Tìm hiểu về quy trình tổ chức chuyến đi công tác của cơ quan, tổ chức

Trong môi trường kinh doanh, thương mại giàu tính cạnh tranh như ngày nay thì vai trò của những chuyến đi công tác là hết sức quan trọng. Đó có thể là điều kiện quan trọng cho việc nghiên cứu thị trường, đàm phán, kí kết hợp đồng giữa các đối tác hoặc giải quyết tình trạng bất ổn tại một đơn vị trực thuộc của công ty, doanh nghiệp. Vì vậy, việc tổ chức một chuyến đi công tác như thế nào cho chuyên nghiệp, an toàn, tiết kiệm và đạt hiệu quả cao nhất là vấn đề được rất nhiều các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Đây cũng chính là lý do mà em đã chọn đề tài “Tìm hiểu về quy trình tổ chức chuyến đi công tác của cơ quan, tổ chức” cho đợt thực tập của mình. Để có thể hoàn thành tốt đề tài, e đã chọn công ty THHH Điện Thương Doanh là nơi để thực tập, chia sẻ, học hỏi và có được những tư liệu thực tế quí báu cho bài báo cáo. Bài báo cáo của em bao gồm các phần sau: Chương I: Giới thiệu chung về công ty. Chương II: Thực trạng công tác thư ký tại công ty TNHH Điện Thương Doanh. Chương III: Tìm hiểu quy trình tổ chức các chuyến đi công tác nói chung. Chương IV: Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến đi công tác thực tế tại công ty TNHH Điện Thương Doanh. Chương V: Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến đi công tác qua tài liệu, sách báo, internet.

Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến cơng tác quan LỜI CẢM ƠN Để hồn thành đợt thực tập nhờ cơng lao to lớn thầy cô giáo trường CĐ Nội Vụ Hà Nội nói chung thầy khoa Quản Lý Nhân lực nói riêng Các thầy tận tình giảng dạy, truyền đạt cho em kiến thức, kinh nghiệm quý báu suốt năm học tập rèn luyện trường Em xin gửi tới thầy, cô lời cảm ơn chân thành Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới công ty TNHH Điện Thương Doanh tạo điều kiện tốt vật chất lẫn tinh thần để giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập Em xin cảm ơn anh, chị cơng ty nhiệt tình tạo điều kiện bảo, giúp em có học, kinh nghiệm thực tiễn quí báu suốt q trình em thực tập cơng ty Đó kiến thức vơ bổ ích sinh viên trường, hành trang quí báu cho tương lai Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới gia đình, bạn bè, người thân ln động viên, chăm sóc, đóng góp ý kiến giúp đỡ em suốt trình học tập hoàn thành đợt thực tập Hà Nội, ngày 14 tháng 06 năm 2011 Sinh viên Đinh Thị Thơm Đinh Thị Thơm - Lớp Thư Ký Văn Phòng K3 - Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến cơng tác quan LỜI MỞ ĐẦU Trong môi trường kinh doanh, thương mại giàu tính cạnh tranh ngày vai trò chuyến cơng tác quan trọng Đó điều kiện quan trọng cho việc nghiên cứu thị trường, đàm phán, kí kết hợp đồng đối tác giải tình trạng bất ổn đơn vị trực thuộc cơng ty, doanh nghiệp Vì vậy, việc tổ chức chuyến công tác cho chuyên nghiệp, an toàn, tiết kiệm đạt hiệu cao vấn đề nhiều quan, tổ chức, doanh nghiệp đặc biệt quan tâm Đây lý mà em chọn đề tài “Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến công tác quan, tổ chức” cho đợt thực tập Để hồn thành tốt đề tài, e chọn công ty THHH Điện Thương Doanh