Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống
1
/ 75 trang
THÔNG TIN TÀI LIỆU
Thông tin cơ bản
Định dạng
Số trang
75
Dung lượng
0,98 MB
Nội dung
MỤC LỤC CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG 1.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Chức văn phòng 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng 17 1.2 Cơ cấu tổ chức nguyên tắc hoặt động văn phòng 19 1.2.1 Cơ cấu tổ chức loại hình văn phòng 19 1.2.2 Nguyên tắc hoặt động văn phòng .27 Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 28 2.1 Lý luận chung quản trị văn phòng 28 2.1.1 Khái niệm quản trị văn phòng, nhà quản trị văn phòng 28 2.1.2 Vai trò nhà quản trị văn phòng 29 2.1.3 Tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng…………………………… 31 2.2 Chức quản trị văn phòng 36 2.2.1 Chức hoạch định quản trị văn phòng 36 2.2.1.1 Khái niệm: 36 2.2.1.2 Ý nghĩa hoạch định 36 2.2.1.3 Nội dung hoạch định 37 2.2.2 Chức tổ chức quản trị văn phòng 40 2.2.2.1 Khái niệm 40 2.2.2.2 Ý nghĩa tổ chức 41 2.2.2.3 Nội dung tổ chức 41 2.2.3 Chức quản trị nhân quản trị văn phòng 45 2.2.3.1 Khái niệm quản trị nhân 45 2.2.3.2 Ý nghĩa quản trị nhân 47 2.2.3.3 Nội dung quản trị nhân 48 2.2.3.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị nhân .51 2.2.4 Chức lãnh đạo, điều hành quản trị văn phòng 53 2.2.4.1 Khái niệm lãnh đạo, điều hành 53 2.2.4.2 Ý nghĩa lãnh đạo, điều hành .54 2.2.4.3 Nội dung lãnh đạo, điều hành .55 2.2.5 Kiểm tra, giám sát quản trị văn phòng 58 2.2.5.1 Khái niệm kiểm tra, giám sát 58 2.2.5.2 Ý nghĩa kiểm tra, giám sát 59 2.2.5.3 Nội dung kiểm tra, giám sát 60 Chương 66 BỐI CẢNH VÀ XU THẾ HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG .66 3.1 Khái niệm đại hóa văn phòng, văn phòng đại 66 3.1.1 Khái niệm đại hóa văn phòng 66 3.1.2 Khái niệm văn phòng đại 66 3.2 Nguyên tắc, yêu cầu đại hóa văn phòng .67 3.2.1 Nguyên tắc đại hóa văn phòng 67 3.2.2 Yêu cầu đại hóa văn phòng 68 3.3 Phương pháp đại hóa văn phòng 69 3.4 Nội dung đại hóa văn phòng 69 3.5 Bối cảnh xu đại hóa văn phòng 71 3.5.1 Bối cảnh đại hóa văn phòng 71 3.5.1.1 Bối cảnh nước 71 3.5.1.2 Bối cảnh giới 72 3.5.2 Xu đại hóa văn phòng 73 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .75 CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG 1.1 1.1.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ văn phòng Khái niệm văn phòng Bất tổ chức, đơn vị thành lập vào hoạt động hướng tới mục tiêu định Mục tiêu lớn hay nhỏ, dài hạn hay ngắn hạn phụ thuộc vào lĩnh vực mà tổ chức tham gia, môi trường mà tổ chức hoạt động nguồn lực mà tổ chức sở hữu Để thực mục tiêu đề tổ chức, nhà quản lý phải tham gia nhiều khâu hoạt động quản lý Trong đó, việc định quản lý hoạt động then chốt có ảnh hưởng trực tiếp tới phát triển tổ chức Để có định nhanh chóng xác nhà quản lý cần tới đội ngũ thu thập, xử lý cung cấp thông tin cách chuyên nghiệp Bên cạnh đó, đội ngũ đảm bảo điều kiện vật chất cho nhà quản lý hoạt động Vậy, văn phòng tồn yếu tố khách quan theo yêu cầu thực tế quản trị Tùy theo tính chất, quy mơ, trình độ tổ chức mà văn phòng thành lập theo hình thức cho phù hợp Trên thực tế văn phòng tồn thực thể nên có nhiều cách tiếp cận khác nhau: - Tiếp cận theo phương diện tổ chức: Văn phòng đơn vị cấu thành tổ chức bao gồm yếu tố cấu thành phù hợp với việc thực chức nhiệm vụ giao theo định hướng hoạt động chung tổ chức; - Tiếp cận theo chức tổ chức: Văn phòng thực thể hình thành để thực hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu nhà quản trị; - Tiếp cận theo tính chất hoạt động: Văn phòng thực thể thực công tác quản lý thông tin phục vụ hoạt động nhà quản lý Trên cách tiếp cận khác “văn phòng” Để có định nghĩa đầy đủ “văn phòng” cần xem xét tồn diện hoạt động diễn phận tổ chức Văn phòng nơi thu thập, xử lý cung cấp thông tin từ nguồn khác (bên nội bộ) giúp cho lãnh đạo quan định quản lý đắn Ngoài ra, văn phòng nơi cung cấp phương tiện, vật chất kỹ thuật cần thiết cho hoạt động quan, đơn vị (tổ chức mua sắm, quản lý sử dụng tài sản, trang thiết bị kỹ thuật, kinh phí hoạt động nhằm nâng cao hiệu suất làm việc tiết kiệm chi phí) Như vậy, nhìn nhận trạng thái tĩnh, văn phòng gồm yếu tố vật chất kỹ thuật hữu, trang thiết bị người Nếu nhìn nhận trạng thái động văn phòng bao gồm tồn q trình thơng tin từ đầu vào đến đầu phục vụ cho hoạt động quản lý nhà quản trị tổ chức Từ nội dung hoạt động văn phòng cách thức tiếp cận đây, xin đưa định nghĩa đầy đủ văn phòng quan, đơn vị sau: Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành lãnh đạo, giúp nhà lãnh đạo điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung tồn quan, tổ chức 1.1.2 Chức văn phòng Từ định nghĩa văn phòng cơng tác văn phòng nêu chúng tơi nhận thấy văn phòng có ba chức sau đây: 1.1.2.1.Chức tham mưu, tổng hợp A, Khái niệm Khái niệm “tham mưu” Hiện nay, có nhiều quan điểm khác tham mưu, theo nghĩa triết tự: Theo nghĩa gốc, tham mưu từ Hán – Việt người, tổ chức tham dự việc vạch mưu kế cho lãnh đạo, người cẩm quyền (tham: dự vào, góp vào; mưu kế hoạch, kế sách)1 Theo quan điểm trên, cá nhân làm tham mưu gọi quân sư, mưu sĩ, người hiến kế cho nhà vua, cho thủ lĩnh; trận mạc, đề kế hoạch công tác chiến Ở nước ta nay, tổ chức làm công tác tham mưu gọi Bộ tham mưu Tổng cục tham mưu Bộ Quốc phòng, Bộ Tổng tham mưu mặt trận, Đảng vô sản Bộ tham mưu giai cấp công nhân Khái niệm “tổng hợp” Theo Từ điểm tiếng Việt “Tổng hợp tổ hợp yếu tố riêng rẽ thành chỉnh thể”2 Từ định nghĩa nêu trên, cho rằng, tổng hợp mang hai ý nghĩa, thứ nhất, tổng hợp mang nghĩa động từ, thứ hai, tổng hợp mang nghĩa tính từ Tổng hợp mang nghĩa động từ: Tổng hợp hoạt động pha trộn yếu tố riêng rẽ thành chỉnh thể Tổng hợp mang nghĩa tính từ: có mặt nhiều yếu tố chỉnh thể Dẫn theo Nguyễn Lân: Từ điển từ ngữ Hán – Việt, NXB Văn học, Hà Nội, 2003, tr 583 Xem từ điển tiếng Việt, Viện ngôn ngữ học - NXB Đà nẵng Trung tâm từ điển học, 2006, tr 721 Hoạt động tổng hợp bao gồm cơng