhập khẩu nếu có, phòng Cơ điện Vimico xem xét chủng

loại thiết bị cần mua có giá trị lớn để cung cấp thông số kỹ thuật và tiêu chuẩn chất lượng cho phòng Kinh doanh lập hồ sơ đấu thầu thầu theo qui định;

Công tác đấu thầu, chỉ định thầu hoặc chào giá cạnh tranh khi mua xắm vật tư thiết bị phải thực hiện khẩn trương và đúng các qui định, hàng hoá phải được mua về kho trước khi ngừng thiết bị để SCL ít nhất là 01 tháng;

Nhanh chóng triển khai công tác SCL theo thời gian và tiến độ đã được phê duyệt

Tổ chức mua sắm vật tư, phụ tùng, thiết bị phục vụ công tác SCL theo đúng qui định về quản lý, sử dụng và mua sắm vật tư thiết bị của Tổng công ty đã ban hành

Trong việc chuẩn bị vật tư, thiết bị cho sửa chữa, phòng Tổng công ty phối hợp với với Phòng kế hoạch Công ty kiểm tra danh mục trong kho để sử dụng vật tư sẵn

có, nếu còn thiếu mới được mua, vật tư thiết bị mua về nhập kho phải đúng theo kế hoạch, đúng chủng loại và tiêu chuẩn kỹ thuật được phê duyệt

Cân đối nhân lực, xây dựng tiến độ thực hiện cho từng công trình SCL, đồng thời theo dõi giám sát và đôn đốc việc thực hiện, đảm bảo cho công trình không bị kéo dài hoặc không hoàn thành làm ảnh hưởng đến việc quyết toán và thực hiện kế hoạch

Khi thực hiện SCL các phân xưởng sửa chữa cần chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ lệnh, phiếu công tác, qui trình thực hiện, biện pháp an toàn, yêu cầu kỹ thuật, thời hạn hoàn thành và định mức về nhân công, vật tư, ca máy trong sửa chữa lớn, đồng thời thống kê đầy đủ khối lượng công việc đã thực hiện và vật tư đã sử dụng để làm cơ sở quyết toán công trình

Khi công việc SCL đã hoàn thành, vật tư thu hồi được phân xưởng sửa chữa bàn giao tại kho thì Phòng Kinh doanh Tổng công ty và Phòng Kế hoạch công ty chủ

trì cùng các Đơn vị liên quan thành lập Hội đồng kiểm tra, đánh giá số lượng và chất lượng vật tư thu hồi để làm thủ tục nhập kho và phục vụ cho công tác quyết toán.Thời gian thực hiện chậm nhất là 07 ngày khi công trình được nghiệm thu đưa vào vận hành

Đối với hạng mục SCL cần thuê ngoài, phải thực hiện đúng qui định về đấu thầu, chào giá canh tranh, hợp đồng kinh tế để đảm bảo cho công trình không vượt quá định mức quy định

3.Nghiệm thu, thanh toán và bảo hành SCL

Việc nghiệm thu các thiết bị hoặc hạng mục công trình sau khi đại tu, sửa chữa đều phải chấp hành các qui định về “Nghiệm thu và bảo hành sửa chữa lớn tài sản cố định”

Khi có thông báo của Đơn vị sửa chữa là công trình, thiết bị đã hoàn thành thì căn cứ vào nhiệm vụ được giao, phân xưởng chủ quản phải tổ chức nghiệm thu ngay

để đưa công trình, thiết bị vào vận hành trong thời hạn 07 ngày đối với công trình tự làm, 14 ngày đối với công trình thuê ngoài

Trong thời hạn trên, Đơn vị sửa chữa phải hoàn thành các biên bản nghiệm thu công trình và chuyển cho Phòng Kỹ thuật để kiểm tra và tập hợp thành 02 bộ biên bản nghiệm thu chuyển cho Phòng Kế hoạch vật tư tổng hợp lập Hồ sơ nghiệm thu chuyển giao cho các đơn vị và báo cáo về Tổng công ty

4.Quyết toán SCL:

