1. Tổ chức chuyến đi công tác nước ngoài
ôHội chợ triển lãm công nghệ và thiết bị điện cho các nhà sản xuất và đại diện phân phối sản phẩm điện tổ chức tại Singapore (Technology fairs and exhibitions for electrical equipment manufacturers and distributors of electronic products held in Singapore)ằ
Với bất kỳ một công ty thương mại nào, việc giao lưu học hỏi kinh nghiệm, giới thiệu sản phẩm và quảng ba thương hiệu công ty là một trong những chiêu thức chiến lược để phát triển kinh doanh và tạo mối quan hệ rộng cho công ty.
Nắm bắt được những bước đi chiến thuật căn bản này. Công ty TNHH Điện Thương Doanh đã và đang ngày càng mở rộng thị trường, giới thiệu sản phẩm và thu hút khách hàng không những trong nước mà còn trên khắp Thế giới. Để làm được điều đó, Công ty đã chớp lấy cơ hội giới thiệu sản phẩm và giao lưu học hỏi marketing công ty mở rông khách hàng tại ô Hội chợ triển lãm công nghệ và thiết bị điện cho các nhà sản xuất và đại diện phân phối sản phẩm điện tổ chức tại Singapore ằ diễn ra từ 21/08/2010 đến 24/08/2010.
Cộng hòa Singapore là một hòn đảo có hình dạng một viên kim cương bao quanh bởi nhiều hòn đảo nhỏ khác, được Thế giới công nhận là nước đi đầu trong việc chuyển đổi nền kinh tể sang kinh tế trí thức dựa vào buôn bán
và dịch vụ. Singapore còn có cơ sở hạ tầng và một số ngành công nghiệp phát triển cao hàng đầu Châu Á và Thế giới, tiêu biểu trong đó là công nghệ sản xuất thiết bị điện tử và hàng bán dẫn, một trong những sản phẩm mà đang được rất nhiều nước trên Thế giới ưa chuộng và sử dụng.
Hiểu được tầm giá trị của thiết bị điện đối với cuộc sống con người trong bối cảnh nhu cầu tiêu dùng điện hiện nay ngày càng gia tăng. Cộng hòa Singapore đã mở hội chợ triển lãm về công nghệ và thiết bị điện để các nhà sản xuất, các công ty trên khắp năm châu có cơ hội để giao lưu trao đổi kinh nghiệm, giới thiệu sản phẩm và mở rộng mối quan hệ hữu nghị giữa các công ty trên Thế giới lại với nhau.
Hội chợ với quy mô trên 600 gian hàng trưng bày giới thiệu sản phẩm. Triển lãm sẽ có sự góp mặt của nhiều công ty lớn có thương hiệu nổi tiếng trong lĩnh vực công nghệ và chế tạo thiết bị điện như ABB (Thụy Sỹ), Hitachi (Nhật Bản), LS (Hàn Quốc), schneider Electric (Pháp)... và công ty TNHH Điện Thương Doanh cũng là một trong những khách mời tiềm năng để giao lưu và mở rộng thị trường trong lĩnh vực thiết bị điện mà công ty đang kinh doanh hiện nay.
1.1. Xác định mục đích, phạm vi chuyến đi công tác
1.1.1. Mục đích
Đến với hội chợ triển lãm lần này công ty đã xác định mục đích:
Tham gia buổi giới thiệu, thảo luận và nghiên cứu thị trường về các lĩnh vực công nghệ và thiết bị điện của các công ty trên thế giới
Thăm quan các gian hàng trưng bày sản phẩm của tất cả các công ty trong hội chợ
Tìm hiểu về thị trường tiêu thụ ở đất nước Singapore và các nước khác
Giao lưu và đặt mối quan hệ hữu nghị với các công ty khác
Giới thiệu các sản phẩm thiết bị điện và một số mặt hàng khác mà công ty đang kinh doanh tại triển lãm
Quảng bá thương hiệu, giới thiệu vê cụnng ty và đất nước Việt Nam.
1.1.2. Phạm vi
Đây là một chuyến đi công tác nước ngoài nên phạm vi rất rộng và liên quan đến nhiều vấn đề. Vì vậy cần chú ý đến lộ trình đi và tìm hiểu kỹ nơi đến.
Chuyến đi công tác lần này là chuyến đi thăm quan triểm lãm do công ty đại diện tổ chức hội chợ tại Singapore mời nên thành phần đi chỉ có Giám
đốc đi trong thời gian ngắn có thể có nhiều phát sinh thay đổi trong quá trình sang bên Cộng hòa Singapore nên công ty không lập kế hoạch cụ thể như phần giới thiệu ở Chương III. Công ty sẽ lên danh sách những công việc cần phải làm và bàn giao công việc.