việc theo trình tự sau: Thu thập, đánh giá, phân tích dự báo Khái niệm “tham mưu tổng hợp” Khái niệm tham mưu tổng hợp kết hợp hai khái niệm “tham mưu” “tổng hợp” trình bày bên Từ khái niệm nêu trên, xin đưa cách hiểu “tham mưu tổng hợp” văn phòng sau: Tham mưu tổng hợp hoạt động đề xuất ý tưởng, sáng kiến, phương án độc đáo, giải pháp có tính chất tổng thể, khả thi cho thủ trưởng quan sở tổng hợp ý kiến tham mưu khác, thông tin hữu ích có liên quan Vậy, ta hiểu tham mưu tổng hợp nghĩa việc đề xuất phương án, ý tưởng tham mưu dựa việc thu thập, đánh giá, phân tích cách đầy đủ phương án tham mưu khác, thơng tin có liên quan tới nội dung tham mưu Tham mưu tổng hợp hoạt động tham mưu cuối trước người lãnh đạo đưa định quản lý, hay phản ánh xác tính chất hoạt động tham mưu Điều thể rõ nét, cụ thể sau: Trong quan đơn vị, phận chuyên môn tham mưu trực tiếp cho lãnh đạo Cách thức tham mưu cho phép tiết kiệm thời gian chuyển tải thông tin, làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khó khăn việc hình thành phương án điều hành tổng hợp Điều khắc phục cách tổ chức hoạt động tham mưu văn phòng quan, đơn vị đặc biệt có tổ chức theo hai hướng sau đây: Văn phòng phận làm cơng tác tham mưu để trợ giúp cho lãnh đạo công tác quản lý, điều hành đơn vị; Văn phòng đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ phận chuyên môn, nghiệp vụ để hợp thành hệ thống thống trình lãnh đạo Hoặc đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp sở phương án riêng lẻ phận nghiệp vụ Chính vậy, quan, đơn vị văn phòng vừa trung tâm tham mưu, vừa nơi tiếp nhận, phối hợp với phòng ban chuyên môn làm công tác tham mưu cho lãnh đạo quan, đơn vị, gọi tham mưu tổng hợp B, Mối quan hệ tham mưu tổng hợp Mối quan hệ “nền tảng” “Tổng hợp” hiểu theo hai nghĩa nêu trên, tổng hợp thông tin từ nguồn khác cho người tham mưu thông tin đầy đủ đa chiều vấn đề cần tham mưu, tránh nhìn nhận phiến diện Ngồi ra, tham mưu tổng hợp tranh tổng thể có hàm chứa nội dung, kết nối tham mưu chuyên môn khác Điều khiến cho người lãnh đạo nhìn rõ tranh toàn cảnh thấy lộ trình để thực cơng việc, vấn đề mà người tham mưu muốn trình bày Ví dụ, để xây dựng kế hoạch công tác năm quan, Văn phòng cần tham khảo, tổng hợp nhiều thơng tin khác có kế hoạch cơng tác năm phận chuyên môn Mối quan hệ “quyết định” Như trình bày, trước tham mưu cho lãnh đạo vấn đề, việc cụ thể, người tham mưu phải tiến hành thu thập, đánh giá, phân tích thơng tin cách xác Mức độ xác q trình thu thập xử lý thơng tin có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng nội dung phương án, kế sách tham mưu Mối quan hệ “thành quả” Sau q trình tổng hợp thơng tin, người tham mưu cần xây dựng phương án cách thức thực phương án trình lãnh đạo đề giải cơng việc (tham mưu) Nếu có tổng hợp thơng tin mà khơng xây dựng phương án để tham mưu cho lãnh đạo q trình tổng hợp coi khơng có giá trị Lãnh đạo quan, đơn vị quan tâm tới kết công việc mà gần không quan tâm tới q trình làm việc Nói cách dễ hiểu, nhà lãnh đạo quan tâm tới kết cuối phương án tham mưu q trình lao động để có phương án tham mưu họ khơng quan tâm Chính vậy, muốn lãnh đạo quan, đơn vị ghi nhận trình lao động, người làm nhiệm vụ tham mưu phải đưa phương án, sách lược có chất lượng – kết q trình tổng hợp thơng tin C,Yêu cầu tham mưu tổng hợp Đề công tác tham mưu tổng hợp văn phòng đạt hiệu cao cần tuân thủ yêu cầu sau: Đảm bảo pháp luật Những ý kiến, phương án tham mưu cấp cho lãnh đạo quan đơn vị phải đảm bảo pháp luật Phương án tham mưu có hay, có lợi cho quan, đơn vị vi phạm pháp luật phương án nên gạt bỏ Những tham mưu ngược lại pháp luật sớm muộn phải trả giá đắt cho việc vi phạm Ví dụ thực tế: Tham mưu có tình khả thi Những phương án tham mưu tốt phải có tính khả thi cao Nếu phương án tham mưu khơng có tính khả thi vơ tình gây cho người lãnh đạo rối loạn thơng tin, nhầm lẫn thơng tin, khó lựa chọn phương án tham mưu xác có hiệu Một phương án tham mưu có tính khả thi phương án xây dựng thơng tin phong phú, đầy đủ xác vấn đề cần tham mưu nguồn lực quan, tổ chức Tham mưu phải kịp thời Các phương án tham mưu góc độ quản lý thông tin, thông tin qua xử lý có giá trị cao Đã thông tin, phương án tham mưu cần phải kịp thời bảo mật Nếu bỏ lỡ thời giá trị tham mưu để lộ thông tin tham mưu, đặc biệt lộ thông tin tham mưu cho đối thủ cạnh tranh, kẻ thù hậu quan, tổ chức gặp phải nặng nề Đặc biệt lĩnh vực quân sự, kinh doanh, để lộ thơng tin tham mưu dẫn tới việc xoay chuyển cục diện chiến Tham mưu phải bảo mật Phương án tham mưu văn phòng trở thành phương án, định quản lý lãnh đạo quan đơn vị Trong nhiều trường hợp phương án có tính chất định tới vận mệnh, lợi ích quan đơn vị Chính vậy, phương án tham mưu cần phải bảo mật thơng tin, việc có liên quan trực tiếp tới công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị Tham mưu phải trung thực Như trình bày, hoạt động tham mưu dựa kết hoạt động tổng hợp thơng tin Những tham mưu xác tham mưu xây dựng tảng thông tin chân thực Tuy nhiên, thực tế lý khách quan, chủ quan người tham mưu phản ánh thực trạng khác Điều khiến cho nhà lãnh đạo đưa định sai lầm dựa điều chỉnh cán tham mưu Điều gây hậu trực tiếp cho lãnh đạo tồn quan, đơn vị Chính vậy, người lãnh đạo cần có khả kiểm tra đánh giá thông tin phương án tham mưu trước đưa định quản lý Để nói yêu cầu quan trọng này, xin dẫn lời Chủ tịch Hồ Chí Minh lúc sinh thời nói “Tham mưu mà làm việc theo kiểu dĩ hòa vi quý, cố làm đẹp lòng cấp giá có hại cho quốc kế dân sinh” D, Nhiệm vụ chức tham mưu tổng hợp Để thực tốt chức tham mưu tơng hợp, văn phòng phải thực số nhiệm vụ sau: Tham mưu việc tổ chức máy văn phòng Các nội dung thơng tin cần tổng hợp: Chức năng, nhiệm vụ văn phòng Quy mơ quan Tính chất cơng việc Nguồn lực tài Các nội dung tham mưu cụ thể: Cơ cấu tổ chức văn phòng Số lượng chất lượng nguồn nhân lực Sắp xếp vị trí cơng tác phù hợp Văn phòng thường xun kiện tồn máy, xây dựng đội ngũ cơng chức văn