Tìm hiểu về quy trình tổ chức chuyến đi

Trong môi trường kinh doanh, thương mại giàu tính cạnh tranh như ngày nay thì vai trò của những chuyến đi công tác là hết sức quan trọng. Đó có thể là điều kiện quan trọng cho việc nghiên cứu thị trường, đàm phán, kí kết hợp đồng giữa các đối tác hoặc giải quyết tình trạng bất ổn tại một đơn vị trực thuộc của công ty, doanh nghiệp. Vì vậy, việc tổ chức một chuyến đi công tác như thế nào cho chuyên nghiệp, an toàn, tiết kiệm và đạt hiệu quả cao nhất là vấn đề được rất nhiều các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Đây cũng chính là lý do mà em đã chọn đề tài “Tìm hiểu về quy trình tổ chức chuyến đi công tác của cơ quan, tổ chức” cho đợt thực tập của mình. Để có thể hoàn thành tốt đề tài, em đã chọn công ty THHH Điện Thương Doanh là nơi để thực tập, chia sẻ, học hỏi và có được những tư liệu thực tế cho bài báo cáo.

LỜI CẢM ƠN Để có thể hoàn thành đợt thực tập này là nhờ công lao to lớn của các thầy cô giáo trong trường CĐ Nội Vụ Hà Nội nói chung và các thầy cô trong khoa Quản Lý Nhân lực nói riêng. Các thầy cô đã tận tình giảng dạy, truyền đạt cho em những kiến thức, những kinh nghiệm quý báu trong suốt 3 năm học tập và rèn luyện tại trường. Em xin được gửi tới các thầy, cỏc cụ lời cảm ơn chân thành nhất. Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới công ty TNHH Điện Thương Doanh đã tạo mọi điều kiện tốt nhất cả về vật chất lẫn tinh thần để giúp em hoàn thành tốt nhất đợt thực tập này. Em xin cảm ơn các anh, chị trong công ty đã nhiệt tình tạo điều kiện và chỉ bảo, giúp em có được những bài học, những kinh nghiệm thực tiễn quớ báu trong suốt quá trình em thực tập tại công ty. Đó là những kiến thức vô cùng bổ ích đối với một sinh viên sắp ra trường, là hành trang quớ bỏu cho tương lai. Cuối cùng, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới gia đình, bạn bè, người thân đã luôn động viên, chăm sóc, đóng góp ý kiến và giúp đỡ em trong quá suốt quá trình học tập và hoàn thành đợt thực tập này. Hà Nội, ngày 14 tháng 06 năm 2011 Sinh viên Đinh Thị Thơm LỜI MỞ ĐẦU Trong môi trường kinh doanh, thương mại giàu tính cạnh tranh như ngày nay thì vai trò của những chuyến đi công tác là hết sức quan trọng. Đó có thể là điều kiện quan trọng cho việc nghiên cứu thị trường, đàm phán, kí kết hợp đồng giữa các đối tác hoặc giải quyết tình trạng bất ổn tại một đơn vị trực thuộc của công ty, doanh nghiệp. Vì vậy, việc tổ chức một chuyến đi công tác như thế nào cho chuyên nghiệp, an toàn, tiết kiệm và đạt hiệu quả cao nhất là vấn đề được rất nhiều các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Đây cũng chính là lý do mà em đã chọn đề tài “Tỡm hiểu về quy trình tổ chức chuyến đi công tác của cơ quan, tổ chức” cho đợt thực tập của mình. Để có thể hoàn thành tốt đề tài, e đã chọn công ty THHH Điện Thương Doanh là nơi để thực tập, chia sẻ, học hỏi và có được những tư liệu thực tế quớ bỏu cho bài báo cáo. Bài báo cáo của em bao gồm các phần sau:  Chương I: Giới thiệu chung về công ty.  Chương II: Thực trạng công tác thư ký tại công ty TNHH Điện Thương Doanh.  Chương III: Tìm hiểu quy trình tổ chức các chuyến đi công tác nói chung.  Chương IV: Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến đi công tác thực tế tại công ty TNHH Điện Thương Doanh.  