Địa điểm nơi đến: Singapore capital (cộng hòa Singapore) Thời gian: 3 ngày từ 21 – 24/08/2010.
1.2. Quy trình thực hiện công việc
1.2.1. Trước chuyến đi công tác
Thư ký của công ty TNHH Điện Thương Doanh sẽ liên lạc với bên công ty đại diện tổ chức hội chợ để biết thêm thông tin và hỗ trợ giúp đỡ tiếp nhận công tác của Giám đốc công ty mình.
1.2.1.1. Làm Hộ chiếu (passport)
Hầu hết đối với một chuyến đi nước ngoài thỡ dự bất kỳ lý do nào bạn cũng phải xin cấp visa để vào nước đó. Nhưng có một số trường hợp đặc biệt thì bạn không phải xin visa mà chỉ cần sử dụng Hộ chiếu khi đến các nước Thái lan, Singapore, Lào, Malaysia, Campuchia. Và Cộng hòa Singapore nằm trong khu vực Đông Nam Á thuộc một trong năm nước chỉ cần sử dụng Hộ chiếu khi đến nước này. Vì thế công ty chỉ làm Hộ chiếu cho Giám đốc công ty.
Hộ chiếu (passport) có giá trị ít nhất 6 tháng (người nộp đơn không mang quốc tịch Việt Nam phải nộp bằng chứng về tình trạng cư trú tại Việt Nam).
Các thủ tục xin Hộ chiếu đối với người làm việc trong công ty tư nhân
Hồ sơ gồm:
o Tờ khai đề nghị cấp Hộ chiếu theo mẫu (TK1)
o 4 ảnh 4×6 cm, chụp không quá 6 tháng, mặt nhìn thẳng đầu để trần
o Người xin cấp Hộ chiếu phải làm hai tờ khai đề nghị cấp Hộ chiếu phổ thông (TK1) có xác nhận và dấu giáp lai ảnh của Trưởng Công an Phường, Xã nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú dài hạn
o Nếu người đề nghị cấp Hộ chiếu xuất trình đầy đủ giấy chứng minh nhân dân và giấy tờ về hộ khẩu thường trú hợp lệ thì tờ khai không cần phải có xác nhận của Trưởng Công an Phường, Xã nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú dài hạn.
Hồ sơ nộp tại phòng Quản lý xuất nhập cảnh (PA35) Công An Tỉnh hoặc Thành Phố. Trong trường hợp cần thiết, người đề nghị cấp Hộ chiếu có thể xin nộp hồ sơ tại cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ công an.
Thời gian giải quyết hồ sơ: Không quá 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với cán bộ công ty tư nhân hay người dân. Trong trường hợp ngày trả kết quả mà người đề nghị chưa nhận được Hộ chiếu, có quyền yêu cầu cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh trả lời lý do bằng văn bản (nộp hồ sơ ở đâu thì cơ quan xuất nhập cảnh nơi đó có trách nhiệm trả lời)
1.2.1.2. Các công việc khác
Chuẩn bị tư liệu, tài liệu
Đây là hội chợ triển lãm về các thiết bị điện tại Singapore nên các tư liệu, tài liệu liên quan sẽ phát khi tham gia hội chợ
Vì vậy tài liệu mang đi là các tài liệu giới thiệu về công ty, tài liệu về mẫu hình ảnh các thiết bị điện và một số sản phẩm khác mà công ty kinh doanh, các bảng báo giá sản phẩm để chào hàng cùng với một số bản hợp đồng có kết quả cao để chứng minh về năng lực của công ty.
Các giấy tờ cần thiết:
Chuyến đi công tác là nước ngoài nên các giấy tờ mang theo đều ở dạng song ngữ hoặc một bản tiếng Việt, một bản tiếng Anh. Gồm có:
o Hộ chiếu
o Thư mời
o Hồ sơ giới thiệu năng lực công ty
o Catalog về sản phẩm kinh doanh của công ty o Vé máy bay
o Giấy công đi đường o Danh thiếp
Phương tiện:
Phương tiện được sử dụng ở đây là máy bay vỡ cú lịch đi cụ thể nên công ty đặt vé máy bay khứ hồi của hãng Hàng không Vietnam Airline vừa
thuận tiện, an toàn và kinh phí phù hợp. Việc đặt vé máy bay sẽ dựa vào lịch của công ty đại diện tổ chức bên Singapore mời gửi sang.