phòng, bước đại hóa cơng tác hành – văn phòng; Dựa việc xem xét toàn diện chức năng, nhiệm vụ yêu cầu nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng để tham mưu xây dựng mơ hình tổ chức tối ưu Văn phòng vào địa vị pháp lý; chức nhiệm vụ; khối lượng công việc; quy mô quan; điều kiện thực tế quan để tổ chức cấu máy văn phòng cho phù hợp Tham mưu xây dựng quy chế làm việc tổ chức thực quy chế hoạt động quan; Các nội dung thông tin cần tổng hợp: Văn hướng dẫn xây dựng quy chế Nhà nước Các văn hướng dẫn chun mơn, nghiệp vụ Tính đặc thù quan, đơn vị Các nội dung tham mưu cụ thể: Xây dựng hệ thống quy chế Tổ chức hình thức triển khai thực Đề xuất sửa đổi, bổ sung hồn thiện quy định, quy chế “Nước có phép nước, gia có gia quy”, “gia quy”của quan, tổ chức nói chung, văn phòng nói riêng quy chế hoạt động Quy chế hoạt động bao gồm quy định bắt buộc thực dựa thống tuân thủ toàn quan, đơn vị; Quy chế khiến cho hoạt động quan, đơn vị vào nếp phù hợp với sứ mệnh, mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà quan, đơn vị xác định; Quy chế xác định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn vị trí nhân sự, phận, phòng ban Ngồi ra, quy chế làm việc quy định chế độ trách nhiệm mối quan hệ cơng tác cá nhân, phòng ban với Văn phòng đơn vị chủ trì xây dựng quy chế hành (Quy chế văn thư lưu trữ; quy chế văn hóa cơng sở; quy chế làm việc; quy chế thi đua khen thưởng; quy chế an tồn lao động…) mảng cơng việc văn phòng trực tiếp quản lý Ngồi ra, văn phòng phối hợp với phận xây dựng quy chế khác không thuộc lĩnh vực quản lý văn phòng Với chức tham mưu tổ chức điều hành cơng việc, văn phòng đơn vị tham mưu cho lãnh đạo quan tổ chức triển khai thực văn thực tiễn quản lý, lãnh đạo, điều hành Trong trình triển khai quy chế, văn phòng đơn vị giúp lãnh đạo hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra thực quy định quan, đơn vị trực thuộc Từ sở đơn vị hướng dẫn triển khai, đôn đốc, kiểm tra việc thực quy định, quy chế, văn phòng có sơ sở tham mưu, đề xuất sửa đổi, bổ sung hoàn thiện quy định, quy chế Tham mưu việc xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác Các nội dung thơng tin cần tổng hợp: Chương trình, kế hoạch cấp giao Chương trình, kế hoạch phòng ban chun mơn gửi đến Chương trình, kế hoạch cấp gửi lên Kết chương trình, kế hoạch năm trước Thơng tin vụ đột xuất diễn hàng ngày Các nội dung tham mưu cụ thể: Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác (ngày, tuần, tháng, quý, năm) Giúp lãnh đạo quan tổ chức thực chương trình, kế hoạch Để thực tốt mục tiêu chung quan, tổ chức, phận cần xây dựng mục tiêu riêng Để thực tốt mục tiêu, phận quan xây dựng kế hoạch (dài hạn, ngắn hạn); Các phận chun mơn văn phòng phải xây dựng kế hoạch riêng cho phận Nhưng kế hoạch phải kết nối, hỗ trợ với hệ thống hoàn chỉnh để đạt mục tiêu chung Nhiệm vụ Văn phòng bố trí, xếp chương trình kế hoạch tổng hợp làm việc hàng tuần, tháng, quý, tháng, năm quan; Vai trò tham mưu văn phòng xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác thể chỗ xác định nội dung trọng tâm, trọng điểm cần tập trung giải quyết, thứ tự thời gian thực hiện, phân công cho đơn vị, tổ chức, cá nhân chủ trì thực hiện; đơn vị, tổ chức, cá nhân phối hợp thực hiện; điều kiện, nguồn lực để thực hiện, đề xuất giải pháp hữu hiệu để thực hiện, dự kiến kết cuối phải đạt Vai trò tham mưu văn phòng thể chỗ đảm bảo cho chương trình cơng tác vừa bao qt tổng hợp, vừa cụ thể khơng bỏ sót việc Tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác phải bảo đảm tính khả thi, tính thực để chương trình, kế hoạch cơng tác lãnh đạo quan phê duyệt trở thành chương trình mang lại hiệu cao Văn phòng giữ nhiệm vụ đơn đốc, kiểm tra, giải cơng việc đột xuất, khó khăn trở ngại thực chương trình kế hoạch để đạt hiệu Tham mưu tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, điều hành Thông tin nguồn lực quan trọng quan, tổ chức; Người lãnh đạo quan, đơn vị khơng thể có thời gian để tự thu thập, xử lý thơng tin; Văn phòng giao nhiệm vụ thu thập, chuyển phát tất thông tin – đến, phân loại xử lý thông tin Văn phòng tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động đơn vị quan; đề xuất biện pháp thực phục vụ đạo điều hành thủ trưởng; Văn phòng nơi quản lý, lưu trữ thơng tin tồn quan, đơn vị Tham mưu tổ chức công tác hậu cần Các nội dung thông tin cần tổng hợp: Xác định nội dung, đặc điểm nhiệm vụ hậu cần Các thông tin nội dung, đối tượng, thành phần, thời gian, địa điểm, nguồn lực… Các nội dung tham mưu cụ thể: Chủ đề, nội dung, đối tượng, thành phần, thời gian, địa điểm, nguồn lực… Cơng tác hậu cần cơng tác mang tính chất hỗ trợ tổ chức hoạt động thường niên, đột xuất quan đơn vị Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo quan công tác tổ chức hội họp; chuyến công tác; mua sắm, bổ sung trang thiết bị quan, đơn vị công tác ngoại giao quan, đơn vị với đối tác Tham mưu việc tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ Các nội dung thông tin cần tổng hợp: Số lượng văn – đến Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ quan Nguồn nhân lực Trang thiết bị, sở vật chất Các nội dung tham mưu cụ thể: Tổ chức thực công tác văn thư – lưu trữ Xây dựng quy chế văn thư – lưu trữ Hướng dẫn nghiệp vụ Tổ chức kiểm tra, đánh giá 10 - Nguyên tắc đảm bảo thẩm quyền: Kiểm tra hoạt động xem xét, đánh giá đối tượng nên khơng phải có thẩm quyền kiểm tra Đây hoạt động cấp có thẩm quyền theo quy định pháp lý Luật pháp quy định cấp có thẩm quyền kiểm tra gì, phạm vi đến đâu…, nên kiểm tra cần phải thực theo thẩm quyền - Nguyên tắc đảm bảo khách quan: Trong tiến hành kiểm tra, phải đảm bảo tính khách quan, xác theo tiêu chuẩn xác định kiểm tra đạt hiệu mong muốn Tính khách quan, xác thể việc đặt kế hoạch kiểm tra, lựa chọn sử dụng phương pháp xem xét, đánh giá tổ chức tiến hành kiểm tra chủ thể với đối tượng kiểm tra Trong kiểm tra cần tránh chủ quan, định kiến Cần xem xét trình hoạt động môi trường