Việc quyết toán SCL chỉ được thực hiện khi có đầy đủ: Biên bản nghiệm thu kỹ thuật, biên bản nghiệm thu khối lượng, bản vẽ hoàn công, biên bản kiểm tra sửa chữa

bảo dưỡng và hiệu chỉnh, biên bản thu hồi vật tư (nếu có) và biên bản đánh giá chất lượng thiết bị, công trình đạt tiêu chuẩn cho phép đưa vào sử dụng

Khi có đầy đủ các loại biên bản nghiệm thu đã quy định thì phòng Tài chính kế toán hoặc Phòng Kế hoạch vật tư thực hiện quyết toán Thời gian tiến hành quyết toán

là 20 ngày (SCL tự làm) và 30 ngày(SCL thuê ngoài), hoàn thành quyết toán được tính

từ ngày quyết toán được phê duyệt

III Những bất cập và hạn chế của quy trình SCL tại Công ty Luyện đồng

Lào Cai.

Quy trình SCL tại Công ty Luyện đồng Lào Cai đã được Tổng công ty phối hợp với Công ty Luyện đồng Lào Cai thảo luận, hiệu chỉnh và ban hành nhiều lần để phù hợp với thực tế Thường sau mỗi lần điều chỉnh ban hành lần sau thì khắc phục được nhược điểm và thiếu sót không lường trước những phát sinh trong quá trình thực hiện lần trước và điều đó lại phát sinh những điểm yếu mới trong công tác quản lý Hiện tại quy trình này vẫn còn một số bất cập sau:

- Kế hoạch SCL hàng năm thường lệch nhiều so với kế hoạch 5 năm Nguyên nhân do hạng mục công trình đang làm hoặc chưa làm của năm trước dồn sang năm sau, phát sinh sự cố bất thường làm cho quy trình bị rối loạn

- Chu kỳ đại tu quy định cho một số thiết bị còn chung chung, chưa có danh mục quy định cho từng thiết bị điều chỉnh qua kinh nghiệm quản lý nhiều năm gây lãng phí tiền công, vật tư (thực tế nhiều thiết bị có thể kéo dài chu kỳ) Nguyên nhân là áp dụng máy móc sự tuân thủ quy trình kỹ thuật mà không căn cứ thực tế

- Thời gian và tiến độ đại tu quy định thường kéo dài hơn thực tế, nguyên nhân vì một số sự cố xảy ra do thiết bị nhập về ban đầu của nhà máy chưa đồng bộ

- Các mốc thời gian quy định trong năm từ việc lập, duyệt, đến việc thực hiện thường bị chậm gây lãng phí nhân công chờ đợi, thay đổi kế hoạch Nguyên nhân do

sự phối hợp giữa các đơn vị chưa tốt (do tổ chức sản xuất)

- Một số hạng mục đại tu mà liên quan đến phải nhập khẩu thiết bị, phải đấu thầu thường rất chậm so với kế hoạch đề ra Nguyên nhân do từ việc không thực hiện đúng mốc thời gian đã quy định, quá trình lựa chọn thông số kỹ thuật khó khăn, thủ tục đấu thầu phức tạp, thị trường khan hiếm, vv…

- Việc tổ chức SCL chưa khoa học, bố trí nhân lực không hợp lý, lãng phí nhân công chờ đợi do chưa có đủ vật tư vật liệu, dụng cụ, máy thi công Nguyên nhân cũng

do thị trường khan hiếm, địa bàn ở xa trung tâm tỉnh thành

IV Cách khắc phục

Từ việc nhìn nhận những điểm yếu trên cần phải hiệu chỉnh ban hành lại quy chế SCL trong đó có phần quan trọng nhất là quy trình thực hiện SCL, nội dung cốt lõi của quy chế là quy trình thực hiện, vì thế cần biên soạn sao cho ngắn gọn, dễ hiểu và

có thể mô hình hóa bằng cách vẽ sơ đồ tác nghiệp thành khuôn mẫu bắt buộc phải tuân thủ tuyệt đối

Để khắc phục sự sai lệch KH hàng năm so với KH 5 năm, cần bổ xung quy định phải có chiến lược kinh doanh dài hạn, chiến lược 5 năm rõ ràng, sát thực tế, phải nhìn nhận tổng thể tình trạng thiết bị công trình để mức độ dự báo sai hỏng chính xác hơn