Khi sang bên Cộng hòa Singapore công ty đại diờn bờn đú sẽ có nhân viên đưa xe ô tô ra đón tận sân bay và sắp xếp chỗ ăn nghỉ tại khách sạn. Khi đến hội chợ hoặc thăm quan đâu đó sẽ cú xờ ô tô của công ty đại diện tổ chức hội chợ đưa đón chu đáo.
Kinh phí:
Đây là chuyến đi công tác mà Cộng hòa Singapore mời sang dự Hội chợ triểm lóm nờn toàn bộ kinh phí ăn, ở sinh hoạt sẽ do công ty tài trợ Hội chợ triển lãm chi trả. Công ty chỉ mất phí vé máy bay 2 chiều đi - về.
Tuy nhiên, khi đi công ty cũng sẽ mang theo một số tiền nhất định để chi tiêu hoặc mua quà lưu niệm hay tiền phát sinh riêng. Tiền sẽ được đổi sang tiền Đô la (USD) và mang theo đúng quy định của thủ tục xuất nhập cảnh.
Khi đi công tác sẽ có một giấy đi đường kèm theo, người đi có nhiệm vụ xin các dấu của nơi đến, tất cả hóa đơn, chứng từ: taxi, vé máy bay, ăn uống tiếp khỏch… phải giữ lại đem về để kế toán công ty sẽ thanh toán theo chế độ công tác phí của công ty
Thư ký sẽ tìm hiểu qua thời tiết hiện tại bên Singapore và thông báo để Giám đốc mang đồ sinh hoạt cho phù hợp. Còn về văn hóa, phong tục, ẩm thực… thì khi sang bên Singapore sẽ có người hướng dẫn chi tiết, cung cấp đầy đủ thông tin và tài liệu để người tham gia Hội chợ có thể hiểu biết hơn về Đất nước Sư tử này.
Ngoài ra công ty có thể mang theo một số quà tặng như: Tranh ảnh, sách giới thiệu về công ty và đất nước Việt Nam; một số sản phẩm lưu niệm của công ty … dành tặng cho công ty tổ chức Hội chợ triển lãm và một số công ty đặt mối quan hệ hợp tác hữu nghị.
Trước khi đi công ty TNHH Điện Thương Doanh sẽ tổ chức cuộc họp nội bộ để Giám đốc phân công công việc cụ thể trong thời gian đi vắng, giải quyết một số công việc khác, qua đó Thư ký của công ty sẽ xác định hình thức liên lạc với Giám đốc: qua email và điện thoại.
Trong thời gian Giám đốc đi vắng, mọi công việc sẽ do Thư ký văn phòng của công ty thừa lệnh Giám đốc giải quyết công việc và đôn đốc, giám sát, kiểm tra cỏc phũng ban chức năng thực hiện đúng chương trình kế hoạch mà thủ trưởng đã giao. Thư ký cũng sẽ thực hiện chức năng, nhiệm vụ thường xuyên và công việc được ủy quyền, giữ liên lặc thường xuyên trong thời gian Giám đốc đi công tác, ghi nhật ký công tác, lưu giữ các giấy tờ, tài liệu có liên quan trực tiếp tới Giám đốc. Nhưng trong trường hợp văn bản hay công việc quan trọng mà thuộc phạm vi giải quyết của của công ty song được gửi trực tiếp cho Giám đốc thì thư ký sẽ phải liên hệ với Giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo.
1.2.2. Sau chuyến đi công tác
Sau khi kết thúc chuyến đi công tác, Thư ký sẽ giúp Giám đốc giải quyết các vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến đi công tác, thu thập giấy tờ, tài liệu sau chuyến đi công tác để lập hồ sơ và tổ chức cuộc họp thông báo kết quả chuyến đi và triển khai, phân công công việc hướng phát triển mới của công ty, qua đó tất cả cỏc phũng ban sẽ báo cáo tiến độ làm việc, kết quả ra sao trong thời gian Giám đốc đi công tác để Giám đốc có hướng điều chỉnh cho đúng. Ngoài ra thư ký sẽ trình nhật ký công tác và các văn bản, tài liệu, bưu phẩm có liên quan đến cá nhân Giám đốc.
Kế toán công ty sẽ có trách nhiệm thu thập chứng từ, hóa đơn trong chuyến đi để làm bảng quyết toán phí công tác và đưa vào làm chi phí cho công ty. Xác nhận lại giấy đi đường xem đã hợp lệ chưa và thanh toán các khoản khác theo yêu cầu của Giám đốc.