tồn chung đối tượng kiểm tra theo quan điểm vận động phát triển - Nguyên tắc hợp lý: Hoạt động kiểm tra, đánh giá có hiệu hay khơng có tác động lớn tới bầu khơng khí chung tổ chức Cách thức xây dựng hệ thống kiểm tra phụ thuộc khơng vào mơi trường văn hóa tổ chức, tinh thần dân chủ cởi mở tình trạng nặng nề, chun quyền độc đốn Nếu lập hệ thống kiểm tra không khách quan, theo nguyên tắc cứng nhắc, không ý đến đặc điểm tổ chức kết kiểm tra đạt kết thấp Nếu kiểm tra chủ động có kế hoạch theo hệ thống mở rộng dân chủ vừa thu hút thành viên tham gia vào hoạt động kiểm tra, vừa nêu cao tình thần tự chủ chủ thể đối tượng kiểm tra làm cho suất chất lượng công tác ngày nâng cao - Nguyên tắc tiết kiệm: Kiểm tra hoạt động diễn thường xuyên văn phòng cần có nguồn lực định để trì cơng tác Nếu chi phí cho hoạt động kiểm tra không mức làm giảm tác dụng, ý nghĩa kiểm tra Hiệu chuẩn mực để đánh giá hoạt động, có kiểm tra, cơng việc kiểm tra phải tương ứng với chi phí Tính tiết kiệm thể thơng qua việc thiết kế công tác kiểm tra cho phù hợp với quy mô công sở, đối tượng kiểm tra Tránh tổ chức kiểm tra chồng chéo, cồng kềnh, nặng nề, tốn Các phương pháp kiểm tra Tùy theo mục đích, yêu cầu nội dung kiểm tra mà lựa chọn sử dụng phương pháp kiểm tra khác nhau: 61 - Kiểm tra trực tiếp: Là phương pháp quan sát trực tiếp hoạt động tổ chức để đánh giá tình hình hoạt động tổ chức Phương pháp mang lại kết xác tốn thời gian công sức - Kiểm tra gián tiếp: Là phương pháp kiểm tra không cần đối diện với đối tượng kiểm tra mà họ đánh giá thông qua thông tin Là phương pháp kiểm tra qua văn báo cáo báo cáo miệng, bảng số liệu thống kê vấn đề, lĩnh vực hoạt động quan, đơn vị - Tự kiểm tra, đánh giá: Là phương pháp đối tượng tự đánh giá để gửi kết đến người đánh giá Trên ba phương pháp đánh giá bản, phương pháp có ưu điểm nhược điểm khác nhau, cần vận dụng tổng hợp linh hoạt phương pháp để có đầy đủ thơng tin đánh giá xác khách quan Các hình thức kiểm tra - Kiểm tra lường trước; Kiểm tra đồng thời; Kiểm tra phản hồi Các bước tiến trình kiểm tra Thơng thường tiến trình kiểm tra, đánh giá thực thơng qua bước sau đây: - Lên kế hoạch: Lên kế hoạch cho hoạt động hành trước xác định thực gì, thực nào, thực đâu, thực phải thực Khi kế hoạch lên văn (dưới hình thức hướng dẫn cẩm nang…) cần phải ấn định công cụ theo dõi tiến thành - Lên lịch công tác: nhằm xác định thời điểm (lúc nào) công việc thực lúc cao điểm để kịp thời ứng phó cần thiết…Cụ thể sau: Thời gian cơng việc hồn tất Thời gian đòi hỏi để làm cơng việc Mối tương quan thời điểm giai đoạn khác cơng việc Thời gian sẵn có Thời gian chuẩn bị sẵn sàng Thời gian lại Ai làm công việc, khả họ trang bị họ cần sử dụng Khối lượng công việc cần làm Thủ tục sử dụng Những điều kiện mà công việc thực Các trang thiết bị, dụng cụ cần thiết sở vật chất có sẵn chưa 62 Lưu ý đến trì hỗn ngoại lệ thấy trước khơng thể thấy trước - Chuẩn bị: Đây chức quản trị thay may rủi Việc chuẩn bị không giới hạn phạm vi xem có sẵn vật dụng hay cơng cụ chưa mà xem có sẵn nhân đầy đủ kỹ thông tin đầy đủ chưa Việc thực qua việc cung cấp thông tin cần thiết hướng dẫn cụ thể - Phân công công tác: Là giao quyền hành Cơng việc đòi hỏi phải có hệ thống thơng tin liên lạc tốt, xác chuẩn bị kỹ - Xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra: Tiêu chuẩn tiêu sử dụng để đo lường đánh giá kết đạt hoạt động cần kiểm tra Các tiêu chuẩn cần xây dựng hợp lý với khả thực thực tế quan, tổ chức Tương ứng với mục tiêu định tính định lượng, tiêu chuẩn kiểm tra bao gồm tiêu chuẩn định tính tiêu chuẩn định lượng Tuy nhiên, kiểm tra, việc sử dụng tiêu chuẩn định lượng khuyến khích phản ánh kết cách xác, bên cạnh tiêu chuẩn định tính ưu tiêu sử dụng số trường hợp cụ thể - Đánh giá kết quả: Mối quan hệ nhân viên nhà quản trị văn phòng trực tiếp Mối quan hệ buộc cấp phải ln đánh giá cơng việc xem tiến triển nào, có kế hoạch phác họa hay khơng Đơi cấp phải giúp cho nhân viên hồn thành nhiệm vụ Điều hành kiểm tra liên hệ chặt chẽ với - Lựa chọn phương pháp đo lường: Có nhiều phương pháp đo lường giúp nhà quản trị nắm thông tin quản lý (tự quan sát, báo cáo thống kế, văn báo cáo, báo cáo miệng) - Đo lường việc thực so sánh với tiêu chuẩn: Hoạt động kiểm tra, giám sát gắn liền với so sánh, đối chiếu Đối chiếu xác định mức độ việc hồn thành cơng việc thực tế công việc vạch sẵn Đối chiếu dựa tiêu chuẩn để so sánh với thực tế mặt số lượng, chất lượng, thời gian chi phí Ví dụ, nhà lý so sánh kết cơng việc thực thời điểm đánh giá xem có phù hợp với kết quả, tiến độ cơng việc thời điểm nêu kế hoạch hay khơng Trong nội dung xảy hai tình huống: thứ nhất, đạt tiêu chuẩn thứ hai, có sai lệnh kế hoạch kết đạt Trong trường hợp thứ hoạt động kiểm tra tốt mong đợi, trường hợp thứ hai nhà quản trị cần xem xét sai lệch chấp nhận không chấp nhận Nhà quản trị cần phải xác định phạm vi giới hạn cho cho phép sai lệnh kết thực tiêu chuẩn 63 - Kết luận: Sau bước so sánh, đối chiếu hội đồng kiểm tra, đánh giá cần đưa kết luận Kết luận dựa tình hình đánh giá thực tế theo hai hướng sau: Sửa sai có sai sót: Sửa sai nhằm sửa lại chệch hướng với kế hoạch Mục tiêu sửa sai xóa bỏ nguyên nhân dẫn đến thiếu qn Sửa sai khơng thiết phải mang tính phủ định hay trừng phạt Trong trường hợp cần sử dụng biện pháp kỷ luật kỷ luật phải làm sáng tỏ trước cá nhân phạm lỗi dựa vào chứng lý xác đáng Công nhận thành tích: Sau kiểm tra, đánh giá cho thấy kết cơng việc hồn tồn phù hợp đáp ứng mục tiêu kế hoạch đề ra, người tổ chức kiểm tra, đánh giá cần cơng nhận thành tích cá nhân tham gia thực công việc Việc cơng nhận thành tích có vai trò khích lệ tinh thần làm việc nghiêm túc kỷ luật nhân văn phòng Tuy nhiên, dù hồn thành tốt nhiệm nhà quản lý cần có đánh giá yếu tố đóng góp vào thành cơng chung để rút kinh nghiệm phát huy công việc khác Nội dung kiểm tra, đánh giá hoạt động văn phòng Nhiệm vụ kiểm tra hoạt động văn phòng phải đánh giá, phát sai lệch hoạt