nơi để thực tập, chia sẻ, học hỏi có tư liệu thực tế q báu cho báo cáo Bài báo cáo em bao gồm phần sau:  Chương I: Giới thiệu chung công ty  Chương II: Thực trạng công tác thư ký công ty TNHH Điện Thương Doanh  Chương III: Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến cơng tác nói chung  Chương IV: Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến cơng tác thực tế công ty TNHH Điện Thương Doanh  Chương V: Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến cơng tác qua tài liệu, sách báo, internet Đinh Thị Thơm - Lớp Thư Ký Văn Phòng K3 - Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến công tác quan Do thời gian, điều kiện nghiên cứu kiến thức thân nhiều hạn chế, nên báo cáo em tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, em mong nhận thơng cảm đóng góp ý kiến, nhận xét thầy cô giáo khoa Quản lý Nhân lực anh chị công ty TNHH Điện Thương Doanh để em rút kinh nghiệm, bổ sung cho báo cáo đầy đủ, hoàn thiện Đinh Thị Thơm - Lớp Thư Ký Văn Phòng K3 - Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến cơng tác quan MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU MỤC LỤC Chương 1: Giới thiệu chung công ty Sự hình thành mục tiêu hoạt động công ty TNHH Điện Thương Doanh Cơ cấu tổ chức hoạt động công ty 2.1 Cơ cấu tổ chức 2.2 Tình hình hoạt động Chương 2: Thực trạng công tác thư ký công ty TNHH Điện Thương Doanh 10 Chương 3: Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến cơng tác nói chung.13 Mục đích, phạm vi chuyến công tác 13 1.1 Mục đích 13 1.2 Phạm vi 13 Người thực chuẩn bị quy trình cho chuyến công tác quan 14 Lập kế hoạch cho chuyến công tác 14 Các khâu chuẩn bị chuyến công tác 16 4.1 Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến công tác 16 4.2 Chuẩn bị nội dung chuyến công tác 17 4.3 Chuẩn bị tư liệu, tài liệu 18 4.4 Chuẩn bị phương tiện giao thông 18 4.5 Chuẩn bị giấy tờ .19 Đinh Thị Thơm - Lớp Thư Ký Văn Phòng K3 - Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến cơng tác quan 4.5.1 Với chuyến công tác nước thường lưu ý giấy tờ sau: 19 4.5.2 Với chuyến cơng tác nước ngồi 19 4.6 Chuẩn bị kinh phí số yếu tố khác .23 4.7 Một số công việc trước sau chuyến công tác 24 4.7.1 Trước thời gian lãnh đạo công tác 24 4.7.2 Sau chuyến công tác 24 Chương 4: Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến công tác thực tế công ty TNHH Điện Thương Doanh 26 Tổ chức chuyến công tác nước .26 1.1 Xác định mục đích, phạm vi chuyến cơng tác 27 1.1.1 Mục đích 27 1.1.2 Phạm vi 27 1.2 Quy trình thực cơng việc 28 1.2.1 Trước chuyến công tác .28 1.2.2 Sau chuyến công tác 31 Tổ chức chuyến công tác nước .32 2.1 Xác định mục đích, phạm vi chuyến cơng tác 32 2.1.1 Mục đích 32 2.1.2 Phạm vi 33 2.2 Quy trình thực cơng việc 33 2.2.1 Trước chuyến công tác .33 2.2.2 Sau chuyến công tác 36 Chương 5: Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến công tác qua tài liệu, sách báo, internet 38 Các khâu chuẩn bị cho chuyến công tác 38 1.1 Phác thảo sơ qua chuyến 39 1.2 Lập hồ sơ chuyến .39 Đinh Thị Thơm - Lớp Thư Ký Văn Phòng K3 - Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến cơng tác