Chương V: Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến đi công tác qua tài liệu, sách báo, internet. Do thời gian, điều kiện nghiên cứu cũng như kiến thức của bản thân còn nhiều hạn chế, nên chắc rằng bài báo cáo này của em không thể tránh khỏi được những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được sự thông cảm và đóng góp ý kiến, nhận xét của các thầy cô giáo trong khoa Quản lý Nhân lực và các anh chị trong công ty TNHH Điện Thương Doanh để em rút kinh nghiệm, bổ sung cho bài báo cáo được đầy đủ, hoàn thiện hơn. MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 LỜI MỞ ĐẦU 2 Chương 1: Giới thiệu chung về công ty 3 Chương 2: Thực trạng công tác thư ký tại công ty TNHH Điện Thương Doanh 9 Chương 3: Tìm hiểu quy trình tổ chức các chuyến đi công tác nói chung 12 Chương 4: Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến đi công tác thực tế tại công ty TNHH Điện Thương Doanh 25 Chương 5: Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến đi công tác qua tài liệu, sách báo, internet 37 Chương 1: Giới thiệu chung về công ty oOo 1. Sự hình thành và mục tiêu hoạt động của công ty TNHH Điện Thương Doanh Công ty TNHH Điện Thương Doanh (Thuong Doanh Electric Co., LTD) được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102039575 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 15 tháng 06 năm 2009. Tên công ty: CÔNG TY TNHH ĐIỆN THƯƠNG DOANH Tên giao dịch quốc tế: THUONG DOANH ELECTRIC CO., LTD Tên viết tắt: TDE CO., LTD Địa chỉ trụ sở chính: Số 8 - Vương Thừa Vũ - Khương Trung - Thanh Xuân - Hà Nội Điện thoại: (84 - 4) 3568 2393 Fax: (84 - 4) 3568 2394 Email: info-tde@vnn.vn Website: http://www.tde.vn Công ty TNHH Điện Thương Doanh là doanh nghiệp phân phối chính thức các sản phẩm thiết bị điện danh tiếng trên thế giới đến với các khách hàng trong và ngoài nước. Vì thế, để không ngừng phát triển nâng cao giá trị, công ty luôn đặt ra mục tiêu việc tạo lập uy tín với khách hàng và đối tác kinh doanh là ưu tiên hàng đầu. Công ty hiểu rằng, thành công chỉ có được khi có sự thống nhất về lợi ích lâu dài giữa công ty với khách hàng và đối tác: “Cụng ty TNHH Điện Thương Doanh đảm bảo luôn đem đến cho khách hàng những sản phẩm có chất lượng và giá thành hợp lý, cùng với những chính sách thanh toán linh hoạt và dịch vụ hoàn hảo nhất.” Đó chính là tôn chỉ và sứ mệnh cao cả của công ty luôn hướng tới để phát triển và mong muốn được góp sức mình cho việc phát triển nền kinh tế của đất nước thêm giàu mạnh. Công ty cam kết luôn mang đến cho khách hàng niềm tin và uy tín về chất lượng các sản phẩm mà công ty cung cấp. Sự hài lòng của quý khỏch chớnh là sự thành công của công ty. 2. Cơ cấu tổ chức và hoạt động của công ty 2.1. Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Điện Thương doanh là công ty thành lập không lâu nhưng lại có đội ngũ cán bộ nhân viên đầy nhiệt huyết với phong cách làm việc chuyên nghiệp có kinh nghiệm. Bộ máy tổ chức của công ty là hệ thống các thành viên, cỏc phũng ban được tổ chức theo một cơ cấu khoa học, điều hành theo phương thức trực tuyến tạo môi trường làm việc độc lập nhằm phát huy tối đa năng lực của mỗi cán bộ nhân viên trong công ty. Nhìn chung bộ máy của công ty đa dạng và phong phú với các lĩnh vực các mặt hoạt động phù hợp với yêu cầu thực hiện chức năng của mỗi thành viên, mỗi phòng ban chịu trách nhiệm trước công việc mà cấp trên giao cho và cùng nhau hợp tác hoàn thành tốt các công việc để đưa công ty ngày càng phát triển hơn. Công ty mong muốn xây dựng văn hóa doanh nghiệp trở thành 1 động lực thúc đẩy sử phát triển với con người là yếu tố trung tâm, coi đây là điều kiện kiên quyết cho sự phát triển bền vững. Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Điện Thương Doanh. Ban Giám đốc:  Giám đốc: Đinh Mạnh Lâm  Phó giám đốc: Đinh Văn Linh Phòng Thư ký:  Trưởng phòng: Nguyễn Thu Trang  Thư ký bán hàng: Phạm Minh Hà Phòng Hành chính:  Trưởng phòng: Nguyễn Huy Bình  4 nhân viên Phòng kinh doanh:  Trưởng phòng: Phạm Văn Hưng  5 nhân viên Phòng kỹ thuật:  Trưởng phòng : Nguyễn Văn Nguyên  4 nhân viên Phòng tài chính - Kế toán:  Trưởng phòng: Đinh Thị Quế  3 nhân viên 2.2. Tình hình hoạt động Tuy thành lập chưa lâu nhưng công ty TNHH Điện Thương Doanh đã khẳng định được thương hiệu của