động văn phòng so với mục tiêu, kế hoạch tìm kiếm hội, tiềm khai thác để hồn thiện, cải tiến, đổi không ngừng yếu tố hệ thống Việc thiết lập hệ thống kiểm tra có khả cung cấp đầy đủ thông tin phản hồi hoạt động hệ thống cách nhanh chóng, kịp thời cơng việc khó khăn Các nhà quản lý phải đối mặt với câu hỏi: cần kiểm tra gì? Các kiểm tra cần tiến hành thường xuyên tới mức nào? Trong hoạt động hệ thống sai lệch xảy đâu gây tổn hại nghiêm trọng đến kết cuối hệ thống? Vì sai lầm sảy nhiều khâu, nhiều yếu tố, nhiều người hệ thống nên có nhà quản lý ln cố gằng kiểm tra yếu tố hoạt động hệ thống cách thường xuyên Nếu kiểm tra tràn lan, tùy tiện gây hoang mang làm nản lòng người cấp dưới; làm giảm uy tín nhà quản lý; gây lãng phí thời gian, tiền bạc tổ chức Vì kiểm tra phức tạp tốn kém, có nhà quản lý quan tâm đến yếu tố dễ đo lường mà bỏ qua yếu tố khó đo lường Đồng thời số sai lệch so với tiêu chuẩn có ý nghĩa tương đối nhỏ, số khác có tầm quan trọng lớn Những sai lệch nhỏ hoạt động hay khu vực quan trọng so với sai lệch lớn hoạt động khu vực khác Như vậy, xét nội dung, công tác kiểm tra cần tập trung nỗ lực vào khu vực, người có ảnh hưởng quan trọng tồn phát triển tổ chức 64 Tùy thuộc vào mục đích, yêu cầu hoạt động quản lý đơn vị mà tiến hành kiểm tra nội dung cho phù hợp - Kiểm tra số lượng, chất lượng hoạt động văn phòng Kiểm tra số lượng, chất lượng hoặt động văn phòng kiểm tra số lượng chất lượng cơng việc hồn thành Đối với công việc cụ thể cần kiểm tra thông qua sản phầm làm ra, thời hạn hoàn thành, điều kiện dịch vụ, việc thực chế độ, định mức quy định đơn vị Việc kiểm tra thực qua kết thu sau trình hoạt động - Kiểm tra thực chế, trách nhiệm, quyền hạn quản trị văn phòng Kiểm tra việc thực quyền hạn, trách nhiệm cá nhân, phận có tổ chức đảm bảo điều kiện cho tổ chức, cá nhân hoàn thành việc giao - Kiểm tra việc thu thập, xử lý thông tin Kiểm tra thông tin, nội quy, quy chế kiểm tra nội dung định hướng, nội quy, quy chế tình hình thực chúng Đây việc kiểm tra mang tính tổng quát kế hoạch phát triển Các nhà quản lý cần thông tin để điều hành công việc, thiếu hay thông tin sai lệch, không kịp thời gây tổn thất cho hoạt động đơn vị - Kiểm tra nhân sự, tài Kiểm tra nhân tổ chức nhằm đảm bảo để tác động đến nhân viên tổ chức mối quan hệ với yếu tố tổ chức Kiểm tra nhân tổ chức nhằm đưa hình thức kỷ luật, khen thưởng hợp lý Đồng thời thông tin cần thiết để xây dựng kế hoạch phát triển nghiệp cho nhân viên Hiệu hoạt động tổ chức nói chung doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói riêng phụ thuộc vào việc sử dụng vốn, ngân sách tổ chức Tuy nhiên, cấp tác nghiệp ln gặp khó khăn để giải mối quan hệ sản xuất chi phí Kiểm tra tài nhằm giúp cho nhà quản lý tác nghiệp tổ chức điều hành chi tiêu cho hoạt động sản xuất tốt 65 Chương BỐI CẢNH VÀ XU THẾ HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG 3.1 Khái niệm đại hóa văn phòng, văn phòng đại 3.1.1 Khái niệm đại hóa văn phòng Cơng nghiệp hóa, đại hóa q trình biến đổi bản, tồn diện hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ quản lý kinh tế - xã hội từ sử dụng lao động thủ cơng sang sử dụng cách phổ hiến sức lao động với công nghệ phương tiện, phương pháp tiên tiến, đại dựa phát triển công nghiệp tiến khoa học - công nghệ tao suất lao động xã hội cao Như cốt lõi cơng nghiệp hóa, đại hóa cải tiến lao động thủ cộng lạc hậu thành lao động sử dụng kỹ thuật tiên tiến, đạt tới suất lao động xã hội cao – định cho tồn chế độ xã hội Hiện đại hóa mang tính chất cập nhật đồng thành tựu khoa học – kỹ thuật vào lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội Từ trên, xin đưa khái niệm đại hóa văn phòng sau: “Hiện đại hóa văn phòng q trình diện cách toàn diện, đồng thành tựu khoa học – kỹ thuật vào mục tiêu, nguồn lực quy trình nghiệp vụ hoạt động văn phòng nhằm nâng cao chất lượng, hiệu công tác văn phòng, đáp ứng yêu cầu ngày cao thời đại” Như vậy, đại hóa văn phòng yêu cầu tất yếu thời đại Văn phòng tổ chức, hoạt động khác, cưỡng lại sóng đại hóa phát triển vũ bão khoa học – kỹ thuật 3.1.2 Khái niệm văn phòng đại Hai từ đại có nghĩa bắt nhịp kịp thời phát triển khoa học – kỹ thuật đương thời Hiện đại mang ý nghĩa ngược lại với lạc hậu Chính vậy, văn phòng coi đại khi: văn phòng khơng ngừng cải tiến để bắt kịp với phát triển thời đại Sự cải tiến đến từ cấu máy ngày tinh gọn, nhân ngày tinh nhuệ, quy trình thủ tục hành ngắn gọn, hiệu quả; nguồn lực văn phòng liên tục cập nhật thành tựu khoa học kỹ thuật, máy văn phòng hoạt động trơn tru tiết kiệm nhiều kinh phí thời gian thực cơng việc Như vậy, ta trình bày khái niệm văn phòng đại sau: “Văn phòng đại văn phòng có cấu tổ chức tinh gọn, hiệu quả, nguồn lực, quy trình nghiệp vụ mang đậm chất thời đại bắt kịp với tiến khoa học – kỹ thuật đương thời” Từ khái niệm văn phòng đại nêu trên, ta thấy khơng có loại hình văn phòng với tên gọi đại, đại tính từ khơng phải danh từ Chính vậy, văn phòng ln ln cần đổi mới, tiếp thu thành tựu khoa học – công nghệ để nâng cao khả thích ứng đáp ứng đòi hỏi thời đại 66 Văn phòng đại có đặc trưng sau: - Tổ chức máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ; - Lao động văn phòng tổ chức khoa học; - Tăng cường áp dụng phương tiện kỹ thuật mới, phương pháp điều hành mới; - Mơi trường làm việc chun nghiệp (có cầu nối sếp nhân viên; mục tiêu công ty; nhân viên phần công ty; công ty nơi đề tán gẫu; phong cách làm việc cởi mở, thông tin minh bạch, rõ ràng; môi trường cho phép thăng tiến phát triển thân; tâm trạng làm việc tích cực; doanh thu, tiền thưởng; không sợ hãi công việc; có hồ trợ nhân viên) - Linh hoạt hiệu 3.2 Nguyên tắc, yêu cầu đại hóa văn phòng 3.2.1 Ngun tắc đại hóa văn phòng - Ngun tắc Đồng Cơng tác đại hóa văn phòng thực chủ yếu ba mặt (con người, trang thiết bị, nghiệp vụ) Chính vậy, để cơng tác đại hóa văn phòng đạt hiệu cao cần tiến hành đại hóa mặt nêu để đảm báo tính đồng Tính đồng cho phép khai thác triệt để