quan 1.3 Dự đốn kinh phí cho chuyến cơng tác 39 1.4 Xem xét sách quan .39 1.5 Những công việc cần đặt chuẩn bị trước 40 1.6 Soạn thảo lịch trình chuyến .40 1.7 Kiểm tra lần cuối trước chuyến 41 1.8 An toàn cho chuyến 41 Để có chuyến cơng tác tốt đẹp .42 2.1 Lên kế hoạch trước 42 2.2 Chuẩn bị sẵn sàng 43 KẾT LUẬN 47 PHỤ LỤC Error! Bookmark not defined Đinh Thị Thơm - Lớp Thư Ký Văn Phòng K3 - Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến công tác quan Chương 1: Giới thiệu chung công ty oOo Sự hình thành mục tiêu hoạt động công ty TNHH Điện Thương Doanh Công ty TNHH Điện Thương Doanh (Thuong Doanh Electric Co., LTD) thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102039575 Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 15 tháng 06 năm 2009 Tên cơng ty: CƠNG TY TNHH ĐIỆN THƯƠNG DOANH Tên giao dịch quốc tế: THUONG DOANH ELECTRIC CO., LTD Tên viết tắt: TDE CO., LTD Địa trụ sở chính: Số - Vương Thừa Vũ - Khương Trung - Thanh Xuân - Hà Nội Điện thoại: (84 - 4) 3568 2393 Fax: (84 - 4) 3568 2394 Email: info-tde@vnn.vn Website: http://www.tde.vn Đinh Thị Thơm - Lớp Thư Ký Văn Phòng K3 - Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến công tác quan Công ty TNHH Điện Thương Doanh doanh nghiệp phân phối thức sản phẩm thiết bị điện danh tiếng giới đến với khách hàng nước Vì thế, để khơng ngừng phát triển nâng cao giá trị, công ty đặt mục tiêu việc tạo lập uy tín với khách hàng đối tác kinh doanh ưu tiên hàng đầu Công ty hiểu rằng, thành cơng có có thống lợi ích lâu dài cơng ty với khách hàng đối tác: “Công ty TNHH Điện Thương Doanh đảm bảo đem đến cho khách hàng sản phẩm có chất lượng giá thành hợp lý, với sách tốn linh hoạt dịch vụ hồn hảo nhất.” Đó tơn sứ mệnh cao công ty hướng tới để phát triển mong muốn góp sức cho việc phát triển kinh tế đất nước thêm giàu mạnh Công ty cam kết mang đến cho khách hàng niềm tin uy tín chất lượng sản phẩm mà công ty cung cấp Sự hài lòng q khách thành cơng công ty Cơ cấu tổ chức hoạt động công ty 2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Điện Thương doanh công ty thành lập khơng lâu lại có đội ngũ cán nhân viên đầy nhiệt huyết với phong cách làm việc chuyên nghiệp có kinh nghiệm Bộ máy tổ chức cơng ty hệ thống thành viên, phòng ban tổ chức theo cấu khoa học, điều hành theo phương thức trực tuyến tạo môi trường làm việc độc lập nhằm phát huy tối đa lực cán nhân viên cơng ty Nhìn chung máy công ty đa dạng phong phú với lĩnh vực mặt hoạt động phù hợp với yêu cầu thực chức thành viên, phòng ban chịu trách nhiệm trước cơng việc mà cấp giao cho hợp tác hồn thành tốt cơng việc để đưa cơng ty ngày phát triển Đinh Thị Thơm - Lớp Thư Ký Văn Phòng K3 - Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến công tác quan Công ty mong muốn xây dựng văn hóa doanh nghiệp trở thành động lực thúc đẩy sử phát triển với người yếu tố trung tâm, coi điều kiện kiên cho phát triển bền vững Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Điện Thương Doanh Ban Giám đốc:  Giám đốc: Đinh Mạnh Lâm  Phó giám đốc: Đinh Văn Linh Phòng Thư ký:  Trưởng phòng: Nguyễn Thu Trang  Thư ký bán hàng: Phạm Minh