mỡnh trờn thị trường kinh tế trong và ngoài nước. Công ty có rất nhiều các mối quan hệ rộng với nhiều doanh nghiệp nổi tiếng trên thế giới. Theo số liệu thống kê mới đây, từ khi thành lập đến nay công ty đã ký kết được gần 500 hợp đồng với tổng giá trị hợp đồng lớn đem lại lợi nhuận cao cho công ty. Với những nỗ lực hết mình, công ty đã tạo được uy tín cao đối với các đối tác trong nước và quốc tế trong nhiều lĩnh vực mà công ty kinh doanh. Năm 2010 đánh dấu sự thành công to lớn của công ty khi Phòng kinh doanh đã ký hợp đồng trị giá 3.578.148.953 VNĐ với công ty Franco Pacific Ventures co.,LTD đã đem lại lợi nhuận lớn cho công ty, đưa thương hiệu của công ty lên tầm cao mới. Không chỉ thế, công ty còn là đối tác lớn của nhiều công ty như: Trung tâm viễn thông Quốc tế khu vực I; công ty INDECO; công ty cáp Thăng Long; công ty TOJY Việt Nam… trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật và công nghệ nhằm phục vụ nhu cầu phát triển khoa học công nghiệp và sản xuất. Trong gần 3 năm đi vào hoạt động, thị trường tiêu thụ của công ty ngày càng được mở rộng, quy mô hoạt động lớn cả trong và ngoài nước. Với những nguồn cung cấp các mặt hàng của công ty chủ yếu từ cỏc hóng sản xuất danh tiếng trên thế giới như Schneider Electric (Pháp); ABB (Thụy Sỹ); Hitachi (Nhật Bản); LS (Hàn Quốc);… Và ngoài ra công ty còn đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh thương mại thu lợi nhuận cao trong các lĩnh vực khoa học kỹ thuật và công nghệ nhằm phục vụ cho nhu cầu phát triển khoa học công nghệ và sản xuất bao gồm các ngành kinh doanh như:  Xây lắp, kinh doanh vật tư, thiết bị ngành điện;  Kinh doanh vật tư, thiết bị khoa học kỹ thuật; hóa chất, vật tư tiêu hao phũng thớ nghiệm;  Kinh doanh thiết bị y tế; hóa chất, vật tư tiêu hao ngành y tế (không bao gồm nguyên liệu sản xuất thuốc);  Kinh doanh vật tư, thiết bị ngành công nghệ thông tin, phần mềm;  Kinh doanh vật tư, thiết bị ngành giáo dục đào tạo, dạy nghề;  Xây lắp, kinh doanh vật tư, thiết bị hệ thống xử lý nước thải, khí thải, rác thải;  Kinh doanh thiết bị văn phòng, thiết bị điện máy, điện gia dụng;  Kinh doanh thiết bị phòng cháy chữa cháy; thiết bị an toàn lao động;  Kinh doanh máy phát điện, thang máy, băng tải, dây chuyền sản xuất, thiết bị cơ khí, cơ điện;  Xuất nhập khẩu các mặt hàng thuộc lĩnh vực công ty kinh doanh;  Cung cấp dịch vụ sửa chữa, lắp đặt, hướng dẫn sử dụng, chuyển giao công nghệ, bảo hành, bảo trì các sản phẩm thuộc lĩnh vực công ty kinh doanh;  Làm đại diện đại lý cho cỏc hóng sản xuất, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước trong lĩnh vực giới thiệu vật tư, thiết bị điện, sản phẩm khoa học công nghệ mới tại thị trường Việt Nam. Công ty TNHH Điện Thương Doanh đã và đang góp phần to lớn thúc đẩy cho sự phát triển của đất nước, mang đến lợi nhuận cao không chỉ riêng cho công ty mà còn làm giàu thêm cho đất nước Việt Nam. [...]... nghiệp thì quy trình chuẩn bị thực hiện chuyến đi công tác sẽ đơn giản hơn Nhưng việc chuẩn bị chu đáo quy trình tổ chức chuyến đi công tác tại các cơ quan, doanh nghiệp sẽ giúp cho chuyến đi công tác gặt hái được nhiều thành công và mang lại những kết quả tốt đẹp nhất Chương 4: Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến đi công tác thực tế tại công ty TNHH Đi n Thương Doanh oOo -1 Tổ chức chuyến đi công... nâng tầm hiểu biết của mình sâu rộng hơn nữa về nghiệp vụ thư ký văn phòng ngành mà em theo học hiện nay Chương 3: Tìm hiểu quy trình tổ chức các chuyến đi công tác nói chung oOo -Tổ chức chuyến đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Cơ quan Các chuyến đi công tác nói chung rất đa dạng, như đi dự Hội nghị, đi ký kết hợp đồng, kiểm tra hướng dẫn cơ sở, đi công... vụ chuẩn bị tổ chức chuyến đi sẽ chuyển cho các bộ phận chức năng