hiệu hoạt động đại hóa văn phòng Ví dụ, trang thiết bị văn phòng đại hóa; nghiệp vụ hành văn phòng cải cách nâng cao mà yếu tố người khơng có đổi chất lượng không vận hành hiệu hệ thống trang thiết bị đại quy trình nghiệp vụ cải cách Nguyên tắc đồng góp phần tiết kiệm hoạt động vận hành phát huy tối đa hiệu hoạt động đại hóa văn phòng Nguyên tắc đồng thể thơng qua phù hợp, thích ứng trang thiết bị đại với Có vậy, trang thiết bị đại phát huy hết công năng, giá trị sử dụng - Nguyên tắc Phù hợp Bất thay đổi quan, đơn vị dù nhỏ cần yếu tố phù hợp Hiện đại hóa văn phòng có tác động nhiều mặt văn phòng quan, tổ chức Chính thế, đại hóa cần tuân thủ nguyên tắc phù hợp Hiện đại hóa văn phòng đáp ứng nguyên tắc phù hợp thay đổi không ngược lại sứ mệnh, cản trở việc thực sứ mệnh tổ chức Hiện đại hóa phải phù hợp với nguồn lực, văn hóa truyền thống văn phòng, quan, đất nước Đáp ứng nguyên tắc phù hợp, đại hóa dễ dàng chấp nhận thực cách tự nguyện đem lại hiệu cao cho văn phòng, quan 67 - Ngun tắc Khơng dán đoạn Hiện đại hóa văn phòng khơng phải việc, làm lần Hiện đại hóa văn phòng q trình khơng có kết thúc Q trình diễn liên tục bám sát với tiến khoa học – kỹ thuật đỏi hỏi ngày cao cơng tác văn phòng nói riêng, hoạt động quan, đơn vị nói chung Chính thế, ý thức đại hóa văn phòng ln thể hoạt động văn phòng lãnh đạo quan nhân văn phòng Cơng tác đại hóa văn phòng bị dán đoạn gây ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng cơng tác văn phòng Sau thời gian bị dán đoạn, đề bắt kịp với tiến trình đại hóa tốn nhiều thời gian kinh phí 3.2.2 u cầu đại hóa văn phòng Đề hoạt động đại hóa văn phòng đạt hiệu cao gặp nhiều thuận lợi, đại hóa văn phòng cần đáp ứng yêu cầu sau: - Yêu cầu thiết thực Hiện đại hóa văn phòng q trình lâu dài có ảnh hưởng toàn diện đến nguồn lực, hoạt động văn phòng Nguồn kinh phí phục vụ cho hoạt động đại hóa lớn, nữa, thành tựu khoa học – kỹ thuật thay đổi ngày Chính thế, tiến hành đại hóa văn phòng cần tập trung vào mảng, nội dung có ảnh hưởng tích cực, cần thiết trực tiếp tới chất lượng cơng việc Cần có xếp thứ tự ưu tiên cho nội dung, mặt hoạt động cần đại hóa tập chung cho mảng có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng cơng việc Tính thiết thực thể qua việc lợi ích thu phải cao chi phí bỏ cho đại hóa - u cầu minh bạch thơng tin Hiện đại hóa văn phòng chủ trưởng lãnh đạo quan, lãnh đạo văn phòng với góp sức tham gia tồn thể nhân quan nói chung, văn phòng nói riêng u cầu minh bạch thông tin thể thông qua việc: Mọi nhân viên văn phòng nói riêng, quan nói chung nắm bắt, thấu hiểu tinh thần thơng tin đại hóa Kết cơng tác đại hóa công bố theo giai đoạn công khai cho tồn thể nhân viên văn phòng, quan Mọi nhân viên có quyền đưa sáng kiến, góp ý cho cơng tác đại hóa văn phòng, quan u cầu minh bạch thơng tin góp phần lơi kéo đồng thuận mặt tư tưởng tồn thể nhân văn phòng, quan Để cá nhân cảm nhận trách nhiệm, vai trò hoạt động chung, nâng cao ý thức thực chất lượng hoạt động đại hóa Ngồi ra, minh bạch thơng tin giúp người 68 nắm bắt kết cơng tác đại hóa, thấy điều làm được, điều thiếu sót từ nâng cao ý thức cá nhân việc thực - u cầu tiết kiệm Cơng tác văn phòng công tác dán tiếp phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Chính vậy, việc sử dụng lượng kinh phí lớn phục vụ cho hoạt động đại hóa văn phòng cách tồn diện điều khó diễn ra, đặc biệt quan, doanh nghiệp có nguồn kinh phí eo hẹp Vì vậy, cơng tác đại hóa văn phòng cần có nhiều giai đoạn, ưu tiên đối tượng cần thiết đặc biệt cần có nghiên cứu kỹ lưỡng trước đầu tư kinh phí Khơng nên đầu tư dàn trải, đầu tư cho nội dung thứ yếu Ví dụ, trường hợp khơng có nhiều kinh phí, ta nên đầu tư hệ thống phần mềm quản lý văn trước hệ thống bàn ghế Các khoản đầu tư cần có phân tích lựa chọn cho sát với nhu cầu sử dụng thực tế 3.3 Phương pháp đại hóa văn phòng - Tổ chức máy tinh gọn, chức năng; - Tin học hóa cơng tác văn phòng, sử dụng mạng nội bộ, mạng LAN (local ara network), mạng internet, mang WAN (wide area network); - Trang thiết bị văn phòng phù hợp (máy tính, máy fax, máy photocopy, ) - Không ngừng phát triển kĩ thuật nghiệp vụ hành chính… 3.4 Nội dung đại hóa văn phòng Văn phòng kiểu cũ hay kiểu bao gồm cấu trúc ba mặt trang thiết bị kỹ thuật văn phòng, người làm văn phòng nghiệp vụ hành văn phòng Ba mặt kể có mối quan hệ chặt chẽ, có tác động qua lại với trình thực chức năng, nhiệm vụ văn phòng cần phát triển đồng bộ, không xem nhẹ mặt Khi chuyển lên văn phòng đại, ba mặt nâng lên vật chất đầu tư thích đáng, đảm bảo cho văn phòng đủ thực chức chủ động xử lý thông tin A Về trang thiết bị kỹ thuật Trang thiết bị kỹ thuật văn phòng thành phần “cách mạng” dễ đưa vào văn phòng ngày cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại đa dạng, phong phú giá thành rẻ Chỉ khoảng 10 – 15 năm lại đây, trang thiết bị kỹ thuật văn phòng có bước tiến lớn nhanh chóng Các phương tiện kỹ thuật làm văn máy đánh chữ nhanh chóng chuyển từ máy đánh chữ khí lên máy đánh chữ điện, máy đánh chữ điện tử Các hệ máy tính điện tử đổi đời liên tục hàng năm với cạnh trang gay gắt nhiều hãng sản xuất giới Máy tính điện tử sử dụng ngày rộng rãi công tác văn phòng tạo khả năng, thuận lợi to lớn khâu soạn 69 thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hố tra tìm liệu, làm cho hoạt động xử lý thông tin Văn phòng đạt hiệu ngày cao Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn telex, fax cao Internet thiết bị viễn thông xử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng thơng tin cục bộ, tồn quốc gia toàn cầu dễ dàng, thuận lợi Các vật dụng thơng thường Văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến giá kệ hồ sơ ngày tiện dụng bày bán đầy ắp hàng thiết bị Văn phòng với hình thức mẫu mã đẹp, giá thích hợp Trang thiết bị mơi trường Văn phòng cải thiện đáng kể nhờ người đưa vào ứng dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực khoa học - kỹ thuật hoạt động Văn phòng Các ngành khoa