Hà Phòng Hành chính:  Trưởng phòng: Nguyễn Huy Bình  nhân viên Phòng kinh doanh:  Trưởng phòng: Phạm Văn Hưng  nhân viên Phòng kỹ thuật:  Trưởng phòng : Nguyễn Văn Nguyên  nhân viên Phòng tài - Kế tốn:  Trưởng phòng: Đinh Thị Quế  nhân viên Đinh Thị Thơm - Lớp Thư Ký Văn Phòng K3 - Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến cơng tác quan 2.2 Tình hình hoạt động Tuy thành lập chưa lâu công ty TNHH Điện Thương Doanh khẳng định thương hiệu thị trường kinh tế ngồi nước Cơng ty có nhiều mối quan hệ rộng với nhiều doanh nghiệp tiếng giới Theo số liệu thống kê đây, từ thành lập đến công ty ký kết gần 500 hợp đồng với tổng giá trị hợp đồng lớn đem lại lợi nhuận cao cho cơng ty Với nỗ lực hết mình, cơng ty tạo uy tín cao đối tác nước quốc tế nhiều lĩnh vực mà công ty kinh doanh Năm 2010 đánh dấu thành cơng to lớn cơng ty Phòng kinh doanh ký hợp đồng trị giá 3.578.148.953 VNĐ với công ty Franco Pacific Ventures co.,LTD đem lại lợi nhuận lớn cho công ty, đưa thương hiệu công ty lên tầm cao Không thế, công ty đối tác lớn nhiều cơng ty như: Trung tâm viễn thông Quốc tế khu vực I; công ty INDECO; công ty cáp Thăng Long; công ty TOJY Việt Nam… lĩnh vực khoa học kỹ thuật công nghệ nhằm phục vụ nhu cầu phát triển khoa học công nghiệp sản xuất Trong gần năm vào hoạt động, thị trường tiêu thụ công ty ngày mở rộng, quy mô hoạt động lớn nước Với nguồn cung cấp mặt hàng công ty chủ yếu từ hãng sản xuất danh tiếng giới Schneider Electric (Pháp); ABB (Thụy Sỹ); Hitachi (Nhật Bản); LS (Hàn Quốc);… Và ngồi cơng ty đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh thương mại thu lợi nhuận cao lĩnh vực khoa học kỹ thuật công nghệ nhằm phục vụ cho nhu cầu phát triển khoa học công nghệ sản xuất bao gồm ngành kinh doanh như:  Xây lắp, kinh doanh vật tư, thiết bị ngành điện; Đinh Thị Thơm - Lớp Thư Ký Văn Phòng K3 - Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội 10 Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến công tác quan Các thủ tục giấy tờ: Nếu nước, cần ý kiểm tra giấy tờ tùy thân cần thiết, giấy tờ liên quan hỗ trợ công việc mà đồn cơng tác cần phải có Nếu nước ngoài, cần ý đến thủ tục xuất nhập cảnh làm visa, hộ chiếu, tài liệu mang theo giấy tờ tùy Quốc gia yêu cầu Cần ý đến thời gian giấy tờ để chuẩn bị chu đáo từ trước 1.6 Soạn thảo lịch trình chuyến  Các địa điểm chuyến công tác  Ngày, dự kiến địa điểm  Các kế hoạch khác chuyến  Các phương án dự phòng tùy vào trường hợp cụ thể  Lịch trình gửi cho nơi liên quan cần thiết 1.7 Kiểm tra lần cuối trước chuyến Để chuyến thành cơng có kết tốt đẹp trước bắt đầu cho chuyến cơng tác người thư ký nên lập danh sách công việc cần kiểm tra Tùy tính chất chuyến cơng tác mà cơng việc kiểm tra khác 1.8 An toàn cho chuyến An toàn cho chuyến yếu tố cần thiết lúc lập kế hoạch người ta thường khơng hay để ý hay qn khâu Đi công tác đến nơi khác, xa lạ, am hiểu nơi ít, nhiều bỡ ngỡ yếu tố an toàn phải đặt lên hàng đầu:  Bạn đừng mang nhiều tiền mặt người, khoản tốn trước sau nên thực hiên  Chú ý đầy đủ vấn đề bảo hiểm Đinh Thị Thơm - Lớp Thư Ký Văn Phòng K3 - Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội 57 Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến cơng tác quan  Chú ý đến hành lý, đừng gây ý cho người khác sử dụng vât đựng đắt tiền hay trội, tránh phô bày vật dụng dễ làm thu hút cho trộm cắp như: ví, đồ trang sức đắt tiền…  Cẩn thận an ninh nơi khách san hay chỗ ăn nghỉ ý thận trọng nơi vắng, lúc lên - xuống xe…  Photo lưu giữ máy tính, USB thơng tin tài liệu quan trọng trước mang công tác để đề phòng trường hợp bị cắp hay thất lạc  Nếu bị cướp, đồ liên lạc với cơng an, cảnh sát gần nơi Lấy xác nhận công an, cảnh sát để bảo hiểm  Chú ý chọn phương tiện lại an toàn tùy nơi, tùy lúc để độ an toàn đựoc cao bảo đảm cho sức khỏe Hiện nay, việc an tồn cho chuyến cơng tác chưa thực quan tâm trọng lý thuyết lẫn thực tế công ty tổ chức chuyến cơng tác Vì khơng chuyến công tác trở thành thảm kịch: công tác vùng cao bạn không ý nhiều đến thời tiết lên mùa mưa dễ gặp núi lở, đường lầy lội phương tiện được, sóng, khơng có điện ảnh hưởng đến công việc… tất yếu tổ khách quan làm cho chuyến cơng tác thêm căng thẳng sau thành viên dễ rơi vào trạng thái mệt mỏi, buồn ngủ gây cảnh giác dẫn đến việc bị móc túi, cắp có dễ sảy nhiều trường hợp xấu điều đương nhiên… Như để tránh tai nạn, trường hợp xấu không muốn sảy quan, doanh nghiệp chuẩn bị tổ chức cho chuyến công tác xa cần đưa yếu tố an toàn chuyến vào nội dung kế hoạch để góp phần tạo nên thành cơng cho chuyến cơng tác quan Để có chuyến công tác tốt đẹp Đinh Thị Thơm - Lớp Thư Ký Văn Phòng K3 - Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội 58 Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến công tác quan Những chuyến công tác thường liên quan đến lợi nhuận, phát triển công ty hội để bạn thăng tiến nghề nghiệp Nếu bạn cần phải thực chuyế công tác, bạn cần hành trang cho hay chuẩn bị cho thành viên tham gia chuyến cơng tác tuyệt chiêu, bí để giúp bạn củng cố hình tượng chuyên nghiệp mình, cơng ty có chuyến cơng tác mang lại nhiều kết tốt đẹp mong muốn Để thực bạn tham khảo bí đây: 2.1 Lên kế hoạch trước Tìm hiểu nơi đến Cho dù bạn công tác vinpearl Nha Trang hay Washington bạn nên tìm hiểu thơng tin nơi đến, lịch sử nơi đó, văn Đinh Thị Thơm - Lớp Thư Ký Văn Phòng K3 - Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội 59 Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến cơng tác quan hóa danh lam thắng cảnh … Bạn vào mạng để đọc qua khu vực hay hỏi han qua khách hàng, nhà cung cấp, đối tác làm ăn, đồng nghiệp, bạn góp phần củng cố uy tín bạn mắt họ chứng tỏ bạn không quan tâm đến việc kinh doanh đơn Và bạn tự tạo hội thành cơng đến với nhanh ký kết hợp đồng hay lúc tổ chức kiện đặc biệt Tìm hiểu văn hóa, phong tục nơi đến Hãy cố gắng nắm bắt văn hóa, phong tục, thơng lệ địa phương, ẩm thực đăc trưng…để bạn tạo ấn tượng giây giao tiếp với khách hàng hay người cộng tác Thêm chuẩn bị chu đáo làm hành trang cho bạn có nhiều điểm khác biệt văn hóa sử dụng danh thiếp, cách gọi tên, xác giấc, ý nghĩa số cử nơi bạn đến, bạn khơng tìm hiểu nắm bắt điều bạn tự làm hội thành công chuyến công tác công ty Dự phòng trước khả chậm trễ Trong chuyến cơng tác máy bay