Lập danh mục chu kỳ đại tu cho từng loại thiết bị công trình phải kết hợp cả quy trình kỹ thuật nghành và thực tế thiết bị tại chỗ theo từng năm căn cứ vào những ghi chép quá trình đại tu lần trước gần nhất

Tăng cường sự phối hợp giữa Tổng công ty và Công ty với các Phân xưởng sản xuất bằng việc quy định thêm vào quy trình trách nhiệm của cá nhân và đơn vị

Tăng cường giám sát SCL, áp dụng nghiêm ngặt định mức SCL, tăng cường thưởng phạt đối với đơn vị được giao SCL

Nâng cao chất lượng khảo sát hiện trạng máy móc thiết bị, Nâng cao trình độ kỹ

sư, cán bộ kỹ thuật bằng cách gửi tập huấn quản lý kỹ thuật trong ngành, tham quan học tập đơn vị bạn

Quy trình nên cho phép áp dụng quy chế đấu thầu linh hoạt và các mốc thời điểm hoàn thành phải căn cứ vào tiến độ đấu thầu phù hợp với quy chế đấu thầu

Tổ chức SCL khoa học, hợp lý; tăng cường trách nhiệm quản đốc phân xưởng sửa chữa trong việc phân công lao động tránh lãng phí nhân công chờ đợi

Nâng cao trình độ cán bộ, chuyên viên kinh tế, kế hoạch, tài chính, tăng cường chế độ thưởng phạt đi đôi với giao trách nhiệm rõ ràng

V Áp dụng môn học quản trị hoạt động vào quy trình SCL của Công ty.

Sau thời gian được học tập và nghiên cứu môn học Quản trị hoạt động tôi thấy còn khá nhiều điều có thể áp dụng được cho công việc của tôi hiện nay Để có thể từng

bước áp dụng toàn bộ kiến thức đã học, trước mắt tôi lựa chọn phương pháp 5S để áp dụng

Trong hệ thống sản xuất Lean (Lean Manufacturing System) là một phương pháp sản xuất được xem là mang lại hiệu quả nhất hiện nay Trong phương pháp này

có rất nhiều công cụ, một trong những công cụ tôi rất thích và dễ dàng áp dụng cho công việc của tôi đó là 5S

5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát

từ quan điểm nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn

5S theo tiếng Nhật là: “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và

“SHITSUKE”, theo tiếng Việt là: “SÀNG LỌC”, “SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, SẴN SÀNG” và “SÂU SÁT” và theo tiếng Anh là: “ SORT”, “SET IN ORDER”,

“STANDARDIZE”, “SELF-DISCIPLINE” và “SUSTAINT”

SERI (Sàng lọc): Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không

cần thiết tại nơi làm việc Chống xu hướng của con người muốn giữ mọi thứ cho những trường hợp dự phòng, chỉ giữ những loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công việc, nên dán nhãn “đỏ” vào những dụng cụ, thiết bị và vật liệu cần thiết giữ lại

SEITON (Sắp xếp): Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để

dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện trực quan một cách rõ ràng, đễ mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phí thời gian

SEISO (Sạch sẽ): Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm

bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc Tất cả mọi thành viên trong đơn vị đều có ý thức và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ

và thích hợp Công việc vệ sinh là việc làm thường xuyên của mọi người trong tổ chức,

và Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện

SEIKETSU (Sẵn sàng): Là duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến

liên tục nơi làm việc để đạt được hiệu quả cao hơn là điều rất quan trọng và cần thiết Xác lập một hệ thống kiểm soát trực quan, như dán nhãn hoặc đánh dấu bằng màu sắc Tạo môi trường dễ dàng để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ

SHITSUKE (Sâu sát): Giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác

tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trở thành thói quen, niêm yết kết quả đánh giá 5S tại nơi làm việc để khuyết chích việc tốt

và rút kinh nghiệm việc chưa tốt Kiểm tra định kỳ với những nguyên tắc đã xác lập, xây dựng và định hình một nền văn hoá trong đơn vị

Theo tôi 5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất của doanh nghiệp Tôi nhận thấy khi xây dựng 5S sẽ xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc; xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người; phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế; xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến

Với kiến thức được học môn quản trị hoạt động, còn nhiều nội dung có thể áp dụng vào việc cải thiện hiệu quả quản trị công ty, trong khuôn khổ báo cáo này chỉ có