học - cơng nghệ mà mũi nhọn tin học, kỹ thuật máy tính, kỹ thuật viễn thơng giúp cho Văn phòng thực hoạt động xử lý thông tin, lưu trữ truyền thông tin phạm vi quan, địa phương, ngành, nước quốc gia với cách nhanh chóng, thuận lợi, xác Nhóm ngành khoa học “cơng thái học”(ergonomies) vận dụng vào Văn phòng nhằm tối ưu hố mẫu thiết bị, mơi trường Văn phòng, làm cho người làm Văn phòng làm việc thoải mái, đỡ hao tốn sức lao động mà đạt hiệu công tác cao Chỉ với việc cải tiến bàn làm việc hình chữ nhật thành bàn hình chữ L chữ U với ghế xoay, nhân viên Văn phòng ngồi chỗ thao tác thuận lợi làm công việc xử lý giấy tờ, sử dụng thiết bị Văn phòng để soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, truyền văn bản, thiết bị viễn thơng Mơi trường Văn phòng thiết kế với nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, màu tường thích hợp Mặt Văn phòng cải tiến từ phòng khép kín với nhiều nhược điểm sang mơ hình Văn phòng mặt mở (open plan office) với diện tích khoảng 60 - 80 m2, đủ chỗ cho khoảng 20 vị trí làm việc Văn phòng mặt mở có nhiều ưu điểm tạo điều kiện cho dây chuyền công việc, liên kết thông tin khâu xử lý thông tin Văn phòng liên tục; người lãnh đạo Văn phòng; kiểm sốt cơng việc Văn phòng dễ dàng; giảm kinh phí đầu tư xây dựng mặt trang thiết bị cho Văn phòng; dễ bố trí lại vị trí làm việc Văn phòng người lãnh đạo Văn phòng có sáng kiến v.v b Con người làm Văn phòng Con người làm việc Văn phòng nhân vật trung tâm, chủ thể Văn phòng Lao động Văn phòng kiểu cũ đào tạo, có nơi quan niệm loại hình lao động giấy tờ, hành t vụ, giản đơn Vì vậy, người làm Văn phòng 70 thường đào tạo, việc bố trí, sử dụng lao động Văn phòng tuỳ tiện, chắp vá Trong Văn phòng đại, nhân tố người coi trọng hết Lao động Văn phòng coi lao động thơng tin với tính sáng tạo trí tuệ ngày tăng Do đó, người lao động Văn phòng đào tạo đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ giao tiếp - ứng xử Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc thực thành thạo nhiệm vụ công tác giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng phải chuyển đổi cơng tác, dễ dàng đào tạo lại để đáp ứng yêu cầu cao hơn, phù hợp với đòi hỏi ngày cao biến động hàng ngày thị trường sức lao động Nhóm ngành khoa học giao tiếp - ứng xử với ngành khoa học tâm lý học, xã hội học, dân tộc học, mỹ học v.v giúp người lao động có khả khẳng định vị trí cộng đồng, ê kíp làm việc để từ tạo động cơ, ý chí vươn lên xây dựng hoài bão nghề nghiệp Các ngành khoa học giúp người lao động biết cách phòng tránh tình căng thẳng q trình làm việc (stress), biết trang điểm làm tăng vẻ đẹp, tính hấp dẫn người mặt Văn phòng, biết giao tiếp văn minh, lịch sự, tạo tin cậy khách hàng v.v c Các nghiệp vụ hành Văn phòng Các nghiệp vụ hành văn phòng ngày xây dựng đầy đủ, hồn chỉnh có hỗ trợ trang thiết bị đại giúp cho cơng việc hành Văn phòng vận hành trôi chảy, thông suốt theo quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý Có trang thiết bị đại, có người làm việc Văn phòng đào tạo đạt trình độ cao lãng phí Văn phòng khơng có quy tắc, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực mang tính khoa học cao Mỗi cơng việc Văn phòng xây dựng chương trình cơng tác, xây dựng ban hành văn bản, tổ chức hội nghị, chuyến công tác, phân loại xếp khối hồ sơ tài liệu, tu bổ tài liệu lưu trữ v.v phải đưa quy định nghiệp vụ đắn, quy trình tổ chức thực hợp lý Các nghiệp vụ hành Văn phòng có vai trò kết nối thiết bị kỹ thuật với người làm Văn phòng làm cho cấu trúc ba mặt Văn phòng trở nên hài hồ, biến tiềm Văn phòng thành hiệu thiết thực, cụ thể 3.5 Bối cảnh xu đại hóa văn phòng 3.5.1 Bối cảnh đại hóa văn phòng 3.5.1.1 Bối cảnh nước Sự nghiệp đổi mới, cơng nghiệp hố, đại hố đất nước Đảng cộng sản Việt Nam lãnh đạo 15 năm qua đạt thành tựu quan trọng nhiều 71 mặt Bước vào kỷ XXI, trước yêu cầu to lớn đất nước đòi hỏi, xu hướng phát triển tất yếu thời đại tồn cầu hố, phát triển mạng thơng tin tồn cầu, phát triển ngành khoa học mũi nhọn điện tử - tin học, tiến tới hình thành kinh tế tri thức ngành, lĩnh vực hoạt động xã hội khơng ngừng đổi đại hố Văn phòng quan, tổ chức Đảng, Nhà nước, đoàn thể xã hội bối cảnh chung cần chuyển nhanh sang Văn phòng kiểu mới, đại 3.5.1.2 Bối cảnh giới Vào năm đầu thập niên 80, phạm vi giới xuất tượng gọi bùng nổ thông tin Bùng nổ thông tin phản ánh dạng thông tin hội tụ đột ngột năm yếu tố thời đại sau đây: - Cách mạng khoa học - công nghệ phát triển vũ bão, tạo nên hệ quan trọng, nhân tố hàng đầu cạnh tranh kinh tế phát triển xã hội rút ngắn chu kỳ đổi cơng nghệ - Hình thành nhanh chóng quan hệ kinh tế - thương mại phạm vi toàn cầu buộc nước phải mở cửa, gấp rút hội nhập thị trường giới cộng đồng quốc tế - Để đáp ứng nhu cầu cạnh tranh quy mơ tồn cầu, phủ nước phải sức tăng cường quản lý nhà nước công phát triển kinh tế - xã hội nước quan hệ kinh tế với giới - Trong thời đại mới, vai trò người nâng cao hết, phản ánh tính nhân sản xuất đại đồng thời phản ánh giác ngộ cao xã hội loài người vấn đề liên quan đến người xã hội - Cuộc cách mạng thông tin với thành tựu công nghệ thông tin phát triển đến chóng mặt, làm thay đổi khái niệm xử lý thông tin Hiện tượng bùng nổ thông tin làm cho nhà quản lý, chủ nhân sản xuất đại, chủ doanh nghiệp hiểu rằng: bên cạnh nguồn lực truyền thống nguyên liệu, lượng, tiền vốn, nhân lực có nguồn lực xác định quan trọng nhất, vượt lên nguồn lực khác thông tin Thông tin len lỏi, thâm nhập tới “hang ngỏ hẻm” sản xuất đại, mặt hoạt động đời sống xã hội, có tác dụng thúc đẩy mạnh mẽ, có ảnh hưởng sâu sắc, có tính định q trình phát triển kinh tế - xã hội quốc gia, ngành, lĩnh vực Thông tin vô quan trọng nắm lấy thông tin, xử lý tốt thông tin nhằm phục vụ cho lãnh đạo, cho quản lý, cho sản xuất kinh doanh trở thành mục tiêu 72 hàng đầu ngành, cấp Văn phòng với cách hiểu truyền thống, thơng thường tổ chức làm cơng việc giấy tờ, hành chính, vụ quan, doanh nghiệp khơng thích hợp