khả bạn bị chậm bay lý điều xảy ra, thư ký giỏi hay nhà kinh doanh thông minh biết cách xếp dự trù thời gian đề phòng trường hợp chẫm trễ cho phù hợp Bạn lên kế hoạch làm việc bạn cho khoảng thời gian từ lúc bạn tới hẹn với đối tác làm ăn phải thật xác chu tạo hình tượng đẹp phong cách làm việc chun nghiệp công ty Xem hướng dẫn lệ “biếu quà hay cho tiền” Để tạo thêm thành công chuyến cơng tác bạn nên tìm hiểu trước thông lệ biếu quà hay cho tiền địa phương nơi bạn công tác hay phong tục văn hóa vấn đề nơi Nắm bắt Đinh Thị Thơm - Lớp Thư Ký Văn Phòng K3 - Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội 60 Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến công tác quan điều giúp bạn tránh khỏi lúng túng nhiều trường hợp có trường hợp tế nhị Ở số nơi, tiền boa phí dịch vụ thường tự động cộng thêm vào hóa đơn tốn, số chỗ khác bạn lại dễ nhầm tiền thuế với phí dịch vụ Vì việc tìm hiểu trước thơng tin bạn khơng phải đốn mò hay khó xử trường hợp mà làm xấu hình ảnh khéo léo bạn mắt đối tác kinh doanh 2.2 Chuẩn bị sẵn sàng Hãy mang theo hành lý thích hợp Trước bạn kiểm tra lại thứ cần thiết cho chuyến như: Ví, cặp tài liệu, thuốc dự phòng chắn vali bạn không chứa đồ vật cấm Dù kéo nhỏ hay rũa móng tay kim loại bị tịch thu bạn phải qua máy quét kiểm tra người hành lý mang theo người bạn công tác máy bay Khi cơng tác bạn thể người chu đáo cẩn thận trước người, dù bạn công tác với sếp hay đồng nghiệp, họ khơng thích nhìn bạn cảnh lúng túng vội vã tìm vé máy bay hay giấy tờ cần thiết túi đồ bạn Vì bạn nên để đồ cẩn thiết thật khoa học thuận tiện sử dụng Đừng tự làm xấu hình tượng mình, bạn khơng thể biết trước gặp sân bay Mang theo giấy tờ tùy thân cần thiết hay phải sử dụng Uy tín nghề nghiệp bạn bị ảnh hưởng bạn phải hủy bỏ gặp gỡ với đối tác kinh doanh hay buổi thuyết trình lý bạn không xuất nhập cảnh vào đất nước qn hay thiều giấy tờ (đối với chuyến cơng tác nước ngồi) hay bạn gặp phải rắc rối mặt Đinh Thị Thơm - Lớp Thư Ký Văn Phòng K3 - Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội 61 Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến cơng tác quan hành chính, pháp luật không đủ giấy tờ chứng minh cho bạn số trường hợp không may Trước lên xe công tác bạn nắm túi hành lý có đầy đủ giấy tờ tùy thân cần thiết, giấy tờ hợp lệ tùy vào chuyến công tác nước hay nước mà giấy tờ cần phải mang theo Nếu bạn đấu thầu, thuyết trình hay ký hợp đồng bạn mang túi tài liệu dự trữ coppy vào USB hay đĩa CD, đĩa mềm… phơ tơ dự phòng Có bạn n tâm khơng phải rơi vào hồn cảnh không hay công tác trở thành thảm hoạ khẳng định phong cách làm việc chuyên nghiệp bạn công ty Bảo mật tài liệu Khi cơng tác thực nhiệm vu quan góp phần phát triển cơng ty, tài liệu mang theo tài liệu mật Nếu số trường hợp yêu cầu chuyến công tác gấp bạn chưa chuẩn bị xong hết giấy tờ cần thiết cho công việc, lên máy bay bạn tranh thủ làm bạn chăc chắn nơi cơng cộng tuyệt đối khơng làm lộ tài liệu mật làm hợp đồng lớn có lợi nhuận cao công ty bạn ký kết hợp đồng bạn khơng cẩn thận cố gắng tranh thủ thời gian hồn tất giấy tờ để lộ thơng tin ngồi làm việc nơi cơng cộng