để giải quy t Khi đi công tác, các đại biểu tham gia chuyến đi cần lưu ý về việc lưu giữ những chứng từ, hóa đơn … để quy t toán tài chính sau chuyến đi công tác về Việc quy định chế độ công tác phí và thanh toán ở mỗi cơ quan là khác nhau Đối với các cơ quan Nhà nước thì thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính và chế độ quy định của... bản dùng để trình bày một cách có hệ thống những công việc kiên quan đến chuyến đi công tác Kế hoạch chuyến đi là cơ sở để đánh giá kết quả của chuyến đi Các chuyến đi công tác thường kỳ được đưa vào kế hoạch công tác năm của đơn vị với mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể đã được xác định trước Đối với những chuyến đi công tác được tổ chức trên cơ sở nhiệm vụ đột xuất, khi lập kế hoạch tổ chức chuyến đi thì phải... liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến đi công tác  Thu thập giấy tờ, tài liệu sau chuyến đi công tác để lập hồ sơ  Tổ chức các cuộc họp mở rộng hoặc nội bộ để thông báo kết quả chuyến đi công tác và phát triển công việc hoặc rút kinh nghiệm trong kỹ thuật tổ chức chuyến đi Có thể sử dụng văn bản để thực hiện công việc này  Trình nhật ký công tác và các văn bản, giấy tờ thuộc quy n thủ trưởng Xin ý... nhiệm chuẩn bị cho việc tổ chức chuyến đi công tác của cơ quan Để các chuyến đi công tác được diễn ra thành công thì người thư ký phải cần nắm vững:  Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan  Mục đích của chuyến đi công tác để chuẩn bị các đi u kiện cần thiết cũng như phương án hỗ trợ để đảm bảo thành công cho chuyến đi  Có sự phân biệt giữa chuyến đi công tác của lãnh đạo với các chuyến đi công tác khác của... giải quy t của của công ty song được gửi trực tiếp cho Giám đốc thì thư ký sẽ phải liên hệ với Giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo 1.2.2 Sau chuyến đi công tác Sau khi kết thúc chuyến đi công tác, Thư ký sẽ giúp Giám đốc giải quy t các vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến đi công tác, thu thập giấy tờ, tài liệu sau chuyến đi công tác để lập hồ sơ và tổ chức cuộc họp thông báo kết quả chuyến đi và... (Thư ký) phải hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của bản thân trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo và toàn cơ quan 3 Lập kế hoạch cho các chuyến đi công tác Để các chuyến đi công tác đạt kết quả tốt, không bị chồng chéo, lãng phí thì cần phải lập kế hoạch cụ thể cho các chuyến đi Phải xác định rõ mục đích, nội dung công việc, thành phần, địa đi m, thời gian đi Kế hoạch chuyến đi công tác là... trong thời gian đi công tác Để đảm bảo chuyến đi công tác được chu đáo đoàn công tác sẽ mang theo một số giấy tờ cần thiết cá nhân 2.2.2 Sau chuyến đi công tác Sau chuyến đi công tác của Giám đốc, thư ký sẽ tiếp tục thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình và giúp Giám đốc giải quy t hoàn tất các vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến đi công tác Thu thập giấy tờ, tài liệu của chuyến đi công tác để... tham gia chuyến đi mức độ công việc được phân công, thẩm quy n của cá nhân trong chuyến đi công tác và hướng dẫn các đại biểu tham gia chuyến đi về việc lưu trữ giữ tài liệu, chứng từ để lập hồ sơ công việc sau chuyến đi 4.3 Chuẩn bị tư liệu, tài liệu Ngoài các thủ tục giấy tờ hành chính, khi chuẩn bị tư liệu, tài liệu cho chuyến đi công tác phải dựa vào các thông tin sau:  Mục đích chuyến đi  Khả . Chương IV: Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến đi công tác thực tế tại công ty TNHH Đi n Thương Doanh.  Chương V: Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến đi công. 12 Chương 4: Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến đi công tác thực tế tại công ty TNHH Đi n Thương Doanh 25 Chương 5: Tìm hiểu quy trình tổ chức chuyến đi công