Văn phòng phải hướng tồn hoạt động vào hoạt động xử lý thông tin trở thành trung tâm xử lý thông tin để hoạt động xử lý thông tin nhanh chóng, chủ động, đầy đủ xác Các nhà quản lý, chủ doanh nghiệp trước ý đến sản xuất phân xưởng, đến quản lý vật tư, nguyên liệu, nhân lực ý đến trung tâm điều hành, trung tâm xử lý thơng tin Văn phòng đầu tư thích đáng để nâng cấp, phát triển Văn phòng lên tầm cao mà thời đại đòi hỏi Các nhà quản trị học tập trung nghiên cứu, phối hợp với nhà quản lý, chủ doanh nghiệp đầu tư tiền của, công sức, trí tuệ xây dựng Văn phòng trở thành Văn phòng kiểu với tên gọi Văn phòng đại (modern office) 3.5.2 Xu đại hóa văn phòng Như trình bày, cấu trúc văn phòng gồm mặt (nhân lực, sở vật chất, nghiệp vụ hành văn phòng) Do tác động CMKHCN đại, kinh tế chi thức, xu tồn cầu hóa, quốc tế hóa, khu vực hóa với kết khoa học quản lý, xu đại hóa văn phòng tương lai gần có bước thay đổi chưa có diễn mặt cấu trúc văn phòng, cụ thể sau: a Về trang thiết bị kỹ thuật Do quan niệm văn phòng người ngày thay đổi, trước người ta coi văn phòng đơn làm việc làm việc, nay, áp lực cơng việc, văn phòng tổ chức dạng mở, bố trí nhiều không gian thư giãn cho người lao động cảm thấy thoải mái tự nhiên thực công việc Quan niệm thay đổi cộng với phát triển vượt bậc khoa học công nghệ khiến nhiều loại hình văn phòng đời với góp mặt cách tồn diện cơng nghệ (văn phòng điện tử - E office, văn phòng xanh…) Bên cạnh trang thiết bị văn phòng đại, trang thiết bị điện tử cá nhân đóng góp phần quan trọng vào cơng tác văn phòng, người lao động làm việc trao đổi thông tin nơi đâu thời gian Khi đó, khoảng cách khơng gian, thời gian bị xóa nhòa Văn phòng khơng bị giới hạn “bốn tường” mà “văn phòng siêu khơng gian” Khi thiết bị xử lý thông tin ngày thông minh tiện ích áp lực cơng việc người ngày tăng cao, người chăm sóc cách chu đáo để lấy lại lượng thiết bị văn phòng thơng minh mang trí tuệ nhân tạo với cơng nghệ cảm biến tự động (hệ thống 73 chiếu sáng, nhiệt độ nắm bắt nhu cầu sử dụng người có người vào phòng tự động đáp ứng cho có lợi cho người sử dụng) b Con người làm văn phòng - Do yêu cầu công việc ngày cao, người lao động văn phòng ln tìm cách trang bị thêm cho kiến thức cần thiết Trong xu phát triển nay, người lao động cần tinh thông nghề biết nhiều nghề với việc rèn luyện kỹ tin học ngoại ngữ cho phù hợp với xu hội nhập kinh tế quốc tế Xu “Học tập suốt đời”, “Xã hội học tập” diễn ngày sôi động Người lao động văn phòng ln có ý thức đào tạo tự đào tạo Ý thức tự giác học tập xu nguồn nhân lực đại tương lai không xa - Trong xu hội nhập tồn diện, cộng đồng kinh tế thức hình thành Trong cộng đồng kinh tế, người lao động tự tham gia thị trường lao động mong muốn Ví dụ: Từ cuối năm 2015, Cộng đồng kinh tế ASEAN (AEC) thức hình thành, AEC cho phép tạo thuận lợi cho việc tự di chuyển quyền tự làm việc nước khu vực với tám nhóm ngành nghề cụ thể (tốn học, kiến trúc sư, nha sĩ, bác sĩ, kỹ sư, y tá, vận chuyển nhân viên ngành du lịch) Chính vậy, tương lai không xa nguồn nhân lực văn phòng Việt Nam có tham gia nhân viên đến từ quốc gia khu vực, đặc biệt nhân chất lượng cao đến từ quốc gia phát triển Việt Nam c Các nghiệp vụ hành văn phòng Văn phòng sử dụng nhiều thành tựu khoa học công nghệ việc thực nghiệp vụ Nhiều nghiệp vụ đơn giản hóa, hỗ trợ cơng nghệ Nhiều quy trình nghiệp vụ thay đổi Ví dụ, văn phòng khơng giấy quy trình lập quản lý hồ sơ giấy thay đổi quy trình lập quản lý hồ sơ điện tử Về ý nghĩa hai quy trình khơng đổi bước cách thức thực hồn tồn khác Các nghiệp vụ hành văn phòng có vai trò kết nối người trang thiết bị Tuy nhiên, nghiệp vụ hành bị ảnh hưởng sâu sắc yếu tố người trang thiết bị trở nên đại Những xu đại hóa văn phòng nói xác định thời gian không xa, lấy dự báo công nghệ, xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế làm sở Trong tương lai, với tốc độ phát triển khoa học công nghệ vũ bão, xu đại hóa văn phòng ln ln thay đổi, đòi hỏi người làm quản trị văn phòng cần có cập nhật, tự đổi để tránh bị lạc hậu hạ thấp vai trò văn phòng quan, đơn vị 74 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thành Độ, GVC Nguyễn Thị Thảo (2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng NXB Lao động- Xã hội, Hà Nội; Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phương Hiền (2012), Quản trị văn phòng NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội; Mike Harvey (1996), Quản trị Hành Văn phòng NXB Thống Kê, Hà Nội; Trần Thị Thu Hương (2008), Nghiệp vụ Hành văn phòng NXB Tổng hợp TPHCM, TP Hồ Chí Minh; Vũ Đình Quyền (2005), Quản trị hành văn phòng NXB Thống Kê, Hà Nội; Nguyễn Hải Sản (1998), Quản trị học NXB Thống Kê, Hà Nội; Lưu Kiếm Thanh (2004), Giáo trình Hành văn phòng quan nhà nước NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội; Nguyễn Hữu Thân (2007), Giáo trình Quản trị Hành văn phòng NXB Thống kê, Hà Nội; Nguyễn Hữu Thân (2008), Quản trị nhân NXB Lao động - Xã hội, Hà Nội; 10 Lưu Đan Thọ (2014), Quản trị học xu hội nhập NXB Tài chính, TPHCM; 11 Văn Tất Thu (2011), Tổ chức hoạt động văn phòng Bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ NXB Chính trị Quốc gia – Sự thật, Hà Nội; 12 Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng NXB Khoa học kỹ thuật, Hà Nội KHOA QTVP BỘ MÔN NGƯỜI BIÊN SOẠN Ths Nguyễn Mạnh Cường Ths Lâm Thu Hằng Ths Đặng Văn Phong 75 ... (giám đốc) đến người, phận doanh nghiệp; - Biên tập báo cáo thường kỳ DN văn khác HĐQT tổng giám đốc (giám đốc) giao; - Thực cơng tác hành văn thư, lưu trữ; - Chuẩn bị tổ chức họp HĐQT, lãnh đạo... vị - nâng cao tính cạnh tranh quan, đơn vị Tính phù hợp công tác hậu cần thể thông quan nội dung sau: - Việc mua sắm, trang bị sở vật chất phải phù hợp với điều kiện kinh tế quan, đơn vị; - Phù... việc; - Phù hợp với nhu cầu sử dụng Ngoài ra, trình sử dụng cần tuân thủ định mức sử dụng, quy trình bảo quản, bảo dưỡng trang thiết bị định kỳ - góp phần kéo dài tuổi thọ trang thiết bị - tiết