Ngoài ra thư ký cũn cú nhiệm vụ sọan thư cảm ơn gửi đến công ty đại diện tổ chức Hội chợ triển lãm bên Singapore thông qua email của Giám đốc. Trước khi gửi phải được sự đồng ý của Giám đốc về nội dung và hình thức.
Một số thủ tục thanh quyết toán kinh phí chuyến đi bộ phận Kế toán sẽ thực hiện trước đó như: thanh toán vé máy bay …
Như vậy mỗi chuyến đi công tác nước ngoài thư ký văn phòng phải có một sự chuẩn bị chu đáo để chuyến công tác được thành công và đem lại kết quả tốt đẹp cho Công ty.
2. Tổ chức chuyến đi công tác trong nước
ôChuyến công tác ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa với công ty Cổ Phần Thiết Bị Điện TKV tại Cẩm Phả - Quảng Ninhằ
Bill Gates trong một lần phỏng vấn các ứng viên thi tuyển vào Microsoft đã hỏi: “Theo các bạn, đâu là yếu tố duy trì sự ổn định và thành công của các họat động kinh doanh ngày nay ?’’ Một ứng viên đã trả lời: “Đú là tính chặt chẽ của hợp đồng !”
Nhiều người khi đú đó nghi ngờ câu trả lời trên của ứng viên này, chỉ duy nhất có Bill Gates không nghĩ như vậy. Ông đã cho ứng viên này điểm tối đa. Xuyên suốt các hoạt động kinh doanh thường nhật, mỗi một công ty đều phải tạo cho mình những chuẩn mực hợp đồng riêng. Việc ký kết các hợp đồng kinh doanh sẽ đảm bảo và duy trì thành công để phát triển các kế hoạch chiến lược của công ty.
Ở Việt Nam khi nền kinh tế đang tromg thời kỳ phát triển bước vào thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa nhằm đưa Việt Nam trở thành nước công nghệp văn minh hiện đại, thỡ cỏc công ty ở nước ta cũng từ đó hòa cựng nhịp đập phát triển của kinh tế tromg nước, đổi mới phương thức hoạt động kinh doanh, thiết lập các mối quan hệ rộng rãi để phát triển cho chính công ty và góp phần phát triển cho nền kinh tế của đất nước nói chung.
Công ty TNHH Điện Thương Doanh là một công ty thương mại chuyên phân phối, làm đại diện bán hàng về các lĩnh vực thiết bị điện, hóa chất và các sản phẩm sáng tạo của khoa học công nghệ. Đây là một trong những lĩnh vực mà đang được rất nhiều nước quan tâm sử dụng và phát triển. Nắm bắt được cơ hội tiềm năng trong lĩnh vực này, công ty đã mở rộng thị trường cung cấp các sản phẩm không những trong nước mà cũn trờn cả khắp Thế giới. Theo thống kê gần đây thì đầu năm 2011 công ty TNHH Điện Thương Doanh có một bước ngoặt tô điểm hơn nữa cho trang sử phát triển thịnh vượng của công ty đó là sự kiện công ty đã ký kết hợp đồng bán một số thiết bị điện cho công ty Cổ phần Thiết bị Điện TKV tại Cẩm Phả - Quảng Ninh, đây là hợp đồng mà đã thu được nhiều lợi nhuận cao góp phần cho sự nghiệp phát triển của công ty.
2.1. Xác định mục đích, phạm vi chuyến đi công tác
2.1.1. Mục đích
Đây là chuyến đi công tác ký hợp đồng kinh doanh trong nước mục đích chính đi lần này là: Ký hợp đồng mua bán hàng hóa với công ty Cổ phần Thiết bị Điện TKV
Ngoài ra cũng là chuyến công tác kết hợp với du lịch tại Vịnh Hạ Long – Vịnh nước nơi rồng đáp xuống.
2.1.2. Phạm vi
Chuyến đi diễn ra trong nước, khoảng cách cũng không xa lắm, giữa Hà Nội tới Quang Ninh nên thành phần tham dự chuyến công tác sẽ có Giám đốc và Trưởng Phòng kinh doanh của công ty
Địa điểm tại công ty Cổ phần Thiết bị Điện TKV ở 822 Trần Phú – thị xã Cẩm Phả - Quảng Ninh.
Thời gian: Từ ngày 21 – 24/03/2011
Chuyến công tác lần này là đi thiết lập mối quan hệ kinh doanh ký kết hợp đồng, bên cạnh đó kết hợp với du lịch tại Hạ Long nên thư ký công ty không lập kế hoạch cụ thể mà chỉ lập một danh sách các công việc cần làm, theo lệnh của Giám đốc công ty.