nhiều người Để tránh trường hợp bạn để tài liệu quan trọng túi cặp tài liệu bên cạnh mình, xếp giấy tờ khoa học Nếu trường hợp có số giấy tờ chưa xong bạn nhờ người công ty làm nốt gửi mail hay fax cho bạn bạn nơi công tác Như bảo mật tài Đinh Thị Thơm - Lớp Thư Ký Văn Phòng K3 - Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội 62 Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến cơng tác quan liệu quan trọng yếu tố then chốt giúp chuyến công tác bạn thành công rực rỡ Mang theo tiền mặt Bạn nên để khoản tiền mặt ví để sử dụng số trường hợp cần sử dụng trả tiền taxi, tiền ăn, mua quà, tiền boa, … Bạn kiểm tra trước xem thẻ rút tiền ATM sử dụng nơi bạn đến hay không Hãy mang theo thẻ (nếu có) đề phòng trường hợp mà bạn sử dụng thẻ Mang theo quần áo để thay đổi soạn hành lý cần thiết Bạn nên phân biệt rõ hai tiêu chí “gọn nhẹ nhất” “cần thiết nhất” Nếu mục đích soạn hành lý thật gọn nhẹ mà bạn bỏ lại nhà thứ quan trọng, có bạn phải hối tiếc đấy! Thông thường, bạn lên danh sách vật dụng cần thiết mà bạn mang theo Đó thói quen tốt, bạn xếp hành lý hiệu kiểm tra lịch làm việc hàng ngày, dự trù xem có họp, gặp gỡ, thời gian rảnh có nhiều khơng Từ bạn tính tốn cụ thể nên mang theo quần áo cho phù hợp với không khí họp hành hay buổi dự tiệc, tham quan, vật dụng thiết bị cần thiết liên quan Một cách linh động hơn, bạn chọn mẫu quần áo, giày dép kết hợp kể làm việc dạo chơi Sức khỏe hết! Vậy nên bạn chuẩn bị túi nhỏ đựng loại thuốc bạn thường sử dụng số loại thuốc cấp cứu (cảm sốt, tiêu chảy, chống dị ứng, giảm đau…), kèm theo toa thuốc kê khai lần khám bệnh gần Có vật dụng mà bạn chuẩn bị nhớ chúng nằm đâu đống hành lý Vậy nên gói gém thứ bạn hay quên vào chỗ Đinh Thị Thơm - Lớp Thư Ký Văn Phòng K3 - Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội 63 Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến công tác quan Hãy mang theo túi du lịch bạn thứ cần thiết số quần áo, phụ kiện kèm với trang phục, mỹ phẩm…phòng trường hợp hành lý ký gửi bạn bị trễ hay thất lạc Nếu bạn mặc đồ jean cũ hay trang phục không phù hợp gặp quan trọng bạn làm xấu hình ảnh với đối tác kinh doanh Vì tùy vào buổi gặp gỡ mà bạn có phong cách ăn mặc phù hợp với giao tiếp công tác Nếu thường xuyên công tác máy bay biếtt điều trường hợp đặc biệt máy bay thiếu chỗ người gọi bổ sung lên hạng ghế business class người có phong cách thật sang trọng, lịch Sự nghiệp bạn có bước ngoặt theo chiều hướng tích cực bạn có style lịch thiệp với phong cách giao tiếp đẹp khơng chừng hành khách ngồi bên cạnh bạn giám đốc 500 cơng ty lớn Thế giới ấn tượng bạn tạo hội, trải thảm cho nghiệp bạn phát triển thành công rực rỡ Như thông qua sách báo, internet… quy trình tổ chức chuyến cơng tác quan, cơng ty ngồi quy trình phải thực bạn nên nắm bắt thêm vào hành trang kiến thức phong phú từ khâu lên kế hoạch đến giai đoạn chuẩn bị sẵn sàng thứ để lên đường công tác giúp bạn giảm được răc rối bất ngờ, làm tăng thành cơng nâng cao hình tượng chun nghiệp bạn công ty với đối tác kinh doanh Đinh Thị Thơm - Lớp Thư Ký Văn Phòng K3 - Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội 64 Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến cơng tác quan KẾT LUẬN Trong sống cạnh tranh kinh doanh, thương mại ngày phát triển thời chuyến cơng tác thường xun yếu tố cần thiết để giúp bạn bước leo tới nấc thang danh vọng nghiệp “Bạn tự buộc dây giầy thật chặt để chuẩn bị cho đường xa trước mắt” Cho dù bạn ? bạn kinh doanh lĩnh vực nên nhớ điều bạn tự trang bị cho thân hành trang cần thiết để bạn có đủ tự tin khẳng định nhẹ nhàng bước tới nấc trải thảm thành công Trải qua ba tháng thực tập, em học hỏi q trình học việc Cơng ty TNHH Điện Thương Doanh góp phần thêm hành trang kiến thức vững để giúp em vưỡn xa, trở thành người thư ký giỏi tương lại Bài báo cáo kết trình học hỏi, tìm hiểu làm việc nghiêm túc thời gian em thực tập Cơng ty TNHH Điện Thương Doanh Có kết này, em khoa Quản lý Nhân lực tạo điều kiện tốt nhất, với giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình Anh, Chị Cơng ty để em bắt đầu bước đường nghiệp mà em chọn Qua đây, em xin gửi lời chúc sức khỏe lời cám ơn chân thành sâu sắc tới Nhà trường, Thầy, Cô khoa Quản lý Nhân lực trang bị cho em hành trang kiến thức bản, cần thiết chuyên môn, nghiệp vụ, Anh, Chị công ty TNHH Điện Thương Doanh giúp em có học, kinh nghiệm thực tiễn làm việc mơi trường cơng sở Khơi dậy tình u nghề tạo bước đệm để em gắn bó với nghề mà e theo đuổi Đinh Thị Thơm - Lớp Thư Ký Văn Phòng K3 - Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội 65 Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến công tác quan Do thời gian, điều kiện nghiên cứu kiến thức thân nhiều hạn chế, nên báo cáo em tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, em mong thơng cảm đóng góp ý kiến, nhận xét Thầy, Cô khoa Quản lý Nhân lực Anh, Chị công ty TNHH Điện Thương Doanh để em rút kinh nghiệm báo cáo đầy đủ, hoàn thiện Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 14 tháng 06 năm 2011 Sinh viên Đinh Thị Thơm Đinh Thị Thơm - Lớp Thư Ký Văn Phòng K3 - Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội 66 Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến công tác quan CÁC GIẤY TỜ PHÁP LÝ CÔNG TY TNHH ĐIỆN THƯƠNG DOANH Đinh Thị Thơm - Lớp Thư Ký Văn Phòng K3 - Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến cơng tác quan ĐI CÔNG TÁC DỰ HỘI CHỢ TRIỂN LÃM VỀ THIẾT BỊ ĐIỆN TẠI SINGAPORE Đinh Thị Thơm - Lớp Thư Ký Văn Phòng K3 - Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến cơng tác quan ĐI CƠNG TÁC KÝ KẾT HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HĨA VỚI CƠNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ĐIỆN TKV TẠI QUẢNG NINH Đinh Thị Thơm - Lớp Thư Ký Văn Phòng K3 - Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến cơng tác quan ĐI CÔNG TÁC KÝ KẾT HỢP ĐỒNG KINH TẾ VỚI CÔNG TY TNHH SCHNEIDER ELECTRIC VIỆT NAM TẠI TP HỒ CHÍ MINH Đinh Thị Thơm - Lớp Thư Ký Văn Phòng K3 - Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến cơng tác quan ĐI CÔNG TÁC KÝ KẾT HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HÓA VỚI NHÀ THẦU SFC UMWELTTECHINK GMBH TẠI THÀNH PHỐ VINH – NGHỆ AN Đinh Thị Thơm - Lớp Thư Ký Văn Phòng K3 - Trường CĐ Nội Vụ Hà Nội